Förslag till: Riktlinjer för framtagande av materielspecifikation

1 Förslag till: Riktlinjer för framtagande av materielspecifikation INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING...2 2 SYFTE...2 3 ARBETSSÄTT...2 3.1 SKALLKRAV RESP. BÖRKRAV...2 3.2 UNDERHANDSÖVERENSKOMMELSER...2 3.3 FLERA SPECAR INOM EN ANSKAFFNING...2 3.4 UPPDATERA EGNA KUNSKAPEN...3 3.5 NYA RUBRIKER...3 3.6 UPPREPNING AV INFORMATION...3 3.7 DETALJBESKRIVNINGAR...3 3.8 ÖVERSYN AV STANDARDS OCH REFERENSER...4 3.9 FMV S KONTROLL AV ETT PROJEKT...4 4 ARBETSMETODIK...4 5 SPECIFIKATIONEN, AVSNITT FÖR AVSNITT...8 TEKNISK SPECIFIKATION...8 1. SYSTEMBESKRIVNING (FÖRUTSÄTTNINGAR)...8 2. SYSTEMKRAV/APPARATKRAV...8 3. GRÄNSYTEKRAV...8 4. MILJÖKRAV...8 5. MATERIELUTFORMNINGSKRAV...8 6. PRODUKTSÄKERHETSKRAV...9 7. DRIFTSÄKERHETSKRAV...9 8. DRIFT OCH UNDERHÅLLSRESURSER...9 VERKSAMHETSÅTAGANDE...9 9. PROJEKTLEDNING OCH SYSTEMSAMORDNING...9 10. MATERIELSÄKERHETSKYDD...9 11. KVALITETSSÄKRING...10 12. UTVECKLING OCH KONSTRUKTION...10 13. VERIFIERING...10 14. DOKUMENTATION...10 15. UTBILDNING...10 16. TILLVERKNING...11 17. INSTALLATION OCH DRIFTSÄTTNING...11 18. DEFINITIONER...11

2 Riktlinjer för framtagande av materielspecifikation 1 Inledning Specifikationen ska ha en renodlad karaktär av kravspecifikation. Kraven ska beskriva vilka prestanda som krävs av konstruktionen inte hur den i detalj ska utformas. Under avsnitt 3. redovisas en del allmänna synpunkter vad gäller arbetssättet vid framtagning av specifikationer. Avsnitt 4 tar upp arbetet med en materielspecifikation specifikt. Vidare presenteras i avsnitt 4 två tabeller som på ett schematiskt sätt beskriver en metodik för detta arbete. I avsnitt 5 ges kommentarer till specifikationen, avsnitt för avsnitt. Syftet är att detta ska fungera som ett underlag för arbetet med specifikationen. Det är få teknikområden som kan anses befinna sig i ett statiskt tillstånd, m.a.o. finns det mycket att vinna på att för varje större inköp gå ut med en förfrågan på marknaden för att ta reda på vad som för tillfället är den bästa tekniska lösningen för en given produkt. 2 Syfte bra upphandling Kravdokumentationen Tidplaner Vidmakthållandekrav om leverantören ska svara för löpande underhåll om reservdelar ska finnas tillgängliga Kommersiella krav 3 Arbetssätt 3.1 Skallkrav resp. börkrav 3.2 Underhandsöverenskommelser 3.3 Flera specar inom en anskaffning uppmuntra nytänkande/användandet av ny teknik undvik unika försvarskrav, dvs anpassa kraven så långt det är möjligt efter civil praxis kraven ska kunna verifieras och utvärderas

