FORUM FÖR NÄMNDSEKRETERARE ÄNTLIGEN TILLBAKA! Forum för nämnd sekreterare 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den 23-24 maj 2011 TALARE Expert Göteborgs universitet Jan Turvall Södertälje kommun Ola Schön Juridiska uppdateringar, effektiva arbetsprocesser och din roll i framtidens e-handläggning Stockholms stad Petra Berglund Ingrid Mårtenson Åse Geschwind FÖRDJUPNING Marianne Sterner Språkkonsult Handbok Kommunal nämndadministration Boka dig till både konferens och fördjupning och få den nya upplagan av s bok Kommunal nämndadministration Tips! Om du inte bokar fördjupning rekommenderar att du beställer handboken Kommunal Nämndadministration för att bättre tillgodogöra dig föreläsningen. Boken kan beställas via kommunernas eget förlag www.sklkommentus.se eller på 08-709 59 90. E-HANDLÄGGNING JURIDIK SAMMANTRÄDESTEKNIK
Presentation Äntligen är Forum för nämndsekreterare 2011 här! Förutsättningarna för dig som nämndsekreterare förändras ständigt. Med nya arbetsuppgifter ställs det högre krav på din kompetens i juridiska frågor, rutiner och nya effektivare arbetssätt. Därför är det viktigt att träffa kollegor från hela landet och inspireras av de som kommit längst. Efter förra årets succékonferens har vi vässat programmet ytterligare och hittat nya spännande praktikfall och vinklingar. Självklart är även på plats för att uppdatera dig inom de mest aktuella frågeställningarna i ditt arbete. På konferensen får du lära dig: Vad som krävs av dig för att leva upp till lagar och regelverk Juridiska nyheter som påverkar ditt arbete Hur man kan arbeta med en papperslös nämndadministration Hur du skriver lättlästa och korrekta protokoll På konferensen guidar Sveriges ledande experter dig genom snåriga juridiska frågeställningar och utmaningar i ditt arbete. Dessutom svarar kommuner som ligger i framkant på hur de löst frågor som är högaktuella i ditt dagliga arbete. Varmt välkommen på konferens! L L р Projektledare Nominera en kollega! Under konferensen utses Årets Nämndsekreterare Som nämndsekreterare har du en nyckelfunktion på din arbetsplats. Därför instiftar vi i år priset Årets Nämndsekreterare! Vinnaren presenteras under en speciell prisceremoni. Nominera en kollega som du tycker är värd utmärkelsen. Nomineringen skickas senast den 29:e april till Anna Mickols, anna.mickols@conductive.se Ange dina kontaktuppgifter samt en kort motivering till varför just denna person är värd att vinna. Jury: expert, Jan Turvall jurist och Anna Mickols projektledare Conductive.
Program MÅNDAG 23 MAJ 2011 09:00 Registrering 09:30 Projektledare från Conductive, hälsar välkommen 09:35 inleder dagen och tar upp typiska nämndsekreterarspörsmål så som: Hur bör ansvar och befogenheter fördelas mellan ordföranden och sekreteraren vad gäller förberedelser, genomförande och protokollföring av sammanträdena? Har tjänstgörande ledamot rätt att begära att få se alla handlingar i ett ärende som nämnden skall avgöra? Får förvaltningen tillföra nya sakuppgifter i ett bordlagt ärende? Vem får väcka nya ärenden på sammanträdet? Vilken minoritet avgör motivet för återremissen? Vem avgör ärendets utgång vid lika röstetal i ett anställningsärende? Måste nämnden motivera sina beslut? Vilka ledamöter har inte reservationsrätt? Får nämnden fatta beslut i ett ärende som redan är delegerat? Vilka får nämnden inte utse till delegater? För delegering av brådskande ärenden gäller särskilda regler, vilka? Vad händer om nämnden inte utser en ålderspresident? Vem avgör vad som skall stå i protokollet? Har revisorerna närvarorätt på sammanträdet? När och hur måste man fyllnadsvälja ordföranden? När får en för sent anländ ledamot påbörja sin tjänstgöring istället för en tjänstgörande ersättare? När får en för sent anländ ersättare påbörja sin tjänstgöring istället för en tjänstgörande ersättare med fel partibeteckning eller med lägre rang? När