Utvecklingsarbete med vägledningsprogrammet Att göra ett bra jobb Ett stöd för att informera och inspirera KOMMUNFÖRBUNDET SKÅNE SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET
Innehåll Materialet 4 Del 1 Varför utvecklingsarbete? 5 Vad kan vi få ut av utvecklingsarbetet? 5 Tre medel för att stödja utvecklingsarbetet 6 Synsätt 6 Arbetssätt 7 Hjälpmedel 8 Del 2 Presentationsmaterial 9 Del 3 Förslag Informationens upplägg 10 Kommunförbundet Skåne, ESF rådet i Skåne, Svenska Kommunförbundet och Magnus Anttila ISBN 91-7289-188-2 September 2003 Upplaga: 4.000 ex Text: Magnus Anttila, MAK Hans Granqvist, Svenska Kommunförbundet Christin N Granberg, Svenska Kommunförbundet Form: Ordförrådet 08-19 01 33 Tryckning: Åtta.45, Stockholm 2 UTVECKLINGSARBETE
Inledning Informationen inför utvecklingsarbete och sättet det introduceras på har stor betydelse för hur väl det lyckas. Ett lyckat utvecklingsarbete skapar förutsättningar för att göra ett bra jobb och därmed en bättre verksamhet. Innehållet i informationen och sättet det förmedlas på påverkar attityden och förväntningarna på utvecklingsarbetet. I sämsta fall ser man det som en störning i arbetet. I bästa fall ser man det som en del av arbetet, en möjlighet att påverka och att utvecklas i sitt arbete. Attityden och förväntningarna påverkar engagemanget och det slutliga resultatet. Med det här materialet vill vi stödja dig att: inspirera andra till genomförande av och delaktighet i utvecklingsarbete, skapa medvetenhet om vad som krävs av arbetsplatsen och enskilda, ge deltagarna bättre förutsättningar för att förbereda utvecklingsarbetet på respektive arbetsplats. Informationsmaterialet tar utgångspunkt i det synsätt på utvecklingsarbete och den arbetsmetod som finns beskriven i vägledningsprogrammet Att göra ett bra jobb 1. Det baseras på erfarenheter från såväl från informationsmöten som genomförda utvecklingsprojekt 2. Initiativet har tagits av Kommunförbundet Skåne och materialet har tagits fram i samarbete med ESF-Rådet i Skåne samt Svenska Kommunförbundet. Vi hoppas att du ska ha stor nytta av det. Lycka till. Kommunförbundet Skåne Svenska Kommunförbundet, Arbetsgivarpolitiska sektionen ESF-Rådet i Skåne 1 Svenska Kommunförbundet, 4:e omarbetade upplagan 2003. 2 Bl a dokumenterade i Möjligheternas jobb, Svenska Kommunförbundet 2003. UTVECKLINGSARBETE 3
Materialet Man kan informera om utvecklingsarbete på olika sätt. Det finns inget rätt eller fel men det finns erfarenheter av vad som är viktigt och vad man bör tänka på. Det är dessa erfarenheter materialet bygger på. Du bestämmer själv hur du vill använda det. Materialet består av tre delar: Första delen är ett stöd för att du ska kunna skapa din egen bild och ditt eget sätt att presentera: Synsätt det synsätt och de värderingar som arbetsmetoden baseras på. Arbetssätt hur arbetsmetoden är upplagd och vilka steg som ingår. Stöd olika typer av stöd man kan använda i utvecklingsarbetet. Andra delen består av ett bildspel 3 (Bifogad CD-ROM). Du kan använda hela bildspelet eller välja ut de bilder du vill använda för att stödja och förstärka budskapet i informationen. Tredje delen är en struktur som stöd för att ta fram din plan/ditt manus för informationen. 3 Microsoft PowerPoint 4 UTVECKLINGSARBETE
DEL 1. Del 1. Varför utvecklingsarbete? Vi lever i en omvärld där förutsättningarna för vårt arbete ständigt förändras. Ibland på ett sådant sätt att vi måste möta dem med utvecklingsinsatser. Dessutom finns det alltid idéer och önskemål om saker som kan förbättras. Oavsett hur behovet av utveckling uppstår är det är viktigt att vi kan påverka. Antingen hur vi ska uppnå det vi vill förbättra eller hur vi ska möta de förändringar vi står inför. Utvecklingsarbetet kan ge oss denna möjlighet. Vad kan vi få ut av utvecklingsarbetet? (OH4) Ur ett långsiktigt perspektiv handlar det om att skapa bättre och effektivare former för att arbeta med utveckling. Ett utvecklingsarbete som gör att man samordnar kraften