Sammanträdesdatum Sida 2014-11-26 1 Plats och tid ande Sessionssalen, Kommunhuset Fagersta kommun klockan 09.00 16.00 Linnéa Landerstedt, ordförande, Landstinget Västmanland Hans Söderström, Försäkringskassan Lars Ahlstrand, Arbetsförmedlingen Karin Karlsson, Sala kommun Richard With, Surahammars Kommun Anita Lilja-Stenholm, Fagersta kommun Torsten Jansson, Norbergs kommun Övriga deltagande Anders Rydell, ersättare, Landstinget Västmanland, kl 09:00-12:00 Ulf Wall, ekonom Fagersta Kommun ( 48-51), kl 09:00-13:00 Åsa Fichtel, EU-strateg ( 52), kl 13:15-14:30 Ann Åkerlund, samordnare Utses att justera Anita Lilja-Stenholm Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Ann Åkerlund Ordförande... Linnéa Landerstedt Paragrafer 48-57 Justerande..... Anita Lilja-Stenholm ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum 2014-11-26 Datum för anslags uppsättande 2014-12- Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Ann Åkerlund
2014-11-26 2 NVSam 48 Protokolljustering Anita Lilja-Stenholm föreslås till protokolljusterare Anita Lilja-Stenholm utses till protokolljusterare
2014-11-26 3 NVSam 48 Dagordning Dagordningen föredras. Dagordningen godkänns.
NVSam 49 Föregående protokoll Genomgång av föregående protokoll 2014-11-26 4 Protokollet godkänns och läggs till handlingarna.
2014-11-26 5 NVSam 50 Ekonomisk redovisning och budgetuppföljning per 2014-10- 31 samt prognos 2014 Handling utsänd före mötet Uppföljning 2014-10, prognos 2014, förslag budget 2015 Samordnare Ann Åkerlund och ekonom Ulf Wall redogör för uppföljningen av budgeten per sista oktober 2014 samt prognos för året. Prognosen för året pekar på att förbundet kommer att använda ca 455 000 kr mindre än budgeterat. Detta på grund av att samordningsteamen har varit återhållsamma med utgifter efter sommaren, eftersom budgeten för kommande år har varit osäker. Ett av samordningsteamen har av personalrehab-skäl arbetat med minskad personalstyrka under hösten 2014, och i ett av teamen är verksamhetsledaren föräldraledig på deltid. Även kostnaden för styrelsen har varit lägre än budgeterat, framför allt till följd av att flera konferenser som styrelseledamöter har deltagit på har varit kostnadsfria, samordnade av oss med övriga samordningsförbund i länet. Prognosen för året pekar på att det egna kapitalet vid årets slut kommer att vara 680 000 kr. Att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna Skickas till: Fagersta kommuns ekonomiavdelning
2014-11-26 6 NVSam 51 Budget 2015 Handling utsänd före mötet Uppföljning 2014-10, prognos 2014, förslag budget 2015 Förbundets presidium har under hösten varit i kontakt med kommunerna för att diskutera möjligheten till extra ekonomiskt stöd till förbundets verksamheter. Kommunerna har låtit meddela att finansieringsprincipen gäller, dvs kommunernas andel ska vara 25 % av den totala tilldelningen. Däremot är kommunerna beredda att komma överens om särskilda tjänsteköp med då skall de vara tidsbegränsade med tydliga uppdrag. Ägarna för förbundet har ökat nästa års tilldelningen med 200 000 kr, till totalt 7 200 000 kr. Eftersom förbundet kommer att få en ny styrelse 2015, budgeteras för ett extra konstituerande styrelsemöte samt extra medel för utbildning/konferens för att den nya styrelsen ska få en bra introduktion och goda förutsättningar att snabbt komma in i sitt nya uppdrag. Budgeten är återhållsam avseende den gemensamma administrationen, och kommer därför att få en något minskad budget nästa år. Finansieringen av de individinriktade insatserna (samordningsteamen) får en minskad tilldelning med 250 000-400 000 kr jämfört med budget 2014 (140 000-230 000 kr mindre jämfört med prognosen för 2014). Alla tre teamen kommer från och med 2015 att få samma storlek på tilldelning, eftersom det inte finns några starka skäl för olika tilldelning. Förbundet har under 2012-2014 finansierat kurator i teamen via det egna kapital som tidigare