föreligger jäv och i så fall på vilken grund? När är en icke tjänstgörande ledamot eller en personalföreträdare jävig? Vem bestämmer vem som är jävig? Vad gäller för kallelse, närvaro, yttranderätt och jäv beträffande personalföreträdare? Får man justera protokollet på nästa sammanträde? Vad skall man tänka på vid omedelbar justering? Vad händer om protokollet inte justeras i tid eller är justerat men felaktigt? Vad är det för skillnad mellan förslag och yrkanden? Vem bestämmer när överläggningarna är avslutade? Hur skall delegeringsbesluten återrapporteras till nämnden? Hur skall beslutsfattandet gå till när det finns flera olika yrkanden? Bordläggningsyrkande Återremissyrkande Avslagsyrkande Bifallsyrkande 1, 2 & 3 När får inte ledamot avstå från att delta i beslutet? Vilka förtroendevalda har rätt att vara närvarande på sammanträdet och få sin mening antecknad i protokollet? Vilka förtroendevalda har yttranderätt på sammanträdet? Har du andra frågor som rör nämndsekreterarens arbete? Tveka inte att maila Axel före konferensen så tar han upp dem i mån av tid. Mailadress: axel.danielsson@adkonsultab.se Expert Under förmiddagen tar vi pauser för bensträckare 12:30 Lunch 13:30 Juridik för nämndsekreteraren uppdateringar, rättsfall och praxis kring kommunal och förvaltningslagen Förvaltningslagen Ny förvaltningslag på gång vad betyder det för dig som nämndsekreterare? Lever du upp till myndigheternas serviceskyldighet? Sker ärendehandläggningen på ett korrekt sätt i din kommun? Vilka nya rättsfall finns och hur kan de tolkas? Kommunallagen En modernare kommunallag hur påverkar det dig i din yrkesroll? Kommunala kompetensfrågor nyheter och begränsningar i lagstiftningen Vilka nya rättsfall finns och hur kan de tolkas? Förtroendevalda fullmäktige, styrelser och nämnder Kommunalt beslutsfattande, förberedelser, genomförande och uppföljning Kommunal ekonomi Överklagande vad, av vem och när? Har du frågor som rör kommunal- eller förvaltningslagen, maila dem till Anna Mickols innan konferensen så skickas de vidare till Jan så tar han upp dem i mån av tid. Mailadress: anna.mickols@conductive.se Jan Turvall Jurist/lektor och studierektor Göteborgs universitet Under eftermiddagen tar vi pauser för eftermiddagskaffe och bensträckare 16:30 Prisutdelning och mingel vi utser Årets Nämndsekreterare! Vi reserverar oss för eventuella ändringar.
Program TISDAG 24 MAJ 2011 08:30 Flera nämnder, ett sekretariat hur fungerar det när kvalitet och effektivitet alltid ligger i fokus? Samlad kompetens, alltid en förutsättning för effektivisering? Olika nämnder olika förutsättningar, hur långt kan man standardisera de administrativa rutinerna? Ökad kostnadseffektivitet och högre servicegrad, en omöjlig kombination? Lyckas med kvalitetsarbetet i en föränderlig organisation Åse Geschwind Nämndsekreterare Stockholms stad Trafikkontorets nämndsekretariat 09:10 Förmiddagsfika Nämndsekreterarens roll i framtidens e-handläggning 09:40 Digital ärendehantering på väg mot papperslös nämndadministration Digitalt nämndflöde från ärendeanmälan till protokollsutdrag Hur har den digitala hanteringen underlättat vårt arbete? Vem vinner på digitala utskick? t k Papperslös nämndadministration hur når vi ända fram? Petra Berglund & Ingrid Mårtenson Nämndsekreterare Stockholms stad Trafikkontorets nämndsekretariat 10:20 Bensträckare 10:30 Effektivare administrativa processer med Lean Vad innebär Lean-filosofin och hur kan Lean skapa effektivare processer? Att kartlägga arbetsflöden och identifiera slöseri Så här implementerade vi en ny ärendeberedningsprocess Hur har Lean påverkat nämndsekreterarens arbete? Ola Schön Kanslichef Södertälje kommun 11:30 Lunch för konferensens alla deltagare 12:30-16:00 t k För đ Så skriver du lättlästa och korrekta protokoll Under ledning av Marianne Sterner Fördjupning TISDAG 24 MAJ 2011 12:30-16:00 Så skriver du