Miljö- och hälsoskyddsnämnden Sammanträdeshandlingar -04-16
Informations- och frågestund Ärendebeskrivning Miljö- och hälsoskyddskontorets arbete miljömål och miljöaspekter i miljöcertifieringen ISO 14001 Föredragande: Tomas Bogren Yttrande över detaljplaner med enkelt planförfarande mm. Miljö- och hälsoskyddsnämnden har givit kontorschefen delegation att avge yttranden till byggnadsnämnden i vissa typer av ärenden. Föredragande: Birgitta Hillblom Kontorschefen informerar Genomförd miljörevision på miljö- och hälsoskyddskontoret Föredragande Anne-Charlotte Glantz
Tjänsteutlåtande Chef -03-25 Anne-Charlotte Glantz 08-590 973 72 Dnr: Fax 08-590 819 30 MHN/:24 anne-charlotte.glantz@upplandsvasby.se Miljö- och hälsoskyddsnämnden Behovsutredning 2014 Ärendebeskrivning Enligt lagstiftning ska en behovsutredning tas fram och beslutas av miljö- och hälsoskyddsnämnden. Utgångspunkt för behovsutredningen är de nationella miljömålen nedbrutna till regional nivå, nationella folkhälsomål, nationella livsmedelsmål och de nationella målsättningar som finns för nämndens verksamhetsområden. Hänsyn har tagits till lokala mål och ambitioner såsom fullmäktiges mål, kommunens vision, miljöpolicy och betydande miljöaspekter enligt miljöledningssystemet. Syftet med behovsutredningen är att åskådliggöra det sammanvägda behovet av tillsyn för att främja en hållbar utveckling. Den nu aktuella behovsutredningen ska ligga till grund för miljö- och hälsoskyddsnämndens flerårsplan med budget för 2014 Kontorets totala resursbehov har beräknats i behovsutredningen. Resultatet visar på ett underskott motsvarande 3 tjänster i förhållande till kontorets resurser idag. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att anta behovsutredning 2014. Bakgrund Av (2011:13) miljöbalkens miljötillsynsförordning och Artikel 6 och 26 förordning (EG) nr 882/2004 framgår att en myndighet som tilldelats operativa tillsynsuppgifter, t.ex. miljö- och hälsoskyddsnämnd, ska för tillsynsarbetet avsätta resurser som i tillräcklig grad motsvarar behovet av tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen, samt ha personal med tillräcklig kompetens för tillsynsarbetet. Tillsynsmyndigheten ska dessutom för tillsyn enligt miljöbalken ha en utredning om tillsynsbehovet för myndighetens hela ansvarsområde enligt miljöbalken. Utredningen ska avse en tid om tre år, men ska ses över vid behov och minst en gång per år. 1
föra register över de objekt som behöver återkommande tillsyn. för varje verksamhetsår upprätta en samlad tillsynsplan för sin tillsyn enligt miljöbalken. Planen ska grundas på behovsutredning och register. Miljö- och hälsoskyddsnämnden ska enligt förordning (EG) nr 882/2004 ha en kontrollplan för livsmedelskontrollen. Kontrollplanen ska visa hur livsmedelskontrollen är uppbyggd och organiserad. föra register över de livsmedelsföretag som hart registrerats/godkänts. säkra att organisationen har tillräckligt med resurser till livsmedelskontrollen och redovisa detta genom en behovsutredning. Utredningen ska vara både långsiktig och kortsiktig och ses över årligen. Behovsutredningen och tillsynsplanen ska beslutas av miljö- och hälsoskyddsnämnden. Nämndens verksamhet omfattar även tillsyn enligt alkohollagstiftningen, tobakslagen och lagen om receptfria läkemedel som också har krav på tillsynsplanering. Miljö- och hälsoskyddskontoret väljer därför att behovsutredning och tillsynsplan ska omfatta samtliga av nämndens åtaganden. Utgångspunkt för behovsutredningen är de nationella miljömålen nedbrutna till regional nivå, de nationella folkhälsomålen samt i övrigt de nationella målsättningar som finns för nämndens verksamhetsområden. Nämndens ansvarsområden framgår av reglementet. Hänsyn har tagits till lokala mål och ambitioner såsom kommunens fullmäktige mål, vision, miljöpolicy och betydande miljöaspekter enligt miljöledningssystemet. Naturskolans verksamhet omfattas inte av kravet på behovsutredning och tillsynsplaner och ingår därför inte. Syfte och mål Syftet med behovsutredningen är att åskådliggöra det sammanvägda behovet av tillsyn för att främja en hållbar utveckling. Behovsutredningen ska visa vad behoven grundas på och utifrån vilka kriterier behoven vägs mot varandra. För att freda resurser för tillsyn har miljö- och hälsoskyddskontoret valt att redogöra för det sammanlagda behovet av resurser, d.v.s. behovet av resurser för såväl operativ tillsyn, förebyggande information och prövning. Ett annat syfte är att öka samsynen inom kontoret