Grästorps Kommun. Löpande granskning 2012. El ERNST & YOUNG. Quality In Everything We Do

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 21 november 2012 Grästorps Kommun Löpande granskning 2012 El ERNST & YOUNG Quality In Everything We Do

1 11111 l =/ JERNST&YOUNG Innehåll 1. Inledning 1.1. Bakgrund 1.2. Granskningsansats 2 2 2 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 3 2.1. Bokslutsprocessen 3 2.1.1 Gjorda iakttagelser 3 2.1.2 Bedömning / förslag till förbättring 3 2.2. Inköpsprocessen 4 2.3. Löneprocess 4 2.3.1 Gjorda iakttagelser 4 2.3.2 Bedömning / förslag till förbättringar 5 2.4 Anläggningstillgångar 5 2.4.1 Gjorda iakttagelser 5 2.4.2 Bedömning / förslag till förbättringar 6 2.5 Kontoanalyser 6 2.5.1 Gjorda iakttagelser 6 2.5.2 Bedömning / förslag till förbättringar 7 2.6 Semesterlöneskuld 7 2.6.1 Gjorda iakttagelser 7 2.6.2 Bedömning / förslag till förbättringar 7 2.7 Manuella utbetalningar 7 2.7.1 Gjorda iakttagelser 7 2.7.2 Bedömning / förslag till förbättringar 8 3 Uppföljning av noteringar från tidigare år 9 3.1 Exploateringsfastigheter 9 3.2 Attest av leverantörsfakturor 9 3.3 Attest av intäkter 9 3.4 Kontanthantering 9 3.5 Leverantörsutbetalningar 10 3.6 Systemdokumentation 10 1

111I1IIII" =f ERNST&YOUNG 1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets redovisningsrevision har våra noteringar från granskning av intern kontroll under hösten 2012 sammanställts. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla rutiner och all intern kontroll i redovisningen. 1.2. Granskningsansats Vår granskning och bedömning av den interna kontrollen omfattar: Granskning och bedömning av följande väsentliga rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: - Bokslutsprocessen - Inköpsprocessen - Löneprocessen - Anläggningstillgångar Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, d v s från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Vidare utför vi: Analys av huruvida kommunens hantering beaktas vad gäller gränsdragning mellan investering och drift. Analys av aktiveringar och avskrivningar på anläggningstillgångar Kontroll av avstämningar på väsentliga konton som kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel etc. Kontoanalyser på väsentliga intäkts- och kostnadskonton. Stickprovsgranskning av moms, sociala avgifter och källskatt. Uppföljning av motsvarande granskning 2011. En särskild granskning avseende hur kommunen hanterar sina inköp har utförts och inom ramen för granskningen har 25 stycken fakturor valts ut för en fördjupad granskning där vi bland annat tittat närmare på hur kommunen hanterar attester, beställningar, avtal etc. i samband med inköp. Denna granskning redovisas i en separat rapport. 2

- PHIIIIII!li ERNST&YOUNG 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen Varje år kartlägger vi kommunens rutin för upprättande av bokslut vid den centrala ekonomifunktionen. Bokslutsprocessen är en av de mest väsentliga och centrala redovisningsprocesserna varför det är av största betydelse att den fungerar tillfredsställande. 2.1.1 Gjorda iakttagelser Kommunen har ingen gemensam ekonomihandbok men centralt har kommunen dock samlat ett 30-tal manualer som t ex "Avstämning av balanskonton", "Rutiner för budgetuppföljning", "Upplägg av ny kund" etc. Kommunen fick föregående år kritik från de sakkunniga revisorerna avseende att det inte fanns någon dokumenterad rutin för t ex avstämningar. En sådan har nu tagits fram avseende bankkonton samt leverantörsskulder där det framgår tillvägagångssätt samt frekvens. Någon tydlig ansvarsfördelning framgår dock inte avseende vem som skall utföra åtgärderna. Avstämningar skrivs ut och arkiveras månadsvis, dock inte för kundfordringar. Revisorerna ansåg även föregående år att motsvarande rutin för kundfordringar borde utföras. Idag sker avstämningar månadsvis avseende kundreskontra och huvudbok men dokumenteras inte. Vi har i samband med vår granskning noterat att kommunen i många fall saknar skriftliga processbeskrivningar med tillhörande kontroller. Syftet är att tydliggöra de olika processerna samt att säkerställa att kontroller utförs och en rollfördelning över vem som ska utföra kontrollerna samt att säkerställa att kunskapen stannar inom kommunen vid eventuella personalförändringar. De manualer som tagits fram återspeglar specifika åtgärder i en process, se exempel nedan under 2.1.2. på vad som skulle kunna ingå. Lämpliga väsentliga processer att dokumentera är bokslutsprocess - löneprocess, inklusive pensioner inköpsprocess Beträffande attester av bokföringsordrar kräver ekonomisystemet idag inte attest av två personer, vilket i teorin skulle kunna innebära att en person kan attestera sina egna kostnader via en bokföringsorder. En manuell kontroll utförs i dagsläget där kontroll sker av att beslutsattest finns. Framöver kommer det i ekonomisystemet införas en modul som kräver digital attest även på bokföringsordrar. 2.1.2 Bedömning / förslag till förbättring Vi ser positivt på att kommunen tagit fram en rad nya manualer samt att digital attest kommer att införas på bokföringsordrar. Vi vill dock rekommendera kommunen att påbörja arbetet med att ta fram fullständiga processbeskrivningar avseende för kommunen väsentliga processer för att förenkla och säkerställa en korrekt hantering och redovisning. Vi rekommenderar även kommunen att dokumentera månadsmässiga avstämningar mellan kundreskontra och huvudbok. Bokslutsprocessen med tillhörande ansvarsfördelning bör också dokumenteras skriftligt från råbalans till färdig årsredovisning med tillhörande kontroller, som till exempel att kommunen säkerställer att samtliga intäkter erhållits, att kostnaderna är korrekt periodiserade, att samtliga balanskonton är avstämda mot underlag, att den finansiella informationen i årsredovisningen redovisas enligt lagen och så vidare. Syftet med denna dokumentation är 3

