x. > KARLSHAM 2015-08-28 Kommunens revisorer Kommunstyresen KF:s presidium för kännedom Granskning av inköpsrutiner och köptrohet mot everanterörer På uppdrag av revisorerna i Karshamns kommun har genomfört rubricerad granskning. Vi instämmer i den revisionea bedömning som framgår i bifogad rapport och överämnar rapporten för beaktande och åtgärd. Vi vi särskit understryka föjande: ämndernas inköpsverksamheter bedrivs inte på ett ändamåsenigt och ekonomiskt tifredsstäande sätt. Vi grundar vår bedömning på att antaet bestäningsberättigade är adees för högt och att inköp i atför stor utsträckning sker utanför avta. Det finns behov av att utvecka en mer strukturerad inköpsorganisation. Detta kan ske genom att ägga ut ansvaret för inköpen för oika produktområden inom förvatningen på särskit utsedda personer. Vi bedömer att införandet av eektronisk hande (e-hande) kommer att förbättra avtastroheten och effektivisera inköpsprocessen. Kommunens attestreger behöver förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Vi anser b.a. att beoppsgränserna koppade ti besutsattestanter bör besutas formet samt att besut om att tifäigt höja beoppsgränsen för besutsattest bör fattas av överordnad. O Vi bedömer att 'formueringen i kommunstyresens regemente om styresens ansvar i upphandingsfrågor behöver 'förbättras Vi bedömer att kommunstyresen inte har genomfört tiräckiga kontroer och uppföjningar av kommunens inköp utanför avta. Det är positivt att ett dataprogram utveckas för detta ändamå. Revisorerna emotser ett svar på rapportens bedömningar senast den 2 november 2015. Rapporten ämnas ti kommunfumäktiges presidium för kännedom. I För Karsha I s (o nmuns revisorer i Lars Beckman, ordförande
i www.pwc. se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommuna Main Kronmar revisor pwc
Innehåsförteckning 1. Sammanfattning och revisione bedömning...... 1 2. Bakgrund... 3 2.1. Revisionsfrågor.....3 2.1.1. Kontrofrågor..... 3 2.1.2. Avgränsning..... 2.2. Metod.............3 3. Reger om offentig upphanding.. 4 3.1. Besut om att upphanda.....4 4. Iakttageser från Karshamns kommun.....5 4.1. Organisation och ansvarsfördening..... 5 4.1.1. Upphandingsenheten..... 6 4.2. I viken utsträckning görs inköp enigt avta?..... 7 4.3. Förvatningarnas bestäarorganisationer.....8 4.4. Aftestreger..... 9 4.5. Uppföjning av avtastrohet.....11 Karshamns kommun
1. Sammanfattning och revisione bedömning har på uppdrag av de förtroendevada revisorerna i Karshamns kommun granskat inköpsrutiner och inköp inom avta. Vi bedömer att nämndernas inköpsverksamheter inte bedrivs på ett ändamåsenigt och ekonomiskt tifredsstäande sätt. Vi grundar vår bedömning på att antaet bestäningsberättigade är adees för högt och att inköp i atför stor utsträckning sker utanför avta. Det är oroande att det band de datakonsutföretag som anitats utanför avta fanns sex everantörer där inköpen översteg 500 tkr under en period om ett år. i Det finns behov av att utvecka en mer strukturerad inköpsorganisation. Detta kan 1 ske genom att ägga ut ansvaret för inköpen för oika produktområden inom förvatningen på särskit utsedda personer. Det bir dä ättare att nå ut med information om gäande ramavta inom respektive produktområde. Det är positivt att besut har fattats om att införa eektronisk hande (e-hande) i kommunen. Vi bedömer att det kommer att förbättra avtastroheten och effektivisera inköpsprocessen. Vi bedömer att kommunens attestreger behöver förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Vi anser att beoppsgränserna koppade ti besutsattestanter bör besutas formet samt att besut om att tifäigt höja beoppsgränsen för besutsattest bör fattas av överordnad. Vi bedömer att formueringen i kommunstyresens regemente om styresens ansvar