11-11-07 1 (10) Bilaga 1, KRAVSPECIFIKATION Taxiresor inom Sverige Allmänna Krav Krav 1 Anbudsgivaren ska offerera samtliga prisuppgifter som efterfrågas i bilaga 2, pris per kommun och i bilaga 3, pris med fasta priser till/från flygplats, per sträcka i vardera riktning. Prisuppgifterna ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Inga övriga kostnader får tillkomma. Samtliga priser anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Krav 2 Anbudsgivaren ska utföra taxiresor över hela Sverige, d.v.s. taxiresor ska kunna beställas till och från valfri ort/stad och/eller plats, som är nåbar med allmän väg, eller enskild väg på anmodan och är möjlig att utföra, inom Sverige. Krav 3 Anbudsgivaren ska kostnadsfritt tillhandahålla en supportfunktion (help-desk) som är bemannad med personal under helgfri vardag mellan kl 07:00-17:00. Syftet med help-desken är att avropsberättigad myndighet ska kunna få supporthjälp vid t.ex. kommunikationsfel eller programvarufel. Krav 4 Anbudsgivaren ska kostnadsfritt på årets samtliga dagar, dygnet runt tjugofyra (24) timmar, tillhandahålla stöd åt resenär/bokare/administratör i samband med resa, via telefon på samma specifika telefonnummer som används vid bokning. Syftet med detta stöd är att resenär/bokare/administratör ska, med stöd av bokningsnummer, få hjälp vid problem med taxiresan, t.ex. när beställd taxi inte kommer på beställd tid.
11-11-07 2 (10) Krav 5 Samtliga personer som är verksamma för detta uppdrag ska behärska det svenska språket både skriftligt och muntligt. Detta innebär att obehindrat kunna tillgodogöra sig information och kommunicera inom detta uppdrag med samtliga kontaktytor. Krav 6 Anbudsgivaren ska acceptera betalkort och/eller resekonto som betalningsmedel för beställda taxiresor. Anbudsgivaren ska acceptera de betalkort och de resekonton som beställaren använder sig av. Exempel på några av de vanligaste betalkort och resekonton som anbudsgivaren ska acceptera är: SEB Kort AB (MasterCard nätverket), American Express Services Europe Ltd. (American Express nätverket), Citibank International plc (MasterCard närverket). Observera att ovanstående lista inte är uttömmande, listan utgör endast exempel på vanligt förekommande betalkort och resekonton. Avropsberättigade myndigheter kan också komma att använda sina adresser för fakturering som då i sig kan utgöra ett resekonto i form av kundnummer, efter överenskommelse med anbudsgivaren. Krav på systemet Krav 7 Det ska vara möjligt att importera data, exempelvis person- och företagsprofiler (där det t ex framgår faktureringsadresser, kontaktpersoner, användarens namn, mobiltelefonnummer). Uppdatering av profiluppgifterna ska kontinuerligt ske vid förändringar. Profiler ska på anmodan från avropsberättigad myndighet, kunna importeras från ett system, såsom E- Builder, eller likvärdigt system.
11-11-07 3 (10) Krav 8 Vid bokning av taxiresan ska resenär/bokare/administratör som bokar resan kunna identifieras via personuppgifter, login med lösen eller via kod. Kod kan användas av avropsberättigad myndighet som inte önskar att systemet ska innehålla uppgifter som direkt pekar ut viss person. Krav 9 För varje resa i egen (hel) bil eller del av resa vid samåkning och egen bil, ska systemet producera ett specifikt bokningsnummer. Krav 10 Det ska vara möjligt att definiera olika behöriga användare (kategorier) för minst följande kategorier: -behörighet för resenär att boka egna taxiresor -behörighet för administratör att boka taxiresor åt andra Krav 11 Det ska vara möjligt för administratör att för enskild resenär, villkorsstyra taxiresor i systemet genom att exempelvis ange tillåten start och slutpunkt och omvänt och budget i form av kostnadstak i kronor eller antal taxiresor per enskild (a) resenär (-er). Krav 12 Det ska vara möjligt att beställa egen bil mellan två (2) adresser för resa med en eller flera resenärer.
