1(6) Ett arkiv består av ett urval av de handlingar som uppstår i en viss verksamhet. Att skapa arkiv handlar om att analysera, värdera, relatera och systematisera den information verksamheten avsätter. Arkivering kräver aktiva val och ställningstaganden. Det handlar om att värdera och urskilja dokument som är intressanta att bevara, att strukturera handlingarna så att de går att återfinna bland mängden av dokument och att förvara dem så att de inte fysiskt far illa. Arkiveringen på är därför nödvändig för att s dokument skall finnas tillgängliga för framtiden. Bakgrund har haft problem med kontinuiteten när det gäller arkivering av verksamhetens dokument. Detta beror till stor del på att de personer som arbetar inom organisationen skiftar från år till år och att det saknas en ansvarig person för arkivering. Det är ytterst viktigt att arbetet dokumenteras och förvaras på ett lämpligt sätt. Därför har en arkiveringspolicy och ett arkiveringssystem tagits fram. Tillvägagångssätt Varje dokument som produceras inom s verksamhet ska arkiveras enligt fastlagt system. Dokumenten namnges enligt arkiveringssystemet med beskrivande namn och datum alternativt verksamhetsår. Placering Arkivets geografiska placering är huvudsakligen i Kårallen. På kontoren förvaras endast dokument från aktuellt verksamhetsår. I arkivrummet förvaras övriga dokument som är till nytta för de som arbetar. Dokument som är äldre än 5 år arkiveras i universitetets centrala arkiv i Origo.
2(6) Förrådet De dokument som förvaras i s förråd ska på ett betryggande sätt förvaras så säkert som möjligt för brand, fukt och stöld. Förvaring av arkiv ska skötas på konsekvent sätt och samtliga som nyttjar förrådet ska veta var saker och ting har sin plats. Elektroniskt arkiv s fysiska pappersarkiv ska från och med verksamhetsår 2011/2012 ha en elektronisk motsvarighet. Det innebär att alla dokument som arkiveras från hösterminen 2011 ska finnas både på papper och elektroniskt, samt att båda arkiven är uppbyggda enligt samma struktur. Det elektroniska arkivet ska finnas i en extern datorhårddisk, samt ett moln-konto. Årliga rutiner Arkivet kräver kontinuerlig skötsel. Fysiska utrymmen för arkivet såsom förråd och kontor ska städas och organiseras årligen gemensamt av avgående och ny styrelse i samband med överlämningen. Varje avdelning inom ska använda sig av arkivsystemet på det sätt som bäst gynnar organisationen. Detta kan innebära att ändringar behöver göras. Ändringar av systemet ska dock rapporteras till och godkännas av ansvarig inom styrelsen, så att alla inom organisationen arbetar efter samma system. Varje ny styrelse ska utse en ledamot som är särskilt ansvarig för arkivet. Bokföring lyder under bokföringslagen. Bokföringen måste enligt lag förvaras på betryggande sätt i tio år. Dokumenten ska förvaras i arkivskåp i Kårallen. Varje år, när bokslutet är klart, ska årets bokföring, samlat i arkivboxar, placeras i arkivskåpet. Samtidigt ska bokföringen som är äldre än tio år kasseras. Det vill säga, i början av verksamhetsåret 2007/2008 bör bokföringen från 1996/1997 slängas, och så vidare. På så vis bibehålls en ordning som gör det lätt att hitta samtidigt som allt får plats i befintligt utrymme.