i upphandingsfrågor är något okar. ämnderna är ansvariga för upphanding av nämndspeciñka varor och tjänster. Av kommunstyresens regemente framgår att styresen övertar ansvaret för nämndspeciñka upphandingar om de är av principie vikt. Vad som avses som principiet i dessa sammanhang framgår inte. Vi anser att det bör förtydigas vika upphandingar som är av stor principie vikt, exempevis genom en beoppsgräns. Vidare bedömer vi att det finns dokumenterade rutiner för inköp. Vi anser att upphandings- och inköpspoicyn och riktinjerna för upphanding och inköp behöver revideras utifrån att beoppsgränserna för direktupphanding har höjts. Vi bedömer att upphandingsenheten utgör ett viktigt stöd ti nämnderna i inköpsoch upphandingsfrågor. Det är positivt att enheten satsar pä att förbättra ' avtastroheten. Det bör utredas hur sökning i avtasdatabasen kan förenkas. Vi bedömer att kommunens attestreger i huvudsak är ändamåseniga men kan förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Vi bedömer att kommunstyresen inte har genomfört tiräckiga kontroer och uppföjningar av kommunens inköp utanför avta. Det är positivt att ett Karshamns kommun 1av14
dataprogram utveckas för detta ändamå. Uppgifter bör tas fram för aa kommunens Verksamheter och presenteras för styresen och nämnderna. i Karshamns kommun 2av14
2. Bakgrund Revisorerna har utifrån en bedömning av väsentighet och risk funnit det angeäget att genomföra en granskning av inköpsrutiner och köptroheten mot everantörer. Köptroheten är avgörande för everantörers förtroende för kommunen. En hög inköpstrohet ger kommunen bättre vikor i upphandingar och avta. Det är också viktigt att ramavta används på ett effektivt sätt och att avtaen eder ti ekonomisk nytta för kommunen. Det är styresen och nämnderna som ansvarar för att inköpsrutiner föjer faststäda reger och ingångna avta. 2.1. Revisiortsfrfigor c Bedrivs nämndernas samade inköpsverksamhet pä ett ändamåsenigt och ekonomiskt tifredsstäande sätt? u Är nämndernas interna kontro av inköpsverksamheten tiräckig? 2.1.1. Kontrofrc zgor u Har nämnderna en ändamåsenig organisation för inköp och upphanding? 0 Viket stöd har nämnderna från den centraa upphandingsenheten? o Finns en dokumenterad process och dokumenterade rutiner för inköp? o Finns ändamåseniga attestreger? - Inom vika områden finns det ramavta? o I viken utsträckning görs inköp enigt avta? - Leder avtaen ti ekonomisk nytta för verksamheterna? - Viken uppföjning görs av avtastroheten och inköpsrutinerna inom ramen för nämndernas interna kontro? 2.1.2. Avgränsning Granskningen avgränsas ti att omfatta de nämnder som efter en översiktig genomgång av befintiga ramavta har befunnits svara för en övervägande de av kommunens totaa inköp. 2.2. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier, data från programmet Inyett och stickprovsgenomgång av upphandingar. Intervjuer har genomförts med upphandingschef, upphandare och upphandingsgruppens edamöter. Vidare har avstämningar gjorts med redovisningschefen. Karshamns kommun 3 av 14
3. Reger om offentig upphanding Syftet med upphandingsregerna i LOU, Lagen om Offentig Upphanding, är att de upphandande myndigheterna ska använda de offentiga mede som finansierar offentiga upphandingar på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktue marknad. Regeverket syftar också ti att ge everantörer möjighet att täva på samma vikor i varje upphanding. Med offentig upphanding menas de åtgärder en upphandande myndighet vidtar för att tidea ett kontrakt eer ingå ett ramavta avseende varor, tjänster eer byggentreprenader. Regerna för offentig upphanding är oika beroende på om värdet av upphandingen är över eer under de s.k. tröskevärdena. 