FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID 1999-06-17 Ks 11 1 2007-01-29 Ändring 2007-11-02 Ändring RIKTLINJER FÖR REHABILITERINGSARBETET INOM HÄRJEDALENS KOMMUN Härjedalens kommuns riktlinjer för arbetsmiljöfrågor anger kommunens ansvar gentemot den anställde. Arbetsmiljön inom kommunens verksamheter skall vara sådan att ingen utsätts för olycksfall, fysisk eller psykisk ohälsa. För att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö krävs att kommunens totala resurser tas i anspråk på ett så effektivt sätt som möjligt. Detta krävs också i situationer, där behov av åtgärder aktualiseras på grund av tillfälliga eller bestående förändringar i den anställdes arbetsförmåga eller förändringar i arbetets innehåll. Arbetsgivaren är ansvarig för att fastställa detta behov tillsammans med den anställde och i samråd med företagshälsovården. Arbetsmiljölagen anger att arbetsförhållandena skall anpassas till de anställdas olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende. Arbetsmiljölagen anger vidare att arbetsgivaren skall se till att det på arbetsstället i hans verksamhet bedrivs en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet samt att mål, rutiner, ansvarsfördelning och uppföljning av rehabiliteringsarbetet klart framgår. ANSVARSFÖRDELNING Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen skall verka för att skapa förutsättningar samt resurser till satsningar för en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö för de anställda inom kommunen. Kommunstyrelsen skall verka för en gemensam grundsyn som innebär en positiv människosyn och medvetenhet hos berörda parter om deras ansvar i rehabiliteringsarbetet.
2 Centrala samverkansgruppen För kommunövergripande frågor finns en central samverkansgrupp som bland annat ska behandla övergripande arbetsmiljöfrågor, frågor om företagshälsovård samt övriga frågor av policyskapande karaktär. Förvaltningen Arbetsanpassnings- och rehabiliteringsfrågorna skall ingå som viktiga delar i arbetsgivarens planering, ledning och uppföljning av verksamheten utifrån arbetsmiljöns aspekter och skall på ett naturligt sätt ingå i internkontrollen av arbetsmiljön. Varje förvaltningschef är ansvarig för att verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering har en sådan organisation och sådana rutiner att tidiga signaler om behov av arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder kan uppmärksammas och därmed planeras och genomföras. I förvaltningens arbete med förebyggande rehabiliteringsåtgärder får avsteg från gällande praxis ej göras utan personalchefens godkännande. Statistik skall föras över sjukfrånvaro, rehabiliteringsinsatser, skador och tillbud samt uppföljning av insatserna. Registrering och rapportering av vidtagna åtgärder skall tillställas respektive styrelse eller nämnd minst 2 gånger per år. Förvaltningschefen har det slutliga ansvaret för att åtgärder vidtas så att den anställde om möjligt kan kvarstå inom sitt verksamhetsområde. I vissa situationer är omplacering nödvändig. Den skall dock tillgripas som en sistahandsåtgärd. För att klara behovet av omplaceringar krävs ett positivt och ömsesidigt samarbete mellan förvaltningarna. Varje förvaltning har ansvar för att vid behov av omplacering till annan förvaltning anmälda detta till Personalresursen hos rehabiliteringssamordnaren. Arbetsledaren Varje arbetsledare har det primära ansvaret för rehabiliterings- och övriga arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Den verksamhetsansvarige arbetsledaren är skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att anpassa arbetsförhållandena till den anställde så att denne om möjligt kan kvarstå inom sitt verksamhetsområde.
