Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FömedC ska, i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, förteckna sina och Försvarets sjukvårdscentrums arkivhandlingar, inklusive Fastighetskontor Syd, samt ska tillsammans med Högkvarteret (HKV) se till att Lokalplaneringsenhet Syds arkivhandlingar förtecknas (se avsnitt 6). 2. Finns hos FömedC adb-system för vilka man själv är produktägare, ska dokumentation i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 5 kap., upprättas (avsnitt 4). 3. FömedC ska, i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 kap., upprätta en strategi för bevarande (avsnitt 4). 4. FömedC ska, med stöd av den arkivlokalsinventering som genomförs av Försvarsmaktens logistik Arkivavdelningen (FMLOG ArkivA) och i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (avsnitt 8). Anmärkningar. 1. Krigsarkivet emotser en hemställan från FömedC om att få inleverera de arkiv som man förvarar och har färdigställt för leverans (Fjärde amfibieregementet [Amf 4] och Södra militärdistriktet [MD S] ) (avsnitt 7). 2. FömedC rekommenderas att fortsätta arbetet med att upprätta dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer). 2. Krigsarkivet vill även erinra om att statliga myndigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 (avsnitt 2) ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende dessa förelägganden och anmärkningar senast den 30 juni 2010. Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 16 december 2009 en inspektion av arkivvården hos Försvarsmedicincentrum i Göteborg, en inspektion som var väl förberedd av förbandet. Krigsarkivets inspektör mottogs också väl av de ansvariga. Under inspektionen granskades i rapporten nämnda verksamhetsområden och lokaler. Mot bakgrund av den arkivlokalsinventering som nu genomförs av ArkivA gjordes ingen mera ingående
besiktning av FömedC arkivlokaler. Föregående inspektion ägde rum den 8-10 mars 2006, då organisationsenhetens namn var Försvarets sjukvårdscentrum (FSC) (KrA dnr 232-2006/321). Krigsarkivet finner att arkivtjänsten hos FömedC lider av allvarliga brister. Mest noterbart är här att FSC/FömedC arkivbildning alltsedan 1994 och framåt inte redovisas i en arkivförteckning. Krigsarkivet ser med beklagande att detta förhållande bottnar i de otillräckliga resurser som ställts till förbandets förfogande. En nödvändig genomlysning av FömedC arkivbestånd har härigenom inte kunnat göras. Positivt är dock att det hos förbandet finns en vilja att komma till rätta med de problem som uppdagades under inspektionen. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. C FömedC och stabschefen redogjorde först för FömedC organisation och verksamhet. I nuvarande form har FömedC funnits i snart tre år. Från 1994 t.o.m. år 2006 var Försvarets sjukvårdscentrum ansvarigt för verksamheten, med ursprunglig placering i Hammarö. De senaste åren har kännetecknats av ständiga genomförda eller planerade organisationsförändringar. Om ytterligare ett par år kommer verksamheten att se radikalt annorlunda ut - möjligheten av att skapa ett insatsförband lett från HKV har diskuterats. C FömedC är chef för Göteborgs garnison, som omfattar också delar av Marinbasen, Försvarsmaktens telenät- och markteleförband, Amfibieregementet och FMLOG. Till FömedC hör Staben, Garnisonsenheten (GarnE) och Försvarsmedicin (Fömed) samt Elfsborgsgruppen med dess hemvärnssoldater och -ungdomar. GarnE har bl.a. ansvar för vaktpersonalen, Försvarshälsan och andra stödresurser. Fömed sköter utbildningen av sjukvårdspersonal och har ansvar för medicinska arkiv. Till detta kommer Lokalplaneringsenhet Syd (LplE S), som leds från HKV men där FömedC har förläggningsansvar. 2. Ansvar för arkivtjänsten. C FömedC är medveten om att FömedC har ansvar för sitt arkiv men vill gärna ha ett klargörande om hur långt detta ansvar sträcker sig, exempelvis vem som har ansvar för eventuella brister i de arkivlokaler som tillhandahålls av FMLOG. Arkivtjänsten köps in av FMLOG enligt dess tjänstekatalog. Det löpande arbetet styrs sedan i stor utsträckning av ArkivA:s arkivarie, då FömedC saknar kunskaper för att ställa detaljerade krav. Förbandet anser att samarbetet med ArkivA fungerar väl. Arkivarien har dock en splittrad arbetssituation där hälften av arbetet är förlagt till F 7 i Såtenäs. Krigsarkivet fick under inspektionen det bestämda intrycket att arkivvården i Göteborgs garnison, med dess svåra eftersläpningar på bland annat förteckningssidan, kräver utökade resurser. 