Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 13 REPRESENTATION OCH REGLER I FÖRHÅLLANDE TILL ANSTÄLLDA... 2 13.1 Representation... 2 13.1.1 Allmänt om representation... 2 13.1.2 Bakgrund... 2 13.1.3 Extern representation... 2 13.1.4 Intern representation... 3 13.1.5 Arbetsmåltid... 4 13.1.6 Kurser och konferenser... 4 13.1.7 Gåvor och uppvaktningar... 4 13.1.8 Godkännande... 5 13.1.9 Sanktion...5 13.1.10 Underlag... 5 13.1.11 Redovisning av representationskostnader... 6 13.1.12 Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m.... 7 13.3 Affärer med anställdas företag och liknande... 10 Sid 1-10
13 REPRESENTATION OCH REGLER I FÖRHÅLLANDE TILL ANSTÄLLDA 13.1 Representation 13.1.1 Allmänt om representation Representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden, t.ex. andra universitet, enskilda forskare, företag eller liknande. All representation ska emellertid utövas återhållsamt, med omdöme och den ska alltid ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i universitetets marknadsföring och PR-verksamhet. Intern representation riktar sig inåt mot universitetets personal och har mera karaktär av personalfrämjande åtgärder, t.ex. personalfester eller informationsmöten. Universitetets representation med alkohol ska alltid präglas av måttlighet. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. 13.1.2 Bakgrund De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. Regler för redovisning av moms framgår under avsnitt 13.1.11 och 13.1.12 nedan. 13.1.3 Extern representation Kostnaden vid extern representation får enligt universitetets interna regler uppgå till högst 600 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. För rektor, prorektor och dekaner i samband med besök av utländska gäster kan kostnadstaket få överskridas. Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Kostnader av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Vid extern representation ska antalet deltagare från Göteborgs universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att antalet deltagare från universitetet endast i undantagsfall får överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av universitetsrepresentants eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering. Vid representation i hemmet är det särskilt viktigt med fullgoda underlag som verifierar kostnaden. Inom kostnadstaken för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Sid 2-10
Beloppsgränserna för representation gäller för ett representationstillfälle, om tillfället täcker både lunch och middag under en dag ska kostnaderna för båda rymmas inom taket. Avdragsramen (90 kr) för moms gäller dock för varje enskild måltid. Förutom lunch, middag eller supé kan extern representation även avse andra måltidsutgifter, t.ex. enklare förtäring i samband med invigningar, informations- eller marknadsföringsaktiviteter eller kostnader för entréavgifter, teaterbiljetter och liknande. Särskilda regler angående gäller här, se nedan. Kostnaden för enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Beträffande kringkostnader för lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. eller teaterbesök och liknande arrangemang får kostnaden uppgå till högst 350 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Särskilda regler gäller angående, se nedan. Om kostnaden ingår i deltagaravgiften utgör konferensmåltider, i samband med konferenser som universitetet anordnar, inte representation. Ingår kostnaden inte i deltagaravgiften utgör måltiderna representation, och de allmänna föreskrifterna för representation gäller. 13.1.4 Intern representation Vid intern representation, till exempel personalfest, informationsmöte eller liknande, får kostnaden för måltid uppgå till högst 450 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Om pensionerade befattningshavare inbjuds till personalfest gäller samma beloppsgräns som för anställda. Skatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester (inkluderar julbord), där arbetsgivaren bjuder, bör hållas högst två gånger per år. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personalen, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller uppstart/planering av ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Gäller mötet information eller planering av det löpande arbetet är det inte intern representation utan skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter arbetsgivaren betala så ses även det som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid. Inom kostnadstaken för intern representation, måltid, ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Beträffande kringkostnader vid personalfest, t.ex. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. eller teaterbesök och liknande arrangemang får kostnaden uppgå till högst 350 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Särskilda regler gäller angående, se nedan. Förfriskningar och annan enklare förtäring, t.ex. kaffe, te, läskedryck, bulle betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. Sid 3-10