3 Arbetsledaren är i detta sammanhang en nyckelperson. Det är arbetsledaren som i ett tidigt skede kan och bör se om en anställd uppvisar symtom på besvär i något avseende. Det åligger därför arbetsledaren att ta initiativ till diskussion med den anställde i den uppkomna situationen. Arbetsledaren skall också ta initiativ till och hålla kontakt med anställd som är sjukskriven och stimulera och underlätta för den anställde att återgå i arbete. Den sjukskrivne skall också uppmanas att besöka arbetsplatsen för att inte förlora sin tillhörighet i arbetsgemenskapen. Det viktigaste instrumentet för klarläggande av arbetstagares rehabiliteringsbehov är en genomförd rehabiliteringsutredning. Det är arbetsgivaren som har ansvaret för att i vissa situationer genomföra en rehabiliteringsutredning. En rehabiliteringsutredning skall i princip utföras i tre olika situationer. a) när den anställde p g a sjukdom varit helt eller delvis frånvarande från sitt arbete under en längre tid än fyra veckor i följd b) när den anställde varit frånvarande p g a sjukdom vid minst 6 tillfällen under en 12-månadersperiod c) när den anställde begär att en utredning skall utföras. Syftet med rehabilitering är att den anställde skall få hjälp att återvinna sin arbetsförmåga och beredas möjlighet att genom förvärvsarbete försörja sig själv. Utredningen måste alltså inriktas mot detta syfte. Med hänsyn till att en rehabiliteringsåtgärd skall kunna sättas in så tidigt som möjligt, är det viktigt att försäkringskassa och företagshälsovård kontaktas samt att arbetsgivaren genomför rehabiliteringsutredningen skyndsamt. Arbetsledaren skall i samråd med den sjukskrivne ta initiativ till att en planerad rehabiliterings- och arbetsplatsutredning kommer till stånd och utnyttja de resurser och det stöd som finns både på och utanför arbetsplatsen. Exempel på sådana resurser är skyddsombud, facklig representant, företagshälsovård och försäkringskassa. Rehabiliteringsutredningen skall genomföras tillsammans med arbetstagaren och arbetstagarens fackliga organisation, om arbetstagaren medger detta.
4 Det är viktigt att man på ett tidigt stadium använder företagshälsovården i arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbetet, men företagshälsovården kan aldrig överta arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Företagshälsovården kan emellertid bistå arbetsgivaren med att planera och följa upp olika åtgärder. Ansvaret åvilar arbetsledaren till dess frågan är löst. Företagshälsovården I rehabiliteringsarbetet skall företagshälsovården vara en opartisk rådgivare och konsult och utgöra en resurs för dels den anställde, dels arbetsledaren och dels förvaltningen. Företagshälsovården skall i samråd med arbetsledaren, den anställde och Försäkringskassan göra medicinska, tekniska och psykosociala bedömningar och utredningar och därvid föreslå rehabiliteringsplaner och åtgärder som syftar till att underlätta återgång i arbete. Företagshälsovårdens behandlande arbete skall syfta till att motivera och tidigt aktivera den anställde i dennes rehabilitering. Ett samarbete på ett tidigt stadium mellan företagshälsovården och arbetsledaren är en förutsättning för framgångsrika åtgärder i rehabiliteringsarbetet. Den anställde Den anställde har ett eget ansvar för sin hälsa och rehabilitering och skall därför så tidigt som möjligt aktualisera sitt behov av hjälp och stöd. Den anställde har en praktisk och principiell skyldighet att medverka i rehabiliteringen och aktivt medverka till att finna en lösning. Allt skall prövas i en positiv anda och alla berörda skall följa gemensamma överenskommelser. Om den anställde vägrar medverka när arbetsgivaren skall genomföra sin rehabiliteringsutredning kan detta medföra att det blir praktiskt omöjligt att genomföra utredningen. Arbetsgivaren får i så fall konstatera i sin utredning, att arbetstagaren har vägrat att medverka. Arbetstagaren har därmed förlorat den rätt till stödjande åtgärder som ingår i det förstärkta anställningsskyddet. Vid sjukskrivning är det viktigt att upprätthålla god kontakt med arbetsplatsen för att inte förlora sin tillhörighet i arbetsgemenskapen. En sjukskrivning utgör inget hinder för att besöka arbetsplatsen.
