Revisionsrapport Granskning av kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor Avesta kommun Februari 2008 Bengt Andersson
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga... 1 1.2 Metod... 1 2. Förutsättningar för ledarskapet i Avesta kommun... 2 3. Resultat av granskningen... 2 3.1 Ledarskapet i Avesta kommun... 2 3.2 Omsorgsstyrelsen... 4 3.3 Bildningsstyrelsen... 5 4 Sammanfattning och revisionell bedömning... 6
1. Bakgrund 1.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Avesta kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor. Ledarskapets betydelse för personalens arbetsmiljö och effektivitet i verksamheten är mycket stor. Att vara chef och ledare i en politisk styrd organisation är en komplex uppgift och en stor utmaning. Kommunens chefer, på alla nivåer, har viktiga och utmanande ledarroller i skärningspunkten mellan politiker, medarbetare och kommuninvånare. Den övergripande revisionsfrågan i föreliggande granskning har varit om kommunens chefer och ledare bedriver ett strategiskt och planmässigt arbete för att åstadkomma ett effektivt ledarskap. Vidare hur chefer/ledare i Avesta kommun upplever sina förutsättningar som ledare. 1.2 Metod Granskningen har genomförts via en webbaserad enkät innehållande ett 20-tal olika påståenden. Samtliga chefer med personalansvar har erhållit enkäten. Svarsalternativen har varit Instämmer helt Instämmer i huvudsak Instämmer delvis Instämmer inte alls Vet ej Vid uttolkning, analys och sammanställning av enkätresultat har de två första svarsalternativen betraktats som positiva svar medan alternativ tre och fyra som negativa. I samband med att enkätfrågorna besvarades gavs möjlighet att lämna egna kommentarer inom respektive område. Svarsfrekvensen i enkätundersökningen var för kommunen totalt 85 %. Vid granskningen har intervjuer skett med kommunchef, personalchef och tre av förvaltningscheferna. 1
2. Förutsättningar för ledarskapet i Avesta kommun Kommunen har under de senaste åren på ett positivt sätt arbetat med en rad aktiviteter för att stärka ledarskapet i organisationen. Vi upplever att kommunen har arbetat strategiskt och systematiskt för ett utvecklat ledarskap. Ett ledarskapsprogram omfattande 4-5 dagar med fokus på kommunikation och ledarskap har genomförts med deltagande från 75 % av kommunens chefer. Ett femdagars program för coachande ledarskap har genomförts med 15-20 deltagare. Ett lärande nätverk för ledare tillsammans med 5 grannkommuner har startats. Syftet med denna satsning är att bygga nätverk med kollegor och att förstärka det egna ledarskapet. 10 st samtalsledare har utbildats. Programmet riktar sig bland annat till rektorer och enhetschefer. En rad uppföljande undersökningar via enkäter har genomförts med bland annat fokus på ledarskapsfrågor. Medarbetarenkäter genomfördes 2006 och 2007. Den sk. AHA-enkäten via AFA genomfördes 2008. Dessutom har en speciellt riktad stressenkät för kommunens chefer genomförts under 2008. Dialogverktyg finns framtaget inom omsorgs- och bildningsstyrelsen. Utbildning i förhandlingsteknik planeras. Strategi för att utarbeta en plan för att utse nya kandidater som chefer har initierats. 3. Resultat av granskningen 3.1 Ledarskapet i Avesta kommun Resultatet från enkätundersökningen redovisas för kommunen totalt och för de två största nämnderna, Omsorgsstyrelsen och Bildningsstyrelsen i bilaga 1. Av anonymitetsskäl redovisas svaren från kommunstyrelsen, fritids- och teknikstyrelsen samt miljö- och byggnämnden sammantaget under Övriga. Antalet svarande från dessa var 3 från respektive nämnd. Motsvarande undersökning har även genomförts i fem andra kommuner; Gagnefs, Älvkarleby, Bollnäs, Säters och Smedjebackens kommuner. I bilaga 2 redovisas resultatet för Avesta i jämförelse med de fem andra kommunerna. Enkätundersökningen uppvisar en blandad bild över hur ledarskapet uppfattas av cheferna i Avesta kommun. I jämförelse med andra kommuner där motsvarande 2
