FLASKPOST Virtu-projektets nyhetsbrev #2
FLASKPOST Virtu-projektets nyhetsbrev I detta nummer: Utvecklingsprojektets resultat i korthet Hur ta i bruk ny teknologi inom social-och hälsovården erfarenheter från Virtuprojektet På vilket sätt har personalen använt sig av det nya arbetsredskapet? Studerande i Virtu-projektet Är virtu-tjänsten kostnadseffektiv? De äldres tankar och upplevelser kring servicen forskning inom Virtu-projektet Virtu-utrustning hos deltagare och i kommunerna Vad händer då projektet tar slut?
Utvecklingsprojektets resultat i korthet Bästa läsare, Under projekttiden utvecklade vi en modell för att ge service på distans. Med hjälp av interaktiv välfärdsteknologi kan ökat stöd ges till de äldre skärgårdsborna som önskar bo kvar i sina egna hem. Under projekttiden har vi på den s.k. VIRTU-kanalen gjort hela 1790 interaktiva hälsofrämjande aktiviteter tillsammans med våra äldre. Även om verksamheten avslutas i slutet av april 2013 i Finland och i slutet av juni 2013 i Estland, kommer utvecklingsarbetet att fortsätta i kommunerna och på högskolorna. För mig är ett av de viktigaste resultaten att deltagande kommuner insett fördelarna med äldreomsorg på distans och börjat tillämpa det som en del av äldreomsorgen. Vi har fått ett erkännande både från personal och på lednings-och beslutsfattarnivå. I Finland och på Åland kommer kommunerna att på olika sätt fortsätta de interaktiva tjänsterna även efter projektet. Den är dock en större utmaning att hitta en framtida lösning för tjänsten i Estland. Det aktuella priset för tekniken är för högt för kommunerna som därför inte har möjlighet att fortsätta ge denna service så länge extern finansiering saknas. Tillsammans söker vi in i det sista en lösning som skulle ge våra estniska partner möjlighet att fortsätta leverera tjänsten till sina äldre. I slutet av nyhetsbrevet hittar du mer om varje partners framtidsplaner. I detta nummer kan du också läsa om hur vi ser på servicemodellens kostnadseffektivitet. Vi berättar om vilka fördelar kommunernas anställda ser med den nya arbetsmetoden och hur den genererar nytta inom äldreomsorgen. Slutligen redogör vi också för våra äldre deltagares erfarenheter av tjänsten. Till sist vill jag varmt tacka alla projektpartner, intressenter och framför allt alla deltagande äldre för den fantastiska resa vi gjort tillsammans. Under resans gång har vi mött både utmaningar och överraskningar, men framför allt har vi haft en lärorik resa full av gemenskap och samarbete. Besök gärna vår hemsida (www.virtuproject.fi), där kan du läsa mer om resultat och aktiviteter i projektet. Heidi Tuominen Projektledare, Åbo yrkeshögskola
Hur ta i bruk ny teknologi inom social-och hälsovården erfarenheter från Virtu-projektet (Texten är baserad på den artikel som Kaisa Jokela (Åbo yrkeshögskola) skrivit i projektets antologi) När man skall införa en ny teknik och ta i bruk en ny arbetsmetod inom hälsovården, så som VIRTU-kanalen, kräver det investeringar både när man initierar och när man implementerar tjänsten. En hel del arbete och personalorientering krävs för att uppnå varaktig förändring. För att få tekniken implementerad i det dagliga arbetet av de yrkesverksamma inom social-och hälsovårdssektorn, är det viktigt att noggrant planera och utveckla olika sätt att använda tekniken. Det är också viktigt att känna till fördelarna med den nya arbetsmetoden samt att ha en öppen dialog med de anställda om vad som fungerar och vad som inte. Medarbetarna har en nyckelroll vid införandet av nya tekniska lösningar och de många faktorer som påverkar den anställdes synvinkel bör därför beaktas vid planering av nya projekt. Det bästa sättet att stödja medarbetarnas engagemang för förändring är genom deltagande planering, där de anställda deltar i att definiera behov och lösningar. För att hantera eventuella motstånd mot förändring, är det viktigt att förankra förändringen i den befintliga verksamheten och i arbetsmiljön redan i planeringsstadiet. Tre faktorer är avgörande när man tar i bruk ny teknologi: 1) tekniken ska vara enkel att använda, klart tillgodose användarnas behov så att den anses nyttig 2) ledningen och de som kommer att använda den nya tekniken och det nya sättet att arbeta måste noggrant förbereda organisationen för de kommande förändringarna; 3) de anställda ska ha möjlighet att utveckla sina färdigheter, använda sin yrkesskicklighet och vara med och utveckla den nya arbetsmetoden. De anställda från Nådendal hemsjukvård använde VIRTU-kanalen för många olika ändamål. En del av hemvårdspersonalen använde den för att se hur klienterna klarar sig
