Vägledning för avrop av översättningstjänster

Vägledning 1 (21), tillägg förtydliganden 2013-09-27 Vägledning för avrop av översättningstjänster 96-79-2011

Vägledning 2 (21) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Ramavtalsleverantörer 3 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 3 4.1 Omfattning 3 4.2 Språkområden 4 5 Avrop 6 5.1 Utformning av avropsförfrågan 6 5.2 Utskick av avropsförfrågan 10 5.3 Bekräftelse 11 5.4 Uppdrag/Leverans 12 5.5 Priser och fakturering 15 5.6 Uppföljning 17 Tillägg förtydliganden 130906 18

Vägledning 3 (21) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande översättningstjänster. Övrigt avropsstöd och information om ramavtalsområdet finns på www.avropa.se, där Ni även hittar kontaktuppgifter till. Vägledningen innehåller rekommendationer från. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för översättningstjänster kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade på dessa ramavtal framgår av www.avropa.se. I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade. 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde framgår av www.avropa.se. Ramavtalen är giltiga till och med 2014-06-30 och kan förlängas av Statens inköpscentral i upp till ytterligare maximalt 24 månader. I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer (översättningsbyråer) inom detta ramavtalsområde. 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4.1 Omfattning Detta ramavtalsområde ger avropande myndigheter möjlighet att avropa översättningstjänster från leverantörer som utför översättning från efterfrågade språk till svenska samt från svenska till efterfrågade språk. Vidare ska leverantörerna kunna utföra tjänsterna språkgranskning, korrekturläsning och bestyrkande av handling av auktoriserad översättare. De tre tilläggstjänsterna

Vägledning 4 (21) avser redan översatta dokument, till eller från svenska, som myndigheten lämnar in. Ramavtalsområdet är indelat i fem språkområden. Leverantörerna är antagna per språkområde och avrop ska ske inom respektive språkområde. Man kan avropa översättning till svenska från efterfrågat språk eller från svenska till efterfrågat språk. Man kan inte avropa översättning där svenska inte är ett av språken, t.ex. från finska till turkiska. Indelningen i språkområden gäller även tilläggstjänsterna. 4.2 Språkområden 4.2.1 Engelska Brittisk och amerikansk engelska. Leverantören ska kunna tillhandahålla översättningar till svenska från engelska och från svenska till engelska, samt övriga efterfrågade tjänster. 4.2.2 A Följande språk ingår i språkområde A: Arabiska Finska Franska Persiska (Farsi) Polska Ryska Somaliska Spanska Tyska Leverantören ska kunna tillhandahålla översättningar till svenska från samtliga språk som ingår i språkområde A och från svenska till samtliga språk som ingår i språkområde A, samt övriga efterfrågade tjänster. 4.2.3 B Följande språk ingår i språkområde B: Albanska BKS (Bosniska, Kroatiska, Serbiska) Bulgariska Danska Estniska Grekiska Isländska Italienska Lettiska Litauiska

Vägledning 5 (21) Nederländska Norska Persiska (Dari) Portugisiska Rumänska Slovakiska Slovenska Sydkurdiska (Sorani) Thailändska Tjeckiska Turkiska Ungerska Leverantören ska kunna tillhandahålla översättningar till svenska från samtliga språk som ingår i språkområde B och från svenska till samtliga språk som ingår i språkområde B, samt övriga efterfrågade tjänster. 4.2.4 C Följande språk ingår i språkområde C: Amhariska (Amarinja) Armeniska Azerbajdzjanska (Azeriska) Bengaliska Hebreiska Japanska Kinesiska (Mandarin, Kantonesiska) Makedonska Mongoliska Pashto Romani chib (observera att dialekt/variant av Romani måste anges vid beställning, dvs. resande romani, lovara, arli, kale eller kelderash) Tigrinska Ukrainska Uzbekiska Vietnamesiska Leverantören ska kunna tillhandahålla översättningar till svenska från samtliga språk som ingår i språkområde C och från svenska till samtliga språk som ingår i språkområde C, samt övriga efterfrågade tjänster. 4.2.5 D Följande språk ingår i språkområde D: Afrikaans Georgiska Hindi Indonesiska