3 3.4 Uppdatera egna kunskapen Att använda en gammal specifikation är lockande på många sätt; man riskerar att inte känna något ansvar för det språkliga och tekniska innehållet samt man kan skapa stora imponerande dokument på kort tid. Gamla specifikationer bör endast användas som bakgrundsinformation, granskas noga och där så anses lämpligt införas i en ny specifikation till väl valda delar, helst för hand. Klippa och klistrametoden m.h.a. ordbehandlare medför risker. I värsta fall skapas specifikationer innehållande information från ett stort antal gamla dokument som i sin tur kanske är skapade på samma sätt vilket till sist leder till att ingen vet varifrån grundfakta kommer. 3.5 Nya rubriker I viss mån saknar man ett antal rubriker i mallen vilka skulle göra det lättare att direkt finna den information man söker. Mått eller Dimensioner, Definitioner samt Av FMV tillhandahållen information är några exempel på rubriker som skulle vara värdefulla att ha med. För vidare bearbetning av specifikationen gäller det således att identifiera behovet av nya rubriker för att sedan föreslå dessa som tillägg till specifikationens struktur. 3.6 Upprepning av information Med detta menas information som finns på mer än ett ställe i dokumentet. Risken finns att man uppfattar en specifikation som ostrukturerad om samma typ av information dyker upp både här och där vilket kan resultera i att annan viktig information förbises p.g.a. att man tror sig ha läst avsnittet tidigare. Sådan information ska därför tas bort om det inte uttryckligen står angivet var texten mer finns tillgänglig. 3.7 Detaljbeskrivningar Generellt leder alltför många detaljbeskrivningar till att läsaren får intrycket att dokumentet är en fullständig beskrivning av hur man ska framställa produkten. Detta kan leda till att man missbedömer arbetets omfattning och de svårigheter som trots allt finns kvar att bemästra. Risken att produkten blir dyrare än tänkt och/eller att den inte kommer att uppfylla alla krav är uppenbar. Detaljbeskrivningar borde tillkomma som ett svar från leverantören på hur denne tänkt sig att uppfylla de krav som specifikationen ställer. Eventuellt kan specifikationen innehålla detaljbeskrivningar i form av exempel på tillvägagångssätt som leder till att FMV kommer att godkänna en specifik detalj.

4 3.8 Översyn av standards och referenser Mallar som innehåller standards och referenser måst regelbundet uppdateras. Frågan är hur detta ska hanteras. Antingen kan man uttryckligen i mallen påpeka att en uppgifts giltighet ska kontrolleras innan den används eller så får man skapa instruktioner för ifyllandet av varje specifik mall. Det kanske är bäst om man helt utesluter uppgifter som kan bli obsoleta eller kan komma att ändras. 3.9 FMV s kontroll av ett projekt För att kunna kontrollera hur ett projekt löper krävs det att man är initierad i projektets alla delar, t.ex. tekniken, ekonomin etc. Även på detta plan minskar förutsättningarna för ett lyckat resultat om specifikationen är framtagen på ett olämpligt sätt. 4 Arbetsmetodik I tabell 1 på nästa sida illustreras vilken metodik man kan använda sig av för att ta fram specifikationen. Tabellen beskriver kravgrupperna i avsnitt 210 i Teknisk specifikation. Fas I beskriver hur man utifrån den kravindelning (avsnitten) man valt ställer olika krav på funktion, utformning etc. I Fas I anges inte hur kraven ska uppfyllas utan detta lämnas till leverantören att lösa. Fas II: när förslag på konstruktionslösning föreligger från leverantören, läggs kompletterande krav till specifikationen. Dessa krav ska säkerställa att leverantören håller vad han lovat. Observera att mellan Fas I och Fas II ligger ett granskningsmoment som FMV ska utföra. Exempel 1: Specifikationen kräver låg vikt och hög styvhet. Leverantören visar att han kan innehålla kraven genom att använda ett visst kompositmaterial. Som underlag uppvisas ritningar och beräkningar. De materialdata som leverantören grundar sina beräkningar på tillförs specifikationen som nominella krav på materialdata. Detta förfaringssätt låser inte teknikutvecklingen och medför dessutom att man får en kontroll av leverantörens kunskaper inom området. Andra avsnitt innehåller krav som endast ska uppfyllas, dvs leverantören ska intyga eller visa att ställda krav uppfylls eller kommer att uppfyllas. Exempel 2: specifikationen kräver att gränsytorna utformas på ett visst sätt. Leverantören uppvisar ritningsunderlag som bekräftar att kraven uppfylls. Inga kompletterande krav tillkommer. Ingenting hindrar att specifikationen innehåller exempel på hur kraven kan uppfyllas men, återigen, risken är att detta hämmar leverantörens lust att bedriva teknikutveckling. Å andra sidan är det antagligen omöjligt att hitta en leverantör som utan någon som helst vägledning kan åta sig att utföra det specifikationen kräver.