JERNST&YOUNG att kvalitetssäkra de bokningar som sker och att uppgifter i årsredovisningens olika delar som förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning och noter ger en rättvisande bild samt att säkerställa att kunskapen stannar inom förvaltningen vid eventuella personalförändringar 2.2. Inköpsprocessen Som framgått ovan har särskild granskning skett av inköpsrutin med tillhörande stickprovsgranskning av 25 fakturor, se separat granskningsrapport. 2.3. Löneprocess Löner och sociala avgifter utgör merparten av personalkostnaderna och är således en betydande del av kommunens kostnadsmassa. De totala personalkostnaderna för Grästorps kommun beräknas på årsbasis uppgå till ca 60 % av den totala kostnadsmassan. Hantering av lön är således en av de mest centrala och väsentligaste rutinerna. I samband med årets granskning har vi kartlagt löneprocessen och använt oss av ett särskilt granskningsprogram innehållande väsentliga kontroller för personalkostnader. 2.3.1 Gjorda iakttagelser Vi har ovan anmärkt på avsaknaden av rutinbeskrivning för löneprocessen i stort. Personalchefen håller för närvarande på att ta fram en manual till verksamhetscheferna avseende nya rutiner på grund av flytten av lönehanteringen till Skövde. Vi har noterat att det vid upplägg och ändringar av fasta uppgifter (som t ex vid en nyanställning, när en person slutar eller erhåller förändrad lön) inte kontrolleras av någon annan än den som registrerat dessa förändringar i lönesystemet. Respektive chef attesterar nya villkor i ett särskilt system som heter "Besched"(bemannings- och schemasystem) som t ex förändrad sysselsättningsgrad, ny tjänst etc och avvikelser som t ex sjukfrånvaro. Inregistrering av nya uppgifter i själva lönesystemet kan enbart ske av löneassistent. Enligt uppgift kan dock inte löneassistenterna ändra grunddata avseende sig själva. Registrerade förändringar loggas och skulle kunna följas upp mot logglista för att kunna se vilka personer som varit inne i systemet och registrerat en förändring. Någon uppföljning eller stickprovsgranskning av registrerade ändringar enligt logglistan sker inte. Alla förändringar av lön eller avvikelser i arbetad tid skall attesteras i Besched av respektive chef före löneutbetalning. Det görs ingen rimlighetsbedömning eller kontroll per anställd av nettolönen innan utbetalning. En kompenserande kontroll är den uppföljning som utförs av respektive chef i efterhand i samband med budgetuppföljning. Kommunen menar på att väsentliga fel upptäcks men vi anser att det således finns en risk att mindre avvikelser av lön kan förekomma utan upptäckt. Vidare har vi kunnat konstatera att registrering av källskatteavdrag sker via automatisk inläsning från Skatteverket om det inte är en nyanställning då källskatteavdrag måste läggas in manuellt. Någon kontroll sker inte i efterhand att det är rätt skattesats som är avdragen för nyanställda men risken bedöms som liten för väsentliga fel. 4

