Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Pliktverket, Huvudkontoret i Karlstad, den oktober 2010.

Transkript

1 1 (9) Funktionen för tillsyn och myndighetsarkiv Dnr /1300 Inspektionsrapport Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Pliktverket, Huvudkontoret i Karlstad, den oktober Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. Pliktverket ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att arkivhandlingar på registratorsexpeditionen förvaras i godkända lokaler (avsnitt 6.5). 2. Pliktverket ska, i enlighet med 6 kap. i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, komplettera och avsluta den gamla arkivredovisningen och upprätta ny arkivredovisning enligt föreskriftens bestämmelser. Till de handlingar som ska arkiveras hör Pliktverkets webbplats och diarieföringssystemet ÄHS. (Avsnitten 2, 3, 5 och 6.) 3. Pliktverket ska, i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 kap., utveckla en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, omfattande såväl upptagningar i adb-system som cd och liknande databärare (avsnitten 2, 5, 6.1 och 6.4). För systemen Plis och Syoms forskningsarkiv ska säkerställas att det är möjligt att exportera uppgifterna i databaserna till leverantörsneutrala format i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), och RA-FS 2009:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (avsnitt 5). 4. Pliktverket ska, i enlighet med 7 kap. i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, granska och föreslå ändringar i Riksarkivets föreskrifter för Totalförsvarets pliktverk samt pröva förutsättningarna för gallring av vid myndigheten förekommande adb-system och handlingstyper. Pliktverket uppmanas vidare att göra i rapporten nämnda ändringar i sitt tillämpningsbeslut (PIB 2008:14) till Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 med ändring 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. (Avsnitten 4, 6.4.) Anmärkningar. 1. Krigsarkivet rekommenderar att Pliktverket fortsätter arbetet med att upprätta dokumenthanterings-

2 och arkivbildningshanteringsplaner. 2. Krigsarkivet vill även erinra om att statliga myndigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar (avsnitt 1). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 1 maj Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet inspekterade den oktober 2010 arkivvården vid Pliktverket i Karlstad, en inspektion som var väl förberedd av myndigheten. Krigsarkivets inspektör blev väl mottagen vid de besökta enheterna. Föregående inspektion av Pliktverket i Karlstad ägde rum den oktober 2006 (dnr KrA /1806). Det konstaterades att Krigsarkivets förelägganden från föregående inspektion hade åtgärdats. Vid inspektionen behandlades frågor kring planering och styrning av arkivbildning och därmed sammanhängande rutiner, gallring och gallringsföreskrifter, diarieföring och digital hantering av diarieförda ärenden, avslutande av nuvarande arkivredovisning och påbörjande av ny arkivredovisning, dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner, arkivlokaler och förvaring av pappershandlingar, långtidslagring av elektroniska handlingar. såsom systemen Plis och Syom samt webbsidor, redovisning av Pliktverkets adb-system samt skrivmateriel. Särskilt diskuterades åtgärder som nödvändiggörs av det förestående namnbytet till Totalförsvarets rekryteringsmyndighet. Vid föregående inspektion konstaterades att arkivtjänsten sköttes på ett mycket tillfreds-ställande sätt, även om förelägganden behövde ges på ett par punkter, och det finns för Krigsarkivet ingen anledning att nu frångå denna uppfattning. Ordningen i arkivlokaler och registratorsexpediton är mycket god. Arkivförteckningen är i huvudsak väl uppdaterad, och leveranser av framför allt hemligt arkivmaterial har på senare tid genomförts. Öppna handlingar från Värnpliktsverkets tid beräknas inkomma till Krigsarkivet före årsskiftet. Krigsarkivet vill dock uppmärksamma Pliktverket på att en rad resurskrävande uppgifter av hög dignitet förestår: - Pliktverkets arkivbildning måste avslutas. Det kan finnas anledning att tillägga, att om det varit så att Pliktverket helt upphörde och efterträddes av en ny myndighet, hade det varit nödvändigt för Riksarkivet/ Krigsarkivet att utfärda en föreskrift om ett formellt överlämnande av Pliktverkets arkiv till den nya myndigheten. Nu slipper vi åtminstone denna formalitet. - Samtidigt ska Pliktverket/Totalförsvarets rekryteringsmyndighet se till att upprätta en ny arkivstruktur i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning. Detta innebär bland annat en kartläggning av myndighetens processer och upprättande av en klassificeringsstruktur som bygger på dessa processer. Det är en uppgift som mycket engagerat andra statliga myndigheter på sistone. - Inte mindre arbete torde upprättandet av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, för att säkerställa att uppgifterna kan arkiveras i ett leverantörsoberoende format, medföra. - Sedan krävs också att Pliktverket ser över och föreslår nödvändiga förändringar i Riksarkivets föreskrifter om gallring och annan arkivhantering. Det säger sig självt att uppgifterna sammantaget kräver en omfattande arbetsinsats från olika verksamhetsföreträdare inom myndigheten, och det är Krigsarkivets förhoppning att Pliktverket avser att avsätta tillräckliga resurser för att kunna slutföra dessa projekt. Krigsarkivet vill här också understryka att de uppräknade åtgärderna, inte minst den nya arkivredovisningen, i hög grad beräknas leda till en effektivisering av arkivhanteringen, underlätta ärendehandläggningen inom myndigheten och öka sökbarheten.