och nämnden. Den nu aktuella behovsutredningen ska ligga till grund för miljö- och hälsoskyddsnämndens flerårsplan med budget för 2014. En tillsynsplan för hela nämndens verksamhetsområde för år 2014 ska tas fram efter det att Kommunfullmäktige beslutat om budgetram i juni. Tillvägagångssätt vid framtagande Arbetsgrupperna inom respektive ämnesområde har bedömt kontorets tidsåtgång för all tillsyn och särskilda uppdrag, både kontrollerande och förebyggande i enlighet med nämndens reglemente samt kontorets övergripande arbete när det gäller gemensamma arbetsuppgifter som IT, kompetensutveckling, framtagande av rutiner, mallar, styrdokument, medverkan i kommungemensamma kända projekt m.m. Sammanställning finns i arbetsdokument - Behovsutredning 2014. 2
I denna del tas hänsyn till hur många tillsynsobjekt det finns i kommunen och hur lång tillsyns tid varje objekt/ ärende (inspektioner, anmälningar, klagomål, rapporteringar m.m. ) bedöms kräva. Även den totala tidsåtgången för remisser, enkäter och myndighetsrapportering, information m.m. tas med. Tid för t.ex. inläsning i ärenden och branschfakta, deltagande i nätverk, möten, samarbetsgrupper och omvärldsbevakning har uppskattats och redovisats. Tid som ligger utanför behovsutredningen är: OH-tid som omfattar kontorsmöten, viss administration och uppföljning samt en stor del av inspektörernas kompetensutveckling. Tiden är beräknad till ca 32 dagar för en handläggare. tid för semester, VAB (Vård av barn) och sjukdom. Färdig behovsutredning Resursbehov Kontoret har idag 12 tjänster, varav en chef och 11 handläggare. Chefstjänsten är inte tillgänglig för nämndens myndighetsutövning. Det innebär att kontorets tillgängliga resurser inför 2014 uppgår till 1815 dagar. Kontorets totala resursbehov enligt behovsutredningen är 2341 dagar, vilket visas i tabellen nedan. Behovsutredningen visar på ett underskott i resurser på 526 dagar, jämfört med planerbar tid för 2014. Det motsvarar ett totalt behov av ytterligare tre tjänster. Resursfördelning mellan ämnesområdena Ämnesområde Behovsutredning 2014 Övergripande 193 Miljöfarlig verksamhet 890 Hälsoskydd 380 Fysisk planering och miljöövervakning 258 Livsmedel 421 Alkohol, folköl och tobak samt 199 receptfria läkemedel Totalt behov 2014 (dagar) 2341 Tillgängliga resurser 2014 (dagar) 1815 Resursbehov (dagar) 526 I tabellen ovan beskrivs hur behovet av resurserna fördelades mellan de olika ämnesområdena. Tillgängligaa resurser för 2014 är erad tid minus OHtiden. Behovsutredning 2014 är en redovisning av det som framkommit av behovsutredningen. Differensen är skillnaden mellan tillgängliga resurser 2014 och behovsutredning 2014. Det finns arbetsuppgifter som inte varit redovisade och som tillkommit. 3
Kommentarer till förändringar inom respektive ämnesområden Övergripande Övergripande omfattar tid som kontoret lägger ned på kommungemensamma uppdrag, arbetsuppgifter som inte härrör till specifikt ämnesområde och sådana uppgifter som är relaterade till systemstöd. Tiden växlar något mellan åren och allt är inte förutsägbart vid årets början. Fysisk planering inkl. miljöövervakning Miljöövervakningen har minskat något. Kontorets kunskap och medverkan efterfrågas i många olika typer av planuppdrag och i samband med bygglovsärenden. Detta är arbetsuppgifter som tar mycket tid och spiller över på handläggarna främst inom miljöfarlig verksamhet. Miljöfarlig verksamhet Fältarbetet kräver tid och objekten är många. U-objekten (verksamheter som inte omfattas av prövning) har fått eftersatt tillsyn under flera år. Stort behov finns att medverka i olika planuppdrag främst gällande dagvatten och förorenad mark. Hälsoskydd Behovet inom ärendehandläggningen förväntas öka. Främst är det bostadsklagomålen som genererar mer resurser. De ärendena är svårbedömda oavsett om de är befogade och obefogade. Livsmedel Ärendehandläggningen beräknas öka något samt allmänna arbetsuppgifter som hör kontrollen till som riskklassning, rapportering, systemvård. Alkohol, folköl och tobak samt receptfria läkemedel Har tillräckligt med resurser. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att anta behovsutredning 2014. Miljö- och hälsoskyddskontoret Anne-Charlotte Glantz Miljö- och hälsoskyddschef 4