13.1.5 Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som intages då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation eller enklare förtäring (som därmed inte klassas som måltid). Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av universitetet och som intas i samband med exempelvis lunchmöten, ska rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden ansvarar själv för att meddela lönehandläggaren om kostförmån. Särskild blankett för ändamålet kommer att tas fram. För aktuella belopp och kontering, se nedan avsnitt 13.1.12. 13.1.6 Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda: Att det är fråga om interna möten för myndigheten Att sammankomsten har en varaktighet om högst en vecka Att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) Att måltidsarrangemangen är gemensamma Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag) Ev. förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter mm. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. 13.1.7 Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. Reklamgåvor Här avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kr exkl. moms) ofta med universitetets logo. Representationsgåvor För representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t.ex. en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Därför medges inget. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas; för, se nedan. Vid representationsgåva får kostnaden uppgå till högst 600 kr exklusive moms. Gåvor till anställda Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande får uppgå till maximalt 250 kronor exklusive moms. Sådan uppvaktning klassificeras som personalvård och är skattefri för den anställde. Sid 4-10
Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig. Julgåva värdet får inte överstiga 450 kr inklusive mervärdesskatt. Jubileumsgåva - med jubileumsgåva menas gåva till anställd när företaget/myndigheten firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum. Värdet av gåvan får inte överstiga 1 350 kr inklusive mervärdesskatt Vid bedömningen av gåvans värde tas inte hänsyn till om den är försedd med inskription eller ej. Minnesgåva gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda (minst 6 år) i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t.ex. den anställdes 50-årsdag), efter viss anställningstid (25 år eller mer) eller när en anställning upphör. Enligt universitetets regler får värdet inte överskrida 10 000 kronor inklusive mervärdesskatt. En minnesgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 10 000 kr inklusive mervärdesskatt och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. Överstiger värdet beloppsgränsen beskattas gåvan från första kronan. Universitetet är att ses som en arbetsgivare i dessa sammanhang oavsett institutionstillhörighet. Skulle en anställd få ett flertal gåvor vid en uppvaktning så bör en av gåvorna vara skattefri under förutsättning att värdet av den inte överstiger den skattefria gränsen. Övriga gåvor blir då skattepliktiga. Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av SKV M 2008:23, i övrigt hänvisas till Personalavdelningen. 13.1.8 Godkännande Utgifter för representation och gåvor godkänns i enlighet med gällande attestregler. Representation som överstiger beloppsgränserna i detta dokument eller som avviker från normalreglerna om deltagarnas sammansättning eller annan normalregel ska i varje enskilt fall godkännas i förväg av dekanus för fakulteten eller förvaltningschefen för universitetsgemensamma verksamheter. 13.1.9 Sanktion I de fall avvikelse sker från gällande regler avseende representation utan att särskilt godkännande erhållits riskeras personligt betalningsansvar via löneavdrag. 13.1.10 Underlag Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med anteckning som utvisar följande: Datum för representationen Syfte med representationen Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar Skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler Sid 5-10
Alla underlag, inklusive uppgifterna ovan, ska bifogas fakturan/verifikationen i AGRESSO. Beskrivning av hur dokument bifogas framgår av manual för elektronisk fakturahantering avsnitt 7.2 och 10.4. S.k. kontokortsslip godkänns inte som underlag för att verifiera utgifter för representation. Vid enklare förtäring i samband med t.ex. öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är stort, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av deltagarna. 13.1.11 Redovisning av representationskostnader Representationskostnader inom Göteborgs universitet ska bokföras enligt följande: Hela utgiften för måltid inklusive serveringsavgift m.m., men exklusive avdragsgill moms, ska bokföras på konto 5521 Extern representation eller på konto 4961 Intern representation. Avdragsgill ingående moms vid extern och intern representation ska bokföras på konto 1543 Ingående moms. Eventuell moms utöver detta ska bokföras som kostnad på respektive konto för representation. Exempel Extern representation: Middag på restaurang för två personer total kostnad inkl. 800 kr moms moms 25 % 160 kr avdragsgill moms 45 kr (25 % på 90 kr = 22,50 kr x 2 personer) resterande belopp 755 kr (800 kr 45 kr) kontering 755 kr D 5521 Extern representation 45 kr D 1543 Moms Innehåller representationen både måltids- och kringkostnader får göras för båda. Middag på restaurang för två personer plus teaterbesök total kostnad inkl. 800 kr moms moms 25 % 160 kr avdragsgill moms 45 kr (25 % på 90 kr = 22,50 kr x 2 personer) resterande belopp 755 kr (800 kr 45 kr) kontering 755 kr D 5521 Extern representation 45 kr D 1543 Moms Sid 6-10