3.1. Besut om att upphanda Besut om att handa upp, består av två dear: anskaffnjngs- och inköpsbesut. Med anskaffningsbesut menas avgöranden om att något behövs i verksamheten och ska anskaffas på något sätt. Inköpsbesut däremot fattas när everantör väjs, och det avgörs vika vikor som ska gäa för köpet. I en nämnd bör fera inköps- och anskaffningsbesut med förde kunna deegeras ti ett utskott eer tjänsteman. Mindre anskaffningsbesut som igger i inje med uppstäda må och budget borde kunna ses som ren verkstäighet (Hiborn Ingegärd & Tengdeius Karin 1988, ämndbesuü, Deegering?, Ren Verkstäighet?, Stockhom, Svenska Kommunförbundet, s. 40). Karshamns kommun 4av14
4. I akttageser _fi-ån Karshamns kommun Kommunfumäktige antog är 2013 en upphandings- och inköpspoicy för kommunens verksamheter. Ipoicyn anges övergripande må, såsom att upphanding och inköp ska prägas av effektivitet, kompetens, samverkan samt etik och mora. Mået är en god totaekonomi, och där samtiga kostnader beaktas under produkten/ utrustningen/ tj änstens användningstid. Vidare yfts Vikten av mijökrav fram på oika sätt, samtidigt som det varnas för risken att kraven kan diskriminera eer utestänga företag. Fumäktige kompetterade poicyn med riktinjer inom området. Av riktinjerna framgår ett anta bestämmeser för kommunens tjänstemän i inköps- och upphandingsarbetet. Band annat framförs vikten av att föja ramavta och att nämnderna ansvarar för att inom ramen för den interna kontroen föja efterevnaden av avtaen. Ti riktinjerna finns ett anta biagor med information om regeverk och rutiner för inköp och upphanding. 4.1. Organisation och ansvarsfördening Fumäktige har fördeat ansvaret för upphanding och inköp mean kommunstyresen och nämnderna. Enigt regementet ansvarar kommunstyresen för kommunövergripande upphandingar, upphandingar som sker samordnat med andra kommuner och upphandingar av stor principie viktj ämnderna ansvarar för upphandingar av varor och tjänster som endast rör den egna verksamheten och som inte är av stor principie vikt. Vad som avses med upphandingar av stor principie vikt framgår inte. Kommunstyresen och nämnderna har i sin tur deegerat besutsfattandet. Kommunstyresen, tekniska nämnden, fritidsnämnden, byggnadsnämnden, omsorgsnämnden och socianämnden har deegerat rätten att besuta om kontraktsvärde upp ti 28 procent av tröskevärdet ti förvatningschef. Vid kontraktsvärden över 28 procent men under tröskevärdet har besutet deegerats ti upphandingschefen. I övriga nämnder har iknande deegation skett men utifrån beoppsgränsen 15 procent av tröskevärdet. ämnderna har inte deegerat besuträtti upphandingar där kontraktsvärdet överstiger tröskevärdet. Tidigare åg gränsen för direktupphanding vid 15 procent av tröskevärdet, numera utgör gränsen 28 procent. Vi har undersökt om rätt deegat fattat besut i fyra sumpmässigt utförda upphandingar. I två av ärendena hade rätt deegat fattat besut. I de två andra ärendena hade samhäsbyggnadschefen deegation att ta besut men besut hade fattats av upphandingschefen. Det gäde upphandingarna av nybyggnad av pavijong Möegårdens skoa och av tvättmaskiner avsedda för mopptvätt. Dessa upphandingar åg inom tekniska nämndens ansvarsområde. ämnden har i Kommunstyresens regemente 9. Karshamns kommun 5 av 14 PWC
