2014 Kvalitets-, miljö- och patientsäkerhetsberättelse Psykiatri Lund
Ständig kvalitetsutveckling vägen till fortsatt förtroende Alla vi som arbetar inom sjukvården är i en förtroendebransch. Människor ger oss förtroendet att ta hand om dem när de är sjuka och sårbara. Samhället ger oss förtroendet att handskas med våra gemensamma medel. Det finns mängder av saker som Aleris och våra medarbetare gör för att varje dag förtjäna detta förtroende. Vi ska i varje möte visa våra patienter respekt, lyssna på dem och se till att vi bidrar till att ge dem ett friskare liv. Vi ska arbeta enligt vetenskap och beprövad erfarenhet och ständigt vara beredda att förbättra oss och utveckla nya metoder och behandlingar. Om man ska sammanfatta allt det vi ska göra så är det att alltid sträva mot ökad kvalitet. Arbetet med att förbättra kvalitet, utveckla patientsäker vård och minska miljöpåverkan upphör aldrig. Den som slår sig till ro kommer snabbt att tappa mark och hamna längst ner i de mätningar som görs. Då är också rätten att vara i en förtroendebransch förbrukad. Vägen till bättre kvalitet går både genom kvalitetsoch miljöledningssystem, uppföljning av medicinska resultat och verksamhetens och de enskilda medarbetarnas engagemang och möjlighet att förändra och förbättra i stort och smått. De allra flesta av verksamheterna inom Aleris sjukvårdsdivision är kvalitets- och miljöcertifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001, medan laboratorieverksamheterna är kvalitetsackrediterade. Målsättningen är att de verksamheter som inte är certifierade och ackrediterade så snart som möjligt ska nå denna status. Detta för att säkerställa att vi arbetar på ett strukturerat sätt och ständigt utvecklar och förbättrar vår verksamhet. I denna skrift kan du läsa mer om hur vi konkret arbetat med kvalitet, patientsäkerhet och miljö på Aleris Psykiatri Lund. Jag vill speciellt lyfta fram den höga tillgängligheten till besök och den höga läkarkontinuiteten för patienterna. Trevlig läsning! Karin Kaloczy, Chef Aleris Division Sjukvård Innehåll 4 Aleris En ledande kvalitetsaktör i Skandinavien 8 Kvalitet och miljö Division Sjukvård 14 Division Sjukvård 16 Mål och strategier 2014 19 Organisation och struktur av kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet 21 Hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits 22 Riskanalys 23 Hantering av klagomål och synpunkter hos vårdpersonal 24 Hantering av inkommande klagomål och synpunkter 24 Samverkan 25 Samverkan med patienter och närstående 26 Resultat 28 Mål och strategier för kommande år 31 Miljöbokslut 32 Uppföljning & resultat för 2014 års miljömål 33 Miljömål 2015 35 Sammanfattning
Förstahandsvalet inom vård och omsorg Aleris En ledande kvalitetsaktör i Skandinavien Aleris är ett av Skandinaviens ledande vårdoch omsorgsföretag. Företaget grundades 2005 och har sedan 2010 en långsiktig och samhällsengagerad ägare i Investor. Aleris bedriver verksamhet inom specialistvård, primärvård, diagnostik, äldreomsorg, hemtjänst samt stöd och boende för unga och psykisk omsorg för vuxna. Denna bredd innebär att Aleris har unika förutsättningar att bygga vårdkedjor. Våra cirka 9 000 medarbetare arbetar vid ungefär 350 enheter i Sverige, Norge och Danmark. I Sverige är Aleris organiserat i en sjukvårds- och en omsorgsdivision. Aleris uttalade målsättning är att vara den ledande kvalitetsaktören inom vård och omsorg. För att nå detta mål är vårt dagliga arbete centrerat kring fyra gemensamma värderingar: omtanke, professionalism, engagemang och nytänkande. Aleris Division Sjukvård omfattar Specialistvård, Primärvård, Primärvårdsrehab, Röntgen, Medilab och Fysiologlab. De tre senare bildar tillsammans Aleris Diagnostik. Healthcare Aleris värdegrund är gemensam för hela Aleris. Den bygger på våra fyra värdeord: Aleris Division Sjukvård Specialistvård Primärvård Primärvårdsrehab Röntgen Medilab Fysiologlab Aleris Diagnostik 4
Kvalitetspolicy Aleris mål är att bedriva en God vård enligt Socialstyrelsens författning (SOSFS 2005:28). God vård som kännetecknas av att vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker och patientfokuserad, jämlik och effektiv samt ges i rimlig tid. Vår kvalitetspolicy bygger på att vi arbetar med ständiga förbättringar och gör Aleris Sjukvård till det självklara valet. Vår omtanke gör skillnad Alla som kommer i kontakt med vår verksamhet ska känna förtroende för oss Vi ger våra patienter trygghet och det lilla extra Patienter och arbetskamrater ska bemötas med respekt och hänsyn Vår professionalism gör skillnad Vi har både bredd och spetskompetens Våra kompetenta medarbetare bildar nätverk för ömsesidigt lärande och utveckling Med fokus på kvalitet och