5 Arbetstagarorganisationerna Berörda arbetstagarorganisationer skall medverka till att finna konstruktiva lösningar på uppkomna problem på arbetsplatser. Vidare har arbetstagarorganisationerna en viktig funktion att fylla när det gäller att påverka attityder hos medlemmarna men också när det gäller att bevaka den anställdes intressen och rättigheter. SEKRETESS Med hänvisning till 7 kap 11 och 14 kap 7 sekretesslagen gäller tystnadsplikt för den som i arbetet med rehabilitering fått del av handling eller annan uppgift om den anställdes personliga förhållanden. Detta om det kan antas att den anställde eller någon närstående lider men om uppgiften röjs. ÖVRIGA AKTÖRERS MEDVERKAN Försäkringskassan Försäkringskassan har tilldelats tillsyns- och samordningsansvaret i rehabiliteringsfrågor och har ansvar för att följa upp och utvärdera hur rehabiliteringsverksamheten i stort fungerar inom kassans geografiska område och ta de initiativ som behövs. Försäkringskassan och yrkesinspektionen är ålagda att samarbeta när det finns brister i arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagare. Om Försäkringskassan finner att en arbetsgivare inte lämnar rehabiliteringsutredning i den utsträckning som han borde och trots hjälp från kassan inte bättrar sig, har försäkringskassan möjlighet att vända sig till yrkesinspektionen. Försäkringskassan har myndighetsansvaret för genomförande av en rehabiliteringsutredning, om arbetsgivaren inte gör detta. Försäkringskassans skyldigheter ersätter inte arbetsgivaransvaret. Om det på grundval av en rehabiliteringsutredning konstateras att den anställde är i behov av rehabiliteringsåtgärder som kan medföra rätt till ersättning (rehabiliteringsersättning) skall försäkringskassan upprätta en rehabiliteringsplan. I och med att försäkringskassan har upprättat en rehabiliteringsplan får också försäkringskassan ansvar för att fortlöpande se till att rehabiliteringsplanen följs och att det vid behov görs ändringar i den.
6 Rehabiliteringsplanen skall ange a) vilka rehabiliteringsåtgärder som kan komma ifråga, b) vem som har ansvaret för dessa, c) en tidplan för olika åtgärder samt uppgifter i övrigt som kan behövas för att genomföra rehabiliteringen samt d) kostnader för den sammanlagda ersättningen under rehabiliteringsperioden. Arbetsmiljöverket Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet och kan påverka de praktiska kraven på organisationen av rehabiliteringsverksamheten i allmänhet hos arbetsgivaren. Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetsmiljölagen och de föreskrifter som utfärdats med stöd av den. Arbetarskyddsstyrelsen har utfärdat föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering AFS 1994:1 som gäller arbetsgivarens verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering samt arbetsgivarens åtgärder för att anpassa arbetssituationen till den enskilde arbetstagarens förutsättningar för arbetet. Med föreskriften om arbetsanpassning och rehabilitering har yrkesinspektionen en tydlig grund för sitt tillsynsarbete och ytterst för ingripande i form av föreläggande. Yrkesinspektionen kan kräva att arbetsgivaren uppfyller föreskriftens krav. ARBETSANPASSNING- OCH REHABILITERINGSARBETET I SAMMANDRAG 1. Kontakt mellan arbetsplats och sjukskriven Arbetsledaren kontaktar den sjuke/skadade och håller denne informerad om vad som händer på arbetet och ber denne besöka arbetsplatsen om möjligt en gång i veckan under sjukskrivningsperioden. 2. Rehabiliteringsmöte Arbetsledaren ordnar träff med den sjuke i syfte att påbörja ett rehabiliteringsarbete. Företagshälsovården och skyddsombudet kan vid behov delta vid träffen. Syftet är att skapa kontakt samt klarlägga den sjukes rehabiliteringsbehov och eventuella rehabiliteringsåtgärder.
