Manual för hur man använder Koneos fjärrskrivbord

1 (26) Manual för hur man använder Koneos fjärrskrivbord Koneo Box 327, Sylveniusgatan 5 751 05 Uppsala Telefon 018-66 01 00 Fax 018-66 01 01 E-post info.uppsala@koneo.se Org nr 556528-0079

2 (26) Innehåll Manual för hur man använder Koneos fjärrskrivbord... 1 1. Inledning... 3 2. Instruktion för hur man loggar in när man sitter på kontoret... 4 3. Arbeta i Fjärrskrivbord... 6 In och ur fjärrskrivbordet... 6 När du slutar för dagen... 7 Var ska jag lagra mina dokument... 8 Hur kommer jag åt gemensamma diskar och övriga diskar... 9 Komma åt filer som ligger lokalt på din dator... 10 Varför ska jag inte titta på film och lyssna på ljud i fjärrskrivbordet?... 10 Summering av att arbeta i fjärrskrivbord... 11 4. Koppla upp sig från annan plats än från jobbet... 12 Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Windowsdator... 12 Instruktion för hur du laddar ner NetExtender... 14 Instruktioner för hur du laddar ner NetExtender på en Windowsdator... 15 Instruktioner för hur du laddar ner NetExtender på en Macdator... 16 Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Macdator... 17 5. Instruktion om hur man kopplar upp fjärrskrivbordet via en ipad eller iphone... 19 6. Installera fjärrskrivbord i en ipad eller iphone... 20 7. Inställningar för att koppla upp sig via fjärrskrivbord i en Androidtelefon eller Android surfplatta... 22 8. Installera fjärrskrivbord i en Android phone eller surfplatta... 24 9. Inställningar för att synka mail med din telefon eller surfplatta (iphone eller ipad)... 25 10. Inställningar i Androidtelefoner, Windowstelefoner eller andra surfplattor än ipad för att synka mail, kontakter och kalender... 25 11. Skräppostfilter... 25 12. Webmail... 26

3 (26) 1. Inledning I denna manual har vi samlat olika sätt att koppla upp sig mot Koneos IT-tjänster. Det finns beskrivningar för hur du kopplar upp dig med fjärrskrivbordet från kontoret eller hemifrån. Det finns också instruktioner för hur du kan koppla upp dig från en dator som inte är din egen. Vi har också samlat hur du installerar programvaror för att koppla upp dig hemifrån via en dator, en surfplatta eller en telefon. Här finns också instruktioner för hur du kopplar din mail till telefonen. I denna manual finns det hänvisningar till att du ska ange dina uppkopplingsuppgifter, username, password med mera. Dessa uppgifter får du i ett separat dokument eftersom det är viktigt att dessa uppgifter inte ska sparas tillsammans med detta dokument eftersom det är en säkerhetsrisk. Det är också därför som det är viktigt att uppkopplingsuppgifter, username och password inte sparas tillsamman. Den sammanlagda instruktionsinformationen består av detta dokument och ett antal bilagor. Skulle du ha problem med att koppla upp något av detta så är du naturligtvis välkommen att kontakta vår support. Kontaktuppgifterna finner du på www.koneouppsala.se. Bilagor: 1. Skapa en fjärranslutning (Filnamn RDP) 2. SSL-VPN Active X (Filnamn ActiveX 3. SSL-VPN Java (Filnamn Java) 4. Skräppostfilter (Filnamn skrappostfilter) 5. Webmail (Filnamn webmail)

4 (26) 2. Instruktion för hur man loggar in när man sitter på kontoret 1. Se till att du är inkopplad i Nätverket och har åtkomst till Internet (Kollas genom att starta en webbläsare och skriva en webbadress som du är van att besöka) 2. Se till att du har laddat ner ikonen för fjärrskrivbordet med rätt inställningar. Du ska ha fått den från Koneo med instruktioner om var du ska lägga den. (För ytterligare information om inställningar se bilagan Skapa en fjärranslutning 3. Starta fjärrskrivbordet genom att klicka på ikonen för fjärrskrivbordet (Normalt heter den Koneo Hosting)