patientsäkerhetsarbete bidrar vi till effektivt utnyttjande av samhällets resurser Vårt engagemang gör skillnad Vi arbetar aktivt med FoU och utbildning Våra kunder rekommenderar oss till andra Vi strävar efter att överträffa förväntningarna hos patienter, remittenter och uppdragsgivare Vårt nytänkande gör skillnad Vi utvecklar nya samarbetsformer i sjukvården Med vårt kreativa förhållningssätt deltar vi i utvecklingen av ny diagnostik och nya behandlingsmetoder Vi söker aktivt samarbete med vårdgrannar och uppdragsgivare Miljöpolicy Aleris division Sjukvård skall aktivt arbeta för en långsiktigt hållbar miljö genom att: ta miljöhänsyn i handlingar och beslut så att den negativa miljöpåverkan från vår verksamhet minskar ta miljöhänsyn vid val av material, produkter, metoder och tjänster ständigt förbättra vårt miljöarbete följa de miljölagar och krav som berör vår verksamhet För att uppnå detta krävs att vi: ställer miljökrav vid upphandling av varor och tjänster följer de miljölagar och krav som berör vår verksamhet utför miljökonsekvensbedömningar inför större beslut utvecklar vår miljökompetens och vårt miljömedvetande utvecklar rutiner för bästa riskhantering av avfallsprodukter minskar föroreningar från läkemedel och transporter väljer ekologiska och närproducerade produkter där så är möjligt har miljömål som utvärderas, handlingsplaner som tas fram vid ej uppnådda mål och som sedan följs upp 6 7
Kvalitet och miljö Division Sjukvård Kvalitetsutveckling genom planering, uppföljning och åtgärder. Inom Aleris arbetar vi ständigt med att erbjuda våra patienter och uppdragsgivare en högkvalitativ och säker vård som ges med hänsyn till miljön. Vi strävar hela tiden efter att ytterligare förbättra och utveckla vår verksamhet genom planering, uppföljning och åtgärder. Majoriteten av Aleris sjukvårdsverksamheter är kvalitetscertifierade enligt ISO 9001 och miljöcertifierade enligt ISO 14001, medan våra laboratorieverksamheter 1 är kvalitetsackrediterade. De verksamheter som ännu inte certifierats arbetar efter en plan för att uppnå certifiering. Aleris rapporterar till de nationella kvalitetsregistren och vi jämför ständigt resultaten med dem som redovisas av övriga vårdgivare. Som komplement till detta har Aleris utvecklat ett eget komplikationsregister samt följer månadsvis upp ett antal gemensamma nyckeltal för kvalitet. Grunderna i kvalitets- och miljöarbetet inom Aleris uttrycks i företagets gemensamma kvalitets- och miljöpolicy, som gäller för samtliga sjukvårdsverksamheter inom Aleris i Sverige. Utifrån denna övergripande policy arbetar sedan respektive affärsområde fram verksamhetsspecifika och relevanta mål som också följs upp. Denna process beskrivs närmare längre fram i detta dokument. Majoriteten av Aleris sjukvårdsverksamheter är kvalitetscertifierade enligt ISO 9001 och miljöcertifierade enligt ISO 14001, medan våra laboratorieverksamheter är kvalitetsackrediterade. Vi arbetar ständigt med att erbjuda en högkvalitativ och säker vård som ger hänsyn till miljön 1 I den fortsatta framställningen omfattas även laboratorieverksamheten i begreppet Sjukvårdsverksamhet eller Sjukvårdsverksamheter 8 9
100 80 60 NSP 100 80 60 40 Avvikelsehantering Avvikelsehantering är en grundläggande del i det systematiska förbättringsarbetet. Därför följer Aleris varje månad upp detta nyckeltal. Förmågan att ta hand om och åtgärda sina avvikelser mäts och redovisas som andelen avslutade avvikelser, se bild 2. RESULTAT 40 20 0 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC RESULTAT MÅL 2014 20 0 2014 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC 100 80 60 40 RESULTAT Bild 1. Utvecklingen av HoN mätt i NPS under 2014 för de svenska sjukvårdsverksamheterna 20 0 2014 JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Genomsnittligt mål NPS 70 Uppnått mål NPS 70 + Patientnöjdhet Inom Aleris följer vi patientnöjdheten på våra sjukvårdsverksamheter genom HappyOrNot (HoN). Detta innebär att det står en elektronisk HoN-enhet på samtliga Aleris sjukvårdsenheter. På dessa enheter får patienterna frågan Kommer du att rekommendera Aleris verksamhet XX till andra?. De fyra svarsalternativen sträcker sig från instämmer helt till instämmer inte alls. Resultatet redovisas i Net Promoter Score (NPS) och respektive verksamhetschef kan följa sitt resultat timme för timme, dag för dag, vecka för vecka osv. Detta möjliggör kontinuerlig uppföljning under året och ger förutsättningar för direkta åtgärder i syfte att förbättra patientnöjdheten. Inför 2014 sattes ett gemensamt mål inom Aleris om att samtliga verksamheter skulle uppnå en genomsnittlig NPS på 70. Trenden har varit positiv, under årets fyra sista månader låg sjukvårdsverksamheterna