I deegerat rätten att fatta besut i contraktsvården understigande 28 procent av tröskevärdet ti förvatningschefen. Kontraktsvärdet för pavijongen vid Möegårdens skoa uppgick ti 3 600 tkr (tröskevärdet för byggentreprenader är 12 672 tkr.) och det för tvättmaskinerna ti 60 tkr (tröskevärdet för varor och tjänster är 506 tkr.). 4.1.1. Upphandingsenheten Kommunens upphandingsenhet har ett samordnande ansvar för inköp och upphanding. Av upphandings- och inköpspoicyn framgår att upphandingar av varor och tjänster som överstiger 15 procent av tröskevårdet ska genomföras av upphandingsenheten. Vidare svarar enheten för nedanstående uppgifter. A - Vara kommunens amänna expertfunktion på upphanding av varor och tjänster. o Samordna och genomföra varu- och tjänsteupphandingar såvida inte dessa har deegerats ti annan enhet. - Ge information och erbjuda utbidning ti ansvariga inom förvatningar. 0 Bistå de kommunaa boagen med hjäp vid behov. 0 Leda kommunens upphandingsgrupp. 0 Initiera uppdateringar av upphandingspoicyn. c Bistå vid avbrytande av inköps- och upphandingsavta där entreprenören inte föjer angivna vikor eer i övrigt åsidosätter ingångna avta. - Besuta om adekvata upphandingsverktyg ti de kommunaa förvatningarna. 0 Företräda kommunen vid överprövningar vid upphandingar. c Se ti att förteckning över kommunens samade avta hås aktue och tigängig. Upphandingsenheten vidtar åtgärder för att öka avtastroheten och minimera otiåtna direktupphandingar. Band annat begär enheten in information från förvatningarna om behovet av ramavta. Enheten svarar även för avtasdatabasen, ti viken aa medarbetare har tigång. Databasens sökfunktion är begränsad, detta då endast ett fåta sökord per avta finns registrerat. Upphandingsenheten samar representanter från aa förvatningar i en upphandingsgrupp. Enheten använder sig av dataprogrammet Inyett för att ansysera vika inköp som inte görs utifrån ett avta. Anaysen är heautomatisk och granskar samtiga everantörsfakturor utifrån oika parameterar exempevis om betaning går ti bufföretag eer om samma faktura har betaats nyigen. Kommunen har även vat att registrera sina ramavta i systemet viket innebär att samtiga betaningar Karshamns kommun 6 av 14
Granskning av inköpsrutiner och koptroheten mot everantörer I matchas mot kommunens ramavta. Uppgifter från systemet skickas ti förvatningens representant i upphandingsgruppen. Upphandingsenhetens initiativ för att förbättra band annat avtastrohet invoverar i hög grad förvatningarna. F örvatningarnas representanter i upphandingsgruppen ges oika uppdrag att arbeta vidare med i respektive organisation. Upphandingsoch inköpsfrågor utgör bara en de av dessa tjänstemäns arbetsuppgifter, varför arbetssituationen ätt bir pressad. Bedömning Vi bedömer att formueringen i kommunstyresens regemente om styresens ansvar i upphandingsfrågor är något okar. Det bör förtydigas vika upphandingar som är av stor principie vikt, försagsvis genom en beoppsgräns. Vidare bedömer vi att det finns dokumenterade rutiner för inköp. Vi anser att upphandings- och inköpspoicyn och riktinjerna för upphanding och inköp behöver revideras utifrån att beoppsgränserna för direktupphanding har höjts. Vi bedömer att upphandingsenheten utgör ett viktigt stöd ti nämnderna i inköpsoch upphandingsfrågor. Det är positivt att enheten satsar på att förbättra avtastroheten. Det bör utredas hur sökningen i avtasdatabasen kan förenkas. 4.2. I viken utsträckning görs inköp enigt avta? Karshamns kommun har totat 264 ramavta inom 95 oika varugrupper. Se tabe i biaga 1. För att anaysera i viken utsträckning inköp görs utifrån ett avta har vi föjt upp inköp mot avta inom vissa områden. Urvaet baseras på inköp som genomförts av samtiga förvatningar. De områden som sticker ut är kontorsmaskiner och kontorsutrustning, resebyråer, konsuter och programvaruproducenter. Inom området kontorsmaskiner och kontorsutrustning har 66 procent av de totaa inköpen gjorts enigt avta. inköpen har i huvudsak genomförts hos en everantör. är det gäer resebyråer har ett anta inköp utanför avta identifierats och avtasefterevnaden inom områden uppevs vara probematiskt. Kommunen har enigt avtasdatabasen 18 avta inom området konsuter. Anaysen visar att 45 procent av inköpen har gjorts enigt ett avta. De inköp