Integrerade affärssystem och affärsprocesser UPPGIFT 2: SAP R/3 YEP, HÄR FINNS MYCKET TEXT, MEN ANDAS DJUPT OCH LÄS ALLT! Företaget IDES AG utvidgar sitt produktsortiment med en handelsvara som levereras av en ny leverantör. Det bättre utbudet leder till att det också bildas en ny kundrelation. Din första uppgift är att föra in uppgifterna om den nya produkten och om de nya intressentrelationerna till IDES ERP-system, SAP R/3. Din andra uppgift är att ta emot en kundbeställning och registrera den i SAP. Därefter ska du se till att det händelseförloppet som en försäljningsorder inleder (order-leveranskedjan), slutförs enligt IDES motsvarande affärsprocess (som beskrivs i uppgiften). Uppgiftsbeskrivningen är ganska lång, men ta tid på dig för att läsa den ordentligt. Skapa först en helhetsbild över vad som ska göras och fundera på det ett tag. Medan du utför olika uppgiftsmoment, reservera några stunder för att tänka efter vad du gör och speciellt hur det är beroende av / relaterat till andra delar av uppgiften. Tiden som uppgiften tar räknas i timmar så reservera tid så att du orkar också tänka och tappa inte tålamodet genast motgångar ger ofta de bästa insikterna om SAP (ERP). Uppgiften kan göras i mindre bitar, men notera att uppgiften borde genomföras i den ordningen som uppgiftsbeskrivningen anger (först del A...). Uppgiften består av fyra delar: - Del A innehåller uppgifter som ska göras före allt annat. Dessa uppgifter finns för att ge dig en uppfattning om de verkliga händelser som du kommer att registrera in i systemet i delarna B och C. Med andra ord, del A påminner om att ingenting görs för systemets skull, utan systemet finns till för att hjälpa oss att handskas med affärshändelser. - I del B ska du definiera nya basdata till systemet (basdata om den nya produkten, kunden och leverantören). Efter varje uppgiftsmoment finns också några frågor som du borde besvara (notera att skärmdump svar). - I del C ska du registrera händelserna i order-leveranskedjan till företagets affärssystem. Efter varje uppgiftsmoment finns också några frågor som du borde besvara (skärmdump svar). - Del D innehåller frågor som ska besvaras efter att de andra delarna har slutförts (men läs frågorna i del D också först för att kunna behålla dem i tankarna medan du jobbar med de andra delarna). Uppgiften görs individuellt eller i par (par = max två personer: trior, kvartetter osv. får automatiskt underkänt i uppgiften) och den skall returneras via Moodle som.pdf,.rtf,.doc osv..eventuella bilder och ritningar skall ingå i samma fil (eller returneras på papper)!! Om du vill ha kommentarer på del A, returnera den senast på onsdagen den 14 mars. Deadline för hela uppgiften är fredagen den 23 mars 2007. Uppgiftens mål: (1) introduktion till att använda SAP R/3, (2) inblick i innebörden av ordet integration, (b) inblick i betydelsen av parametrisering och process: företagets affärsprocess borde motsvara det processflöde som exempelvis SAP ger eller någonting måste anpassas.