funnits att tillgå. Inför nästa år finns inte längre denna möjlighet, och Landstinget har beviljat förbundets ansökan om medel från sjukskrivningsmiljarden till att 2015 finansiera kurator i samordningsteamen. Styrelsen är överens om att satsning på fortsatta myndighetsgemensamma utbildningar (framför allt i lösningsfokuserat arbetssätt) är en viktig röd tråd i arbetet med att skapa en god och effektiv samverkanskultur. De lösningsfokuserade grund- och vidareutbildningar som planeras för 2015 kommer förbundets samordnare att leda, men att övriga kostnader (lokal, fika och lunch) kommer att bekostas i form av en deltagaravgift (självkostnadspris). Förbundet kommer tillsammans med de två andra samordningsförbunden i Västmanland att finansiera länsgemensamma utbildningar, i form av en 4-dagars lösningsfokuserad ledarskapsutbildning, en 4-dagars lösningsfokuserad fördjupningsutbildning, en 2-dagars
2014-11-26 7 lösningsfokuserad konferens samt informationsinsatser för mobilisering inför kommande ESF-utlysningar. Budgeten är nära i balans, och endast 81 000 kr kommer att behöva tas från det egna kapitalet, vilket beräknas vara 598 000 kr vid slutet av 2015. 1. Att godkänna budgetförslaget 2. Att uppdra åt Ann Åkerlund att be samordningsteamen att inkomma med budget 2015 utifrån de nya ekonomiska förutsättningarna. Skickas till: Fagersta kommuns ekonomiavdelning
2014-11-26 8 NVSam 52 Verksamhetsplan 2015 Verksamhetsplanen bygger på diskussioner i styrelse, presidium och på planeringsdagen i Ramnäs i oktober. Torsten Jansson önskar tillägga i planen att den långsiktiga budgeten ska omfatta perioden 2016-2018. Styrelsen påpekar att verksamhetsplanen är mycket ambitiös, och att det kan behövas ytterligare prioriteringar. 1. Att godkänna verksamhetsplanen, med tillägg att den långsiktiga budgeten omfattar perioden 2016-2018, och med samma belopp som året före. 2. Att den tillträdande styrelsen vid behov får göra de prioriteringar som behövs. Skickas till: Fagersta kommuns ekonomiavdelning samt förbundets revisorer
NVSam 53 2014-11-26 9 Europeiska socialfonden senaste nytt EU-strateg Åsa Fichtel redogjorde för det arbete inom förstudierna som har genomförts i Västmanland ( Spår 1 ), under ledning av Länsstyrelsen, samt i Östra MellanSverige ÖMS ( Spår 2 ) under gemensam ledning av Länsstyrelsen i Västmanland och regionförbunden i Uppsala län, Sörmlands län, Örebro län och Östergötlands län. Samordningsförbunden i Västmanland har företrätts av samordnare Linda Anderfjäll i Spår 1 och av EU-strateg Åsa Fichtel i Spår 2. Målet med förstudierna har varit att Komma fram till viktiga utvecklingsområden för kommunerna, länet och storregionen. Se över hur vi kan jobba mer långsiktigt hållbart (strukturpåverkande) För samordningsförbunden egen del - undersöka vilken roll samordningsförbunden kan ha i nästa programperiod. Det finns fortfarande många frågetecken omkring hur utlysningarna kommer att se ut och när de kommer. Endel förutsättningar är dock kända: Regionalt tillväxtansvarig ska ha en tydlig roll framöver, och man vill ha ett tydligt strategisk grepp på frågorna. Större fokus på resultat och effekter än tidigare. Planerar förenklingar i administration ex genom standardkostnader för löner. Projektdesign behöver ta fasta på erfarenhetsutbyte och att sprida lärande, samt att en framtida implementeringsstrategi behöver finnas med redan vid ansökan. Huvudfokus på drop-outs (från gymnasiet) och nyanlända/integration För området drop-outs finns en arbetsgrupp i länet som leds av Per-Inge Hellman, Västerås Stad. För området Nyanlända finns ingen arbetsgrupp ännu, men samordningsförbundet RAR- Sörmland planerar ett gemensamt arbete med Köping, Kungsör, Arboga, Eskilstuna, Västerås, Flen, Katrineholm, Vingåker och Nyköping. De är öppna för att även andra intresserade kommuner kan haka på, och samordningsförbundet RAR- Sörmland kan tänka sig att vara projektägare.