som det inte finns avta ti avser främst datakonsuter, tekniska konsuter samt konsuter avseende företagsorganisation. Av de datakonsutföretag som har anitats är det sex everantörer där inköpen överstiger 500 tkr under en period om ett år. Kommunen har avta med två av everantörerna. Tekniska konsuter omfattas i fera fa av entreprenadupphandingar. Det är endast ett fåta entreprenadavta som är registrerade i avtasdatabasen. Det innebär att kommunen kan ha avta med fer everantörer. Kommunen har avta med den everantör som står för 18procent av inköpen avseende tekniska konsuter. Karshamns kommun 7 av 14
20140419-20150519 (tkr) i Område Totat Upphandat Upphandat i inköp procent Livsmede 28 645 24 666 B6 % (46310 46390, 47111-47199, 47230-47299, 10821-10850) Kontorsmaskiner och kontorsutrustning 4 192 2 782 66 % (46660) Kontorsmöber 11 342 10 980 97 % (46650,31011,3101Z) Kontorsfiirbrukningsvaror 3 896 3 490 90 % (45492) Entreprenörer för bostadshus och andra 39 022 38 920 100 % byggander (41200) Anäggningsentreprenörer 24 533 22 107 90 % [A2110-42990) Div bygg och entreprenadtjänster (43120-72 717 63 704 88 % 43999) Div konsuter (62020,70210,702Z0,71121-41 534 18 817 45 % 71129) Programvaruproducenter (62010) 9 835 1 419 14 % Summa 236 575 187 028 79 % Området programvaruproducenter uppvisar en åg ande inköp enigt avta. Av de totaa inköpen avser 8 490 tkr inköp från fem everantörer varav kommunen har avta med en av everantörerna. Kommunen har inte handat upp större deen av sina IT-system. Bedömning Vi bedömer att inköp sker i atför stor utsträckning utanför avta. Frågan berör aa förvatningar. Ateftersom dataprogrammet Inyett utveckas bör förfinade anayser tas fram för att riktade insatser ska kunna ges. 4.3. Förvatningarnas bestäarorganisationer Majoriteten av aa inköp sker ute i förvatningarna. Genom att ha utsetts ti förvatningens representant i upphandingsgruppen har ekonomerna på förvatningarna fått i uppdrag att driva inköps- och upphandingsfrågor inom sina organisationer. Enigt ett kommunstyresebesut från år 2005 ska nämnderna utse bestäningsberättigade inom sina verksamheter. En bestäningsberättigad är en person som har rätt att göra inköp /bestäningar för Karshamns kommuns räkning. Varje bestäningsberättigad erhåer en unik referenskod som är koppad ti ansvarskoden samt ett öpnummer. Referensnumret anges ti everantören och framgår sedan på everantörsfakturan. Inom utbidningsförvatningen ñnns en skriftig rutin förbestäningsberättigade. Inköp samordnas inte för ett produktområde ti några bestäningsberättigade, utan r Karshamns kommun 8 av14
de har rätt att göra inköp inom aa produktområden. Förvatningskontoret för en förteckning över dessa anstäda. Rätten att utse bestäningsberättigade är vidaredeegerat ti rektor, förskoechef och enhetschef viket har inneburit att ett stort anta har utsetts. Det är en utmaning för ekonomen att nå ut med information om ramavta och vikor ti aa. ågon riktad informationskana per produktområde kan inte användas, utan informationen måste spridas ti aa bestäningsberättigade. Liknande situation råder inom övriga förvatningar. Inom samhäsbyggnadsförvatningen är det enhetscheferna som utser vika anstäda som ska vara bestäningsberättigade inom sina respektive verksamheter. Idag är 48 procent av antaet anstäda bestäningsberättigade. Även inom omsorgsförvatningen finns ett stort anta bestäningsberättigade som har rätt att göra inköp inom samtiga produktområden. Förvatningens ekonomisassistenter utgör ett stöd ti de bestäningsberättigade och information om förändringar i ramavta osv. förmedas oftast via assistenterna. I Kommunstyresen besutade i februari 2015 att eektronisk hande (e-hande) ska impementeras i kommunen genom ett treårigt projekt. Med e-hande