Vägledning 6 (21) Jiddisch Kazakiska Khmer Kirgiziska Kirundi Koreanska Lingala Luganda Malajiska Mandinka Meänkieli Nepalesiska Nordkurdiska (Kurmandji) Punjabi Samiska (Nordsamiska, Lulesamiska, Sydsamiska) Swahili Syriska Tagalog Tamil Tjetjenska Uiguriska Vitryska Leverantören ska kunna tillhandahålla översättningar till svenska från de understrukna språken samt ytterligare minst sex av de språk som ingår i språkområde D och från svenska till de understrukna språken samt ytterligare minst sex av de språk som ingår i språkområde D. Se www.avropa.se för uppgift om inom vilka språk respektive leverantör kan tillhandahålla översättningar samt övriga efterfrågade tjänster. 5 Avrop 5.1 Utformning av avropsförfrågan Det är viktigt att efterfrågade tjänster specificeras så noggrant som möjligt i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på en avropsförfrågan. 5.1.1 Avropsförfarande Ramavtalen används genom att avrop sker från tecknade ramavtal. För avrop finns en särskild avropsblankett framtagen, se www.avropa.se. Statens inköpscentral rekommenderar att myndigheter använder denna blankett vid avrop.

Vägledning 7 (21) I ramavtalet framgår de tjänster som går att avropa genom ramavtalen och till avtalade priser. Notera att leverantören inte har rätt att delegera rätten att ta emot avrop eller teckna kontrakt till underleverantör/återförsäljare. Fastställd avropsordning (rangordning) För detta ramavtalsområde gäller fastställd avropsordning enligt den rangordning som finns angiven på www.avropa.se. En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören inom det aktuella språkområdet. Se punkt 5.2.1.1 för undantag. Avropsförfrågan bör vara skriftlig och kan sändas via e-post till leverantörernas angivna e-postadresser på www.avropa.se. 5.1.2 Avropsförfrågans innehåll Med avropsförfrågan avses den samlade dokumentation som beskriver ert behov (er beställning) och som skickas ut till leverantörerna. En avropsförfrågan bör vara så utförlig att leverantören kan lämna ett så fullständigt och korrekt prissatt avropssvar som möjligt (särskilt viktigt i de fall den framtagna avropsblanketten inte används). Avropsförfrågan bör minst innehålla följande: Avropande organisation Kontaktuppgifter till kontaktperson Leveransadress Fakturaadress (om annan än leveransadress) Specificering och omfattning av de tjänster som beställs samt en kort beskrivning vad översättningsuppdraget avser. Källspråk (översättning från) och målspråk (översättning till) Leveranstyp (Normal/Express). Leveransdag Leveranssätt och dokumentformat Auktoriserad translator (Ja/Nej) Bestyrkt översättning (Ja/Nej) Övrig information till översättaren (språkvarianter, syftet, inriktning och målgrupp, referensmaterial, terminologi, interna ordlistor etc.) Det är viktigt att myndigheten tillhandahåller ordlistor, särskild terminologi eller annat referensmaterial som är specifik för den enskilda myndigheten. Om avropsblanketten används (se www.avropa.se) framgår där vilka uppgifter som avropande myndighet respektive leverantören ska ange.

