Stadsrevisionen Projektplan Granskning av strategisk lokalförsörjning goteborg.se/stadsrevisionen
2 PROJEKTPLAN Granskning av strategisk lokalförsörjning Av kommunfullmäktiges budget för år 2016 framgår att staden har stora utmaningar framför sig vad gäller att finansiera och genomföra de lokalinvesteringar som krävs för att möta det växande behovet av ändamålsenliga verksamhetslokaler. Samtidigt som behoven växer åldras fastighetsbeståndet i staden vilket medför ett behov av upprustning eller av nya byggnader för att ersätta de gamla. Då verksamheterna förändras och utvecklas finns också ett behov av att anpassa befintliga lokaler. Strategisk lokalförsörjning är ett verktyg för att matcha behovet av lokaler med befintliga eller nya lokalresurser. För att möta behoven måste staden inom ramen för den strategiska lokalförsörjningen säkerställa både att befintliga lokaler och anläggningar tas om hand, och tillgodose behovet av anpassning, expansion och nyinvesteringar. Den strategiska lokalförsörjningen i staden omfattar alla nämnder och deras verksamheter (förskola, skola, äldreboende, kulturlokaler, kontor med mera). Under den kommande planperioden, som sträcker sig från 2016 2019, ökar främst stadens behov av skollokaler i stor omfattning. Kommunfullmäktige anger i sin budget för år 2016 att stadens samlade hantering av anläggningar och lokaler behöver utvecklas och stärkas. Det krävs enligt fullmäktige en ökad helhetssyn i planering och genomförande. Dessutom måste stadens verksamheter samverka mer för att åstadkomma högsta möjliga effektivitet och måluppfyllelse. För att säkerställa effektiviteten i genomförandet är det enligt fullmäktige lika viktigt att planera framåt som att följa upp och aktivt utvärdera stadens investeringsprojekt. För att lokalförsörjningsprocessen ska leva upp till fullmäktiges beslut, och vara ändamålsenlig, måste den motsvara ett antal krav. Den måste för det första kännetecknas av en tydlig ansvarsfördelning. I annat fall riskerar processen att inte vara effektiv, och hinder för samverkan kan uppstå mellan de verksamheter som är en del av processen. För det andra fordras en tydlig styrning och ledning av processen och dess olika delar. Tydlig styrning och ledning är en förutsättning för att behovet av verksamhetslokaler ska kunna tillgodoses och för att beslut om investeringar fattas för de mest prioriterade investeringarna för staden som helhet. För det tredje måste processen följas upp så att det kan klargöras både vilka eventuella brister den har, och i syfte att tydliggöra huruvida den leder till att verksamheterna får tillgång till lokaler som uppfyller deras behov.
PROJEKTPLAN 3 Ur revisionssynpunkt finns anledning att granska om den strategiska lokalresursplaneringen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt så att de politiska intentionerna uppfylls och så att stadens verksamheter har tillgång till lämpliga lokaler. Revisorsgruppen har också i revisionsplanen identifierat strategisk lokalförsörjning som ett väsentligt område för granskning. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om stadens strategiska lokalförsörjning bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen tar sin utgångspunkt i följande revisionsfrågor: Är ansvarsfördelningen för stadens strategiska lokalförsörjning tydlig? Finns det en tydlig styrning av stadens strategiska lokalförsörjning? Sker uppföljning av stadens arbete med strategisk lokalförsörjning på ett tillfredsställande sätt? Ansvariga nämnder och styrelser I granskningen ingår kommunstyrelsen, lokalnämnden samt stadsdelsnämnderna Lundby, Västra Göteborg och Västra Hisingen. Revisionskriterier Revisionskriterier i granskningen är: Kommunallagen 6 kap 7 och 8 kap 1 Kommunfullmäktiges budget 2016 Principer för beredning och uppföljning av investeringar, leasing och tecknande av hyresavtal (GKH 2011:187) Översyn av stadens fastighetsförvaltning (GKH 2010:77) Ramprogram för förskole-/skolbyggnader Göteborgs Stad (2014) Strategisk lokalresursplanering (SKL, 2008) Metod och avgränsningar För att svara på revisionsfrågorna kommer vi att genomföra intervjuer med tjänstemän i berörda verksamheter, granska dokumentation och göra fallstudier av pågående lokalförsörjningsprojekt. Granskningen avgränsas till verksamhetsområdena förskola och grundskola.
4 PROJEKTPLAN Granskningen omfattar inte hela lokalförsörjningsprocessen utan primärt den strategiska lokalresursplaneringen. Syftet med denna del av lokalförsörjningsprocessen är att se till så att efterfrågan och utbud möts, så att verksamheterna har tillgång till lämpliga lokaler. Vi kommer därmed att granska lokalförsörjningsprocessen från behovsoch nulägesanalys till beslut om investering, samt uppföljning. De delar av processen som handlar om att underhålla eller avyttra verksamhetslokaler ingår inte i granskningen. Det ingår heller inte i granskningen att göra bedömningar av stadens lokaleffektivitet. Granskningen fokuserar slutligen på den strategiska nivån. Vi kommer därför inte att granska lokalplaneringen på objektsnivå. Oberoende och integritet De sakkunnigas oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration vilken baseras på Sveriges kommunala yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har framkommit som kan ifrågasätta förtroendet för de sakkunnigas oberoende och integritet som granskare. Projektorganisation Granskningen kommer att genomföras av Mats Bengtsson (projektledare) och Lisa Nöjd. Avrapportering Avrapportering till revisorsgruppen planeras att ske under hösten år 2016. Kvalitetssäkring Rapportens innehåll kommer att stämmas av med de granskade verksamheterna. Kvalitetssäkring sker genom projektets styrgrupp och kvalitetsansvarig för fördjupade granskningar. Mats Bengtsson kommunal yrkesrevisor, projektledare
goteborg.se/stadsrevisionen