Tjänsteutlåtande Chef -03-22 Anne-Charlotte Glantz 08-590 973 72 Dnr: Fax 08-590 819 30 MHN/:17 anne-charlotte.glantz@upplandsvasby.se Miljö- och hälsoskyddsnämnden Förutsättningar till flerårsplan med budget 2014-2016. Ärendebeskrivning Flerårsplan med budget för Upplands Väsby kommun är det viktigaste styrdokumentet som syftar till att styra utvecklingen de närmaste tre åren. Underlaget ska lämnas senast den 23 maj till kommunstyrelsen. Nämnderna ska besluta om underlaget senast den 22 april. Kontoret har upprättat ett förslag till underlag. Underlaget baseras på den årliga revideringen av behovsutredningar för de olika ämnesområdena. Varje ämnesgrupp har också gjort en omvärldsanalys samt riskbedömning. I kontorets förslag till flerårsplan har kommunfullmäktiges mål i flerårsplanen brutits ned på nämndnivå under de olika perspektiven i styrkortet. Nämndens ledamöter har den 5 februari givit miljö- och hälsoskyddskontoret inriktning för vilka prioriterade mål som kontoret ska ha under perioden. Prioriterade områden inom respektive perspektiv är: Kund nöjd Väsbybo Alla medborgare som kontaktar miljö- och hälsoskyddskontoret ska få hjälp samt ett gott och professionellt bemötande. Nämnden ska verka för att minska tillgängligheten av tobak för ungdomar under 18 år. Nämnden ska verka för en sund inomhusmiljö i bostäder och offentliga miljöer. Samhälle och miljö hållbart Väsby Nämnden ska ha ett kundorienterat arbetssätt mot verksamhetsutövare som kännetecknas av professionellt bemötande och utförande, effektivitet och rättsäkerhet. Nämndens tillsyn ska bidra till att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten. Naturskolan ska bidra till att öka elevernas frilufts- miljö- och naturintresse. 1
Medborgare attraktiv arbetsgivare Nämnden ska verka för att ha en frisk och stolt personalstyrka på miljöoch hälsoskyddskontoret. Ekonomi god ekonomisk hushållning Nämnden ska ha en budget i balans Nämnden ska bedriva ett systematiskt tillsynsarbete Miljö- och hälsoskyddsnämndens största utmaningar nu och framöver är att prioritera och ändå svara upp mot de förändringar som hela tiden sker inom nämndens ansvarsområde och de förväntningar som man internt i kommunen har på nämnden. Miljö- och hälsoskyddsnämnden måste kontinuerligt arbeta för att ha full bemanning med en kompetent personalstyrka för tillsynen. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden godkänner underlag till flerårsplan 2014-2016 och överlämnar det till kommunstyrelsen Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Miljö- och hälsoskyddskontoret Anne-Charlotte Glantz Miljö- och hälsoskyddschef Bilaga: Förutsättningar till flerårsplan 2014-2016 2
Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 Miljö- & hälsoskyddskontoret
1 Sammanfattning Miljö- och hälsoskyddsnämndens största utmaningar nu och framöver är att prioritera och ändå svara upp mot de förändringar som hela tiden sker inom nämndens ansvarsområde och de förväntningar som man internt i kommunen har på nämnden. Miljö- och hälsoskyddsnämnden måste kontinuerligt arbeta för att ha full bemanning med en kompetent personalstyrka för tillsynen. Även inför kommande period 2014-2016 visar miljö- och hälsoskyddsnämndens behovsutredning ett underskott på resurser (3 tjänster). Nämnden kan inte leva upptill lagstiftningens krav med de befintliga resurser som finns. Det krävs att prioriteringar görs i den tillsynsplan som kontoret tar fram inför 2014. En utvärdering kommer att behöva göras för att prioritera mellan olika sakområden och där risktänkandet måste gå först. Principen för prioriteringarna är att verksamheter med fast årlig tillsynsavgift och inkommande ärenden som har förtur vid handläggning. Uppföljande tillsyn vid brister är också prioriterat eftersom lagefterlevnaden annars blir verkningslös. Kontorets kunskap efterfrågas från andra kontor i kommunen och handläggare från miljö- och hälsoskyddskontoret ska delta som sakkunnig, i planprocessen, bygglovsärenden och i andra allmänna utredningar och uppdrag. Det är viktiga områden att medverka i men det får en effekt att dessa uppdrag tar utrymme från kärnverksamheten (tillsynen). Kontoret kommer även behöva arbeta med att hitta andra arbetsmetoder för att uppnå en bättre och effektivare ärendehantering och som ger en tidsbesparing och mer utrymme till nämndens kärnverksamhet. Resursbristen ger effekter i form av att prioriteringar måste göras samt att det ger längre handläggningstider och längre tillsynsfrekvens på vår tillsyn hos verksamhetsutövarna. 2 Ansvarsområde Miljö- och hälsoskyddsnämnden ansvarar för prövning och tillsyn inom områdena: miljöskydd hälsoskydd smittskydd livsmedel alkohol, folköl och tobak receptfria läkemedel lotteriärenden strandskydd tillsyn av vissa naturvårdsfrågor som enligt miljöbalken (dispenser från reservatföreskrifter mm) Nämnden ansvarar även för driften av Upplands Väsbys Naturskola. Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 2(12)