Vägledning 8 (21) 5.1.3 Kravställning Ramavtalet bygger på att beställaren ställer tydliga krav i sin förfrågan och snabbt kan gå vidare i rangordningen om den första leverantören inte kan möta kraven. 5.1.3.1. Ämnesområden Myndigheten kan vid avrop ställa krav på att leverantören ska kunna tillhandahålla översättare med fördjupad kunskap inom något eller några av följande ämnesområden som är relevanta för det aktuella avropet: Juridik Ekonomi Medicin Teknik Utbildning Politik Statsvetenskap Natur och miljö Naturvetenskap Energi (el, gas, fjärrvärme) Kultur Transport Annat ämnesområde (specificeras vid avropet) Vid översättning ska översättaren ha eller införskaffa sig tillräcklig kunskap inom det för uppdraget aktuella ämnesområdet för att, i de fall ett ord har flera betydelser, förstå vilket ord eller begrepp som är det mest lämpliga i sammanhanget så att inget missförstånd uppstår. Den avropande myndigheten har rätt att gå till nästkommande leverantör i avropsordningen i de fall den tillfrågade leverantören inte kan tillhandahålla översättare inom det efterfrågade ämnesområdet. 5.1.3.2. Dokumenttyper Myndigheten kan vid avrop ställa krav på att leverantören ska kunna tillhandahålla översättare med erfarenhet av någon eller några av följande dokumenttyper som är relevanta för det aktuella avropet: Artiklar (t.ex. tidningsartiklar, vetenskapliga artiklar). Avtal Beslut, domar (t.ex. individärenden). Betyg, intyg

Vägledning 9 (21) Ekonomiska texter (t.ex. verksamhetsberättelser, årsredovisningar, ekonomiska rapporter, propositioner med ett huvudsakligt ekonomiskt innehåll). Författningstexter (t.ex. lagtexter, förarbeten, föreskrifter, traktat) Informationsmaterial (t.ex. broschyrer, trycksaker, presentationsmaterial, pressmeddelanden). Kursplaner, utbildningsplaner Kvalificerade juridiska texter (t.ex. rättsutredningar). Rapporter Strategidokument, styrdokument (t.ex. rutiner, handlingsplaner, policy, handböcker, riktlinjer) Tal, brev Uppsatser, avhandlingar Webbinformation Den avropande myndigheten har rätt att gå till nästkommande leverantör i avropsordningen i de fall den tillfrågade leverantören inte kan tillhandahålla översättare med erfarenhet av efterfrågad dokumenttyp. 5.1.3.3. Översättare Auktoriserad översättare (translator) Myndigheten kan vid avrop ställa krav på att uppdraget ska utföras av en av Kammarkollegiet auktoriserad översättare och har rätt att gå till nästkommande leverantör i avropsordningen i de fall den tillfrågade leverantören inte kan tillhandahålla auktoriserad översättare i det aktuella språket. Observera att auktoriserade översättare endast finns i ett begränsat antal språk. Se http://www.kammarkollegiet.se/rattsavdelningen/tolkar-och-oversattare/sokauktoriserad-translator. Det är således endast om något av dessa språk efterfrågas som det kan bli aktuellt att frångå rangordningen för att hitta en auktoriserad översättare. CV Leverantören ska, i de fall myndigheten begär detta, tillhandahålla curriculum vitae (CV) på den översättare som ska utföra uppdraget. Detta för att myndigheten lättare ska kunna bedöma översättarens lämplighet och kompetens för det aktuella uppdraget. Myndigheten ska ha rätt att begära en annan översättare om myndigheten finner att översättarens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Myndigheten har också rätt att välja bort en översättare som har levererat bristande eller felaktiga översättningar vid tidigare uppdrag.