3(6) Arkivets struktur Arkivsystemet består av en struktur som är utarbetad efter principen att den ska spegla organisationen och förenkla arkiveringen inom denna. För att systemet ska vara användbart under en lång tid är det viktigt att vara ytterst sparsam med förändringar i strukturen. Se bilaga för arkivsystem. Utöver de underrubrubriker som finns i arkivsystem för kan nya underrubriker under respektive rubrik införas allt eftersom det behövs i verksamheten utan att styrelsen behöver revidera arkivsystemet för i fullmäktige. Tillägg För att arkivet skall fungera måste strukturen hållas så konstant som möjligt. Ingen struktur är perfekt ur all synvinklar och därför behöver synsättet anpassas till arkivet istället för tvärtom. Finns det papper som är väldigt viktiga att spara men verkligen inte passar in i arkivet på något sätt sätts dessa i en pärm (under varje huvudgrupp såsom A. ) märkt Övrigt. Där kan papper sitta ett år eller så och om det visar sig att papperen efter ett år eller två visar sig tillhöra något viktigt återkommande projekt skapas en ny underkategori och papperen sätts in där. Endast då skapas ny kategori. Papper i Övrigt-pärmen som inte visar sig ha större nytta slängs. Varje pärm behöver i sig själv ha en struktur som inte behöver vara lika mellan pärmarna så länge varje pärm är logiskt uppbyggd. Allt funkar så länge som strukturen framgår av registret längst fram i pärmen. Det elektroniska arkivet kan naturligtvis innehålla fler dokument än pappersarkivet men har på många sätt en annan funktion. Det är lättare att använda men blir också mycket lättare förstört. Därför kan det elektroniska, givet de förutsättningar vi har, endast fungerar som ett komplement till det pappersbundna aldrig som huvudarkiv. Det kommer att hända många gånger att gamla dokument skräpar här och där och det inte framgår vilket som är det senaste Rensa det elektroniska varje år och skapa års-mappar så att äldre dokument inte ligger och skräpar och radera felaktiga dokument.
4(6) Bilaga. ARKIVSYSTEM för Gäller det fysiska, digitala och moln arkivet.
5(6) A. Styrelse A.1. Straffregister A.2. Gruppkontrakt/Interna Policy A.3. Avtal för internt arbete (telefon, webb, kontor, universitet, kårservice, kårer, avbetalningar) A.4. Protokoll A.5. Remissvar A.6. Rapporter (projektrapporter, utbildningsutveckling etc.) A.7. Studeranderepresentanter (utbildningar, listor, avtal, terminsrapporter, etc) A.8. Mottagning (mottagningspolicy, fadderguide, mottagningsavtal, utvärderingar) A.9. Avtals- och årsrapporter (mottagningsutvärderingar, årsrapporter, sektions-baserat) A.10. Sektionsutbildningar (styrelser, festerier, fadderier, etc) A.11. Sektionsträffar (dokumentation) A.11.1. SEKT-, sektioner i A.11.2. INSEKT-, sektioner i Norrköping A.11.3. UB-, utbildningsbevakning A.11.4. AMO-, arbetsmiljö A.11.5. INFOU-, informationsutskottet A.12. Samarbetsavtal (förmåner hos externa parter) A.13. Projekt A.13.1. Mottagningsfesten Pop Sensation A.13.2. Medlemsforum Åsiktscafé A.13.3. Pedagog priset Årets Pedagog A.13.4. Internationella projektet Diversity Day A.14. Rutiner och statistik kring studentfall A.15. Överlämning B. Fullmäktige B.1. Protokoll B.2. Stadgar B.3. Verksamhetsplan B.4. Budget B.5. B.5.1. Ekonomisk Program B.5.2. Kommunikationspolicy B.5.3. Miljöpolicy B.5.4. Uppdrag- och arbetsgivarpolicy B.5.6. Studeranderepresentantpolicy B.5.7. Språkpolicy B.5.8. Bidragspolicy B.5.9. Bilpolicy B.5.10. Policy för alkohol- och andra droger B.5.11. B.5.12. Mottagningspolicy för studenter vid s universitet B.6. Övriga handlingar (listinformation, logotyp, bilder)
6(6) C. Utskott och kommittéer C.1.1. Valberedning C.1.1.1. Protokoll C.1.1.2. Övriga handlingar (kampanjmaterial, dokumentation) C.1.2. Valråd C.1.2.1. Protokoll C.1.2.2. Övriga handlingar (kampanjmaterial, dokumentation) D. LUST D.1. Protokoll D.2. Övriga handlingar (dokumentation, avtal) E. Ekonomisk Bokföring F. Filosofen G. Grafiska profilen H. Historia H.1. Verksamhetsberättelser H.2. Historiska aktiviteter H.3. Fotografier/Bilder H.4. Gamla råd H.5. Roliga händelser I. Information I.1. Kampanj I.1.1. Medlemsrekrytering I.2.1. Gemensamma med andra aktörer I.2. Tryckmaterial (foldrar, affischer, give-aways, vepor) I.3. Media/pressklipp I.4. Webb