hemma, medan personalen på serviceboendet erbjöd en mängd olika tjänster via VIRTU-kanalen så som läkarbesök på distans. I början hade de anställda svårt att vänja sig till den nya praxisen och VIRTU-kanalen sågs som ett nytt och främmande arbetsverktyg inom vårdbranschen. Personalen ansåg att det skulle ha varit bättre att först använda utrustningen internt innan de lanserade VIRTU-kanalen till klienterna. På så sätt kunde personalen ha testat utrustningen genom att vara i kontakt med varandra och praktiserat användningen av utrustningen för ändamål som senare skulle gynna deras dagliga arbete. Först efter detta skulle den nya tjänsten ha tagits i bruk externt. Den interna övningen skulle också ha hindrat osäkerhet bland de anställda om utrustningens olika funktioner. Det skulle också ha hjälpt personalen att marknadsföra VIRTU-kanalen till potentiella kunder. En av de största utmaningarna i början ansågs vara att identifiera målgruppen och finna lämpliga användare. Senare, när de anställda blev bekanta med utrustningen, kunde de dra nytta av sin frihet i valet av användningssyfte och i valet av klienter. En längre checklista över frågor som måste beaktas vid genomförandet av en ny typ av välbefinnande teknik kan hittas i Virtu-projektets artikelantologi. Checklistan är baserad på litteratur och erfarenheter från Virtuprojektet..
På vilket sätt har hemvårdspersonalen använt sig av det nya arbetsredskapet? Hemvårdspersonal, socialarbetare och servicehem har aktivt använt VIRTU-kanalen som ett nytt arbetsredskap i deras dagliga arbete. Nedan följer exempel på hur och för vilket ändamål utrustningen har använts under projekttiden: Hemvården: Sjukskötaren har visat laboratoriesvar via VIRTUkanalen för de äldre individuellt Läkemedelskonsultation via skärmen då utseendet på medicinen har ändrat Hembesök för att se hur klienten mår Läkarkonsultation för att bekräfta eller utesluta misstanke om bältros, borrelia mm Tillsynsbesök hos klienter med diabetes Extra hembesök för att minska klientens känsla av otrygghet och oro Stöda hemförlovningen genom daglig kontakt till klienten Rehabilitering Läkarbesök i sådana fall där handlingarna kan göras på distans Tillsynsbesök i preventivt syfte för äldre som ännu inte har hemvårdstjänster Särskilda omsorgsbesök som erbjuds till klienter med psykisk sjukdom Stödja en närståendevårdare som tar hand om sin handikappade make Stödja en klient med demens att klara sig hemma tillsammans med sin närståendevårdare Göra lunchbeställningar för rörelsehindrade klienter Dagcenterverksamhet och administrativa fördelar: Fortbildning för hemvårdspersonal Enhetsmöten mellan olika hemvårdsenheter i Rimito, Merimasku och Nådendal Delgivning av servicehemmets dagcenterverksamhet till de äldre som har en VIRTUapparat hemma (1ggn/vecka) Delgivning av gymnastikstunderna från servicehemmet Kummeli (1ggn/vecka) Gruppaktiviteter 4-5 gånger i veckan som kommunerna anordnat Social samvaro och annan aktivitet: Virtuella besök av familjemedlemmar, kvällssamtal för att kontrollera att allt är ok eller göra avtal om läkarbesök eller göra lista över matuppköp Social samvaro mellan klient och släktingar som bor längre bort eller utomlands Social samvaro mellan klienterna som lett till nya vänskapsförhållanden Tillsynssamtal mellan klienterna varje morgon och kväll
Utöver dessa aktiviteter har studerande från alla fyra deltagande yrkeshögskolor regelbundet hållit gruppaktiviteter tillsammans med de äldre många gånger i veckan under de senaste två åren. Detta för att försäkra att även framtida anställda inom socialoch hälsovården har kompetens att använda dylik teknik som arbetsredskap när de blir utexaminerade. Tredje sektorns organisationer, andra gäster och även de äldre själva har också hållit aktiviteter och på så sätt bidragit till Virtu-kanalens mångsidighet.
