SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(21) Plats och tid Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08:30 11:30 Beslutande (M) Tomas Johansson (M) Margareta Lövgren (KD) (S) Ola Andreasson Pelle Pellby (S) Barbro Petersson Ej tjänstgörande ersättare (S) (S) Ulf Svensson Lisa Dahlberg Övriga närvarande Mai Andersson, lekmannarevisor Magnus Hjelmgren, VD Marks Bostads AB Anette Jansson, redovisningsekonom Martin Svenhed, redovisningschef Bengt-Allan Frost, VD Mark Kraftvärme AB Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads AB Bror-Eric Johansson (S), vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme AB Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets AB, Helena Blomqvist, kommunjurist 3-4 Utses att justera Justeringens plats och tid Barbro Petersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 1-14 Martin Svenhed Ordförande Tomas Johansson Justerande Barbro Petersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags Uppsättande - Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(21) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 2 Översyn av ägardirektiv 3 Översyn av bolagsordningar 4 Koncernrapport med förslag till bokslutsdispositioner 5 Årsredovisning för 6 Årsredovisning för Marks Bostads AB 7 Årsredovisning för Mark Kraftvärme AB 8 Årsredovisning för Marks Fastighets AB 9 Val av ombud till bolagsstämmorna vid koncernen dotterbolag 10 Direktiv till ombuden vid koncernens dotterbolag 11 Arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion samt instruktion för ekonomiskrapportering 12 Övriga frågor 13 Nästa sammanträde 14
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(21) 1/2012 Fastställande av dagordning Dagens sammanträde Den inför mötet utskickade dagordningen fastställdes.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(21) 2/2012 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Information avseende utbetalning av arvoden, samt avseende förfrågan från Skatteverket noterades. Protokollet från den 7 december 2011 läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed informerar att sammanträdesprotokollet från den 7 december 2011 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se Vid ett tidigare styrelse möte ställdes frågan om utbetalning av arvoden till styrelsen kan hanteras genom kommunens lönesystem. Martin Svenhed informerade om att utbetalningarna av formella skäl måste göras från Spinnerskan i Mark AB direkt till styrelsemedlem. Det är visserligen möjligt, men dyrt och tidskrävande, att i kommunens lönesystem registrera flera juridiska personer med egna bankkonton från vilka löneutbetalning görs. Bedömningen är därför att nuvarande hantering är den mest kostnadseffektiva. Utbetalning kommer under 2012 och framöver att ske under innevarande månad. Vid föregående styrelsemöte hade information lämnats om förfrågan från Skatteverket avseende avdragsrätt för ingående mervärdesskatt i moderbolaget för 2010. Verkställande direktören fick då i uppdrag att besvara förfrågan från skatteverket och återkomma med rapport vid nästa styrelsemöte. Vid dagens möte lämnade Anette Jansson en information om svaret som lämnades till Skatteverket 31 januari. I svaret hävdar bolaget att alla inköp avser momspliktig verksamhet, men att en underprissättning skett vid vidarefaktureringen till dotterbolagen. Skatteverket har ännu inte svarat på bolagets skrivelse. Om hela eller delar av omsättningen inte anses vara momspliktig kan konsekvensen bli att delar av de belopp som bolaget redovisat som moms istället måste redovisas som en kostnad. Någon reserv för detta har inte bokats upp i bokslutet, detta i samråd med bolagets revisor. Ordföranden frågar om protokollet från den 7 december 2011 kan läggas till handlingarna och finner att så kan ske.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(21) 3/2011 Översyn av ägardirektiv :s beslut Mark Kraftvärme AB ska till mötet i kommunstyrelsens arbetsutskott, där förslagen till ägardirektiv behandlas, inkomma med en skrivelse i frågan om hur energieffektivitet ska definieras och mätas. Förslagen till ägardirektiv justeras i enlighet med dagens diskussion och förslag, inför behandling i kommunstyrelsens arbetsutskott :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige 1. Företagspolicy med ägardirektiv för Marks kommuns bolag, antaget av kommunfullmäktige den 23 november 2004, 288, upphör att gälla. 2. Förslag till gemensamt ägardirektiv för bolagen i Spinnerskankoncernen antas. 3. Ägardirektiv för, antaget av kommunfullmäktige den 12 december 2006, 242, upphör att gälla. 4. Förslag till ägardirektiv för antas. 5. Instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Spinnerskan i Mark AB att fastställa det av kommunfullmäktige nu antagna gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen samt ägardirektivet för, samtidigt som den nuvarande företagspolicyn med ägardirektiv samt det nuvarande ägardirektivet för Spinnerskan i Mark AB ska upphöra att gälla. Marks Bostads AB 6. Förslag till ägardirektiv med följande ändringar för Marks Bostads AB antas. 