11-11-07 4 (10) Krav 13 Det ska vara möjligt för resenär/bokare/administratör att beställa delad taxibil där systemet planerar för samåkning (delad taxibil) enligt krav 17 av en eller flera personer. Samåkning innebär upphämtning/avlämning av en eller flera passagerare på en eller flera adresser. Samåkningen med bil avsedd för tre (3) passagerare får innebära en maximalt förlängd körtid på max tio (10) minuter under den totala körsträckan. Samåkningen med bil avsedd för fem (5) passagerare får innebära en maximalt förlängd körtid på max tjugo (20) minuter under den totala körsträckan. Priset per person för en sådan taxiresa i delad bil för högst tre (3) passagerare ska vara detsamma som för motsvarande pris för egen bil för avsedd sträcka, minus femton (15) minuters tid i avdrag av det timpris som gäller i den kommun där taxiresan påbörjas. Priset per person för en sådan taxiresa i delad bil för högst fem (5) passagerare ska vara detsamma som för motsvarande pris för egen bil för avsedd sträcka, minus trettio (30) minuters tid i avdrag av det timpris som gäller i den kommun där taxiresan påbörjas. Krav 14 Det ska vara möjligt för resenär/bokare/administratör att beställa egen taxibil för färd via en eller flera icke förbeställda adresser (dessa adresser förutsätts befinnas i samma geografiska riktning som slutdestinationen). De icke förbeställda adresserna bestäms av den resenär som påbörjar taxiresan vid startpunkten. Priset för en sådan taxiresa för egen bil för fyra (4) passagerare ska vara detsamma som för motsvarande pris för egen bil för avsedd sträcka, plus femton (15) minuters tid i påslag av det timpris som gäller i den kommun där taxiresan påbörjas. Priset för en sådan taxiresa för egen bil för sju (7) passagerare ska vara detsamma som för motsvarande pris för egen bil för avsedd sträcka, plus trettio (30) minuters tid i påslag av det timpris som gäller i den kommun där taxiresan påbörjas.
11-11-07 5 (10) Krav på taxiresan Krav 15 Anbudsgivaren ska se till att taxiresorna alltid följer gällande lag avseende fordonsstatus, köroch vilotider, förarkompetens samt i övrigt gällande trafiklagstiftning. Krav 16 Föraren får endast använda mobiltelefon med handsfree för eventuella samtal eller kommunikationsradio under färd. Samtalen får endast vara av tjänstekaraktär i samband med köruppdragets utförande. Krav 17 Vid samåkning med delad taxibil ska det finnas en begränsning av antal passagerare som samtidigt får transporteras i taxibil. Begränsningen är: -Högst tre (3) passagerare i en taxibil avsedd för maximalt fyra (4) passagerare -Högst fem (5) passagerare i en taxibil avsedd för maximalt sju (7) passagerare Krav 18 Anbudsgivaren ska vid avtalsstarten kunna erbjuda ett priskontrollsystem till de avropsberättigade myndigheterna som har anslutit sig till Leverantörens system. Priskontrollssystemet ska ge svar på vad specifika taxiresor kostar för egen bil mellan två (2) adresser enligt krav 12, delad (samåkning) bil i enlighet med krav nr:13 eller egen bil för färd mellan två adresser och med tre (3) eller sex (6) icke förbeställda via-adresser i enlighet med krav nr:14 beroende på bilstorlek. Priser ska baseras på bilaga 2, prisbilaga per kommun. Priskontrollssystemet ska ge svar på vad specifika taxiresor kostar för egen bil för fasta sträckor till/från flygplatser enligt bilaga 3, prisbilaga med fasta priser från/till flygplatser, per sträcka i vardera riktningen.
11-11-07 6 (10) Krav 19 I de fall då en person som är sjukskriven och avropsberättigad myndighet erbjuder att transportera personen till och från sin arbetsplats från sitt hem med taxiresor ska personen erlägga en s. k. egenavgift direkt till utförande transportör. Egenavgiften bestäms av den avropsberättigade myndigheten som hanterar och beställer denna typ av resor. Leverantören ska kunna hantera denna typ av taxiresor och egenavgiften ska dras ifrån vid fakturering från anbudsgivaren vid fakturering till avropsberättigad myndighet. Krav på bokning Krav 20 Bokning ska vara möjlig dygnet runt tjugofyra (24 timmar) via Amadeus Global Distribution System (GDS), internet och via telefon. Krav 21 Bokad taxiresa till avgång för flyg- och tågresor ska alltid kopplas i systemet så att avresetidpunkten till flyg- och tågstation räknas fram av systemet och är tillräcklig för att taxiresenär ska hinna med flyg- eller tågavgången. Krav 22 Bokad taxiresa från flyg- och tågresors ankomster ska alltid kopplas i systemet så att avresetidpunkten från flyg- och tågstation räknas fram av systemet och att bevakning av ankomster för flyg och tåg sker så att taxiresenärer har kvar sin transport även om t.ex är förseningar eller annan form av störning.