Studerande i VIRTU projektet (Texten är baserad på den artikel som Suvivuo, Kinos, Kuikkaniemi & Asteljoki skrivit i projektets antologi samt på en intervju med en restonomstuderande gjord av Marion Karppi (Åbo yrkeshögskola)) En stor del av de gruppaktiviteter som sänts på VIRTU kanalen har gjorts av studerande vid yrkeshögskolorna. Innehållet i aktiviteterna har varit allt från att stöda den fysiska funktionsförmågan till mer humörshöjande och hälsofrämjande måbra-tjänster. traditionellt kundmöte. Studerande har planerat programmen under ledning av lärare. Under projekttiden har studerande stått för ca 900 av totalt 1790 interaktiva program. De flesta studerande som deltog studerar social och hälsovård men också studerande från bl.a. restonom och tradenom programmen deltog. Studerande upplever överlag att det varit lätt att göra distansprogram även om verksamheten är lite annorlunda än ett Det som studerande upplever som speciellt bra med VIRTU-kanalen är de fria diskussionerna där de äldre kan bidra med sina egna erfarenheter. Programmens mer kunskapsbaserad del har dock också en viktig roll, både för att lyckas med det hälsofrämjande arbetet och för studerandes eget lärande. Erityisesti opiskelijat pitävät tärkeänä asiakkaiden mahdollisuutta omien kokemusten ja kuulumisten kertomiseen ja vapaaseen keskusteluun kanavan välityksellä. Toki ohjelmalähetysten tieto-osuudella on tärkeä rooli niin terveyden edistämisen kuin opiskelijan oppimisen näkökulmista. Opiskelijoiden mielestä ohjelmalähetyksiin voisi lisätä vieläkin enemmän toiminnallisuutta, kuten visailuja, pelejä ja liikuntatuokioita. Kuitenkin olennaisena asiana opiskelijat pitivät asiakaslähtöisyyttä: sisältötoiveita tulee kysyä asiakkailta itseltään Restonomstuderande Heli Karhi berättar: Under projekttiden fattade vi hur mycket ett så här stort projekt kan innehålla. Vi har lärt oss mycket nyttigt, om de äldre och hur de ser på vårt projekttema. Det allra bästa med projekt har varit att vi fått göra saker på riktigt och inte bara pappersarbete.
Är VIRTU tjänsten kostnadseffektiv? (Texten är baserad på den artikel som Inger Nygård (Högskolan på Åland) och Outi Koivumäki (Åbo yrkeshögskola) skrivit i projektets antologi) VIRTU tjänstens huvudsakliga verksamhetsområde är förebyggande äldreomsorg. Målen är att stöda de äldre i självständigt boende i eget hem, att motverka social isolering och att öka känslan av trygghet i hemmet. Verksamhetens kundnytta framkommer då bäst i förbättrad eller bibehållen livskvalitet och social interaktion samt som möjlighet att bo hemma längre. Det är dock många faktorer som påverkar kostnadseffektiviteten. Med samlad erfarenhet från VIRTU projektet kan vi idag identifiera åtminstone följande: Kvantitativa faktorer: tjänstens ekonomiska insats i förhållande till prestation dvs kostnader för teknik och arbetstid i relation till den mängd service som produceras mängden inbesparad arbetstid och resekostnader antal inbesparade vårddygn på serviceboende mängden annan ekonomisk nytta av tekniken (som t.ex. distansutbildning) Kvalitativa faktorer: kvaliteten av arbetet vid implementering och produktion av tjänsten (länk till Kajsas artikel) tjänstens inverkan på personalens arbetsmiljö tjänstens inverkan på klienternas trygghet, sociala relationer och upplevda livskvalitet tjänstens inverkan på klientens anhöriga En del av faktorerna är relativt lätta att mäta medan andra ställer högre krav. I projektet använder vi både kvalitativa och kvantitativa metoder. Information har samlats in kring de äldres status (IADL), upplevd livskvalitet(whoqol), användarfrekvens av VIRTU tjänsten samt upplevd kundnytta (länk till artikeln de äldres tankar och upplevelser).