genomgående över måltalet. Bild 2. Andel avslutade avvikelser under 2014 för de svenska sjukvårdsverksamheterna Lex Maria Utgångspunkten är att vårdskador, eller risk för vårdskador, inte ska förekomma i Aleris sjukvårdsverksamheter. När denna typ av händelser ändå inträffar anmäls dessa till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt lex Maria. Att noggrant utreda det inträffade och ta fram åtgärder för att förhindra liknande händelser är en självklar del av patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet. Samtliga lex Maria-anmälningar granskas och godkänns av chefsläkaren inom Aleris sjukvård. Under 2014 anmäldes sammanlagt sju händelser inom Aleris sjukvårdsverksamheter till IVO enligt lex Maria. Patienter och anhöriga kan anmäla klagomål på fel i vården till IVO. Även dessa ärenden är en självklar del av vårt patientsäkerhets- och kvalitetsarbete för att göra vården ännu säkrare. Både lex Mariaanmälningar och klagomålsanmälningar följs upp kontinuerligt och rapporteras till ledningen för Aleris. 10 11
Aleris verksamheter når över riksgenomsnittet 61,5 Öppna jämförelser % (2013) Öppna jämförelser Samtliga verksamheter inom division sjukvård som har nationella kvalitetsregister att rapportera till lämnar uppgifter till dessa. Därigenom kan verksamheterna värdera sina resultat i ett nationellt sammanhang och får möjlighet att ta del av liknande verksamheters erfarenheter av utveckling inom respektive område. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) redovisar årligen ett urval av resultat från de nationella kvalitetsregistren i skriften Öppna jämförelser. En jämförelse avseende 2013 som Aleris genomfört visar att mer än hälften (61,5 procent) av Aleris verksamheter når över riksgenomsnittet. Utöver de resultat som redovisas i Öppna jämförelser rapporterar Aleris verksamheter till ytterligare ett antal kvalitetsregister, främst inom ortopedi men också inom andra specialiteter. Vi strävar hela tiden efter att ytterligare förbättra och utveckla vår verksamhet genom planering, uppföljning och åtgärder Komplikationsregistrering Inom Aleris finns ett gemensamt system för att registrera, rapportera och följa upp komplikationer till följd av kirurgiska ingrepp. Därigenom kompletteras rapporteringen till de nationella kvalitetsregistren med en företagsintern fördjupad uppföljning av Aleris kirurgiska verksamheter i Sverige, Norge och Danmark. Syftet med detta är att kontinuerligt förbättra vården. Arbetet leds av Aleris medicinska direktör. Komplikationsregistrering RAPPORTERINGS- RUTINER INTERN Fördjupad Uppföljning förbättra vården 12 13
Specialistvård med stor bredd Aleris Specialistvård omfattar 16 enheter med vårdutbud inom ett stort antal medicinska specialiteter, som ortopedi, gynekologi, öron-näsa-hals och ögon. Verksamheten omfattar såväl mottagning som öppen- och slutenvård. Aleris enheter inom specialistvården är i många fall ledande inom sina respektive områden och rankas högt i medicinska kvalitetsregister. Enheterna återfinns i Bollnäs, Söderhamn, Uppsala, Stockholm, Motala, Göteborg och på en mängd platser i Skåne. Hög service och kvalitet i innovativ primärvård Aleris primärvårdsenheter har stor bredd på sitt utbud och erbjuder bland annat läkarmottagning, distriktssköterskemottagning, psykosocial verksamhet, astma/kol-mottagning samt förebyggande vård. Aleris primärvård arbetar i samverkan med specialistsjukvården. Vårdcentralerna utmärker sig med innovativa arbetssätt, bra service och en god tillgänglighet. Aleris Primärvård omfattar totalt 16 enheter i Uppsala, Stockholm och Norrköping. Primärvårdsrehab med starkt patientfokus Aleris primärvårdsrehab består av tio enheter belägna i Stockholmsområdet. Vid dessa erbjuds rehabilitering inom ramen för Vårdval Stockholm. Vårdutbudet är brett och omfattar bland annat arbetsterapi, dietetik, kiropraktik, logopedi, neurologisk rehabilitering och sjukgymnastik. Rehabvården bedrivs både som öppenvård och i patientens hem. Division Sjukvård Högklassig sjukvård från Bollnäs i norr till Malmö i söder Aleris sjukvårdsdivision finns representerad i stora delar av Sverige. Aleris Specialistvård Bollnäs, ett sjukhus som drivs på uppdrag av Region Gävleborg, är vår nordligaste enhet, medan Aleris Specialistvård Ögon i Malmö är den enhet som ligger längst söderut. Landsomfattande diagnostik i toppklass Aleris Diagnostik omfattar radiologi, laboratoriemedicin och klinisk fysiologi. Inom Aleris Röntgen finns 17 enheter och här utför vi bland annat bentäthetsmätning, datortomografi, konventionell röntgen och magnetkameraundersökningar. Aleris Medilabs verksamhet är landsomfattande och innefattar provbunden laboratoriemedicinsk service inom