lättlästa och korrekta protokoll Kommunala protokoll behöver vara överskådliga, korrekta och lättillgängliga. Det är ju så många som ska kunna läsa dem intresserade kommuninnevånare i allmänhet, personer som berörs av enskilda beslut, journalister, handläggare inom kommunen och andra myndigheter. Under den här eftermiddagen kommer vi att diskutera vad man bör tänka på när man ska skriva protokoll, både i stort och smått. Du får lära dig: Vem läser protokollet och varför? Vad behöver läsaren veta? Hur ska dispositionen se ut? Hur skapar man överblick med rubriker, stycken och punktuppställningar? Hur ska beslutet skrivas? Vilka ord och uttryck bör man undvika? Hur formulerar man sig enkelt och smidigt? Vad är rätt och fel i språket? Fördjupningsledaren kommer att blanda föreläsningar, diskussioner och korta övningar. Du har också möjlighet att ställa frågor från din egen verksamhet. Fördjupningen leds av Marianne Sterner, examinerad språkkonsult i svenska med lång erfarenhet av klarspråksarbete med olika typer av texter inom kommuner och på myndigheter. Marianne har hållit kurser om protokollsskrivning åt många kommuner. Hon har också drivit klarspråksprojekt på Boverket och Riksbanken, som båda belönats med Klarspråkskristallen.
Anmälan TID & PLATS Konferens 23-24 maj 2011 Fördjupning 24 maj 2011 Garnisonen konferens Karlavägen 100 Stockholm Besök vår hemsida www.conductive.se för erbjudanden om hotell till förmånliga priser. PRIS Före 25 feb Före 29 apr Efter 29 apr Konferens 6 750 kr 7 250 kr 7 950 kr Fördjupning 2 950 kr 3 450 kr 3 450 kr ANMÄLAN Telefon Bokningslinje 08-670 84 80 Internet www.conductive.se Mail bokning@conductive.se Telefax 08-670 84 81 Konferenskod Con342 I konferenspriset ingår kaffe, lunch, dokumentation och mingel. Obs! Alla priser är exkl. moms. Angivna rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. Förbehåll Vi reserverar oss för förändringar i programmet, prisändringar och möjlighet att ställa in planerad konferens. Avbokning och överlåtelse Om du får förhinder och inte kan deltaga kan du alltid överlåta din plats till en kollega. Du kan också få pengarna tillbaka för redan betald deltagarplats förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före konferensdatum. För fullständiga avbokningsregler se vår hemsida www.conductive.se Forum för nämndsekreterare äntligen tillbaka!
Avsändare: Conductive AB Karlavägen 104 115 26 Stockholm B Forum för nämnd sekreterare 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den 23-24 maj 2011 TALARE Expert Göteborgs universitet Jan Turvall Södertälje kommun Ola Schön PÅ KONFERENSEN FÅR DU LÄRA DIG: Vad som krävs av dig för att leva upp till lagar och regelverk Juridiska nyheter som påverkar ditt arbete Hur man kan arbeta med en papperslös nämndadministration Effektivare administrativa processer med Lean Stockholms stad Petra Berglund Ingrid Mårtenson Åse Geschwind FÖRDJUPNING Marianne Sterner Språkkonsult FÖRDJUPNING Så skriver du lättlästa och korrekta protokoll Kommunala protokoll behöver vara överskådliga, korrekta och lättillgängliga. Under fördjupningen diskuteras vad man bör tänka på när man ska skriva protokoll, både i stort och smått. Föreläsningar och diskussioner blandas med korta övningar. Under ledning av Marianne Sterner, språkkonsult. Copyright AB Conductive. Detta material är författat och producerat av AB Conductive. Upphovsrätten till produkten ägs av AB Conductive i enlighet med Upphovsrättslagen 1960:729. Vi på Conductive har mångårig erfarenhet av att arrangera konferenser och utbildningar. Med fokus på dig och din fortsatta kompetensutveckling jobbar vi för att skapa Sveriges bästa konferenser och utbildningar. Vill du veta mer om oss på Conductive och våra övriga arrangemang? Gå in på www.conductive.se eller maila oss på info@conductive.se. Vill du tala med oss personligen kan du ringa 08-670 84 80. Con342