Kommunikationsstrategi 2011 2013
Syfte och mål... 1 Utmaningar... 2 Svenska handelshögskolans studentkårs kommunikation... 3 Intern kommunikation mellan studentkåren och dess medlemmar... 3 Struktur... 3 Kanaler... 4 Intern kommunikation mellan kåraktiva... 6 Allmänt... 6 Studentkårens officiella dokument samt arbetsredskap... 6 Kunskapsöverföring... 7 Extern kommunikation... 8 Högskolan... 8 Andra studentorganisationer... 8 Näringslivskontakter... 8 PR och utomstående media... 8 Uppdatering av dokumentet... 8 Konkreta förslag för utveckling av studentkårens kommunikation 2011-2013... 9 Intern kommunikation mellan studentkåren och dess medlemmar... 9 Intern kommunikation mellan kåraktiva... 9 Extern kommunikation... 9
1 Syfte och mål Syfte med denna strategi är att klargöra principer för hur studentkårens kommunikation och information ska skötas internt och externt samt klargöra hur ansvaret över dessa saker fördelas inom studentkåren. Alla kårens funktionärer och anställda använder strategin som ett verktyg i kommunikationsflödet, följer de principer som framläggs i detta dokument och tar sitt ansvar. Målet är att studentkårens kommunikation sköts på ett professionellt och fokuserat sätt så att studentkårens mission, vision och värden uppfylls. Mission Svenska Handelshögskolans Studentkår är en föreningslänk för sina medlemmar. Studentkårens verksamhet främjar medlemmarnas sociala, intellektuella och studierelaterade ambitioner och strävanden i anknytning till de studerandes roll i samhället. Studentkåren värnar även om de akademiska traditionerna och det svenska språket. Vision Svenska handelshögskolans studentkår skall år 2015 vara en av de mest inflytelserika studentkårerna på såväl lokal, regional, nationell som internationell nivå. Verksamheten skall präglas av innovativt tänkande och mångsidighet; därigenom skall studentkåren vara en föregångare i jämförelse med andra studentkårer. Studentkåren skall vara attraktiv för både sina medlemmar och näringslivet. En stark ekonomi skall möjliggöra långsiktiga investeringar. Studentkårens lokaliteter skall vara en knutpunkt för medlemmarna. Studentkårens värden Progressiv - Studentkåren agerar alltid med blicken mot framtiden i sin kontinuerliga verksamhet och i beslutsfattandeprocesserna. Vi söker ständigt nya lösningar och är inte rädda för att ta risker. Misslyckanden fördöms inte. Internationell - Vi stöder internationaliseringen av vår högskola och främjar studentutbyten och internationell arbetspraktik. Vi strävar efter att upprätthålla och utveckla internationella kontakter och samarbete med andra studentorganisationer. Transparent - Vår förvaltning är transparent. Vi informerar öppet och aktivt om våra beslut. Ambitiös - Vi förväntar oss en hög akademisk nivå och god kvalitet på studierna. Vi går inte över ribban där den är lägst, och vi begär det samma av vår högskola. Akademisk - Vi värdesätter akademiska traditioner och värnar om dem. Öppen - Studentkårens medlemmar är alltid välkomna att delta i studentkårens verksamhet!
2 Utmaningar 2011 2013 Följande utmaningar har stor inverkan på SHS kommunikation med medlemmar, kårorgan och externa aktörer: 1. Svenska handelshögskolans studentkår är från och med årsskiftet 2009 2010 den enda studentkåren med medlemmar som enbart studerar inom det ekonomiskmerkantila området. SHS har därmed ett ansvar att föra fram åsikter som är gemensamma för alla studerande inom det ekonomisk-merkantila området i Finland. 2. Utlandsterminen kommer att innebära att kåraktiva byts ut i en ännu högre takt, vilket kommer att påverka överföringen av information, kunskap och lärdomar till nästa generation. Ett större krav ställs på åtgärder för arkivering och kunskapsöverföring. 3. Antalet engelskspråkiga medlemmar ökar. SHS är en svenskspråkig studentkår, men antalet internationella medlemmar ökar i enlighet med högskolans målsättningar. En utmaning är därför att se till dessa medlemmars behov av service och relevant information.
