Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013



Relevanta dokument
Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Värmland, Karlstad den 30 januari 2014

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den april 2014

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB

Polismyndigheten i Västra Götaland Polisområde Skaraborg Box Skövde

Dnr RA /4384

Polismyndigheten i Västra Götaland Box Borås

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Polismyndigheten i Västra Götaland Box Göteborg

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4262 N Liljeholm

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Polismyndigheten i Halland Box Halmstad

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län

Inspektionsrapport 1(7) Dnr RA /3154

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Arkivfrågor när en myndighet startar

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Datum Dnr RA /1524

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps)

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Västmanlands län

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge

Dnr RA /1524

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Datum Dnr HLA /5635. Inspektion av arkivvården vid AB Svensk Bilprovning, stationen i Kramfors den 13 mars 2013

Polismyndigheten i Jämtlands län Box Östersund

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Reglemente för arkiv

Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Datum Dnr RA /5817

Inspektionsrapport 1 (7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /2680 T Ståhle

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

Inspektion av arkivvården vid Revisorsnämnden

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Riksarkivet har den 21 november 2014 besökt Skellefteå tingsrätt, på Brännavägen 9 i Skellefteå, för att inspektera arkivvården.

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten Gotland den 6 september 2013

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Redovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 31 maj 2012.

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Inspektion av arkivvården vid Uppsala tingsrätt den 28 november 2014

Transkript:

1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet: funktionschef lantmäteriingenjör Linda Segermalm, arkivarie Sammanfattning Den nu genomförda inspektionen visar att Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad har kunskap om gällande arkivregelverk och lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. De brister som konstaterades är att handlingar som ska bevaras skrivs ut på dubbla sidor. Handlingar har arkiverats med gem, plastregister och etiketter har klistrats på omslag med uppgifter om ärenden. Vid inspektionstillfället kunde inte myndigheten presentera någon ritning eller dokumentation att arkivlokalen utgör egen brandcell eller vilken brandteknisk klass lokalen och brandspjäll är utförda i. Dörren till arkivlokalen hålls öppen dagtid och andra föremål än arkiv förvaras i lokalen. Inledning Arkivvården hos Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad inspekterades av Riksarkivet, tillsynsavdelningen den 20 november 2013, varvid delar av checklista för systeminspektion användes. 1. Ansvar och organisation 2008 bildades myndigheten Lantmäteriet som är en sammanslagning av det tidigare Lantmäteriverket, de statliga lantmäterimyndigheterna och inskrivningsmyndigheterna. Lantmäteriets kärnverksamhet är organiserad i tre divisioner varav fastighetsbildning är en division som finns i ca 68 orter i Sverige, bland annat i Halmstad. Därtill kommer de kommunala lantmäterimyndigheterna som finns i ett trettiotal kommuner i landet. Arkivansvarig i Halmstad är lantmäteriingenjör och är också den som utför det praktiska arbetet med arkivet. Centralt inom myndigheten finns också en dokumentstyrningsfunktion och anställda arkivarier.

2 (5) 2. Styrdokument Det finns en dokumentstyrningsstrategi som tar upp ansvar för dokumenthantering inom myndigheten. Vid registrering av handlingar i lantmäteriets gemensamma förvaltningsdiarium ÄHS används en diarieplan. En informationshanteringsplan med uppgifter motsvarande en dokumenthanteringsplan samt hanteringsanvisningar för arkivredovisningen håller på att tas fram centralt. Handledningar för dokumenthantering finns på lantmäteriets intranät Insikten. 3. Arkivbildning Diarieföring, ärendehanteringssystem m m Förrättningshandlingar registreras i ärendehanteringssystemet Trossen Ärenden initieras genom att en ifylld blankett skickas in till lantmäteriet. Alla handlingar i ärendet skannas in och ansökningshandlingarna får gallras två år efter det att ärendet har avslutats. Vissa handlingar som pantbrev och köpehandlingar skickas också tillbaka till den som har ansökt. Handlingarna förvaras i hängmappar i skåp som står i arkivet. Avslutade ärenden sorteras efter år de avslutades. Ärenden i Trossen kommer att bevaras digitalt i lantmäteriets e-arkiv Arken. Någon versionshanteringsfunktion finns inte i Arken utan behöver något ändras skrivs ett rättelsebeslut med uppgifter om på vilken sida ändringar är gjorda. Det ursprungliga ärendet beställs hem om det har levererats till Landsarkivet i Härnösand, ändringen görs genom noteringar i rött. Ärendet skannas in på nytt i färg och arkiveras. Andra inkommande ärenden registreras i lantmäteriets förvaltningsgemensamma diarium ÄHS. Från 2012 registreras ärenden i en gemensam diarienummerserie för hela lantmäteriet och handlingarna skickas till Lantmäteriet i Vänersborg. Äldre ärenden, registrerade 2008-2012 har skickats till Lantmäteriet i Malmö. 2013-12-02 ersätts ÄHS av det nya diarieföringssystemet DISA. E-post som ska registreras skrivs ut på papper. Handläggarna ansvarar för att ärenden rensas före arkivering. Begäran om utlämnande av allmänna handlingar registreras inte utan sparas bara elektroniskt. Avslutade ärenden som ännu inte har skickats iväg förvaras i skåp i arkivlokal och sorteras årsvis efter avslut. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Drift av samtliga system och elektroniska handlingar som Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad använder ansvarar huvudkontoret i Gävle för. Digitalisering Handlingar i förrättningsärenden skannas in i filformatet TIFF. Ansökan görs via en blankett och skickas in med bilagor. Någon bild- och läskontroll görs inte i Halmstad. Pappershandlingar

