Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Livgardet (LG) den 27 januari 2010.

Transkript

1 1 (11) Funktionen för tillsyn och myndighetsarkiv Dnr /2332 Inspektionsrapport Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Livgardet (LG) den 27 januari Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. LG ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (se avsnitten 6, 7, 8, 13). 2. LG ska i enlighet till 3 kap. 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Härmed avses bland annat en inventering av ärendeflödet, inte minst för elektroniska handlingar, och ett fastställande av vilka handlingar som ska tas till vara för arkivering (avsnitten 4, 7, 9, 10, 11). 3. LG ska i enlighet med 6 kap Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), uppdatera sin arkivredovisning så att den omfattar samtliga handlingar, såväl på papper som elektroniska handlingar, vilka enligt punkt 2 ovan tagits om hand för arkivering (avsnitt 5). 4. LG ska i enlighet med 6 kap 1 och 5 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), komplettera sin arkivbeskrivning samt innehållsförteckning till arkivförteckningen (avsnitt 5). 5. LG ska till Krigsarkivet överlämna de arkivhandlingar som tillhör arkiv som förvaras vid Krigsarkivet. Dessutom ska LG inlämna en hemställan om överlämnande om man önskar att hos sig förvara Försvarsmusikcentrums (FöMusC) arkiv, i enlighet med 9 kap. 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4). (Avsnitt 7, 13) 6. Finns hos LG adb-system för vilka man är produktägare, ska dokumentation, i enlighet med 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:1), upprättas (avsnitt 7). Anmärkningar. 1. LG bör slutföra arbetet med dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner. 2. LG bör gallra inkommande skrivelser i enlighet med Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6). Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: krigsarkivet@krigsarkivet.ra.se Internet: Organisationsnr: Plusgiro:

2 2 (11) 3. Krigsarkivet vill även erinra om att statliga myndigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar (avsnitt 5). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 1 juli Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet inspekterade den 27 januari 2010 arkivvården vid Livgardet i Kungsängen, en inspektion som var väl förberedd av förbandet och FMLOG. Föregående inspektion ägde rum den 10 oktober 2006 (Dnr KrA /1225). Efter inspektionen 2006 konstaterade Krigsarkivet att LG:s arkivvård i huvudsak är god, och vid inspektionen 2010 görs samma bedömning vilket inte utesluter att det naturligtvis finns utrymme för förbättringar. Med Livgardesinstruktionen har förbandet en god övergripande styrning och planering av arkivets framväxt och organisation, men Krigsarkivet observerade vid flera tillfällen under inspektionen att LG har behov av att göra en total inventering av det omfattande handlingsflödet, inte minst av de elektroniska handlingar vilka ännu inte tagits om hand för arkivering. Ett annat arkivbildningsproblem som behöver utredas men som inte specifikt rör LG är de arkiv som uppstår under utlandsinsatserna. Enligt uppgift håller ArkivA på att ta fram rutiner för dokumenthantering och arkivläggning av dessa handlingar, något som Krigsarkivet givetvis välkomnar. Krigsarkivet gjorde inte någon ingående besiktning av LG:s arkivlokaler under inspektionen, men kan konstatera att flera av lokalerna inte uppfyller kraven på skydd mot vatten och skadlig fukt, brand m.m. ArkivA genomför just nu en inventering av samtliga Försvarsmaktens arkivlokaler, varför Krigsarkivet utgår ifrån att de brister hos LG som noteras också åtgärdas. Även på andra områden såsom digital arkivering pågår försvarsmaktsgemensamma projekt. Förteckningsläget hos LG är gott men Krigsarkivet noterade att i synnerhet arkivbeskrivningen är i stort behov av komplettering. Hos LG förvaras också arkivet från FöMusC som upphörde som egen organisationsenhet vid årsskiftet 2009/2010, varför Krigsarkivet har förelagt LG att göra en hemställan om man önskar överta detta arkiv. Inspektion. 1. Verksamhet och organisation. Livgardet utbildar värnpliktiga, hemvärnssoldater och de cirka soldater och officerare som årligen gör utlandstjänst. Verksamheten bedrivs på flera orter i landet förutom Kungsängen, t.ex. i Märsta och Sollefteå. Vid regementet finns Försvarets internationella centrum, Swedint, där man bedriver kursverksamhet för svenska och internationella deltagare kring fredsbevarande operationer och multinationell stabstjänst inom ramen för FN och Nato/PFF (Partnerskap för fred). Till Livgardet hör också Försvarsmaktens hundtjänstenhet. Enheten ansvarar för att anskaffa och utbilda hundar till Försvarsmaktens olika verksamheter.