Vägledning 10 (21) Namngiven översättare I de fall myndigheten efterfrågar en namngiven översättare ska leverantören i möjligaste mån tillgodose detta. Om leverantören inte kan tillhandahålla den av myndigheten efterfrågade översättaren ska detta motiveras. 5.2 Utskick av avropsförfrågan 5.2.1 Rangordning Myndigheten ska i första hand kontakta den leverantör som har plats nr 1 i rangordningen inom respektive språkområde. 5.2.1.1. Undantag (avvikelse från rangordning) I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har myndigheten rätt att kontakta nästkommande leverantör i rangordningen. Om leverantören inte har besvarat beställningen alt. inte återkommit med bekräftelse av beställning. Om leverantören inte kan åta sig uppdrag. Om leverantören inte kan erbjuda auktoriserad translator inom det språk som ska översättas. Gäller under förutsättning att auktorisation finns i detta språk, se punkt 5.1.3.3. Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat språk. Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat ämnesområde. Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågad dokumenttyp. Om leverantören inte kan tillhandahålla en översättare med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. Om leverantören inte kan leverera enligt den leveransdag som begärts av myndigheten. Om leverantören avbryter uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten avbeställer uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten hävt eller sagt upp uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd. Om inte heller nästa leverantör i rangordningen kan leverera enligt önskemål går avropsförfrågan vidare till leverantör nr tre, osv. Avropsförfrågan får inte ändras eller förvanskas i de fall förfrågan går vidare till den leverantör som är rankad tvåa, o.s.v.

Vägledning 11 (21) 5.3 Bekräftelse 5.3.1 Tillgänglighet Leverantören ska finnas tillgänglig för att ta emot beställningar och besvara frågor under kontorstid. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag 08.00 17.00, med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch. Leverantören ska säkerställa att beställningar kan tas emot och frågor kan besvaras i samma omfattning som ovan även i samband med sjukdom, semester eller annan frånvaro. Leverantören ska kunna ta emot och leverera uppdrag per e-post, telefon, fax och post. 5.3.2 Mottagningsbevis Det är önskvärt att Leverantören skickar ett mottagningsbevis som visar att beställningen har mottagits. I det fall Leverantören besvarar att beställningen mottagits är detta inte att likställa med att Leverantören åtagit sig att utföra uppdraget. Själva bekräftelsen av beställningen ska istället ske enligt nedan. 5.3.3 Bekräftelse av beställning Leverantören ska omgående skriftligen via e-post bekräfta beställningen, dock senast nästkommande arbetsdag, genom att skicka en bekräftelse enligt nedanstående punkter och därigenom meddela om denne kan åta sig uppdraget. Med senast nästkommande arbetsdag avses senast kl. 15.00 nästkommande helgfria arbetsdag efter att beställningen inkommit. Leverantören ska på begäran från Myndigheten vid brådskande uppdrag som innebär översättning av högst 500 ord skriftligen via e-post bekräfta beställningen senast kl. 16.00 samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit Leverantören tillhanda senast kl. 12 samma dag. Bekräftelsen ska minst innehålla: Leveransdag Namn på kontaktperson (projektledare). Namn på översättaren eller översättarens unika identitet. Översättarens curriculum vitae (CV), i de fall sådan efterfrågats. Namn på efterfrågad auktoriserad translator. Beskrivning av översättarens kunskaper inom ett eller flera ämnesområden. Beskrivning av översättarens erfarenhet av en eller flera dokumenttyper. Eventuellt övriga uppgifter som efterfrågats.

Vägledning 12 (21) Uppgift om pris. I de fall Leverantören inte kan åta sig uppdraget i enlighet med beställningen ska denne skriftligen meddela Myndigheten detta via e-post omgående, dock senast nästkommande arbetsdag. Med senast nästkommande arbetsdag avses senast kl. 15.00 nästkommande helgfria arbetsdag efter att beställningen inkommit. Leverantören ska informera Myndigheten om skälet till att denne inte kan åta sig uppdraget. 5.3.4 Kontaktperson (projektledare) Leverantören ska tillhandahålla kontaktperson/er som ska fungera som projektledare. Projektledaren ska ansvara för uppdraget gentemot Myndigheten. Projektledaren ska vara ansvarig för att uppdraget genomförs i enlighet med beställningen samt bestämmelserna i ramavtalet. Projektledaren ska för uppdraget: utse lämplig översättare för det aktuella uppdraget. utfärda instruktioner till alla parter som berörs av uppdraget. möjliggöra och se till att översättningen blir konsekvent. ansvara för att tidsschema följs. se till att kontakt upprätthålls med alla parter som berörs av processen, inklusive Myndigheten. godkänna leverans. 5.3.5 Förtydliganden av avropssvar Vid oklarheter i leverantörernas avropssvar skickas lämpligen en skriftlig begäran om förtydligande ut. Leverantörernas förtydliganden ska vara skriftliga. 5.4 Uppdrag/Leverans 5.4.1 Ändringar under uppdragstiden Ändringar som innebär att uppdraget utökas eller på annat sätt ändras enligt beställning ska av Leverantören kunna påvisas innebära en kostnadsökning för Leverantören. Kostnadsökningar ska debiteras per timme och överenskommas skriftligen mellan parterna. 5.4.2 Avbeställning Myndigheten har rätt att utan kostnad avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Avbeställning ska ske skriftligen till Leverantören. Myndigheten får också avbeställa uppdrag eller del av uppdrag som genomförts, men ska i så fall ersätta Leverantören för utfört arbete och styrkta

