PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR 874001-9727) Tid: 18 februari 20 kl 19.00 Plats: Telefonkonferens mellan närvarande styrelsemedlemmar Närvarande: Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) Kassör Börje Andersson (BA) IT-ansvarig Morgan Fredberg () Sekreterare Göran Hellberg (GH) 1. Mötets öppnande T f ordföranden TM öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Närvaro enligt ovan. DAGORDNING & PROTOKOLL 4. Protokoll och åtgärdslista från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes och den uppdaterade åtgärdslistan finns i slutet av protokollet. 5. T f ordföranden rapporterar TM har försökt att värva några medlemmar för arbete i styrelsen men intresset har tyvärr varit svagt. 6. Kassören rapporterar BA hade i förväg skickat balans- och resultaträkningar till styrelsen. Vi kunde konstatera att ekonomin fortsätter att vara i god form (kassabehållningen är f n ungefär 7.000:-). Ännu så länge har 343 medlemmar betalt medlemsavgiften för 20 vilket innebär att vi just nu har ca 70 st färre medlemmar än 2009. Samtidigt vet vi sedan tidigare att fler brukar betala under våren och dessutom skiljer det bara ca st betalande medlemmar om en jämförelse görs med motsvarande tidpunkt (februari) förra året. Vi beslutade dock att skicka en påminnelse till dem som ännu inte har betalt för innevarande år. Sidan 1 av 5
Några medlemmar har råkat betala sin avgift dubbelt. BA kommer att återbetala till dessa. Verksamhetsplan och budget är gjord av BA för 20 och ekonomihandlingar rörande verksamhetsåret 2009 har inför kommande årsmöte skickats till klubbens revisorer. Dessa har redan godkänt och returnerat handlingarna. Slutligen har några fakturor betalts rörande bl a klubbträffen i Göteborg och avgift för hemsidan till Compito. 7. IT-ansvarig rapporterar Sedan förra mötet kan konstateras att aktiviteten på hemsidan (forumet) varit ganska låg. Dock inte helt ovanligt vid den här tiden på året. 8. Sekreteraren rapporterar GH har varit i kontakt med Albin Motor (Stefan Ström) i Göteborg. Stefan håller på och utreder möjligheten att tillverka riktiga Albin-emblem, för förruffen, i förkromad plast. GH räknar med att inom snar framtid kontakta Stefan på nytt och se hur arbetet med emblemen (förhoppningsvis) fortskrider. Har återigen pratat med Björn Lindstaf, klubbens valberedare, om behovet av att nominera kandidater till styrelseroller inför kommande årsmöte i Stockholm. Vi bestämde att TM under kommande vecka också skall kontakta BL. 9. Vice ordföranden rapporterar Har skett under 5.. Övriga frågor Resultat- och balansrapporter för 2009 Har som nämndes under 6 redan godkänts av revisorerna. Skall läggas ut på hemsidan ihop med övriga årsmöteshandlingar. Årsmötet i Sthlm 27/3 GH skall ombesörja en kallelse till klubbens alla förtroendevalda. Beslutades att godkänna dokumenten Verksamhetsberättelse, Verksamhetsplan & Budget för publicering på BA fortsätter att förbereda mötet genom att ordna förtäring, engångstallrikar och bestick. TM skall kontakta SXK och ta reda på hur nyckeln kan hämtas och lämnas. skall lägga ut dokument för årsmötet på hemsidan samt förbereda ett ppt-bildspel med de underlag som skall presenteras på årsmötet. Hemsidefunktionen BA har varit i kontakt med två olika intressenter som skulle kunna vara behjälpliga med att göra om Skall träffa en av dem kommande onsdag och förhöra sig om möjligheter och kostnad. En träff med en andra intressenten kommer eventuellt senare. Vi är i behov av att få tag på lösenordet till hemsidans databas. ombeds fråga Compito. Sidan 2 av 5