3 3 (11) 2. Inspektionens omfattning. Inspektionen inleddes med att stabschefen välkomnade Krigsarkivets inspektörer och att Krigsarkivet informerade om syftet med inspektionen. FMLOG ArkivA informerade också om pågående projekt inom Försvarsmakten: arkivlokalsinventering, projekt System för bevarande samt projekt VIDAR. Därefter vidtog vid sittande bord en genomgång av övergripande arkivfrågor vid LG. Krigsarkivet gav sina synpunkter på insänt underlag som arkivredovisning och D/A-planer. Därefter besöktes i tur och ordning: FMLOG:s expedition, Swedint, Försvarshälsan, IntUtbE, Livkompaniet/Gardesbataljonen, arkivlokal i kanslihuset. Sammantaget behandlades vid inspektionen frågor rörande styrning och planering av arkivbildning och därmed sammanhängande rutiner, arkivredovisning, redovisning av använda adb-system, skrivmateriel samt förvaring av handlingar. 3. Förelägganden och anmärkningar från föregående inspektionstillfälle. Förelägganden (jmf. Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 1997:4) - Handlingar som skall bevaras digitalt skall, om så inte har skett, överföras till format för digitalt långtidsbevarande. En plan för digitalt långtidsbevarande av handlingarna skall då också upprättas. Inget elektroniskt bevarande sker idag av LG:s kontorsdokument. - Det äldre journalbestånd som finns vid Försvarshälsan skall ordnas, förtecknas och levereras till KrA. Åtgärdat - LG skall tillse att arkivhandlingarna förvaras i godkänd arkivlokal. Ej åtgärdat (dock har proppskåp som omnämndes vid föregående inspektion flyttats ut ur arkivlokalen.) Anmärkningar - LG bör fortsätta arbetet med att upprätta arkivbildnings- och dokumenthanteringsplaner (D/Aplaner). Endast delvis genomfört. - LG bör precisera verksamhetsöverenskommelsen med FMLOG rörande arkivtjänsten samt komplettera denna med avseende på LG åtaganden som kund. Ej aktuellt. - LG bör se till att även arbetshandlingar och dyl. rörande projekt och särskilt intressanta verksamheter bevaras i högre utsträckning. Ej åtgärdat. 4. Allmänt om arkivvården vid LG. Styrning och planering av arkivbildningen. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (SFS 1990:782) och i arkivförordningen (SFS 1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från

4 4 (11) myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. I enlighet med Förordning med instruktion för Försvarsmakten (2007:1266) är varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att anse som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sitt eget arkiv. I 3 kap i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), föreskrivs att varje myndighet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Bestämmelserna grundar sig i arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Det övergripande syftet är att uppnå en god offentlighetsstruktur. En förutsättning för styrning och planering är fastställda rutiner för hur arkiv- och expeditionstjänst ska bedrivas. Rutinerna kan dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet samt övergripande information om ansvarsförhållanden och roller inom myndigheten och dels särskilda rutiner för myndighetens hantering av handlingar. Hanteringsrutinerna bör omfatta en handlings hela livscykel och däri förekommande moment, alltifrån framställning, över hantering och redovisning fram till omhändertagande för arkivering och långsiktigt bevarande. För myndigheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-planer) upprättas. Det ska poängteras att rutiner inte ska fastställas enbart med anledning av de krav och rekommendationer som finns i lagar och föreskrifter. Ett för Försvarsmaktens organisationsenheter tungt vägande skäl torde vara att fungerande arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid enheten och som kontinuerligt genererar handlingar som ska tas om hand för arkivering. Fastställda rutiner som är väl kända och tillämpade ute i verksamheten torde för Försvarsmaktens del innebära att fokus kan läggas på att bedriva kärnverksamhet samt att organisationsenheterna (och FMLOG) slipper tids- och kostnadskrävande efterarbete på samma gång som effekten blir en god offentlighetsstruktur. Med ledning av det underlag som Krigsarkivet har tagit del av före inspektionen samt vad som framkom vid inspektionen, gör Krigsarkivet bedömningen att LG delvis har en god styrning och planering av arkivets framväxt och organisation på övergripande nivå. Som generellt styrdokument för arkiv- och expeditionstjänsten finns Livgardesinstruktionen (LIVI). Denna kommer att omarbetas under våren 2010 för att fastställas LIVI innehåller i sin nuvarande utformning vissa rutiner och ansvarsförhållanden för arkiv- och expeditionstjänst på en övergripande nivå. Krigsarkivet ser med särskild tillfredsställelse på att LG:s ansvar för det egna arkivet framgår klart och tydligt, att LIVI fastslår att arkivbildningen omfattar även annat än registrerade skrivelser samt att det ska finnas s.k. dokumentansvariga vid varje enhet. Krigsarkivet anser dock att LG är i behov av en total inventering av handlingsflödet eftersom det under inspektionen framkom att det vid flera av enheterna finns elektroniska handlingar (kontorsdokument) som ännu inte tagits om hand för arkivering samt att det i dagsläget inte är helt klart vilka handlingar som faktiskt ska vara arkivhandlingar vid LG. D/A-planer finns för flera av enheterna men de flesta av dem är inte kompletta eller fastställda. Vid inspektionen framkom att det vid varje enhet som besöktes finns handlingstyper som ännu inte har inarbetats i D/A-planerna. Det ska emellertid nämnas att FMLOG:s arkivarie uppgav att befattningshavarna vid LG trots detta är bra på att lämna in handlingar för arkivläggning.

5 5 (11) Ett relaterat problem som togs upp av LG är hur arkivbildningen ska avgränsas för verksamheter där flera olika organisationsenheter är inblandade. I LG:s fall gäller det t.ex. insatsförbanden i Utlandsstyrkan. De lyder under HKV men har hittills bildat egna arkiv under Utlandsstyrkan. Förbanden utbildas under en period vid LG och återkommer också till LG efter avslutad mission. Krigsarkivet har ett flertal gånger stött på liknande problem för andra verksamheter och menar att arkivbildningen måste utredas och avgränsas för varje enskilt fall med de olika inblandade parterna. I det nu aktuella fallet kan Krigsarkivet endast förelägga LG att avgränsa sin egen arkivbildning men förstår självklart att frågan berör även andra delar av Försvarsmakten. FMLOG ArkivA kommer enligt uppgift att ta fram rutiner för dokumenthantering och arkivläggning under utlandsinsatserna men menar att de också bör omfatta rutiner under och efter insats, vilket Krigsarkivet instämmer i. 5. Arkivredovisning. Inför inspektionen har Krigsarkivet tagit del av innehållsförteckning samt exempel på förteckning för en handlingsserie. Enligt uppgift är förteckningen över de olika handlingsserierna i allt väsentligt uppdaterad fram till och med 2009, vilket är utmärkt. Krigsarkivet vill dock påtala två brister med LG:s arkivredovisning. För det första är arkivförteckningens innehållsförteckning inte uppdaterad. En jämförelse med D/A-planerna ger vid handen att det borde finnas ytterligare ett antal handlingstyper som ska redovisas även i innehållsförteckningen. FMLOG:s arkivarie menar att innehållsförteckningen uppdateras successivt när de olika bestånden av handlingstyper har växt sig större eftersom LG:s arkivbildning