Vägledning 13 (21) nödvändiga kostnader. Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas omgående till Myndigheten. Om uppdrag avbeställes på grund av omständighet hänförlig till Leverantören eller dennes underleverantör/översättare utgår inte ersättning till Leverantören. 5.4.3 Avbrytande av uppdrag Leverantören har endast rätt att avbryta ett uppdrag om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Om Leverantören avbryter ett uppdrag ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas omgående till Myndigheten. Om uppdrag avbryts ska Myndigheten utge ersättning för utfört arbete och styrkta nedlagda kostnader. 5.4.4 Översättarens kontroll innan leverans När översättningen är slutförd och innan leverans sker ska Leverantören ansvara för att översättaren själv kontrollerar sitt arbete. Kontrollen ska minst innefatta att innebörden av texten översatts korrekt, att översättningen är fullständig, att den inte innehåller felaktigheter och att de angivna specifikationerna är uppfyllda. Översättaren ska göra eventuella nödvändiga ändringar. Ovanstående kontroll ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. 5.4.5 Slutlig verifiering innan leverans Leverantören ska ansvara och slutligt verifiera att tjänsten som levererats är i enlighet med angivna specifikationer i beställningen. Den slutliga verifieringen ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. 5.4.6 Typ av leverans 5.4.6.1. Normalleverans Uppdrag som avser normalleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post). För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 10 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Myndigheten och Leverantören. Vid försening av uppdrag ingår det i Leverantörens åtagande att återkoppla omgående till den angivna kontaktpersonen för beställningen om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Om inget anges vid beställning från Myndigheten gäller normalleverans, och inte expressleverans.

Vägledning 14 (21) 5.4.6.2. Expressleverans Uppdrag som avser expressleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 3 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post). För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Myndigheten och Leverantören. Vid försening av uppdrag ingår det i Leverantörens åtagande att återkoppla omgående till den angivna kontaktpersonen för beställningen om inte överenskommen leveransdag kan hållas. 5.4.7 Leveranssätt Leverans kan ske per post, fax eller e-post. I det fall myndigheten har angivit att leverans ska ske per post ska handlingarna skickas kostnadsfritt med A-post. Sker leverans på annat sätt, t.ex. genom budning, är det avropande myndighet som betalar leveransen. 5.4.8 Dokumentformat vid leverans Leverantören ska kunna leverera utförda översättningar på papper och i digital form som ska vara läsbara i Word 2003 eller senare version, eller likvärdigt ordbehandlingsprogram samt i PDF-format. Leverans enligt ovan ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Myndigheten anger vid beställning i vilket dokumentformat översättningarna ska levereras. Om pappersformat är överenskommet är avtalad specifikation inte uppfylld om pappersformat inte kan levereras i tid. En skriftlig acceptans från beställaren krävs för att leverans genom inskannad kopia ska vara giltig och därmed kunna debiteras enligt överenskommen leveranstid. 5.4.9 Brist vid utförandet av tjänsten Brist föreligger om tjänsten avviker från vad angivits i de krav som ställts i upphandlingen, beställningen eller avviker från vad som i övrigt kan förväntas. Om bristen är av sådant slag att Myndighetens syfte med tjänsten förfelas har Myndigheten rätt att påkalla rättelse av bristen på Leverantörens bekostnad eller säga upp beställningen alternativt, om bristen är väsentlig, häva beställningen. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål vidta rättelse. Utan dröjsmål innebär, om inte omständigheter i det enskilda fallet föranleder annan bedömning, att bristen ska vara avhjälpt senast tio (10) arbetsdagar från det att Myndigheten påkallar bristen. Med arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Sker inte rättelse utan dröjsmål har Myndigheten rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara bristen.