3 Svenska handelshögskolans studentkårs kommunikation Svenska handelshögskolans studentkårs kommunikation kan indelas i tre områden: intern kommunikation mellan studentkåren och dess medlemmar, intern kommunikation mellan kåraktiva, samt extern kommunikation. Intern kommunikation mellan studentkåren och dess medlemmar Studentkåren finns till för sina medlemmar. Det är viktigt att medlemmar känner till och känner sig delaktiga i studentkårens verksamhet. Studentkåren ska informera ALLA sina medlemmar. Medlemmarna i Vasa och internationella medlemmar uppmärksammas särskilt eftersom dessa grupper lätt försummas. Informeringen sker även på engelska så långt och så ändamålsenligt som möjligt. Anställda, styrelsen, kårorgan och enskilda kåraktiva är gemensamt ansvariga för att medlemmarna får information. Informationen till medlemmarna sker mångsidigt, dock utan onödig upprepning. Kvaliteten på meddelanden och marknadsföring till medlemmar är hög så att informationen är attraktiv, och lätt att förstå och att ta till sig. I kommunikationen mellan studentkåren och medlemmarna ligger fokus på informationsflödet från kåren till medlemmarna, men medlemmarna ska också kunna ge feedback till studentkåren. Studentkåren ska aktivt be medlemmarna om feedback och anpassa verksamheten efter medlemmarnas önskemål, exempelvis genom olika medlemsundersökningar. Struktur Informationsflödet till kårmedlemmar kan illustreras med följande figur 1 : 1 Observera att denna figur inte innehåller den motsatta strömmen av feedback från kårmedlemmen till studentkåren.
I centrum av informationsflödet står den enskilda kårmedlemmen. Runt denna finns studentkårens organisation med dess olika organisatoriska delar (kårorgan), vilka ger kårmedlemmen information genom olika kanaler, som alltså finns mellan kårorganen och kårmedlemmen. Styrelsen utgör ett filter till det som finns utanför studentkårens organisation och har därför till uppgift att välja ut och finslipa informationen före den når medlemmen via informationskanalerna, eventuellt även först via något annat organ i studentkårens organisation. Studentkårens självständiga medier, ShsWeb och Hankeiten är informationskanaler, men också fristående redaktioner som på eget initiativ kan plocka upp nyheter, information och reklam från alla andra nivåer, och vidarebefordra detta direkt till kårmedlemmen. Kanaler Studentkårens kanaler utnyttjas effektivt och mångsidigt utan fördröjning. De olika kanalerna har olika profiler och syften för att alla kårmedlemmar och övriga intressenter ska ta till sig information på bästa sätt. Kommunikationsansvariga i styrelsen planerar och koordinerar informationsflödet i olika kanaler (det vill säga ansvarar för helheten). De olika informationskanalerna har egna profiler, och regler finns för vilken typ av information som där publiceras samt hur och av vem. Studentkåren utvecklar kontinuerligt de befintliga kanalerna (eller användningen av dessa) och arbetar för att hitta nya kanaler för att föra ut information, samt ger upp gamla kanaler som inte längre tjänar sitt syfte. ShsWeb ShsWeb är studentkårens främsta informations- och nyhetskanal. Webbportalen håller hög standard och nyheter publiceras snabbt och effektivt. ShsWebs chefredaktör ansvarar för att webbsidorna används optimalt, det vill säga uppdateras i tillräckligt god tid, att olika typer av information finns på rätt plats och i rätt mängd. Chefredaktören gör upp principer, guider och håller utbildning för kåraktiva i hur ShsWeb ska användas på rätt sätt. Chefredaktören administrerar redaktionsmedlemmars, anställdas och kåraktivas användarrättigheter. Ett mål specifikt för denna kanal är att varje kårmedlem dagligen besöker ShsWeb för att hålla sig á jour med vad som händer inom SHS. Hankeiten Hankeiten är studentkårens tidning av, för och om hankeiter. Den utkommer fyra gånger per år och innehåller, i förhållande till ShsWeb, djupare artiklar och reportage. Hankeiten