DIALOGEN Ett stöd för dig som vill vidareutveckla din arbetsplats tillsammans med andra

DIALOGEN Ett stöd för dig som vill vidareutveckla din arbetsplats tillsammans med andra 1

Personalpolitiken angår oss alla Personalpolitiken leder till en god service Personalpolitiken är både en förutsättning och ett verktyg för att kunna förverkliga Lunds kommuns mål att ge våra medborgare en god service. Men personalpolitiken skapar också förutsättningar för oss att må bra på våra arbetsplatser och för att vi ska trivas ihop med våra arbetskamrater. Den personalpolitiska bollen kastas nu tillbaka till dig Det personalpolitiska programmet (ppp) togs fram i samarbete med många medarbetare i Lunds kommun. Många av tankarna och idéerna har förverkligats redan andra är på gång. Men det är när vi ledare och medarbetare tar ett gemensamt ansvar som vi kan åstadkomma en verklig förändring. Så nu kastar vi tillbaka bollen till dig! Dialogen ett verktyg för att förverkliga personalpolitiken För att göra personalpolitiken levande har vi tagit fram Dialogen. Den vänder sig till alla medarbetare i Lunds kommun och bygger på det personalpolitiska programmet. Det är ett material som bjuder in till diskussioner på arbetsplatsen om hur vi tillsammans kan förbättra vår verksamhet och vår arbetsmiljö. Personalpolitiken angår oss alla En förutsättning för en bra verksamhet och goda arbetsförhållanden är att vi alla utifrån våra olika roller tar ansvar för att göra personalpolitiken levande. Detta är en gemensam angelägenhet för både arbetsgivare och medarbetare. Vi tror att Dialogen ska fungera som ett bra stöd i detta arbete i Lunds kommun. Lund i december 2003 Jan-Inge Ahlfridh Jan Krantz Kommundirektör T f personaldirektör Det personalpolitiska programmet har arbetats fram i nära samarbete med de anställda. Genom Dialogen vill vi fortsätta detta arbete för det är i den konstruktiva diskussionen medarbetare emellan och mellan ledare och medarbetare vi skapar en ökad arbetsglädje och yrkesstolthet. Dina synpunkter behövs gör din röst hörd i Dialogen! Lund i december 2003 Kommunal Lärarförbundet Lärarnas Riksförbund SACO SKTF Vårdförbundet Dialogen har utarbetats inom Kommunkontoret av Marianne Sarum, personalkonsulent på företagshälsovården, och Marie Björklund, personalstrateg inom staben. Har du frågor eller synpunkter, ta kontakt med dem! Marie Björklund, tel 046-35 53 67, e-post: marie.bjorklund@lund.se Marianne Sarum, tel 046-35 51 35, e-post: marianne.sarum@lund.se 2