Vägledning 15 (21) Härutöver har Myndigheten rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 6.1.59 i tilläggsavtal till ramavtalet. Leverantörens ansvar för brist gäller tre (3) månader efter att Myndigheten mottagit leveransen. Tänk på att reklamera bristfälligt utförda tjänster så snabbt som möjligt. Då är det lättare för leverantören att utreda orsaken till bristerna och besvara reklamationen. En särskilt framtagen reklamationsblankett finns tillgänglig att spara ned från www.avropa.se. 5.4.10 Leveransförsening Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med överenskommelse med Myndigheten. I de fall Leverantören befarar en försening gäller följande: Leverantören ska omgående skriftligen meddela Myndighetens kontaktperson detta. Leverantören ska ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då utförande beräknas kunna ske. Myndigheten har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas. Underlåter Leverantören att omgående lämna sådant meddelande eller då förseningen innebär sådan olägenhet för Myndigheten att den inte kan godkännas har Myndigheten utöver vite även rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning. Se tilläggsavtal till ramavtal, punkt 6.1.58 och 6.1.59. Om ny leveranstid kan godkännas ska detta ske skriftligen. Om förseningen beror på Myndigheten eller på något förhållande som Myndigheten svarar för eller på oförutsedda omständigheter ska tiden för utförandet, efter anmälan enligt ovan, förlängas till lämplig tidpunkt. 5.5 Priser och fakturering 5.5.1 Priser Prisuppgifterna som offererats i upphandlingen är fasta i ett (1) år från och med 2012-07-01. Priserna finns angivna i en prisbilaga för repektive leverantör. Dessa hittar du på www.avropa.se. Lämnade priser ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Ramavtalet nämnda åtaganden. De lämnade priserna anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

Vägledning 16 (21) Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket. I de fall ordräkning inte kan göras i källspråket, t ex om underlaget inte finns digitalt eller om källspråket/texten är av en sådan art att summering av antalet ord inte är möjlig, ska debitering baseras på antalet ord i målspråket. Timdebitering kan förekomma då pris/ord-modellen inte kan användas. Kostnader för förmedling av översättare och eventuell portokostnad mellan Leverantören och översättare ska ingå i lämnade priser. Kostnader för porto vid leverans per A-post till Myndigheten ska ingå i lämnade priser. Lägsta debitering då det sammanlagda antalet ord i en text eller flera korta texter i en beställning understiger 200 ord tillämpas ersättning för 200 ord alternativt i de fall debitering inte kan ske per ord debiteras en (1) timmes arbete som minimiersättning. Pris per ord för texter som överstiger 10 000 ord debiteras i enlighet med priset för normalleverans för text från 2 001 ord till 10 000 ord. Redan översatta mall- eller blankettexter som Myndigheten tillhandahåller i digitalt format eller på papper får inte debiteras igen vid senare tillfälle. 5.5.2 Fakturering Leveransmottagaren respektive Myndighetens adress meddelas av Myndigheten i anslutning till beställningen. Tjänster faktureras månadsvis. Betalning sker trettio (30) dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Leverantören ska inte debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Fakturor ska om Myndigheten så anger innehålla specificering av delsummor per avdelning/enhet/kostnadsställe. All fakturering ska ske från Leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör/översättare. Faktura ska innehålla följande uppgifter om inte annat anges: Datum för utfärdandet Namn, adress, kostnadsställe samt referens Myndighetens namn, referens Faktureringsadress