3 och nyckeltal 3.1 Kund - nöjd väsbybo Miljö- och hälsoskyddsnämnden har i det dagliga arbetet många kontakter med "kunder" (boende, verksamhetsutövare, och besökare) - alla som bor, vistas och verkar i Väsby. Bemötandefrågorna är en viktig del i nämndens arbete och det är viktigt att nämnden lyckas i sin kommunicering med medborgarna. Det finns två viktiga delar i arbetet med tillgänglighet och bemötande gentemot de enskiilda medborgarna som kommer i kontakt med miljö- och hälsoskyddskontoret. Det första är att arbeta med att bibehålla det bra samarbete med Väsby Direkt som är kontorets ansikte utåt gentemot kund. Kontoret/ Väsby Direkt måste hela tiden ligga steget före och fånga upp dagsaktuella frågeställningar och för kontorets del förse Väsby Direkt med kunskap och material för att de ska kunna ge bra svar på medborgarnas frågor. Det andra är det interna arbetet som kontoret bedriver för att de egna handläggarna ska lyckas i sitt bemötande med medborgarna / våra kunder. En stor framgångsfaktor är att lyckas bra i de rekryteringar som genomförs och anställa bra kompetent personal som delar kontorets gemensamma syn och höga ambition om gott bemötande. 3.1.1 Väsbyborna ska uppleva att kommunen och de tjänster kommunen finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett gott bemötande. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Alla medborgare som kontaktar Miljö- och hälsoskyddskontoret ska få hjälp samt ett gott och professionellt bemötande. Andel av de frågor som har ställts och som har genererat ett bra eller ett acceptabelt svar. 33% 70% 75% 80% 80% 3.1.1.1 Utmaningar och risker Miljö- och hälsoskyddsnämndens utmaning är att få till ett bra samarbetet med Väsby Direkt som till största del är vårt ansikte utåt och är de som först möter våra kunderna. Vi måste aktivt se till att kontakten fungerar och att vi har en uppdaterad och informativ hemsida och ett bra internt arbete där vi förser de med relevant information i sakfrågor. Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 3(12)
3.1.2 Kommunen ska erbjuda ett tryggt samhälle med goda uppväxt- och levnadsvillkor och förutsättningar för en god hälsa. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämnden ska verka för att minska tillgängligheten av tobak för ungdomar under 18 år. Nämnden ska verka för en sund inomhusmiljö i bostäder och offentliga miljöer. Andel pojkar under 18 år som köper cigaretter eller snus själv i butik eller kiosk (bland dem som röker / snusar dagligen eller ibland) Andel flickor under 18 år som köper cigaretter eller snus själv i butik eller kiosk (bland dem som röker / snusar dagligen eller ibland) Andel av totala antalet lägenheter i flerbostadshus som ingår i fastighetsägarprojektet och som har kontrollerats. 42% 40% 35% 28% 25% 20% 49% 76% 86% 93% 100 % 3.1.2.1 Utmaningar och risker Tillgängligheten till tobak för ungdomar under 18 år mäts i en enkät som vartannat år genomförs av länsstyrelsen i Stockholms län. Resultatet ger en indikation om försäljningsställena som nämnden bedriver tillsyn på säljer tobak till minderåriga. Det finns en möjlighet att ungdomarna som svarar på enkäten har köpt tobak i något försäljningsställe som inte är inom Upplands Väsbys kommun och enkäten ger då ett för oss missvisande resultat. Fastighetsägarprojektet är stort och omfattar ett stort antal fastighetsägare ( 80 st). Flera ämnesgrupper och handläggare på miljö- och hälsoskyddskontoret är inblandade. Projektet blir sårbart om resursbrist uppstår och en ny nedprioritering. 3.2 Samhälle och miljö - hållbart Väsby Miljö- och hälsoskyddsnämnden deltar i SBA-undersökningen (SBA = Stockholm Business Alliance) som mäter företagarnas uppfattning om kontoret arbete beträffande tillgänglighet, bemötande, rättsäkerhet och effektivitet. Enkäten skickas ut vartannat år ochr riktas till företag som kommer i kontakt med kontoret i livsmedels- och miljöbalksärenden samt serveringstillstånd. Nämndens stora positiva miljöpåverkan är resultatet av det egna tillsynsarbetet. Under den kommande planeringsperioden lyfts frågan om skydd av yt- och grundvatten upp som ett prioriterat område och då främst dagvattenhanteringen och enskilda avlopp. Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 4(12)