klinisk kemi, immunologi och allergi, mikrobiologi, patologi och cytologi. Aleris Fysiologlab har fyra enheter i Stockholmsområdet. Verksamheten omfattar bland annat utredning, diagnostisk och behandling av hjärt-, kärl-, lung-, allergi- och sömnrelaterade sjukdomar. Aleris Psykiatri Lund Aleris Psykiatri Lund erbjuder alla typer av psykiatrisk öppenvård i nordvästra Lund och Kävlinge kommun. Hos oss finns psykiatriker, psykologer, arbetsterapeut, kurator, sjukgymnast, sjuksköterskor och socialpedagoger. Vi har också en brukarinflytandesamordnare, med egen erfarenhet av psykiatrisk vård och kommunala stödinsatser, som finns som en resurs för den som önskar ett personligt stöd i mötet med behandlare. Aleris Psykiatri Lund bidrar till att den samlade psykiatriska kompetensen inom den specialiserade vården och hos övriga aktörer samverkar till det bästa för varje enskild patient. Vi arbetar på uppdrag av Region Skåne. 14 15
Tabell 2. Vidtagna åtgärder för att nå 2014 års kvalitetsmål Kvalitetsmål Mål 2014 Vem Vad För att nå den långsiktiga strategin krävs ett gott medarbetarklimat, ett gott bemötande mot våra kunder och en god patientsäkerhet Nöjd patient Bra resultat Aleris Patientnöjdhetsmätning Medicinska resultat i framkant 75 procent Bitr. verksamhetschef Över riksgenomsnitt All personal och ytterst verksamhetschef Skicka brev till patienterna under under mätveckorna 1. Inkludera patienten i vården och vid avslut 2. Separat telefon för akuta behov 3. Dygnet runt telefon för DBT-patienter 4. Följsamhet till behandlingsplan Mål och strategier 2014 Patientsäkerhetsplanen för 2014 inkluderade flera patientsäkerhetsmål. Under året har vi fortsatt att arbeta med patientsäkerhetsarbetet och Curare-arbetet. Kvalitetsansvarig har fortsatt att arbeta med att uppdatera befintliga rutiner i verksamheten. Kvalitetsansvarig har även arbetat med att åtgärda och återkoppla gjorda fynd mer strukturerat än tidigare, både skriftligt via olika analyser (risk- och händelseanalyser) och muntligt på ledningsmöten och arbetsplatsträffar. Tabell 1. Vidtagna åtgärder för att nå 2014 års patientsäkerhetsmål Patientsäkerhet Arbetet med att inkludera alla patienter vid patientklagomål exempelvis genom att låta patienterna vara en aktiv del i åtgärdsarbetet har fortsatt. Ett koncerngemensamt beslut har fattats gällande att använda HappyOrNot. Metoden är inte självklar i psykiatrisk öppenvård varför Aleris Psykiatri Lund kommer att fortsätta använda Curare och medverka vid Region Skånes Indikator-mätningar. Patientsäkerhetsmål Mål 2014 Vem Uppföljning Curare Göras Verksamhetschef Information av personalgrupp Journaler 5 dagar Bitr. verksamhetschef Avstämning varje dag för hur gammalt äldsta diktatet är. Avtal med extern sekreterare för att bistå vid arbetstoppar. Patientsäkerhetsrond Göras Verksamhetschef Information av personalgrupp Sund ekonomi Nöjda medarbetare Tillgänglighet besök 98 procent Verksamhetschef Uppfyllnad av befintliga avtal 100 procent Verksamhetschef Medarbetarnöjdhet 50 Verksamhetschef och bitr. verksamhetschef Ledarindex 50 Verksamhetschef Följa produktionstalen veckovis.boka in återbud med kort varsel (köfrihet). Kontinuerlig uppföljning av produktionstal för varje avtal Mäter antal patienter i kö (köfrihet). 1. Aktiviteter enligt Medarbetarundersökningen har gjorts inklusive handlingsplan 2. Friskvårds- och sociala aktiviteter Genomgång av Aleris ledarskapsprogram Sjukfrånvaro < 3 procent Alla Friskvårds- och sociala aktiviteter Antal förlorade nyckelpersoner Separat telefon för akuta behov 0 st Verksamhetschef 100 procent genomförda medarbetarsamtal Inkludera PATIENTER i KVALITETSARBETET 16 17
Organisation och struktur av kvalitets och patientsäkerhetsarbetet Aleris Psykiatri Lunds roller och ansvarsfördelning för planering, ledning och egenkontroll av kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet är: Verksamhetschefen har yttersta ansvaret för övergripande planering, ledning och egenkontroll av kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet inom verksamheten. Verksamhetschefen ansvarar för patientsäkerheten inom verksamheten. Biträdande verksamhetschef, kvalitetsansvarig och medicinsk rådgivare ansvarar tillsammans med verksamhetschefen för planering, ledning och egenkontroll av kvalitets-, miljö- och patientsäkerhetsarbetet, inom området miljö har de stöd av enhetens miljöombud. Affärsområdets verksamhetsutvecklare ansvarar för sammanställning av uppgifter från verksamheternas miljöombud och kvalitetsoch patientsäkerhetsuppgifter från verksamhetschef. Struktur för uppföljning och utvärdering Genomgående hög medvetenhet inom kvalitet och patientsäkerhet Aleris Psykiatri Lund följer upp verksamheten genom