är levande. Krigsarkivet respekterar att det finns vissa praktiska problem förbundna med att hålla arkivredovisningen uppdaterad men delar inte uppfattningen att innehållsförteckningen inte skulle kunna uppdateras kontinuerligt. Arkivredovisningen ska omfatta även de handlingstyper som ännu inte sammanförts till volymer eller överförts till bevarande. Krigsarkivet vill framhålla att arkivförteckningens betydelse ur offentlighetssynpunkt har ökat beroende på komplexiteten i arkivbildningen och det tilltagande intresset av att ta del av information. Arkivförteckningen är det enda instrument som redovisat myndighetens totala arkivbestånd oavsett medium och förvaringsplats (jämför med t.ex. diarie/dossiéplan som endast redovisar de handlingar och ärendetyper som registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen.) Påståendet om den ökade komplexiteten i arkivbildningen gäller i högsta grad Försvarsmaktens organisationsenheter, vars verksamheter sträcker sig över ett brett spektrum där inte minst verksamheter som utgör s.k. faktiskt handlande utgör en betydande del. Den andra bristen i LG:s arkivredovisning är den arkivbeskrivning som upprättats och som Krigsarkivet fått som underlag inför inspektionen. Beskrivningen uppfyller inte kraven på en arkivbeskrivning (Jmf 6 kap 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4)) då den endast innehåller en kort historik samt uppgifter om organisation och arbetsuppgifter. En arkivbeskrivning ska förutom detta också innehålla t.ex. uppgifter om samband mellan verksamheten och viktiga handlingstyper och ärendeslag, sökingångar till arkiven och uppgifter om inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess. Varje organisationsenhet ska vidare i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande

6 6 (11) både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Krav på en arkivbeskrivning med delvis likartade uppgifter finns också i RA-FS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Krigsarkivet ser inget hinder mot att denna arkivbeskrivning och offentlighets- och sekretesslagens beskrivning slås ihop till ett och samma dokument. 6. FMLOG:s expedition. Vid expeditionen förvaras LG:s registrerade skrivelser samt regementsrapporter och regementsstabsrapporter för innevarande år. Originalen av de registrerade skrivelserna finns hela tiden kvar på expeditionen. Handlingarna förvaras i öppna hyllor och då expeditionen i sig inte uppfyller skyddskraven för arkivlokal i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) ges handlingarna därför inte tillräckligt skydd mot t.ex. brand, brandgas och skadlig upphettning. FMLOG sköter i likhet med vad som gäller för övriga delar av Försvarsmakten arkiv- och expeditionstjänsten för LG. I tjänsten ingår att gallra handlingar som inte ska bevaras. Vad gäller inkommande skrivelser gallras de efter fem år. Riksarkivets beslut 1985:61 (TFG 801:850044) har upphört att gälla och ersatts av Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6). Det innebär att skrivelser som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, och som i övrigt inte har någon betydelse kan gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Krigsarkivet har bland några av ArkivA:s arkivarier mött uppfattningen att man bör fortsätta att tillämpa gallring av inkommande skrivelser efter fem år, eftersom chansen då är större att handläggarna har hunnit avsluta ärenden och lämna över handlingarna för arkivering. Därigenom kan onödigt extraarbete undvikas i det fall som handlingarna redan arkivlagts i boxar som etiketterats och förtecknats. Krigsarkivet vill påpeka att det i ovan nämnda tillämpningsbeslut står att gallring ska ske efter angiven frist, i det här fallet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten. Vidare vill Krigsarkivet framhålla att femårsfristen för inkommande skrivelser inte torde tillämpas som standard vid statliga myndigheter. En nackdel med sådan gallring är att arkivförteckning för serierna med inkomna skrivelser kan upprättas först efter fem år. Inte heller kan diarium skrivas ut. Väl fungerande och

