INFORMATION 2014-0 4-01 Ny insatsrapport Den arbetsgrupp som arbetat med att utveckla insatsrapporten har nu kommit med ett förslag till ny insatsrapport. För att rapporten ska bli riktigt bra behövs nu synpunkter från alla som skriver insatsrapporter. En chans att påverka slutresultatet Dagens insatsrapport har funnits sedan 1996, med en revidering från 2005. Många har haft synpunkter på rapporten och 2011 tillsatte REKO en arbetsgrupp med uppdrag att utveckla ett förslag till ny insatsrapport. Det förslag som nu presenteras är resultatet av ett omfattande arbete - arbetsgruppen har grundligt analyserat olika aktörers behov, fastställt syfte och mål med insatsrapporten (Se bilaga) och noga tänkt över varenda uppgift i rapporten. De som fyller i insatsrapporten har en mycket stor betydelse för hur bra dokumentation och statistik kan bli. De ska uppleva att rapporten är enkel att fylla i; att det går att förstå frågor och begrepp och att frågorna är relevanta. Nu har alla chans att påverka slutresultatet. Webbsida för att visa innehåll och logik Den nya insatsrapporten är tänkt att vara mer dynamisk än den som finns idag. Den som fyller i rapporten ska inte behöva utsättas för frågor som inte är relevanta för den aktuella händelsen. Därför har vi valt att presentera förslaget på en webbsida för att kunna visualisera tankar om innehåll och logik. http://ida.msb.se/insatsrapporten Med logik menas i det här fallet själva flödet i rapporten, det vill säga vilka frågor rapportören behöver svara på beroende på vilka val som gjorts i tidigare frågor. Observera att webbsidan inte är ett färdigt system. De uppgifter som fylls i sparas inte utan finns bara så länge man har webbsidan uppe. MSB har inte heller för avsikt att tillhandahålla ett system för insatsrapportering utan räknar med att de system som redan finns kommer att göras om utifrån innehållet i den nya insatsrapporten. Arbetsgruppen har inte tagit ställning till utformning av utseende och det man brukar kalla interaktionsdesign, det vill säga hur användarvänligt systemet är. Kontakt Colin McIntyre Tel: 010-240 5663, 076-14 81 099 insatsrapporten@msb.se REKO, Rådet för erfarenhetsåterföring från kommunala olycksundersökningar Rådet består av representanter från; Brandforsk Brandskyddsföreningen Karlstads universitet Länsförsäkringar Malmö stad MSB Nyköpings kommun SOS Alarm AB Räddningstjänsten Storgöteborg Sveriges kommuner och landsting Länsstyrelsen Södermanlands län Arbetsgruppen för utveckling av insatsrapporten. Gruppen består av; Ulf Bergholm, Räddningstjänsten Syd, Pär Edström, Räddningstjänsten Jämtland, Anna Henningsson, Nerikes Brandkår, Kenneth Hermansson, Räddningstjänsten Jönköping Thomas Ydrenius, Sörmlandskustens räddningstjänst Morgan Asp, Anders Lundberg och Colin McIntyre, MSB MSB-89.5 Hur väl Alarmos/Core och Daedalos sedan utformas kommer att ha en stor inverkan på kvaliteten i dokumentationen och den statistik som
sedan framställs. Det är därför viktigt att räddningstjänstföreträdare deltar aktivt i utvecklingen av Alarmos/Core och Daedalos framför allt avseende fasen då leverantörerna bestämmer sig för hur insatsrapporten ska se ut i deras system. Observera att det man ser på webbsidan är det som behövs för dokumentation och den nationella statistiken. Den räddningstjänst som vill ha fler frågor i rapporten kan alltid kommer överens om detta med sin systemleverantör. Passa på att testa förslaget Alla som vill kan gå in på webbsidan för att se hur förslaget ser ut och testa att fylla i insatsrapporter. För att lättare hitta brister i logik och innehåll kan det vara bra att använda verkliga insatser som underlag när man fyller i uppgifterna. Synpunkter skickas till insatsrapporten@msb.se senast 28 april. Frågor: Går det att förstå alla begrepp? Finns det något som kan uttryckas på bättre sätt? Känns struktur och flöde i rapporten bra, det vill säga ligger frågorna i rätt ordning? När du fyller i uppgifter för en specifik händelse, upplever du att du får besvara frågor som inte är relevanta för just den händelsen? Är några uppgifter överflödiga? Saknas det något viktigt i rapporten? Arbetsgruppen kommer att gå igenom alla synpunkter och sammanfatta dem i en rapport. Rapporten blir ett viktigt underlag då REKO-gruppen i maj tar ställning till om den nya insatsrapporten ska införas. Förbättringar med ny rapport Innehållet blir mer dynamiskt, det innebär att rapportören bara behöver ta ställning till de frågor som är relevanta för den aktuella händelsen. Nya frågor visas eller döljs beroende av hur man har svarat på tidigare frågor. Det är viktigt att veta mer om varför olyckor sker. Därför kommer uppgift om orsak att noteras vid alla typer av olyckor. Det blir enklare att dokumentera.