2014-11-26 10 Helt dagsfärska nyheter är att det kommer utlysningar redan i början av 2015, och att det finns 174 miljoner kronor i ESF-medel under 2015. Åsa presenterade också en beskrivning av samordningsförbundens möjliga roll i ESF-arbetet: Innan utlysning Diskussion kring lokala behov, mobilisera fyra myndigheter, göra egna kartläggningar. Under utlysning/ansökan Informera och vägleda. Kan möjligen gå in som delfinansiär. Under projektens gång och i utvärderingsfasen- Lärplattform, spridningsseminarier, delta i/hålla i nätverk samt utvärderingar 1 Att godkänna rapporten 2 Att ställa sig bakom beskrivningen av samordningsförbundet roll i ESFarbetet 3 Att uppdra åt Ann Åkerlund att undersöka intresset hos medlemsmyndigheterna och vid behov bjuda in till dialog om intresse för ESF-projekt och eventuell gemensam ansökan.
2014-11-26 11 NVSam 54 Kalendarium hösten 2014 och 2015 Ett seminarium om Sociala investeringar den 3 december på Aros Congress i Västerås, vilket är samarrangemang mellan de tre samordningsförbunden i Västmanland och Västmanlands kommuner och landsting (VKL). Ett seminarium om Indikatorprojektet den 4 december på Arlanda. Ett förslag till styrelsekalendarium finns för 2015, med ett inledande konstituerande styrelsemöte planerat den 7 januari. 1. Att uppdra åt Ann Åkerlund att kontakta ägarna angående - att namn och kontaktuppgifter till styrelsens nya ledamöter behöver meddelas förbundets kansli så snart de är utsedda - information om tidpunkten för det konstituerande styrelsemötet den 7 januari 2. Att tillträdande styrelsen behöver fatta beslut om kalendariet för 2015
2014-11-26 12 NVSam 55 Information/rapporter Nya förbundsordningen Ann Åkerlund redogjorde för läget avseende nya förbundsordningen som planeras träda i kraft vid årsskiftet. Förbundsordningen är godkänd av Arbetsförmedlingen och Norbergs kommun. Landstinget, Hallstahammars, Surahammars och Sala kommuner har meddelat att de planerer att fatta beslut under nov-dec. Försäkringskassan, Skinnskattebergs och Fagersta kommuner är ännu inte avhörda i ärendet. Försäkring för deltagare i samordningsteamen Lars Ahlstrand, Arbetsförmedlingen, har tidigare inkommit med en fråga om hur försäkringsskyddet ser ut för deltagare i samordningsteamen. Förbundet eller samordningsteamen har ingen egen försäkring för deltagarna, utan försäkringsskyddet är beroende av hur respektive myndighet har ordnat med försäkring. Ann Åkerlund har varit i kontakt med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och kommunerna. Det är försäkringslösningen hos den myndighet som står för försörjning (försörjningsstöd, aktivitetsstöd etc) som avgör hur deltagaren är försäkrad. Samtliga deltagare omfattas av försäkring (dock med olika omfattning), förutom de deltagare som har ersättning från Försäkringskassan i form av sjukpenning eller aktivitetsersättning. Försäkringskassans försäkring täcker endast personer som är på arbetsträning, dvs när Försäkringskassan har beviljat rehabiliteringsersättning. Payoff-studie Samordningsteamet Sala Salateamet har slutfört sin Payoff-studie avseende sina 26 första deltagare. Resultaten redovisades vid ett seminarium i Sala den 24 oktober. Resultaten pekar på att verksamheten använt samhällets resurser på ett effektivt sätt, och att Landstinget har haft den allra störst ekonomisk nytta av verksamheten, men även kommunen och Försäkringskassan. Rapporten finns tillgänglig på förbundets hemsida under Insatser i samverkan.
