Handledning för Webbpublicering
2 Innehåll Inloggning... 3 Redigeringsläge... 3 Navigator... 4 Redigeringsyta... 5 Redigera text på en webbsida... 6 Validera text... 6 Skapa klickbar länk... 7 Ladda upp fil till filarkivet... 9 Byt bild på sida... 9 Ladda upp bild till bildarkivet... 10 Minska storlek på bild... 10 Fil- och bildarkivet... 11 Publicera... 12 Statistik... 12 Instruktion för relaterad information i högerspalt... 13 Instruktion för bilder... 14
3 Inloggning Öppna din webbläsare och gå till adressen för kommunen där du är anställd. Spara gärna adressen som en favorit i din webbläsare. www.mariestad.se/ovriga-sidor/inloggning.html www.toreboda.se/ovriga-sidor/inloggning.html www.gullspang.se/ovriga-sidor/inloggning.html När du kommit till inloggningssidan fyller du i ditt användarnamn och lösenord. Det är samma inloggningsuppgifter som när du startar din dator. Nu öppnas startsidan och du klickar dig fram till de sidor du är redaktör för. På de sidor du har behörighet att ändra ser du en grön knapp nere i högra hörnet. Genom att klicka på den gröna knappen växlar du till redigeringsläge och du kan börja jobba med dina sidor. Redigeringsläge Gå till sidan du ska redigera, antingen via navigator eller genom att klicka dig dit i redigeringsytan. Redigeringsläget översikt När man är inne i redigeringsläget så ser man följande struktur: Till vänster finns en sidolist som innehåller navigatorn och innehåll. Vill man att sidolisten skall vara bredare så kan man hålla ner muspekaren och dra i högerkanten. Inställningen sparas. Överst finns verktygslisten och i mitten finns redigeringsytan. Modulval finns för de med högre behörighet.
4 Navigator Navigatorn visar alla sidor som skapats på webbplatsen, både publicerade och opublicerade. Det finns flera sorters objekt i en webbplats, tex. sidor, länkar, mappar, nyheter. Alla visas i navigationsträdet, och de olika objekttyperna har varsin ikon för att man enkelt ska kunna se vilken typ ett visst objekt har.trädstrukturen används för att enkelt kunna navigera på webbplatsen och välja det objekt man vill ändra på. För att se underliggande sidor under en mapp eller en sida, klicka på plustecknet. Sidikoner Ikonen för sidor kan se ut på sex olika sätt: Sidlås aktiveras så fort någon börjar redigera en sida. Detta för att förhindra att samtida redigering sker. Då blir sidan låst för andra användare. Sidlåset låses upp så fort man klickar på spara-knappen eller väljer att publicera sidan.
5 Redigeringsyta I redigeringsytan fyller man webbsidan med innehåll. Varje webbsida bygger på en mall. Mallarna har olika innehållsytor. Till exempel en yta i mitten och en högerspalt där man kan lägga till text och bilder. Ytor som redaktören har rätt att ändra i markeras med en streckad linje. I detta exempel kan man se i innehållsrutan till vänster att sidan bygger på en mall som har en innehållsyta som heter mittenspalt. Det finns tre moduler i denna mittenspalt: rubrik, bild och text. För att ändra någon av dessa moduler för man muspekaren över modulen (exempelvis texten) i redigeringsläget, det blir då en ram runt modulen. Dubbelklicka på detta område för att öppna modulen och gör ändringar. Det går också att markera modulen i innehållsträdet och dubbelklicka.
6 Redigera text på en webbsida Gå till sidan du ska redigera. Dubbelklicka på texten. All text som du har behörighet att ändra omges av en streckad linje. Det går även bra att dubbelklicka direkt på modulen (Rubrik eller Text) under Innehåll. En textredigerare öppnar sig. Gör de ändringar du ska. Gör inga egna radbrytningar, det sköter systemet. När du skriver texter är det viktigt att du märker upp texten med rätt format, t.ex brödtext eller mellanrubrik. All text ska formateras med publiceringsverktygets formatmall. Detta är mycket viktigt för att innehållet ska bli tillgänglighetsanpassat. För att byta format markerar du den text som ska ändras och väljer formatmall ur dropplistan. Du kan använda följande formatmallar: Sidrubrik (dock endast en gång på varje sida), ingress, brödtext, mellanrubrik 2 och bildtext. Klicka OK. Klart! Om du vill behålla fönstret för textredigeraren öppet kan du istället spara med ikonen. Validera text För att texterna som vi producerar ska kunna läsas och förstås av så många som möjligt har vi ett verktyg till hjälp som heter Validera text. Använd Validera text för att upptäcka svåra ord och långa krångliga meningar. Du hittar verktyget via en ikon längst till höger i textmodulen.