3.2.1 Genom en hållbar tillväxt ska fler människor vilja bo, verka och utvecklas här. Upplands Väsby ska visa vägen till ett hållbart samhälle. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämnden ska ha ett kundorienterat arbetssätt mot verksamhetsutövare som kännetecknas av professionellt bemötande och utförande, effektivitet och rättsäkerhet NKI i SBA-mätning miljöbalken och livsmedelstillsynen ( enkäten riktar sig till företag). NKI i SBA-mätning serveringstillstånd ( enkäten riktar sig till företag) 74 74 75 76 76 78 78 80 82 85 3.2.1.1 Utmaningar och risker Av SBA-undersökningens resultat går det att utläsa om nämnden har bedrivit t.ex. kampanjer på företag som är ovana vid tillsyn, tagit ut avgifter eller genomfört förhöjning av taxa eller på annat sätt fattat beslut som påverkat enskilda verksamhetsutövare. Sådana insatser ger ofta negativa omdömen. Utmaningen är att hela tiden ligga steget före och kunna sakligt informera och skapa förståelse hos verksamhetsutövarna för ev avgifter och negativa beslut så att de trots ett negativt besked upplever kontakten med miljö- och hälsoskyddskontoret som positiv. Med ett mer regelbundet utskick av frågeformuläret till verksamhetsutövarna kan kontoret ha möjlighet att se samband och göra en analys av de omdömen som kommer fram av en mätomgång. 3.2.2 Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete som leder till ett hållbart samhälle. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämndens tillsyn ska bidra till att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten Andel enskilda avlopp som har fått tillsyn. Andel kommunala dagvattendammar som har fått tillsyn till 2016. 60% 40% 100 % 100 % Naturskolan ska bidra till att öka elevernas frilufts-, miljö- och naturintresse. Andel ökad kunskap ( frilufts-miljö- eller naturkunskap) hos elever som deltagit i Naturskolans verksamhet Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 5(12)
3.2.2.1 Utmaningar och risker Genom att aktivt bedriva tillsyn på enskilda avlopp och dagvatten kan nämnden bidra till att miljökvalitetsnormerna för vatten uppnås. Kontoret bedömer att det är möjligt med nuvarande resurser. Risken att inte uppnå målet blir påtagligt om resurserna förändras. Tillsynen kommer då få läggas ut på en längre period. Naturskolan jobbar hela tiden aktivt med att ge eleverna kunskap genom de ämnen som de erbjuds. Någon mätning av detta har inte skett tidigare och kontoret har för avsikt att få igång en mätning för att få en uppfattning om hur kunskapen förbättras. 3.3 Medarbetare - attraktiv arbetsgivare Det är viktigt att medarbetarna känner att det arbete som utförs är meningsfullt och ger positiva effekter. Nämnden måste arbeta med att ta fram processer för de viktigaste arbetsområdena som tydliggör och ger ett likartat arbetssätt med samsyn. Att hela tiden arbeta för samsyn och ta fram rutiner för det som behövs, stärker personalen och ger en bättre arbetsmiljö. Inspektören ska känna sig trygg i sin roll och veta vad som förväntas. Arbetsklimatet ska vara sådant att det är självklart att kontoret drar lärdom av "lyckade" och "mindre lyckade" arbetsinsatser som en del av kunskapsåterföringen. De ekonomiska resurser som nämnden har för personal ska användas fullt ut. Vid relativt kort sjukfrånvaro och i samband med annan tillfälligt minskad tjänstgöring, kan det vara svårt att ersätta med vikarier. Frågan behöver diskuteras och försöka lösas. Det är även viktigt att arbeta med snabb rekrytering vid vakanser. Att ha medarbetare som tycker det är roligt att gå till jobbet och känner meningsfullhet visar sig både med arbetsglädje och resultat. God stämning på kontoret visar sig utåt i de kontakter med medborgare och verksamhetsutövare som kontoret har. 3.3.1 Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare med stolta medarbetare. Alla kommunalt finansierade tjänster ska präglas av hög kompetens och gott bemötande. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämnden ska verka för att ha en frisk och stolt personalstyrka på miljö- och hälsoskyddskontoret Hållbart medarbetar engagemang (HME) Nöjd medarbetar index (NMI) 83,78 84 85 86 86 78,5 79 80 81 81 Bemötandeindex (BME) 78,5 79 80 80 80 Andel % medarbetare som har en sjukfrånvaro på 40 h eller mindre på ett 60% 60% 65% 65% 70% Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 6(12)
Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 år. 3.3.1.1 Utmaningar och risker Miljö- och hälsoskyddsnämnden har en behovsutredning som visar hur mycket resurser som erfodras för att bedriva nämndens verksamhet. Behovsutredningen för 2014-2016 visar på ett behov av ytterligare tre tjänster. De senaste två åren har nämnden äskat medel för ytterligare en tjänst men dessa har inte tillförts nämndens budget. Möjligheten att kunna få en ökad självfinansieringsgrad minskar eftersom kontoret hamnar i en ond spiral. Kan bemanningen inte säkras, innebär det ökad stress och högre krav på befintlig personal. En ökad arbetsbelastning kan i sin tur leda till minskad arbetsglädje och att befintlig personal inte orkar med och blir sjukskrivna eller söker sig till annan arbetsplats. 3.4 Ekonomi god ekonomisk hushållning Miljö- och hälsoskyddsnämnden har ett fokus på att ha budget i balans. Nämnden bedriver myndighetsutövning och det är inte möjligt att ta ut avgifter för att uppnå full kostnadstäckning. De flesta avgifter som kontoret tar ut är fasta årliga tillsynsavgifter som inte går att påverka annat än med en taxehöjning. Den andel övriga avgifter som kontoret tar ut är timavgifter för handläggningskostnader av ärenden, kostnadstäckning för uppföljande tillsyn och t.ex. befogade klagomål. Kontoret har väldigt liten möjlighet att ta in intäkter utöver detta. Det innebär att om nämnden får besparingskrav så måste kontoret dra ned på sina utgifter eller på personalkostnaderna. En neddragning på personalkostnader i en situation där behovsutredning pekar på resursbrist synes inte möjlig. 3.4.1 Kommunens ekonomiska resultat ska över en budgetperiod, genomsnittligt, uppgå till minst 2 % av skatteintäkterna. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämnden ska ha en budget i balans. Självfinansieringsgrad miljöbalken Självfinansieringsgrad livsmedelskontroll 30% 35% 37% 40% 65% 68% 70% 72% Ekonomi i balans 0 0 0 0 Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 7(12)
3.4.1.1 Utmaningar och risker Det är främst genom att aktivt bedriva tillsyn som miljö- och hälsoskyddsnämnden kan finansiera sin verksamhet. Det går inte att ta betalt för det förebyggande arbetet med bland annat rådgivning till företag mm. All tillsyn som miljö- och hälsoskyddsnämnden bedriver kan inte avgiftsfinasieras. Det innebär att det inte går att få 100% självfinansieringsgrad inom nämndens verksamhetsområdet. Om nämnden får uppdrag som inte kan finansieras med avgifter, försämras förutsättningarna för nämndens möjlighet till självfinansiering. Om många verksamheter skulle läggas ned får miljö- och hälsoskyddsnämnden minskade intäkter. Detta kan bli speciellt kännbart inom livsmedelsområdet eftersom det omfattar det största antalet av nämndens verksamheter som har återkommande årlig kontroll. 3.4.2 Kommunalt finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt. Nämndmål Nyckeltal Resultat 2012 2014 2015 2016 Nämnden ska bedriva ett systematiskt tillsynsarbete Antal framtagna processbeskrivningar 1 2 6 6 6 3.4.2.1 Utmaningar och risker Genom att arbeta systematiskt med att ta fram processbeskrivningar för de vanligaste ämnesområdena så främjas samsyn bland kontorets handläggare. Om resurser saknas och arbetet med processbeskrivningar inte kan genomföras eller hållas ajour så kan det innebära en olikartad handläggning av likartade ärenden. 4 Uppdrag 5 Ekonomi och verksamhet 5.1 Ekonomiskt läge Till framtagandet av Verksamhetsplan - 2015 fick miljö- och hälsoskyddsnämnden ett anslag motsvarande 9.2 miljoner kronor. Ökningen omfattade en möjlighet för nämnden att täcka de ökade kostnader för interna tjänster som uppkommit från Stöd & Process. Nämnden har under 2012 haft frånvaro av personal som inte varit förutsägbar. Nämnden har också haft ökade intäkter i foorm av fler anmälningsärenden främst Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 8(12)
inom livsmedelsområdet och något högre intäkter på tillsyn av alkohol och tobak. Detta har medfört ett stort positivt resultat i budget som inte odelat är positivt. Bristande bemanning får följder i utförande av de arbetsuppgifter som nämnden har bestämt att kontoret ska utföra enligt fastställd tillsynsplan. Konsekvensen blir att vi inte hinner genomföra planerad tillsyn och att den får skjutas frammåt i tiden med längre tillsynsintervaller som följd. Nämnden måste bli bä'ttre på att förutse och bemanna. 