Vad är Dialogen? Vad är syftet med Dialogen? Dialogen är ett diskussionsunderlag som bygger på det personalpolitiska programmets hörnstenar Välbefinnande och hälsa Inflytande och delaktighet Lust att lära Att vara ledare Etik i arbetet Personalförsörjning Att påverka de egna arbetsvillkoren Personalpolitiken en process Den sista punkten är drivkraften bakom Dialogen. Vi vill ständigt förbättra personalpolitiken i det praktiska arbetet och då måste vi alla bidra med vår vilja till diskussion om hur vi tillsammans kan förbättra arbetsförhållandena på våra arbetsplatser. Det systematiska arbetet med förbättringar skapar en ökad arbetsglädje och bättre kvalitet i vårt arbete. Och personalpolitiken reduceras inte till ett dokument i bokhyllan. Hur jobbar vi med Dialogen? Materialet är uppdelat i tre delar, Monologen, Dialogen och en handlingsplan. Monologen är en enkel enkät med 25 frågor som fylls i individuellt. Dialogen är ett diskussionsmaterial för en grupp och handlingsplanen är resultatet av diskussionerna. För att kunna se vad du och dina medarbetare tillsammans tycker just nu om olika arbetsförhållanden inom din arbetsenhet, fyller var och en först i Monologen. Du bör ha Dialogen bredvid dig när du fyller i enkäten för att bättre förstå frågorna. Sedan lämnar du över Monologen till den som utsetts att se till att allas enskilda svar räknas ihop till ett resultat för hela arbetsgruppen på din arbetsplats. Ganska snart därefter får du och dina arbetskamrater reda på resultatet för just din arbetsenhet. Då för du in resultatet i Dialogen. Resultatet visar vad ni inom din arbetsenhet gemensamt tycker om sådant som har betydelse för allas trivsel och välbefinnande. Monologen med de tjugofem huvudfrågorna hittar du på sidan 5 i detta material. Nästa steg, när alla på enheten gjort Monologen, är att ni tillsammans bestämmer er för vilket eller vilka områden i Dialogen som ni vill diskutera. Ni kan välja allt mellan en och alla frågor. Jobba med dem på arbetsplatsträffar under ett helt år, på internat och studiedagar, eller på annat sätt som passar just er. Under diskussionerna antecknar ni vad ni gemensamt kommit överens om att förbättra i form av en handlingsplan. Den finns längst bak i häftet. Hur stor bör Dialoggruppen vara? Förutsättningarna är olika inom kommunens verksamheter. Diskussionsgruppen bör helst inte vara större än 7 personer, idealgruppen är på 4 5 personer. Är ni fler kan ni dela upp er så att ni diskuterar olika frågor och sedan träffas och redovisar vad ni kommit fram till. Ett annat sätt är att flera grupper diskuterar samma fråga och sedan gör jämförelser för att därefter besluta vilka förbättringar ni vill ta in i handlingsplanen. 3

Vad ska arbetsgruppen tänka på? Alla har ett ansvar för att diskussionerna blir bra och konstruktiva, men arbetsledaren har ett speciellt ansvar för att organisera arbetet i gruppen. Det är viktigt att varje grupp har en samtalsledare det kommer i de flesta fall att vara arbetsledaren. Det underlättar med en dagordning för mötet. Se frågorna som förslag att diskutera även andra frågor kan naturligtvis kännas viktiga att diskutera. Kom överens om hur ni ska göra för att alla verkligen ska få säga vad de tycker och använd tiden demokratiskt. Bestäm när förslagen till förbättringar i handlingsplanen ska följas upp och glöm inte bort att göra det då! Vad ska rapporteras vidare? Det allra viktigaste är att diskutera hur ni tillsammans kan vidareutveckla er arbetsenhet. Men samtidigt är naturligtvis ledningen inom din förvaltning intresserad av resultatet av ert arbete. Därför kommer din arbetsledare att skicka vidare resultatet av Monologen för en sammanställning inom hela förvaltningen. Hon/han kommer också att rapportera vidare hur ni arbetat inom er enhet. Ledningen vill också få en bild av vad de kan göra för att öka förutsättningarna för att vi tillsammans ska kunna skapa en god arbetsmiljö där vi trivs och utvecklas och en god verksamhet för våra medborgare. Och det ena är ju en förutsättning för det andra, eller hur? Dialogens olika delar Uppföljning av handlingsplanen Förbättringar och nya rutiner Överenskomna förbättringar förs in i handlingsplanen Enkäten Monologen fylls i enskilt Resultaten från alla i arbetsgruppen sammanställs Gruppens gemensamma resultat förs in i Dialogen Gruppen väljer ut vilka områden i Dialogen de vill diskutera Diskussioner förs på t ex arbetsplatsträffar 4

