Uppdaterad 27.9.2017/Forslund, elarande@abo.fi Guide för E-lomake 1. Komma igång med E-lomake/E-blankett... 3 1.1. Användarrättigheter och inloggning... 3 1.2. Ikoner... 3 1.3. Flikar... 3 1.4 Inställningar... 4 1.5 Skapa ny blankett... 4 1.6 Fältens användning kort... 5 2. Skapa ny blankett, olika Fält... 6 2.1. Allmänt om Fält/Fältgrupper... 6 2.2. Öppna frågor... 7 2.2.1. Textfält... 7 2.2.2. Förhandsifyllda fält... 8 2.2.3. Textområde... 8 2.3. Flervalsfrågor... 9 2.3.1. Rullgardinsmeny... 9 2.3.2. Valruta... 9 2.3.3. Grupp med valrutor... 9 2.3.4. Radioknappar... 10 2.3.5 Hur bryta frågetexterna och svarsalternativens text?... 11 2.4. Textfälttavla... 11 2.5. Förklaringstext... 12 2.6. Färdiga fält... 12 2.6.1. Att återanvända frågor eller grupper av frågor från andra blanketter... 12 2.6.2. Att skapa och möjliggöra återanvändning av fältgrupper i annan blankett... 12 2.6.3. Att redigera/radera en fältgrupp... 13 3. Skapa ny blankett, Blankett-funktionen... 14 3.1. Blankettens layout... 14 3.1.1 Uppdelning av frågorna på en eller flera sidor... 14 3.2. Blankettens texter: Intro- och avslutningstexter i blanketten... 15 3.2.1. Layouta intro- och avslutningstexterna... 15 3.2.2. Banner eller logo i blanketten... 16 3.3. Göra det möjligt för respondenten att radera sitt svar... 16 3.4. Parallellblanketter... 17 3.5. Rättigheter till blanketten... 18 3.5.1. Meddelande per e-post när blanketten besvarats... 18 3.6. Respons: Svar åt respondenten efter att denna fyllt i blanketten... 18 3.6.1. Kvittering med respondentens egna svar... 18 3.7. Beroenden: Frågor beroende på tidigare svar... 20 3.8. Svar & filer: Respondenten bifogar filer... 22 3.8.1. Blankettens svar i rtf-format... 22 3.9. Svar & filer: Respondenten fortsätter fylla i blanketten senare... 25 3.10. Dataskyddsbeskrivning... 25 3.11. Kopiera existerande blankett... 25 4. Begränsa vem som får besvara en blankett... 26 4.1 Olika former av autentisering... 26 4.2 Begränsa antal gånger man får svara... 26 4.3 Gruppinbjudan för att begränsa vem som får svara och följa upp vem som har svarat... 26 5. Publicera blanketten... 30 1
6. Rapporter... 32 6.1 Diagram för en fråga åt gången... 33 6.2 Rapportsvaren i excel... 33 6.3 Rapport av resultaten direkt i e-lomake... 33 7. Radera blanketter och dölj gamla blanketter... 35 7.1. Radering av blanketter... 35 7.2. Stämpel (Etikett) för organisering av blanketterna... 36 8. Cirkulation av dokument för behandling... 37 9. Skapa en anmälningsblankett som hämtar listan över alternativ i drop-down från en annan blankett... 38 10. FAQ...... 42 11. Kom ihåg... 46 2
1. Komma igång med E-lomake/E-blankett E-lomake 3 är en mjukvara som används med hjälp av en webbläsare. Med E-lomake gör man enkäter, blanketter osv. Svaren kan överföras till kalkyl- och statistikprogram som Excel och SPSS. 1.1. Användarrättigheter och inloggning E-lomake kan användas av all personal och studenter vid Åbo Akademi. Logga in med det vanliga abo.fi-användarnamnet och lösenordet, ingen särskild registrering behövs. Inloggning på e-lomake/e-blankett via ÅA:s webb, Anställda-portalen > Verktyg > e- blankett. (För varje e-blankett som skapas bildas en unik url/webbadress som ges åt de som ska besvara enkäten). 1.2. Ikoner Redigera blankettens rubrik, fält eller fältgrupp Radera fält, fältgrupp, lagring osv. Kopiera fält, fältgrupp eller blankett Flytta fält eller fältgrupp Öppna/dölj fältgrupp för redigering Öppna/stäng fältgrupper 1.3. Flikar 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Flik Funktioner 1. Hemsida Hemsidan som du känner igen med symbolen som ser ut som ett hus. 2. Blanketter Här syns alla dina blanketter samt de blanketter som du har rätt att redigera och lagra: Tillstånd (ändra): Här kan du aktivera eller inaktivera blanketten. Svar: antalet inkomna svar på blanketten. Redigera: redigering av blanketten. Radera: radera blanketten Kopiera: skapa en kopia av blanketten. Observera att alla egenskaper inte tas med då du kopierar en blankett. 3. Ny blankett Skapa en ny blankett. 4. Inställningar Här kan du redigera vilka uppgifter som ska synas vid blankettlistande. Man kan även byta språk i programmet. 5. Grupper Administration av grupper och inbjudning av respondenter 6. Instruktioner Länk till ÅA:s användarguider för e-lomake 7. Logga ut Kom ihåg att logga ut ur programmet, i synnerhet om du använder en dator som har andra användare. 3
1.4 Inställningar Kryssa i rutorna, så ser du så mycket info som möjligt om din blankett i listan över; om du t.ex. inte kryssar för parallellblanketter så ser du dem inte i listan över blanketter. Genom att lämna bort krysset för Beskrivning så blir listan över blanketter kortare. Här kan du också ändra språk på editorn. Stämplen och Dolda stämplen möjliggör sortering av blanketterna (se kap. 7.2). 1.5 Skapa ny blankett En ny blankett skapas genom att man klickar på fliken Ny blankett på hemsidan. Alla blanketter som du har skapat samt de blanketter som du har användarrättigheter till finns under fliken blanketter. Redigering av blanketten görs via flikarna Blankett och Fält. I fliken fält kan du redigera frågerutorna i själva blanketten medan du i fliken blankett redigerar övriga inställningar såsom layout, administratör etc. Detta är de olika fälten i de två kategorierna: Blankett: Fält: 4
Medan du jobbar på blanketten kan du under länken förhandsgranskning kolla hur din färdiga blankett kommer att se ut. Blanketten innehåller fält och minst en fråga. Blankettens fält och frågor kan du skapa i vilken ordning som helst. 1.6 Fältens användning kort För öppna frågor: Textfält = ett enradigt fält som passar t.ex. för kontaktuppgifter. Textfältet får innehålla max. 255 tecken. Textområde = kan användas till längre svar, i textområdet ryms max. 32 000 tecken. Textfälttavla = en tavla med rader och kolumner av textfält. För flervalsfrågor: Rullgardinsmeny = färdiga svarsalternativ. Valruta = en enskild ruta som skall kryssas i, t.ex. Jag vill ha mer information Grupp med valrutor = man kan välja ett eller flera alternativ Radioknappar = man kan välja endast ett alternativ (kan kombineras med textfält). Förklaringstext = för mellanrubriker, bilder, anvisningar Färdiga fält = om du, då du skapat blanketten, gjort fältgrupper (grupper av frågor) tillgängliga som färdiga fält kan du återanvända fältgrupperna (frågorna) i annan blankett. 5
2. Skapa ny blankett, olika Fält 2.1. Allmänt om Fält/Fältgrupper Frågorna placeras i s.k. Fältgrupper. Fältgruppens namn kan utgöra rubrik för de frågor som ingår i fältgruppen, men man kan också välja att fältgruppens namn inte syns: Du kommer åt att editera fältgruppens uppgifter genom att klicka på den blå editeringsikonen för fältgruppens namn här kan man bl.a. välja om fältgruppens namn ska synas på blanketten eller inte: Fältgrupper behövs bl.a. då man gör beroenden (bör alltid göras till en fältgrupp, man kan inte göra beroende till endast en fråga), se kap. 3.7. Man kan även återanvända fältgrupper, se exemplet ovan: vi har skapat en fältgrupp bestående av en drop-down-lista med ÅA:s resultatenheter och ämnen, vilken kan plockas in i många olika blanketter. För återanvändning av fältgrupper, se kap. 2.5. återanvändas 6