DEL A. INTRODUKTION Läs uppgiftens del C. Rita sedan hela den processen (order-leveranskedjan med MRP) som beskrivs i uppgiftens del C som ett EPC-diagram. Ritningen skall ingå i din rapport. Diagrammet ger dig en översikt av vad det är som du egentligen håller på att göra; håll den alltså framme sedan när du senare börjar genomföra del C. Du får själv välja vilket verktyg du använder när du ritar diagrammet (ARIS, Word, PowerPoint, papper+skanner...). Läs uppgiftens del B. Anteckna på ditt EPC-diagram vilka basdata (av de basdata du skapar i del B) som du tror behövs i var och en av processfaserna i del C. Kontrollera din gissning när du utför del C. Se var i SAP du hittar de transaktioner som behövs när du utför uppgiftens delar B och C. Jämför alltså uppgiftsbeskrivninges process (eller ditt EPC-diagram) och leta fram motsvarande steg i baby steps -guiderna. På samma gång ser du att i vilken modul utförs transaktionerna: du (företaget) tänker i processer och EPC, SAP R/3 tänker i moduler. Anteckna i diagrammet i vilken funktion faserna kunde utföras (i allmänhet, såsom inköpsreskontra eller produktionslinje ). Det kan också ge dig en idé om vilka av de följande organisationsstrukturer du kommer att behöva när du utför transaktionerna med SAP (i organisationen enligt SAPs modell). EXEMPELFÖRETAGETS STRUKTUR I SAP I uppgiften antas att du arbetar för IDES AG, ett tyskt (multinationellt) företag. Aktiviteterna i uppgiften antas äga rum i följande enheter som har definierats i företagets ERP-system: Company code: 1000 Plant: 1200 Shipping point: 1200 Storage location: 0002 Warehouse: (behövs ej) Purchasing organization: 1000 Purchasing group: 007 Sales organization: 1000 Distribution channel: 10 Division: 00 Sales office: (behövs ej) Sales group: (behövs ej) 2
DEL B. BASDATA Företaget IDES AG lever en kraftig expansionstid. Därefter måste man skapa flera nya poster till företagets basdataregister: - basdata för inköpsprocessen: leverantör, material, infopost - basdata för försäljningsprocessen: kund, material, prisvillkor - basdata för MRP: material B1. Materialbasdata Företaget utvidgar sitt produktsortiment och du borde föra in uppgifterna om den nya produkten till företagets integrerade affärssystem (=skapa materialbasdata, material master data). Produkten (materialet) är en handelsvara (trading good) och den behövs i 12 funktionsområden (se följande tabell för att se vilka de är). Tips: I företaget används ordet Funktionsområde för det som i SAP blir Views i materialets basdata. Alltså, kontrollera att du skapar produkten för 12 Views. Tips2: Medan du fyller i uppgifterna i SAP, satsa gärna lite extra : tryck på F1 i de fält vars betydelse är ett mysterium för att få fram en förklaring om fältet. Utöver detta kan det också hjälpa att du tittar vilka värden som är möjliga i fälten: i stället för att bara mata in de angivna värden, kan du klicka på matchcodebollen i fälten för att se listan på möjliga värden. Produktens materialkod ska bli GAD-xxx (där xxx = de tre sista siffrorna av ditt matrikelnummer) och produkten hör till industrisektorn Mechanical engineering. Ange org.uppgifterna enligt listan på s. 2. Utöver detta ger produktutvecklingsavdelningen dig följande tabell som innehåller det data som systemet behöver och för vilka funktionsområden (andra fält behöver inte ändras): Funktionsområde Fält Värde Basic data 1 Material Gadget xxx Base unit of measure PC Material group 002 Division 00 GenItemCatGroup NORM Gross weight 1,2 (weight unit KG) Net weight 1 Sales: sales org. 1 Delivering plant 1200 Tax classification 1 Sales: general/plant Availability check 02 Trans.grp 0001 LoadingGrp 0003 Purchasing Purchasing group 007 MRP 1 MRP-type PD Reorder point 0 3
