Aff infoträff systemleverantörer 2012-11-22 1
Program Presentation av föreningen Aff och projektet Nya Aff Nya grundstrukturen Framtida samarbete med systemleverantörer och andra användare av Affkoderna 12:00 Lunch 2
Aff Forum för förvaltning och service Ideellt branschforum med drygt 50 medlemsföretag Beställare, leverantörer och konsulter inom fastighetsförvaltning och FM Offentlig och privat sektor Huvudman för Aff-konceptet och auktorisation av fastighetsförvaltare Branschforum och nätverk 3
Aff-konceptet, till nytta för båda parter Upphandlings- och avtalsdokument för fastighetsförvaltning och FM Framtaget gemensamt av leverantörer och beställare ger trygga avtal Välkänt i branschen Enhetlig beskrivningsstandard 4
Nya Aff Utvecklingsprojekt 2012-2014 5
Målgrupper Aff-dokumenten Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet - VD, fastighetschef, förvaltare och inköpare Övriga fastighetsägare/förvaltare - industriföretag, energibolag, kommuner, landsting och statliga - fastighetschef, förvaltare, FM-chef och inköpare Bostadsrättsföreningar - ordförande och styrelseledamot Leverantörer fastighetsförvaltning - VD, uppdragsansvarig och avdelningschef Leverantörer FM - enskilda tjänster och totalåtagande - VD, uppdragsansvarig, försäljningschef och avdelningschef
Målgrupper och behov Stor spridning på målgrupperna: - små, medelstora och stora organisationer - företag med FM som kärnverksamhet respektive som stödverksamhet - offentliga, kooperativa och privata organisationer Ska greppa över olika typer av entreprenader: - från enkla till medelkvalificerade tjänster - från singeltjänster till multitjänster - många olika branscher och verksamhetsområden Ska kunna nyttjas externt och internt Sammantaget kan konstateras att: - kraven på Aff-dokumentationen varierar i hög grad - önskemål finns att stärka Aff inom målgrupper och områden som nu är svaga/nya vilket förstärker bilden av att Aff ska greppa över komplexa målgrupper
Utveckling Aff-dokumenten Historik 1993 1994: Utveckling av första generationen Aff-dokument April 1995: Lansering Aff 95 1998: Aff 95 Supplement 1999 2001: Utveckling och lansering av andra generationen Aff 99 2004: Inarbetande av verksamhetsanknutna tjänster Aff 04 2006: Utveckling av funktionsentreprenader Aff 06 Nuläge 2010 -.: Anpassning till EU-standard och början på Nya generationen Aff x
Utvecklingsområden/brister Aff är svår att tillämpa; många dokument och omfattande innehåll Floran av dokument ökar risken för motstridigheter mellan dokument Viss kritik mot nomenklaturen, många tvister; underhållstermer, ekonomi Saknas texter; kommersiella lokaler, kvalificerade tjänster inom fastighetsförvaltning Affärs- och vitesmodeller bristfälliga i Aff Beskrivningsdokumenten har brister; olika struktur, saknar överordnad struktur, VT används knappt, åtskilda från gränsdragningslistan, stora överlappningar Kvalitets- och miljöskrivningar på flera ställen i SF Regelverk i tre dokument; ABFF, kontrakt och SF Aff uppdelat; fastighetsförvaltning och FM
Vision - generellt Helhetsperspektiv från strategi till genomförande Lätt att göra rätt: - enkelhet - tydlig och enhetlig struktur, information på ett ställe i strukturen - mer sammanhållande och överblickbar struktur - processtruktur där så är möjligt Anpassningsbart och skalbarhet: - kvalitetssäkrade grunddokument - målgruppsanpassade förfrågningsunderlag/avtal - grunddokumenten utformade för att förenkla arbetet att göra kundunika förfrågningsunderlag/avtal Samordnad förvaltningsprocess: - gemensam terminologi (förvaltning, bygg, underhåll) - mer samordnade branschregelverk (ABK, AB, ABT och ABFF) - fortsatt inriktning mot EU- och svensk standard för FM-överenskommelser Lätt att vidareutveckla och underhålla: - underlätta uppdateringar och mer utvecklad IT-plattform - öppen och flexibel struktur t ex i kodsystem