i verksamhetsutvecklingen och medarbetarnas utveckling mot gemensamma mål. Ett arbetssätt som bygger på att medarbetarna har en central och aktiv roll med större möjlighet att påverka förutsättningarna för att göra ett bra jobb. Kortsiktigt handlar det om att: skapa en gemensam syn på områden som är centrala, såväl för verksamhetens, gruppens som individens utveckling klarlägga vilka förutsättningar som behövs för arbetet inom dessa områden klarlägga hur dessa förutsättningar kan skapas samt dokumentera detta i en utvecklingsplan. Det fysiska resultatet blir en gemensam plan för utveckling med individuella utvecklingsinsatser. Utvecklingsarbetet bygger på möjligheten att påverka och vara medskapande. Den möjligheten är viktig, inte bara för att utvecklingsarbetet ska lyckas utan även för att det påverkar hur vi mår. Att sakna inflytande och kontroll över sin arbetssituation är en viktig orsak till långtidssjukskrivningar. Med ett väl fungerande utvecklingsarbete, baserat på delaktighet och inflytande kan vi minska riskerna för ohälsa i arbetet. UTVECKLINGSARBETE 5
DEL 1. Tre medel för att stödja utvecklingsarbetet Det finns framförallt tre medel vi kan använda oss av i utvecklingsarbetet (OH5). Ett synsätt eller värdegrund som utgångspunkt, ett arbetssätt som baseras på och stödjer synsättet samt olika former av hjälpmedel. Synsättet är basen och det som ska styra hur utvecklingsarbetet läggs upp, dvs arbetssättet. Om synsättet känns begripligt och konstruktivt skapar vi intresse och aktivt deltagande. Därför är det viktigt att klarlägga det synsätt och de värderingar som utvecklingsarbetet bygger på. Eftersom vi menar att förståelse och delaktighet är grunden för ett lyckat utvecklingsarbete, måste arbetssättet läggas upp så att det skapar förutsättningar för detta. Synsätt Synsättet kan sammanfattas i 5 punkter. 1. Förbättringar skapas av människor! (OH6) Vi kan utveckla medarbetarna utan att verksamheten utvecklas. Men vi kan inte utveckla verksamheten utan att medarbetarna stödjer och utvecklas med den. Förbättringar skapas av människor! Inte av den nya organisationen, förändrade metoder eller ny teknik. Förbättringarna uppstår först när medarbetarna arbetar enligt den nya organisationen, tillämpar de förändrade metoderna eller den nya tekniken som det var tänkt. För att uppnå önskvärda förbättringar i en verksamhet måste alla förstå vad som ska förbättras och varför. De måste dessutom kunna se kopplingen till sin egen roll och ha möjlighet att påverka. Arbetssättet måste stödja detta. 2. Alla vill göra ett bra jobb! (OH6) En central utgångspunkt är att alla vill göra ett bra jobb. Men det finns ofta olika uppfattningar om vad det innebär. Den viktigaste förutsättningen för att kunna göra ett bra jobb är att vi är överens om vad det innebär. Arbetssättet ska stödja detta. 3. Förutsättningar för att göra ett bra jobb! (OH6) Det som motiverar oss i arbetet och gör att vi trivs, är att vi har förutsättningarna för att göra ett bra jobb. Den viktigaste förutsättningen är en förståelse för och en gemensam syn på vårt uppdrag, vad vi ska förbättra samt vad det innebär i arbetet. Utifrån detta perspektiv kan vi klarlägga vilka övriga förutsättningar som behövs och hur de kan skapas. Det kan handla om inre förutsättningar (som kunskaper, erfarenheter, motivation etc) och/eller yttre förutsättningar (som ledarskap, information, tekniska hjälpmedel, tid etc). (OH7) Utvecklingsarbetet ska skapa de förutsättningar som behövs för att kunna göra ett bra jobb och bidra till önskvärda förbättringar i verksamheten. 6 UTVECKLINGSARBETE