Monologen Enhet... En enkät som förberedelse för Dialogen. Klipp ut (eller kopiera) Monologen och fyll i den för dig själv. Ha diskussionsfrågorna i Dialogen framför dig under tiden. Då är det lättare att förstå frågorna nedan. Förtydligande Med din arbetsgivare menar vi Lunds kommun, din arbetsenhet är där du arbetar. Instämmer inte alls i viss mån ganska mycket i hög grad 0 1 2 3 Välbefinnande och hälsa 1. Jag känner till våra mål för verksamheten 0 1 2 3 2. Vi har metoder för att följa upp våra mål för verksamheten 0 1 2 3 3. Vi arbetar bra tillsammans på den här arbetsplatsen 0 1 2 3 4. Jag bidrar själv till att skapa en god arbetsmiljö 0 1 2 3 5. Jag mår bra på mitt arbete 0 1 2 3 6. Jag deltar regelbundet i något slag av friskvård i arbetet eller på min fritid 0 1 2 3 Inflytande och delaktighet 7. Jag har tillräckligt med information om sådant som rör mitt arbete och verksamheten i stort 0 1 2 3 8. Mina synpunkter beaktas av min ledning när det gäller arbetets innehåll och utförande 0 1 2 3 9. Jag har under det senaste året haft ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal med min chef 0 1 2 3 10. Vi ger de nyanställda en bra introduktion inom vår arbetsenhet 0 1 2 3 11. Jag är nöjd med det ansvar jag har i mitt arbete 0 1 2 3 Lust att lära 12. Jag känner engagemang i mitt arbete 0 1 2 3 13. Jag vill vidareutveckla min kompetens 0 1 2 3 Klipp ut eller kopiera 5

Ledarskap Din chef/arbetsledare är den som har det formella ansvaret och t ex håller utvecklingssamtal och påverkar din lön. Det är alltså den personen som avses med frågorna nedan. I vården finns även en eller flera personer, t ex paramedicinare, som ger en praktisk handledning i det dagliga arbetet och i arbetsuppgifternas utförande. De är inte chefer eller arbetsledare. 14. Jag har förtroende för min närmaste chef/arbetsledare 0 1 2 3 15. Jag har möjlighet att diskutera mina arbetsuppgifter med min närmaste chef/arbetsledare 0 1 2 3 16. Min chef/arbetsledare tar tag i problem/konflikter om de uppstår 0 1 2 3 Etik i arbetet 17. Jag tycker att vi på vår arbetsenhet möter kommuninvånaren med respekt 0 1 2 3 18. Jag känner till Lunds kommuns personalpolitiska program 0 1 2 3 19. Jag tycker att alla medarbetare oavsett kön, ålder, kulturell bakgrund behandlas med respekt på min arbetsplats 0 1 2 3 Personalförsörjning 20. Jag tycker att Lunds kommun är en bra arbetsgivare 0 1 2 3 21. Jag tycker om att arbeta tillsammans med de som har en annan kulturell bakgrund än min egen 0 1 2 3 22. Det är viktigt att ta emot elever och praktikanter 0 1 2 3 Att påverka de egna arbetsvillkoren 23. Jag har i mitt utvecklingssamtal/lönesamtal fått en motivering till den lön jag har 0 1 2 3 24. Jag är nöjd med förläggningen av min arbetstid 0 1 2 3 25. Jag arbetar inte mer övertid/mertid än vad jag tycker är rimligt 0 1 2 3 När du nu är färdig med Monologen, lämna den till den som utsetts att sammanställa arbetsgruppens enkäter. När du fått tillbaka gruppens svar för du in resultatet i Dialogen. Klipp ut eller kopiera 6