kontinuerliga mätningar, åtgärder och förbättringar. För att möta problemet med sjunkande deltagande från patienterna vid tidigare års kvalitetsundersökningar har mottagningen strukturerat utvecklingsarbetet till projektform. Medicinskt ansvarig läkare Slavica Rakascan Vår organisation Verksamhetschef Cenitha Broman Nilsson Bitr verksamhetschef Anna Lindbäck Kvalitetsansvarig Eva Ljungsell Detta har möjliggjort att patienterna på ett kvalitativt sätt engagerats och blivit delaktiga i utvecklingsarbetet. Genom att periodvis låta patienterna besvara några frågor har en mycket stor mängd svar kommit in så att mottagningen fått klara indikationer på vilka utvecklingsområden som patienterna ansett vara viktigast. Efter varje undersökningstillfälle har kliniken återkopplat resultatet till patienterna och därefter har förändringsarbetet skett. I det kontinuerliga uppföljningsarbetet har patienterna fått utvärdera den gjorda förändringen vid nästa undersökningstillfälle. Verksamhetens resultat jämförs med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister, exempelvis öppna jämförelser. Resultatet har lett till revision av befintliga rutiner och justering av arbetssätt i enlighet med rekommendation för best practise omhändertagande av patienterna. Även verksamhetens nuvarande resultat jämförs med tidigare års resultat inom miljö, kvalitet och patientsäkerhet för en kontinuerlig förbättring. 18 19
Hur kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har bedrivits Uppföljning genom egenkontroll För att kunna följa upp verksamheten med ständiga förbättringar som mål har egenkontroll använts. Det innebär att vi jämför nuvarande resultat med tidigare resultat, vi jämför också klinikens resultat med andra likvärdiga verksamheters resultat. Den egenkontroll som genomförs är: Deltar i öppna jämförelser, analyserar och återkopplar resultatet inom verksamheten. Genomför studier för att hålla en hög kunskapsnivå inom området. Forskningsarbetet gör att vi får en kontinuerlig omvärldsanalys av medarbetarna, som exponerar publicerade arbeten såväl internt som externt. Har antal patienter i kö som nyckeltal i verksamheten, d v s det följs varje vecka. Mäter patientnöjdhet via Region Skånes Indikator-undersökningar och Curare. Deltar i interna och externa revisioner av verksamheten som patientsäkerhetsrond. Återkopplar systematiskt resultat från olika jämförelser av verksamheten till personalen vid ledningsmöten och APT. Följer varje vecka upp tillgängligheten till besök, åtgärd och telefon. Vi arbetar ständigt med att förbättra patientsäkerheten 20 21
Riskanalys Risker för vårdskador identifieras och hanteras genom vårt avvikelsehanteringssystem. För varje uppkommen skada genomförs en händelseanalys och en handlingsplan tas fram vid ledningsmötet. Lämpliga åtgärder vidtas med personalen i samband med APT. Hantering av klagomål och synpunkter hos vårdpersonal Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet samt personalens klagomål och synpunkter på kvaliteten. På Aleris Psykiatri Lund uppmuntras personalen att skriva avvikelser, då det ses som en ökad patientsäkerhet. Avvikelser skrivs i Aleris interna avvikelsehanteringssystem. En avvikelse är alla händelser som har kunnat medföra skada, rutiner eller maskiner som inte räckt till. Större patientklagomål räknas som avvikelser. Alla avvikelser tas upp systematiskt på ledningsgruppsmötena. Varje chef tar sedan upp sina avvikelser på respektive enhets APT för att diskutera igenom dessa (träffarna sker en till fyra gånger i månaden). Efter utredning, åtgärd och återkoppling till avvikelserapportör avslutas avvikelserna. I de fall avvikelsen är på systematisk nivå tas avvikelsen upp ytterligare en gång i ledningsgruppen som tar ställning till lämpliga åtgärder eller åtgärdsförslag. Personalens klagomål hanteras också vanligtvis via avvikelsesystemet, en del arbetsmiljöfrågor tas enskilt med närmaste chef. I sådana fall kan en handlingsplan tas fram och frågan kan hanteras i ledningsgruppen. Inom Aleris finns ett visselblåsarsystem inrättat för att underlätta för medarbetare att rapportera om missförhållanden och där även anonyma anmälningar tas emot. All personal inom företaget når systemet via intranätet. Aleris avvikelsehantering avvikelse OCH klagomål Avvikelsesystem åtgärd och förbättring Genom att systematiskt ta hand om våra avvikelser och klagomål kan vi sträva efter ständig förbättring 22 23