7 Skapa klickbar länk Markera ordet/orden som du vill länka. Se till att dessa ord är utförliga och tydliga beskrivningar av vad länken ska gå till. Skriv inte Klicka här eller Läs här. Välj ikonen för länk. En länkväljare öppnas. Det finns fem olika typer av länkar: Intern webbsida en länk inom den egna webbplatsen Extern webbsida en länk till en annan webbplats Dokument/fil en länk till en fil i filarkivet E-postadress en länk till en e-postlänk Bild en länk till en bild i bildarkivet. Exempel 1; Länk till extern webbsida Markera ordet/orden som du vill länka. Se till att dessa ord är utförliga och tydliga beskrivningar av vad länken ska gå till. Välj ikonen för länk. Länka till en extern webbsida genom att välja Extern webbsida i länkväljaren och sedan i adressrutan fylla i den adress du vill länka till. Markera att länkbeskrivningstext ska användas och skriv korrekt länkbeskrivningstext. Se instruktionen för relaterad information för formulering av länkbeskrivningstexter. Klicka OK. Klart!
8 Exempel 2; Länk till dokument/fil Markera ordet/orden som du vill länka. Se till att dessa ord är utförliga och tydliga beskrivningar av vad länken ska gå till. Välj ikonen för länk. Att länka till ett dokument gör du genom att välja Dokument/fil i länkväljaren. Då visas Filarkivet och Filer på sidan. Markera filen som du vill länka till. Det krävs alltså att filen är uppladdad i filarkivet i SiteVision. Observera att de dokument du länkar till enbart ska vara i pdf-format. Klicka i Länkbeskrivningstext och skriv korrekt länkbeskrivningstext. Se instruktionen för relaterad information för formulering av länkbeskrivningstexter Fyll i Öppna i nytt fönster när det gäller länkar till dokument (och externa webbsidor). Klicka OK. Klart! Exempel 3; Länk till e-post Skriv personens namn som du vill länka till och markera det. Välj Skapa länk och välj E-postadress i länkväljaren. Fyll i den fullständiga e-postadressen t.ex. jan-olof.lundgren@mariestad.se Klicka i Länkbeskrivningstext och skriv Skicka e-post till jan-olof.lundgren@mariestad.se Klicka OK. Klart.
9 Ladda upp fil till filarkivet Om det är en ny fil du ska länka till måste du först ladda upp den till filarkivet innan du kan länka till den. Filer du laddar upp ska vara i filformatet pdf och tänk på att döpa dem till lämpliga, helst ganska korta, namn som beskriver dess innehåll. Du laddar upp nya filer genom att markera din mapp och sedan välja Lägg till fil. När du ser filen i filarkivet kan du markera den och klicka OK. Byt bild på sida Dubbelklicka på modulen Bild under Innehåll. Leta upp och markera den bild du vill använda i din mapp i Bildarkivet. Välj fliken Bildbeskrivning och fyll i alternativtext. Se instruktion för bilder för mer info. Klicka OK. Klart. Bilden har bytts ut på sidan och med automatik fått rätt storlek (storleken är redan inställd i modulen). TIPS! Kryssa i rutan Förhandsgranska och markera en bildfil om du vill se hur bilden ser ut.
10 Ladda upp bild till bildarkivet Finns inte bilden i bildarkivet måste du först ladda upp den dit innan du kan peka ut den. Bilder du laddar upp ska vara i filformatet jpg, max 500 kb stora, och ha lämpliga, helst ganska korta, namn som beskriver dess innehåll. Du laddar upp nya bilder genom att markera din mapp och sedan välja Lägg till bild. Ett nytt fönster öppnas. Leta reda på bilden, markera den och välj "Öppna". Bilden läggs nu till i den mapp som du markerade i bildarkivet. När du ser bilden i bildarkivet kan du markera den. Under fliken Bildbeskrivning fyller du i korrekt bildbeskrivningstext (beskriv vad du ser på bilden). Ska alltid fyllas i för att våra sidor ska klara tillgänglighetskraven. Bildtext (den som syns på sidan) är valfri att ha. Under fliken Inställningar ställer du in storlek på bilden. Stående bilder ska vara 150 pixlar breda och liggande bilder 220 pixlar breda. Sätt höjden till 1000 pixlar så behålls bildens proportioner. Välj OK. Klart. Minska storlek på bild För att minska storleken på en bild kan du använda programmet Microsoft Picture Manager som finns på din dator i mappen Microsoft Office Verktyg under Office. Öppna den bild du vill förminska, markera bilden, välj redigera bild i högerspalten, välj Komprimera bild, välj komprimera för webbsidor och OK. Spara sedan bilden.