5.2 Verksamhetsförändringar 2014-2016 Den behovsutredning som kontoret har tagit fram visar på att det behövs ytterligare tre tjänster för att klara uppdraget. En av orsakerna till att kontoret inte hinner med kärnverksamheten är att efterfrågan av kontorets kunskaper i olika planuppdrag har ökat markant. För kontoret är det viktigt att tidigt få föra fram synpunkter och bevaka nämndens verksamhetsområde. Detta är en styrka i Upplands Väsbys planarbete. Den nya organisationen på Kontoret för samhällsbyggnad med två anställda miljöplanerar kan komma att medföra att miljö- och hälsoskyddskontorets roll förändras. 5.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckletal Volym/mått Bokslut 2012 2014 2015 2016 Förändr 13-16 3 100 3 100 3 100 3 100 3 100 0 Antal inspektioner 490 500 500 500 500 0 5.4 Ekonomisk översikt 2014-2016 5.4.1 Förändringar 2014-2016 Förändring/verksamhet 2014 2015 2016 Kommunersättning enl flerårsplan -2015 Volymförändringar: Netto Netto Antal naturskoleelever Volymförändr Volymförändr Volymförändr Netto Antal Mkr Antal Mkr Antal Mkr 9,2 9,2 9,2 Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 9(12)
Förändring/verksamhet 2014 2015 2016 Summa volymförändringar Övriga förändringar: Ökat köp från Stöd & Process 1 ny personalresurs (heltid) Löneökning 3% 0,2 0,2 0,2 Ökade intäkter -0,2-0,2-0,2 Summa övr förändringar 0,0 0,0 0,0 Summa förändringar 0,0 0,0 0,0 Summa kommunersättning 9,2 9,2 9,2 5.4.2 Resultatbudget Intäkter/kostnader (belopp i mkr) INTÄKTER (+) Bokslut 2012 2014 2015 2016 Kommunersättning 8,4 9,2 9,2 9,2 9,2 Täckningsbidrag Försäljning och avgifter 3,2 3,1 3,3 3,3 3,3 Hyror och arrenden Bidrag Försäljn verksamhet/entreprenad Summa intäkter 11,6 12,3 12,5 12,5 12,5 KOSTNADER (-) Buffert Bidrag Entreprenad/köp av verksamhet Personalkostnader -7,6-8,3-8,5-8,5-8,5 Lokal- och markhyror -0,7-0,8-0,8-0,8-0,8 Övriga fastighetskostnader Övrigt material och tjänster Avskrivningar Intern ränta Täckningsbidrag -0,1-0,1-0,1-0,1-2,5-3,1-3,1-3,1-3,1 Summa kostnader -10,8-12,3-12,5-12,5-12,5 Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 10(12)
Intäkter/kostnader (belopp i mkr) Bokslut 2012 2014 2015 2016 Resultat 0,8 0,0 0,0 0,0 0,0 5.4.3 Kommunersättning per verksamhet Verksamhet, mkr Bokslut 2012 2014 2015 2016 Administration MHK 8,4 4,6 4,6 4,6 4,6 Nämnden 0 0,4 0,4 0,4 0,4 Miljöfarlig Verksamhet 0 1,2 1,2 1,2 1,2 Hälsoskydd 0 1,6 1,6 1,6 1,6 Livsmedel 0 0 0 0 0 Naturskolan 0 1,2 1,2 1,2 1,2 Serveringstillstånd 0 0,2 0,2 0,2 0,2 Summa 8,4 9,2 9,2 9,2 9,2 5.4.4 Känslighetsanalys Nämnden har små marginaler till ökade intäkter och budgeten har inga marginaler för oväntade kostnader. 1% i löne- och prisökningar innebär för miljö- och hälsoskyddsnämnden enbart marginella kostnader motsvarande ca 120 000 kronor. Övriga delar av budgeten påverkas även den direkt av under året ökade eller nya kostnader som inte var aviserade när budgeten togs fram. 5.5 Investeringar Nämnden har inga planerade investeringar. 6 Omvärldsanalys 6.1 Framåtblick Nämndens omvärldsanalys domineras av det faktum att förändringar sker och kommer att ske inom samtliga ansvarsområden. Nya tillsynsområden tillkommer, lagstiftningen förändras och tillsynsansvaret flyttar från staten till kommunerna. Redovisningsskyldigheten ökar och fler rapporter/enkäter är att vänta. Kontoret har under ett antal år bedrivit sin verksamhet med knappa personalresurser, vilket gör att det finns ett uppdämt behov eller eftersläpning när det gäller Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 11(12)
tillsyn över vissa verksamheter. Kommunens nya organisation och satsning på kvalitet och miljöcertifiering har medfört att mer administrativa arbetsuppgifter har lagts på inspektörer med minskad tillsynstid som följd. Det tar tid att arbeta med planerings- och uppföljningssystem samt framtagande av kvalitetsgarantier, e-tjänster, nya blanketter med mera. Nämnden vill särskilt framhålla vissa sakfrågor som redan idag påverkar och kommer att påverka nämndens arbetsområde: Nya krav från HaV (Vattenmyndigheten) och åtgärdsprogrammet gällande miljökvalitetsnormerna för vatten kommer att ställa högre krav på tillsyn och prövning liksom de föreslagna skyddsföreskrifterna för Hammarby reservvattentäkt. Statlig utredning vill decentralisera kemikalietillsynen till kommunen. Utsläppsdirektiv 2016 (Vilundaverket) ger extra tillsynsuppgifter. Länsstyrelsens önskemål om tillsyn på pågående verksamheter gällande förorenade områden. Deltagande i nya kommunala planer som kommunal V/A-plan, kommunal vattenplan, revidering av översiktsplan. Utökat strandskydd kan ge endel besvärliga ärenden längsmed Mälaren. Kontoret för Samhällsbyggnads bullerenkät ger mer arbete åt