1(5) ( Växjö och Kalmar 2012-08-23 Kommunikationsplan med aktivitetsplanering för Fakultetsnämnden ekonomi och design, FED Inledning Målet med upprättandet av kommunikationsplanen är att synliggöra kommunikationen utifrån fakultetsnivån men även effektivisera och stärka de formella kommunikationskanalerna primärt internt, mellan dekan/fakultetsnämnd och tillhörande institutioner samt deras medarbetare men även sekundärt, till externa målgrupper. Kommunikationsplanen kompletteras med en aktivitetsplan där planering av fysiska åtgärder synliggörs, uppdateras termins- alternativt årsvis. Syftet med kommunikationsplanen är att skapa ett gemensamt synsätt kring kommunikationen och hur dessa frågor ska hanteras. Den ska också syfta till att stärka relationerna inom fakulteten. Bakgrund Nämndkansliet utgör det administrativa och kommunikativa stödet för dekanerna och de fyra fakultetsnämnderna: Ekonomi och design, Humaniora och samhällsvetenskap, Hälsa, socialt arbete och beteendevetenskap, Naturvetenskap och teknik samt Nämnden för utbildningsvetenskap. Inom fakulteten för ekonomi och design ingår två institutioner: Ekonomihögskolan samt Institutionen för design. Fakultetsnämnden för ekonomi och design, FED, har inrättat följande undernämnder: Nämnd för grundnivå och avancerad nivå samt Anställningsnämnd. Kommunikationsarbetet i enlighet med andra dokument Kommunikationsplanen och dess arbete sker parallellt med fler andra fakultetsövergripande dokument, bland andra: Linnéuniversitetets strategidokument: Linnéuniversitetet en resa in i framtiden. Strategi 2010 2015 Linnéuniversitetets grafiska profil. Linnéuniversitetets designmanual. Dokumentet om ansvarsfördelning och processerna kring forskningskommunikation: Forskningskommunikation på Lnu.se.
2(5) Anvisningar för gemensamma administrativa principer och rutiner för nämndstödet gällande nämndsekreterare, nämndsarbete m.m. Dokumenten finns på S:/NÄK. Kommunikationsansvar Dekanen är ytterst ansvarig för att kommunikationen fungerar och når de interna och externa målgrupper som berörs. Det interna kommunikationsarbetet ska framförallt sträva efter dialog samt att skapa mening och fördjupad förståelse för det som kommuniceras från fakultetsnämnden till respektive institutioner och dess medarbetare. Generella kommunikativa insatser: Kommunikation är ett ledaransvar och ska ingå som en naturlig del i ledarskapet. Det innebär att varje ledare ska uppträda och agera med kommunikation som vägledande arbetsmetod och ges stöd och verktyg för att kunna utöva ett kommunikativt ledarskap. Eftersom även det akademiska ledarskapet är ett tillfälligt ledarskap som pågår under en begränsad tid, dekan har ett förordnande om tre år, så är det mycket viktigt med professionellt stöd i form av strukturer och rutiner, samt överlämning för att minska sårbarheten vid varje ledarbyte. Aktörer: Informatör vid Kommunikationsavdelningen: Utgör ett kommunikativt stöd till dekanerna i deras strategiska och operativa kommunikation, främst gällande intern kommunikation men även till viss del extern kommunikation. Fungera som den samordnande länken till den centrala kommunikationsavdelningen samt institutionernas informatörer. Ser till helheten för de olika fakulteterna och Nämnden för utbildningsvetenskap samt samordnar dess kommunikativa insatser. Nämndkansli: (Nämndsekreterare) Ansvarar för att inkommande handlingar diarieförs samt delger respektive undernämnd de ärenden som berörs. Nämndsekreterare publicerar sedan kallelse, protokoll samt allmänna beslut, anvisningar och andra typer av handlingar som rör fakultetens verksamhetsområde på intranätet samt skickar protokollsutdrag till dem det specifikt berör. Samverkar med övriga nämndsekreterare i fakultetsövergripande frågor. (Utbildningsledare) Utgör stöd till dekan och samordnar beredning, föredragning samt expediering av ärenden. Samverkar med övriga utbildningsledare i fakultetsövergripande frågor. (Kanslichef) Ytterst ansvarig för nämndstödets samordning, strukturer och administrativa rutiner till fakulteterna och Nämnden för utbildningsvetenskap.