7 7 (11) väl kända rutiner för dokumenthantering är ett annat sätt att undvika att skrivelser finns kvar ute hos handläggarna längre än vad som absolut är nödvändigt. 7. Försvarets internationella centrum, Swedint. På Swedint förbereds svenska och utländska officerare, poliser och civila tjänstemän för arbete i multinationella fredsoperationer inom ramen för FN och NATO/PFF (Partnerskap för fred). Swedint var tidigare en egen organisationsenhet i Försvarsmakten men ingår sedan den 1 januari 2004 i LG. De flesta kurserna arrangeras av Swedint men det finns även vissa kurser där man inte är arrangör utan endast står för infrastruktur och administrativt stöd. Liksom är fallet med en del andra verksamheter i Försvarsmakten finns det här inga klara rutiner för hur Swedint ska hantera handlingar från kurser där de själva inte står som huvudman. Krigsarkivet menar att hanteringen bör utredas så att arkivbildningen kan avgränsas. Swedint har ett övergripande styrdokument i form av Swedint Order. Dokumentet innehåller avsnitt om expeditionstjänst och arkivering. Det ska även finnas en D/A-plan men denna har Krigsarkivet inte tagit del av. De flesta handlingar som inkommer och upprättas rör naturligt nog kursverksamheten. Kurshandlingarna ordnas kursvis i pärmar med en fastställd struktur. Swedint följer Försvarsmaktens utbildningsenhets (FMUE) anvisningar vad avser fastställande av utbildningskatalog, kursplaner och kursbeskrivning (de sistnämnda benämns course curriculum och course specification vid Swedint). Protokoll från planering, genomförande och utvärdering av kurs arkivläggs för sig och ingår inte i kurspärmarna. Protokoll återfinns inte i innehållsförteckningen för Swedint:s delarkivförteckning. Kurshandlingar har i viss utsträckning lämnats in till LG:s arkiv för arkivläggning och förtecknande. Inkommande kursrelaterade skrivelser, t.ex. ansökningar och kursförfrågningar, som inkommer till Swedint direkt hanteras inte av FMLOG:s expedition. Det innebär att det förekommer en hel del handlingar som normalt skulle ha registrerats men som inte gör det. Detta strider inte mot bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen förutsatt att de inkommande skrivelserna hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa att de har inkommit till LG. Däremot bör en notering om den särskilda hanteringen föras in i LG:s arkivredovisning. Swedint har en särskild databas, Mimersbrunnen, där kursdeltagare kan lämna kommentarer om utbildningen under kursens gång. Sammanställning görs sedan av deltagarnas synpunkter för utvärdering och revision av kurserna. Databasen sparas ned i Excel-format. Krigsarkivet anser att frågan om ett eventuellt bevarande av databasen ska utredas. Om innehållet i databasen enbart utgör underlag för sammanställning är det tänkbart att innehållet i sig inte behöver bevaras efter att sammanställning har gjorts. Vid enheten finns också ett eget uppbyggt nätverk, SWEDINT LTA, för vilket LG torde vara produktägare. Nätverket används inom Swedint:s utbildningsverksamhet. Till nätverket ska knytas dokumentation i enlighet med 5 kap. 4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatisk databehandling) (RA-FS 2009:1). Om SWEDINT LTA endast innehåller gallringsbara handlingar krävs endast en översiktlig dokumentation i enlighet 5 kap. 6 RA-FS 2009:1.