publicerar inte nyheter då dessa hör hemma på ShsWeb, men tar upp teman som är aktuella och som intresserar kårmedlemmar. Nötte i Vasa SHS styrelse samarbetar med Studentföreningens redaktion för att eventuellt använda Nötte som en kanal för att nå kårmedlemmar i Vasa. Medlemskalendern Medlemskalendern utkommer årligen i samband med att ett nytt läsår inleds, i tillräckligt stor upplaga för att alla ordinarie och extraordinarie medlemmar skall kunna hämta ett exemplar åt sig från högskolan eller studentkårens kansli. Kalendern innehåller statisk information om högskolan och studentkåren, studier och tjänster som medlemmarna behöver i sin studievardag. Bloggar Bloggarna är en del av ShsWeb. Bloggarna kan användas av kårorgan, klubbar, projektgrupper eller till och med enskilda hankeiter. Syftet med bloggarna är att publicera sådan information som kan vara intressant för kårmedlemmarna, men som inte ska publiceras som en nyhet då 4
det inte når upp till nyhetsnivå. Exempel på blogginlägg kan vara mötesreferat, information som riktar sig till klubbmedlemmar, rese- eller utbytesrapporter osv. Sociala medier Sociala medier som Twitter och Facebook används integrerat med ShsWeb för att väcka uppmärksamhet för studentkårens evenemang, nyheter och information. Vikten och inflytande av sociala medier uppmärksammas i studentkårens kommunikation. Styrelsen kan använda sig av sociala medier som en regelbunden och komplementär kommunikationskanal till redan existerande kanaler. Sociala medier får dock inte ersätta studentkårens egna kanaler (ShsWeb, Hankeiten). Nyhetsbrev Nyhetsbrev kan skickas till alla kårmedlemmar och/eller till medlemmar som valt att prenumerera på en specifik typ av nyhetsbrev. Innehållet bör vara sådant som är aktuellt och som man vill rikta åt alla medlemmar eller den specifika grupp som nyhetsbrevet riktas till. Ett nyhetsbrev kan skickas på regelbunden basis, eller då informationen har sådan karaktär att det anses brådskande att alla medlemmar får informationen. Styrelsen skall skicka nyhetsbrev till kårpampar med aktuell information om studentkåren enligt det som stadgas i verksamhetsplanen. Ljud och video Podcast är en metod för att publicera (och för lyssnaren att prenumerera på) ljudfiler eller film via internet (videopodcast kallas även vodcast). Denna typ av media används bl.a. av ShsWebs redaktion i syfte att producera redaktionellt material 2, men podcastprogram kan även produceras av andra än redaktionen i syfte att ge kårmedlemmar information eller att marknadsföra SHS. Livesändningar av ljud och video bör utvecklas som tjänst då det bl.a. främjar Vasa-hankeiters och utomlands varande hankeiters möjligheter att i realtid följa studentkårens verksamhet. Anslagstavlor Studentkårens officiella anslagstavlor i Vasa och Helsingfors utnyttjas aktivt. Övriga medier Studentkåren använder sig av andra medier såsom Stbl, Hbl och Vasabladet för att rikta information och marknadsföring både till kårmedlemmar och utomstående, och också för att ge SHS verksamhet synlighet. Word-of-mouth Word-of-mouth är en effektiv kanal som SHS för tillfället använder på endast ett sporadiskt och okontrollerat sätt. Feedback-kanaler Feedback kan ges på ShsWeb, i bloggar och personligen till berörd kåraktiv. 5 2 Som exempel har ShsWeb Podcast innehållit intervjuer med Hankenambassadörer,