Verksamhetens kortsiktiga ekonomiska nytta från fall till fall kan påvisas. Att göra hembesök på distans sparar både arbetstid och resekostnader. Dessutom kan tekniken användas för andra kostnadsinbesparande ändamål som t.ex. att delta i fortbildning på distans. En avgörande faktor för livskvalitet är möjligheten till socialt nätverk. På basen av intervjuer som gjorts med våra deltagare kan vi utläsa att tekniken och dagcenterverksamheten fyller ett behov av social kontakt för ensamma hemmaboende äldre och vi kan därför anta att tjänsten har en positiv inverkan på upplevd livskvalitet hos denna målgrupp. Tiden för VIRTU projektet har varit kort och kunderna så få att verksamhetens kostnadseffektivitet är omöjlig att bevisa i detta skede. Vi har heller inte haft möjlighet att mäta alla faktorer som identifierats. Vi kan dock konstatera att rätt implementerad och rätt använd i verksamheten kan äldreomsorg på distans motsvarande VIRTU tjänsten generera effektivitet på ett flertal plan, både materiellt och immateriellt. Detta stöder antagandet att äldreomsorg på distans är en kostnadseffektiv verksamhet. Däremot kvarstår ännu utmaning att mäta och förhoppningsvis konstatera kostnadseffektivitet.
De äldres tankar och upplevelser kring servicen forskning inom Virtu-projektet (Texten är baserad på den artikel som Santamäki-Fischer, Häggblom, Julin & Nygård skrivit i projektets antologi) Ökad trygghet Ur enkätsvaren (bild 1) kan vi se att den nya servicen haft positiv påverkan på de äldres liv och att den också hos många bidragit till känsla av ökad trygghet i hemmet. I kommentarerna lyfts möjligheten till social kontakt tydligt fram, många upplever sig mindre ensamma och uppskattar att de fått nya vänner. Andra aspekter är att servicen ger meningsfullt innehåll i vardagen. Möjligheten att vara i kontakt med hemtjänsten eller annan vårdpersonal är en bidragande orsak till känslan av ökad trygghet, men det är dock viktigt att den äldre kan lita på att uppkopplingen fungerar. Någon uppger också att bara det att prata med andra gör att man känner sig tryggare. Bland de som svarat att de inte upplevt ökad trygghet finns orsaker som att de redan har en stark trygghet i näromgivningen, från t.ex. släkt och vänner.. Besvär med tekniken Tekniken har inte fungerat fullt ut. Många har kommenterat att både bild och ljud bryter ibland eller ofta och att det krånglar vid uppkoppling till videokonferenssystemet.
Samtidigt har många uppgett att problemen var större i början. Det är också relativt många som säger att de inte alls fått hjälp med de tekniska problemen medan andra kommenterar att de fått mycket bra hjälp eller att de själva lärt sig att åtgärda problemen. Också i kontakten deltagarna sinsemellan har tekniken ibland ställt till problem. Från kommentarerna kan vi också se att tekniska problem påverkar trygghetskänslan negativt. Socialt nätverk De äldres åsikter om servicen De allra flesta upplever att de varit lätt att hålla kontakt med de andra deltagarna och att de uppskattar denna möjlighet. Några har kommenterat att de inte har behov av kontakt utan vill endast delta i aktiviteterna på VIRTU kanalen. På frågan om servicen har påverkat deras förmåga att uttrycka sig inför andra har de flesta valt alternativet inte alls. Flera kommenterar att kontakten känns naturlig och att det nästan är som att sitta i samma rum som de andra. I gruppkontakterna är det lite svårare att uttrycka sig än i de enskillda samtalen. Ytterligare frågor som vi ställde var hur de äldre upplevt programmen som de studerande sänt på VIRTU kanalen, hur de upplevt anhörigkontakten samt kontakten till hemservicen. Många har svarat att programmen är bra eller mycket bra, vilken sorts program man uppskattar är däremot individuellt. Några tycker mest om gymnastik, andra om tävlingar och minnesträning medan några vill ha mer faktabaserade program. De fåtal deltagare som har anhörigkontakt via tekniken uppskattar alla möjligheten. Det är också få deltagare som har regelbunden kontakt med hemservicepersonal. De som har kontakt upplever tjänsten fungerande och bra. Några har också haft sporadiskt kontakt med äldreomsorgen och någon har blivit positivt överraskad när hemservicen tagit kontakt. Det finns också en osäkerhet bland deltagarna om äldreomsorgspersonalen över huvudtaget skulle svara om de ringde. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan vi konstatera att servicen är uppskattad av de äldre. Den sociala växelverkan den möjliggör har mycket stor betydelse och påverkar den upplevda
livskvaliteten positivt. Problem med teknik och uppkoppling skapar viss irritation men går i många fall att avhjälpa. Det är viktigt att notera att fungerande teknik tillika med god implementering av servicen bland personal inom äldreomsorgen är viktiga faktorer för att servicen skall generera ökad trygghet hos de äldre.