11 Fil- och bildarkivet För att komma direkt till bild- eller filarkivet klickar du på ikonen längst upp till höger i Navigator och väljer Bildarkiv eller Filarkiv. I bild- respektive filarkivet visas de filer som finns på servern. Detta är ett gemensamt filarkiv för alla användare. Klickar du på Lägg till fil öppnas en filväljare där du kan ladda upp filer till servern utan att gå via länkningsfunktionen eller bildmodulen. Viktigt är att först markera din verksamhets mapp innan du laddar upp filen/bilden. Ta även för vana att städa i ditt arkiv och radera filer/bilder som inte längre används. Högerklicka och välj Ta bort om du vill radera en bild eller fil. Eller klicka på ikonen med det röda krysset. Exempel: Här ses de filer som finns i mappen Avfall och återvinning i Mariestad. Klicka på Lägg till fil när du vill ladda upp nytt dokument. Dokumentet lagras i den mapp som är markerad. Tänk på att döpa dokument till tydliga namn som i klartext beskriver vad de innehåller och att markera rätt mapp innan du laddar upp filen.
12 Publicera När du är klar med alla ändringar och vill publicera sidan (så att besökare kan se ändringarna) klickar du på ikonen Publicera. En dialogruta för publiceringflödet öppnar sig. Gå igenom publiceringsflödet genom att klicka Nästa till det steg där systemet utfört tillgänglighetskontroll. Här är viktigt att alla tre indikatorerna lyser gröna. Då kan du välja Slutför och din sida publiceras. Om något är fel får du en Visa rapport-knapp att klicka på och där får du reda på vad felet består av. Gå tillbaka, rätta till och gör om publiceringen om detta uppstår. Statistik Du kan enkelt få fram besöksstatistik på en sida genom att högerklicka, välja Egenskaper och sedan välja fliken Statistik. Här kan du fylla i för vilken period du önskar statistik och hur du vill få den presenterad, per dag eller vecka. Klicka sedan på Generera rapport och vänta tills en rapport skapats. Öppnas i nytt fönster.
13 Instruktion för relaterad information i högerspalt Namn Skriv ut förnamn och efternamn i den ordningen. Välj med fördel att skriva ut funktioner istället för personnamn, t.ex. Expedition, Informationsdisk o.dyl. Befattning Skriv ut personens befattning. Telefon: Skriv ut telefonnummer med riktnummer, efter kolontecknet och ett mellanslag. Använd modellen 0501-75 50 00, 0506-180 00, 0506-360 00. Gäller även mexx-anknytningar. Mobiltelefon: Skriv ut mobilnumret efter kolontecknet. Använd modellen 0730-25 77 66 Fax: Skriv ut faxnumret efter kolontecknet. Använd samma modell som för telefonnummer. E-post: Använd i första hand en funktionsbrevlåda och i andra hand personliga e-post adresser. 1) Skriv ut namnet till mottagaren efter kolontecknet, till exempel Anna Andersson. 2) Länka namnet till korrekt mejladress. 3) I alternativtexten skriver Skicka e-post till och efter ett mellanslag hela e-post adressen. Den fullständiga länkbesrivningstexten blir i detta fall: "Skicka e-post till anna.k.andersson@mariestad.se Besöks- och postadress / Besöksadress Om varken besöks- eller postadressen är den som står i webbsidans sidfot (kommunens officiella), skriver du korrekt adress under rubriken Besöks- och postadress. Om postadressen är den som står i webbsidans sidfot (kommunens officiella) men besöksadressen är en annan skriver du korrekt adress under rubriken Besöksadress. Ansvarig nämnd Under rubriken anger du alltid ansvarig nämnd. Dokument Under rubriken placerar du länkar till dokument. Ta bort rubriken om inga länkar finns. Om du exempelvis länkar till Kvalitetsredovisning 2009 skriver du i länkbeskrivningstexten: Kvalitetsredovisning 2009. Glöm ej kryssa i att dokumentet ska öppnas i nytt fönster. Efter din text lägger SiteVision själv till en parantes med dokumentets typ, storlek och information om att det öppnas i nytt fönster. Den fullständiga länkbeskrivningstexten blir i detta fall: Kvalitetsredovisning 2009 (pdf 810 kb, öppnas i nytt fönster). Länkar Under rubriken placerar du länkar till andra webbsidor. Ta bort rubriken om inga länkar finns. Om du exempelvis länkar till Skolverket skriver du i länkbeskrivningstexten: Skolverket. Glöm ej kryssa i att länken ska öppnas i nytt fönster. Efter din text lägger SiteVision själv till en parantes med information om att det är en länk till en annan webbplats och att den kommer att öppnas ett nytt fönster. Den fullständiga länkbeskrivnings-texten blir i detta fall: Kvalitetsredovisning 2009 (länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster).
14 Instruktion för bilder Använd bilder sparsamt Används bilder bör de tillföra sidan information. Tänk noga igenom om bilden/bilderna du funderar på att använda tillför något innehåll till sidan. Bilder ska inte publiceras för att en sida känns tom eller för att det skulle vara trevligt med ett fotografi som lättar upp. Fundera på: -Försvinner viktig information från sidan om bilden tas bort? -Om du skulle läsa upp sidan per telefon för någon, skulle du då behöva beskriva bilden? Om svaret är nej på dessa båda frågor är bilden troligen inte nödvändig. Personalbilder Grundregeln är att bilder eller listor på personal inte ska publiceras på webben. De är svåra att hålla aktuella och vi ska företrädelsevis visa tjänster och service, inte personal. I undantagsfall, vid utåtriktad verksamhet eller verksamhet där personal gör hembesök, kan det vara befogat att publicera bild på personalen. Skriv bildbeskrivningstext Bilder som tillför innehåll ska ha bildbeskrivningstext (alt.text). Det är för att även de som använder hjälpmedel för att läsa sidan eller stänger av bildvisningen i webbläsaren ska kunna ta del av informationen på ett bra sätt. Om det är ett foto ska även fotografens namn anges sist i bildbeskrivningstexten. Exempel på bildbeskrivningstext för ett foto: Mariestads stadsbibliotek. Foto: Stefan Svensson. Spara bilden i bildarkivet eller på sidan Grundregeln är att bilder som hör till sidor i ordinarie webbstruktur ska sparas i tillhörande mapp i bildarkivet. Om bilden används på en nyhetssida, eller annan tillfällig sida, kan bilden sparas på sidan. Då tas bilden bort tillsammans med sidan och ligger inte och tar upp onödig plats på servern. Storlek på bilder och filformat Bilder ska helst inte vara större än 500 kb, absolut max-storlek är 1 mb. När du hämtar in bilder till bildmodulerna som redan finns i mallarna får bilderna automatiskt rätt storlek. Vi har fasta pixelstorlekar för bredd i de olika sidlayouterna, men höjden får variera för att bilderna ska behålla rätt proportion och du ska slippa redigera dem i annat bildbehandlingsprogram. Bilder på webben ska vara i filformaten jpg eller gif. Bilder är personuppgifter Bilder där personer är identifierbara räknas som personuppgift. Enligt Personuppgiftslagen får inga personuppgifter publiceras på internet utan samtycke från personen på bilden, undantaget harmlösa bilder. Var som är en harmlös bild eller inte är dock en tolkningsfråga och i Mariestads kommun bör vi ha inhämtat samtycke från personen/personerna på bilden innan bilden publiceras. För skolan och förskolan gäller att alltid ha båda föräldrarnas samtycke innan bilder på barn publiceras. Upphovsrättligt skydd Bilder, liksom andra konstnärliga verk, lyder under Upphovsrättslagen som ger upphovsmannen ensamrätt över dem. Du ska ha samtycke eller avtal för allt skyddat material som du vill publicera. För foton gäller alltså att du alltid ska ha tillstånd för publicering och du ska ange fotografens namn, om inget annat avtalats. Se även Skriv bildbeskrivningstext ovan.