MHK. Revidering av de nationella miljömålen och de regionala miljömålen. Dessa mål kommer att vara vägledande för nämndens tillsynsarbete. Samhället måste anpassas till ett förändrat klimat. Kontoret måste öka sina kunskaper kring konsekvenserna av klimatförändringarna för att kunna bevaka frågorna i samband med tillsynen. Resultat från miljöhälsorapporten för barn (som kommer ) kan ge nya kunskaper och förändringar på inriktningab av kontorets arbete. Inriktningen på kontorets arbete kan påverkas av resultatet av den enkät om störningar av buller som landstinget, KI och kommunen (KSB) genomför. Troligen klart att provköp ska införas som metod för tillsyn enligt alkohollagen, tobakslagen, lagen om vissa receptfria läkemedel samt lagen om handel med läkemedel. Miljö- & hälsoskyddskontoret, Förutsättningar till Flerårsplan med budget 2014-2016 12(12)
Tjänsteutlåtande Chef -03-06 Anne-Charlotte Glantz 08-590 973 72 Dnr: Fax 08-590 819 30 MHN/:7 anne-charlotte.glantz@upplandsvasby.se Miljö- och hälsoskyddsnämnden Månadsrapport februari Ärendebeskrivning Miljö- och hälsoskyddsnämnden har avgett rapport för perioden januari februari. Det finns inga avvikelser att rapportera och prognosen för att hålla planerat budgetresultat ser god ut. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden godkänner redovisningen av månadsrapporten och noterar informationen till protokollet. Miljö- och hälsoskyddskontoret Anne-Charlotte Glantz Miljö- och hälsoskyddschef Bilaga Månadsrapport februari 1
Månadsrapport februari Miljö- & hälsoskyddskontoret
Innehållsförteckning 1 Ekonomi och verksamhet... 3 1.1 Resultat per verksamhet... 3 1.2 Investeringsuppföljning... 4 1.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal... 4 2 Internkontroll... 4 Miljö- & hälsoskyddskontoret, Månadsrapport februari 2(5)
1 Ekonomi och verksamhet 1.1 Resultat per verksamhet 1.1.1 Resultat februari Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. ers. Fsg av verksam. Övr. int. Summ a Övr. kostn. Summ a Köp av verksam. Resultat -0,1-0,1 0,1 0,1 0,0 Admin MHK -0,8-0,8 1,7 1,7 0,9 Miljöfarlig verksamhet -0,2-0,2-0,4-0,4 Hälsoskydd -0,3-0,1-0,4-0,4 Livsmedel -0,2-0,2-0,2 Naturskolan -0,2-0,2-0,2 MHK Nämnden Serveringstillstånd -0,1-0,1-0,1 Summa verksamheter -1,6-0,6-2,2 1,8 1,8-0,4 Kommentar till verksamhetsresultaten Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inga kostnader eller intäkter som avviker mot budget. 1.1.2 Prognos Prognos Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. Ers. Fsg av verksam. Övriga int. Summ a Köp av verksam. Övriga kost. Summ a Prognos MHK nämnd -0,4-0,4 0,4 0,4 0,0 Admin MHK -4,6-0,2-4,8 4,8 4,8 0,0 Miljöfarlig verksamhet -1,2-0,9-2,1 2,1 2,1 0,0 Hälsoskydd -1,6-0,6-2,2 2,2 2,2 0,0 Miljö- & hälsoskyddskontoret, Månadsrapport februari 3(5)
Intäkter Kostnader Livsmedel -1,1-1,1 1,1 1,1 0,0 Naturskolan -1,2-1,2 1,2 1,2 0,0 Serveringstillstånd -0,2-0,3-0,5 0,5 0,5 0,0 Summa Verksamheter -10,3-2,0-12,3 12,3 12,3 0,0 Kommentar till verksamhetsresultaten Miljö- och hälsoskyddsnämndens bedömer att en budget i balans kommer att hållas. 1.2 Investeringsuppföljning Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inga planerade investeringar. 1.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Verksamhetsmått Resultat 2012 Resultat februari Prognos avvik. Antal inspektioner 494 500 22 500 0 Antal naturskoleelever 3 100 3 500 260 3 100-400 2 Internkontroll Färgen i tabellen representerar risktalet. Risktalet (1-16) är framräknad utifrån bedömd sannolikhet (1-4) och konsekvens (1-4) av att en oönskad händelse inträffar. 1 < 5 = grön - handlingsplan och åtgärd - inom nära framtid 5 < 10 = gul - handlingsplan och åtgärd - inom närmaste månaden 10 <= 16 = röd - handlingsplan och åtgärd - omgående OBS! Värdering av risktalet räknas utifrån nämndens bedömning av konsekven och sannolikhet. Hög sannolikhet och hög konsekvens erhålls högt risktal. Exempel på låga risktal. Faktura saknar syfte, deltagarföteckning. Exempel på höga risktal. Återkommande felaktiga utbetalningar av skolpeng, utbetalningar av försörjningsstöd, mutor och bestickning, felaktiga bygglovsbeslut. I samband med höga risktal finnsstora risker för personskada, förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontorschefens rapport Enligt internkontrollplan för görs interna kontroller i samband med delårs- Miljö- & hälsoskyddskontoret, Månadsrapport februari 4(5)
rapport 2 och bokslut.. Miljö- & hälsoskyddskontoret, Månadsrapport februari 5(5)