' ERNST&YOUNG 2.3.2 Bedömning / förslag till förbättringar Vi anser att registrerade uppgifter skall kontrolleras av någon annan än den som registrerar dem. I den skriftliga lönerutinen, som vi anser bör tas fram, skall det framgå uppföljning mot logglista över förändring av fasta uppgifter. Vi anser att kommunen redan nu bör genomföra stickprovsgranskning månadsvis av registrerade ändringar av grunddata i lönesystemet. Ansvarig chef bör kontrollera att korrekta löneutbetalningar för de anställda sker innan utbetalning. Dokumentationen av att så skett bör samlas centralt och stickprov bör tas från centralt håll för att verifiera att kontroller genomförs ute på enheterna. Vi anser att kommunen bör undersöka möjligheten att erhålla elektroniska attester ur lönesystemet i samband med att lönehanteringen överförs till Skövde. Detta skulle underlätta uppföljning och kontroll av att samtliga löner attesteras och rimlighetsbedöms innan utbetalning. Om det inte är möjligt bör man överväga att införa stickprovsvisa kontroller i syfte att kontrollera att kontroller utförs. Vi anser att en kontroll, åtminstone stickprovsmässig, bör införas avseende att korrekt skattesats är avdragen för nyanställda, där manuell inmatning sker av rätt skatteavdrag. Som vi också noterat ovan under "Bokslutsprocessen", och med beaktande av hur stor del av kommunens kostnader som utgörs av t ex lönekostnader, rekommenderar vi kommunen att särskilt dokumentera löneprocessen inklusive pensionshanteringen i syfte att kvalitetssäkra den inrapportering som sker av uppgifter till KPA. 2.4 Anläggningstillgångar Det är av central betydelse att rutiner avseende hantering av anläggningstillgångar fungerar tillfredsställande och finns dokumenterade med tanke på hur stor del av balansomslutningen dessa utgör. Vi har tillsammans med ansvarig personal gått igenom rutinerna för anläggningstillgångar, särskilt med avseende på genomförda investeringar. Vi har utfört granskning enligt särskilt granskningsprogram innehållandes väsentliga kontroller för anläggningsregistret samt kontrollerat anskaffningar till ett värde om 27,9 Mkr. 2.4.1 Gjorda iakttagelser I syfte att hålla medarbetarna uppdaterade på vilka regler och rutiner som gäller för hantering av anläggningstillgångar kan utbildningar hållas alternativt att personalen skriver på s k medarbetarbekräftelser där de intygar att de tagit del av gällande regler och policies. Vi har i samband med granskning noterat att utbildningar sällan förekommer avseende hantering av anläggningstillgångar och några medarbetarbekräftelser upprättas ej. Istället kommuniceras regler och förändringar av rutiner ut via den investeringspolicy som kommunen har och via ekonomigruppen, där alla verksamheter finns respresenterade. Den uppföljning som också sker på ett par projekt kvartalsvis från centralt håll med avseende på gränsdragningen mellan investering och drift bedömer vi som tillräcklig. Revisorerna har tidigare år noterat att aktivering av anläggningstillgångar enbart sker en gång per år medan Rådet för Kommunal redovisning (RKR) rekommenderar, i enlighet med rekommendation 11.3, att aktivering ska ske i samband med att de tas i bruk. Företrädare för kommunen anser att detta är en fråga om resurser och tidsåtgång varför kommunen inte anser att aktivering bör ske mer än en gång om året. 5