6 Intern kommunikation mellan kåraktiva Den interna kommunikationen mellan kåraktiva består dels av det som sker under verksamhetsåret mellan kåraktiva, dels av kunskapsöverföring till kommande generationer. Kåraktiva och anställda inom kåren samlar på sig kunskap om studentkåren. Eftersom funktionärerna byts ofta är det viktigt att kunskapen går vidare för att studentkåren skall uppträda på ett proffsigt sätt och inte uppfinna hjulet på nytt årligen och göra om misstag. Allmänt Kansliet upprätthåller en förteckning över vem som är kåraktiv och vad dessa personer gjort under vilket år. Ärenden skall kunna diskuteras öppet och styrelsen ansvarar för att klimatet är sådan att öppenhet beivras. Studentkårens officiella dokument samt arbetsredskap Studentkåren har en mängd officiella dokument och andra arbetsredskap i form av guider och regler som kåraktiva bör känna till i olika grad. Studentkårens officiella dokument är: SHS Stadgesamling Budget och verksamhetsplan SHS Långtidsstrategi SHS Policydokument SHS Kommunikationsstrategi SHS Placeringsstrategi Andra arbetsredskap är: Arkiveringsguider Guider och regler för användning av utrymmen, redovisning av utlägg osv. Kanslipersonal, styrelsen och delegationen bör väl känna till innehållet i alla ovanstående dokument och arbetsredskap. Övriga förtroendevalda bör känna till innehållet, med fokus på de delar som framför allt berör deras egna organ. Styrelsen ser till att dessa dokument finns tillgängliga då delegationen och förtroendevalda utbildas. Generalsekreteraren uppbevarar alla dessa dokument och ser över att de uppdateras vid behov eller vid de tidpunkter som fastslagits av delegationen eller styrelsen. Möten och utbildningar Kårorganens ordförande får delta i styrelsens möten. En gång i månaden arrangeras ett ordförandemöte där aktuella ärenden och idéer diskuteras. Styrelsens ordförande har en gång i året utvecklingssamtal med varje förtroendevald. När terminerna inleds ansvarar styrelsen för arrangemang av en kårdag där nya kåraktiva får lära sig hur studentkåren och dess utrymmen fungerar samt vilka rutiner och regler som gäller för dessa. Övriga kårmöten för kåraktiva arrangeras vid behov. För att främja god anda inom studentkåren och främja nya idéer arrangeras kårtalkon, kåraftnar, seminarier och workshops. Undersökningar om det interna kommunikationsflödet och trivseln utförs.
Kunskapsöverföring Kunskapsöverföring är en stor utmaning för SHS eftersom de personer som sköter verksamheten byts ofta. Testamenten För att upprätthålla kontinuitet inom studentkåren, ska varje förtroendevald och anställd inom studentkåren sammanställa ett testamente till sin efterträdare. Testamentet skall vägleda efterträdaren och vara tillräckligt omfattande för att efterträdaren skall kunna inleda sitt arbete på studentkåren utan att vara beroende av företrädaren. Testamentet innehåller studentkårens officiella dokument och andra arbetsredskap 3, och tips till efterträdaren. Det får gärna även innehålla en förteckning av vad företrädaren åstadkommit och stött på för problem under året. Även sådana poster som inte är förtroendevalda (ex. årsfestmarskalkarna) men som är mer specificerade och återkommande än övriga poster inom kåren rekommenderas att uppgöra testamenten. Arkivering Studentkåren arkiverar kontinuerligt det material, både skriftligt och elektroniskt, som produceras, enligt instruktioner i arkiveringsguiderna (skilda för generalsekreteraren och kårorganen). Varje förtroendevald ordförande ansvarar för att det egna organets produktion arkiveras och sorteras i slutet av året. Även klubbar rekommenderas arkivera det material som klubben producerar. ShsWebs redaktion ansvarar för att webbsidornas innehåll arkiveras (ex. foton och intressanta/populära diskussioner). Kansliet ansvarar för den slutliga förvaringen av arkivmaterial i studentkårens arkivutrymme på Casa, samt att det katalogiseras och flyttas över till arkivet hos Svenska Litteratursällskapet enligt deras instruktioner. I studentkårens arkiv i Casa förvaras endast material för de tio senaste åren. Kansliet och den nya och gamla styrelsen besöker SLS vartannat år (ojämna år) och överlämnar då de två äldsta åren till slutlig förvaring. För att förverkliga att allt material som produceras under året flyttas till arkivet på Casa arrangerar styrelsen och kansliet ett arkiveringstalko i slutet av året. 7 3 Dessa är av delegationen fastställda stadgar och strategier, guider och planer samt sådan information som är relevant för posten i fråga.