5 (26) 4. Logga in 5. Inloggad Nu är du inloggad och får upp ett Windows-skrivbord som vanligt. Du kan nu använda de program som du brukar använda. Du sparar data som vanligt i Dokument eller i era gemensamma mappar. Observera att allt arbete bör ske inuti fjärrskrivbordet så att data sparas säkert. Vill du veta mer om hur man arbetar i fjärrskrivbordet kan du se kapitlet som heter Arbeta i fjärrskrivbord. Fjärrskrivbordet kan du komma åt från din vanliga dator eller vilken dator som helst Det gör du genom att gå in på http://koneouppsala.se/service/ Och där klicka på Fjärrarbetsplats Vet du inte hur du ska göra så kan du följa instruktionen Logga in på fjärrskrivbord med Active-X (Rekomenderad) För PC Eller Logga in på fjärrskrivbord med Java För Mac Instruktionerna finner du på sidan http://koneouppsala.se/service/

6 (26) 3. Arbeta i Fjärrskrivbord Du arbetar i fjärrskrivbordet precis som du arbetar normalt på din dator Skillnaden är att alla processer körs i Koneos server istället för lokalt i din dator. Detta gör att vi säkrar alla information bättre och du blir inte beroende av en viss dator. Du kan komma åt lokala resurser (Dina dokument, lokalt kopplade skrivare, USB-portar etc) på din dator inifrån fjärrskrivbordet. Det är viktigt att du loggar ur fjärrskrivbordet när du avslutar ditt arbete för dagen och glöm inte att spara de dokument som du håller på med. Det är något som du bör ta för vana att alltid göra när du arbetar med en dator. Här nedan kommer ytterligare instruktioner om hur du arbetar i fjärrskrivbordet In och ur fjärrskrivbordet

7 (26) När du slutar för dagen OBS! Vill du fortsätta att arbeta i fjärrskrivbordet senare hemifrån eller från en annan dator så behöver du inte logga ur fjärrskrivbordet. Gör då istället så att du ser till att spara alla dokument som du har arbetat i (det bör du ta för vana att alltid göra då du arbetar med en dator) och sedan kryssar du ner fjärrskrivbordet med hjälp av krysset på listen. Då kan du enkelt fortsätta att arbeta vidare där du var när du kopplat upp dig igen. Vill du veta mer om hur du kopplar upp dig från en annan dator så följer du instruktionen Koppla upp mig från annan plats än från jobbet.

8 (26) Var ska jag lagra mina dokument

9 (26) Hur kommer jag åt gemensamma diskar och övriga diskar

10 (26) Komma åt filer som ligger lokalt på din dator Varför ska jag inte titta på film och lyssna på ljud i fjärrskrivbordet? För att minska belastningen på fjärrskrivbordet hos våra kunder så stänger vi normalt av möjligheten att använda ljud och film i fjärrskrivbordet. Anledningen till detta är att det är många kunder som delar på samma Internetuppkoppling till och från Koneos datahall. Även om det är en snabb lina så vill vi inte störa det vanlig dagliga arbetet för våra kunder genom att belasta linan med ljud och film som tar mycket bandbredd.

11 (26) Genom att du hela tiden har möjligheten att hoppa ur fjärrskrivbordet och köra ljud och film på din lokala dator så har vi valt att göra på detta sätt. Det kan tyckas överdrivet, men vi tror på den solidariska tanken och att du inte heller vill ha en långsammare datorarbetsplats för att någon annan sitter och tittar på en film. Tittar man på film via den lokala datorn utanför fjärrskrivbordet så drabbas bara dina arbetskollegor som delar på samma Internetuppkoppling. Vill du titta på film eller ljud på Internet exempelvis så går det utmärkt att bara minska fjärrskrivbordet och köra det lokalt i datorn som vanligt. Kör du ljud lokalt (exempelvis Radio eller någon musiktjänst) så hörs det även när du arbetar från fjärrskrivbordet. Summering av att arbeta i fjärrskrivbord Du arbetar i fjärrskrivbordet precis på samma sätt som om du arbetade lokalt i din PC. Skillnaden är att allting körs i vår säkra serverhall. I och med att du använder fjärrskrivbord kan du avsluta arbetet när som helst och sedan återuppta det från vilken dator som helst som har en koppling till Internet (se info om hur man kopplar upp sig från annan plats än på jobbet)