Dessutom har de fyra deltagande högskolorna (Åbo YH, YH Novia, Laurea och Högskolan på Åland) totalt 7 apparater i användning.
Vad händer då projektet tar slut? Åbo yrkeshögskola och Nådendal Nådendal planerar att fortsätta att erbjuda tjänsten efter projektet och klienter som aktivt har använt VIRTU-kanalen kommer att erbjudas att behålla sina apparater. Nådendal fortsätter hyra cirka 10 apparater. Studerande vid Åbo yrkeshögskola fortsätter att hålle aktiviteter för Nådendals och Pöytyäs klienter och andra intresserade kommuner från och med början av augusti 2013. Aktiviteterna sänds på ny kanal som kallas BY-service. Yrkeshögskolan Novia, Pargas och Kimitoön Novia fortsätter i form av ett annat projekt, där syftet är att implementera denna tjänst i kommunerna. Ett nätverk av alla svenskspråkiga yrkeshögskolor i Finland (Novia, enheten i Åbo och i Vasa), Högskolan på Åland och Arcada) kommer att handleda intresserade kommuner att använda denna arbetsmetod. I mars 2013 startade YH Novia specialiseringsstudier i äldreomsorgen på distans i syfte att sprida och implementera den nya arbetsmetoden inom social-och hälsovården. Deltagarna är huvudsakligen sjukskötare från äldreomsorgen från olika kommuner. Novia har fått extern finansiering för sin studioutrustning för ytterligare två år, men försöker ännu finna finansiering för hela projektet. Pargas och Kimitoön kommer att behålla de 6-7 VIRTU-apparater som de har haft under Virtu-projektet och Novias studerande fortsätter att ha aktiviteter med de äldre.
Laurea yrkeshögskola och Sibbo Laurea kommer också att fortsätta med verksamheten, men enligt dem behöver tekniken fler funktioner för att vara en bra arbetsmetod i hemsjukvården. Sibbo kommer att fortsätta efter projektet och de äldre ges möjlighet att behålla apparaterna om de vill, vilket betyder ca 15 apparater. Sibbo utvecklar också innehållet tillsammans med gymnasieelever som har visat intresse av att ha verksamhet med äldre. När det gäller teknik är Sibbo öppen för nya lösningar. Högskolan på Åland och kommunerna på Åland Högskolan på Åland har fått finansiering för två år från Ålands landskapsregering. Syftet är att engagera och aktivera alla kommuner på Åland att ta den nya tjänsten i bruk. De äldre (ca 20) kommer att erbjudas att behålla sina apparater. Nya kunder kommer att erbjudas möjlighet att få en Virtu-apparat hem. Ösel utvecklingsenhet (SAK) och estniska kommuner De estniska partnerna kommer inte att ha möjlighet att fortsätta på grund av det höga priset. De tycker att priset och kvaliteten på apparaterna inte står i proportion och att de höga kostnaderna inte är en hållbar lösning för Estland. Annan teknik, som till exempel Skype Premium har kapacitet att erbjuda videokonferens möten mellan 10 personer, men för att förenkla användargränssnittet ännu mer för icke-dator-erfarna klienter skulle ett utvecklingsarbetsbeslut måste göras på Microsoft (ägare av Skype). Skype är billigt och inte så svårt för äldre att använda, om de får tillräcklig handledning. I Estland är det också en utmaning att hitta innehållsleverantörer i framtiden. Kuressaare Hoolekanne erbjuder mindre gruppaktiviteter, men det skulle vara viktigt att dagligen ge program av hög kvalitet. Samarbetet fortsätter Projektet har funnit att små kommuner (t.ex. de på Åland och Ösel) måste samarbeta i att producera innehåll. Partnerna i Virtu-projektet kommer att upprätthålla Virtu nätverket genom regelbundna möten även i framtiden och fortsätta samarbetet kring virtuell äldreomsorg.