avses eektronisk bestäningsprocess inkusive fakturahantering. är systemet är utbyggt kommer bestäning att ske eektroniskt via en webbsida där kommunens prisista finns. Endast registrerade bestäare kan göra inköp via sidan och kommunen kan i större utsträckning styra vika bestäningar som görs, viket torde medföra bättre avtastrohet. Vidare dokumenteras inköpsprocessen eektroniskt. Bedömning Vi bedömer att nämnderna inte har en ändamåsenig organisation för inköp och upphanding. Vi grundar vår bedömning på att antaet bestäningsberättigade är för högt. Det finns behov av att utvecka en mer strukturerad inköpsorganisation. Detta bör ske genom att ägga ut ansvaret för inköpen för oika produktområden inom förvatningen på särskit utsedda personer. Det bir då ättare att nå ut med information om gäande ramavta inom respektive produktområde. Det är positivt att besut har fattats om införa eektronisk hande (e-hande) i kommunen. Vi bedömer att det kommer att förbättra avtastroheten och effektivisera inköpsprocessen. 4.4. Attesreger Kommunens reger för attest framgår av Riktinjer för attest med tiämpningsanvisningar. Riktinjerna har faststäts av kommunstyresen, 2014/ 175. Av riktinjerna framgår att de gäer för ekonomiska transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enigt Kommuna redovisningsag (KRL). Huvudregen är att ingen ensam får utföra samtiga attestmoment. Undantag från huvudregen får göras när det gäer intern fakturering mean två förvatningar då det år tiräckigt med en attest. v J Karshamns kommun 9 av 14
För samtiga ekonomiska transaktioner ska tre kontroer utföras. Det år mottagning/ granskningsattest, besutsattest samt behörighetskontro. Mottagning / granskningsattest innebär kontro av: - att varan har mottagits och att kvantitet och kvaitet är riktiga och att fakturan är rätt uträknad och att angivna rabatter är avdragna. Besutsattestanten ska kontroera: - att bestäningen har skett i enighet med besut, pan eer direktiv för verksamheten. Kontro av besut kan avse särskit nämndsbesut, budgetansag eer andra besutade paner, normer eer riktinjer. - att vikoren stämmer med vad som överenskommits. Behörighetkontroen innebär kontro: - att behörig besutsattestant har attesterat. Vid eektronisk signatur finns behörighetskontroen inagd i systemet. Ansvaret för rätt kontering åviar den som svarar för besutsattesten. Attesterna ska tecknas med namnteckning på pappersfaktura eer med eektronisk signatur. Attestmomenten ska utföras i en ogisk ordning så att största möjiga säkerhet uppnås. Det innebär att mottagning/ granskningsattest utförs före besutsattest samt att besutsattest sker innan utbetaning. Vid eektronisk signering är det inte möjigt att betaa fakturan innan besutsattest har utförts. Ersättare får endast attestera vid ordinarie attestants frånvaro. Generet gäer att så kaade "egna kostnader ska besutsattesteras av överordnad med besutsbefogenheter. Det finns beoppsgränser koppade ti respektive besutsattestant. Beoppen är registrerade i fakturahanteringssystemet. Kommunen tiämpar generet samma beoppsgråns på besutsattester. Vissa besutsattestanter har högre beopp. Vid behov av att besutsattestera högre beopp kontaktar vederbörande systemförvataren via mej som tifäigt höjer beoppsnivän och därefter direkt sänker igen. Beoppsgränserna är inte formet besutade. Som nämnts ovan anayseras samtiga betafier av ett externt företag, Inyett. Det innebär att samtidigt som kommunen skickar en betañ ti banken skickas fien ti det externa företaget. Kommunen får direkt återkopping om någon faktura inte går igenom kontroen. Det finns då möjighet att stoppa betafien under resten av dagen. Bedömning Vi bedömer att kommunens attestreger i huvudsak är ändamåseniga men kan i förbättras ytterigare för att stärka den interna kontroen. Det baserar vi på att samtiga externa inköp ska attesteras av två personer och att överordnad ska besutsattestera egna kostnader". För att stärka den interna kontroen ytterigare Karshamns kommun 10 av14