3 Inspektion. 1. Namnbyte till Totalförsvarets rekryteringsmyndighet samt organisation och verksamhet. Pliktverket genomför vid årsskiftet 2010/11 ett namnbyte och heter i fortsättningen Totalförsvarets rekryteringsmyndighet (TRM). Orsaken till detta är att det inte längre föreligger någon skyldighet att mönstra. TRM kommer dock att fortsätta att arbeta ungefär på samma sätt med att hjälpa Försvarsmakten med tester och lämplighetsundersökningar (via internet) och att samla in uppgifter från olika myndigheter. Dessa lämplighetsundersökningar bedömer Pliktverket vara av möjligt intresse för framtida forskning. Verksamheten med det externa urvalet, att på uppdrag från olika myndigheter såsom Polisen och Kriminalvården genomföra persontester, kommer också att fortsätta. Det är möjligt att systemet med rekrytering kan förändras på sikt så att Försvarsmakten tar över denna verksamhet, men om detta vet man i dag intet. I Karlstad ska i fortsättningen finnas ett Huvudkontor, med en Administrativ avdelning och en Avdelning för central produktion. En befattningshavare får ett samordnande ansvar för Försvarsmaktens tester och en annan tjänsteman får motsvarande ansvar för det externa urvalet. I Kristianstad, Göteborg och Stockholm kommer att finnas Avdelningar för urvalstest. Diarieföring och slutarkivsfunktion försvinner för dessa avdelningar. Sammantaget uppgår personalstyrkan till drygt 100 personer. Krigsarkivet erinrar också om att statliga myndigheter i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system), som bör finnas tillgänglig både centralt och på utenheterna. Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. 2. Diarieföring, ärendehantering och överföring av uppgifter till TRM. Ärendehanteringssystemet Platina har inköpts, men de ursprungliga planerna på att systemet ska vara infört i verksamheten vid kommande årsskifte blir svåra att förverkliga. Utbildning har ännu inte ägt rum inom myndigheten. Troligen blir det så att handläggarna själva får registrera sina åtgärder, men att ärenden påbörjas och avslutas av registrator. Det slutliga målet är givetvis en helt digital handlingshantering, där alla inkomna handlingar som är möjliga att skanna ska skannas och vara tillgängliga digitalt. Det gamla systemet ÄHS ska arkiveras digitalt vid årsskiftet som en del av Pliktverkets arkiv. Inför detta måste handläggare i möjligaste mån förmås att avsluta sina ärenden. Vid en senare leverans till Riksarkivet/ Krigsarkivet ska ÄHS-databasen naturligtvis vara sökbar, vilket innebär att ett sökverktyg kan behöva utformas, alternativt kan det göras av Riksarkivets It-avdelning. Det är dock troligt att ÄHS finns kvar efter årsskiftet under en övergångstid. Sannolikt blir det så att uppgifter konverteras in i Platina. Ej avslutade ärenden får då registreras som nya ärenden i Platina med nödvändiga korshänvisningar.

4 Jämfört med tidigare inkommer i dag fler ärenden via e-post, ibland direkt till handläggarna. Det uppgavs att dessa blivit bättre på att låta registrera inkomna skrivelser. Handlingar som lämnas ut till handläggarna åsätts en grön stämpel med innebörden att handlingarna ska arkiveras; också påminnelselistor skickas regelbundet ut. Digitala dokument på cd arkiveras i dag tillsammans med övriga handlingar. De måste förvaras separat och omfattas av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar (se avsnitt 5). Hemliga handlingar förekommer numera i ganska liten omfattning och inventeras årligen. 3. Avslutande av Pliktverkets arkivredovisning samt framtida arkivredovisning. Arkivbeskrivningen är upprättat 2009 och behöver i ett par avseenden uppdateras innan arkivredovisningen avslutas. Eftersom myndigheten vid årsskiftet byter namn och delvis omorganiseras, är det lämpligt att vid denna tidpunkt också inrätta arkivredovisningen efter de nya arkivredovisningsprinciper som återfinns i RA- FS 2008:4. Enligt denna författning får visserligen handlingar tillkomna före den 1 januari 2013 redovisas enligt tidigare bestämmelser, men allt talar för att förlägga påbörjandet av den nya arkivredovisningen till kommande årsskifte, då dessutom ärendehanteringssystemet Platina införs. Krigsarkivet lämnade också några synpunkter på arkivförteckningen för Pliktverket. Bland annat ska för serien F 1 b, diarieförda akter, anges var handlingar efter 2004 återfinns. ÄHS kommer att avställas digitalt vilket måste framgå av arkivförteckningen. Det framkom vidare att personaltidningen har arkiverats i serie B 4. Ett par oklarheter rörande Produktions-avdelningens arkivserier påtalades, bl.a. att serie F 1 a tycks omfatta handlingar tillkomna före Pliktverkets tid. Hänvisningar måste i så fall göras i arkivförteckningen för Värnpliktsverket. Det är utmärkt att Pliktverket även har upprättat dokumenthanterings- och arkivbildnings-planer för upphandlings- och räkenskapshandlingar. Se även avsnitt 6. Arkivlokaler. 4. Gallringsföreskrifter och tillämpningsbeslut. Ett tiotal RA-MS:ar har utfärdats för Pliktverket, rörande alltifrån gallring av in- och utdata till Plis och Syom till arkivlokal för Regionkontor Stockholm. Pliktverket måste nu i samband med att myndigheten byter namn se över sina föreskrifter. RA-MS 2005:70 anger att en rad handlingar inom det externa urvalet ska gallras efter tre år. Pliktverket har dock, med hänvisning till patientdatalagen (2008:355), i ett förvaltningsbeslut bestämt att journal-handlingar ska gallras först efter tio år. Förslag till ändring av denna RA-MS ska därför inkomma till Krigsarkivet. Andra föreskrifter kan sannolikt antingen upphävas eller slås ihop så att antalet föreskrifter blir mindre; dessutom ska ju myndighetsnamnet ändras. Pliktverket har upprättat tillämpningsbeslut till RA-FS 2004:3 om räkenskapshandlingar, för upphandlingshandlingar (RA-MS 2007:1) och för in- och utdata till Plis och Syom, vilket är utmärkt. Om handlingar i de personaladministrativa systemen inte omfattas av gällande gallringsföreskrifter, blir det också aktuellt att författa ett tillämpningsbeslut till RA-FS 2006:5 om personalhandlingar. Pliktverket uppmanas vidare att göra några ändringar i sitt tillämpningsbeslut (PIB 2008:14) till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6 med ändring 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Bestämmelsen (s 6) att magnetband, disketter m.m. får gallras enligt gällande driftsinstruktioner måste kompletteras med en hänvisning till gällande arkivregler (strategi för bevarande av elektroniska handlingar). Bestämmelsen om gallring av inkommen e-post ska förtydligas. Det är önskvärt att Pliktverkets webbplats tillförs arkivet den 31/ , varför det inte ska stå att uppgifter på webbplatser och i intranät får gallras (s 5). Bestämmelsen att säkerhetskopior/backuper (s 4) får gallras enligt gällande driftsinstruktion ska kompletteras med under förutsättning att de inte behövs för framtagande av arkivexemplar. 5. Långtidslagring av elektroniska handlingar. Systemen Plis och Syom. Webbplatser.

5 Krigsarkivet informerade om innebörden av Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar med krav bl.a. på en plan för bevarande och på omfattande dokumentation. Statliga myndigheter ska enligt RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 3 kap. 2 upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar som ska bestå av följande punkter: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. Exempel på handling som måste omfattas av en sådan strategi är de cd-skivor som utgör bilagor till diarieförda skrivelser. Under inspektionen utdelades beskrivningar över Pliktverkets adb-system. I enlighet med RA-FS 2009:1, 5 kap., ska dokumentation av adb-system bestå av följande delar: - översiktlig beskrivning, - redogörelse för informationsinnehåll, - redogörelse för indata och utdata, - redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, - beskrivning av relationer mellan olika delar, - beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, - beskrivning av rutiner och funktioner, - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, - redogörelse för ändringar, - redogörelse för informationskvalitet, - redogörelse för användning av standarder, - dokumentation av strategi för bevarande, - dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning, - dokumentation rörande informationssäkerhet, - dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. De utdelade systembeskrivningarna motsvarar utmärkt väl den översiktliga beskrivningen och vissa andra, men inte alla, av ovanstående punkter. Överföring av uppgifter från systemen Plis och Syom sker varje år till två forskningsarkiv. Det gäller uppgifter från Skatteverket, fysisk och psykisk hälsa och förmåga, vad som bestäms vid inskrivningen, utbildning, färdigheter, tjänstgöring inom totalförsvaret, krigsplacering och förordnanden. Den slutliga tekniska lösningen för leverans och överföring till Krigsarkivet utreds först när en sådan leverans blir aktuell och kommer att vara beroende av den tekniska utvecklingen. Det finns fördelar med att uppgifterna finns i en aktiv miljö tills vidare. Något arkivuttag har således inte gjorts men det uppges vara möjligt att exportera uppgifterna i databaserna till leverantörsneutrala format. Det är naturligtvis viktigt att inga oklarheter föreligger på denna punkt. Riksarkivets bestämmelser rörande bl.a. dokumentation av adb-system och godkända tekniska format återfinns i ovan nämnda RA-FS 2009:1 och i RA-FS 2009:2, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Forskningsarkivet återfinns i separata servrar för de båda systemen. Syom, som finns i en ganska ålderdomlig teknisk miljö, stängs vid årsskiftet 2011/12, då innehållet förs över till Plis Mil Kro, som är en hemlig separat server. Pliktverket kommer att ta ställning till hur man ska göra med Forskningsarkivet Syom. För Forskningsarkivet Plis behövs inget byte av teknisk miljö. Syom mottar fortfarande uppgifter

6 om krigsplacering, men uppgifter om den frivilliga militärtjänstgöringen enligt de nya reglerna ska enligt gällande lagstiftning inte intas i Plis. Däremot kommer i framtiden vissa uppgifter från Försvarsmakten om personer som kan tas i anspråk vid förhöjd beredskap att tillföras Plis. En gallring utfördes vid senaste årsskiftet: av totalt 3,4 miljoner personer i registret berördes 2,7 miljoner av den genomförda gallringen och några tiotusental personer försvann helt. Ytterligare två handlingstyper vilka inte förekommer i de nyssnämnda registren diskuterades. Det gäller för det första lämplighetsundersökningar via internet, vilka Pliktverket anser kan vara lämpliga att undanta från föreskriven gallring. Sedan finns rekryttester som skickas ut till dem som söker till Försvarsmakten och som till skillnad från lämplighetsundersökningarna faller under Försvarsmaktens ansvar. Ett särskilt problem erbjuder Pliktverkets webbplatser. Backuper har naturligtvis tagits men ingen arkivering har skett. Webbplatser är ofta mycket komplicerade i sina funktioner och till sitt innehåll, vilket gör att de är svåra att arkivera på ett tillfredsställande sätt. Webbsidan är dock Pliktverkets ansikte utåt och speglar dess kärnverksamhet och den ska därför arkiveras på lämpligt sätt tillsammans med tillhörig dokumentation. Vid inspektionen utdelades Riksarkivets lathund för digitalt långtidsbevarande av webbsidor till Pliktverkets itansvariga. 6. Arkivlokaler. Samtliga slut- och mellanarkivlokaler förefaller att uppfylla de tekniska krav som uttrycks i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, vilket är mycket glädjande. 6.1 Arkivlokal för hemliga handlingar, plan 4. Här förvaras handlingar från det externa urvalet (psykologutredningar m.m.) från myndigheter som Kriminalvården och Tullverket. Dessa handlingar sparas numera i enlighet med patientdatalagen (2008:355) och ett internt beslut i tio år, eftersom de bedöms vara patientjournalhandlingar. Enligt RA-MS 2005:70 ska de dock gallras efter tre år, varför Pliktverket som nämnts måste inkomma med en begäran om ändrad gallringsfrist till Krigsarkivet. Här finns också hemliga och kvalificerat hemliga handlingar vilka Pliktverket överväger att flytta till en av de andra arkivlokalerna. Även om lokalen är larmad rekommenderar Krigsarkivet att de kvalificerat hemliga handlingarna förvaras i ett låsbart skåp. Vissa hemliga handlingar saknar etikett, andra måste få en ny etikett eftersom man inte tydligt angett om handlingarna hör till Centrala ledningen/huvudkontoret eller ett regionkontor. För de liggande boxarna rekommenderas att etiketten sätts på långsidan så att boxarna kan förvaras stående. Vidare finns här loggar från in- och utpasseringssystem på digitala databärare. Pliktverket ska fastställa vilken gallringsfrist som gäller enligt gällande gallringsföreskrift. Om det under förvaringstiden finns minsta risk för att information försvinner ska databärarna omfattas av i avsnitt 5 nämnda strategi för långtidslagring. 6.2 CLA-arkivet, plan 4. Läkarhandlingar för de värnpliktiga har enligt förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt 3 kap. 15 under alla år skickats in till Pliktverket, Centrala läkarhandlingsarkivet (CLA), för arkivering. Eftersom militärtjänstgöringen numera bygger på ett frivilligt system finns inte längre någon skyldighet för Försvarsmakten att skicka in sina läkarhandlingar till CLA. De pappershandlingar som fortfarande finns i lokalen i avvaktan på filmning är således de sista i sitt slag. De arkiverade filmerna utgör bruksexemplar, medan säkerhets- och mellanexemplar har insänts till Krigsarkivet (överenskommelse om förvaring av mikrofilmer och adb-upptagningar, se KrA dnr /1002 och Pliktverket dnr 602:0273:2). De