5 FAS I FAS II Avsnitt Krav Leverantör ska visa Kompletterande krav Systembeskrivning System/apparat t.ex. funktion laster geometri, vikt endast beskrivning ska tåla ska fungera ska uppfylla behov av ytterligare information beräkningar provning materialdata materialprovning ritningsunderlag beräkningar Gränsyta ska uppfylla ritningsunderlag Miljö ska tåla uppfyllda standarder provning Materielutformning t.ex. konstruktion ytbeläggning märkning Produktsäkerhet Driftsäkerhet Drift och underhåll ska utformas ska tåla ska se ut ska märkas ska uppfylla standard ska uppfylla användarkrav livslängd plan ska redovisas ritningsunderlag metodval ritningsunderlag intygas (t.ex. CEmärkning) intygas intygas drift och underhållsplan * dessa krav bör infogas i verksamhetsåtagandet under verifiering Tabell 1, Teknisk Specifikation mer information metodkrav provmetod * nominella mtrl.data provningsstandarder * standarder provmetoder * metodkrav planen ska efterlevas * I tabell 2 ges analogt med tabell 1 en beskrivning av hur framtagningen av kraven i avsnitt 1121 under Verksamhetsåtagande kan gå till. Precis som i den Tekniska specifikationen anges i Fas I inom vilka ramar leverantören ska arbeta. För vissa avsnitt ges inga utrymmen för alternativ, t.ex. ska utbildningen ske på ett av FMV angivet sätt. I andra, exempelvis under kvalitetssäkring, finns ett visst utrymme för alternativ. Kan ett företag uppvisa en vettig plan för kvalitetssäkring bör kravet på ett ISO 9001 certifikat inte vara bindande. Dock leder ett avsteg från ramarna att kompletterande krav måste ställas i förhållande till avstegens omfattning. Notera att avsnittet tillverkning kan komma att styra en hel del krav i den tekniska specifikationen varför beredningen av detta avsnitt bör ske på ett tidigt stadium.

6 FAS I FAS II Avsnitt Krav Leverantör ska visa Kompletterande krav Projektledning och systemsamordning Materielsäkerhetsskydd Kvalitetssäkring Utveckling och konstruktion Verifiering ** enl. standard (t.ex. ISO 9001) eller egen praxis MATSÄK vid behov enl. standard (t.ex. ISO 9001) eller egen praxis enl. standard (t.ex. ISO 9001) eller egen praxis prestanda provningsstandarder/ metoder materialkrav certifikat redovisar organisationsplan intyg, ev. beskrivning av tillvägagångssätt certifikat, kvalitetsplan kvalitetsplan certifikat, metodval testresultat uppfylls, efterlevs provresultat Dokumentation ska uppfylla dokumentationsplan Utbildning ska uppfylla utbildningsplan Tillverkning ska uppfylla beskrivning av tillverkningen Installation och driftsättning ska genomföras kontrollåtgärder vid behov kontrollåtgärder avseende kvalitetsplan plan för detta Definitioner ** Tabell 1 innehåller kompletterande krav som ska in under verifiering Tabell 2, Verksamhetsåtagande tillverkningsmetoder För fortsättningen av arbetet med specifikationen rekommenderas att man ser över innehållet avsnitt för avsnitt, ev. m.h.a. det betraktelsesätt som är beskrivet i tabell 1 och 2 ovan. I Fas I klargör man vilka krav slutanvändaren har, vilket är det stora arbetet, för att sedan formulera dessa krav så allmänt som möjligt utan att detaljstyra utformningen av materielskyddet.

7 Fas II kan man hantera på olika sätt: ett sätt är att sortera ut inom vilka avsnitt man kan förvänta sig att kompletterande krav kommer att måste ställas. Dessa avsnitt inhämtar man sedan förslag till från tilltänkta leverantörer eller andra sakkunniga. Därefter beslutas vilka metoder, t.ex. tillverkningsmetoder, som anses lämpliga varefter, som Fas II, dessa metoder säkerställs m.h.a. kompletterande krav som nu kan vara betydligt mer detaljstyrande. Fördelen med detta förfaringssätt är att kunskap och information kan inhämtas från det håll som antas vara det lämpligaste för varje avsnitt. En nackdel är naturligtvis att enstaka avsnitt kan bli alltför lossryckta ur sitt sammanhang. Ett annat sätt, som inte har nackdelen ovan, är att helt enkelt sända ut hela den preliminära specifikationen till leverantören och andra sakkunniga. Då infinner sig dock risken att leverantörerna i sin iver att få en beställning börjar behandla varje avsnitt på ett slarvigare sätt. Andra avsnitt i specifikationen måste bearbetas av FMV ev. tillsammans med slutanvändaren. Avsnitten under Verksamhetsåtagande tillhör den kategorin. Arbetet består i stor utsträckning av att reda ut var vissa uppgifter ska stå, t.ex. uppgifter och krav på dokumentationen, och fylla i text under rubriker där sådan idag saknas eller stryka dessa rubriker.