7 3. Anpassning av arbetsplats och arbetsinnehåll Arbetsledaren ansvarar för att arbetsträning som syftar till att den anställde skall kunna återgå i arbete hos arbetsgivaren kommer till stånd. Arbetsträning är en rehabiliteringsåtgärd som den anställde, arbetsgivaren, den behandlande läkaren och Försäkringskassan kommer överens om. Detta avser både åtgärder och uppföljning. 4. Aktiveringsåtgärder Eventuellt anordnas rehabiliteringsträning genom andra aktiviteter samtidigt med pågående arbetsträning. Företagshälsovården kan utföra eller förmedla aktiviteter. Exempel på aktiviteter: medicinsk behandling, fysisk rehabilitering, rygg- och sjukgymnastik, kost och motion, stödsamtal, avspänning, studiecirklar m m. 5. Omplacering Den ansvarige arbetsledaren ansvarar för arbetsanpassning, utbildning och uppföljning vid omplacering till nytt arbete och ny arbetsplats. 6. Svårlösta fall När arbetsplatsrehabiliteringen blir svår kan berörd förvaltning begära hjälp hos rehabiliteringssamordnaren att hitta lämpligt arbete inom andra verksamheter i kommunen. Förvaltningen kan tillsammans med Försäkringskassan och arbetsförmedlingen finna externa lösningar. Berörd förvaltning har dock fortfarande ansvaret för den anställde till dess att rehabiliteringen eller arbetsanpassningen är avslutad. Personalkontoret utgör en stödresurs och inte som någon som tar över fallet.
8 TÄNK PÅ Använd Adato, kommunens webbaserade dataprogram om aktiv rehabilitering. Samråd med den anställde när du startar utredningen. Skydda den anställdes integritet. Man får inte behandla individuella frågor med utomstående utan tillstånd från den anställde. Gå igenom vilka samarbetspartners du skall ha, t ex. - arbetskamrater - anhöriga - företagshälsovården - Försäkringskassan - Arbetsförmedlingen rehabilitering - den anställdes fackliga företrädare - konsult inom något erforderligt specialområde (arbetsprövning, arbetsträning Insatser för att förbättra samarbetsklimatet. Anskaffa tekniska hjälpmedel Anpassa arbetsplatsen Anpassa arbetet (t ex omfördelning av arbetet inom arbetslag). Arbetsträning, utbildning. Ändra arbetsorganisationen (arbetstid, arbetsrotation). Arbetsprövning inom annat yrke. Arbetsgivaren behöver inte - utvidga sin verksamhet - inrätta särskild tjänst
9 REHABILITERINGSMODELLEN I PRAKTIKEN Steg 1 Tidig kontakt (andra/tredje sjukskrivningsveckan) Arbetsledaren kontaktar den sjukskrivne - information om vad som händer på arbetet - inbjudan till arbetet Arbetsledaren eller den sjuke kontaktar Försäkringskassan och/eller behandlande läkare för att eventuellt erhålla tillåtelse att den sjuke får delta i arbetsplatsaktiviteter. Överenskommelse kan träffas om att någon bland arbetskamraterna utses som kontaktperson till den sjuke. Ansvaret för att kontakt etableras ligger dock kvar hos arbetsledaren. Avsikten med kontakten är att den sjuke inte skall förlora gemenskapen med arbetsplatsen och kamraterna. Inbjudan kan avse arbetsplatsträff, personalmöte, information, utbildning, kaffestund m m. Viktigt är att det här finns en lyhördhet hos arbetsledaren vad beträffar den sjukes tillstånd så att arbetsledaren inte tvingar någon till arbetet trots svår sjukdom eller skada. Steg 2 Arbetsledaren kontaktar den sjuke (efter fyra veckor) samt genomför en rehabiliteringsutredning. Steg 3 Rehabiliteringsmöte efter fyra fem veckor Arbetsledaren ordnar möte med den sjuke i syfte att påbörja rehabiliteringsarbetet. Företagshälsovården, Försäkringskassan, behandlande läkare, facklig representant och skyddsombud kan vid behov delta vid träffen. Syftet är att skapa en kontakt och möjlighet till att utreda den sjukes rehabiliteringbehov och behov av eventuella rehabiliteringsåtgärder. Arbetstagaren kan också ta med sig person som han/hon vill skall närvara på mötet. Arbetsledaren tar in de resurser som behövs. Fler än ett rehabiliteringsmöte kan vara nödvändigt.