2.2. Öppna frågor 2.2.1. Textfält Ett textfält kan användas för att låta respondenten fylla i ytterligare uppgifter eller för att exempelvis förtydliga sitt svar. Textfältet ser ut så här i blanketten: Börja med att ge fältet en beskrivande rubrik, t.ex. Förnamn. Denna rubrik kommer senare att synas i själva blanketten och senare i rapporten där blankettens svar finns sammanställda. I fältet för namn kan du ange vilket ord som helst innehållande tecknen a-z, 0-9, -. Det som skrivs i detta fält och i fältet för beskrivning är enbart synligt för administratören och senare i rapporten över de inlämnade svaren. I rutan för instruktionstext kan du ange en hjälptext för respondenten. I rutan för förhandsvalt värde kan man ange ett på förhand valt svar som kommer att synas i själva textfältet i blanketten. Textfältets längd anger storleken för fälten i HTML-blanketten. Standardalternativet 30 brukar oftast räcka till. Max står för maximala möjliga teckenmängd som kan anges i fältet. Den maximala teckenmängden är 255 tecken. I kontrollfältet kan ett kriterium som styr fältets värde anges. T.ex. personbeteckning, siffror eller datum. Ifall ett visst kriterium är inställt kan respondenten senare enbart fylla i en viss typ av värde i fältet. Ifall man vill att ett bekräftelsemeddelande ska skickas till respondenten efter att denna har fyllt i blanketten bör man i fältet funktioner välja alternativet E-postens mottagare. Varje fält i blanketten bör ingå i en grupp (bildar rubrik för grupp av frågor). Består blanketten av många frågor kan det vara en god idé att skapa flera grupper. I fältet för ny grupp kan man skapa en helt ny grupp och i fältgrupp kan man välja i vilken färdigt konstruerad fältgrupp man vill att det enskilda textfältet ska ingå. 7
2.2.2. Förhandsifyllda fält Förhandsifyllda textfält kan underlätta för den som ska fylla i blanketten. Man kan under tilläggsinställningar för ett textfält bestämma ett förhandsvalt värde för fältet. Funktionen kan användas på lite olika sätt: 1) Det enklaste sättet är att bara skriva ett värde, dvs. det man vill att skall stå i fältet. Den som besvarar enkäten kommer se den förhandsifyllda texten i fältet. Texten är emellertid inte låst så den som besvarar kan enkelt göra ändringar i textfältet. 2) För att göra ett fast värde, dvs. att den som fyller i blanketten inte kan göra ändringar i det förhandsifyllda fältet, skriver man in koden näytä: före det som skall vara fältets värde. Koden söker automatiskt ett motsvarande värde från LDAP-databasen. Funktionen kräver inloggning med ÅA-användarnamn och lösenord av den som besvarar enkäten. 3) Ett tredje alternativ är att använda koden esitäytä:. Koden fungerar i praktiken som föregående, dvs. att det krävs inloggning med ÅA-användarnamn och lösenord och informationen som visas i fältet kommer från LDAP-databasen. Skillnaden är att den som besvarar enkäten kan göra ändringar i det förhandsifyllda fältet. 2.2.3. Textområde Ett textområde kan användas för att fylla i längre kommentarer och åsikter. I textområdet kan fritt infogas text (max 32 000 tecken = ca 10 A4). Fältet är förhandsinställt med en bredd på 30 tecken och 4 rader. I max-fältet kan du begränsa den möjliga teckenmängden. Ett textområde kan se ut så här i den färdiga blanketten: Hur ser det ut då man besvarar frågan, men överskrider den tillåtna längden? Antalet tecken i ett textfält och i ett textområde är begränsat, vilket gör att den som fyller i blanketten inte kan skriva hur mycket som helst. När den som fyller i överstiger den begränsade mängden tecken dyker det upp en ruta som ser ut så här: 8
2.3. Flervalsfrågor 2.3.1. Rullgardinsmeny I en rullgardinsmeny kan respondenten välja ett svarsalternativ från en drop down-meny. I fältet Val kan man ange antalet valalternativ som ska finnas i rullgardinsmenyn. I fältet Synlig anges den rubrik som senare ska vara den synliga i rullgardinsmenyn. Den som lagras är det som syns i resultatrapporten för administratören. I rutan för Förvald kan man välja ett värde som ska synas som förvalt alternativ. Vill man ha ett neutralt värde som förvalt alternativ kan man låta ett alternativ i rullgardinsmenyn heta t.ex. välj. (Gott råd: Lägg till Välj ifall någon glömmer att välja alternativ så står det Välj i svaret och du kan ex. förkasta svaret, men om du har ett av de riktiga alternativen först på listan så kan det hända att någon glömt välja alternativ, men det vet du inte med säkerhet. ) Alla svar från en rullgardinsmeny kommer i samma kolumn i excelrapporten. 2.3.2. Valruta En valruta kan infogas ifall man vill att respondenten bara ska kryssa för ett alternativ. Valrutan kommer att se ut så här i blanketten: Rutan Vald kan man kryssa för ifall man vill att rutan ska vara färdigt ikryssad, så som ovan (dvs. respondenten bör i så fall ta bort krysset om han/hon är av annan åsikt). 2.3.3. Grupp med valrutor En grupp med valrutor används ifall man vill att respondenten ska kunna kryssa för flera alternativ vid behov. Då ser fältet ut så här i blanketten: 9
I rutan för val kan man ange olika namn för de enskilda rutorna. I rutorna för val minst och val högst kan man ange hur många rutor som får kryssas för av respondenten. (Om man anger att valet är högst 1 så kan responden ändå kryssa för fler alternativ men då man ska spara säger systemet att max antal svar är högst 1. Radioknappar innebär att man endast kan ge ett svar.) I valrutor kan du inte lägga till ett s.k. fokuseringsfält, dvs. ett textfält där respondenten kan motivera sitt val, det kan du däremot lägga till i radioknappar. (Vill du att respondenterna motiverar sina val måste du alltså skapa en ny fråga av typ Textområde). Alla svar från en grupp med valrutor kommer i samma kolumn i excelrapporten (medan om man har radioknappar kommer svaren i en och samma kolumn). Välj 1 alt. 0 för sparade värden i rapporten, då kan man enkelt addera resultaten i excelrapporten. 2.3.4. Radioknappar Radioknappar är en fälttyp där man bara kan välja ett alternativ. I den färdiga blanketten kan fältet se ut på följande sätt: I rutan fokuseringsfält kan du tillfoga ett textfält i anslutning till radioknapparna där respondenten kan motivera sitt val. Så här placerar sig rubrik, kolumnrubrik och radrubrik: Radrubrik syns i rapporten i excel, men Rubrik syns inte. Dvs. lämnar man radrubrik tom i blanketten så saknas det kolumnrubrik i excelrapporten. 10