3 (5) Enligt uppgift upphandlar inte Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad skrivmateriel utan köper enligt avtal som upphandlas centralt inom myndigheten. Enligt uppgift används åldringsbeständigt papper för handlingar som ska bevaras. Aktomslag används för de handlingar som ska skannas som sedan tas bort när de arkiveras. De flesta handlingarna kommer att bevaras elektroniskt och få handlingar ska bevaras på papper. Handlingar skrivs ut på båda sidor. Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut eller kopieras enkelsidigt (RA-FS 2006:1, ändrad genom RA-FS 2010:2 kap 5, 2a. Diarieförda handlingar fram till och med 2008 förvaras i arkivboxar som är etiketterade och märkta med unik beteckning kopplad till arkivförteckningen. Handlingarna har inte rensats på gem och plastregister. Föremål som kan skada handlingarna skall avlägsnas senast när handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsett för långtidsförvaring. (RA-FS 2006:1, 6 kap. 4 ). På de omslag som handlingarna förvaras i med information om ärendet har etiketter klistrats fast. Material som kan skada handlingarna får inte användas (RA-FS 2006:1, 5 kap. 3 ). Övrigt Myndigheten förvarar mikrofilm med jordregister från början av 1980-talet men enligt uppgift är det inte handlingar som hör till arkivet utan används som arbetsmaterial. 5. Gallring Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter som gäller för förrättningshandlingar som förvaras hos lantmäteriet är kända. Gallring av ansökningshandlingar får enligt RA-MS 2009:11 ske 2 år efter att ärendet avslutats. Lantmäteriet har flera gallringsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse (RA-FS 1991:6 ändrad 1997:6 och 2012:2). Gallringen verkställs årligen. I arkivlokalen förvars flera hyllmeter handlingar i pärmar som enligt uppgift är arbetsmaterial. En del kopior av protokoll där originalen skickats iväg men även utredningar och uppdrag som enligt uppgift ska gallras. För att kunna gallra handlingar krävs föreskrifter eller beslut utfärdade av Riksarkivet (RA-FS 1991:1 ändrad 1997:4, 7 kap. 2 ). 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning Det finns en arkivbeskrivning för hela myndigheten, huvudkontoret i Gävle ansvarar för uppdateringar. Arkivförteckning Äldre handlingar fram till 2008 har redovisats i arkivförteckningsprogrammet Klara. Diarieförda handlingar och protokoll är redovisade fram till 2008 och

4 (5) förrättningshandlingar fram till 2004 enligt arkivförteckningen som ligger ute på hemsidan. Diarieförda handlingar och protokoll för vissa år finns även registrerade i Lantmäterimyndigheten i Skåne län och Västra Götalands län. Handlingar från 2008 och framåt har inte redovisats i Halmstad. Enligt uppgift skickas de flesta handlingar iväg och redovisas i samband med att de skannas in eller arkiveras. Handlingarna förvaras i aktomslag och kartor i särskilt kartfordral som läggs flyttlådor som skickas iväg med reversal. Diarieförda handlingar fram till 2012 har skickats till Skåne och därefter via Vänersborg till Gävle. Arkivansvarig hade vid inspektionstillfället enligt uppgift inte längre behörighet att arbeta i arkivredovisningsprogrammet Klara. Vid inspektionstillfället kunde inte en funktionskontroll varvid en handling följs från diariet, via arkivförteckningen till arkivboxen utföras. Det är ovanligt att de äldre ärenden som förvaras och har redovisats i arkivförteckningen återsöks via diariet och arkivansvarig hade inte längre inloggningsuppgifter till diariet. Enligt brev daterat 2013-12-18 meddelar arkivansvarig att inloggningen fungerar igen. 7. Arkivförvaring I Halmstad förvaras arkivhandlingarna i ett centralarkiv i fastigheten Österskans 2 med gatuadress Skansgatan 1c. Lantmäteriet kunde vid inspektionstillfället inte visa en ritning över brandcellsindelningen att arkivlokalen utgör egen brandcell och brandteknisk klass (RA-FS 2013:4, 7 kap. 4 ). Dörren till arkivlokalen är märkt med beteckningen EI120. Det finns ventilationsdon i arkivlokalen men det framgår inte vilken brandteknisk klass brandspjällen har (RA-FS 2013:4, 7 kap. 4 ). Dörren till arkivlokalen står öppen under dagen och all personal har tillgång till den. På natten hålls dörren stängd och låst. Arkivlokalen ska utföras så att den, vid en brand i angränsande utrymmen ger skydd under 120 minuter. Dörrar ska vara utrustade med automatisk stängare (RA-FS 2013:4, 7 kap 4 ). Förrättningshandlingar förvaras i hängmappar i skåp som står i arkivlokalen. Andra gallringsbara handlingar som tidrapporter och återkallade förrättningsärenden förvaras i pärmar. Handlingarna ska så snart som möjligt ges en skyddad förvaring. Handlingarna bör endast tillfälligt förvaras i pärmar, då dessa inte ger tillräckligt skydd mot skadlig påverkan och hängmappar bör inte överfyllas. (RA-FS 2006:1, 6 kap. 3 ).

5 (5) I arkivlokalen förvaras andra föremål, bland annat en julgran och annat julpyssel. Arkivlokalen får inte användas för andra ändamål än förvaring av arkiv (RA-FS 2013:4, 4 kap, 2 ). Linda Segermalm arkivarie