Den nya rapporten ger bättre möjligheter att koppla till andra datakällor bland annat genom notering av personnummer och fordons registreringsnummer. (Integritets- och sekretessaspekter av hantering av dessa uppgifter är under utredning) Tidsplan April 2014 Insatsledare, olycksutredare och de som jobbar med uppföljning lämnar synpunkter på innehåll och logik i arbetsgruppens förslag. Maj-juni 2014 MSB färdigställer underlag till systemleverantörerna (variabeldeklaration). Hösten 2014 MSB arbetar om det system som tar emot insatsrapporter från Alarmos, Core och Daedalos. Arbetet med att göra om Alarmos, Core och Daedalos kan börja. Årsskiftet 2014/15 Många räddningstjänster behöver bra framförhållning inför installation av en ny systemversion. Räddningstjänsterna bör i god tid beställa eller planera för installation av ny version hösten 2015. Hösten 2015 Utbildning för alla som skriver eller läser insatsrapporten. (MSB tar fram ett webbaserat utbildningsmaterial och ordnar regionala träffar för statistik- eller utbildningsansvariga på räddningstjänster.) Hösten 2015 Ny version av Alarmos, Core eller Daedalos kan förhoppningsvis installeras.
Bakgrund till arbetet Under 2011 bildade MSB rådet för erfarenhetsåterföring från olycksundersökningar, REKO. Syftet med rådet är att säkerställa att MSB:s insamling och förmedling av data från olycksundersökningar håller kvalitet och motsvarar användarnas behov. REKO ansåg att dagens insatsrapport innehåller onödigt många detaljfrågor om vissa saker samtidigt som det helt saknas uppgifter om det mest väsentliga, det vill säga vad som orsakar olyckor, vem som drabbas och hur människor påverkar händelsen. REKO ansåg att innehållet i insatsrapporten borde ses över, och bildade en arbetsgrupp med representanter från kommunal räddningstjänst för att komma med förslag på hur insatsrapporten kan utvecklas. Arbetsgruppen genomförde en analys av olika aktörers statistikbehov. Det första steget i processen var sju regionala seminarier som genomfördes i oktober 2012. Under dessa träffar deltog ett stort antal räddningstjänstföreträdare och det framkom många synpunkter. Behovsanalysen gick sedan vidare med centrala myndigheter och andra intressenter. Vid de regionala seminarierna identifierades brister i dagens insatsrapport. Det blev till exempel tydligt att insatsrapporten är för krånglig att hantera vid småhändelser. Många efterfrågade ett mer dynamiskt innehåll i rapporten - att man endast behöver ta ställning till de frågor som är relevanta för den aktuella hänselsen. En diskussion som återkom vid varje seminarium var önskemål om att insatsrapporten ska underlätta för dokumentation av beslut enligt lagen om skydd mot olyckor. Många efterfrågade även möjligheten att dokumentera riskbedömningar i samband med till exempel rökdykning i insatsrapporten. För att komma vidare var det tydligt att insatsrapportens mål och syften måste fastslås. (Se bilaga)
BILAGA Insatsrapportens mål och syften Arbetsgruppen har kommit fram till följande: Lokala syften: 1. Uppfylla LSO:s krav om olycksundersökning vid de enklaste fallen och vara utgångspunkten för en djupare undersökning i de fall en sådan genomförs. 2. Uppfylla krav om dokumentation av myndighetsbeslut enligt LSO och riskanalys vid rök- eller kemdykning enligt AML. 3. Visa hur väl organisationen lever upp till målen i LSO: a. Tillfredsställande skydd med hänsyn till de lokala förhållandena. b. Likvärdigt skydd med hänsyn till de lokala förhållandena. c. Inom godtagbar tid. d. På ett effektivt sätt. 4. Redovisa för uppdragsgivaren att organisationen lever upp till målen i handlingsprogram och/eller verksamhetsplan. 5. Ge en bild över inträffade olyckor inom organisationens geografiska område. 6. Redovisa de åtgärder som utförs vid insatser. 7. Stödja inriktning av både den förebyggande och den skadeavhjälpande verksamheten. Lokala mål: Insatsrapporten ska utgöra en dokumentation av myndighetsbeslut och andra grundläggande uppgifter i samband med räddningsinsatser och andra akuta uppdrag som genomförs av den kommunala räddningstjänsten. Nationella syften: 1. Utvärdera åtgärders effekter, såväl förebyggande som skadeavhjälpande. 2. Visa hur väl kommunerna lever upp till målen i LSO: a. Tillfredsställande skydd med hänsyn till de lokala förhållandena. b. Likvärdigt skydd med hänsyn till de lokala förhållandena. c. Inom godtagbar tid. d. På ett effektivt sätt. 3. Ge en bild över de händelser i samhället som föranleder räddningsinsatser, deras orsaker och konsekvenser. 4. Ge en bild över de åtgärder som utförs vid insatser. 5. Möjliggöra benchmarking mellan kommuner (stödja räddningstjänsternas verksamhetsutveckling). 6. Identifiera sårbara grupper i samhället. Nationella mål: Insatsrapporten ska ge en enhetlig dokumentation av grundläggande uppgifter i samband med räddningsinsatser och andra akuta uppdrag som genomförs av räddningstjänsten.
7. Stödja länsstyrelsernas och MSB:s tillsyn enligt LSO. 8. Stödja inriktning av MSB:s verksamhet. 9. Kunna producera officiell statistik inom området. 10. Förse forskning och studier med underlag.