8 5 Specifikationen, avsnitt för avsnitt TEKNISK SPECIFIKATION 1. SYSTEMBESKRIVNING (FÖRUTSÄTTNINGAR) Här gäller det att så väl som möjligt beskriva hur systemet (materielskyddet) ser ut, vad det ska användas till samt vilka de miljöer som påverkar systemet är. Grundinformationen för denna beskrivning måste rimligtvis komma från slutanvändaren av systemet. Detta avsnitt i den föreliggande specifikationen bör således granskas av FMV tillsammans med denne. 2. SYSTEMKRAV/APPARATKRAV De krav som ställs här är i mycket drivande för de krav som ställs i andra avsnitt och kräver därför eftertanke. Funktionaliteten hos den färdiga produkten styrs till stor del av detta avsnitt. taktiska funktioner och prestanda, TTEM tekniska funktioner och prestanda materiel som utvecklas för försvarsändamål utländsk militär materiel som anpassas till svenska försvarets krav civil materiel som i större omfattning modifieras för svenska försvarets behov civil materiel med inga eller små modifieringar 3. GRÄNSYTEKRAV Detta är ett avsnitt som inte ska vålla några problem. Det mest väsentliga är att slutanvändaren tänkt igenom sina krav ordentligt. gränsytekrav (elektriska, mekaniska, geometriska etc.) inre och yttre 4. MILJÖKRAV Avsnittet innehåller idag vettiga typer av krav men en varning utfärdas för att kraven är av den typen som tenderar att följa med från spec. till spec. Med andra ord måste en viss möda läggas ner på att kontrollera att kraven är aktuella. miljökrav, tåla resp. utsända, olika driftfaser 5. MATERIELUTFORMNINGSKRAV Innehållet får inte bli för detaljerat. Det låser i alltför stor grad leverantören till givna konstruktionslösningar och till givna material. För att inte göra det är det lämpligt att klart ange att vissa konstruktionslösningar är exempel på tillvägagångssätt. Dessa exempel placeras då under Verksamhetsåtagande, avsnittet Utveckling och konstruktion. Forts.

9 Naturligtvis ska man tillåta sig att klart kräva vissa lösningar när dessa av olika skäl visat sig vara de bästa totalt sett för användaren eller om man vet att leverantören knappast har bättre kunskaper än FMV inom teknikområdet. Ett exempel på detta är när systemet ska ingå i ett större materielsystem där ungefär samma konstruktionslösningar eftersträvas för att förenkla service och reparationer, ett annat är målningsområdet där det verkar som om FMV har en god kompetens om vad som krävs i den tuffa miljö systemet har att verka i. Det väsentliga är dock att sådana krav tillkommer efter ett noga övervägande. Någon gång måste man byta materielsystem eller inhämta ny kunskap om exempelvis målningstekniker. 6. PRODUKTSÄKERHETSKRAV Här kan t.ex. EU s maskindirektiv vara ett krav (då skyddet är utrustat med exempelvis dörrar vilka är rörliga delar) vilket betyder att leverantören måste intyga att gällande normer uppfylls vad gäller produktsäkerhet. Eventuella militära krav anges som tilläggskrav. personsäkerhet, arbetsmiljö, produktansvarslagen, CEmärkning 7. DRIFTSÄKERHETSKRAV Eftersom materielskyddet inte är någon utpräglad mekanisk konstruktion begränsas troligen driftsäkerhetskraven till att systemet uppfyller kraven under tidigare avsnitt. Under denna rubrik ska krav på systemets livslängd in samt under vilka normala underhållsbetingelser denna ska uppfyllas. 8. DRIFT OCH UNDERHÅLLSRESURSER Detta avsnitt får dels en informativ karaktär där befintliga resurser beskrivs så att leverantören beaktar dessa vid konstruktion och dokumentation (t.ex. reparationsanvisningar). Dels ställs krav på att reparationer ska kunna genomföras i fält med befintlig utrustning ev. i kombination med reparationssatser. En plan för underhållsbehov och intervall för dessa ska krävas för att uppnå specificerad livslängd. VERKSAMHETSÅTAGANDE 9. PROJEKTLEDNING OCH SYSTEMSAMORDNING Här ställs krav på hur leverantören ska arbeta organisatoriskt, t.ex. följa ISO 9001. Om detta är ett absolut krav räcker det med att ange detta. Om alternativ kan beviljas måste leverantören visa och dokumentera sitt upplägg av arbetet. 10. MATERIELSÄKERHETSKYDD Det här avsnittet ska behandla vilken form av sekretess som ska gälla för projektet. Hur detta ska hanteras finns beskrivet i skriften Bestämmelser för materielsäkerhetsskydd, vilken finns i en speciell version för respektive vapenslag. Skriften benämnes t.ex. MATSÄKA för armén.