Alternativen kan även placeras under varandra (men kallas fortfarande kolumnrubriker): 2.3.5 Hur bryta frågetexterna och svarsalternativens text? Gå till den vy där du redigerar blanketten. Notera att blanketten inte då kan vara publicerad. Längden på radioknapparnas rubriker kan maximalt vara 255 tecken långa, och på en rad ryms ca 70 tecken. Radbytet kan göras på följande sätt: - Klicka på radioknappen i frågas redigeringsknapp (en blå, rund ikon) - Gå till fältet Radrubriker - Gå till den radrubrik där du vill sätta in ett radbyte - Skriv in bland texten HTML koden <br> där du vill ha radbytet - Spara - Det lönar sig att se på förhandsvisningen hur det påtvingade radbytet ser ut på blanketten. Exempel Texten som har matats in som radrubrik: "E-lomakejärjestelmän maaliskuussa käyttöön otettu uusi versio <br> on toiminut moitteettomasti ja ongelmitta." I den publicerade vyn ser radrubriken ut som följande. Radbytet kommer alltså alltid där var HTML-taggen är inmatad. 2.4. Textfälttavla Textfälttavla är en tavla som innefattar flera mindre textfält vars förhandsinställning är 3 tecken långa. Storleken på textfälten kan justeras i fältet max. Modellbildens fält är 20 tecken långa. I resultatrapporten i excel kommer varje tavla i egen kolumn. 11
2.5. Förklaringstext I fältet för förklaringstext kan du ange mellantexter, bilder, rubriker och anvisningar i blanketten. 2.6. Färdiga fält 2.6.1. Att återanvända frågor eller grupper av frågor från andra blanketter Genom att klicka på Sök fältgrupper (utan att ange sökord) under Färdiga fält öppnas en lista med alla blanketter från vilka färdiga fält kan kopieras. Du kan även skriva in önskat sökord i fältet. Välj sedan det färdiga fältet som du vill ha och kopiera det. Efter det kan du redigera blanketten helt som du önskar. 2.6.2. Att skapa och möjliggöra återanvändning av fältgrupper i annan blankett Skapa frågor och sätt dem i fältgrupp. För att göra de fältgrupper du skapat tillgängliga att återanvända som färdiga fält för dig själv (och för andra användare om du så önskar), ska du redigera fältgruppens uppgifter. På själva blanketten finns fältgrupperna synliga som "rubrikbalkar. Klicka på redigeringsknappen för att redigera. 12
1. Menyn Fältgruppens uppgifter blir synlig i högerkanten. 2. Vid menyvalet Återanvändning av grupp ändra valet i rullgardinsmenyn till Till eget bruk eller Till allas bruk. Nu finns fältgruppen med i sökfunktionen för färdiga fält. 3. För de fält som hör till fältgruppen (i vänstra delen av fönstret) kan du göra de ändringar du önskar; byta plats på fälten, radera fält, redigera fältens texter och typ. 4. Om du vill sätta till fält i fältgruppen, se till att fliken Fält uppe till höger är vald. Välj den typ av fält du vill skapa bland alternativen. Längst ned på sidan för att skapa fält, se till att valet Fältgrupp är satt till just den fältgrupp du arbetar med. När du trycker på Spara, sparas såväl blanketten som den fältgrupp som finns tillgänglig via sökfunktionen för färdiga fält. 2.6.3. Att redigera/radera en fältgrupp När du med sökfunktionen för färdiga fält hittar en fältgrupp som du vill redigera eller radera, bör du söka fram den blankett till vilken fältgruppen hör, och göra åtgärderna där. Kontrollera namnet på den blankett dit fältgruppen ursprungligen hör. Sök upp blanketten med namnet ifråga och välj Redigera. Om du vill radera en fältgrupp så att den inte finns med bland Färdiga fält går du till fältgruppens redigeringsläge (se ovan i 2.5.1). Där ändrar du i Återanvändning av grupp till alternativet Ingen användning. Nu finns inte fältgruppen längre tillgänglig via sökfunktionen Färdiga fält. 13
3. Skapa ny blankett, Blankettfunktionen 3.1. Blankettens layout Man kan inte göra väldigt mycket åt layouten på en blankett: - Stil (höst-retro-vår-normal)/färger - Språk (ex. inskickningsknappens språk) - Editering av texten och insättning av bilder i Inlednings- och Introtext (Blankettens texter) och i fältet Förklaringstext - Frågorna uppdelade på en eller flera sidor - Bredden på blanketten 3.1.1 Uppdelning av frågorna på en eller flera sidor Man kan dela upp blanketten så att man ser endast en fältgrupp av frågor per sida. Ifall din blankett innehåller många och omfattande frågor kan det vara en god idé att dela in frågorna i grupper och publicera dem på flera sidor istället för att visa alla frågor på samma blad. För helhetens skull kan det ibland vara bäst att låta alla frågor finnas på samma blad. Blankettens introduktions- och avslutningstexter kommer att synas på varje blad ifall blanketten delas in i olika sidor. (Däremot syn inledningstexten endast på blankettens första sida). Se kap. 3.2. Om man använde uppdelning av frågorna på flera sidor så verkar man inte från blankettens sista sida ( Skicka in ) kunna få bort introtext eller balken för hur man framskrider i att besvara blanketten. 14
3.2. Blankettens texter: Intro- och avslutningstexter i blanketten Gå till Blankett: Blankettens texter. I fältet för blankettens namn är det enbart administratören som ser det angivna namnet. Det som används som blankettens rubrik fungerar som en synlig rubrik för användarna. I introduktionsrutan kan man skriva en informativ text som beskriver vad blanketten handlar om (denna text syns också för administratören i listan över blanketter). I rutan för inledningstext kan man skriva en text som syns ovanför rubriken. I rutan för avslutningstext kan anges en text som syns efter blanketten. Introduktions- och avslutningstexten kommer att synas på varje blad ifall blanketten delas in i olika sidor. Resultatet av redigeringen av blankettens texter blir följande i den färdiga blanketten. Avslutningstexten kommer allra längst ner på sidan. Inledningstext Introduktionstext 3.2.1. Layouta intro- och avslutningstexterna Texterna i introduktion, inledningstext, avslutningstext och förklaringstext kan redigeras med hjälp av vanliga HTML-kommandon. <b> fetstil </b> <i> kursiv </i> <u> understruken text </u> <center> centrerad text </center> <blockquote> indraget textstycke </blockquote> <br> radbyte </br> <br> ny rad 15
3.2.2. Banner eller logo i blanketten Bilder du sätter in bör vara sparade på webben. Du kan inte ladda ner bilder på själva e-lomake. För att länka bilder går du till Blankett: Blankettens texter. Du kan infoga en bild till introduktionen, inledningstexten eller avslutningstexten. Bannern eller logon blir oftast snyggast då man infogar den i introduktionen. Klicka på det gröna trädet infoga/ redigera bild. Klista in bildens URL och skriv bildens beskrivning och tryck på infoga. Kom ihåg att spara. Ifall du vill ha bilder mitt i blanketten kan du infoga dem under fält i förklaringstext på samma sätt. 3.3. Göra det möjligt för respondenten att radera sitt svar Du kan ge respondenten möjlighet att radera sitt svar. Genom att respondenten fyller i sin e-postadress sänds även en länk till denna adress som raderar svaret ifall respondenten klickar på meddelandet. För att möjliggöra denna funktion bör du först skapa ett vanligt textfält i blanketten som du döper till E-post och där respondenten kan ange sin e-postadress. I rutan Kontroll väljer du E-postadress och i fältet Funktioner väljer du E-postens mottagare. Som anvisningstext kan du ange en informativ text som informerar om att det är möjligt för respondenten att radera sitt svar efter inlämning genom att fylla i sin e-postadress. Gå därefter till fliken Blankett: Svarets radering. Kryssa för alternativet Användaren kan radera sitt svar eller ångra sin anmälan via e-post. Välj alternativet E-post som hänvisar till det textfält som du just skapade. I textrutan kan du ange en text som visas för respondenten när denne raderar sitt svar. Gå sedan till Blankett: Respons och fyll i koden #poistolinkki# i fältet E-postmeddelande till användaren. Du kan även fylla i en webbsida som respondenten styrs till eller ett meddelande som informerar respondenten om att dennes svar har raderats. 16