Dialogen Nu har du kommit till själva diskussionsmaterialet Dialogen. Här hittar du frågor att diskutera kring punkterna Välbefinnande och hälsa Inflytande och delaktighet Lust att lära Att vara ledare Etik i arbetet Personalförsörjning Att påverka de egna arbetsvillkoren Välbefinnande och hälsa Här förs arbetsgruppens gemensamma svar in från Monologen 1. Jag känner till våra mål för verksamheten Vilka är våra verksamhetsmål? Vilka är vi till för? På vilket sätt kan vi engagera brukarna i målen? Hur kan vi själva påverka målen? Vad ska vi göra för att få ett bra resultat? Hur ska vi göra det? Prioriterar vi bland våra arbetsuppgifter på rätt sätt? Hur kan vi göra för att målen för verksamheten ständigt ska vara levande för oss? 2. Vi har metoder för att följa upp våra mål för verksamheten Hur vet vi om vi fått ett bra resultat av vårt arbete? Vilka metoder/arbetssätt har vi för att följa upp våra mål? Kan vi förbättra dessa? Hur talar vi om för oss själva när vi gjort något bra? Hur talar vi om för andra när de gjort något bra? Vad gör vi om resultatet inte skulle vara så bra? Hur kan uppföljningen påverka våra kommande mål? 3. Vi arbetar bra tillsammans på den här arbetsplatsen Är det helt klart för oss vilka våra olika arbetsuppgifter är? Stöttar vi varandra i arbetet? Hur hanterar vi situationen när någon tycker/agerar helt annorlunda än övriga medarbetare? Behöver vi samarbeta mer för att arbetet ska bli bättre utfört? Lyssnar vi på varandra? Känner vi samhörighet på arbetsplatsen? Skrattar vi tillsammans? 7

4. Jag bidrar själv till att skapa en god arbetsmiljö Vad är en god arbetsmiljö? Vad kan vi göra för att bibehålla eller förbättra arbetsklimatet? Vad fokuserar vi mest på möjligheter eller hinder i verksamheten? Ger vi varandra positiv uppskattning? Hur påverkas vi av varandras goda respektive dåliga humör? Vilka rutiner har vi när någon är sjuk? Vad gör vi när någon är sjukskriven en längre tid för att få tillbaka honom/henne till vår arbetsplats? Kan vi göra något mer som underlättar för de sjukskrivna att komma tillbaka till arbetsplatsen? 5. Jag mår bra på mitt arbete Vad är att må bra på arbetet? Diskuterar vi i utvecklingssamtalet hur den egna hälsan påverkas av och i arbetet? Är vi tydliga gentemot arbetsledningen när vi känner oss överbelastade? Vilka roller har medarbetare, arbetsledning, fack och företagshälsovård i arbetsmiljöarbetet? 6. Jag deltar regelbundet i något slag av friskvård i arbetet eller på min fritid Vad är friskvård för oss? Underlättas vårt arbete av att vi har en god fysik? Vad kan vi själva göra för att öka vårt välbefinnande och vår kondition? Hur använder vi friskvårdstimman? Hur planerar vi friskvården i övrigt på vår arbetsplats? Vilka möjligheter och hinder finns för att alla ska kunna delta i något slag av friskvård? 8

Inflytande och delaktighet 7. Jag har tillräckligt med information om sådant som rör mitt arbete och verksamheten i stort Vilken information vill vi/behöver vi ha för att vi ska kunna utveckla/förbättra vårt arbete? Vems är ansvaret för att alla har tillräckligt med information? Har vi bra rutiner och kanaler för att sprida informationen? Vad kan vi göra på vår arbetsplats för att förbättra informationen? 8. Mina synpunkter beaktas av min ledning när det gäller arbetets innehåll och utförande På vilka olika sätt kan vi framföra våra synpunkter på arbetets innehåll och utförande? Vilka slag av möten finns för att diskutera arbetets innehåll och utförande? Kan vi bli bättre på att delta i mötena? Att yttra oss? Att lyssna till varandra? Finns en dagordning? Behövs något annat slag av förbättring av mötesdisciplinen? 9. Jag har under det senaste året haft ett utvecklingssamtal/ medarbetarsamtal med min chef Vad är syftet med ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal? Använder vi kommunens lathund för utvecklingssamtal? Skriver vi individuella kompetensutvecklingsplaner? 10. Vi ger de nyanställda en bra introduktion inom vår arbetsenhet Vad är en bra introduktion på arbetsplatsen? Finns det en plan för introduktion inom verksamheten? Vilken roll och vilket ansvar har vi som medarbetare i introduktionen? Vilken introduktion får våra semestervikarier? Vilken introduktion får elever och praktikanter? 11. Jag är nöjd med det ansvar jag har i mitt arbete Har vi en tydlig ansvarsfördelning av våra arbetsuppgifter? Är ansvar och befogenheter/roller klara för var och en på vår arbetsplats? Stämmer ansvaret med befogenheterna inom arbetsgruppen? Kan vi organisera arbetet bättre så att alla får rätt ansvar? Vill, kan eller får vi ta mer eller mindre ansvar? 9