3. Diarieföring och dokumenthanteringsfrågor. Krigsarkivet och förbandet självt var under inspektionen eniga om att FömedC saknar en tillräcklig styrning av dokumenthanteringen. Exempelvis handlingar från utbildningsverksamheten kommer inte in som de ska till arkivet. Kunskaperna hos handläggarna sades ha vissa brister, och på denna punkt var FömedC beslutet att ta ett krafttag för att öka kunskapsnivån. Det senaste utkastet till en D/A-plan är från december 2006, där handlingar räknas upp
i bokstavsordning. Denna plan är i stort behov av uppdatering och vidareutveckling. Först på senare tid har ArkivA:s arkivarie haft möjlighet att ta tag i denna fråga. Många handlingar finns endast elektroniskt i FömedC mappstruktur, och arkivarien kommer att ges möjlighet att studera denna och avgöra vilka handlingar som ska tas till vara för arkivering. I en D/A-plan måste upptas handlingar som hanteras på annat sätt än genom registrering i DIANA, t.ex. information som kommuniceras mellan FömedC och HKV genom system IS/UNDSÄK. Också allmänna handlingar som inte diarieförs ska arkiveras, om de inte kan gallras med stöd av gällande föreskrift. På FMLOG Expeditionsavdelningen finns 2½ tjänst och här hanteras post till samtliga förband inom garnisonen. Numera inkommer de flesta skrivelserna som e-post, som skrivs ut och registreras i DIANA samt lottas på avdelningarna av stabschefen. Avdelningarna meddelar sedan Expeditionen vilka tilläggsregistreringar som behöver göras. Vissa skrivelser inkommer direkt till handläggarna, och i de flesta fall lämnas de då in för registrering. Ibland kan det vara så att utgående svar som skickas som e-post inte registreras. Handläggarna får dock ingen särskild utbildning i hur allmänna handlingar ska hanteras. Arkivhandlingarna förvaras i Expeditionen i kontorshyllor under ett års tid och flyttas sedan till ett närarkiv som inte heller det är arkivgodkänt. Ett nytt ärendehanteringssystem (projekt Vidar) är på väg att köpas in av Försvars-makten, vilket både på FömedC och på andra håll kräver en hel del utbildning. ArkivA:s arkivarie medverkar i en arbetsgrupp som diskuterar frågor rörande inköp av och utbildning i ett ärendehanteringssystem och som ska omarbeta det förslag till klassificeringsstruktur som Försvarsmakten tidigare har tagit fram. Förhoppningsvis ska Vidar kunna hantera åtminstone viss sekretessbelagd information. 4. It-frågor och beskrivning över organisationsenhetens allmänna handlingar. FömedC hade inför inspektionen till Krigsarkivet inlämnat en enkel förteckning över sina adb-system. Av denna framgår att flera av systemen är lokala med FömedC som produktägare. Krigsarkivet redogjorde för rutinerna för adb-redovisning inom Försvarsmakten som innebär att CIO (Chief Information Officer) har, avseende system för vilka HKV är produktägare, ansvar för att samla in de beskrivningar och den dokumentation som föreskrivs i RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), medan de enskilda förbanden ska hålla motsvarande information för eventuella lokala system. FömedC ska alltså upprätta denna dokumentation. RA-FS 2009:1, 5 kap., anger att dokumentationen av adb-system ska bestå av följande delar: - översiktlig beskrivning, - redogörelse för informationsinnehåll, - redogörelse för indata och utdata, - redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, - beskrivning av relationer mellan olika delar, - beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, - beskrivning av rutiner och funktioner, - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, - redogörelse för ändringar, - redogörelse för informationskvalitet, - redogörelse för användning av standarder, - dokumentation av strategi för bevarande, - dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning, - dokumentation rörande informationssäkerhet, - dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar.