8 Extern kommunikation Ett mål i den externa kommunikationen är att förtydliga att, samt på vilket sätt, SHS är åtskilt från Hanken. Studentkårens varumärke Hankeit lyfts fram och användningen övervakas av styrelsen. I den externa kommunikationen är professionalitet viktigt. Det finns därför klara regler för hur, när och av vem kontakter utanför studentkåren sköts. SHS använder sig av en grafisk manual för att förmedla sin image. Alla kåraktiva som kontaktar utomstående i SHS namn en shs.fi-adress med en enhetlig signatur innehållande titel och kontaktuppgifter. Högskolan Studentkåren deltar aktivt i beslutsfattandet inom högskolan och informerar aktivt till medlemmarna om de beslut som tas. Generalsekreteraren och ordförande håller sig och högskolan uppdaterad om byte av studeranderepresentanter. Studeranderepresentanterna håller aktivt kontakt med styrelsen för att styrelsen ska veta vad som händer inom högskolans olika organ och för att studeranderepresentanterna ska vara fullt medvetna om studentkårens åsikter och ståndpunkter. Andra studentorganisationer SHS är från och med 2010 den enda studentkåren som representerar endast ekonomiestuderande. SHS har därför en viktig roll i att föra fram denna grupps intressen och bör därför ha konkreta rutiner för att ta emot åsikter och förslag från föreningar bestående av ekonomiestuderande. Näringslivskontakter Kontakterna med näringslivet sker på ett professionellt och genomtänkt sätt. Studentkårens näringslivsansvariga koordinerar detta arbete. En databas för kontakter och aktiviteter med dessa upprätthålls av styrelsens näringslivsansvariga. Kår- och klubbaktiva ska ha god kännedom om hur kontakter med näringslivet ska skötas. PR och utomstående media SHS strävar efter att i massmedier ge en god bild av studentkåren och hankeiter. SHS producerar pressmeddelanden med ställningstaganden, evenemang och annat viktigt som kåren vill lyfta fram i medier, men man bör hålla sig till devisen less is more. Uppdatering av dokumentet Kommunikationsstrategin uppdateras vart tredje år för att överensstämma med studentkårens övriga dokument samt vara i linje med den teknologiska utvecklingen och studentkårens verksamhet i övrigt. Delegationen kan fatta beslut om att uppdatera dokumentet oftare om den anser det vara nödvändigt.
9 Konkreta förslag för utveckling av studentkårens kommunikation 2011-2013 Intern kommunikation mellan studentkåren och dess medlemmar - Information om evenemang sätts ut minst två veckor före evenemangets tidpunkt i ShsWebs kalender och synliggörs i skolan - Kårmöten och kårmässan utvecklas - Klubbarna har en egen informationskanal bordsstand - Feedback-kanalerna utvecklas och ökar i antal - Officiella möten m.m. sänds live över internet så att Vasa-hankeiter och hankeiter som är frånvarande har möjlighet att ta del av informationen - Studentkåren utvärderar kontinuerligt om organisationens informationskanaler är effektiva, tjänar sitt syfte och når den avsedda målgruppen - Studentkåren använder word-of-mouth för marknadsföring av händelser samt evenemang. Intern kommunikation mellan kåraktiva - Kåraktiva är medvetna om varandras verksamhet så att alla lätt kan se när andra har möten, använder tukku-kort och andra gemensamma saker osv. Ex, genom en kalender på anslagstavlan på kåren. Bokningskalendern görs tillgänglig för alla. - Rekryteringen koordineras så att studentkåren på ett enhetligt sätt välkomnar alla nya studerande in i verksamheten. - För internationella medlemmar: o En kårafton hålls på engelska o Alla kårinterna evenemang till vilka kåraktiva bjuds in skrivs även på engelska - Styrelsen utför årligen bland kåraktiva en undersökning om den interna kommunikationen Extern kommunikation - SHS definierar sin roll som enda studentkår som representerar endast ekonomiestuderande och fastställer rutiner för insamling av åsikter och förslag från studerandeföreningar för ekonomiestuderande. - En användarvänlig kårpampsdatabas som alla kan uppdatera upprättas - CRM-databasen utvecklas - Studentkåren samarbetar med högskolan och strävar efter att gemensamt marknadsföra evenemang på ett ändamålsenligt sätt - En plan för PR och marknadsföring av SHS som organisation görs upp