7. Avtalet mellan kommunen och Marks Bostads AB om bostadsförmedling, antaget av kommunfullmäktige den 20 september 2005, 204, sägs upp och ersätts av ägardirektivet för Marks Bostads AB. 8. Normer för lägenhetsfördelning, antaget av kommunfullmäktige den 20 september 2005, 204, upphör att gälla.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(21) 9. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Marks Bostads AB att fastställa det av kommunfullmäktige nu antagna gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen samt ägardirektivet för Marks Bostads AB, samtidigt som den nuvarande företagspolicyn med ägardirektiv ska upphöra att gälla. 10. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Marks Bostads AB att säga upp avtalet med Marks kommun om bostadsförmedling och att normerna för lägenhetsfördelning samtidigt upphör att gälla. Marks Fastighets AB 11. Förslag till ägardirektiv för Marks Fastighets AB antas. 12. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Marks Fastighets AB att fastställa det av kommunfullmäktige nu antagna gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen samt ägardirektivet för Marks Fastighets AB, samtidigt som den nuvarande företagspolicyn med ägardirektiv ska upphöra att gälla. Mark Kraftvärme AB 13. Förslag till ägardirektiv för Mark Kraftvärme AB antas. 14. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Mark Kraftvärme AB att fastställa det av kommunfullmäktige nu antagna gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen samt ägardirektivet för Mark Kraftvärme AB, samtidigt som den nuvarande företagspolicyn med ägardirektiv ska upphöra att gälla. Ärendet Under 2011 har översyn skett av ägardirektiven och bolagsordningarna för bolagen i Spinnerskankoncernen. Detta utifrån beslut av styrelsen i Spinnerskan i Mark AB den 2 mars 2011, 3. Bolagens styrelser har med assistans av Vd:ar och kommunledningskontorets tjänstemän tagit fram förslag till nya ägardirektiv. Ägardirektiven för respektive bolag har arbetats fram med följande gemensamma rubriker: ägaruppdrag, verksamhetens inriktning, ekonomiska utgångspunkter, sociala utgångspunkter, miljömässiga utgångspunkter samt helhetssyn och samordning. Rubrikerna följer i stort de huvudområden som SKL och SABO har angett i sin handledning, men de har modifierats för att bättre passa här i kommunen och bolagen i Spinnerskankoncernen. Det gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen tar upp gemensamma strukturer för ledning och styrning av Marks kommunala bolag och det anges om rollerna för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, bolagsstämman, bolagsstyrelsen, bolagsledningen, revisionen och kommunledningskontoret. I ägardirektivet ges också regler för löner och arvoden, suppleanters
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(21) inträde i styrelsen, information och dialog, pantsättning/borgen, intern kontroll, personuppgiftsansvar och arkivansvar. Det som anges i nuvarande företagspolicy har arbetats in i ägardirektiven. Dagens sammanträde Efter diskussion noterades följande synpunkter på de inför mötet utsända förslagen. Ägardirektiv för Marks Bostads AB Under avsnitt 2: Bolaget ska göra särskilda insatser för att ungdomar ska få fäste på bostadsmarknaden ersätts med : Bolaget ska göra särskilda insatser för att ungdomar ska kunna bli aktörer på bostadsmarknaden Under avsnitt 5: Bolaget ska kontinuerligt utveckla sin byggteknik mot en effektivitet där tillförd energi inte behövs. Stycket tas bort och tillägg görs i stället i första stycket, så att lydelsen blir följande; Bolaget ska verka för att verksamhetens miljöbelastning minskar och bidra till långsiktigt hållbar utveckling ur ett miljömässigt perspektiv, exempelvis inom byggteknik. Frågan om hur energieffektivitet ska definieras och mätas diskuterades också men gav inte anledning till någon förändring av förslagen till ägardirektiv. Presidiet för Mark Kraftvärme fick uppdrag att till mötet i kommunstyrelsens arbetsutskott, där förslagen till ägardirektiv ska behandlas, inkomma med en skrivelse i frågan. Förslagen till ägardirektiv ska justeras enligt följande: Ägardirektiv för Marks Bostads AB Under avsnitt 2: Bolaget ska göra särskilda insatser för att ungdomar ska få fäste på bostadsmarknaden ersätts med : Bolaget ska göra särskilda insatser för att ungdomar ska kunna bli aktörer på bostadsmarknaden Under avsnitt 5: Bolaget ska kontinuerligt utveckla sin byggteknik mot en effektivitet där tillförd energi inte behövs. Stycket tas bort och tillägg görs i stället i första stycket, så att lydelsen blir följande; Bolaget ska verka för att verksamhetens miljöbelastning minskar och bidra till långsiktigt hållbar utveckling ur ett miljömässigt perspektiv, exempelvis inom byggteknik. Mark Kraftvärme AB fick i uppdrag att till mötet i kommunstyrelsens arbetsutskott, där förslagen till ägardirektiv ska behandlas, inkomma med en skrivelse i frågan hur energieffektivitet ska definieras och mätas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(21) 4/2012 Bolagsordningar för bolagen i Spinnerskankoncernen. :s beslut Förslagen till bolagsordningar justeras i enlighet med dagens diskussion och förslag, inför behandling i kommunstyrelsens arbetsutskott :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige 1. Bolagsordning för, antagen av kommunfullmäktige den 25 mars 2008, 52, upphör att gälla. 