DEL 1. 4. Kompetens Förmågan att göra ett bra jobb (OH8) Vad kompetens är kan diskuteras och beskrivas på olika sätt. Slutligen handlar det ändå om vår förmåga att lösa vårt uppdrag och de uppgifter vi ställs inför. Det handlar med andra ord om något mer än våra kunskaper och erfarenheter. Det handlar om vad vi ska göra, de förutsättningar vi har och vår förmåga att använda dem. 5. Det är viktigt att kunna påverka förutsättningarna! (OH9) Det är människor som skapar förbättringar och en förutsättning för att de ska göra det är att de har möjlighet att påverka. Att kunna påverka är viktigt, både för att vi ska må bra och för att verksamheten ska fungera så bra som möjligt. Att ha ambitionen att göra ett bra jobb samtidigt som man saknar förutsättningarna och möjlighet att påverka är förödande, både för verksamheten och för den enskilde. Arbetssätt Lyckas vi skapa engagemang kring de positiva effekter vi kan få ut av utvecklingsarbetet och det synsätt som det bygger på så är mycket redan vunnet. Då kommer frågorna kring hur man gör och vilket stöd som finns - naturligt. För att få ett utvecklingsarbete som stödjer såväl verksamheten som helhet, gruppen och individen bör arbetet läggas upp ur tre perspektiv. Gruppens perspektiv (OH10) Gruppens (avdelningens/enhetens) uppdrag utgör basen för utvecklingsarbetet. Det läggs upp kring 3 områden eller frågor som är centrala för såväl gruppens som individens utveckling. Vad är vårt uppdrag och vilka utmaningar står vi inför? Vad ska vi förbättra i vårt sätt att arbeta? Vilka förutsättningar behöver vi och hur kan de skapas? Iden är att diskutera och skapa en gemensam syn på dessa områden samt dokumentera svaren på frågorna i en utvecklingsplan. Utvecklingsarbetet bör läggas upp så att alla kan bidra och påverka. Tidsåtgången kan se olika ut beroende på vilken typ av verksamhet det handlar om, i vilken mån det redan finns en gemensam syn på uppdrag och utmaningar, hur många som berörs etc. Möjligheten att avsätta tid är ofta det svåraste, samtidigt bygger hela idén på att det är viktigt att medarbetarna är delaktiga i och kan påverka utvecklingen. Det ideala är om man kan lägga in detta arbete i möten och konferenser som ändå avsatts för verksamhetsplanering, utvecklingsarbete etc. Verksamhetens perspektiv! (OH11) Det är viktigt att skapa ett utvecklingsarbete där de olika avdelningarnas/enheternas planer ligger i linje med och stödjer hela verksamheten. Därför bör man arbeta utifrån ett helhetsperspektiv så att man tar hänsyn till: Den övergripande verksamhetens uppdrag och de utmaningar den står inför Vad som ska förbättras inom verksamheten som helhet UTVECKLINGSARBETE 7
DEL 1. Individens perspektiv! (OH11) För att skapa ett utvecklingsarbete som även stödjer den enskilda medarbetarens utveckling bör varje medarbetare arbeta med sin egen utvecklingsplan parallellt med gruppens och ta ställning till: Vad är mitt uppdrag och vilka utmaningar står jag inför? Vad ska jag förbättra i mitt arbete? Vilka förutsättningar behöver jag och hur kan de skapas? Lyckas man belysa verksamhetens, gruppens och individens perspektiv, skapar man ett utvecklingsarbete baserat på delaktighet, med ett tydligt samband mellan uppdrag och utvecklingsinsatser samt mellan verksamhet, grupp och individ. Hjälpmedel (OH12) Det finns givetvis många former av stöd och hjälpmedel som kan användas i utvecklingsarbetet. Det viktigaste stödet är det vi kan ge varandra i form av kunskaper och erfarenheter. I många verksamheter finns det interna funktioner eller resurspersoner som kan utgöra ett stöd. Vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb Att göra ett bra jobb är ett vägledningsmaterial som stödjer det synsätt och den arbetsmetod som beskrivs i detta material. Läs mer på Svenska Kommunförbundets hemsida www.svekom.se EU Växtkraft mål 3 Det finns möjlighet att få stöd via EU Växtkraft mål 3. Regionalkontor och mer information hittar du via www.esf.se 8 UTVECKLINGSARBETE