10 11. KVALITETSSÄKRING Kvalitetssäkringen är ett viktigt område och är i viss mån kopplat till vad som anges under avsnitt 9. kvalitetssäkring kvalitetsstyrning kvalitetsplan ISO 9001 leveranskrav 12. UTVECKLING OCH KONSTRUKTION Här kan det vara lämpligt att ange vilka standarder som ska styra utvecklingen och konstruktionen av materielskyddet. Idag återfinns de flesta av dessa standarder under avsnitt 5. Materielutformningskrav, vilket inte är fel det heller. Eventuellt kan man även här ställa kravet att arbetet ska utföras enligt ISO 9001. Exempel på tekniska lösningar ska in i detta avsnitt. 13. VERIFIERING Upplägget är bra men det är viktigt att komma ihåg att kraven här till stor del styrs av vilka krav man ställt under andra avsnitt. Alltså är det här ett av de sista avsnitten som skrivs vid framtagandet av specifikationen. Det är dock betydelsefullt att det är väl formulerat redan i Fas I så att leverantören inser vidden av det han åtar sig att göra. Exempel på vad som ska verifieras i en sandwichkonstruktion är: draghållfasthet, laminat och ev. lim (mot aluminium) delamineringshållfasthet, laminat fiberhalt, laminat tryckhållfasthet, laminat och kärna vidhäftningshållfasthet mellan laminat/kärna och aluminium/kärna skjuvhållfasthet, kärna Provmetoder är nästan alltid standardiserade enl. t.ex. ASTM, ISO eller DIN och bör därför inte beskrivas i en specifikation. Det är bättre att hänvisa till en för aktuell tidpunkt gällande standard och därmed säkerställa att provmetoden är giltig och inte ersatt med någon nyare och bättre variant. Det bästa är oftast att anlita något provningsinstitut eller högskola för materialprovningen. Leverantören ska inte själv utföra provning och utvärdering. 14. DOKUMENTATION 15. UTBILDNING Syftet med och metoderna för utbildningen anges så att leverantören kan beräkna kostnader och tidsåtgång för detta.

11 16. TILLVERKNING Detta avsnitt ska i första hand (Fas I) ställa krav på att tillverkning och tillverkningslokaler uppfyller gällande myndighetskrav samt att lokalerna är lämpliga för ändamålet. I Fas II tillförs i princip leverantörens egen beskrivning av tillverkningsmetoden omskriven till kravform. Tillverkningsmetoder Detta är ett typexempel där gamla specifikationer är direkt olämpliga att använda för framtagandet av en ny kravspecifikation. Helst bör man innan specifikationen skrivs utreda teknikens ståndpunkt och sedan specificera utifrån vad som där framkommer. Är det oklart vilken metod som är bäst ur tekniskt och ekonomiskt perspektiv kan man välja att inte specificera t.ex. tillverkningsmetoderna och istället avkräva anbudsgivarna motsvarande information. Om detta område formuleras in i minsta detalj blockerar man leverantörens innovationsförmåga och kan därför gå miste om möjliga förbättringar, både tekniska och ekonomiska. 17. INSTALLATION OCH DRIFTSÄTTNING Här beskrivs hur det ska gå till och vilka som ska vara närvarande. 18. DEFINITIONER Ett avsnitt som är väl värt att ha med och vårda. Många missförstånd kan säkert undvikas bara genom den information som finns i detta avsnitt.