Sista anbudsdag: 2013-09-09. Anbud ska vara bindande t.o.m. 2013-12-15

1 (9) Förfrågningsunderlag för upphandling av bageri-/konditorivaror och enklare catering Sista anbudsdag: 2013-09-09 Anbud ska vara bindande t.o.m. 2013-12-15 1 Upphandling av bageri- och konditorivaror samt enklare catering 2 1.1 Inledning och bakgrund... 2 1.2 Ekonomisk ram... 2 1.3 Organisation... 2 1.4 Allmän information... 2 1.4.1 Anbudsförutsättningar... 3 1.4.2 Förfrågningsunderlaget... 3 1.4.3 Frågor och svar... 3 1.4.4 Anbudsformulär... 3 1.4.5 Anbudets lämnande... 4 1.4.6 Avslutande av upphandling... 4 1.5 Offentlighetsprincipen... 4 2 Föremålet för upphandlingen 5 3 Krav på leverantören 5 3.1 Hederlighet, registrering och skatter m.m.... 5 3.2 Ekonomisk stabilitet... 6 3.3 Uppgifter om leverantören... 6 4 Krav avseende varorna och tjänsterna 6 4.1 Professionalism... 7 4.2 Tillgänglighet, effektivitet och leveranssäkerhet... 7 4.3 Elektronisk fakturering... 7 5 Anbudsutvärdering 8 5.1 Utvärderingskriterier... 8 5.1.1 Pris... 8 5.1.2 Miljöcertifiering... 8 VINNOVA0005 W/1.2, 2008-09-22 VERKET FÖR INNOVATIONSSYSTEM - SWEDISH GOVERNMENTAL AGENCY FOR INNOVATION SYSTEMS Post: VINNOVA, SE-101 58 Stockholm Besök/Office: Mäster Samuelsgatan 56 Fakturaadress: VINNOVA, FE 34, 833 26 Strömsund Leveranser/Deliveries: Klara Norra Kyrkogata 14 Tel: +46 (0)8 473 3000 Fax: +46 (0)8 473 3005 VINNOVA@VINNOVA.se www.vinnova.se Orgnr: 202100-5216 VAT-nr: SE202100-521601

2 (9) 1 Upphandling av bageri- och konditorivaror samt enklare catering VINNOVA inbjuder leverantörer att lämna anbud avseende bageri-/konditorivaror och enklare catering enligt detta förfrågningsunderlag. 1.1 Inledning och bakgrund Denna upphandling avser löpande inköp av bageri- och konditorivaror samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar, att förtäras i VINNOVAs lokaler på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm. VINNOVA avser för detta ändamål teckna ett fyraårigt ramavtal med en leverantör som har ett stort sortiment högkvalitativa varor och kapacitet att leverera, även med kort varsel. VINNOVA har cirka 200 medarbetare och arrangerar många stora och små möten (5-80 deltagare) i våra lokaler. Varor som beställs ska enkelt och snabbt kunna levereras och det ska även vara möjligt för oss att komma förbi och hämta varor. Leveranser ska ske på vardagar under kontorstid, 8-17. Inkomna anbud kommer att prövas och utvärderas i enlighet med de krav som framgår av detta förfrågningsunderlag. 1.2 Ekonomisk ram VINNOVA köper bageri- och konditorivaror samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar för sammanlagt cirka 300 000 kr per år exklusive mervärdeskatt. 1.3 Organisation VINNOVA är Sveriges innovationsmyndighet. Vår uppgift är att främja hållbar tillväxt genom att förbättra förutsättningarna för innovation och att finansiera behovsmotiverad forskning. Varje år investerar VINNOVA ca 2 miljarder kronor i olika insatser. VINNOVA är en statlig myndighet under Näringsdepartementet och nationell kontaktmyndighet för EU:s ramprogram för forskning och utveckling. Vi är också regeringens expertmyndighet inom det innovationspolitiska området. Generaldirektör är Charlotte Brogren. För mer information om VINNOVA se www.vinnova.se. 1.4 Allmän information Denna upphandling genomförs med förenklat upphandlingsförfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091). Anbud ska vara inkommet till VINNOVA senast det datum som anges på första sidan och vara bindande till och med det datum som anges på första sidan

3 (9) Leverantörsavtal som tecknas gäller 12 månader med möjlighet till 3* 12 månader förlängning, d.v.s. max fyra år. Avtal avses föreligga senast 2013-09-31. Notera att VINNOVA saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. 1.4.1 Anbudsförutsättningar Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. I samband med prövningen av anbud kan VINNOVA komma att kontrollera att de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna är korrekta. För att VINNOVA ska ha möjlighet att pröva och utvärdera ett anbud är det ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. 1.4.2 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag erhålls genom att logga in på VINNOVAs Webbplats http://www.vinnova.se/om-vinnova/upphandlingar/ 1.4.3 Frågor och svar Eventuella frågor rörande förfrågningsunderlaget eller upphandlingen ställs skriftligt via e-post till VINNOVA@VINNOVA.se. Frågor måste märkas i e- postmeddelandets ämnesrad med Upphandling av bageriprodukter dnr 2013-02671. För det fall fråga skulle föranleda en komplettering, ett svar eller en justering av förfrågningsunderlaget kommer denna att publiceras på http://www.vinnova.se/om-vinnova/upphandlingar/. Anbudsgivaren ansvarar för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under anbudstiden. Information publicerad av VINNOVA under anbudstiden utgör en del av förfrågningsunderlaget och gäller därmed som underlag för anbudsinlämning. Inga garantier kan lämnas för att frågor som inkommer senare än 2 september hinner besvaras. 1.4.4 Anbudsformulär Anbudsformuläret som tillhör detta förfrågningsunderlag (bilaga 2) ska användas. Svaren lämnas formulärets kryss- och svarsrutor.