ArkivA utreder just nu hur digitalt långtidsbevarande inom Försvarsmakten ska ske. Innan detta arbete är klart måste FömedC utarbeta en strategi för långtidslagring av exempelvis de cd-skivor som inkommit till centralarkivet. En sådan strategi ska enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 2 innehålla: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. Varje organisationsenhet ska vidare i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Krav på en arkivbeskrivning med delvis likartade uppgifter finns också i RA-FS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Man kan tänka sig att denna arkivbeskrivning och offentlighets- och sekretesslagens beskrivning slås ihop till ett och samma dokument. 5. Gallringsfrågor. Gallring av diarieförda handlingar sker efter två år och utförs av ArkivA:s arkivarie. Till grund för gallringen ligger Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till RA-FS 1997:6 avseende gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (HKV 2007-06-08, dnr 09 884:69593). Behov av nya gallringsföreskrifter föreligger inte utom vad avser medicinska journalhandlingar, särskilt beträffande bilder som inkommer från olika tandläkare och som inskannas i patientjournalsystemet Profdoc Vision. Nu gällande RA-MS 2005:50 om gallring av medicinska journalhandlingar håller på att omarbetas. 6. Arkivredovisning för FSC/FömedC. Arkivbeskrivningar har upprättats för MD S, Amf 4 och FSC men de behöver uppdateras. Det är dock bra att söksvårigheter har noterats i dessa beskrivningar.
Den arkivförteckning för FSC som existerar har många svagheter och måste göras om i grunden. FömedC måste snarast ta itu med detta arbete. Det är naturligtvis oacceptabelt att material så långt tillbaka som 1994 fortfarande är i princip oförtecknat. Inget avbrott i arkivförteckningen behöver göras vid den tidpunkt när FSC bytte namn till FömedC. ArkivA:s arkivarie har p.g.a. ordnandet av de äldre arkiven inte kunnat ägna sig åt denna uppgift, men nu siktar man på att vara klar med förteckningsarbetet hösten 2010. De handlingar från FSC som finns i arkivet befinner sig delvis i stor oordning, och det är att befara att handlingar också saknas. Brister i materialet måste framgå av FSC arkivbeskrivning. ArkivA planerar för övrigt att inköpa arkivförteckningsprogrammet Visual Arkiv. Vid förra inspektionen noterades att arkiveringsrutiner saknades för Fastighetskontor Syd. Kontorets arkivhandlingar -2006 ska naturligtvis tillföras FSC arkiv. Därefter har det ersatts av Lokalplaneringsenhet Syd (LplE S), som leds från HKV. ArkivA:s arkivarie erbjöd sig att ta reda på om LplE S redovisas i HKV:s arkivförteckning. Det är möjligt eller snarast troligt att så inte är fallet. Förteckning måste hur som helst upprättas. Idag saknas ett inflöde till arkivet av handlingar från LplE S. 7. Äldre arkiv förvarade hos FömedC. I arkivlokalerna för öppna och för hemliga handlingar återfinns arkiven efter Amf 4 och MD S, vilka upphörde 2006-06-30 respektive 2005-12-31, samt dessutom äldre handlingar till arkivet Fartyg och fartygsförband, totalt omkring 130 hyllmeter handlingar mer eller mindre färdiga för leverans. Vissa etiketter har tydligen felaktigt lim och kan behöva bytas ut. Vissa kompletteringar till arkivbeskrivningarna behöver också göras. De handlingar som tidigare saknades i MD S arkiv har nu enligt uppgift tillförts arkivet. Beslut om överlämnande återfinns i RA-MS 2006:73 och RA-MS 2006:29. Göteborgs garnison har hela tiden haft för avsikt att leverera dessa