Lust att lära 12. Jag känner engagemang i mitt arbete Vad gör att vi känner engagemang och lust att lära? Hur ökar vi vår motivation att lära nytt i arbetet? Har vi den nödvändiga balansen mellan engagemang och möjlighet i vårt arbete? 13. Jag vill vidareutveckla min kompetens Vad är kompetens för oss? Vad är speciellt viktigt att kunna idag på vår arbetsplats? Har vi rätt kompetens för detta arbete? Behöver vi ha en annan kompetens längre fram i tiden? Hur planerar vi vår kompetensutveckling? Är den kopplad till våra mål? Måste all kompetensutveckling kosta pengar? Hur tar vi vara på positiva och negativa synpunkter från kommuninvånarna för att på så sätt öka vår kompetens? Hur kan vi lära av varandra när vi tillhör olika åldrar? Hur kan vi för övrigt ta vara på varandras kunskaper och erfarenheter? 10

Ledarskap 14. Jag har förtroende för min närmaste chef/arbetsledare Vad skapar förtroende för chefen/arbetsledaren? Vad ger chefen/arbetsledaren förtroende för oss som medarbetare? Hur kan vi medverka till att det ömsesidiga förtroendet om det behövs blir bättre? Hur kan vår chef bli tydligare när han/hon talar om vad han/hon förväntar sig av oss? Hur kan vi bli tydligare i kontakterna med vår chef när vi talar om vilka behov vi har? Hur kan vi stötta varandra i samband med förändringsarbete? 15. Jag har möjlighet att diskutera mina arbetsuppgifter med min närmaste chef På vilket sätt vill vi att vår chef/arbetsledare ska vara tillgänglig? Vilka krav ställer vi på vår ledning vad gäller möjligheter att diskutera våra arbetsuppgifter? Är det rimliga krav? Har vår närmaste chef/arbetsledare tillräckligt med tid för att leda arbetet? Vad menar vi med att leda arbetet? Hur kan ledningen bli bättre när det gäller att leda arbetet? Kan vi ta över fler beslut och diskussioner själva? Hur kan vi i övrigt förbättra dialogen på vår arbetsplats? Att diskutera för de som arbetar inom vården: Vilket slag av stöd vill vi ha från sjuksköterskor/paramedicinare? Kan det förbättras och hur i så fall? 16. Min chef/arbetsledare tar tag i problem/konflikter om de uppstår Hur kan ledningen bli bättre på att uppmärksamma problem/konflikter? Hur kan ledningen bli bättre när det gäller att åtgärda problem/konflikter? Vilket ansvar har vi som medarbetare när det gäller problem/konflikter? 11

