Upphandlingsdokument 2017-06-01 Upphandlande organisation Socialstyrelsen Caroline Paues Upphandling Avrop av IT-resurskonsulter till projekt för utveckling av Socialstyrelsens digitala kanaler 2.7-4890/217 Sista anbudsdag: 2017-06-13 23:59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är markerad för särskild uppföljning Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren 3. Krav på uppdraget 3.1 Mål för uppdraget Socialstyrelsens mål med uppdraget är att förbättra Socialstyrelsens digitala kanaler i samverkan med de digitala utvecklingsprojekt som redan pågår på myndigheten. Arbetet innebär att ersätta Socialstyrelsens befintliga webbkanaler med nyare och modernare teknik samt att svara upp mot effektmålen. Effektmålen är att: Leverera förbättrad verksamhetsnytta Leverera förbättrad målgruppsnytta och användarupplevelse Webbplatsen ska vara anpassad för mobiltelefoner och läsplattor Webbplatsen ska vara anpassad för personer med funktionsnedsättning Webbplatsen ska vara anpassad för delningar i sociala medier Webbplatsen ska erbjuda förbättrade sökmöjligheter för målgrupperna Gränssnittet för webbredaktörer ska vara användarvänligt och ge möjligheter att effektivisera det redaktionella arbetet 3.2 Beskrivning av uppdraget Uppdraget som nu avropas är ett deluppdrag för att snabbt komma igång med de analyser och ytterligare förarbeten som krävs för att initiera utveckling i Drupal. Arbetet ska bedrivas i tre (3) huvudsakliga faser: Analys- och strategifas Konceptutveckling Implementering och tester I det här uppdraget är fokus på de två första faserna (analys- och strategifasen samt konceptutveckling) som kommer att genomföras med hjälp av en effektkartläggning. Sida 1/7
Socialstyrelsen avser att senare ta nästa steg i projektet vilket handlar om utvecklingen i Drupal och myndighetens samlade behov av digital utveckling och förvaltning de närmaste åren. Omfattning Uppdraget som nu avropas omfattar att: göra en övergripande effektkartläggning som underlag för kanalstrategiska vägval baserat på användarnytta och realiserbarhet av effektmål och som underlag för att kravställa utveckling. Effektkartläggningens delar innefattar att ta fram en effektkarta baserat på syfte, mätpunkter, målgruppsanalys och prioritering av målgrupper, användningsmål och åtgärder. göra en kanal- och innehållsstrategisk plan för hur samtliga webbkanaler, både de som i dag finns i SharePoint och de som utvecklats i Drupal, ska samspela eller integreras med huvudkanalen socialstyrelsen.se. Planen ska även ta höjd för nya behov av ytterligare digitala lösningar som uppstår under avtalstiden, exempelvis till följd av nya regeringsuppdrag eller målgruppsanalyser. arbeta med att utforma och genomföra trafikanalys och nollmätning. göra en analys av befintligt innehåll samt en plan för vad som ska tas med in i nya webblösningar och behov av att utveckla nytt innehåll. göra en inventering, analys och prioritering av myndighetens samlade behov och krav i anslutning till webbutveckling, inklusive behov av integrationer och utveckling av anpassade applikationer i SharePoint, som nämns ovan, vilket utgör grunden för projektets back logg. arbeta med konceptutveckling: idégenerering, konceptualisering, prototyper, interaktionsdesign och grafisk design. Metod och genomförande Resultat och erfarenheter från de Drupalprojekt som pågår eller redan levererats ska i möjligaste mån inkorporeras i det kommande utvecklingsarbetet. Designval och tekniska lösningar för de Drupalprojekt som genomförts eller pågår kan också behöva anpassas och justeras i relation till de vägval som tas i detta större utvecklingsarbete som myndigheten inleder i och med detta avrop. I analysfasen och under den intensiva utvecklingsfasen kommer arbetet att bedrivas i projektform enligt myndighetens projektmodell. Metoden effektkartläggning med tillhörande verktyg för analys och kravställning ska användas. De delar av uppdraget som rör webbutveckling ska bedrivas enligt agila projektmetoder. De delar av uppdraget som tagits eller tas i förvaltning ska hanteras enligt myndighetens ordinarie arbetsformer. Hänsyn kommer också behöva tas till andra myndighetsövergripande utvecklingsprojekt som pågår inom ramen för myndighetens digitaliseringsarbete. Organisation och resurser Projektägare är enhetschef på enheten för webb och publikationer på kommunikationsavdelningen hos Socialstyrelsen. Till projektet är en styrgrupp knuten under ledning av kommunikationsdirektören, med bred myndighetsrepresentation från sakverksamhet, it och kommunikation. En extern projektledare har upphandlats som inlett förberedande arbete och som från och med mitten av april 2017 arbetar verksamhetsnära fysiskt placerad på myndigheten. Till projektledarens hjälp finns en intern projektgrupp. Projektledaren ansvarar för att externa och interna resurser samordnas. Förarbeten Följande förarbeten ligger till grund för det projekt som myndigheten nu inleder: Strategisk handlingsplan för digitala initiativ, se bilaga 1. Rekommendation av WCM för Socialstyrelsen Digitala kanaler", se bilaga 2. Förstudie kring en ny webbplats, se bilaga 3. Teknisk förstudie kring införandet av ett nytt WCM, se bilaga 4. Projektdirektiv för utveckling av ny webbplats, se bilaga 5. Uppfylls kraven? Sida 2/7