2014-11-26 13 Konferens Lösningsfokuserade ledtrådar 2014 För fjärde året i rad har en 2-dagars konferens om lösningsfokuserat arbetssätt arrangerats gemensamt av samordningsförbunden i Västmanland. Ca 150 chefer och medarbetare från våra medlemsmyndigheter deltog varje dag. Konferensen var lyckad och mycket uppskattad. Konferensen hade bland annat ett ledarskapsspår samt att ett större fokus lades på att lyfta fram goda lokala exempel på hur lösningsfokuserat arbetssätt har varit till nytta. Förbundet har också satsat mer på att dokumentera konferensen, för att den ska kunna användas och spridas även efteråt. Dokumentationen finns på förbundens gemensamma hemsida samordningvastmanland.se/dokumentation Delårsrapport Enligt förbundsordningen ska förbundet lämna en delårsrapport till ägarna. En rapport är skriven för perioden januari-augusti 2014, men hann inte skickas ut före styrelsemötet. Revisorerna har fått den för granskning. 1. Att godkänna informationen/rapporterna 2. Att uppdra åt Ann Åkerlund att författa ett brev från styrelsen till Försäkringskassan för att påtala att de deltagare som initieras av Försäkringskassan till samordningsteamen och som har sjukpenning eller aktivitetsersättning inte omfattas av försäkringsskydd, samt att samma brev skickas till övriga ägarrepresentanter för kännedom. 3. Att delårsrapporten tillsammans med revisorernas granskning skickas via e-post till ordinarie styrelseledamöter för godkännande, och att godkännande också kan ske via e-post. Därefter skickas delårsrapporten till ägarna.
2014-11-26 14 NVSam 56 Introduktion av nya styrelseledamöter I budget 2015 har hänsyn tagits till att den tillträdande styrelsen kan behöva extra utbildning och möjlighet att delta i konferenser. I övrigt behöver den tillträdande styrelsen själva avgöra på vilket sätt de behöver introduktion.
NVSam 57 2014-11-26 15 10-årsjubileum 2015 för NVSam Nästa år har förbundet funnits i 10 år, och styrelsen ser att det är värt att uppmärksamma och att det också kan vara ett bra sätt att sprida information om och skapa ytterligare intresse för förbundets verksamhet. En idé är att skapa en skrift om förbundets resa med lite kort historik men framför allt goda exempel från personer som har haft nytta av förbundets insatser (deltagare i samordningsteamen, medarbetare som deltagit i förbundets utbildningar/konferenser etc) 1. Att uppdra åt Ann Åkerlund att undersöka möjligheten till stöd i detta arbete, antingen via samarbete med någon skola (högskola eller folkhögskola) eller genom att ta in offerter från företag i branschen. 2. Att tillträdande styrelsen behöver fatta beslut om detta är något som de vill genomföra. Ordförande avslutar mötet och tackar för ett gott arbete under mandatperioden, samt överlämnar en liten gåva till närvarande ledamöter och samordnaren.