3.4. Parallellblanketter Du kan skapa parallellblanketter för olika användarmålgrupper. Parallellblanketter är användbara ifall man t.ex. vill ha en blankett med samma frågor på flera olika språk men ändå vill ha svarsresultaten i samma rapport. Svaren är jämförbara och kan studeras både enskilt och i samma rapport. I parallellblanketten visas alla fält på samma sätt som i den ursprungliga blanketten men fältens rubriker samt blankettens anvisningstexter kan justeras enligt målgrupp. Observera att ifall ett fält lämnas tomt i parallellblanketten kommer den ursprungligt angivna texten att visas för respondenten. Kom också ihåg att vid behov ändra/översätta namn på knappar (Skicka uppgifter). Du redigerar parallellblanketten genom att gå till fliken Blanketter > Parallellblanktter. Parallellblanketten får en egen URL som du kan sända till respondenterna. OBS! För att parallellblanketterna ska synas bland dina blanketter bör du under fliken inställningar kryssa för parallellblankett: Obs! - Du kan inte förhandsgranska en parallellblankett utan man måste kontrollera den via parallellblankettens webbadress. - Man kan inte skicka en parallellblankett till en begränsad grupp (gruppinbjudan) - Man kan få både original- och parallellblankettens svar till rtf-blankett (jfr 3.8.1) fungerar det? (vi har löst detta med att skapa en tvåspråkig rtf-botten, dit svaren nog plockas från både ex. svenska originalblanketten och engelska parallellblanketten) - Om man får besvara en blankett endast en gång så betyder det att man, ifall man besvarat originalblanketten, inte kan besvara också parallellblanketten. - Om det krävs lösenord för originalblanketten så krävs det också för parallellblanketten. 17
3.5. Rättigheter till blanketten Blankettens skapare har rätt till redigering av blanketten och bearbetning av dess resultat. Det är också möjligt att ge andra respondenter rättigheter att ändra blanketten. Med Plocka användare kan man välja respondenter från samma domän som man själv tillhör (t.ex. abo.fi eller novia.fi). Märk väl att respondenten i fråga måste ha varit inloggad en gång tidigare i e-lomake för att den ska finnas registrerad i systemet. Om man skriver in mottagaren i rutan så BÖR man, efter uppdateringen 2017, skriva hela kortnamnet + @abo.fi, dvs. ex. lsvensso@abo.fi. Administrationsrättigheter används för att ange vem som har rätt att administrera och ändra blanketten i fråga. (Den som har administrationsrättigheter i blankett som en annan person skapat kan göra i princip samma saker som den som skapat blanketten, förutom att radera blanketten). Användningsrättigheter anges för att välja vem som har rätt att läsa rapporten med resultaten. 3.5.1. Meddelande per e-post när blanketten besvarats I fältet Mottagare kan man ange en e-postadress till vilken ett meddelande sänds när blanketten har blivit ifylld. 3.6. Respons: Svar åt respondenten efter att denna fyllt i blanketten Detta går inte att använda ifall svaren är anonyma! När respondenten har besvarat blanketten öppnas responssidan automatiskt. Kom ihåg att modifiera Responssidans text så att den passar din blankett. Det är också möjligt att ange en webbsida som respondenten automatiskt förflyttas till eller att ange ett e- postmeddelande som sänds till varje respondent efter att blankettsvaren skickats in. 3.6.1. Kvittering med respondentens egna svar Man kan endast skicka respons per e-post från E-lomake om e-postadressen har efterfrågats i blanketten (i textfält). I anonyma förfrågningar kan man inte sända ett 18
automatiskt responsmeddelande, eftersom man inte har bett mottagarna att uppge kontaktuppgifter. Du kan ändå i detta fall skicka ut ett gemensamt svar åt mottagarna, ifall du har utnyttjat möjligheten att bjuda in en begränsad grupp. Då har ett begränsat antal personer blivit definierade som respondenter. På så sätt kan du se vilka som har svarat på enkäten, fast du inte ser vem som har svarat vad. Du kan plocka ut respondenternas adresser genom fliken Grupper > Inbjudan och sända ett vanligt e- postmeddelande åt alla dessa personer. Läsa mer om gruppinbjudningar i kapitel 4.1. Steg 1: Skapa meddelandet: Ett automatiskt e-postmeddelande skapar man i Blankett: Respons. Här kan du skriva vilken text du vill, vid behov på flera språk. Du kan dessutom plocka in respondentens egna svar i e-postkvitteringen. Detta gör du genom att klicka på Plocka fälten vars svar bifogas i meddelandet. Då bifogas frågetextfältens koder i meddelandet (t.ex. i formen #knt_15437#), som ersätts med respondentens egna svar. Steg 2: Koppla på inställningen för mottagandet av e-post: När du har slutfört ditt svarsmeddelande, bör du ännu koppla på inställningen för mottagandet av e-post (alltså den adress dit svarsmeddelandet ska skickas). Förflytta dig till textfältens redigeringsvy, och klicka på blå redigeringsikonen vid det textfält där du har efterfrågat respondentens e-postadress, som i rutan nedan Välj E-postens mottagare ur rullgardinsmenyn för Funktioner. Steg 3: Kontrollera att det fungerar: Till sist lönar det sig att kontrollera att funktionen för e-postmeddelandet fungerar som du önskade. Publicera din blankett och gör själv ett testsvar. Radera ditt testsvar i vyn för Rapporter. Om du behöver göra ändringar i blanketten måste du ändra blankettens status så att den inte är i bruk. Respondenten kan även få sitt svar som rtf-dokument, se kap. 3.8.1. 19
3.7. Beroenden: Frågor beroende på tidigare svar Beroenden betyder följdfrågor beroende på vad man svarat i föregående frågor. Man kan t.ex. ställa olika frågor för personal och studerande. Man kan bygga upp beroende från radioknappar, rullgardinsmenyn, valrutor och grupp av valrutor. För att skapa beroenden måste alla blankettens frågor vara färdiga, också de frågorna som bara är menade för en specifik grupp. Samla frågorna för den specifika gruppen till en skild fältgrupp. Ifall det är fråga om frågor riktade till studerande kan fältgruppen för studerande ha namnet frågor för studerande och för personal frågor för personal. Beroenden görs aktiva under Blankett: Beroenden. Observera att beroenden inte fungerar normalt i förhandsgranskningen. Du måste testa beroendet genom att ta blanketten i bruk och på riktigt fylla i blanketten några gånger. I detta exempel görs beroenden till radioknappar, samma principer används för andra beroenden. 1. Kontrollera först inställningarna för radioknapparna du skall ha beroendet från. Observera att valets värde skall ha ett numeriskt värde(1 eller större). Här blir beroendet aktuellt för de som är läkare, det vill säga där valets värde är 2. 2. Efter det kan du bygga upp beroendet. Gå till Blankett: Beroenden. Välj Fält, det vill säga frågan varifrån beroendet kommer. Här är det då svaret på frågan Vad är ditt yrke? som styr beroendet. Operatör skall vara lika med 2, dvs. de som har svarat 2=läkare som skall få ytterligare frågor. I funktion väljs visa/näytä för att bara läkare skall se frågan. I objekt väljs fältgruppen som skapats som är specifik för läkare. I detta fall tilläggsfrågor för läkare. Spara. 20