Hantering av inkommande klagomål & synpunkter Vid större patientklagomål skrivs avvikelser och ibland genomförs händelseanalyser Avvikelser och händelseanalyser utifrån patientklagomål skrivs utan patientidentifikation i avvikelsen. Verksamhetschefen kontaktar samtliga patienter som anmält en avvikelse för att få klarhet i vad som hänt och en bild av patientens förväntan på åtgärd. Därefter görs en analys tillsammans med patienten. Ansvarig för att göra analysen är närmaste chef. När analys och handlingsplaner är gjorda tas resultaten upp i ledningsgruppen och kommuniceras till berörda. Patientärenden från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) hanteras av verksamhetschef som sammanställer och analyserar händelsen. Vid större händelser görs en fullständig händelseanalys. Svaren till IVO registreras också centralt hos Aleris chefsläkare och rapporteras till styrelsen. Vid vårdskador görs en händelseanalys där all inblandad personal intervjuas om händelseförloppet. Patienten kontaktas och involveras i det arbetet. Samverkan Aleris Psykiatri Lund bedriver samverkan inom verksamhetsområdet för att öka kvaliteten och patientsäkerheten. Ett kontinuerligt erfarenhetsutbyte mellan specialister är värdefullt då det ger information kring olika metoder, både avseende vad som är bra och vad som kan förbättras. För att nå dit har ett utbyte av internt och externt arbete påbörjats. Genom en tydlig organisation underlättas samverkan mellan enheterna och ett lokalt erfarenhetsutbyte gynnas. Ett led i samverkan är att ta emot och utbilda STläkare för att tillsammans med övriga specialistkliniker inom psykiatriska specialistsjukvården bidra till ett ökat intresse för en framtid som psykiatriker. Dessutom sker ett nära samarbete med såväl primärvård som vårdboenden i upptagningsområdet med regelbundna handledningar och konsultationer på nästan alla primärvårdsenheter och regelbundna ronder på alla vårdboenden. En viktig del i arbetsmiljön är att stimulera till utbildnings-, forsknings- och utvecklingsarbete. Genom att delta i externa kurser, seminarier och konferenser sker ytterligare samverkan och informationsutbyte som ökar den medicinska kvaliteten och patientsäkerheten. Samverkan med patienter och närstående Enligt socialstyrelsen skall patienterna involveras i vården genom egenvård i så stor utsträckning som möjligt. På Aleris Psykiatri Lund innebär det att vi arbetar utifrån en vårdnadsteori som utgår från egenvård och som tar tillvara det friska hos patienten med stöd av en s.k. case manager. Klinikens samordnare för brukarinflytande är ett personligt stöd i mötet med behandlare för de patienter som önskar. Resursen finns för att kunna erbjuda behandling även till personer som är tveksamma till nya kontakter eller har svårt att ta sig till Lund. För att möta den sistnämnda problematiken är delar av teamet på annan ort (Kävlinge) en dag varannan vecka för behandlingar. När det är möjligt engageras anhöriga i vården genom olika aktiviteter som föreläsningar, individuella samtal eller gruppverksamhet, exempelvis anhörigföreläsningen Hur det är att leva med ADHD ur ett patient- och anhörigperspektiv. Patienterna inkluderas i patientsäkerhetsarbetet genom både muntlig och skriftlig information, (såväl informationsblad som via hemsidan). 24 25
Tabell 3. Utfall 2014-års kvalitetsmål Kvalitetsmål Utfall 2014 Arbetet med att förbättra kvalitet, utveckla patientsäker vård och minska miljöpåverkan upphör aldrig Nöjd patient Aleris Patientnöjdhetsmätning (Värdera helheten) Curare (kvalitativ undersökning) Medicinska resultat i framkant 75 procent Går ej att återge i procent Nära 100 procent har mött samma läkare Bra resultat Antal kvalitetsregister 3 Tillgänglighet besök 100 procent Resultat Sund ekonomi Uppfyllnad av befintliga avtal Medarbetarnöjdhet (ESI) 99,4 procent 36 procent Resultatet av Aleris Psykiatri Lunds uppföljning av verksamheten genom egenkontroll är: Ledarindex (LSI) 38 procent Inrapporteringsgraden till de tre nationella kvalitetsregistren var 100 procent. Vi deltog i den enda möjliga öppna jämförelsen där resultatet analyserades och återkopplades till verksamheten. utmärkt eller mycket bra, vilket var i linje med verksamhetens mål. Dessutom ville 82 procent rekommendera kliniken till andra. Tillgängligheten till besök var 100 procent, vilket var över verksamhetens mål. Nöjda medarbetare Sjukfrånvaro Antal förlorade nyckelpersoner 4,7 procent 0 st Två ST-läkare togs emot och utbildades under året. Aleris Psykiatri Lund nådde målet (99,4 procent av 100 procent) att genomföra alla uppdrag som avtalats med Region Skåne. Aleris patientnöjdhetsmätning visade att 75 procent av patienterna bedömde vården som Resultatet för medarbetarindex var under målet (36 att jämföra med målet 50) liksom ledarindex (38 att jämföra med målet 50). Målet för sjukfrånvaro (< 3 procent) nåddes inte, resultatet blev 4,7 procent. 99,4% genomförda uppdrag som avtalats med Region Skåne 100% Tillgänglighet till besök Inrapporteringsgrad 26 27