3(5) Målgrupper Fakulteten har en mängd olika målgrupper med olika krav på information. Dessa kan delas upp i interna respektive externa målgrupper. Interna målgrupper: Prefekterna, institutionerna samt deras medarbetare Forskare vid Linnéuniversitetet Övrig personal vid Linnéuniversitetet Universitetsledningen Studenter Externa målgrupper: Näringsliv och externa finansiärer, stat och kommun Andra utbildnings- och forskningsinstitutioner inom och utanför Sverige Massmedier och andra opinionsbildare Presumtiva studenter och medarbetare Kommunikationskanaler och mötesplatser Webben och e-posten är de framträdande digitala kanalerna som används för all typ av information och kommunikation vid intern kommunikationen. Dessa kompletteras med olika informella och formella möten mellan berörda parter. En formell mötesplats för kommunikation och dialog mellan universitetets dekaner är bland annat dekanrådet som koordineras av kanslichefen vid Nämndkansliet. En annan formell mötesplats är prefekt- och dekanrådet. Kommunikation och informella möten sker i varierad form och olika kontinuitet mellan dekan och prefekterna vid fakultetens institutioner. Formella kanaler och rutiner för dialogen mellan dessa aktörer saknas dock och bör upprättas. Webbsidorna på intranätet används bland annat för att publicera kallelse, protokoll, beslut och andra handlingar kopplat till nämndernas arbete. Intranätet har uppgraderats och från mars månad 2012 integrerats med en diskussions del med syfte att underlätta och stärka den interna kommunikationen men även avlasta e-post kommunikationen. E-posten är en överfylld kanal där många olika typer av kommunikationer nu sker, både information till den enskilda individen, massinformation men också rena diskussioner varpå flödet snabbt fylls på. Målet bör vara att minska flödet via e-posten och att exempelvis diskussioner kring ärenden sker via diskussionsgrupper på intranätet. I framförallt den externa marknadsföringen kompletteras webben med andra typer av kanaler såsom annonsering i de sociala medierna, mobilappar, foldrar eller andra trycksaker, bild och annan formgivning för att marknadsföra fakulteten i enlighet med Linnéuniversitetets vision.
4(5) Aktivitetsplan för fakulteten för ekonomi och design, FED gällande vt12/ht12 Inledning Aktivitetsplanen avser att terminsvis alt. årsvis klargöra de åtgärder som planeras för den gällande perioden inom hela fakulteten. Noteras bör, att i den här versionen innehåller aktivitetsplanen inte de tillhörande institutioners aktiviteter men ska i framtida upplagor självklart ingå. (Eftersom aktivitetsplanen är uppdaterad utefter vägen används dåtid till planerade händelser som redan har genomförts). Samverkan med andra aktörer som är av vikt för att kunna nå målen för ett tydligt och effektivt kommunikationsarbete är: Kommunikationsavdelningen Prefekterna vid institutionerna Informatörer vid institutionerna Nämndsekreterare Utbildningsledare Kanslichefen vid Nämndkansliet Intern kommunikation Blogg Dekanbloggen startade vecka 6 vt12. Målet är att synliggöra såväl dekanerna, som personer/forskare, som att visa dekanuppdragets komplexitet och fakultetens arbete för primärt universitetets medarbetare men kan även anses vara av intresse för externa målgrupper. Dekanbloggen är upplagd så att en av dekanerna skriver en text varje vecka om händelser i deras vardag, privat som offentligt. Nytt inlägg publiceras av informatör varje måndag på fakulteternas externa webbsidor samt i den aktuella fakultetens nyhetsbrev. Diskussionsgrupper Lansering av det nya intranätet Medarbetaren skedde i mitten av mars. Intranätets sociala del syftar till att på sikt avlasta den hårt belastade e-postkommunikationen med framför allt att diskussioner som då kan föras via grupperna på intranätet. Här kan synliga eller dolda grupper skapas och även nyhetsbrev för att delge information till fakultetens medarbetare och andra intresserade. Diskussionsgrupper kan exempelvis skapas utifrån olika grupper men även utifrån ärende eller annan gemensam angelägenhet som kan bestå längre eller kortare tid. Diskussionsgrupper som skapats i inledande skede för dekan och fakulteten är: dekan-dekan (dekanrådet)
5(5) Nyhetsbrev från FED Intranätet med framförallt dess sociala del med nyhetspuffar och diskussionsgrupper är en mediekanal där förväntningarna på snabbhet är större än exempelvis på traditionella kanalerna. Nyheterna bör presenteras kontinuerligt och mindre i omfång, med eller utan kommentarsfunktion. Ett nyhetsbrev kan innehålla allt från faktainformation till visionstankar inför framtiden gällande arbete i och omkring fakulteten. FEDs nyhetsbrev har skapats och omgivande aktörer kan prenumerera/och har också bjudits in. Målgrupp: alla intresserade medarbetare vid Linnéuniversitetet. Ansvarig för innehållet: dekan Publicering: informatör eller nämndsekreterare Till den nya organisationen: Skapa formella mötesplatser mellan dekan och fakultetens prefekter. Skapa forum för dialog och medvetenhet kring fakultetens arbete och beslut för fakultetens medarbetare. Extern kommunikation Målet för den externa kommunikationen är att skapa en attraktiv och intressant information om fakulteternas arbete med utbildning och forskning. Det ska även vara en del av marknadsföringen för presumtiva studenter, medarbetare och andra intresserade. Vårterminen 12 En grund skapas för fakultetens externa webbsidor med grundläggande information om fakulteten. Arbetet med webbsidorna har påbörjats initialt och kommer att vidareutvecklas i och med den nya organisationens struktur från och med 1 januari 2013. Till den nya organisationen: Engelsk översättning av främst de externa webbsidorna.