Med dessa inställningar kommer bara de som svarat läkare att se deras specifika frågor. Man måste inte dölja dessa frågor skilt för de andra respondenterna, det sker automatiskt. I vissa fall måste man bygga upp mera avancerade beroenden. Till exempel så att fältgruppen tilläggsfrågor för läkare också skall visas för de med högskoleexamen. I detta fall finns högskoleexamen under fältgruppen utbildning och läkare under yrke. Då skall du göra beroenden som ovan så att du som objekt i båda sätter tilläggfrågor för läkare. När du sparat båda beroendena kan du gå in på beroendet och klicka på, för att redigera beroendet. I beroenden står objektet har följande beroenden 1,2 av vilka måste uppfyllas. Om vi vill att de som antingen är läkare eller har högskoleexamen skall se frågorna skall vi välja Någon. Ifall vi vill att endast de som kryssat i att de både är läkare och har högskoleexamen ska se frågorna prickar vi för Alla. OBS! - Man kan endast göra beroenden till Fältgrupp (dvs. ev. måste man alltså göra en särskild fältgrupp med bara en fråga). - Beroendena fungerar inte i förhandsgranskningsvyn - Beroendena följer inte med då man gör kopia av en blankett 21
3.8. Svar & filer: Respondenten bifogar filer Du kan ge möjligheten för användarna att bifoga filer till svaret. De bifogade filerna hittar du på Rapport-sidan och genom att klicka på den blå bollen vid ett enskilt svar. Det lilla gemet vid svaret markerar att det finns en bifogad fil. Så här gör respondenten för att bifoga bilagor: När man fyllt i blanketten markerar man Jag vill skicka en bifogad fil/bifogade filer under rubriken Skicka och klickar därefter på Skicka uppgifter. En ny sida öppnas där man kan bifoga filer. Klicka på Bläddra för att söka efter filen och sedan på Sänd fil för att bifoga den till sitt svar. Upprepa detta om du vill bifoga flera filer. När man bifogat alla önskade filer klickar man på Sparande färdigt. För tillfället är begränsningen för bifogade filer 5 Mb, men om respondenterna bör kunna bifoga ännu mer så kan denna gräns höjas för specifika enkäter. Mejla i så fall blankettens webbadress till helpdesk@abo.fi 3.8.1. Blankettens svar i rtf-format Det är även möjligt att låta respondenten eller administratören få det inskickade svaret som RTF-fil. För detta krävs en filmall som underlag. (Det lär också ska gå att göra för parallellblanketter, men det har inte alltid fungerat men i stället kan rtf-filens underlag göras tvåspråkigt, dvs. för parallellblanketter i olika språk) 22
Då din blankett är färdig att publiceras går du till Svar & filer och klickar på Blankettens fält till RTF-botten. Du får då fram en lista med koder för alla frågor och svar: Öppna därefter ett tomt dokument där du gör upp filmallen som du sedan sparar i RTFformat. Redigera/layouta allstå så noggrant som möjligt så att svaren presenteras i sådan form som du vill ha dem (dvs. fet stil, mellanrum, kommatering etc). Testa med att själva besvara din blankett och kontrollera hur rtf-filen ser ut. Använd dig av blanketternas fältkoder. E- lomake fyller senare automatiskt i de svar i dokumentet som respondenten har valt. Se exempel: När du har gjort filmallen så går du in i E- lomake via Svar & filer och RTF-filbottens inställningar där du bifogar RTF-dokumentet innehållande blankettkoderna via Browse. (OBS! Understreck _ används i filnamnet endast för parallellblankett, får inte användas annars). OBS! Uppladdningen fungerar för tillfället endast i Internet Exlporer! (du kan nog ladda upp men filen fungerar inte i användningen) Om du vill att både administratören och respondenten ska kunna skriva ut svaret som RTF-fil, klicka i Ge mottagaren möjlighet att skriva ut RTF-fil. Så här får administratören fram RTF-filen: Gå till Rapport-sidan, klicka på blå knappen framför resp. svar och öppna rapporten. 23
Scrolla ned till slutet av inskickade svaret och klicka på Ladda fil : Så här får respondenten fram RTF-filen: Då respondenden fyllt i blanketetten och skickat in den, öppnas en ruta, där respondenten kan spara RTF-filen: Så här ser exemplets svar ut som RTF-fil: Obs! Då man kopierar en blankett försvinner rtf-inställningen kom alltså ihåg att ladda upp rtf-filen på nytt ifall du gör en kopia! 24
3.9. Svar & filer: Respondenten fortsätter fylla i blanketten senare Du kan ge möjligheten för användarna att spara en blankett och fortsätta besvara den senare. Begränsningar för denna möjlighet kan anges i denna flik. När detta alternativ är valt aktiveras ett fält i blanketten där respondenten kan fylla i sin e- postadress. Via en länk som sänds till denna e- postadress kan respondenten senare fortsätta ifyllandet. 3.10. Dataskyddsbeskrivning Du kan skapa en dataskyddsbeskrivning som berättar för respondenten till vilket ändamål uppgifterna insamlas. Om blanketten har en dataskyddsbeskrivning tillkommer en länk till denna beskrivning i blanketten. 3.11. Kopiera existerande blankett Du kan kopiera en blankett, förutsatt att du är insatt som administratör i blanketten. Du kan också återanvända delar av en annan blankett, se 2.5 Kopiera fältgrupp. Då du kopierar en blankett kommer inställningar som berör själva blanketten att försvinna och bör skapas på nytt i kopian, bl.a. rättigheter till andra administratörer och användare (Blankett/Rättigheter) beroenden (Blankett/Beroenden) responstext åt dem som svarat (Blankett/Respons) inställningar för att få svaren i rtf-format och hur respondenten kan bifoga filer (Blankett/Svar och filer) 25
4. Begränsa vem som får besvara en blankett 4.1 Olika former av autentisering Ingen autentisering: alla som får webblänken till blanketten kan besvara den. LDAP: man loggar in med ÅA-användarnamn och lösenord. Vetuma: man loggar in med ex. sina bankkoder. (Närmare info om detta senare) Användarnamn och lösenord: man ger ett och samma lösenord åt alla som ska få besvara blanketten (då man valt det alternativet öppnas ruta där man fyller i användarnamnet och lösenordet). 4.2 Begränsa antal gånger man får svara Man kan inte begränsa antalet gånger som någon besvarar en blankett genom ovanstående autentiseringsalternativ det enda sättet att begränsa det är att skicka blanketten till en specifik grupp av personer, då var och en svarande får ett engångsinloggningsanvändarnamn och lösenord. Se Gruppinbjudan i 4.3. 4.3 Gruppinbjudan för att begränsa vem som får svara och följa upp vem som har svarat Under fliken Grupper kan du skapa grupper och skicka inbjudningar eller påminnelser till respondenter som inte fyllt i blanketten. De inbjudningar som skickats finns senare listade på denna sida. I Grupplista kan du se en lista på alla grupper av respondenter som du har gjort. Du kan bjuda in en begränsad grupp att svara på din utvärdering/enkät. På så sätt kan 26