Etik i arbetet 17. Jag tycker att vi på vår arbetsplats möter kommuninvånaren med respekt På vilket sätt visar vi respekt för kommuninvånarna? Behöver vi utveckla vår respekt, lyhördhet och omtanke? Har vi bra rutiner för situationer när vi och brukaren/kommuninvånaren har olika uppfattningar? 18. Jag känner till Lunds kommuns personalpolitiska program Vet vi var vi kan hitta det personalpolitiska programmet på vår arbetsplats? Vet vi var vi kan hitta de övriga personalpolitiska policyerna? Vilken roll spelar personalpolitiken på vår arbetsplats? De personalpolitiska policyerna är för närvarande Personalpolitiska programmet med handlingsplan Arbetsmiljöpolicy med företagshälsovårdspolicy Friskvårdspolicy Policy mot kränkande särbehandling Mångfaldspolicy Policy för arbetslivsinriktad rehabilitering Jämställdhetspolicy Policy för alkohol- och narkotikaberoende samt läkemedelsmissbruk Lönepolitik 19. Jag tycker att alla medarbetare oavsett kön, ålder, kulturell bakgrund behandlas med respekt på min arbetsplats Förhållandet arbetskamrater emellan Finns det skillnader i bemötandet mellan kvinnliga respektive manliga medarbetare? Mellan yngre respektive äldre medarbetare? Mellan medarbetare med olika kulturella bakgrunder? Är alla medarbetare i arbetsgruppen med i gemenskapen? Om inte hur kan vi se till att alla medarbetare behandlas med den respekt vi själva vill bli bemötta med? Förhållandet kommuninvånare medarbetare Blir alla medarbetare behandlade med respekt av våra elever/vårdtagare/ anhöriga/klienter/kunder med flera? Om inte hur kan vi agera professionellt när vi inte bemöts med den respekt vi önskar? 12

Personalförsörjning 20. Jag tycker att Lunds kommun är en bra arbetsgivare Vem är min arbetsgivare? Vad är bra? Vilka förmåner utöver lönen har vi som anställda? Tycker vi att våra arbetsuppgifter är värdefulla? Vilka kanaler kan vi använda för att påverka personalpolitiken? Vilken bild ger vi av Lunds kommun som arbetsplats utåt? Hur kan vi medverka till att fler söker arbete i Lunds kommun? 21. Jag tycker om att arbeta tillsammans med de som har en annan kulturell bakgrund än min egen Vilken betydelse har språket och kulturskillnaderna när det gäller kommunikationen på arbetsplatsen och med kommuninvånarna? Hur och vad kan vi lära av varandra när vi har olika kulturell bakgrund? 22. Det är viktigt att ta emot elever och praktikanter Underlättas kommande rekryteringar av att vi tar emot elever och praktikanter på vår arbetsplats? Hur kan vi medverka till att elever och praktikanter vill söka arbete i Lunds kommun? Kan vi lära oss något av våra elever/praktikanter? 13

Att påverka de egna arbetsvillkoren 23. Jag har i mitt utvecklingssamtal/lönesamtal fått en motivering till den lön jag har Känner vi till lönepolicyn och lönekriterierna som gäller för vår arbetsplats? Har chef/arbetsledare och medarbetare lönesamtal (kan ibland ingå som en del av utvecklingssamtalet) hos oss på vår arbetsplats? 24. Jag är nöjd med förläggningen av min arbetstid Kan vi vara mer flexibla med tanke på individuella behov? Kan eller vill vi pröva en annan arbetstidsmodell? Kan vi göra andra förändringar av arbetstidens förläggning? 25. Jag arbetar inte mer övertid/mertid än vad jag tycker är rimligt När är det rimligt med övertid/mertid? Hur mycket är rimligt? Om någon har för mycket övertid/mertid vad gör vi idag och hur kan vi undvika det i fortsättningen? Följer vi arbetstidslagen/arbetsmiljölagen? 14

Klipp ut eller kopiera Dialogens handlingsplan för förbättringar Enhet... 5. Etik i arbetet 6. Personalförsörjning 7. Att påverka de egna arbetsvillkoren Områden: 1. Välbefinnande och hälsa 2. Inflytande och delaktighet 3. Lust att lära 4. Ledarskap Förbättringar och nya rutiner Område nr Vem ska göra det? Klart när? Ansvarig för uppföljning Datum för uppföljning 15

DIALOGEN ett stöd för dig som vill vidareutveckla din arbetsplats tillsammans med andra Box 41 221 00 Lund www.lund.se Grafisk form: Holmqvist AD & Bild. Foto: Jan Nordén. Omslagsillustration: Tony Helinsky. Repro & tryck: Wallin & Dalholm, 2003 16