I har vi identifierat föjande förbättringsomräden. Vi anser att beoppsgränserna koppade ti besutsattestanter bör besutas formet samt att besut om att tifäigt höja beoppsgränsen för besutsattest bör fattas av överordnad. 4.5. Uppföjning av avtasrohet Kommunstyresen har inte genomfört kontroer eer föjt upp inköp utanför avta. Under år 2015 började upphandingsenheten föja inköp utanför avta genom dataprogrammet Inyett. Korrigeringar görs i programmet för att uppgifterna som tas ut ska bi så säkra som möjigt. ågon sammanstäning av uppgifter från programmet har ännu inte överämnats ti styresen. Samhäsbyggnadsförvatningen och omsorgsförvatningen har inom ramen för den interna kontroen föjt upp inköp och avtastrohet inom sina verksamheter. Isin interna kontro år 2014 uppmärksammades tekniska nämnden på inköp utanför avta inom ett anta områden, band annat datakonsuter, färskt bröd och ñsk, hyra av arbetsmaskiner och sjökak. \ Bedömning Vi bedömer att kommunstyresen inte har genomfört tiräckiga kontroer och uppföjningar av kommunens inköp utanför avta. Det är positivt att ett dataprogram tagits fram för detta ändamå. Uppgifter bör tas fram för aa kommunens verksamheter och presenteras för styresen och nämnderna. 2015-08-28?fam Cfogmv Fredrik Ottosson Lisa Åberg \ Projektedare Uppdragsedare y/ Karshamns kommun 11 av 14
Granskning av inköpsrutiner och köproheten mot everantörer Biaga -Ramavtaisområden Kommunen har 264 ramavta fördeade inom föjande varugrupper. Arbetskäder 2 i Banktjänster 1 Barnvagnar och tibehör 2 Beysningskäor 1 Besiktning av fordon 1 Bevakningstjänster 2 Brandarm Z i Brandskyddsarbete system 1 Brandskyddsutrustning och service 2 Byggarbeten 5 Drvdcesautomater 9 1 Ei-everans 1 Earbeten 3 Edningsprodukter och drivmede i buk 1 Energidekarationer 4 Entreprenad 2 Entreprenadmaskiner, hyra 1 Entreprenadtjänster Z Entrémattor 1 Fönsterputsning 1 Företagshäsovård 1 Försäkring 2 Försäkringsmäkare 1 Gasmästeriarbeten 1 Gasögon för bidskärmsarbete Govarbeten 2 Grus-, stenprodukter och matjord 3 HVB-hem för vuxna 9 Hjäpmede, service 1 Hobby- och syssesättningsmateria 3 i T-drifttjänster 9 IT-produkter i IT-system 3 Idrottsmateria 4 Inbrottsarm 1 i Inkontinemsprodukier 7 Internethandng dagigvaror omsorgsförvatningen 1 I Karshamns kommun 12 av 14
Granskning av inköpsruiner och köptroheten mot everantörer Juridiska tjänster Järnhande och maskinreservdear Kakspridning Kemikaier Kommunikationsüänster Konsuter Kontorsmateria Kopiatorer MFP, hyra Ky- och fryssystem service och rep Köksutrustning Leasing av fordon Lek- och Parkmäteria Lekpatsutrustning Leksaker Litteratur Livsmede Läromede, tryckta._. I4 -,_.,_. A m ou Ln L. Låssmedstjänster Markarbeten Maskindiskkemikaier Mattransport Mediatjänster Mobia toaetter Mobiteefoner samt tibehör Mobiteefoner service/reparation Måningsarbeten Möber OVK (ob. ventiationskontro) 1 3 29 1 Pensionsfön/atning Påtsageriarbeten Programvaror Rekryteringstjänster Resebyrågänster Revisionstjänster Service och reparation av storköksutrustning Skogsfön/atning Söjdmateria 1 Söjdvirke Stationstankning Storköksutrustning Teekommunikation Karshamns kommun 13av14
Tidningar och tidskrifter 1 Transporttjänster Trycksaker Trygghetsarm och armmottagning Trä- och byggvaror Undersökning arbetsmijö Utbidning VA-kemikaier VA-materia Ventiationsarbeten Ventiationsarbeten -fiter Vihtervägsat och dammbindningsmede Vitvaror vägmärken Vârdsängar med tibehör utämning beskattningsuppgifter Övrigt u)._. I-,_. k. Karshamns kommun 14 av14