Tabell 5. Kvalitetsmål för 2015 Kvalitetsmål Syfte Aktivitet Uppföljning Aktiva med Curare Ha mycket nöjda patienter Följa upp resultaten Kvartalsvis uppföljning och jämförelse av resultaten Vi arbetar ständigt med att förbättra patientsäkerheten Nöjda patienter Bemötande > 75 procent Delaktighet > 75 procent Helhetsintryck > 80 procent Rapportering till kvalitetsregister 100 procent Ha mycket nöjda patienter Ha mycket nöjda patienter Ha mycket nöjda patienter Behålla fullständig rapporteringsgrad Följa upp resultaten Följa upp resultaten Följa upp resultaten Uppmuntra personalen till uppföljning och forskning Följa upp resultatet från Nationella patientenkäten för öppna jämförelser Följa upp resultatet från Nationella patientenkäten för öppna jämförelser Följa upp resultatet från Nationella patientenkäten för öppna jämförelser Jämförelse med egna besöksdata Bipolärregistret Antal litiumkontroller Antal sjukskrivningar God medicinsk kvalitet Följa de huvudsakliga resultaten för Bipolärregistret Redovisa resultaten för personalen vid stor-apt Mål och strategier för kommande år För att fortsätta utvecklas och åtgärda identifierade brister planerar psykiatrikliniken att sätta skarpa måltal för så många mål som möjligt. Förändringen innebär att även fortsättningsvis ha kvalitetsmål inom områdena Nöjda patienter, Bra resultat, Sund ekonomi och Nöjda medarbetare, se tabell 5. Utöver de kontinuerliga målen för patientsäkerhet 2015, se tabell 4, ingår också att fortsätta med det systematiska arbetssättet för rapporterade avvikelser inklusive rutin för risk- och händelseanalyser. Vi ska även fortsätta att utveckla rutiner för åtgärd och följa upp fynd som framkommit vid exempelvis patientsäkerhetsmätning. Bra resultat BUSA Antal besök Läkarkontinuitet Antal ADHD-kontroller Psykosregistret Antal suicid Antal inläggningar Antal besök på psykakut Tillgänglighet 100 procent till besök Tillgänglighet 90 procent på telefon Åtagna uppdrag 100 procent uppfyllnad God medicinsk kvalitet God medicinsk kvalitet Uppfylla vårdgarantin Ha mycket nöjda patienter Vara en tillförlitlig avtalspartner Följa de huvudsakliga resultaten för BUSA Följa de huvudsakliga resultaten för Psykosregistret Följa upp andel köande patienter Följa upp resultaten Kontinuerlig uppföljning av produktionstal för varje avtal Redovisa resultaten för personalen vid stor-apt Redovisa resultaten för personalen vid stor-apt Redovisa resultaten vid ledningsmöten Följa upp och redovisa resultatet från telefonstatistik Uppföljning på ledningsgruppsmöten Tabell 4. Patientsäkerhetsmål för 2015. Sund ekonomi Ekonomi i balans Nå eller överträffa budget 1. Följa inköps- och ekonomirutiner 2. Effektiv verksamhetsplan Regelbunden ekonomiuppföljning med controller Patientsäkerhet Patientsäkerhetsmål Syfte Aktivitet Uppföljning Aktiva med Curare Journaler inom 5 arbetsdagar, med 3 olika prioritet. God patientsäkerhet skultur Säker och delaktig vård Säker vård Säker vård Använda Curare regelbundet i verksamheten Avstämning varje dag för hur gammal äldsta journalen är 1. Medverkan i Region Skånes patientsäkerhetsmätning 2. Följa upp att all personal genomgått HLR och brandutbildning (vart tredje år) 3. Införande av Centuri (dokumenthanteringssystem) Uppföljning vid varje ledningsgruppsmöte Uppföljning vid varje ledningsgruppsmöte. 1. Utvärderas på APT 2. Uppföljning kvartalsvis på ledningsgruppsmöte 3. Uppföljning vid varje ledningsgruppsmöte Nöjda medarbetare Medarbetarnöjdhet (ESI > 50) Ledarindex (LSI > 50) < 3 procent Sjukfrånvaro Inga förlorade nyckelpersoner Nöjda medarbetare 1. Medarbetarundersökning och tillhörande arbetsuppgifter 2. Workshop om Aleris värderingar med extern resurs 3. Utbildnings-, friskvårds- och sociala aktiviteter 1. Följa upp resultatet för Medarbetarenkät 2. Årligen följa upp antal och typ av aktiviteter Bra ledare Ledarskapsutveckling Kvartalsvis uppföljning av antal och typ av aktiviteter Friska medarbetare Stabil arbetsgrupp Ledarskapsutveckling 1. Utbildnings- friskvårds- och sociala aktiviteter 2. Medarbetaravstämningar Kvartalsvis uppföljning av antal och typ av aktiviteter Kvartalsvis uppföljning av antal och typ av aktiviteter 28 29