12 (26) 4. Koppla upp sig från annan plats än från jobbet En av de största fördelarna med att använda sig av fjärrskrivord är att man kan arbeta från vilken dator som helst och ändå hela tiden ha tillgång till alla sina program, data, dokument och alla länkar, inställningar, bokmärken, favoriter med mera. På så sätt behöver du aldrig mer installera programvaror i en dator, flytta filer mellan din gamla dator och din nya eller göra om alla dina inställningar. I och med att du kan arbeta från vilken dator som helst så kan du gå ifrån arbetet och sedan återuppta arbetet när du kommer hem eller när du är hemma hos en kompis eller hos en kund. Detta utan att du behöver ta med dig din dator. Du behöver inte heller oroa dig för att din dator går sönder. Gör den det så är det bara att arbeta vidare på grannens dator som om ingenting hade hänt. Här nedan beskriver vi hur du gör när du ska koppla upp dig från en annan dator än din vanliga. Här finns det olika instruktioner beroende på vilken typ av dator du sitter vid: 1. En dator som inte är din egen eller företagets och som är en Windowsdator Följ instruktionen i Bilagan SSL-VPN ActiveX 2. En dator som inte är din egen eller företagets och som är en Mac eller Linuxdator Följ instruktionen i Bilagan SSL-VPN JAVA 3. En Windowsdator som är din egen (exempelvis hemma) eller företagets och som du kommer att koppla upp dig flera gånger ifrån Följ Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Windowsdator i detta dokument. 4. En Macdator eller Unixdator som är din egen (exempelvis hemma) eller företagets och som du kommer att koppla upp dig flera gånger ifrån Följ Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Macdator i detta dokument. Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Windowsdator NetExtender är en programvara som skapar en säker uppkoppling mellan den dator som du arbetar på och ditt fjärrskrivbord i Koneos serverhall. På datorer där du ofta ska koppla upp dig mot fjärrskrivbordet utanför jobbet bör du ladda ner NetExtender för att underlätta uppkopplingen. Exempel på sådana datorer är din dator hemma. När du har laddat ner NetExtender så kopplar du upp dig genom att första logga in i NetExtender så att du får en säker uppkoppling. Sedan loggar du in med fjärrskrivbordet precis som vanligt. Se till att du har laddat ner NetExtender sedan tidigare. Har du inte gjort det så finner du information om hur man laddar ner NetExtender här nedan under Instruktion för hur du laddar ner NetExtender på en Windowsdator eller Instruktion för hur du laddar ner NetExtender på en Macdator Se till att du också har laddat ner ikonen för fjärrskrivbordet med rätt inställningar. Du ska ha fått den via mail med instruktioner om var du ska lägga den. Alternativet är att du själv ställer in ett fjärrskribord på din dator.

13 (26) I Bilagan Skapa en fjärranslutning finner du instruktioner om hur du går till väga när du ska skapa en fjärranslutning.. Logga in med NetExtender 1. Starta NetExtender via ikonen som du har på ditt skrivbord eller via Startmenyn nere i vänstra hörnet i Windows. 2. Starta fjärrskrivbordet

14 (26) 3. Logga in Har du skrivit rätt användaruppgifter så är du nu inloggad och kan arbeta som vanligt i fjärrskrivbordet. Är du osäker på hur du arbetar i fjärrskrivbordet så kan du se under rubriken Arbeta i fjärrskrivbord. Instruktion för hur du laddar ner NetExtender NetExtender är en programvara som skapar en säker uppkoppling mellan den dator som du arbetar på och ditt fjärrskrivbord i Koneos serverhall. På datorer där du ofta ska koppla upp dig mot fjärrskrivbordet utanför jobbet bör du ladda ner NetExtender för att underlätta uppkopplingen. Exempel på sådana datorer är din dator hemma.