granskning har genomförts indikerar enkätsvaren i Avesta att ledarskapet rent generellt fungerar relativt väl men att inom vissa områden indikerar svaren på brister och förbättringsområden. Bland de områden som Avesta uppvisar en positiv bild vill vi i första hand lyfta fram. Som chef får jag regelbunden kompetensutveckling i tillräcklig omfattning (fråga 12) Det är gott samarbete mellan chefer inom den egna förvaltningen (fråga 14) Det är gott samarbete mellan chefer inom kommunen (fråga 15) Det finns fungerande ledningsgrupp för min verksamhet (16) 75 % av de svarande har angivit ett positivt svarsalternativ för fråga 12 vilket är det bästa värdet i jämförelse med andra kommuner som genomfört motsvarande gransing. Vi har också uppfattat att kommunen mycket medvetet har satsat och arbetat med kompetensutvecklande aktiviteter inte minst inom områden som har betydelse för ett fungerande ledarskap. För fråga 14 har 86 % svarat positivt och för fråga 15 är andelen positiva svar 73 %. Här brukar skillnaden vanligtvis vara större, dvs man upplever att samarbete fungerar i huvudsak bra inom förvaltningen, men betydligt sämre över förvaltningsgränserna. Den s.k stuprörseffekten brukar normalt ge ett tydligt genomslag. Vi tolkar att den medvetna satsningen på gemensam och kommunövergripande aktiviteter ger positiva effekter. Noterbart är dock att inom bildningsstyrelsen och omsorgsstyrelsen så svarar två personer från respektive verksamhet Inte alls på påståendet om samarbetet inom kommunen. Positiva omdömen anges också avseende hur ledningsgruppernas arbete fungerar inom kommunen. Hela 94 % anger ett positivt värde. De områden (påståenden) som i första hand redovisar en mer negativ bild redovisas nedan. Dessa bör bli föremål för en närmare analys av i första hand förvaltningschefer och ledningsgrupper och där eventuella åtgärder bör övervägas för att stärka förutsättningarna för ett utvecklat ledarskap i Avesta kommun. Som chef får jag ett personligt stöd (10) Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig (13) 3
Som chef får jag ett personligt stöd 45 % av de svarande anger ett av de negativa svarsalternativen för påståendet. Svaren kan tolkas som att ett mer nära och ett mer coachande, synligt och bekräftande ledarskap efterfrågas från ett flertal av cheferna. Frågan bör analyseras vidare bland annat med utgångspunkt från att flertalet chefer uppfattar sin arbetsbelastning som hög/orimlig. Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig 59 % av de svarande anger något av de negativa svarsalternativen för påståendet. Av de svarande är det 17 medarbetare som svarat Inte alls på påståendet vilket får ses som en varningsklocka och som naturligtvis behöver uppmärksammas och hanteras av respektive ansvarig chef. Vi vill även uppmärksamma tre andra områden med en relativt hög andel negativa svar Som chef har jag ett tillräckligt stöd avseende ekonomifrågor (06) Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser personalfrågor (07) Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser planerings- och målfrågor (08) För ovanstående områden anger ungefär var tredje svarande något av de negativa svarsalternativen. Vi vill också uppmärksamma nämnder och förvaltningar på de synpunkter som lämnats avseende introduktion av nyanställda (25 % negativa svar). Spridning av introduktion till flera tillfällen och mer information kring praktisk hantering av vardagsfrågor är några av kommentarerna. I enkätundersökningen ställdes även frågan Inom mitt verksamhetsområde förekommer samverkan/samarbete med andra kommuner?. 65 % har svarat Ja. Av dessa svarar 72 % att de instämmer helt eller i huvudsak på påståendet om att samverkan/samarbetet fungerar på ett bra sätt. Av de som svarat negativ anges i första hand samarbete med NVU som orsak. 3.2 Omsorgsstyrelsen Enkätsvaren från chefer inom socialförvaltningen avviker positivt jämfört med kommunen totalt inom flera områden och då i första hand avseende Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser ekonomifrågor (06) Som chef har jag ett tillräckligt stöd avseende IT-frågor (09) Det är en tydlig rollfördelning mellan chefer och politiker (17) 4
Områden med en relativt stor andel negativa svar och som bör uppmärksammas av förvaltningsledningen är främst följande Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser personalfrågor (07) Som chef får jag i tillräcklig omfattning ett personligt stöd (10) Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig (13) Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser personalfrågor (07) 50 % av de svarande anger ett negativt svar. Frågan är sedan tidigare uppmärksammad av förvaltningsledningen. Som chef får jag i tillräcklig omfattning ett personligt stöd (10) Andelen negativa svar är 36 % och 5 av de svarande anger Inte alls. Den relativt stora andelen negativa svar överraskar mot bakgrund av förvaltningens medvetna satsning på att erbjuda mentorskap för cheferna. Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig (13) 55 % anger ett av de negativa svarsalternativen. 6 av 22 svarande anger Inte alls vilket ger anledning för förvaltningsledningen att analysera den arbetsmiljömässiga situationen för dessa chefer. 3.3 Bildningsstyrelsen Enkätsvaren från chefer inom bildningsstyrelsen avviker negativt jämfört med kommunen totalt inom ett flertal områden. Områden som det kan finnas anledning för förvaltningsledning och ledningsgrupp att analysera vidare och eventuellt åtgärda är i första hand frågeställningar avseende följande påståenden Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser ekonomifrågor (06) Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser personalfrågor (07) Som chef får jag i tilläcklig omfattning ett personligt stöd (10) Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig (13) Det är en tydlig rollfördelning mellan chefer och politiker (17) Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser ekonomifrågor (06) 55 % av de svarande har svarat negativt. Detta får analyseras vidare av ledningen, men vi tolkar att behov finns av ett ökat och förbättrat stöd gentemot cheferna inom förvaltningen. Denna bild bekräftas i den utvärdering som genomförts av ny organisation för resultatenheten förskola-grundskola. I denna anges att flera rektorer fram- 5
håller att det är svårt att klara det ekonomiska ansvaret eftersom det brister i det centrala ekonomistödet. Som chef har jag ett tillräckligt stöd vad avser personalfrågor (07) 40 % anger något av de negativa svarsalternativen. Från de kommentarer som angivits i enkäten framkommer behov av stöd i samband med svåra personalfrågor. I arbetsmiljöverkets inspektion (rapport per 2009-01-26) anges vissa arbetsuppgifter kan vara extra psykiskt påfrestande som exempelvis konflikthantering eller komplicerade personalärenden. Vi bedömer att behov finns av stödresurser för denna typ av ärenden. Som chef får jag i tilläcklig omfattning ett personligt stöd (10) 65 % anger ett negativt svarsalternativ och 11 svarande anger Inte alls på påståendet, vilket är en anmärkningsvärd stor andel. Svaren kan tolkas som att ett mer nära och ett mer coachande, synligt och bekräftande ledarskap efterfrågas från ett flertal av cheferna. Frågan bör analyseras vidare bland annat med utgångspunkt från att flertalet chefer också uppfattar sin arbetsbelastning som hög/orimlig. Min uppfattning är att min arbetsbelastning är rimlig (13) Även här är andelen negativ svar 65 %. 9 svarar Inte alls. Bilden bekräftas i arbetsmiljöverkets rapport:.flera av rektorerna upplever negativ stress i sitt arbete. Arbetsmängden är stor, tempot är högt och många upplever att man inte hinner utföra arbetsuppgifterna. Det är en tydlig rollfördelning mellan chefer och politiker (17) 67 % svarar negativt på påståendet. Den speciella situation som råder i en kommunal organisation med det dubbla ledarskapet förutsätter en tydlig ansvars- och rollfördelning mellan chefer och politiker. Fråga bör bli föremål för diskussion och klargörande av styrelse och förvaltningsledning så att gränserna tydliggörs. 4 Sammanfattning och revisionell bedömning Vi bedömer att kommunen på ett positivt sätt bedriver ett strategiskt och planmässigt arbete för att åstadkomma ett effektivt ledarskap. Vi bedömer vidare att i jämförelse med många andra kommuner så avsätts inom Avesta kommun relativt omfattande resurser för att utveckla och förbättra ledarskapet inom kommunen. Vi vill dock uppmärksamma styrelser och nämnder på de brister och utvecklingsområden som framkommer i vår granskning och då i första hand på frågeställningar kring arbetsbelastning och behovet av ett mer personligt stöd i rollen som chef och ledare i Avesta kommun. 6
Vi vill också uppmärksamma bildningsstyrelsen på att svaren där inom vissa områden avviker negativt från övriga kommuner. Detta gäller inte minst vad avser rollfördelning mellan chefer och politiker. Vi rekommenderar kommunledning och förvaltningsledningar och enskilda chefer att närmare analysera resultat från enkätundersökningen. I samband med ledningsgruppsträffar och utvecklingssamtal kan enkätundersökningen och granskningen förhoppningsvis vara en viktig informationskälla och utgångspunkt för aktiva åtgärder så att ledarskapet i Avesta kommun ytterligare kan stärkas och utvecklas. 7