inte vem som helst svara på enkäten genom att använda blankettens svarslink (url). Den begränsade gruppen måste logga in till enkäten med temporära användarnamn och lösenord som systemet skapar, innan de kan fylla i blanketten. Varje användarnamn kan användas endast en gång (har det använts för originalblanketten så kan det inte heller användas för motsv. parallellblankett). Du börjar med att skapa en ny grupp. För att du ska kunna skapa en begränsad gruppinbjudning bör du känna till varje mottagares e-postadress. 1. Skapa en grupp En ny grupp skapas genom att klicka på Ny grupp och därefter ange den information som ska finnas om själva gruppen. När du klickat på Spara och alltså har skapat gruppen, ska du definiera vilka alla som hör till gruppen. Du kan välja mellan att antingen mata in alla e-postadresser manuellt eller plocka dem från en Excel-tabell. Ifall alla/de flesta har samma e- postdomän, t.ex. @abo.fi, när du matar in adresserna manuellt, kan du använda funktionen Kopiera adressens slutdel från föregående fält. På detta sätt går det lite snabbare. 2. Hämta e-postadresser från en Excel-fil Om du vill välja in adresserna från en Excel-fil, ska filen för det första vara i Excel 97-2003 format, dvs ändelsen ska vara.xls. Det fungerar inte ännu att importera filer som är sparade i Excel 2007 eller nyare (.xlsx). Välj Browse i fältet för Lägg till adresser från Excel-fil. Excel filen ska se ut på följande sätt: 27
Kom ihåg att lägga till dig själv som mottagare, då vet du hur mejlet ser ut! Adresserna ska vara i egna rader i den första kolumnen. Det får inte heller finnas annan info eller någon kolumnrubrik i tabellen. Kom ihåg att spara när du har valt rätt fil. 3. Skapa inbjudan till en specifik grupp Skapa en gruppinbjudning med hjälp av mellanfliken Ny Inbjudan. Välj rätt blankett från rullgardinsmenyn (observera att blanketten bör vara publicerad), och vilken grupp som du vill bjuda in. Fyll i fälten, och kom ihåg att skriva åt dina mottagare att de ska logga in med engångskoderna som kommer med i meddelandet. Koderna och svarslinken till din blankett skapas och kan läggas till i ditt meddelande automatiskt, men vi rekommenderar att du kopierar in makrona för detta på de ställen i texten som passar bäst: #url# #tunnus# #salasana# Här är ett exempel på var makrona (i gult) är inklippta i rutan för inbjudans text; de ersätts i mejlet med webbadress resp. användarkoder: Detta är en enkät om... 28
Du kan besvara blanketten på svenska eller engelska. Den svenskspråkiga blanketten hittas här: #url# Ange följande lösenord och användarnamn (de är unika och kan endast användas en gång; de kan inte kopplas till din e-postadress): Användarnamn: #tunnus# Lösenord: #salasana# ------------------- This is a survey on about... Here you find the survey in English: https://survey.abo.fi/lomakkeet/3256/lomake.html?rinnakkaislomake=demoblankettpaengelska (adressen till parallellblanketten är manuellt inkopierad) Use the following password and user name (they are unique and can only be used once; the cannot be connected to your e-mail address): User namn: #tunnus# Password: #salasana# Underskrift Inbjudningsmeddelandet ser ut som en vanlig e-post, så lämna din egen e-postadress i fältet för Avsändarens e-postadress. I mellanfliken Inbjudan kan du följa med hur många som har svarat, samt skicka påminnelsemeddelanden vid behov. Genom att klicka på Visa svarande i den aktuella blanketten kan du se en lista över alla inbjudna samt vem som redan besvarat blanketten och vem som inte har. Du kan påminna dem som inte besvarat blanketten genom att markera rutan framför respektive person och markera Sänd meddelande eller sista påminnelse på nytt, klicka därefter på Utför funktion på valda meddelanden. Obs! - Notera att ifall blanketten har en gällande gruppinbjudan, så kan ingen annan svara på den. Ifall det är meningen att andra ska kunna besvara blanketten utan att behöva logga in, så bör alla inbjudningar som hör till denna blankett tas bort från mellanfliken Inbjudan. - Man kan inte skicka endast en parallellblankett till en begränsad grupp - Inbjudan hör ihop med personen som gör själva inbjudan, inte med en viss blankett (dvs. fastän du skapat en blankett och gett kollegan admin-rättigheter till blanketten så kommer hen inte åt dina inbjudningar du gjort för den blanketten) 29
5. Publicera blanketten Under fliken blanketter kan du redigera och radera de blanketter som du har gjort. Genom att klicka på URL:en kan du se hur blanketten kommer att se ut när den är klar. För varje blankett finns det information om blankettens offentlighetsinställning på raden Tillstånd. A B C A) Blankettens tillstånd Alternativet ur bruk innebär att enbart administratörer för blanketten kan se blanketten. Respondenter kan inte svara på blanketten. För att göra ändringar i frågorna bör blanketten vara ur bruk. Man kan ändra blankettens tillstånd till ur bruk endast om det inte finns inlämnade svar till blanketten. Dvs. om du tagit blanketten i bruk och testat den genom att själv besvara den bör du först stryka alla inlämnade svar för att sedan kunna ta den ur bruk igen och göra ändringarna. Tillståndet i administratörernas bruk betyder att blanketten inte kan besvaras. Om det redan kommit in svar och du vill stänga blanketten (utan att stryka de inlämnade svaren), så bör du ändra den från tillståndet Blanketten kan besvaras till I administratörernas bruk. Du kan inte göra andra editeringar till blanketten än då blanketten är i läget Blanketten kan besvaras. Då alternativet blanketten kan besvaras är valt kan respondenterna svara på blanketten ifall de har tillgång till blankettens URL. Blankettens URL kan sändas till användarna t.ex. per e-post, eller så kan respondenten bjudas in med hjälp av funktionen Inbjudan (under fliken Grupper). När blanketten har denna inställning är det inte möjligt att gå in och ändra på frågorna (men du kan göra ändringar t.ex. i introtexter till blanketten). B) Tidsinställning Tidsinställning kan användas för att publicera blanketten under en viss tid. Endast under denna tidsperiod kan respondenter se blanketten och fylla i den. 30
C) Tillgång till blanketterna för respondenterna Se kap. 4.1. 31