Miljöbokslut Organisation för miljöarbetet Aleris Psykiatri Lund tar miljöhänsyn. Arbetet är organiserat så att kliniken har ett miljöombud. Ombudet rapporterar till biträdande verksamhetschef som i sin tur rapporterar till verksamhetschef. Miljöarbetet pågår kontinuerligt i verksamheten så att miljöfrågor tas upp löpande vid ledningsmöten och APT. Vid avvikelser används rutiner och strukturer som för övriga frågor. Specifika miljörutiner finns och de följer samma struktur som kvalitetslednings-systemet. Miljömål och strategier Kliniken har haft fyra miljömål för 2014. De är: Minska användandet av läkemedel som har negativa effekter på miljön. Minska energiförbrukningen jämfört med föregående år. Minimera negativ klimatpåverkan. Minimera avfallspåverkan genom att minska andelen brännbart avfall. L Läkemedel T Transport E Energi A Avfall Aleris Psykiatri Lund tar miljöhänsyn och arbetar aktivt med miljöarbetet Strategin har varit att ständigt sträva efter förbättring från tidigare års resultat oavsett mål. För att klara det har ett antal olika aktiviteter gjorts under året. 30 31
Miljömål för 2015 Minska användandet av läkemedel som har negativ inverkan på miljön Syfte: Förbättra effekten av läkemedelsförskrivningen jämfört med föregående år. Aktivitet: Genomgång av läkemedelsförskrivningen för ersättningsförskrivning av preparat med negativa effekter på hälsa och miljö. Utvärdering: Månatlig uppföljning av statistik från läkemedelsenheten. Aleris Psykiatri Lund tar miljöhänsyn Minskad andel avfall med negativ miljöpåverkan Miljömål för kommande år Miljömålen är fokuserade på områdena läkemedel, energi, transporter och avfall, vilket också är divisionens miljömål. För att få en bättre koppling mellan aktiviteter och resultat sätts måltal för varje miljömål. Uppföljning och resultat för 2014 års miljömål Minska energiförbrukningen jämfört med föregående år Vem: Miljöombud och all personal Vad: Skicka ut påminnelser om avstängning/släckning av lampor, datorer och bildskärmar. Resultat: Påminnelser utskickade till all personal via mail. Minimera negativ klimatpåverkan Vem: All personal Vad: Beakta miljöaspekter vid resor i tjänsten. Resultat: Miljöaspekter beaktas vid resor i tjänsten. Minimera avfallspåverkan genom att minska andelen avfall med negativ effekt på miljön Vem: Miljöombud och all personal Vad: Även sopsortera matavfall. Ersätta värmeljus med blockljus. Resultat: Allt matavfall skickas till biogasrötning. Alla värmeljus är ersatta med blockljus. Minskad energiförbrukning Syfte: Minska energiförbrukningen jämfört med 2014. Aktivitet: Jämföra energiförbrukningen halvårsvis. Utvärdering: Halvårsvis statistik Minimera transporter som ger negativ miljöpåverkan Syfte: Genomföra åtgärder som minimerar negativ klimatpåverkan vid transporter. Aktivitet: Beakta miljöaspekten vid resor i tjänsten. Utvärdering: Följa upp reseval och sammanställa vid årets slut. Minska mängden avfall med negativ miljöpåverkan Syfte: Minska mängden avfall jämfört med 2014. Aktivitet: Fortsätta hitta ytterligare besparingar vid utskrifter. Utvärdering: Följa upp statistik från inköp. 32 33
Sammanfattning En komplett kedja av sjukvård och omsorg i Skandinavien De viktigaste åtgärderna som har vidtagits för ökad kvalitet och patientsäkerhet. Bibehålla hög tillgänglighet för patienterna. Bibehålla hög läkarkontinuitet för patienterna. Hur kvalitet och patientsäkerhet genom egenkontroll har följts upp. Systematiskt återkoppla resultatet från olika jämförelser av verksamheten till personalen vid ledningsmöten och arbetsplatsträffar (APT). Varje vecka följa upp tillgängligheten till besök, åtgärd och telefon. Regelbundna patientnöjdhetsmätningar. Hur risker för vårdskador identifieras och hanteras Risker för vårdskador identifieras och hanteras genom vårt avvikelsehanteringssystem. För varje uppkommen skada genomförs en händelseanalys och en handlingsplan tas fram vid ledningsmöten. Lämpliga åtgärder vidtas med personalen i samband med APT. Hur och i vilken omfattning hälso- och sjukvårdspersonalen bidragit till ökad patientsäkerhet genom att rapportera risker, tillbud och negativa händelser Uppmuntra all personal att skriva avvikelser. Alla avvikelser tas upp systematiskt på ledningsgruppsmötena och på respektive enhets APT för diskussion av lämpliga åtgärder eller åtgärdsförslag. Hur patienter och närståendes synpunkter och klagomål som har betydelse för kvalitet och patientsäkerhet har hanterats Vid större klagomål och synpunkter från patienter skrivs en avvikelse som följer rutinen för avvikelsehantering. Verksamhetschefen kontaktar samtliga patienter som anmält en avvikelse för att få klarhet i vad som hänt och få en bild av patientens förväntan på åtgärd. De viktigaste resultaten som uppnåtts Bibehållen mycket hög läkarkontinuitet för patienterna (nära 100 procent av patienterna har mött samma läkare genom hela vårdkedjan). Mycket hög tillgänglighet. Samtliga patienter fick tid till besök inom vårdgarantins gräns på 90 dagar. 34 35
Kontakt Karin Kaloczy Divisionschef karin.kaloczy@aleris.se Cenitha Broman Nilsson Verksamhetschef psykiatri.lund@aleris.se Henrik Kennedy, Press +46 70 682 71 23 henrik.kennedy@aleris.se www.aleris.se