8 8 (11) Swedint behöver även inventera sin digitala mappstruktur på LG:s nätverk. Här finns exempelvis mappar för projekt som innehåller handlingar som ska tas om hand för arkivering. ArkivA:s arkivarie kan bistå med hjälp vid en sådan inventering. Swedint upplyste om att man hittat fotografier och andra handlingar som hör till andra arkivbildningar: Försvarets FN-skola, Utlandsstyrkan och Swedint (fram till ). Dessa arkiv är redan överlämnade till Krigsarkivet varför en tilläggsleverans ska göras. Det gäller även de personalakter från Swedint som avställts före och som förvaras i LG:s arkivlokal. Slutligen inspekterades Swedint:s närarkiv där handlingar förvaras i upp till två år. Utrymmet uppfyller inte skyddskraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3), då den t.ex. innehåller kontorsutrustning för reproduktion. 8. Försvarshälsan Försvarshälsan vid LG förvarar i enlighet med RA-MS 2005:34 patientjournaler för personer som tjänstgör i Utlandsstyrkan. Journalen upprättas innan personen åker på utlandsuppdrag och förs sedan under tjänstgöring samt efter hemkomst till Sverige. Tidigare har journaler från olika missioner hållits åtskilda men idag bildar pappersjournalerna en enda handlingsserie som är sorterad efter insatsår samt födelsedatum (dag). Vid en leverans till arkivmyndighet kommer journalerna istället att sorteras efter personnummer. Förutom pappersjournalerna finns fr.o.m journaler också i Profdoc Vision vilket innebär att det finns två journaler per person. Övriga delar av Försvarsmakten har helt gått över till journalföring i Profdoc Vision men systemet har inte visat sig fungera vid utlandstjänstgöring. Utlandsstyrkans pappersjournaler förvaras i källarplanet i ett närarkiv som inte uppfyller kraven i RA-FS 1994:6 (ändrade 1997:3). Det löper t.ex. rör för vatten genom lokalen och dörren till lokalen torde inte ge skydd mot brand och skadlig upphettning i ett normalfall. Krigsarkivet besökte även närarkivet vid läkarexpeditionen. Här förvaras journaler för värnpliktiga samt aktuella journaler för tjänstgörande i Utlandsstyrkan. Här finns också salivprov för alla i Utlandsstyrkan. Salivproven är tänkta att användas vid eventuell identifiering vid dödsfall och förstörs vid den tjänstgörandes hemkomst. Gallringen utförs, enligt vad som uppgavs, efter riktlinjer från Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL). SKL stödjer sin verksamhet på polisdatalagen (1998:22), där syftet är DNA-provtagning i samband med brottsbekämpning. Polisdatalagen innehåller vissa bestämmelser om förstöring av DNA-proven. Det förekommer att det vid utlandsuppdragen ges vård till utländska personer, dels militär personal men även civilpersoner. Krigsarkivet har tidigare i RA-MS 2007:13 utfärdat föreskrifter som medger gallring av denna typ av journaler. Frågan om gallring av journaler har sedan dess kommit upp i Riksarkivets råd för normering. Det har då visat sig att Riksarkivet policy har varit att journaler som utgör allmänna handlingar inte bör gallras. Krigsarkivet kommer därför att se över regleringen i RA-MS 2007:13. Journaler för utländska kursdeltagare vid Swedint förs i Profdoc Vision. Vid inspektionen uppgavs att Livgardet har fått dispens för skyddskraven gällande sammanstörtning för närarkivet. I Krigsarkivets ärende /238 finns en framställning från