6. Rapporter I vissa fall får du fram direkt i e-lomake tillräcklig information om inkomna svar, men du kan också överföra svaren till bl.a. Excel och SPSS. När din blankett har besvarats kan du studera svaren genom att gå in via fliken blanketter och därefter klicka på antalet svar som har gjorts. Du kan redigera eller radera hela posten. Du kan sortera svaren i alfabetisk ordning genom att klicka på de olika rubrikerna/frågorna. Här kan du redigera blankettens svar och överföra svaren till Excel eller SPSS för vidarebearbetning eller få fram XML-koder eller ange svaren i CSV-format. Du kan även välja vilka av blankettens resultat som ska visas genom att klicka på Sök och därefter välja de svar du vill att ska visas. Genom att ange olika koder i sökfälten för de olika frågorna kan du räkna ut de olika svarskategoriernas medeltal. @@min @@max @@avg @@sum @@std ger det minsta värdet ger det största värdet ger medeltalet totalsumma standardavvikelse 32
6.1 Diagram för en fråga åt gången Blankettens radioknappar, valrutor och rullgardinsmenyer kan illustreras grafiskt i E-lomake om du klickar på diagramikonen. Du får då fram både ett stapeldiagram och ett cirkeldiagram. Under Grundval kan du välja vilken typ av diagram som visas. Du kan även skapa korstabeller och jämföra svar från olika kategorier med varandra. 6.2 Rapportsvaren i excel Fyll i blanketten och testa hur svarsrapporten ser ut i excel: - Radioknapparnas svar samlas i en kolumn, medan alla svarsalternativ för valrutor blir i skilda kolumner (dvs. har du fem valrutor blir det fem kolumner i excel) - Har alla frågor av typ radioknappar Radrubrik? (som i excel syns som kolumnrubrik för frågan) - Är valets värde vettigt? Ibland vill man kanske ha text, ibland är det enklare med siffror du kan också efteråt i excel ersätta valens värde med text eller siffror (men kom ihåg att inte i blanketten ange samma värde för olika val i radioknappar!) 6.3 Rapport av resultaten direkt i e-lomake Du kan få resultaten ur e-lomake direkt till en webbsida (absolut fördelning, grafer). Notera att du här endast får fram absolut fördelning, inte relativ. (Via ikonen för varje fråga kan du däremot få fram också relativa svar). Gör så här: Gå till Inställningar och välj vad du vill att ska visas i rapporten > klicka Visa rapport. Klicka på Spara för att inställningar för den s.k. Offentliga sammanställningen. 33
Namnge rapporten, dvs. slutet på webblänken Välj vad som visas, ex. om svaren visas på en sida och att svaren ska visas grafisk Här kan du justera vilka fält som ska visas OBS! Länken till rapporten hittas under Inställningar.... Se ytterligare information på finska: https://wiki.helsinki.fi/display/elomake/raportti 34
7. Radera blanketter och dölj gamla blanketter 7.1. Radering av blanketter Efter att du har genomfört din undersökning och laddat ner svaren (och ev. även frågorna från enkäten) ska du gärna radera enkäten från systemet, ifall du inte tänkt återanvända den. Det görs i tre steg. För att kunna radera enkäten bör den vara ur bruk, för att kunna ta den ur bruk bör alla svaren vara borttagna från systemet. 1. Logga in till E-lomake. I fliken blanketter ser du vilka alla enkäter du har i bruk. Om där finns svar, så fungerar den texten som en länk till sidan där du kan se på svaren, ladda ner dem, eller som i detta fall Radera alla. Välj Radera alla och godkänn därpå följande verifieringsfråga. 2. Sedan kan man ta enkäten ur bruk via länken enligt bilden nedan. När enkäten är tom på svar och ur bruk blir Radera funktionen synlig för enkäten. 3. Radera enkäten, klicka [OK] för att verifiera att du verkligen vill radera den. Obs! - Du kan endast radera blanketter du själv skapat (dvs. fastän du har administrationsrättigheter kan du inte radera en blankett). 35
7.2. Stämpel (Etikett) för organisering av blanketterna Du kan gruppera och arkivera dina blanketter med stämplen (från finskans leimat, bättre översättning skulle vara etikett). Detta är en bra funktion ifall du har många blanketter. Du kan ta i bruk stämplen genom att gå till inställningar-fliken och kryssa för Stämplen, Efter det kan du lägga till stämpel på dina blanketter. För att lägga till stämpel på en blankett (ex. arkiv, inaktiv, år 2010 ) gå till blanketten och skriv gruppen i stämpelrutan och lägg till den genom att klicka på Mera (från finskans lisää=lägg till). Ifall du vill dölja blanketter (dvs. arkivera utan att stryka) från listan i blanketter-fliken gör du det genom dolda stämpel. I inställningar-fliken, skriva in namnet på stämpeln i rutan Dolda stämplar. 36
8. Cirkulation av dokument för behandling E-lomake har en funktion för cirkulation av dokument. Det finns instruktioner på finska på eduix sidor: https://e-lomake.fi/web/lomakkeensahkoinen-kierratys-kasittelyvaiheet.html Funktionen har begränsningar. Det går t.ex. inte att skicka en blankett till flera personer samtidigt för att få kommentarer av alla, utan blanketten bör skickas stegvis från person till person 37
9. Skapa en anmälningsblankett som hämtar listan över alternativ i drop-down från en annan blankett Exempel på detta är anmälningsblanketten till personalutbildningar vid ÅA. Det här systemet gör det möjligt att öppna en blankett men ändå ha en dynamisk dropdownlista över kurser, dvs. som du kontinuerligt kan komplettera via en admin-blankett. Instruktionerna är översatt från e-lomakes egna instruktioner, med vissa förklarande tillägg ( https://e-lomake.fi/web/ohjeet/lisatoiminnot/ ). Meddela larcentret@abo.fi om du hittar brister i instruktionerna (dessa instruktioner är ännu i detta skede testade rätt lite). Skedena är följande: 1. Du skapar en blankett för administratören/arrangören med specifika inställningar (där kurser/alternativ som ska synas i en drop-down matas in) 2. Du gör den här blanketten tillgänglig som en vy. 3. Du skapar en vanlig anmälningsblankett, där du sätter in ett fält Men för informationskällor. Där väljer du som informationskälla den blankett/vy du skapade ovan i 1. 4. Du matar in de kurser/alternativ som ska hittas via anmälningsblankettens dropdown i blanketten du skapade ovan i 1. 1. Skapa blanketten där alternativen i drop-down matas in (t.ex. kurser som ska kunna väljas från en drop-down-lista) Det här är alltså en blankett som endast administratörerna använder 1. Skapa ny blankett 2. Som Fält, välj Textfält 3. Rubriksätt textfälten, t.ex. med texten synligt namn i rullgardinsmenyn, och under Tilläggsinställningar i Fältidentifikation, ange namnet nakyvaarvo. Det är en kod som behövs för att systemet ska känna igen fältet när det ska visas i anmälningssidans rullgardinsmeny. 38
4. De fältidentifikationer som behövs är följande : ( kolla att du stavar rätt!!) Du kan ge dem vettiga rubriker (i rubrik-fältet), så att du vet vilken typ av info du ska föra in i blanketten, exempel: 39