Vision konsekvenser Aff Avveckling av Särskilda föreskrifter: - Regler i SF in i kontraktsmallen - Kvalitets- och miljökrav samt andra skrivningar om leveransen in i ny beskrivningsstruktur Ny beskrivningsstruktur: - Avveckling av Adm, Teknik, Vt samt gränsdragningslistorna. Ersätts av en FMorienterad och neutral beskrivningsstruktur - Gemensam beskrivningsstruktur som möjliggör gemensam överbyggnad - Beskrivningar och gränsdragning integrerad Fyllig kontraktsmall - Tillsammans med ABFF komplett regelverk för avtalet Revidering av ABFF; likartad rubricering med ABK, AB; ABT Aff-definitioner och Vägledning - Struktur och innehåll i huvudsak enligt Aff vision - Uppdatering nödvändig om samordning ska ske med UTEK, ABK, AB, ABT
Vision konsekvenser Aff Samordna de två objektbeskrivningarna till ett dokument? Upprättande av Aff-mallar på samma sätt som tidigare
Organisation nya Aff 2012/2013 AFF Styrelse AFF Service AB Hanna Douglas Beställare / Övergripande administration Styrgrupp Aff-kommittén Projektledning Huvudprojektledare Per Ollas Delprojekt samverkan AFF och BKK Gösta Gustafsson Delprojekt kontraktsmall Lennart Andersson Delprojekt grundstruktur Anna Cedvén Anders Attefjord Christine Löfvenberg Delprojekt underhållsterminologi Per Ollas 13
Nya Aff-strukturen Upphandlingsformalia/vägledning Entreprenadkrav/-specifikationer Övergripande krav: uppföljning, rapportering, miljö, kvalité etc. Managementtjänster Fastighetsförvaltning Fastighetsdrift Utemiljö Städning Vaktmästeri mm. Säkerhet Kundtjänst Måltider och förfriskningar Data och tele Ekonomi Övriga tjänster Objektbeskrivning Entreprenadspecifikt regelverk Fundament, branschövergripande regelverk och terminologi
Nya Aff Skalbart och anpassningsbart Färdiga förpackningar Paketerade förfrågningsunderlag/avtal med skräddarsydda texter från grunddokumenten och med tillämpning av branschreglerna Städ Grunddokumenten Upphandlingsformalia/ vägledning Entreprenadkrav- /specifikationer övergripande och per tjänst Kundunika lösningar Förfrågningsunderlag/avtal upprättade av kund med hjälp av grunddokumenten och med tillämpning av branschreglerna Energioptimering Fastighetsföretag X BRF Entreprenadspecifikt regelverk (kontrakt) Branschregler (ABFF, AFF-definitioner) Tjänsteföretag Y Industri Z
Frågor? 16
Delprojekt grundstruktur Organisation Arbetsgrupp - Per Ollas, Fasticon - Anna Cedvén, Sweco - Anders Attefjord, WSPGroup Referensgrupp - Peter Backman, HSB Stockholm - Lars Kinneholm, SEB Nuläge, arbetsmodell - Beskrivningsstruktur; paketering tjänsteområden - Beskrivningsmodell; utformning - Gränssnitt; Entreprenadövergripande regelverk Nästa steg - Fylla tjänsteområdena med innehåll - Objektbeskrivningen
Nya Aff-strukturen Upphandlingsformalia/vägledning Upphandlingsföreskrifter och vägledning, Boken om Aff Entreprenadkrav/-specifikationer Delar av SF, samordnade beskrivningsdokument, gränsdragningslistor och objektbeskrivning Övergripande krav: uppföljning, rapportering, miljö, kvalité etc. Managementtjänster Fastighetsförvaltning Fastighetsdrift Utemiljö Städning Vaktmästeri mm. Säkerhet Kundtjänst Måltider och förfriskningar Data och tele Ekonomi Övriga tjänster Objektbeskrivning Entreprenadspecifikt regelverk Kontrakt (inklusive delar av SF) Fundament, branschövergripande regelverk och terminologi ABFF och gemensam terminologi (förvaltning, bygg och underhåll)
Indelning i tjänsteområden S SA Managementtjänster Stödverksamhet SB SC SD Fastighetsförvaltning Fastighetsdrift Utemiljö SE SF SG SH SI SJ SK SL Städning Vaktmästeri m m Säkerhet Kundtjänst Måltider och förfriskningar Data och tele Ekonomi Övriga tjänster
Tjänsteområdesindelning Kriterier / principer Samma struktur inom alla tjänsteområden Enkelt att blanda från olika områden Beskrivningsstrukturen byggs med utgångspunkt från Adm, Teknik och VT Praktik före teori Tjänsteområdenas ordningsföljd följer FM-standarden För lättare översättning S i koden står för Stödverksamhet, nästa bokstav i koden står för första ordet i tjänsteområdet Plats för övergripande krav under S Tjänsteövergripande beskrivningar inom dagens dokument läggs i egna tjänsteområden Ex. Ekonomi