MRP controller 001 Lot size EX MRP 2 Plnd delivery time 2 GR Processing time 1 SchedMargin key 001 MRP 3 Period indicator M MRP 4 Inga ändringar Plant data / stor. 1 Inga ändringar Warehouse mgmt 1 Inga ändringar Warehouse mgmt 2 Inga ändringar Accounting 1 Valuation class 3100 Price control S Standard price 10 Kom ihåg att spara till slut! Frågor gällande B1: Vad är materialkoden av din nya produkt? Vad betyder det att Lot size = EX? Ange ett annat alternativ. Varför tror du att man skapar material skilt för olika material views? B2. Prissättning För att kunna erbjuda den nya produkten för kunderna, definierar företaget också ett pris för produkten. Du ska skapa standardprisvillkoret (villkortypen PR00) för din nya produkt. Försäljningspriset ska vara 18 EUR. Frågor gällande B2: Du definierade just priset. Vem alla ska betala detta pris för produkten? B3. Kundbasdata Intresset för de nya produkterna är stort och företaget får också nya kunder. Du ska föra in kunduppgifterna till systemet. Kunden ska skapas som en normal kund, alltså dess kontogrupp (account group) är sold-to-party. Kundnumret (Customer) ska bli 87xxx (där xxx=de tre sista siffrorna av ditt matrikelnummer). Fyll i även org.uppgifterna (company code, sales org., distr.channel, division). Följande uppgifter ska sparas som kundbasdata om denna kund: Del Tab Fältnamn Värde General data Address Title Company Name Get Gadgets xxx Search term ½ gadget Street/house number SAP Strasse 8 Postal code/city 12345 Hamburg Country DE Transportation zone 0000000001 Language English Control data VAT reg.no. DE123456789 4
Company code data Sales data area Account Recon.account 140000 management Sort key 002 Cash mgmt group E6 Payment transactions Terms of payment 0001 Shipping Delivery priority 1 Shipping conditions 02 Delivering plant 1200 Billing document Incoterms FH Terms of payment 0001 Tax classification 1 Frågor gällande B3: Vad är kundnumret (koden) av din nya kund? Bokningar på kundfordringskontot för enskilda kunder (i försäljningsreskontra) bokas automatiskt på ett huvudbokskonto. Du definierade i kundens basdata vad detta konto ska vara. Vad är kontonumret för det konto i huvudboken där kundfordringarna för enskilda kunder avstäms? Tips: reconciliation account = avstämningskonto B4. Kund- och produktspecifika rabatter Försäljningen har avtalat om speciella prisarrangemang med din nya kund: om kunden köper av din nya produkt, får kunden 5 EUR rabatt per styck. Registrera rabattvillkoret till systemet (det är alltså frågan om rabattvilkor per kund/material). Frågor gällande B4: Du definierade just rabatter. Vem alla ska få rabatten? Vad blir priset per styck för ditt material för de som får denna rabatt? B5. Leverantörbasdata Företaget IDES AG tillverkar inte själv den handelsvaran som nyss kom till sortimentet utan varan köps av ett litet, ganska okänt tyskt företag. Affärsrelationen med detta företag liknar väldigt mycket den som IDES AG har med en gammal leverantör. Skapa leverantörbasdata för den nya leverantören genom att kopiera basdata från den gamla leverantören. Leverantören ska skapas som en normal leverantör, alltså dess kontogrupp (account group) är 0001. Leverantörnumret (leverantörkoden, Vendor) för den nya leverantören ska bli 77xxx (där xxx=de tre sista siffrorna av ditt matrikelnummer). (Du får själv hitta på den nya leverantörens namn och kontaktuppgifter.) Basdata ska kopieras från leverantören med leverantörkoden är 80000. Leverantören finns i company code 1000, inköpsorganisation 1000 Fyll i org.uppgifterna (company code och purch. organization) både för den nya och den gamla leverantören! Påminnelsetips: Medan du fyller i uppgifterna, ta gärna lite tid för att fundera på vad du gör: tryck på F1 i de fält vars betydelse är oklart. 5
Följande uppgifter ska sparas som leverantörbasdata om denna leverantör: Vy/skärm Fältnamn Värde Create Vendor: Address Title Company Name [påhittat namn] Search term ½ gadget Street/house number [påhittad adress] Postal code/city 12345 Frankfurt Country DE Language English Create Vendor: Control Markera Sales/Purch. Tax som vald Create Vendor: Payment transactions Inga ändringar Create Vendor: Accounting information Recon. account 160000 Accounting Cash Mgmnt group A1 Create Vendor: Payment trans. Acc. Payment terms 0001 Create Vendor: Correspondence Acc. Inga ändringar Create Vendor: Purchasing data Order currency EUR Terms of paymnt 0001 Incoterms EXW Create Vendor: Partner functions Inga ändringar Frågor gällande B5: Vad är leverantörnumret (koden) av din nya leverantör? Bokningar på leverantörskuldkontot för enskilda leverantörer (i inköpsreskontra) bokas automatiskt på ett huvudbokskonto. Du definierade i leverantörens basdata vad detta konto ska vara. Vad är kontonumret för det konto i huvudboken där leverantörskulderna för enskilda leverantörer avstäms? Tips: reconciliation account = avstämningskonto B6. Material-leverantörrelationer IDES AG har slutit ett avtal med din nya leverantör om priset och leveransvillkoren för din nya produkt. Registrera detaljerna av detta avtal till systemet genom att skapa en info record. Anskaffningspriset (nettopriset) för 1 st. av din nya produkt är 10 EUR. Relevanta avtalsvillkor inkluderar följande: - Lovad leveranstid (Plnd dely time): 2 - Inköpsgrupp (purch.group): 007 - Standardbeställningskvantitet (Standard qty): 1 - Skattegruppen (tax code): VN - Nettopris (net price): 10 Frågor gällande B6: Vad är en info record? Vad är dess funktion? Du har definierat nu ett antal olika priser. Vi får repetera lite: var definierade du och vad är produktens försäljningspris, värderingspriset (valuation price) för din produkt, leverantörspecifikt anskaffningspris? Förklara skillnaden mellan dessa. 6
DEL C. ORDER-LEVERANSKEDJAN Orderleveranskedjan innefattar en helhet som börjar med en kundbeställning och slutar när man fakturerar kunden (tar emot betalningen). I denna uppgift inkluderas inköpsfunktionen till denna process med hjälp av materialresursplanering. Frågorna efter de flesta uppgiftsmoment är nästan desamma: vilket dokumentnummer skapades, vad situationen på lager/behovlistan är och vilka bokningar gjordes för redovisningen. Följaktligen önskas det att du redovisar för svaren i form av en tabell som visar frågans nummer (t.ex. C1), dokumentnumret som skapades, lagersaldot efter transaktionen och bokningarna. Svaren för andra frågor kan du ge som text, utan tabell. C1. Kundorder Den nya produkten blir genast en hitt och beställningar börjar strömma in. Den nyskapade kunden ringer och beställer 100 st. av den nya produkten. Mata in kundbeställningen (standard order, ordertypen är OR) till systemet. Kunden vill ha sitt eget referensnummer på ordern: gg07001. Kom ihåg att spara kundorderdokumentet till slut! Frågor gällande C1: Vilket dokumentnumret fick den nya kundordern? (syns t.ex. som meddelande när du har lyckats spara dokumentet) Vilka funktioner kan systemet utföra automatiskt från en kundorder? (svara på basis av övningen eller se Standard functions during order processing på http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/33/00f9c39d6911d194e200a0c930 6794/content.htm) Vilka av de prissättningsvillkor som du definierade påverkade kundordern? Beviljades kunden den definierade rabatten? (för att kunna svara på detta, ta fram kundordern på nytt (se hur man ändrar eller visar kundorders) och se på produktvillkor, Item conditions med ) Vilka dagar påverkar kalkylen av leveransdatumet? (ta fram kundordern på nytt och klicka på Schedule lines for item, d.v.s. på Välj sedan en beställningsrad och klicka på Shipping.) Vad är lagersaldot efter att du har gjort C1? (Kolla lager/behovlistan.) C2. Utför MRP Utför MRP-planeringen för ditt material i produktionsenheten (plant) 1200. Frågor gällande C2: Vad visar lager/behovlistan nu? Vad är numret av inköpsanmodan (Purchase requisition, PurchRqs)? 7
C3. Konvertera inköpsanmodan till inköpsorder Dina arbetsuppgifter inkluderar också anskaffningen av ditt material enligt MRPplaneringen. Ta fram lager/behovlistan och beställ mera av ditt material från leverantören ifall det finns behov för det. Du kan skapa beställningen på basis av den inköpsanmodan (purchase requisition) som eventuellt skapades som resultat av att du uförde MRP. Du ska alltså beställa exakt lika många st. av ditt material som det finns behov för just nu och varorna ska beställas av din leverantör. Kom ihåg att spara inköpsorderdokumentet till slut. Frågor gällande C3: Vilket dokumentnummer fick inköpsordern? Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats? Tips: Efter du har sparat inköpsordern, blir lager/behovlistan antaligen synlig på nytt: kom ihåg att trycka på Refresh-knappen eller F6 på lagerbehovlistan för att aktualisera listan. C4. Godsmottagning Transportföretaget Schenker Cargos lastbil anländer och avlastar en leverans från din leverantör vid produktionsenheten 1200. Kontrollera leveransen, ta emot varorna och för dem till lagerplatsen (storage location) 0002. Anteckna godsmottagningen till systemet. Frågor gällande C4: Vilket dokumentnummer fick materialdokumentet (godsmottagningen blir ett materialdokument när den sparas)? Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats? (Kom ihåg att aktualisera listan) Inspektera de nya dokumenten, t.ex. genom att gå via försäljningens dokumentflöde. Utöver materialdokumentet, se speciellt på bokföringsdokumentet: vilka bokningar har gjorts automatiskt (konto, debet/kredit, summa)? Vad händer alltså som följd av en godsmottagning (goods receipt)? (tre viktigaste saker; du inspekterade precis två av dem; se också http://help.sap.com/ saphelp_46c/helpdata/en/a5/63342c43a211d189410000e829fbbd/content.htm) C5. Fakturakontroll (inköpsreskontra) Leverantörens faktura kommer med posten. Mata in fakturan till systemet och kontrollera den på samma gång mot beställningen. Frågor gällande C5: Vilket dokumentnummer fick leverantörens faktura? Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)? 8
C6. Utbetalning Glöm bort allt som skulle vara bra för företagets kassahantering och betala fakturan med detsamma. Mata in betalningen till systemet. Betalningen görs från bokföringskontot 110000 till leverantörens bokföringskonto. (Om du vill beakta kassarabatten eller inte, får du själv bestämma.) Frågor gällande C6: Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)? Förklara bokningarna i C5-C6 med T-konto-logik. C7. Utleverans Din kund ringer på nytt och frågar om det skulle vara möjligt att leverera varorna genast i stället för att leverera dem om en vecka (såsom först antecknades till beställningen). Du ser din chans till ypperlig kundbetjäning och lovar att transporten åker iväg redan idag. Ändra leveransdatumet (Required delivery date) på försäljningsorderdokumentet. Skapa sedan utleveransen på leveranspunkt 1200, utför plockning från lagerplats 0002 och boka godsuttaget när varorna har förts till lastbilen. Frågor gällande C7: Vilket dokumentnummer fick leveransdokumentet (materialdokumentet)? Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats? (När du har sparat inköpsordern, kom ihåg att trycka på Refresh-knappepå lager-behovlistan för att aktualisera listan.) eller F6 Vilka faser ingår i systemets dokumentflöde under hela försäljningsprocessen? Vad är skillnaderna mellan dokumentflödet (som du just tittade på) och statusöversiktet av en kundorder (status overview)? (i stället för Display document flow välj Status overview ) Dokumentflöde: se http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/93/ 744f86546011d1a7020000e829fd11/frameset.htm C8. Fakturering Med eurotecken i ögonen får du skicka räkningen till kunden. Registrera fakturadokumentet till systemet (på basis av leveransdokumentnumret). Frågor gällande C8: Vilket dokumentnummer fick räkningen? Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)? Förklara med T-konto- logik. C9. Inkommande betalning Glorious! Kunden har betalat räkningen. Anteckna försäljningsfordran som betald till systemet. ( Ta emot betalningen. ) Betalningen bokas på kontot 110000. 9
DEL D. AVSLUTANDE FRÅGOR SAP R/3 är ett integrerat affärssystem. Var och hur framstår integration i denna övningsuppgift? (Notera att ditt svar sannolikt reflekterar åtminstone tre ord: data, process, funktion; du kan förstås komma fram till flera integrationsmoment.) O Leary konstaterar att ERP-system skapar mervärde på följande sätt (boken Enterprise Resource Planning Systems, 2000, s. 7-9): o integrerar företagets aktiviteter över funktionsgränser o använder sig av såkallade best practices o möjliggör organisatorisk standardisering; samma image utåt oberoende av geografin o eliminerar informationsassymmetrier o ger åtkomst till online information i realtid o möjliggör tillgång till samma data för planering och kontroll o underlättar organisationsintern kommunikation och kollaboration o underlättar kommunikation och kollaboration mellan organisationer Vilka av dessa har du kunnat se under övningens lopp? Hur (ge exempel)? Har du kunnat identifiera några andra fördelar med ERP (SAP) under övningens lopp? Enligt din korta erfarenhet med SAP, vad anser du vara den största utmaningen med (a) den dagliga rutinanvändningen av SAP och (b) en SAPimplementeringsprojekt? Kan du se något (konceptuellt) samband mellan denna övning och övning 1 med ARIS? (Ja/nej; motivering uppskattas...) Äntligen, Tio sidor avklarade! Om du vid detta skede har någonting att tillägga, feel free... 10