2. Förslag till bolagsordning för antas. 3. Instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Spinnerskan i Mark AB att fastställa den av kommunfullmäktige nu antagna bolagsordningen för samtidigt som den nuvarande bolagsordningen ska upphöra att gälla. Marks Bostads AB 4. Bolagsordning för Marks Bostadsaktiebolag, antagen av kommunfullmäktige den 6 april 1999, 39, upphör att gälla. 5. Förslag till bolagsordning för Marks Bostads AB antas. 6. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Marks Bostads AB att fastställa den av kommunfullmäktige nu antagna bolagsordningen för Marks Bostads AB samtidigt som den nuvarande bolagsordningen ska upphöra att gälla. Marks Fastighets AB 7. Bolagsordning för Marks Fastighets AB, antagen av kommunfullmäktige den 26 september 2006, 163, upphör att gälla. 8. Förslag till bolagsordning för Marks Fastighets AB antas. 9. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Marks Fastighets AB att fastställa den av kommunfullmäktige nu antagna bolagsordningen för Marks Fastighets AB samtidigt som den nuvarande bolagsordningen ska upphöra att gälla.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(21) Mark Kraftvärme AB 10. Bolagsordning för Mark Kraftvärme AB, antagen av kommunfullmäktige den 6 april 1999, 41, upphör att gälla. 11. Förslag till bolagsordning för Mark Kraftvärme AB antas. 12. Instruktion till styrelsen i att ge instruktion till ombudet vid bolagsstämma 2012 för Mark Kraftvärme AB att fastställa den av kommunfullmäktige nu antagna bolagsordningen för Mark Kraftvärme AB samtidigt som den nuvarande bolagsordningen ska upphöra att gälla. Ärendet Under 2011 har översyn skett av bolagsordningarna och ägardirektiven för bolagen i Spinnerskankoncernen. Detta utifrån beslut av styrelsen i den 2 mars 2011, 3. Bolagens styrelser har med assistans av Vd:ar och kommunledningskontorets tjänstemän tagit fram förslag till nya ägardirektiv. I samband härmed har även förslag till bolagsordningar arbetats fram. Dagens sammanträde Efter diskussion noterades följande synpunkter på de inför mötet utsända förslagen. Bolagsordning för Mark Kraftvärme AB 3 görs en redaktionell ändring så att lydelsen blir som följer: Produktion och försäljning av el får även ske utanför Marks kommun men vara inom Sverige. Förslagen till bolagsordning ska justeras enligt följande: Bolagsordning för Mark Kraftvärme AB 3 görs en redaktionell ändring så att lydelsen blir som följer: Produktion och försäljning av el får även ske utanför Marks kommun men vara inom Sverige.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(21) 5/2012 Koncernrapport med förslag till bokslutsdispositioner :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige Bokslutsdispositioner för bokslutet 2011: Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : 11 133 546 kronor. Aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: 8 190 683 kronor. Koncernbidrag från till Mark Kraftvärme AB 9 932 573 kronor. Överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB 6 531 113 kronor Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB 229 634 kronor. Ärendet I varje årsbokslut för Spinnerskankoncernen skall beslut fattas om bokslutsdispositioner. Liksom tidigare år bygger det nu redovisade förslaget på att utnyttja de skattefördelar som en koncernbildning ger. Detta innebär bland annat att Marks Bostads AB lämnar ett koncernbidrag motsvarande bolagets skattemässiga resultat. Genom aktieägartillskott kompenseras bolaget så att det egna kapitalet blir det samma jämfört med om inga koncernbidrag eller aktieägartillskott hade utgått. För att reducera beskattningsbar inkomst i moderbolaget till noll lämnas koncernbidrag till Mark Kraftvärme och Marks Fastighets AB. Genom skattemässiga överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB blir beskattningsbar inkomst noll även för detta bolag. Dagens sammanträde Det inför mötet utsända förslaget till bokslutsdispositioner redovisades. Förslagen till bokslutsdispositioner godkändes.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(21) 6/2012 Årsredovisning för :s beslut Årsredovisningen och koncernårsredovisningen för för räkenskapsåret 2011 med den föreslagna dispositionen, som innebär att balanserad förlust, 8 009 207 kronor balanseras i ny räkning godkänns. Ärendet Enligt årsredovisningslagen ska styrelse och verkställande direktör avge årsredovisning. Denna består av balansräkning, resultaträkning, noter samt förvaltningsberättelse för bolaget och i förekommande fall även för koncernen. För större företag ska även kassflödesanalys ingå. I årsredovisningen ges också förslag på hur disponibla vinstmedel eller ansamlad förlust i moderbolaget ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade en årsredovisning för moderbolaget och koncernen skickats ut. Vid möte gick Martin Svenhed igenom moderbolagets resultat- och balansräkning. Årsredovisningen och koncernårsredovisningen för för räkenskapsåret 2011 med den föreslagna dispositionen, som innebär att balanserad förlust, 8 009 207 kronor balanseras i ny räkning godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(21) 7/2012 Årsredovisning för Marks Bostads AB :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget 69 598 726 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Marks Bostads AB godkänns. Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Marks Bostads AB har avgett årsredovisning för 2011 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade ett utdrag ur årsredovisning för Marks Botads AB skickats ut. Vid mötet gick verkställande direktören igenom denna. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget 69 598 726 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Marks Bostads AB godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(21) 8/2012 Årsredovisning för Mark Kraftvärme AB :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget 502 012 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns. Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Mark Kraftvärme AB har avgett årsredovisning för 2011 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade årsredovisning för Mark Kraftvärme AB skickats ut. Vid mötet gick verkställande direktören igenom denna. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget 502 012 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(21) 9/2012 Årsredovisning för Marks Fastighets AB :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget 1 385 110 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns. Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Marks Fastighets AB har avgett årsredovisning för 2011 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade årsredovisning för Marks Fastighets AB skickats ut. Vid mötet gick verkställande direktören igenom denna. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget 1 385 110 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(21) 10/2012 Val av ombud till bolagsstämmorna vid koncernens dotterbolag :s beslut. Kommunfullmäktiges val av ombud 2011-03-24, 42-44, vid bolagsstämmorna vid koncernens dotterbolag fastställs. Val av ombud gäller för tiden 2012-03-02 2013-03-01. Marks Bostads AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Marks Fastighets AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Mark Kraftvärme AB Ombud: Håkan Bergeld (KD), Mosvägen 12, 511 92 Örby Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Ärendet Ägaren till ett aktiebolag kan utse ombud som ska företräda ägaren vid bolagsstämman. När kommunen äger sina bolag direkt, utan ett moderbolag som mellanled, kan kommunfullmäktige själv direkt utse ombud till bolagens stämmor. När aktierna i bolagen ägs av ett moderbolag kan kommunfullmäktige inte längre utse ombud direkt eftersom bolagen ägs av moderbolaget. Ombud till bolagsstämmoran vid de av helägda bolagen utses istället av kommunfullmäktige genom direktiv till bolagets styrelse. Kommunfullmäktiges val fastställs därefter av styrelsen för Spinnerskan i Mark AB. Kommunfullmäktige har 2011-03-24, 42-44 gett följande direktiv till styrelsen för avseende val av ombud till dotterbolagens bolagsstämmor; Marks Bostads AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Marks Fastighets AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Mark Kraftvärme AB Ombud: Håkan Bergeld (KD), Mosvägen 12, 511 92 Örby Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(21) Kommunfullmäktiges val ombud avser hela mandatperioden 2011-2014. Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen kan ombud till bolagsstämma endast utses för ett år. Den fullmakt som beslutet om ombud utgör gäller nämligen högst ett år från utfärdandet. Det val av ombud som styrelsen för Spinnerskan i Mark AB gör kan därför bara gälla ett år. Däremot finns det inget som säger att kommunfullmäktige måste förnya sitt direktiv till Spinnerskan varje år, utan det direktiv som getts gäller för hela mandatperioden. Ärendets behandling Verkställande direktörens tjänsteskrivelse den 20 februari 2012. Förslag till beslut Kommunfullmäktiges val av ombud 2011-03-24, 42-44, vid bolagsstämmorna vid koncernens dotterbolag fastställs. Val av ombud gäller för tiden 2012-03-02 2013-03-01. Marks Bostads AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Marks Fastighets AB Ombud: Leif Sternfeldt (C), Sjöby Västerväg 12, 519 30 Horred. Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Mark Kraftvärme AB Ombud: Håkan Bergeld (KD), Mosvägen 12, 511 92 Örby Ersättare: Gunnar Nilsson (S), Näsgatan 12, 511 56 Kinna. Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så kan ske.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(21) 11/2012 Direktiv till ombuden vid koncernens dotterbolag. :s beslut Direktiv till ombuden vid årsstämmorna vid Marks Bostads AB, Marks Kraftvärme AB samt Marks Fastighets AB 1. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balansräkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i Spinnerskan i Mark AB ska gälla som instruktion. 2. Vad avser arvoden till styrelseledamöter och revisorer föreslås oförändrade arvoden vilket innebär att arvoden och övriga ersättningar till bolagets förtroendevalda skall regleras enligt kommunens reglemente med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun. 3. Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC utsågs till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde den 15 februari 2011, 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg, 591014-7635 med adress PwC, 405 32 Göteborg 4. Under förutsättning att auktoriserad revisorn tillstyrker detta beviljas styrelsens ledamöter och verkställande direktören ansvarsfrihet. Ovanstående direktiv till ombuden gäller under förutsättning av kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från direktiven. Ärendet Enligt bolagsordningarna för de bolag som ingår i Spinnerskankoncernen ska följande beslut fattas vid bolagens årsstämmor: fastställande av resultat- och balansräkning dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen ansvarsfrihet år styrelseledamöter och verkställande direktör fastställande av arvoden för styrelsen och lekmannarevisorer val av auktoriserad revisor och revisorssuppleant Detta sker genom att ägarens ombud vid årsstämman fattar beslut enligt av ägaren givna instruktioner. För bolagen i Spinnerskankoncernen som ägs av fastställs instruktionerna genom direktiv till bolagets styrelse. Kommunfullmäktiges beslut fastställs därefter av styrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(21) Ärendets behandling Verkställande direktörens tjänsteskrivelse den 20 februari 2012. Förslag till beslut Direktiv till ombuden vid årsstämmorna vid Marks Bostads AB, Marks Kraftvärme AB samt Marks Fastighets AB 1. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balansräkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i Spinnerskan i Mark AB ska gälla som instruktion. 2. Vad avser arvoden till styrelseledamöter och revisorer föreslås oförändrade arvoden vilket innebär att arvoden och övriga ersättningar till bolagets förtroendevalda skall regleras enligt kommunens reglemente med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun. 3. Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC utsågs till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde den 15 februari 2011, 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg, 591014-7635 med adress PwC, 405 32 Göteborg 4. Under förutsättning att auktoriserad revisorn tillstyrker detta beviljas styrelsens ledamöter och verkställande direktören ansvarsfrihet. Ovanstående direktiv till ombuden gäller under förutsättning av kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från direktiven. Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så kan ske.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(21) 12/2012 Arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion samt instruktion för ekonomisk rapportering :s beslut Förslag till arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion, samt instruktion för ekonomisk rapportering efter kontroll av datering fastställs. Ärendet Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete, en instruktion för verkställande direktören och en instruktion för ekonomisk rapportering. Styrelsen för har vid styrelsemöte 2011-05-18, 25, fastställt arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion samt instruktioner för ekonomisk rapportering att gälla för 2011. De under 2011 fastställda dokumenten, har granskats och bedömningen är det inte finns något behov av revidering. Nya styrdokument, där endast datum för fastställandet är ändrat, föreslås för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ärendets behandling Verkställande direktörens tjänsteskrivelse den 20 februari 2012. Förslag till beslut Förslag till arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion, samt instruktion för ekonomisk rapportering fastställs. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande påpekar att dateringen av de utsända dokumenten behöver kontrolleras och justeras. Ordföranden frågar om förslag till beslut i övriga delar kan antas och finner att så kan ske.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(21) 13/2012 Övriga frågor :s beslut Information till moderbolaget lämnas från dotterbolagen i form av redan existerande nyhetsblad Vatten- och avloppsverksamheten Information lämnades om att en utredning avseende vatten- och avloppsverksamhetens placering i kommunkoncernen har påbörjats. Information från dotterbolagen Barbro Petersson tog upp frågan om information från dotterbolagen till moderbolagets styrelse. Beslutades att information till vidare lämnas i form av redan existerande nyhetsblad som bolagen ger ut.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(21) 14/2012 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är onsdagen den 16 maj 2012 kl. 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna.