Arbetsförmedlingens Återrapportering 2013 2013-11-15
Sida: 2 av 14
Sida: 3 av 14 Dnr: Af-2013/362315 Datum: 2013-11-15 Regeringen uppdrar åt Arbetsförmedlingen att vidta åtgärder för att förbereda införandet av ett stöd för. Arbetsförmedlingen ska därutöver, senast 15 november 2013, lämna en skriftlig redovisning till Regeringskansliet (Arbetsmarknadsdepartementet) av uppdraget. Beslut i detta ärende har fattats av t.f. generaldirektör Clas Olsson. Ärendet har föredragits av Soledad Grafeuille. I den slutliga handläggningen har chefen för avdelningen Nationella kunder Said Maroufkhani och t.f. chefen för Ledningsstaben Elin Bergkvist deltagit. Clas Olsson t.f. generaldirektör Soledad Grafeuille bitr. avdelningsdirektör
Sida: 4 av 14
Sida: 5 av 14 Innehållsförteckning Sammanfattning... 6 1. Inledning... 7 2. System för ärendehantering och uppföljning... 7 3. Handläggarstöd... 8 4. Informationsinsatser... 8 4.1 Intern kommunikation... 9 4.2 Extern kommunikation... 10 4.2.1 Arbetsgivare... 10 4.2.2 Arbetssökande... 10 5. Utveckla arbetssätt för att använda yrkesintroduktionsanställning i matchningen... 11 6. Uppföljning och utvärdering... 12 7. Identifierade risker... 12
Sida: 6 av 14 Sammanfattning För att stimulera till fler anställningar av unga (15-24 år) på yrkesintroduktion har regeringen föreslagit ett ekonomiskt stöd till arbetsgivare. Regeringen har i budgetpropositionen 2014 aviserat ett införande av stöd för i januari 2014. Arbetsförmedlingen har fått regeringens uppdrag att vidta åtgärder för att förbereda införandet av ett stöd för. Mot den bakgrunden har Arbetsförmedlingen under hösten 2013 arbetat fram en plan för vilka åtgärder som myndigheten behöver vidta för genomförandet av uppdraget. Under kommande månader och framåt sker ett operativt arbete för att planen ska kunna genomföras och stödet för införas. Planen omfattar bl.a. Anpassning av nuvarande systemstöd för ärendehandläggning inklusive beslut, utbetalning och uppföljning. Planering inför och genomförande av informationsinsatser internt och externt. Åtgärder för att utveckla arbetssätt som leder till att blir ett verktyg i matchningen för ungdomar. De åtgärder Arbetsförmedlingen behöver vidta för uppföljning och utvärdering. För att Arbetsförmedlingens handläggare ska kunna ha tillräcklig kunskap om yrkesintroduktionsavtalen bör avtalsparterna förpliktigas att lämna information till Arbetsförmedlingen om sådana avtal. I annat fall kan det bli svårt för Arbetsförmedlingen att pröva huruvida de uppställda villkoren för stöd är uppfyllda vid varje ansökan. Detta är en viktig förutsättning för att Arbetsförmedlingen ska kunna använda stödet som ett effektivt redskap i matchningsarbetet. Arbetsförmedlingen ser en viss risk för utförandet av kontroller av utbildnings -och/eller handledningsplanernas innehåll. Detta framförallt med anledning av att planernas innehåll kan variera beroende på avtalens utformning. Arbetsförmedlingen vill också poängtera att få tecknade yrkesintroduktionsavtal kan innebära en risk för att antalet ungdomar i denna typ av anställning inte blir så stor som förväntat.
Sida: 7 av 14 1. Inledning Sedan tidigare har vissa parter inom ett antal avtalsområden på arbetsmarknaden tecknat så kallade yrkesintroduktionsavtal i syfte att underlätta ungas övergång från skola till arbetsliv och för att säkra arbetsgivarnas långsiktiga kompetensförsörjning. Dessa avtal bygger vanligtvis på principen att personer som saknar relevant erfarenhet i yrket får handledning och utbildning under en del av arbetstiden. Denna del av arbetstiden är inte lönegrundande. För att stimulera till fler anställningar av unga (15-24 år) på yrkesintroduktion har regeringen föreslagit ett ekonomiskt stöd till arbetsgivare. Stödet består dels av en kreditering på arbetsgivarens skattekonto, motsvarande en ordinarie arbetsgivaravgift (31,42 procent av bruttolönen), dels ett ekonomiskt handledarstöd till arbetsgivaren. Regeringen har i budgetpropositionen 2014 aviserat ett införande av stöd för i januari 2014. Arbetsförmedlingen har fått regeringens uppdrag att vidta åtgärder för att förbereda införandet av ett stöd för. Mot den bakgrunden har Arbetsförmedlingen under hösten 2013 arbetat fram en plan för vilka åtgärder som myndigheten behöver vidta för genomförandet av uppdraget. Under kommande månader och framåt sker ett operativt arbete för att planen ska kunna genomföras och stödet för införas. I avsnitten nedan följer en beskrivning av det pågående arbetet på en övergripande nivå. 2. System för ärendehantering och uppföljning Införandet av stöd för förutsätter tekniska anpassningar av Arbetsförmedlingens förmedlingssystem. Behoven av förändringar ligger i linje med befintliga ärendestrukturer och flöden, vilket underlättar detta arbete. Myndighetens erfarenhet vid införande av nya eller förändrade uppdrag är att systemstöd bör vara implementerade innan förändringarna träder i kraft. Arbetet med att anpassa systemstöd för ärendehantering, beslut om utbetalning och uppföljning har påbörjats och beräknas vara i drift i slutet av januari 2014. Arbetsförmedlingen kommer dock att under en övergångsperiod även säkerställa rutiner för manuell hantering av beslut rörande, i form av en manuell beslutsblankett.
Sida: 8 av 14 Systemstödet ska uppfylla följande krav: möjlighet till att kunna fatta beslut om yrkesintroduktionsanställning på ett rättssäkert och effektivt sätt, Arbetsförmedlingen ska kunna betala ut rätt ersättning till arbetsgivare, Arbetsförmedlingens behov av data för uppföljning och återrapporter till regeringen, samt I möjligaste mån tillgodose och beakta behov av data för andra myndigheter som av regeringen får i uppdrag att utvärdera stödet. 3. Handläggarstöd Införandet av stödet för kommer att påverka arbetsförmedlarnas arbete på de lokala arbetsförmedlingskontoren. För att underlätta ärendehandläggningen kommer ett handläggarstöd att tas fram som stödjer arbetsförmedlarna vid handläggning av ärendena. Syftet med handläggarstödet är dessutom att uppnå en effektivare hantering, ökad rättsäkerhet samt enhetligare handläggning. Handläggarstödet ska ha sin utgångspunkt i det regelverk som styr stöd för. Handläggarstödet kommer att tas fram under hösten och ska innehålla information om: rutiner för att ta beslut rörande, rutiner för utbetalning av yrkesintroduktionsanställningssubventioner och handledarbidrag, rutiner för återkrav, rutiner för manuella beslut innan systemstödet är på plats, samt regelverket för. 4. Informationsinsatser Ett viktigt led i implementeringsarbetet är att öka kunskapen om stöd för, både internt inom Arbetsförmedlingen men även externt mot arbetssökande ungdomar och arbetsgivare. En välplanerad informationssatsning för att genomföra och implementera stödet kommer att tas fram. Arbetsförmedlingen har under den senaste månaden arbetat med att ta fram en särskild kommunikationsplan. Syftet med kommunikationsplanen är att klargöra målgrupperna för kommunikationen och vilken typ av målgruppsanpassad information som behövs, skapa enhetliga budskap samt identifiera kommunikationskanaler, aktiviteter och mål.
Sida: 9 av 14 Även efter uppstarten av stödet i januari 2014 kommer det att finnas ett fortsatt informations- och kommunikationsbehov, både internt och externt, varför detta arbete kan komma att utvecklas över tid. Arbetet med kommunikationen kan i stora drag delas upp i tre faser: Produktion av texter och material. Intern kommunikation. Extern kommunikation i nära anslutning till starten i januari 2014. 4.1 Intern kommunikation Den interna kommunikationen syftar till att skapa medvetenhet och öka kunskapen om stödet för. Den interna kommunikationen kommer också verka för att tydliggöra syftet med stödet - nämligen att underlätta för arbetslösa ungdomar utan relevant yrkeserfarenhet att kunna erhålla en anställning. Målgruppen för den interna kommunikationen är samtliga medarbetare och chefer på Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen kommer i ett tidigt stadium att ta fram ett pedagogiskt och tydligt informationsmaterial till samtliga medarbetare. Även före starten för de mer genomgripande insatserna som planerats inom ramen för kommunikationsinsatser, finns ett behov av intern information. Viss grundinformation om uppdraget och Arbetsförmedlingens planerade arbete med detta har därför redan kommunicerats internt. Att ge Arbetsförmedlingens medarbetare bästa tänkbara förutsättningar för att kunna erbjuda god service till våra kunder är en väsentlig del i ett lyckat implementeringsarbete. Därför är det viktigt att samtliga medarbetare som är behöriga att fatta beslut har grundläggande kompetens och kunskap om stödet som behövs för att på ett enhetligt och rättsäkert sätt kunna handlägga ärenden. Det är dock noterbart att stöd för är ett nytt uppdrag för Arbetsförmedlingen. Då besluten baseras på kollektivavtalen, och regler och förutsättningar skiljer sig åt mellan olika kollektivavtalsområden, kan det inledningsvis vara svårt för den enskilde arbetsförmedlaren att ha tillräcklig kännedom om avtalens innehåll. Därför kommer Arbetsförmedlingen, inledningsvis, säkerställa att det finns en mindre grupp medarbetare med fördjupad kunskap och kompetens på området som får i uppdrag att stödja övriga handläggare till att kunna fatta beslut om stödet på ett rättssäkert och effektivt sätt samt säkerställa att arbetsgivare får korrekt information om stödet.
Sida: 10 av 14 4.2 Extern kommunikation I likhet med den interna kommunikationen syftar även den externa kommunikationen till att öka kunskapen och medvetenheten om stödet för. Målgruppen för den externa kommunikationen är arbetssökande ungdomar, men även arbetsgivare/parterna. Även om regeringen har beslutat om statligt stöd till partsorganisationerna för informationsspridning av stödet, ser Arbetsförmedlingen, inom ramen för myndighetens uppdrag ett behov av information och kommunikationsinsatser gentemot arbetsgivare och arbetssökande. Arbetsgivare som avser anställa en ungdom med stöd av yrkesintroduktionsanställning och en ungdom som avser söka yrkesintroduktionsanställning, ska få information om stödet och veta vilket stöd och service Arbetsförmedlingen kan erbjuda. Den externa kommunikationen kommer att ske genom Arbetsförmedlingens ordinarie kanaler, exempelvis webbplatsen, Facebook, nyhetsbrevet för arbetsgivare samt faktablad. 4.2.1 Arbetsgivare För bättre samordning och effektivare informationsspridning har ett antal externa referensgrupper med representanter från parterna skapats. Dessa referensgrupper har dessutom i uppdrag att dels identifiera eventuella problemområden, dels säkerställa korrekt information om avtalen till arbetssökande, arbetsgivare och arbetsförmedlare. Arbetsförmedlingens nationella och regionala branschstrateger är genom sina täta kontakter med branscherna, arbetsgivarorganisationer och fackförbund bra att använda som experter i arbetet med. De branschråd som sedan tidigare finns etablerade utgör en nationell och lokal resurs för uppdraget. Samarbetet med arbetsmarknadens parter på lokal, regional och nationell nivå kring ska användas till att informera arbetsgivare och avtalstecknade parter om Arbetsförmedlingens roll i uppdraget. 4.2.2 Arbetssökande Ungdomar som avser söka yrkesintroduktionsanställning ska få information om stödet samt vilket stöd och service som Arbetsförmedlingen kan erbjuda. Information till arbetsökande kommer att finnas tillgänglig på Arbetsförmedlingens kommunikationskanaler såsom Facebook, webbplats, kundtjänst, faktablad för arbetssökande etc. Arbetssökande ska även erbjudas att chatta direkt med en arbetsförmedlare med frågor gällande.
Sida: 11 av 14 För att Arbetsförmedlingen ska kunna fullgöra sin uppgift och ge service till arbetssökande krävs att arbetsförmedlare som möter arbetssökande har goda kunskaper om och kan informera om vilka avtals- och yrkesområden som finns och kan även motivera ungdomar att aktivt söka sådana anställningar. 5. Utveckla arbetssätt för att använda yrkesintroduktionsanställning i matchningen En bra matchning mellan arbetssökande och lediga platser är av central betydelse för sysselsättningsutvecklingen och för att minska arbetslösheten. Regeringen har tydliggjort vikten av att Arbetsförmedlingen utvecklar arbetssätt för att ska bli ett effektivt verktyg i matchningsarbetet, särkskilt för unga arbetslösa. Oavsett hur en introduktionsanställning initieras ska det vara tydligt för arbetsförmedlaren vilka möjligheter stödet utgör för ungdomar att få ett arbete. Arbetsförmedlingen ser för närvarande tre möjliga vägar för en introduktionsanställning: Arbetsgivare i sin kontakt med Arbetsförmedlingen anmäler intresse att anställa en ungdom. Arbetsförmedlingen i sitt proaktiva arbete vägleder och matchar ungdomar till lediga platser. Arbetssökande ungdomar kontaktar arbetsgivare och Arbetsförmedlingen om en ledig plats. För att Arbetsförmedlingen på bästa möjliga sätt ska kunna handlägga inkommen ansökan (oavsett hur den inkommer) om behöver Arbetsförmedlingen utveckla ett nytt arbetssätt i detta syfte. Det nya arbetssättet ska stödja Arbetsförmedlingens matchningsarbete med ungdomar. Det ska också förtydliga möjligheterna att kombinera yrkesintroduktionsanställning med arbetsmarknadspolitiska insatser, t.ex. arbetsmarknadsutbildningar och praktik i förberedande syfte, för att skapa en kedja av insatser. Det utvecklade arbetssättet kommer att vara klart och kommuniceras före årsskiftet.
Sida: 12 av 14 Sannolikt kommer många av anställningarna att gå till unga som inte är inskrivna på Arbetsförmedlingen, till exempel unga som kommer direkt från utbildning eller som har ett arbete i en annan bransch. Arbetsförmedlingen kommer därför att behöva arbeta aktivt för att de ungdomar som är inskrivna på Arbetsförmedlingen, och som har varit arbetslösa en längre tid, ska komma ifråga för. Ett sätt att underlätta för ungdomar som står långt från arbetsmarknaden är att intensifiera arbetet med informations- och rekryteringsträffar tillsammans med arbetsgivare. 6. Uppföljning och utvärdering Regeringen har aviserat att uppföljning och utvärdering av stöd för kommer att genomföras av andra myndigheter. För att möjliggöra en så god uppföljning som möjligt av stödet ska Arbetsförmedlingen, där så är möjligt, samråda med de myndigheter som utses av regeringen. Arbetsförmedlingen behöver dock i sin egen styrning av verksamheten, men även för eventuella återrapporter till regeringen, kunna ta fram aktuell data för uppföljning beträffande till exempel: vilka de deltagande ungdomarna är (exempelvis ålder, kön, utbildningsbakgrund), volymen deltagare fördelade per marknadsområd och bransch, inom ramen för vilka kollektivavtal na sker, vilka arbetsgivare som tar emot ungdomarna, vilka typer av utbildningsinsatser som ungdomarna har fått inom yrkesintroduktionsanställningen, samt om leder till fortsatt arbete eller utbildning. Ovanstående data kommer att vara tillgängliga i och med de systemtekniska anpassningar som för närvarande genomförs. 7. Identifierade risker Arbetsförmedlingen ser ett starkt behov av att ha tillgång till såväl nya som gamla yrkesintroduktionsavtal när Arbetsförmedlingen ska pröva huruvida de uppställda villkoren för stöd är uppfyllda vid varje ansökan. För att Arbetsförmedlingen ska kunna ha tillräcklig kunskap om yrkesintroduktionsavtalen och ta beslut om stöd för bör avtalsparterna förpliktigas att lämna information till
Sida: 13 av 14 Arbetsförmedlingen om avtalen. I annat fall kan det bli svårt för Arbetsförmedlingen att pröva huruvida de uppställda villkoren för stöd är uppfyllda vid varje ansökan. Det är värt att notera att ju fler avtal som sluts mellan parterna, desto större chans för ungdomar att få ta del av. Det är i dagsläget få branscher där avtal om yrkesintroduktion har slutits. Arbetsförmedlingen ser svårigheter i att kontrollera att utbildnings - och/eller handledningsplanernas innehåll stämmer överens med avtalen. Detta framförallt med anledning av att planernas innehåll kan variera beroende på avtalens utformning. Vi ser också att det finns risker kopplade till Arbetsförmedlingens roll att följa upp huruvida utbildnings- och/eller handledningsplanen efterföljs. Slutligen vill Arbetsförmedlingen lyfta risken att vi inte kan tillgodose samtliga krav som de myndigheter som har till uppgift att följa upp och utvärdera Yrkesintroduktionsanställningarna har. Detta beroende på att vi inte kan eller får registrera vissa typer av uppgifter.
Sida: 14 av 14