1111111111 1w =_i = ERNSr&YovNc Revisorerna påpekade även i förra årets rapportering att det saknas en rutin för att säkerställa anläggningstillgångarnas existens där några regelbundna genomgångar och bedömningar inte sker huruvida inventarierna fortfarande är i kommunens ägo. Kommunens bedömning är att detta inte utgör någon väsentlig risk eftersom allt anskaffat från 2006 har man bra kontroll över och dessa går att identifiera i anläggningsregistret. Förklaringen till detta vara att man under 2006 höjde beloppsnivån för investeringar. Anskaffningar gjorda före 2006, vilka till stor del är avskrivna, kan däremot inte identifieras då de inte är bokade på objektsnivå. Någon analys av nyttjandeperiod och nedskrivningsbehov eller annan skriftlig dokumentation upprättas inte centralt. 2.4.2 Bedömning / förslag till förbättringar Vi anser att kommunen bör aktivera anläggningstillgångarna mer än en gång per år, förslagsvis i samband med kvartalsbokslut alternativt i samband med delårsbokslut, om det Jr så att kommunen inte anser sig ha tillräckliga resurser för månadsvis aktivering. Vi anser vidare att kommunen bör undersöka möjligheten att integrera anläggningsregistret med nuvarande ekonomisystem. Den koppling som då kommer att finnas underlättar en automatisk överföring mellan huvudbok och anläggningsregister vilket skulle underlätta aktiveringar löpande under året. Kommunen kommer då att till stor del slippa den manuella hantering, samt risk för fel, som är fallet idag vid överföring mellan anläggningsregister och huvudbok. Från centralt håll utförs ingen dokumenterad uppföljning avseende anläggningars nyttjandeperiod samt eventuella nedskrivningsbehov, något som vi anser bör ske. Kommunen bör införa en rutin för löpande inventering med tillhörande rapportering av utrangeringar och försäljningar av samtliga anläggningstillgångar för att underlätta korrekt bortbokning i anläggningsregister och huvudbok. Rutinen bör även inkludera inventering av stöldbegärliga inventarier som inte bokats som en anläggningstillgång. Utan inventering är det svårt att hålla anläggnings- och inventarieregister uppdaterade. En sådan rutin underlättar även upptäckten av eventuella nedskrivningsbehov. 2.5 Kontoanalyser 2.5.1 Gjorda iakttagelser I samband med föregående års granskning noterades att drygt hälften av granskade kostnader för representation samt kurser och konferenser saknade fullständiga uppgifter i form av t ex deltagarförteckning, syfte och program. Löpande stickprovskontroller började utföras under hösten 2011 av kommunens ekonomiavdelning, en rutin som numera utförs kvartalsvis. Vi har tagit del av den stickprovsgranskning som genomfördes senast avseende perioden juli t o m september 2012. Urvalet sker för konton där bokning sker av kurs- och konferensavgifter, representation, förtäring och minnesgåvor. Totalt granskades 25 stickprov av totalt 67 stycken. Av dessa 25 noterades att 23 stycken var fullständiga medan 2 stycken saknade namngivna personer. Utifrån denna uppföljning skall utföraren av granskningen bedöma underlagen antingen som godkända (grön markering) alternativt icke godkända (röd markering). I detta fall bedömdes underlagen som godkända baserat på att det var stora grupper som avsågs där det i princip var omöjligt att ange samtliga namn. 6

J ERNST & YOUNG Vi har utfört egna stickprov på 20 stycken fakturor bokade på motsvarande konton. Vi kunde konstatera att det endast i ett fall saknades syfte och program. Någon hänvisning till var detta framgick hittades inte. Kontoanalyser har i övrigt utförts på en rad andra konton med avseende på rörelsegiltighet, gränsdragning mellan aktivering eller driftsföring mm. Några väsentliga anmärkningar utifrån denna granskning har inte noterats. 2.5.2 Bedömning / förslag till förbättringar Utifrån den granskning vi genomfört och den uppföljning som kommunen utfört av kostnader för kurser, konferenser, representation och liknande är det vår bedömning att rutinen fungerar väl. 2.6 Semesterlöneskuld 2.6.1 Gjorda iakttagelser I samband med granskning av delårsbokslutet per 2012-06-30 noterades en osäkerhet avseende semesterskuldens storlek där kommunen inte kunde analysera dess förändring. Vi kunde inte uttala oss om riktigheten avseende skuldens storlek utan vi ansåg att skuldens storlek skulle analyseras vidare inför bokslut 2012-12-31. Någon sådan analys har ännu inte skett. Vi noterade också att revisorerna i samband med föregående års delårsbokslut hade framfört en rekommendation om att semesterskuldens förändring fördelas ut på nämndnivå, något som inte skedde då hela förändringen redovisades på finansförvaltningen. Med tanke på ovanstående notering avseende svårigheten att bestämma skuldens storlek per 2012-06-30 gick det inte att genomföra i samband med årets delårsbokslut. Däremot anser vi att så bör ske inför årsbokslut 2012-12-31. Företrädare för kommunen menar att ambitionen är att göra så inför bokslutet. 2.6.2 Bedömning / förslag till förbättringar Vi rekommenderar kommunen att i god tid inför bokslutsarbetet 2012-12-31 analysera semesterskuldens storlek samt periodisera ut den på nämndnivå inför årsredovisning 2012. 2.7 Manuella utbetalningar 2.7.1 Gjorda iakttagelser Beträffande manuella utbetalningar som inte hanteras via den ordinarie utbetalningsrutinen för leverantörsskulder, så har vi noterat att utbetalning kan ske av en enda person utan inblandning av annan person. Fyra personer på ekonomiavdelningen har möjlighet att utföra manuella utbetalningar. 7

ERNST&YOUNG 2.7.2 Bedömning / förslag till förbättringar Vi rekommenderar kommunen att begränsa utbetalningsmöjligheterna genom att ändra rutinen så att detta sker två i förening, vilket innebär att det alltid krävs två personer för att göra en utbetalning. 8