15 (26) Instruktioner för hur du laddar ner NetExtender på en Windowsdator 1. Öppna en webläsare och gå till adressen http://koneouppsala.se/service 2. Under Hjälpfiler för Koneos tjänster (längst ned till höger), klicka på Nedladdning av NetExtender för Windows 3. Följ instruktionerna för att ladda ner filen genom att genomgående trycka Next. 4. När nedladdningen är färdig får du en ikon på ditt skrivbord som du sedan kan öppna och logga in enligt 5. När nedladdningen är klar, dubbelklicka på den nedladdade filen för att öppna den. 6. Filen är en komprimerad mapp med bara Netextender i. Öppna Netextender genom att dubbelklicka på den. 7. När programmet öppnas så får du upp följande ruta: 8. Fyll i följande uppgifter: a. Server: VPN.UPPSALA.KONEO.SE b. Usernamn: se dina inloggningsuppgifter c. Lösenord: se dina inloggningsuppgifter d. Domain: LocalDomain e. Välj sedan alternativet Save name and passwod (if allowed)

16 (26) 9. Du kan nu klicka på Connect för att ansluta din dator till Koneo. Om allt går bra så får du upp följande ruta: 10. När din dator är uppkopplad kan du arbeta mot ditt fjärrskrivbord eller de filytor som ni har på servern precis som om du satt på kontoret. 11. När du arbetat färdigt så klickar du på Disconnect för att avsluta uppkopplingen. Instruktioner för hur du laddar ner NetExtender på en Macdator 1. Öppna en webläsare och gå till adressen http://koneouppsala.se/service 2. Under Hjälpfiler för Koneos tjänster, klicka på Nedladdning av NetExtender för Mac 3. När nedladdningen är klar, dubbelklicka på den nedladdade filen för att öppna den. 4. Filen är en komprimerad mapp med bara Netextender i. Öppna Netexenteder genom att dubbelklicka på den.

17 (26) 5. När filen öppnas får du upp en ikon på skrivbordet. Dubbelklicka på den för att se innehållet. 6. Dra ikonen för NetExtender över till mappen Applications. Programmet kopieras då till din hårddisk. 7. När kopieringen är klar så stänger du fönstret och drar sedan ikonen på skrivbordet ner till papperskorgen för att ta bort den. 8. För att starta NetExtender, klicka på menyn Gå och välj sedan Program. I den mappen hittar du sedan NetExtender. Dubbelklicka på ikonen för att starta programmet. Instruktion om hur man loggar in med NetExtender på en Macdator 1. Starta NetExtender. När programmet öppnas så får du upp följande ruta:

18 (26) 2. Fyll i följande uppgifter: a. Server: VPN.UPPSALA.KONEO.SE b. Usernamn: se dina inloggningsuppgifter c. Lösenord: se dina inloggningsuppgifter d. Domain: LocalDomain e. Välj sedan alternativet Save name and passwod (if allowed) 3. Du kan nu klicka på Connect för att ansluta din dator till Koneo. Om allt går bra så får du upp följande ruta: 4. När din dator är uppkopplad kan du arbeta mot ditt fjärrskrivbord eller de filytor som ni har på servern precis som om du satt på kontoret. 5. När du arbetat färdigt så klickar du på Disconnect för att avsluta uppkopplingen.

19 (26) 5. Instruktion om hur man kopplar upp fjärrskrivbordet via en ipad eller iphone För att koppla upp fjärrskrivbordet i en ipad krävs det samma säkerhetsåtgärder som om du kopplar upp dig från en annan dator utanför ert kontor. Det innebär att du måste skapa en säker SSL-VPN åtkomst till er server först och sedan starta fjärrskrivbordet. Nedan följer instruktioner för hur du ska gå till väga. Koppla upp en säker SSL-VPN uppkoppling i en ipad eller iphone 1. Gå in i Appstore och ladda ner Appen som heter Sonicwall Mobile Connect 2. Öppna appen och välj Add Connection och fyll sedan i Name = Jobbet och Server = vpn.uppsala.koneo.se 3. Klicka på Next och fyll sedan i Username och Password Username och password ska vara det username och password som du använder för att koppla upp SSL-VPN. Detta har du fått med dina uppkopplingsuppgifter. Spara inte dessa i anslutning till detta dokument. Klicka på Save Klicka på Connect Ovanstående inställningar gör du bara första gången. Följande gånger öppnar du appen Sonicwall och klickar på Connect som du ser nedan till höger. Sedan måste du ange Username och Password enligt punkt 5 ovan.