Vägledning 17 (21) Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plusgiro eller bankgiro samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av tjänst samt leveransdatum Eventuella övriga uppgifter som Myndigheten önskar 5.6 Uppföljning För att ska få en bra bild av hur nöjda Beställare är med Ramavtalet kommer upprepade Nöjd-kund-index (NKI) mätningar göras under Ramavtalsperioden. I de fall att det efter genomförd mätning framkommer att Beställare har uttryckt att en eller flera Leverantörer brister i utförandet av tjänsterna kommer en dialog föras med de enskilda Leverantörerna. Dialogen syftar till att upphovet till klagomålen ska åtgärdas. Via en länk på www.avropa.se kan Beställare lämna synpunkter på utförda översättningar och andra delar av tjänsten, såväl positiva som negativa. Inkomna synpunkter via länken samt via direktkontakt med ramavtalsförvaltare kommer att sammanställas och utvärderas. Framkommer det klagomål om brister kommer kontakt tas med Beställaren för återkoppling. Syftet med återkopplingen är att utröna vad som är upphovet till klagomålen. kommer att kalla Leverantören till möte där Leverantören ska presentera en åtgärdsplan för att komma till rätta med problemen. Därefter sker en uppföljning av åtgärdsplanen. Visar det sig att problemen kvarstår riskerar leverantören att exkluderas vid avrop och i längden flyttas ned i rangordning eller få ramavtalet hävt.

Vägledning 18 (21) Förtydliganden av ramavtal 96-79-2011 Med anledning av inkomna frågor angående tolkning av ramavtalet vad gäller påföljder vid brister och förseningar, vill göra följande förtydliganden; 1.31. Brist vid utförandet av tjänsten Brist föreligger om tjänsten avviker från vad angivits i de krav som ställts i upphandlingen, beställningen eller avviker från vad som i övrigt kan förväntas. Om bristen är av sådant slag att Beställarens syfte med tjänsten förfelas har Beställaren rätt att påkalla rättelse av bristen på Leverantörens bekostnad eller säga upp beställningen alternativt, om bristen är väsentlig, häva beställningen. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål vidta rättelse. Utan dröjsmål innebär, om inte omständigheter i det enskilda fallet föranleder annan bedömning, att bristen ska vara avhjälpt senast tio (10) arbetsdagar från det att Beställaren påkallar bristen. Med arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Sker inte rättelse utan dröjsmål har Beställaren rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara bristen. Härutöver har Beställaren rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 6.1.59. (Ansvarsbegränsning). Nedsättning av ersättningen som har utgått på grund av brist ska avräknas från sådant skadestånd. Leverantörens ansvar för brist gäller tre (3) månader efter Beställaren mottagit leveransen. Beställarens godkännande av Leverantörens resultat av uppdraget befriar inte Leverantören från sådana brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Beställaren. Beställaren kan påkalla rättelse av bristen (detta gäller i 3 månader från det att beställaren mottagit leveransen). Om detta sker är leverantören skyldig att vidta rättelse, vilket innebär att bristen ska vara avhjälpt senast 10 arbetsdagar från det att bristen påkallats. Detta ska inte innebära någon merkostnad för beställaren. Om leverantören inte levererar inom 10 arbetsdagar har beställaren rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen motsvarande bristen. T.ex. kostnaden för antal timmar som beställaren tvingats lägga ned på att korrigera bristerna. Kostnaderna ska kunna påvisas för leverantören. Beställaren har rätt att säga upp beställningen - då betalas endast den del av arbetet som faktiskt har utförts. Beställaren accepterar och betalar för den del av uppdraget som redan utförts men vill därefter avbryta uppdraget.