4 (9) 1.4.5 Anbudets lämnande Anbud insänds elektroniskt via VINNOVAs intressentportal och anbudsgivaren måste för detta ändamål skapa ett konto i Intressentportalen. Anbudet utgörs av en blankett i portalen där företagsinformation ska lämnas. Anbudsformuläret samt övriga till anbudet tillhörande bilagor laddas upp på Intressentportalen och avslutas med klarmarkering. Anbudet anses inlämnat när detta har skett (tydliga instruktioner finns i portalen). https://portal.vinnova.se/dynformnet/createform.aspx?basetype=procurem entbid&request=1384 Anbud ska vara VINNOVA elektroniskt tillhanda senast 2013-09-09. För sent inkommet anbud förkastas. 1.4.6 Avslutande av upphandling Avslutande av denna upphandling sker genom att kontrakt tecknas med det företag som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Så snart VINNOVA fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen via e-post meddelas samtliga anbudsgivare. Mellan VINNOVA och anbudsgivare som tilldelas kontrakt sluts ett avtal (se bilaga 1). Antagen anbudsgivare ska vara beredd att underteckna avtalet snarast och senast inom tio dagar efter att tilldelningsbeslutet fattats. 1.5 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas VINNOVA av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med VINNOVA. Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt 19 kap. 3 2 st. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess beslut om val av leverantör fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter om anbud dessförinnan inte i något fall lämnas till annan än respektive anbudsgivare. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter fordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

5 (9) Uppgifter i anbud kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter fordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som fordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren uppge önskemål om sekretess i ett särkilt fält i anbudsformuläret. Sådan begäran bör innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör anbudsutvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 2 Föremålet för upphandlingen I princip dagligen arrangerar VINNOVA ett eller flera möten med fika eller enklare kall lunch på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm. Det gäller exempelvis personalmöten, fredagsfika och konferenser med externa besökare. För dessa tillfällen vi behöver en stadig leverantör av bageri- och konditorivaror samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar. Varor som beställs ska med kort varsel kunna levereras. Leveranser och beställningar sker på vardagar under kontorstid, 8-17. Upphandlingen avser inte: - leverans/catering av tillhörande kaffe/te/drycker - tjänster utöver själva leveranserna av varor, t.ex. servering. 3 Krav på leverantören 3.1 Hederlighet, registrering och skatter m.m. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter; detta ska bekräftas i anbudet. En anbudsgivare kommer att uteslutas om det visas att denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom (gäller företrädare för anbudsgivaren), 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och VINNOVA kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. inte är registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande.

6 (9) 7. enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt LOU 10 kap 1. VINNOVA kommer att verifiera företagsuppgifter hos Bolagsverket och Skatteverket. Om det vid sådan kontroll framkommer att någon av situationerna i punkt 1-7 ovan är för handen kommer anbudsgivaren att uteslutas. Anbudsgivare ska acceptera bifogat avtalsutkast och bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivarens personal ska ha utbildning i och tillämpa gällande regler rörande livsmedelshygien, och bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivarens personal ska vara försäkrad. Detta ska bekräftas i anbudet. Anbudsgivaren ska ha miljöpolicy och ansvarsförsäkring, och bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivaren/leverantören ska förbinda sig, om VINNOVA tar en tvist om en enskild beställning vidare till SHR:s ansvarsnämnd, att följa nämndens utslag. Bekräftas i anbudet. 3.2 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha riskklass 3, 4 eller 5 enligt Upplysningscentralens kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme. Anbudsgivare ska till anbudet bifoga kopia på riskklassomdöme som bevis. 3.3 Uppgifter om leverantören I Intressentportalen (se avsnitt 1.4.5) finns en blankett där basuppgifter om leverantören, såsom firma, organisationsnummer, adress, telefon, e-post, ska lämnas. Anbudsgivaren ska vidare i anbudsformuläret lämna en kortfattad beskrivning av sin verksamhet och kapacitet att tillgodose VINNOVAs behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Beskrivningen ska innehålla: organisationsstruktur personalstyrka leveranskapacitet 4 Krav avseende varorna och tjänsterna Nedan anges de kvalificeringskrav som gäller för uppdraget att fungera som VINNOVAs leverantör av bageri- och konditorivaror samt enklare catering.