20 (26) 6. Installera fjärrskrivbord i en ipad eller iphone Observera att du inte kan koppla upp dig med fjärrskrivbordet om du inte har kopplat upp SSL- VPN innan. Se ovan. 1. Ladda ner Appen PocketCloud Remote Desktop. Öppna sedan appen och klicka på Advanced users (OBS! Inte Quick setup). 2. Klicka på My Computers och sedan på plustecknet, välj manual connection och sedan RDP 3. Ställ in enligt följande: Nickname: Jobbet Host*: ip-adressen till ditt företags server. Den finns i dina uppkopplingsuppgifter Username: samma som du har när du loggar in i fjärrskrivbordet på jobbet. Finns i dina uppkopplingsuppgifter. OBS Domännamn ska inte vara med, bara ditt Username Password: samma som du har när du loggar in i fjärrskrivbordet på jobbet. Finns i dina uppkopplingsuppgifter Domain: Domännamn. Finns i dina uppkopplingsuppgifter Keyboard Layout: English (United States) Övriga uppgifter lämnas orörda. 4. Se till så att din ipad är i horisontellt (liggande) läge annars kommer inte fjärrskrivbordet att få rätt format. Klicka sedan på Connect Ovanstående inställningar (punkt 1-3) behöver du bara göra första gången. Följande gånger behöver du bara öppna appen PocketCloud och sedan trycka på Connect och logga in med ditt

21 (26) vanliga Username och Password som du loggar in i fjärrskrivbordet med. Detta förutsatt att du sedan tidigare har kopplat upp dig med SSL-VPN (se ovan).

22 (26) 7. Inställningar för att koppla upp sig via fjärrskrivbord i en Androidtelefon eller Android surfplatta För att koppla upp fjärrskrivbordet i en Androidtelefon eller Android surfplatta krävs det samma säkerhetsåtgärder som när du kopplar upp dig från en annan dator utanför ert kontor. Det innebär att du måste skapa en säker SSL-VPN åtkomst till er server först och sedan starta fjärrskrivbordet. Nedan följer instruktioner för hur du ska gå till väga. Koppla upp en säker SSL-VPN uppkoppling i en Android telefon eller surfplatta 1. Ladda ner appen SonicWall Mobile Connect från Androidmarket. 2. Öppna appen och tryck på Add connection Fyll sedan i Name: Jobbet Server. Vpn.uppsala.koneo.se 3. Tryck på Next. SonicWall kommer då att försöka koppla upp sig mot Koneos VPN. Får du ett felmeddelande så har du troligen skrivit fel uppgifter eller så har du ingen koppling till Internet. Har allting gått bra så trycker du på Save

23 (26) 4. Om allting har gått bra så kommer du till nästa steg. Där ska du fylla i Username och Password till SSL-VPN. Dessa finns i dina uppkopplingsuppgifter. Spara inte dessa i anslutning till detta dokument. Domänfältet fylls sedan i med automatik från servern om du har fått kontakt. Nästa steg är att spara detta via att trycka på Save. Ovanstående uppkoppling gör du bara första gången. Följande gånger öppnar du appen Sonicwall och klickar på Connect som du ser nedan till höger. Sedan måste du ange Username och Password enligt punkt 4 ovan.