Vägledning 19 (21) Beställaren har rätt att häva beställningen då lämnas allt material tillbaka till leverantören och alla kostnader som har betalats återgår till beställaren. Prestationerna återgår. Bristerna är så stora att levererat material inte går att använda utan omfattande merarbete, kostnader eller förseningar. Beställaren har även rätt till skadestånd direkt skada (nedsättning av ersättning, se ovan, som utgått ska avräknas därifrån). Se vidare beskrivning nedan. 1.32. Leveransförsening Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med överenskommelse med Beställaren. I de fall Leverantören befarar en försening gäller följande: Leverantören ska omgående skriftligen meddela Beställarens kontaktperson detta. Leverantören ska ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då utförande beräknas kunna ske. Beställaren har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas. Underlåter Leverantören att omgående lämna sådant meddelande eller då förseningen innebär sådan olägenhet för Beställaren att den inte kan godkännas har Beställaren utöver vite enligt punkt 6.1.34. (Vite vid leveransförsening) även rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 6.1.59. (Ansvarsbegränsning). Om ny leveranstid kan godkännas ska detta ske skriftligen. Om förseningen beror på Beställaren eller på något förhållande som Beställaren svarar för eller på omständighet enligt punkt 6.1.60. (Force majeure) ska tiden för utförandet, efter anmälan enligt ovan, förlängas till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Leverantören ska om denne befarar en försening av leveransen omgående (på en gång) skriftligen meddela beställarens kontaktperson om förseningen. o Ange orsak till förseningen. o Ange tidpunkt när utförandet av leveransen beräknas ske. Om beställaren godtar ny föreslagen leveranstid ska det ske skriftligen. Beställaren har rätt att säga upp beställningen - då betalas endast den del av arbetet som faktiskt har utförts, alternativt kan beställaren häva beställningen då lämnas allt material tillbaka till leverantören och alla kostnader som har betalats återgår till beställaren. Prestationerna återgår. Se beskrivning ovan.

Vägledning 20 (21) Skulle leverantören inte meddela eller om förseningen innebär en oacceptabel olägenhet för beställaren, har beställaren utöver vite rätt till skadestånd. Se beskrivning nedan. 1.33. Vite vid leveransförsening Om uppdraget/leveransen försenas och inget annat skriftligen avtalats ska Leverantören utge vite till Beställaren med 2 % av värdet av den del av uppdraget/leveransen som är försenad. Vite utgår per påbörjad förseningsdag. Vite utgår med maximalt 10 % av det avtalade arvodet för uppdraget. Vid uppnått maxvite äger Beställaren rätt att säga upp alternativt häva beställningen. Vite förfaller till betalning en (1) månad efter första förseningsdagen under vilken förseningen föreligger. Beställaren har rätt att från fakturerat belopp avräkna upplupet vite. Förseningsvite gäller inte när beställning har avbeställts. Vite ska alltid utgå vid försening såvida inte parterna skriftligen har avtalat om att inget vite ska utgå. Förseningsdag är alla veckodagar ej endast arbetsdagar Det är beställaren som har rätt att avräkna vitesbeloppet från fakturan. Det görs inte automatiskt av leverantören. 6.1.58 Skadestånd Beställaren har rätt till skadestånd i enlighet med punkt 6.1.32. (Brist vid utförandet av tjänsten) och 6.1.33. (Leveransförsening) för samtliga kostnader som åsamkats Beställaren i samband med byte av leverantör eller merkostnader på grund av att behöva nyttja egen personal. Beställaren äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig skadestånd antingen genom att vid närmast påföljande betalningstillfälle göra avdrag på priset motsvarande skadeståndets storlek eller genom att till Leverantören framställa krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställdes. Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Nedsättning av ersättningen som har utgått på grund av brist ska avräknas från skadeståndet. Dvs om beställaren redan gjort avdrag på ersättningen ska detta dras bort från skadeståndssumman. 6.1.59 Ansvarsbegränsning Leverantören svarar för skada som Leverantören vållat Beställaren genom brist vid utförande av tjänsten eller försummelse. Leverantörens skadestånd omfattar endast ersättning för direkt skada och inte i något fall för följdskada eller indirekt