Förändringar mot idag Adm 11 delas upp i tjänsteområde Fastighetsförvaltning och Ekonomi felanmälan flyttas till tjänsteområde Kundtjänst arkiv flyttas till tjänsteområde Vaktmästeri och rådgivning/viss upphandling till tjänsteområde Managementtjänster Teknik 11 delas upp i tjänsteområde Fastighetsdrift, Utemiljö och Städning T6 Tele- och datasystem flyttas till Tjänsteområde Data och tele Omnumrering av T8 Styr- och regler samt T7 Transportanläggningar VT 04 omformas helt till tjänsteområde Städning, Vaktmästeri, Säkerhet, Kundtjänst, Måltider och förfriskningar, Data och tele samt Ekonomi Personaladministration, resetjänster, persontransporter och hälsovård finns i VS men avvecklas i Nya Aff
Varför denna indelning? Historik och igenkänning Utgår från beställare och leverantör Enhetlig struktur och ny teknisk lösning Enklare utan överlappningar Överlappning där samma tjänster finns på flera ställen försvinner. Hanterar tjänsteövergripande krav En renodlad struktur med var sak på sin plats underlättar både upphandlingsfasen och förvaltningsfasen
Den perfekta lösningen? Strukturen innehåller en del "inkonsekvenser" Allt som omfattas av ett tjänsteområde, enligt en allmän uppfattning, återfinns inte i det tjänsteområdet. T.ex. att hyresavisering finns under Ekonomi och inte under Fastighetsförvaltning Systematiskt brandskyddsarbete har inte en egen plats i strukturen utan återfinns inom flera tjänsteområden Många tjänsteområden Ej enligt standard
Beskrivningsstruktur nya Aff SM - Managementtjänster SF - Fastighetsdrift SS - Städning SS - Säkerhet SM - Måltider och förfriskningar SE - Ekonomi SF - Fastighetsförvaltning SU - Utemiljö SV - Vaktmästeri mm. SK - Kundtjänst SD - Data och tele SÖ - Övriga tjänster Arbetsledning Ledningstjänster Verksamhetsstyrning Utrymmesförsörjning Verksamhetsutveckling Upphandlingsverksamhet Kvalificerad rådgivning Särskilda utredningar & rådgivning Teknisk planering, upphandling, genomförande Projekthantering Hyresgäster / Bostadsrättshavare Övrigt Styr- & övervakningssystem Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Fast utrustning på tomtmark Lös utrustning på tomtmark Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Transportsystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Inredningsförsörjning Förbrukningsvaror Informationsförsörjning Mångfaldigande mm. Post-, paket-, & godshantering Flyttning Tillträdesskydd Bevakning & ordningsövervakning Brandskydd Måltider Förfriskningar Datasystem Kundtjänst, receptions-, & telefonväxeltjänst Sammanträdes- & konferensservice Telefonisystem Kontorsutrustning Löpande ekonomisk administration Budgetering, uppföljning & rapportering Skatter, avgifter & uppgifter till myndighet Lån & samhällsstöd Parkeringsadministration Avfallshantering
Fastighetsförvaltning inkl. ekonomi SM - Managementtjänster SF - Fastighetsdrift SS - Städning SS - Säkerhet SM - Måltider och förfriskningar SE - Ekonomi SF - Fastighetsförvaltning SU - Utemiljö SV - Vaktmästeri mm. SK - Kundtjänst SD - Data och tele SÖ - Övriga tjänster Arbetsledning Ledningstjänster Verksamhetsstyrning Utrymmesförsörjning Verksamhetsutveckling Upphandlingsverksamhet Kvalificerad rådgivning Särskilda utredningar & rådgivning Teknisk planering, upphandling, genomförande Projekthantering Hyresgäster / Bostadsrättshavare Övrigt Styr- & övervakningssystem Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Fast utrustning på tomtmark Lös utrustning på tomtmark Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Transportsystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Inredningsförsörjning Förbrukningsvaror Informationsförsörjning Mångfaldigande mm. Post-, paket-, & godshantering Flyttning Tillträdesskydd Bevakning & ordningsövervakning Brandskydd Måltider Förfriskningar Datasystem Kundtjänst, receptions-, & telefonväxeltjänst Sammanträdes- & konferensservice Telefonisystem Kontorsutrustning Löpande ekonomisk administration Budgetering, uppföljning & rapportering Skatter, avgifter & uppgifter till myndighet Lån & samhällsstöd Parkeringsadministration Avfallshantering