Teaterbiljetter två personer kostnad inkl. moms 370 kr moms 22,50 kr avdragsgill moms 21,60 kr (6 % på 180 kr = 10,80 kr x 2 personer) resterande belopp 348,40 kr (370 kr 21,60 kr) kontering 348,40 kr D 5521 Extern representation 21,60 k D 1543 Moms 13.1.12 Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m. Beloppen (kr) som är angivna i tabellen nedan gäller per person och tillfälle. Måltid avser en tillagad eller beredd, varm eller kall maträtt. Enklare förtäring utgörs av exempelvis en smörgås eller baguette med dryck. Momsavdrag är alltid beroende av vilken momssats som debiterats, särskild uppmärksamhet behövs avseende kringkostnader och gåvor. Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m. Aktivitet Extern representation Måltid (lunch, middag, supé) Enklare förtäring Teater, entréavgift o.d. Maxbelopp/person och tillfälle exkl. moms Högsta underlag för (exkl. moms) Max belopp för / person 25 % (12 % inom parentes) Skattepl förmån Konto 600 90 22,50 (10,80) Nej 5521 100 60 15 (7,20) Nej 5521 350 180 45,00 Nej 5521 Intern representation Interna informationsmöten/planeringsdagar, varaktighet mindre än 6 tim/dag* Måltid 450 90 22,50 (10,80) Nej* 4961 Enklare 100 60 15 (7,20) Nej 4961 förtäring Teater, entréavgift o.d. 350 180 45,00 Nej 4961 Sid 7-10
Styrelsesammanträde Enklare förtäring Måltid 450 Inget 100 60 15 (7,20) Nej 4961 Inget Nej 4961 Personalfest (inkl. jullunch), max 2 ggr/år Måltid 450 90 22,50 (10,80) Nej 4961 Kringkostnader 350 180 45,00 Nej 4961 (exv. underhållning, lokalhyra * Se även 13.1.4 Intern representation avseende krav på inbjudan, agenda och dokumentation. Gåvor Externa mottagare Reklamgåva 200 180 45,00 Nej 5532 Representations 600 180 45,00 Nej 55211 gåva Minnesgåvor i samband med högtid eller begravning 600 Inget Inget Nej 5521 Till anställd Belopp inkl moms Belopp inkl moms Julgåva 450 450 Hela momsen Nej 4981 Jubileumsgåva 1 350 1 350 Hela momsen Nej 4981 Minnesgåva 10 000 10 000 Hela momsen Nej 4981 Andra verksamhetsområden Open house för studenter (måltid) 600 90 22,50 (10,80) Nej 5521 Jubileum och invigningar (måltid) Extern 600 90 22,50 (10,80) Nej 5521 Intern 450 90 22,50 (10,80) Nej 4961 Arbetsmåltid (ej regelbundet) Sid 8-10
Enklare förtäring (exv. en smörgås och dryck) Måltid (OBS skatteförmån) Disputationslunch/ mottagning 50 50 Hela momsen Nej 5671 100 Inget Inget Ja 4392 - - Hela momsen Nej 5671 Uppvaktning av 250 250 Hela momsen Nej 49811 anställd, av enklare art (med exv. blommor i samband med sjukdom) Kurser och konferenser (måltid) Interna - - Hela momsen Nej** 4821 Externa - - Hela momsen Ja 4811 (OBS! Skatteförmån) Pausdryck, - - Hela momsen Nej 4982 fikabröd för personalen Sammankomste - - Hela momsen Nej 5671 r med studenter (pausdryck och fikabröd) ** Förutsatt att villkoren är uppfyllda, se tidigare under avsnitt Kurser och konferenser, 13.1.6. Momssats Varor och tjänster 25 % Restaurangbesök och de flesta konsumtionsvaror 12 % Livsmedel och catering 6 % Tillträde till teater-, balett-, bio-, och operaföreställningar samt till idrottsevenemang Kostförmån 2009 2010 Helt fri kost 160 kr/dag 190 kr/dag Lunch eller middag 64 kr/dag 76 kr/dag Frukost 32 kr/dag 38 kr/dag Sid 9-10
13.2 Mutor och bestickning Policy och regelverk avseende otillbörlig påverkan finns i universitetets personalhandbok www.pa.adm.gu.se/personalhandbok. 13.3 Affärer med anställdas företag och liknande Här avses affärstransaktioner med sådana företag där anställda har ett bestämmande inflytande. Affärstransaktioner mellan universitetet och företag, i vilka anställda vid universitetet har ett ekonomiskt engagemang, ska - för att inte förtroendet för opartiskhet ska kunna ifrågasättas - underställas rektors prövning. Det bör dock noteras, att huvudregeln om affärsmässighet alltid gäller, oaktat rektors prövning. I övriga fall krävs det ett särskilt beslut om upphandling ska få ske från en arbetstagare eller uppdragstagare hos staten. Sådant beslut fattas vid universitetet som nämnts ovan av rektor. Om institution således avser att upphandla varor eller tjänster från en anställd vid universitetet, ska ärendet underställas rektors prövning innan beslut fattas. Bestämmelser om statliga myndigheters upphandling finns i Lagen om offentlig upphandling (2007-1091). Prefekterna uppmanas att iaktta försiktighet om opartiskheten hos någon som påverkar institutionens beslut i upphandlingsärendet kan sättas i fråga. Motsvarande gäller när universitetet säljer varor eller tjänster till anställd eller anställds företag. En ytterligare restriktion kan följa av reglerna om bisysslor. Sid 10-10