Nyhetsbrev Det är dags för ett nyhetsbrev som skall innehålla information om årsmötet 27/3 och ett tips om att det kan gå att övernatta på Choice Hotel som ligger i närheten av Nacka Strand. Dessutom en uppmaning till medlemmarna om att skriva artiklar som kan publiceras på Som vanligt ombeds att ordna nyhetsbrevet. Eventuell betalningspåminnelse till medlemmar som inte betalt årets avgift? Ja, GH skall ombesörja ett extra utskick baserat på input från BA. Status valberedning inför kommande årsmöte Redan nämnt under 8 att GH på nytt varit i kontakt med BL. Publikation av material med upphovsrätt o d på vår hemsida Ett känsligt område där vi måste ha tillstånd från ursprunglig författare för att få lov att publicera. Vi bedömer inte att vi i praktiken har så mycket material som berörs. skall lägga upp information på hemsidan om cookies. Prislista hemsidesannonser I avvaktan på en uppdaterad hemsida har vi i dagsläget svårt att lägga upp annonser på hemsidans förstasida. Istället kan annonsörer lägga upp information under rubriken Erbjudanden som man når efter inloggning. Vi bestämde att en lämplig prisnivå för en annons är 1500:-. Enligt BA är 5000:- en vanlig nivå i idrottsvärlden. Göteborgsmötet Klubbträffen förra lördagen i anslutning till Båtmässan i Göteborg samlade 11 st deltagare utöver kassör BA och sekreterare GH. Under några timmar på förmiddagen pratade vi Albin och fikade. Det kändes som träffen var mycket uppskattad. Klubbvimplar Det påpekades på träffen i Göteborg att klubbvimpeln skulle behövas göras i en bättre kvalitet än den vi har idag som bleks för fort. Kan man ha ett broderat tryck? Ett problem är att vi har ett förhållandevis stort lager av nuvarande vimpel. 11. Nästa styrelsemöte Ett kort styrelsemöte bestämdes till fredagen 26 mars 20 i Sthlm (kvällen innan årsmötet). 12. Mötet avslutas TM tackade för allas medverkan och avslutade mötet... T f ordförande Tommy Malmgren.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 3 av 5
Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar 6 Skicka en påminnelse till medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för 20. GH med input från BA Klart, 72 brev skickas på mån 22/2 8 12 2009-11-09 4 2009--24 TM kontaktar BL under w 08 och förhör sig om status för valberedningen. GH skickar en kallelse om årsmötet till klubbens alla förtroendevalda. TM 20w08 GH Klart, 20/2 BA förbereder förtäring mm till årsmötet. BA och fram till årsmötet TM kontaktar SXK om rutiner för nyckeln TM till årsmöteslokalen. Löpande lägga ut dokumentation för årsmötet på angående kontakt kring uppdatering av Fråga Compito om lösenordet till klubbens databas på Lägga ut information om cookies på Skapa ett Nyhetsbrev innehållande: Information om årsmötet Tips om hotell i Sthlm Uppmaning att skriva artiklar för hemsidan Flytta stadgeremissen till Dokument för årsmöte på Lägga ut den nya versionen av Reklamblad för klubben på Undersöka möjligheten för Johan Åberg att hjälpa klubben med en modernisering av Punkter nedan beträffande input till ny hemsida skall flyttas till egen lista. BA TM () AÅ till Löpande fram till årsmötet Nästa styrelsemöte Innan nästa har ej fått svar på mail. Skall prova att ringa istället. Tyvärr negativt svar. Sidan 4 av 5
9 2009-09-17 7 2009-08- 12.5 12.13 15 2009-03-26 Fortsatt kontakt med Compito för att hitta lösningar som kan leda till en ny plattform för Hur mycket kan Compito leverera (t ex i form av standardmoduler) för en given fast kostnad som vi anser att klubben har råd med? Arrangera ett personligt möte med Compito? Ta fram en minimiversion av kravspecifikation som enbart innehåller det som vi bedömer som riktigt prioriterat; t ex kring hantering av medlemsregister. Kan vi skapa en blogg på hemsidan? Diskutera med Compito w34. Ändra så att nya inlägg på forumet markeras nya i tre dagar istället för en dag. Ta ställning till att erbjuda självhäftande Albin 25 dekaler via Bryggboden. Skapa funktion som gör att det som läggs under Nyheter tas bort efter ett tag (överförs till historiskt arkiv?). och löpande rapportering nästa 2009-09-17 På i Västerås bestämde vi att avvakta med hemsidefrågan tills vi hittat en itförstärkning som kan hjälpa till. Vi avvaktar En blogg kan då komma med i den nya plattformen. Vi avvaktar BA / GH 2009-06-11 Dålig respons från föreslagen leverantör i Lund. BA tar över frågan och försöker driva vidare; eventuellt med annan leverantör. Avvakta tills vi ser vad Albin Motor kan erbjuda. Vi avvaktar Sidan 5 av 5