111IIIIIIIIII Eli ERNST&YOUNG 3 Uppföljning av noteringar från tidigare år Nedanstående noteringar är hänförliga till de noteringar som de sakkunniga revisorerna tog upp i föregående års granskning, om de inte redan noterats ovan. 3.1 Exploateringsfastigheter Rekommendation framfördes föregående år om att projektredovisning upprättas där varje exploateringsområde redovisas var för sig och att resultatavräkning bör göras löpande i takt med att tomter eller markområden säljs. Kommunens förklaring till att detta inte skett var att exploatering sker väldigt sällan men att det i de fall de förekommer så skall hanteringen ändras så att den stämmer överens med de rekommendationer som lämnas av revisorerna. Några nya exploateringsprojekt har inte redovisats under 2012. Någon försäljning av befintliga tomter har inte heller förekommit. Vi avser att följa kommunens exploateringsprojekt och kontrollera hanteringen i samband med att nya exploateringsprojekt läggs upp eller att befintliga tomter säljs. 3.2 Attest av leverantörsfakturor Notering hade utförts avseende två fall där personer attesterat fakturor men som enligt gällande attestplan inte hade attesträtt på de specifika kostnadsställena. Revisorerna rekommenderade kommunen att se över möjligheterna att utnyttja systemspärrar för att begränsa användarnas möjligheter att attestera till de kostnadsställen de har attesträtt för. Kommunen gjorde bedömningen föregående år att nivån var tillräcklig med hänsyn till risk, behörighet, funktion och tidsåtgång för underhåll och administration av systemet. Noteringar från årets granskning och rekommendationer avseende attest av leverantörsfakturor har behandlats i bilaga 1 till denna rapport avseende inköpsgranskning. 3.3 Attest av intäkter Revisorerna noterade föregående år att det saknas en rutin där attestbehörig person attesterar de underlag för fakturering som kommer på fil från försystem avseende bl a barnomsorgsavgifter och äldreomsorgsavgifter och där förslaget från revisorerna var att samtliga debiteringsunderlag attesteras av budgetansvarig innan fakturering sker. Kommunen har undersökt, med systemleverantören samt diskuterat med andra kommuner, om det går att hitta en enkel rutin för attestering men anser sig inte ha hittat någon rimlig lösning utan att det genererar en stor mängd pappersvolym. 3.4 Kontanthantering Anmärkningar framfördes tidigare år om att det saknades en rutinbeskrivning som omfattade hela kedjan av kontanthanteringen, från försäljning till bokföring av intäkterna vid Jon Jespers restaurang. Notering gjordes också avseende att kontantförsäljningen inte bokfördes nästkommande arbetsdag. 9

l l l l l l l l l l =f ERNST & YOUNG Kommunen har uppdaterat rutinbeskrivningen sedan föregående år medan kontanthanteringen fortfarande bara bokförs en gång per vecka, precis som insättning i bank då kommunen menar att det är en resursfråga. Vi rekommenderar kommunen att överväga bokföring och insättning av pengar ŕ bank tidigare än vad som sker idag för att förfarandet inte skall strida emot gällande lagar och princŕper. 3.5 Leverantörsutbetalningar Revisorerna kunde i tidigare granskning notera att det fanns personal vid ekonomikontoret som hade behörigheter att genomföra flertalet moment kopplade till betalning av leverantörsfakturor, som t ex behörighet att ändra uppgifter i leverantörsdata (t ex bank- och plusgironummer), genomföra registreringar av manuella betalningar samt skapa betalfiler till banken. Revisorerna konstaterade att det var svårt att undvika att personer kan genomföra hela kedjor av transaktioner med tanke på att de utgör en liten personalstyrka. Revisorerna rekommenderade då kommunen att undersöka hur man via logglistor skulle kunna stickprovsgranska utvalda transaktioner. Någon sådan rutin har ännu inte införts. Vi rekommenderar kommunen att införa sådan rutin för stickprovskontroll. Vi anser även att filen för leverantörsutbetalningar skall utanordnas av två personer, precis som för manuella betalningar. 3.6 Systemdokumentation Revisorerna har också tidigare noterat att det enligt lagen om kommunal redovisning kapitel 2 7 i varje kommun skall finnas en sådan beskrivning över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Kommunen är medveten om kravet och har påbörjat dokumentationen men anser att det hittills inte funnits någon resurs som kan slutföra dokumentationen. Vi rekommenderar att arbetet med att slutföra nämnda beskrivning påbörjas. Göteborg den 21 november 2012 Peter Öfverström Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB 10