7 journalhandlingar som framställs vid Pliktverket mikrofilmas inte utan ingår i Plis-systemet. 6.3 Mellanarkiv för öppna handlingar, plan 2. Det är möjligt att handlingarna i detta arkiv kommer att flyttas till en arkivlokal på plan 4. Förutom Pliktverkets öppna arkiv finns här också handlingar rörande det externa urvalet. 6.4 Arkivlokal på plan 1. Här finns Värnpliktsverkets (VPV) personalakter, vilka vid den nära förestående leveransen av VPV:s öppna arkiv kommer att finnas kvar hos Pliktverket/TRM. Sedan återfinns här handlingar från de personaladministrativa systemen FSLÖR, FS Plus och Palasso. Om det inte finns gällande gallringsföreskrifter ska Pliktverket undersöka om det går att tillämpa RA-FS 2006:5 på dessa handlingar. Vidare finns räkenskapshandlingar, både gallringsbara och bevarandehandlingar. Somliga av de senare är inte förtecknade. De bokslutshandlingar som återfinns på cd ska omfattas av i avsnitt 5 nämnda strategi för långtidslagring av elektroniska handlingar. Krigsarkivet rekommenderar att bevarandehandlingarna överflyttas till slutarkivet. 6.5 Registratorskontorets närarkiv. Innevarande och föregående års diarieförda handlingar förvaras i skåp som inte är godkända enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade RA-FS 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. I enlighet med föreskriften får handlingar förvaras i dokumentskåp eller liknande som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd enligt föreskriften. Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. En arkivlokal ska normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Således bör dokumentskåp i brandklass minst 120 P väljas under förutsättning att det är pappershandlingar som avses att förvaras i skåpen. Förvaringsskåp i brandklassen 60 P kan vara ett alternativ under förutsättning att de placeras i en egen brandcell utan brandstiftare och med mycket låg brandbelastning. Även protokoll och beslut förvaras hos registratorerna. 6.6 Slutarkiv plan 1. Mycket gott om ledigt utrymme finns i denna arkivlokal, och ordningen är genomgående god. Här finns Huvudkontorets arkivhandlingar i liggande boxar, vilka som nämnts lämpligen kan ställas upp med etiketten på långsidan. Förutom de öppna bevarandehandlingarna har också gallringsbara personärenden från de nu upphörda Regionkontor Karlstad och Regionkontor Norrland arkiverats. Vidare återfinns här arbetspärmar för psykologkurser som tidigare hållits. Vissa kurshandlingar har diarieförts. Det kan vara lämpligt att arkivera kursplaner och deltagarförteckningar om dessa saknas i diariet, men i övrigt innehåller pärmarna arbetsmaterial som inte behöver tas till vara för arkivering. Nuvarande chefspsykologen kan också tillfrågas om materialets eventuella värde. 7. Skrivmateriel. Åldersbeständigt papper och godkända skrivare används enligt uppgift vid myndigheten och likaså försöker man köpa in godkänd materiel i övrigt. Bland annat har man bannlyst plastregister. Krigsarkivet informerade om föreskrifter (RA-FS 2010:2) om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:1) om handlingar på papper, som stadgar att handlingar som bevaras ska skrivas ut eller kopieras enkelsidigt.

8 Datum som ovan Peter Nordström l