DEL 2. Del 2. Presentationsmaterial Presentationsmaterialet består av ett antal bilder som kan förstärka budskapet i presentationen. Bilderna finns på den CD-ROM som följer med denna skrift. Du öppnar bildspelet i programmet PowerPoint och kan antingen skriva ut de bilder du vill använda eller visa bildspelet genom att välja bildspel / Visa bildspel och klicka dig fram genom presentationen. Du kan också skriva ut bilder som deltagarmaterial genom att välja Arkiv / Skriv ut / Skriv ut åhörarkopior. Bildspelet innehåller nedanstående bilder: Välkommen till information om utvecklingsarbete med vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb Syftet med informationen är att: inspirera till genomförande av och delaktighet i utvecklingsarbete skapa en medvetenhet om vad som krävs av arbetsplatsen och enskilda skapa förutsättningar för att förbereda utvecklingsarbetet på ett bra sätt Innehåll: Vad kan vi få ut av utvecklingsarbetet? Tre medel för att stödja det Synsätt och värderingar i utvecklingsarbete Arbetsmetod Hur kan vi lägga upp det? Hjälpmedel Vilket stöd finns det? Vad kan vi få ut av utvecklingsarbetet? Kortsiktigt handlar det om: en gemensam syn på ett antal områden som är centrala för såväl verksamhetens som individens utveckling en tydlig bild av vilka förutsättningar vi behöver ett förslag till hur dessa förutsättningar kan skapas Det fysiska resultatet blir en gemensam utvecklingsplan med förslag till individuella utvecklingsinsatser På längre sikt bör det leda till ett effektivare sätt att arbeta med utveckling som bygger på medarbetarnas aktiva medverkan och gör att man samordnar kraften i verksamhetens och medarbetarnas utveckling Tre medel i utvecklingsarbetet: Synsätt Arbetssätt Stöd Synsätt: Förbättringar skapas av människor! Alla vill göra ett bra jobb! Förutsättningar för att göra ett bra jobb! Synsätt: Det behövs både inre och yttre förutsättningar för att göra ett bra jobb! Yttre förutsättningar, t ex: relevant information effektivt tekniskt stöd fungerande kontaktnät/ nätverk bra ledarskap och arbetsklimat tid och tillfälle bra fysisk miljö, m m Inre förutsättningar, t ex: medvetenhet, kring mål, strategier och den egna rollen kunskaper erfarenheter formell behörighet egenskaper attityder, motivation hälsa, m m Utvecklingsarbetet ska skapa de förutsättningar vi behöver Synsätt: Kompetens Förmågan att göra ett bra jobb! Yttre förutsättningar, t ex: Inre förutsättningar, t ex: relevant information medvetenhet, kring mål, effektivt tekniskt stöd strategier och den egna rollen fungerande kontaktnät/ kunskaper nätverk erfarenheter bra ledarskap och formell behörighet arbetsklimat egenskaper tid och tillfälle attityder, motivation bra fysisk miljö, m m hälsa, m m Utvecklingsarbetet ska skapa de förutsättningar vi behöver Synsätt: Förbättringar skapas av människor! Alla vill göra ett bra jobb! Förutsättningar för att göra ett bra jobb! Kompetens Förmågan att göra ett bra jobb! Det är viktigt att kunna påverka förutsättningarna! Arbetsmetod Hur kan vi lägga upp det? 3 frågor Arbetsmetod Hur kan vi lägga upp det? 3 frågor/3 perspektiv Hjälpmedel Vilket stöd finns det? Vad är vårt uppdrag och vilka utmaningar står vi inför? Uppdrag/ Utmaningar Vad ska vi förbättra i vårt sätt att arbeta? Vilka förutsättningar behöver vi och hur kan vi skapa dem? Är vi på rätt väg? Plan Plan Vad är verksamhetens uppdrag och vilka utmaningar står den inför? Vad är vårt uppdrag och vilka utmaningar står vi inför? Vad är mitt uppdrag och vilka utmaningar står jag inför? Vad ska förbättras i verksamheten? Vad ska vi förbättra i vårt sätt att arbeta? Vad ska jag förbättra i mitt sätt att arbeta? Vilka förutsättningar behöver vi och hur kan vi skapa dem? Vilka förutsättningar behöver jag och hur kan jag skapa dem? Plan Plan Utvecklingsinsatser Utvecklingsinsatser Utvecklingsinsatser Interna resurser och stödfunktioner Vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb (www.svekom.se) EU Växtkraft mål 3 (www.esf.se) UTVECKLINGSARBETE 9