7 (9) 4.1 Professionalism Leverantören ska tillhandahålla färska fräscha varor av hög kvalitet producerade med användning av naturliga råvaror, utan syntetiska tillsatser och konserveringsmedel. Sallader och smörgåsar ska vara iordninggjorda samma dag som de levereras, så nära inpå leveransen som möjligt. Matbröd och bullar/vetelängder ska bakas på leveransdagen (undantag medges för enstaka produkter, exempelvis surdegsbröd och motsvarande). Leverantören ska, som en delmängd av en leverans, kunna tillhandahålla specialkost som är likvärdig med huvudbeställningen. Det kan t.ex. gälla specialkost på grund av religion födoämnesallergi eller andra medicinska skäl. 4.2 Tillgänglighet, effektivitet och leveranssäkerhet Leverantören ska ha en allmänt tillgänglig webbplats och ett standardsortiment med ett varierat utbud av bageri-/ konditorivaror och enklare catering samt aktuella priser. Leverantören ska vara tillgänglig för beställningar och kunna leverera varor helgfri måndag-fredag mellan 8.00 och 17.00. Enklare mindre beställningar (kaffebröd av typen vetelängd/bulle till 30 personer eller standardsallad/lunchsmörgås/tårta till 20 personer) ska kunna levereras inom en timme. Större beställningar (sallad/lunchsmörgås/tårta till 200 personer) ska kunna levereras dagen efter beställning. Gällande prislista på standardsortiment av smörgåsar, lunchsallader, och kaffebröd (vetelängder/bullar, sockerkakor, småkakor, tårtor), ska bifogas anbudet. Anbudsgivare ska försäkra att leveransavgiften per leverans inte överstiger 40 kr vid leverans av varor till Mäster Samuelsgatan 56. Offererad leveransavgift ska anges i anbudet. 4.3 Elektronisk fakturering VINNOVA tillämpar elektronisk fakturahantering och ställer som krav i denna upphandling att leverantören senast den 1 november har ordnat så att elektronisk fakturering införs i förhållande till VINNOVA. Detta kan göras via t.ex. EDI eller Svefaktura eller Fakturaportalen. För leverantörer som inte använder EDI/Svefaktura rekommenderas www.fakturaportalen.se som fungerar utmärkt med hjälp av enbart Internet. Fakturaportalen är ett webbgränssnitt för registrering av fakturor. Leverantören sparar både utskrift och kuvertering liksom portokostnaden. Ingen installation behövs av programvara. Om leverantören inte har så många fakturor är det här ett mycket enkelt sätt att komma igång med e-fakturering. Genom att registrera fakturan och skicka den från fakturaportalen säkerställer du att e-fakturaformatet är korrekt och att mottagaren kan ta emot den.

8 (9) 5 Anbudsutvärdering De anbudsgivare som uppfyller samtliga ställda ska-krav går vidare till anbudsutvärdering. Avgörande för val av leverantör kommer att vara den generella rabatt som offereras på leverantörens ordinarie prislista i kombination med bonus för eventuell miljöcertifiering. Det första steget omfattar en prövning av hur anbudet uppfyller ställda ska-krav. Det anbud som ej uppfyller ställda ska-krav, eller är ofullständigt, kommer ej att prövas vidare. Det andra steget görs en värdering av kvarvarande anbud. Vid bedömningen av dessa kommer det anbud att antas som bäst uppfyller nedan angivna utvärderingskriterier. 5.1 Utvärderingskriterier Utvärderingskriterierna i upphandlingen är pris och kvalitet/miljö. Generell rabatt (xx %) och eventuell miljöbonus (5 %) summeras. Anbud med största totala procentsats efter summeringen utses till vinnande anbud. 5.1.1 Pris Pris ska i anbudsformuläret anges med en generell procentuell rabatt i förhållande till ordinarie prislista på sortimentet kaffebröd, matbröd, tårtor, smörgåsar sallader och motsvarande förtäring. En enda procentsats ska anges; olika rabatter för olika delar av sortimentet accepteras inte. Eventuella andra varor i sortimentet, exempelvis choklad/godis /presentartiklar kommer vi att handla till ordinarie pris vid enstaka tillfällen. 5.1.2 Miljöcertifiering Anbudsgivare bör vara certifierade enligt ISO 14001 eller motsvarande, och om så är fallet ska bevis om certifiering bifogas anbudet. Certifierade anbudsgivare kommer vid anbudsutvärderingen att ges en bonus genom att ytterligare fiktiva 5 % läggs på den offererade generella procentuella rabatten. Observera dock att då ramavtal tecknas och varor ska köpas, är det den rabatt som offereras enligt avsnitt 5.1.1 som gäller. Skulle mer än ett anbud ha samma största procentsats (generell %-rabatt + 5 % miljöbonus), kommer den anbudsgivare som offererar lägst leveransavgift att utses till vinnande leverantör.

9 (9) Finns fler än ett anbud med samma största procentsats och samma lägsta leveransavgift, kommer den anbudsgivare som har kortaste gångavstånd till Mäster Samuelsgatan 56, för effektiv och snabb leverans och avhämtning, att utses till vinnande leverantör.