10 Steg 4 Åtgärder och uppföljning Rehabilitering - Medicinsk Psykiskt/socialt Arbetsplats Rehabiliteringsträning och arbete samtidigt skall godkännas av Försäkringskassan. Arbetsledaren ansvarar för arbetsplatsanpassning. Här kan rehabiliteringsgruppen och företagshälsovården medverka. Detta gäller även uppföljning och utvärdering. Företagshälsovården medverkar och erbjuder eller förmedlar behandling, råd och stöd. Rehabiliteringsgruppen kan förmedla utbildning, aktivitetskurser, gymnastik m m. Försäkringskassan har ett samordningsansvar för rehabiliteringsfrågor och medicinsk och yrkesinriktad rehabilitering samt beslutar om rehabiliteringsersättning, flexibel sjukpenning, ersättning för arbetsresor och speciella arbetsplatshjälpmedel. Omplacering inom förvaltningen Om arbetstagaren ej kan fortsätta sitt arbete på den egna arbetsplatsen skall arbetsledaren ta upp frågan med förvaltnings-/ avdelningschefen. Förvaltningen ordnar möte med arbetstagaren samt arbetsledaren, företagshälsovården, den fackliga representanten, huvudskyddsombudet samt Försäkringskassan vid behov för att inventera möjlighet till byte av arbetsplats inom förvaltningen. Steg 5 Svåra fall Om omplaceringen ej kan klaras inom egen förvaltning måste berörd förvaltningsledning anmäla detta till Personalresursen hos rehabiliteringssamordnaren. Den avlämnande förvaltningen gör arbetsplatsanpassning och uppföljning samt har ekonomiskt ansvar för förändringen och dessutom rehabiliteringsansvar. Avlämnande förvaltning har ansvaret intill dess arbetstagaren är helt rehabiliterad. Först då tar den nya förvaltningen över arbetsgivaransvaret. Om anpassning/omplacering ej går att genomföra inom kommunens verksamheter undersöks möjligheten till nytt arbete utanför kommunen i samarbete med Arbetsförmedlingen. Även möjligheterna till utbildning, omskolning, arbetsträning och skyddat arbete bör undersökas via Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen.
11 Rehabiliteringsutredning a) när den anställde p g a sjukdom varit helt eller delvis frånvarande från sitt arbete under en längre tid än fyra veckor i följd b) när den anställde varit frånvarande p g a sjukdom vid minst 6 tillfällen under en 12-månadersperiod c) när den anställde begär att en utredning skall utföras Utredningen görs i samråd med den anställde. Rehabiliteringsutredningens innehåll Utredningens innehåll och omfattning måste naturligtvis bli beroende av de enskilda omständigheterna. I vissa fall kan utredningen vara mycket kort och enkel. Syftet med utredningen är att få ett underlag inför planering och genomförande av åtgärder. Den naturliga utgångspunkten och målet är återgång i arbete på den egna arbetsplatsen. Persondata Problembeskrivning att arbeta med rätt problem är grunden för en framgångsrik rehabilitering Arbetsförhållanden beskriv arbetsuppgifter och arbetsmiljö Färdigheter, kunskaper och intressen medarbetarens resurser är den kraft kring vilken rehabiliteringen ska byggas Vidtagna åtgärder vad har redan gjorts på eller utanför arbetsplatsen och med vilket resultat? Planering vilka åtgärder planeras? det är viktigt att en tidsplan upprättas och att det tydligt framgår vem som ansvarar för vad
12 Kontaktperson vem på arbetsplatsen är kontaktperson? Sociala förhållanden Företagshälsovården är stöd i utredningsarbetet. Försäkringskassan upprättar rehabiliteringsplan Vilka åtgärder som aktualiseras Vem som ansvarar för dem När de skall genomföras