arkiv, och vid föregående inspektion 8-10 mars 2006 antogs att leverans skulle kunna ske i slutet av 2006. Vid tre tillfällen har Krigsarkivet beviljat anstånd med leverans till arkivmyndigheten, senast till 2009-01- 26 (KrA beteckning 236-2007/1213, 2008-08-14, FMLOG beteckning 09 880:804105). Krigsarkivet har erfarit att denna försening beror på resursbrist vid FMLOG ArkivA i Göteborg/Såtenäs som medfört att varken de äldre arkiven eller FSC/FömedC arkiv har kunnat ägnas tillbörlig uppmärksamhet. Det samma gäller ekonomihandlingar från den för länge sedan inlevererade arkivbildaren Västkustens marinkommando som påträffades vid inspektionen. I det hemliga arkivet påträffades dessutom en del material från 1950-talet som inte direkt rör Försvarsmakten och som bör undersökas. Eftersom de nämnda arkiven nu i princip står färdiga för leverans förväntar sig Krigsarkivet att FömedC inkommer med en begäran om att få leverera dessa arkiv. Under inspektionen konstaterades att handlingar (ej aktuella akter) från Flygmedicincentrum har överförts till HKV. 8. Arkivlokaler. Under inspektionen påträffades en del brister i arkivhandlingarnas förvaring. Krigsarkivet har emellertid erfarit att ArkivA just nu genomför en inventering av befintliga arkivlokaler inom Försvarsmakten. Krigsarkivet utgår ifrån att ArkivA upprättar en plan för att åtgärda de brister som noteras, hos FömedC liksom på andra håll. Krigsarkivet konstaterade bland annat att det hemliga arkivet inte uppfyller samtliga krav i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande
och drift av arkivlokaler. Det samma gäller arkivlokalerna för förvaring av medicinska journalhandlingar och tandläkarhandlingar. De öppna handlingarna i Expeditionen står definitivt inte brandskyddat, under det att det är oklart om närarkivet för hemliga handlingar uppfyller kraven om att arkivhandlingar ska förvaras skyddade mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst (bland annat så har väggfärgen flagnat). I arkivet för kvalificerat hemliga handlingar noterades ej den instängda lukt som tidigare förmärkts. HKV hade vid inspektion av FömedC den 27-28 maj 2008 haft en del kritiska synpunkter på arkivlokalerna, bland annat avseende för hög luftfuktighet. FömedC har nu under ett års tid mätt luftfuktigheten med en termohydrograf och under hela mätperioden erhållit mycket goda värden, en relativ luftfuktighet på mellan 30 och 40 %. På denna punkt finns således ingen anledning att rikta kritik mot förbandet. 9. Skrivmateriel. Det förutsätts vid förbandet att endast godkänd materiel beställs och används. En del i ämnet står att finna i arbetsordningen som hänvisar till Riksarkivets föreskrifter (RA- FS 2006:1 och RA-FS 2006:4) och SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts förteckning över certifierad skrivmateriel. I arbetsordningen nämns att arkivexemplar av diarieförda skrivelser, order, betyg m.fl. handlingar ska upprättas på arkivbeständigt papper, men Krigsarkivet vill här inflika att också åldringsbeständigt papper (försett med leverantörsförsäkran) kan användas. 10. Avslutning. Undertecknad sammanfattade avslutningsvis synpunkterna från inspektionen inför C FömedC, stabschefen m.fl. och framhöll bland annat nödvändigheten av att komma i kapp med förtecknandet av FSC/FömedC arkivhandlingar samt önskvärdheten av att inleverera avslutade arkiv och att efter ordentliga inventeringar av handlingsbeståndet i FömedC upprätta D/A-planer för förbandets verksamhet. Datum som ovan Peter Nordström 1. arkivarie