9 9 (11) LG där det uppges att lokalen uppförts i brandklass EI 120 med undantag för golvet som uppförts i EI 160. Skrivelsen innehåller därefter en ansökan om avsteg från gällande författningsbestämmelse om sammanstörtning. Krigsarkivet konstaterar i sitt svar att LG inte behöver någon dispens då man i och med uppgivna brandklassning på väggar och bjälklag uppfyller skyddskraven. Krigsarkivet menar nu att det verkar röra sig om en felskrivning i LG:s framställan och att den rätta siffran för golvets brandklass ska vara EI 60. I så fall krävs det ett beslut från arkivmyndigheten om avsteg från författningen. Dessutom har LG i sin framställan inte berört golvbjälklagets brandtekniska klass i bärande avseende vilket benämns R i enlighet Boverkets regler. De brandtekniska klasserna E och I avser integritet respektive isolering. Krigsarkivet utgår från att denna fråga samt frågan om lokalen i övrigt uppfyller gällande krav kommer att besvaras i samband med den kommande arkivlokalsinventeringen i Försvarsmakten (LOKINVENT). 9. Internationella utbildningsenheten (IntutbE). Till LG:s kärnverksamhet hör missionsutbildningen inom IntutbE med ett femtiotal fast anställda, som utbildar bortåt personer årligen. Utbildningen är skräddarsydd för den aktuella insatsen och består av teori och praktik som leds av instruktörer med erfarenhet från internationella insatser. I utbildningen ingår fredsbevarande verksamhet, missionsspecifik utbildning, säkerhetsutbildning, lagutveckling och krishantering. Den mesta utbildningen sker på LG, men det händer att utbildande personal behöver skickas ut till de länder där missionerna äger rum. Kunskapen om allmänna handlingar och arkivbestämmelser uppges vara något begränsad bland handläggarna. Ett utkast till D/A-plan har tagits fram för IntutbE men inte fastställts. Denna omfattar order, APT-protokoll och vissa inrycknings- och utbildningshandlingar, samtliga i princip bevarandehandlingar. Det torde därutöver finnas dels en rad gallringsbara handlingar, dels bevarandehandlingar i det interna nätverket för insatsförbandet, som kan innehålla information inom informationssäkerhetsklassen Restricted. Många av de digitala handlingstyperna skrivs tills vidare ut i avvaktan på att en gemensam strategi för bevarande utformas inom Försvarsmakten. Vissa handlingar är registrerade, andra inte. ArkivA:s arkivarie kommer att hjälpa till med att ytterligare identifiera enhetens handlingar. De handlingar som bevaras vid IntutbE bör spegla hur missionsutbildningen genomförs och hur verksamheten är uppbyggd på de orter missionerna äger rum. I arkivförteckningen finns idag endast en serie med utbildningshandlingar upptagen. En handlingstyp som skickas till centralarkivet är Rotation Syd och Rotation Norr (dvs. ut och hem), vilken egentligen har inkommit från Försvarsmaktens HR-centrum. Vid inspektionen gjordes bedömningen att dessa handlingar bör bevaras även vid LG. Materialet utgörs av förteckningar över vilka som rycker ut och över fältartister m.m. och innehåller personsekretess. Vid förfrågningar hänvisas till Insatsstaben vid Högkvarteret. Krigsarkivet menar att förfarandet strider mot bestämmelsen i tryckfrihetsförordningen 2:14 där det föreskrivs att begäran att få ta del av allmän handling görs hos den myndighet som förvarar handlingen. Den bestämmelsen överensstämmer också med 23 i Förordning (2007:1266) med instruktion för Försvarsmakten. Enligt denna paragraf prövas frågan om utlämnande av allmän handling inom den organisationsenhet som förvarar handlingen. En hänvisning till paragrafen finns även i 3 kap. 7 i Försvarsmaktens arbetsordning (FFS 2009:2). LG kan alltså inte avvisa en begäran om utlämnande av allmän handling. Däremot kan själva prövningen, i tveksamma fall eller om sökanden begär att frågan

10 10 (11) överlämnas till myndigheten, göras av chefen för organisationsenheten eller, i fråga om handling som förvaras i Högkvarteret, av den chef för enhet som överbefälhavaren bestämmer. IntutbE uppges inte vara produktägare till något adb-system. 10. Livkompaniet. Livkompaniet arkiverar bland annat order och rapporter. Register över disciplinärenden förs i en digital liggare, och även andra handlingar såsom övningsplaner finns digitalt. Kompaniet måste, av skäl som framgår av avsnitt 4 ovan, gå igenom sina handlingar, såväl handlingar i mappsystemet som pappershandlingar, och fastställa vilka av dessa som ska tas om hand för arkivering. Detta är naturligtvis en uppgift som ArkivA:s arkivarie är behjälplig med. Arbetet med en D/A-plan har påbörjats, och det är enligt Krigsarkivets mening önskvärt att detta arbete fortsätter. 