Del 3. Förslag Informationens upplägg DEL 3. AVSNITT/SYFTE TÄNK PÅ INNEHÅLL HJÄLPMEDEL INLEDNING Att skapa en gemensam bild av informationsträffens syfte och innehåll Eventuella behov av att presentera medverkande och deltagare för varandra Presentera informationsträffens syfte och innehåll T ex blädderblock, Wyteboard, OH Bilder i bifogat bildspel (1 3) FÖRVÄNTNINGAR Att få stöd för vilka områden, frågor som bör beröras Att få delaktighet och engagemang i gruppen Deltagarnas förväntningar ger ett stöd för vad man bör lägga tyngdpunkten på i informationen Det är bra att få igång en dialog tidigt i presentationen Be deltagarna beskriva sina förväntningar, ev efter att de diskuterat 2 och 2 i några minuter Skriv ner förväntningarna och ställ följdfrågor om de behöver förtydligas T ex blädderblock, Wyteboard VAD KAN VI FÅ UT AV UTVECKLINGSARBETET? Att skapa förståelse för och en gemensam syn på syftet med utvecklingsarbetet, vad det ska resultera i Syftet kan beskrivas på olika sätt: Långsiktigt Kortsiktigt Etc Förklara vilka positiva effekter utvecklingsarbetet kan leda till Bild i bifogat bildspel (4) TRE MEDEL I UTVECKLINGSARBETET Att förklara vikten av synsättet och relationen till arbetssätt och hjälpmedel Synsättet är grunden, arbetssätt och hjälpmedel ska stödja synsätt Beskriv de 3 medlen i utvecklingsarbetet och vikten av synsättet Bild i bifogat bildspel (5) SYNSÄTT Att skapa förståelse för det synsätt och de värderingar som utvecklingsarbetet bygger på För att kunna beskriva synsätt och värderingar på ett engagerande sätt är det viktigt att man gör dem till sina egna och hittar sitt sätt att förklara dem Beskriv synsätt och värderingar i utvecklingsarbetet Bilder i bifogat bildspel (6 9) ARBETSSÄTT HUR GÖR MAN? Att ge en bild av hur arbetssättet stödjer synsättet samt hur de steg som ingår leder till att syftet uppnås Förutsättningarna för utvecklingsarbete ser olika ut i olika verksamheter, t ex avseende hur långt de redan kommit, den tid de kan avsätta etc Beskriv stegen i utvecklingsarbetet Bild i bifogat bildspel (10 11) HJÄLPMEDEL VILKET STÖD KAN VI FÅ? Att presentera vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb och möjligheten att söka medel från EU Växtkraft mål 3 Materialet är uppbyggt utifrån det synsätt och den arbetsmetod som beskrivs i detta material Att ha tillräckliga kunskaper/ information kring EU Växtkraft mål 3 Att hänvisa till regionalt ESF kontor (via hemsidan www.esf.se) Vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb EU Växtkraft mål 3 Bild i bifogat bildspel (12) Vägledningsmaterialet Att göra ett bra jobb Information EU Växtkraft mål 3 DISKUSSION/AVSLUTNING Att lyfta fram frågor som inte belysts Att stämma av syfte och förväntningar Ibland kan man inte uppfylla alla förväntningar vid ett informationsmöte Stäm av syftet med informationsmötet Stäm av om det är någon fråga eller förväntan som inte berörts under avslutningen 10 UTVECKLINGSARBETE
Anteckningar UTVECKLINGSARBETE 11
Utvecklingsarbete Utvecklingsarbete är ett stödmaterial för dig som ska introducera utvecklingsarbete med vägledningsprogrammet Att göra ett bra jobb och skapa bra förutsättningar för genomförandet. Informationen inför utvecklingsarbete och sättet det introduceras på har stor betydelse för hur väl det lyckas. Ett lyckat utvecklingsarbete skapar förutsättningar för att göra ett bra jobb och därmed en bättre verksamhet. Materialet har tagits fram som ett pilotmaterial och delas ut utan kostnad så länge upplagan räcker. Har du synpunkter på materialet kontakta: Dag Juhlin, Kommunförbundet Skåne, tfn 0709-71 99 50, Christin N. Granberg, tfn 08-452 76 30 eller Hans Granqvist, tfn 08-452 76 24, Arbetsgivarpolitiska sektionen, Svenska Kommunförbundet. Att göra ett bra jobb Att göra ett bra jobb är ett material som stödjer utvecklingsarbetet på arbetsplatsen. Syftet är att skapa ett bestående arbetssätt som involverar alla för att utveckla verksamheten och uppnå önskvärda förändringar. Materialet kan användas som s.k. vägledningsprogram för projekt inom Växtkraft Mål 3, ett program inom ramen för den Europeiska socialfonden (ESF). Mer information om Att göra ett bra jobb finns få på www.svekom.se Mer information om Växtkraft mål 3 finns på www.esf.se KOMMUNFÖRBUNDET SKÅNE SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET ISBN 91-7289-188-2