24 (26) 8. Installera fjärrskrivbord i en Android phone eller surfplatta Observera att du inte kan koppla upp dig med fjärrskrivbordet om du inte har kopplat upp SSL- VPN innan. Se ovan. 1. Ladda ner Appen PocketCloud Remote Desktop. 2. Öppna sedan appen och klicka Skip när du kommer till Auto Discovery. Klicka sedan på Yes, guide me through Setup > Setup Connections Manually 3. Klicka sedan på + och välj sedan RDP för att komma till connection settings. Fyll i enligt följande: Nickname: Jobbet Host adress: ip-adressen till ditt företags server. Den finns i dina uppkopplingsuppgifter Username: samma som du har när du loggar in i fjärrskrivbordet på jobbet. Finns i dina uppkopplingsuppgifter OBS Domännamn ska inte vara med, bara ditt Username Password: samma som du har när du loggar in i fjärrskrivbordet på jobbet. Finns i dina uppkopplingsuppgifter Domain: Domännamn. Finns i dina uppkopplingsuppgifter Keyboard Layout: English (United States) Övriga uppgifter lämnas orörda 4. Se till så att din surfplatta är i horisontellt (liggande) läge. Klicka sedan på Connect Ovanstående inställningar (punkt 1-3) behöver du bara göra första gången. Följande gånger behöver du bara öppna appen PocketCloud och sedan trycka på Connect och logga in med ditt vanliga Username och Password som du loggar in i fjärrskrivbordet med. Detta förutsatt att du sedan tidigare har kopplat upp dig med SSL-VPN (se ovan)

25 (26) 9. Inställningar för att synka mail med din telefon eller surfplatta (iphone eller ipad) Tryck på Inställningar Tryck på E-post, kontakter, kalendrar Tryck på lägg till konto Tryck på Exchange Fyll i följande: E-post: din mailadress Domän: Fylls inte i Användarnamn: din mailadress Lösenord: lösenordet till din mail Klicka på Nästa Fyll i följande: Server: servernamnet som du har fått i dina uppkopplingsuppgifter Klicka på Nästa Använd SSL: slå på denna S/MIMA: Lämnas avslagen Tryck på KLAR Nu ska inställningarna vara klara och dina mail, kontakter och kalender kommer att synkroniseras. Observera att dina uppkopplingsuppgifter inte ska finnas tillsammans med detta dokument. Det innebär en stor säkerhetsrisk. 10. Inställningar i Androidtelefoner, Windowstelefoner eller andra surfplattor än ipad för att synka mail, kontakter och kalender Eftersom det finns så många olika tillverkare av Androidtelefoner och Windowstelefoner och alla har olika gränssnitt så har vi inte möjlighet att göra instruktioner för dem alla. I instruktionsboken för din enhet finns ett kapitel om hur du ställer in e-post. Har du inte instruktionsboken tillgänglig så finns den säkert att tillgå på Internet. Följ instruktionerna och använd uppgifterna ovan i instruktionen för iphone samt dina uppkopplingsuppgifter så kan du enkelt koppla upp din telefon. Skulle du inte få det att fungera kan du kontakt Koneos support. Observera att dina uppkopplingsuppgifter inte ska finnas tillsammans med detta dokument. Det innebär en stor säkerhetsrisk. 11. Skräppostfilter För dig som använder Koneos e-posttjänst finns ett skräppostfilter som tar hand om skräppost som skickas till ditt företag. Varje dag tar vi emot tusentals med mail som kan betraktas som

26 (26) skräppost. Skräppostfiltret baseras på ett antal algoritmer och mailregler som sätts upp för att rensa din skräppost. Ibland händer det att mail som inte borde fastna i filtret fastnar där. Det kan bero på alla möjliga orsaker som att reglerna är satt för snävt eller att avsändaren sänder mailen från ett konstigt mailkonto eller att avsändaren mailar till många mailadresser samtidigt eller något annat. Skräppostfiltret signalerar om den tar emot som den misstänker är skräppost, men inte är säker. Då får du ett mail där du direkt kan meddela om det är skräp eller inte. Är det så att du misstänker att ett mail har fastnat som inte borde det så kan du själv gå in och titta i skräppostfiltret. I instruktionen som finns i bilagan Skräppostfilter så finner du information om hur du ska gå tillväga. 12. Webmail För de kunder som använder Koneos e-posttjänst så finns det också möjlighet att komma åt mailen via Koneos webmailsfunktion. Den kan du komma åt från vilken dator som helst direkt via Koneos hemsida. Information om hur du använder den finner du i Bilagan Webmail.