11-11-07 7 (10) Krav 23 Oberoende av var man befinner sig i Sverige ska bokning via telefon alltid ske genom ett specifikt telefonnummer, som är kostnadsfritt att ringa. (t.ex. 020-nummer) Krav 24 Vid telefonkontakt av resenär eller telefonkontakt av administratör för support via telefon ska minst åttio (80) % av samtalen besvaras inom nittio (90) sekunder, med besvaras avses att den som svarar ska ha påbörjat bokningen/korrigerande åtgärd inom ovan angiven tid. Krav 25 Bokad taxiresa ska bekräftas genom en skriftlig bokningsbekräftelse via mail och/eller sms, innehållande information om minst följande uppgifter; bokningsnummer, datum, avgångstid, från-adress (inkl. ort), till-adress (inkl. ort) samt pris. Krav 26 Bokning av egen bil /samåkning via resebyråsystem ska vara möjlig fram till minst en (1) timme före resans start. Krav 27 Ombokning (endast ändring av avresetid) och avbokning av resa ska vara möjlig fram till och med minst en (1) timme före taxiresans start via samtliga bokningskanaler utan kostnad. I de fall det är möjligt att utan kostnad avboka taxiresan trots att det är mindre än en (1) timme kvar till avresetidpunkten, ska detta accepteras av Leverantören.
11-11-07 8 (10) Krav 28 Anbudsgivaren ska i de fall då resenär missar sin flyg- och/eller tågavgång, till följd av anbudsgivarens försumlighet, ersätta avropsberättigad myndighet med alla kostnader som uppstår i samband med händelsen. Ersättningen kan vara max fyrtiotusen (40 000) SEK för kostnader i samband med händelsen. Anbudsgivaren ska se till att resenären blir ombokad om resenären accepterar detta, anbudsgivaren ska även bekosta resan till och ev. från flygplatsen om inte ombokning av resenären accepteras Miljökrav och trafiksäkerhetskrav Krav 29 Samtliga fordon som används för taxiresorna (för max fyra (4) personer utöver förarplatsen) ska uppfylla definitionen för miljöbil enligt Förordning (2009:1) om myndigheters inköp och leasing av miljöbilar, om särskilda skäl inte föreligger. Taxiresorna ska även uppfylla säkerhetskraven enligt paragraf 18, 19 och 22 gällande krockskydd och antisladd. Krav 30 Fordon som kan drivas med förnybara bränslen ska i största möjliga utsträckning köras på sådant bränsle, såvida inte lokala förutsättningar motiverar att annat bränsle måste användas. Krav 31 Större personbilar som används inom ramen för uppdraget (inklusive minibuss) ska släppa ut högst enligt följande: - Rymlig bil (max sju (7) personer utöver förarplatsen): CO2 225g/km eller förnybart drivmedel. - Större bilar/minibussar (max åtta (8) personer utöver förarplatsen): CO2 225g/km eller förnybart drivmedel.
11-11-07 9 (10) Krav 32 Leverantör ska använda däck innehållande PAH (polycykliska kolväten) högst enligt Reach, annex XVII. Krav 33 Leverantör ska ha fastställda rutiner för kontroll av lufttryck i däck. Lufttrycket får ej varaktigt understiga fordonstillverkarens rekommendationer. Krav 34 Leverantör ska vid användning av vinterdäck nyttja dubbfria friktionsdäck såvida inte lokala förutsättningar motiverar användning av dubbade däck. Krav 35 Bilvårdsprodukter som används ska uppfylla de produktrelaterade kriterierna för miljömärkningen Svanen (kap 1, K3-K20) eller likvärdigt, om inte anbudsgivaren kan visa att nödvändig produkt inte finns på marknaden eller är olämplig för den avsedda användningen. Krav 36 Tvätt av fordon inom ramen för uppdraget ska ske i tvätthall.
11-11-07 10 (10) Skatte- och avgiftskontroll Krav 37: Leverantören ska minst var 6:e månad kontrollera att samtliga underleverantörer som nyttjas vid utförande av detta uppdrag fullgör sina skyldigheter avseende registrering, skatter och sociala avgifter. Första kontrollen ska ske vid ramavtalsstart.