11. Gardesbataljonen. Vid bataljonen finns order av olika slag, vilka också upptagits i arkivförteckningen. Betyg och liknande går via regementsstaben. En stor del av informationen vid bataljonen återfinns i det digitala nätverket, varför det finns anledning även här att fortsätta arbeta med den D/A-plan som börjat upprättas. Krigsarkivet uppmuntrar Gardesbataljonens tanke att även bevara beslutsunderlag i syfte att öka spårbarheten. Hittills har LG tagit ut sina bevarandehandlingar på papper, men i framtiden räknar Krigsarkivet med att Försvarsmakten upprättar en strategi för digitalt bevarande för flera grupper av handlingar. 12. Skrivmateriel. Under inspektionen meddelade LG och FMLOG att gällande bestämmelser rörande skrivmateriel (bl.a. RA-FS 2006:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper) följs. Väldigt många arkivhandlingar tas ut på arkivpapper, men det finns från Krigsarkivets sida inget krav på att arkivpapper måste användas. För de flesta handlingar, undantaget sådana som utsätts för stort slitage, torde åldringsbeständigt papper vara tillfyllest. Högkvarteret meddelade (HKV beteckning :69519) riktlinjer för framställning av arkivhandlingar. 13. Centralarkivet. Vid inspektionen 2006 konstaterades att arkivlokalen har vissa brister. En av dessa har nu avhjälpts, sedan proppskåpet flyttats till en plats utanför lokalen. Tekniska krav rörande arkivlokaler återfinns i RA-FS 1994:6, med ändring RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Här föreskrivs att arkivhandlingar ska förvaras skyddade mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Livgardets arkivlokal uppfyller inte på alla punkter föreskriftens krav, bl.a. så finns i ett biutrymme i lokalen vattenkran och avlopp. Vidare är det oklart om ventilationsanläggningen är godkänd. Av arbetsmiljö- och säkerhetsskäl rekommenderas LG att märka ut utrymningsvägarna i arkivet.

11 11 (11) LG måste också ta reda på om lokalen fortfarande har funktion som skyddsrum. I RA-FS 1997:3 4 kap. 4 slås fast att skyddsrum inte får användas som arkivlokal, detta därför att krav på skyddsrum resp. arkivlokaler är oförenliga, såväl byggnadstekniskt som organisatoriskt. En lokal som avregistrerats som skyddsrum får dock användas som arkivlokal om den uppfyller författningens krav. Krigsarkivet har emellertid erfarit att ArkivA just nu genomför en inventering av befintliga arkivlokaler inom Försvarsmakten (LOKINVENT). Krigsarkivet utgår ifrån att ArkivA upprättar en plan för att åtgärda de brister som noteras, hos LG liksom på andra håll. I arkivlokalen finns gott om utrymme för LG:s arkivhandlingar, särskilt sedan utrymmet nu utökats med ett mobvalv. Inget behov av leverans, undantaget tilläggsleveranser, föreligger således. Hemliga handlingar förvaras i ett säkerhetsskåp. Förutom handlingar tillhöriga LG finns på hyllorna några enskilda arkivbildare, en del arbetshandlingar som behöver gås igenom, Försvarsmusikcentrums arkivhandlingar och handlingar tillhörande sådana arkiv som redan inlevererats till Krigsarkivet, såsom Svea ingenjörregemente. De handlingar som hör till redan inlevererade arkiv ska överlämnas till Krigsarkivet. Om LG önskar att förvara hela eller delar av FöMusC arkiv hos sig ska en hemställan om överlämnande inlämnas till Krigsarkivet, i enlighet med 9 kap. 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4). Enligt denna bestämmelse utfärdar Riksarkivet föreskrifter om överlämnande av handlingar till annan myndighet, och framställning om överlämnande inges till respektive arkivmyndighet. Varje organisationsenhet inom Försvarsmakten är enligt Förordning (2007:1266) med instruktion för Försvarsmakten att anse som myndighet i arkivlagens mening. Datum som ovan Peter Nordström Carl Billengren Marie Steinrud