Fortsätt i samma blankett du just skapade: 2. Skapa en databasvy för blanketten med kursnamnen (här gör du den blankett du skapade ovan tillgänglig att plocka in som drop-down i en anmälningsblankett, som du skapar i punkt 9.3 nedan) 5. Under publikation, aktivera blanketten i administratörernas bruk 6. Under Redigera Blankett; välj Vyer (Vyer syns ej om steget ovan är ogjort) 7. Tryck på Gå till. Under välj blankett, välj den blankett du just skapat i punkt I ovan (klicka på synliga blankettnamnet för att få fram listan över tillgängliga blanketter), inte pilen vid drop-down t.h.). 8. Markera alla de fältkoder (av de nämnda i bilden ovan) som kommer att behövas på blanketten (med Ctrl-tangenten och vänsterklicka på musen kan du välja): Om du t.ex. särskilt vill kunna begränsa antalet anmälda till en viss workshop så väljer du nakyarvo, tallennearvo, osallistujamaara och varasijoja 9. som Namn på vyn kan du ge samma namn som på blanketten (t.ex. Admin-vyn för anmälan till workshops för konferensen XX ) 10. under Kund-IP, sätt localhost 3. Skapa den anmälningsblankett som kunderna/respondentera ska fylla i (där de kan välja mellan drop-down-alternativen) 1. Sätt in alla de textfält och valrutor etc som behövs för vilken blankett som helst. 2. För att skapa drop-down-listan: Som Fält, välj Meny för informationskällor (meny för informationskällor = en drop-down, vars innehåll hämtas från det som matats in i en annan blankett) 3. Ge rubrik ex. Kursutbud 4. Välj Meny (normal) du kan välja Anmälningsvy om du i II.6 ovan valde att alla fält skulle synas. 5. Som informationskälla, välj den blankett du skapat ovan för inmatning av kurser/workshops till drop-down. 40
Resultatet kan nu se ut så här: Orsaken till att här inte ännu syns några kurser är att inga kurser hade matats in i admin-blanketten. Då du matat in kurser syns drop-down. 4. Mata in de kurser/alternativ som ska hittas via anmälningsblankettens drop down Mata nu in kurserna i admin-blanketten du skapade i 9.1. Så här ser admin-blanketten för personalutbildningskurserna ut, här matas alla kurser in: För varje ruta som ska fyllas i har vi i blanketten lagt till instruktioner via frågetypen Förklaringstext. För textfältet Sista anmälningsdag har vi satt in som under Tilläggsinställningar som Kontroll att datum ska skriva på visst sätt: Datum (åååå-mm-dd tt:mm:ss), och det står också här i instruktionerna 41
10. FAQ Om blanketten inte beter sig som du vill eller om instruktionerna i den här guiden verkar fungera, börja med att kontrollera följande - Är blanketten publicerad? (då kan du endast göra vissa typer av editeringar men inte alla) - Kontrollera om det fungerar med annan webbläsare - Text syns inte, blanketten i sin helhet är vit då den publicerats eller annat skumt kontrollera om du använt specialtecken där det strular (ex. apostrof i don t gjorde att instruktionstext vid frågetecknen inte syntes) - Om du valt annan layout än förhandsvalda eller har frågorna uppdelade på flera sidor kan vissa saker ev. inte fungera/se ut som de ska - Har du kopierat blankett kom ihåg att kontrollera alla inställningar under Blankett-fliken (de faller bort då man gör ny kopia av blankett); se guiden kap. 3.11 - Användningen av parallellblankett har vissa begränsningar; se guiden kap. 3.4 - (och om guiden verkar ge fel instruktioner, meddela elarande@abo.fi här kan finnas saker vi missat eller saker som ändrat i uppdatering!) Hur får jag användarrättigheter till e-lomake? E-lomake kan användas av all personal och studenter vid Åbo Akademi. Logga in med det vanliga abo.fi-användarnamnet och lösenordet. Ingen särskild registrering behövs. Hur skyddas information som sänds via e-lomake? E-lomake använder alltid skyddad informationsöverföring som säkerställer att ingen tredje part får tillgång till uppgifterna. Det är bara blankettens administratörer som har tillgång till blankettens svar efter inloggning i programmet. Svararen får inte heller tillgång till sina egna svar efter att dessa har skickats in. Hur kan jag ta säkerhetskopior av min blankett? I fliken Blankett kan respondenten själv ta kopior av sin blankett, som kan användas som säkerhetskopia. Det lönar sig att spara blankettens svar i ett skilt dokument i exempelvis Excel-format. Det är alltid främst blankettens administratör som innehar ansvaret för blankettens svar. Svaren kan inte försvinna av sig själva i e-lomake utan för detta krävs en avsiktlig radering. Ifall någon raderar viktiga svar av misstag bör man kontakta E-lomake direkt. Säkerhetskopior av svar tas varje natt. Varför kan jag inte ändra min blankett? Ifall blanketten har inställningen blanketten kan besvaras så kan den inte redigeras. Detsamma gäller delvis ifall blanketten är inställd som i administratörernas bruk. Blanketten kan redigeras först då den är inställd som ur bruk. Först efter att de inkomna svaren har raderats eller flyttats kan blanketten ändras. En blankett som är i bruk kan dock kopieras. 42
Hur ger jag administratörsrättigheter till min kollega? Den som har skapat blanketten har automatiskt alla rättigheter som behövs för att redigera blanketten och har även full åtkomst till alla inkomna svar. Under Rättigheter i fliken Blankett kan du plocka in respondenter från samma domän som du själv tillhör genom att plocka respondenter. För att en respondent ska finnas med i listan över respondenter måste denne ha varit inloggad i E-lomake åtminstone en gång tidigare. Hur får jag reda på när en respondent har besvarat blanketten? Gå till Blankett: Rättigheter. I fältet Mottagare fyller du i de e-postadresser till vilka svaren ska sändas. Du får sedan ett e-postmeddelande varje gång en respondent svarar på din blankett. Kan jag få respondenternas svar som e-post? Ja, på samma sätt som ovan. Gå till Blankett: Gå till Blankett: Rättigheter. I fältet Mottagare fyller du i de e-postadresser till vilka svaren ska sändas. Du får svaret som e-post varje gång en respondent svarar på din blankett. Hur sänder jag ett svar eller bekräftelse på mottaget svar till de respondenter som har besvarat blanketten? Skapa först ett vanligt textfält i blanketten där respondenten kan fylla i sin e-postadress. I rutan Kontroll väljer du E-postadress och i fältet Funktioner väljer du E-postens mottagare. Gå sedan till fliken Blankett och klicka därefter på Respons. Fyll i ett meddelande i rutan E- postmeddelande till respondenten. Detta meddelande kommer automatiskt att skickas till respondenten ifall denne har fyllt i sin e-postadress i det avsedda textfältet i blanketten. E-postadressen som skrivs i rutan E- postens avsändare är den e-postadress som anges som avsändare till själva e- postmeddelandet. Hur bjuder jag in respondenter att svara på en blankett? När du har skapat en blankett får blanketten automatiskt en URL som du kan sända till de respondenter som du vill ska besvara blanketten. Om du vill vara säker på att ingen utomstående fyller i blanketten kan du skapa en grupp och bara låta gruppmedlemmarna besvara frågorna. Hur långa kan frågeformulärets texter vara? Längden på frågorna varierar beroende på fälttypen men kan i de flesta fall vara max 255 tecken långa. Radioknapparnas rubrik kan vara max 255 tecken. I rullgardinsmenyn kan texten vara så bred som sidan men max. 255 tecken. Rubriken för grupp med valrutor kan vara max170 tecken. 43