Bostadsrättsförening SM - Managementtjänster SF - Fastighetsdrift SS - Städning SS - Säkerhet SM - Måltider och förfriskningar SE - Ekonomi SF - Fastighetsförvaltning SU - Utemiljö SV - Vaktmästeri mm. SK - Kundtjänst SD - Data och tele SÖ - Övriga tjänster Arbetsledning Ledningstjänster Verksamhetsstyrning Utrymmesförsörjning Verksamhetsutveckling Upphandlingsverksamhet Kvalificerad rådgivning Särskilda utredningar & rådgivning Teknisk planering, upphandling, genomförande Projekthantering Hyresgäster / Bostadsrättshavare Övrigt Styr- & övervakningssystem Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Fast utrustning på tomtmark Lös utrustning på tomtmark Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Transportsystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Inredningsförsörjning Förbrukningsvaror Informationsförsörjning Mångfaldigande mm. Post-, paket-, & godshantering Flyttning Tillträdesskydd Bevakning & ordningsövervakning Brandskydd Måltider Förfriskningar Datasystem Kundtjänst, receptions-, & telefonväxeltjänst Sammanträdes- & konferensservice Telefonisystem Kontorsutrustning Löpande ekonomisk administration Budgetering, uppföljning & rapportering Skatter, avgifter & uppgifter till myndighet Lån & samhällsstöd Parkeringsadministration Avfallshantering
Traditionell fastighetsskötsel SM - Managementtjänster SF - Fastighetsdrift SS - Städning SS - Säkerhet SM - Måltider och förfriskningar SE - Ekonomi SF - Fastighetsförvaltning SU - Utemiljö SV - Vaktmästeri mm. SK - Kundtjänst SD - Data och tele SÖ - Övriga tjänster Arbetsledning Ledningstjänster Verksamhetsstyrning Utrymmesförsörjning Verksamhetsutveckling Upphandlingsverksamhet Kvalificerad rådgivning Särskilda utredningar & rådgivning Teknisk planering, upphandling, genomförande Projekthantering Hyresgäster / Bostadsrättshavare Övrigt Styr- & övervakningssystem Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Fast utrustning på tomtmark Lös utrustning på tomtmark Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Transportsystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Inredningsförsörjning Förbrukningsvaror Informationsförsörjning Mångfaldigande mm. Post-, paket-, & godshantering Flyttning Tillträdesskydd Bevakning & ordningsövervakning Brandskydd Måltider Förfriskningar Datasystem Kundtjänst, receptions-, & telefonväxeltjänst Sammanträdes- & konferensservice Telefonisystem Kontorsutrustning Löpande ekonomisk administration Budgetering, uppföljning & rapportering Skatter, avgifter & uppgifter till myndighet Lån & samhällsstöd Parkeringsadministration Avfallshantering
Kontorshyresgäst SM - Managementtjänster SF - Fastighetsdrift SS - Städning SS - Säkerhet SM - Måltider och förfriskningar SE - Ekonomi SF - Fastighetsförvaltning SU - Utemiljö SV - Vaktmästeri mm. SK - Kundtjänst SD - Data och tele SÖ - Övriga tjänster Arbetsledning Ledningstjänster Verksamhetsstyrning Utrymmesförsörjning Verksamhetsutveckling Upphandlingsverksamhet Kvalificerad rådgivning Särskilda utredningar & rådgivning Teknisk planering, upphandling, genomförande Projekthantering Hyresgäster / Bostadsrättshavare Övrigt Styr- & övervakningssystem Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Fast utrustning på tomtmark Lös utrustning på tomtmark Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen VA-, VVS-, Kyl-, & processmediesystem Transportsystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Inredningsförsörjning Förbrukningsvaror Informationsförsörjning Mångfaldigande mm. Post-, paket-, & godshantering Flyttning Tillträdesskydd Bevakning & ordningsövervakning Brandskydd Måltider Förfriskningar Datasystem Kundtjänst, receptions-, & telefonväxeltjänst Sammanträdes- & konferensservice Telefonisystem Kontorsutrustning Löpande ekonomisk administration Budgetering, uppföljning & rapportering Skatter, avgifter & uppgifter till myndighet Lån & samhällsstöd Parkeringsadministration Avfallshantering
Övergripande SLA Tjänsteövergripande leveransparametrar Mål med leveransen Kvalitet och miljö Tider Kommunikation Dokumentation Annat?
Gränsdragning
Gränsdragning
Förutsättning ny kodstruktur Fortsatt hierarkiskt kodsystem med pyramidregel Öppet kodsystem åt alla håll Alternativa beskrivningsmodeller fullt ut; funktion och utförande Förvaltningsobjekt i Teknik blir objekt i hela systemet? Förenkling och mer övergripande kodstruktur; lägsta nivåer bort Löpnummersystem i utförarmodellen Omfattande förflyttning av texter från befintliga koder till nya koder - översättningstabell?