3.3 Tidplan Preliminär övergripande tidplan De delar som det är fokus på i uppdraget som nu avropas är fetmarkerade. Observera att tidplanen är preliminär och kan komma att justeras. Uppstartsmöte med samtliga konsulter och intern projektgrupp ska genomföras så snart kontrakt med extern leverantör är på plats. Därefter kommer konsulter och intern projektgrupp att träffas regelbundet enligt den plan som tas fram i samband med uppstart. Mötesfrekvensen kommer uppskattningsvis att behöva vara en till tre gånger per vecka beroende på behoven. Vissa möten kommer att vara fysiska, på plats på Socialstyrelsen. Vissa möten kan genomföras virtuellt. Aktiviteter Påbörjas Klart Trafikanalys och nollmätning 2017-06 2017-07 Kanal- och innehållsstrategi 2017-06 2017-07 Effektkartläggning 2017-06 2017-07 Grafisk form och interaktionsdesign 2017-07 2017-10 Konceptuell prototyp 2017-09 2017-10 Webbutveckling 2017-10 2018-12 Produktionssättning 2018-01 2018-12 Utvärdering 2018-12 2018-12 Vidareutveckling 2018-12 2020-12 Uppfylls kravet? 3.4 Krav på konsulterna Ramavtalsleverantören ska offerera en (1) konsult per roll för uppdraget, samma konsult kan inte ha två olika roller. Samtliga konsultroller ska offereras. Konsulterna får inte bytas ut annat än vad som följer av avtalsvillkoren i ramavtalet. Konsulterna ska ha den kompetens och erfarenhet som efterfrågas under respektive roll. Om leverantören under projektets gång behöver byta ut en konsult i någon av rollerna så ska Socialstyrelsen godkänna ny konsult och leverantören får göra avdrag för den nya konsulten under introduktionsperioden motsvarande 60 timmar. Den nya konulten ska ha motsvarande erfarenhet som den som offereras i avropssvaret. Uppfylls kravet? 3.5 Konsultroll 1 - UX lead UX lead ska ha en strategisk roll som driver designprocessen och säkerställer effektstyrningen av projektet från effektkartläggning till utveckling, uppföljning och förvaltning. Det innebär att samordna att de andra rollerna deltar där deras kompetens behövs och att vara den som är bryggan mellan analys- Sida 3/7
och strategifas och utvecklingsfasen, så att alla leveranser styr mot avsedda effektmål. Arbetet innefattar att kartlägga verksamhetens och målgruppernas behov genom att inventera befintliga förarbeten men kan också innebära att lägga upp och genomföra trafikanalys och nollmätning, genomföra externa och interna intervjuer, fokusgrupper, workshops eller fältstudier och att driva det kanalstrategiska arbetet. Konsulten UX lead ska ha minst kompetensnivå 4 enligt ramavtalet och ha: Minst fyra (4) års erfarenhet av design av responsiva webbplatser Minst tre (3) års erfarenhet av metodik inom användarcentrerad design Minst fem (5) års erfarenhet av att arbeta med effektstyrning Minst fem (5) års erfarenhet av att arbeta med tjänstedesign Minst tre (3) års erfarenhet av att genomföra etnografiska studier för att kartlägga användarbehov genom kvalitativa metoder såsom djupintervjuer och observationer Leverantören ska namnge och bifoga CV samt skriva en kort presentation av offererad UX lead. Av a. Leverantören ska bifoga CV för konsultroll 1 - UX lead b. Leverantören ska skriva en kort presentation av offererad UX lead 3.6 Konsultroll 2 - UX designer UX designer ska ansvara för konceptutveckling och interaktionsdesign. Interaktionsdesignen beskriver utifrån verksamhets- och målgruppsanalysen, interaktionen som äger rum mellan användarna och systemet, hur informationen i systemet ska struktureras och presenteras. Exempel på arbetsuppgifter är att ta fram skisser och prototyper på hur användargränssnittet ska vara utformat, men även delta i arbetet med att kartlägga användarbehov och planera och genomföra användartester. Interaktionsdesignen och den grafiska formen ligger till grund för programmeringen av gränssnittet. Konsulten UX designer ska ha minst kompetensnivå 3 enligt ramavtalet och ha: Minst tre (3) års erfarenhet av design av responsiva webbplatser Minst tre (3) års erfarenhet av metodik inom användarcentrerad design Minst två (2) års erfarenhet av arbete med att följa riktlinjer för tillgänglighet, WCAG 2.0 AA Minst tre (3) års erfarenhet av arbeta med uppdrag där "Vägledning för webbutveckling" Minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta med konceptutveckling Minst tre (3) års erfarenhet att ta fram interaktionsdesign för responsiva webbplatser Minst två (2) års erfarenhet av att genomföra etnografiska studier för att kartlägga användarbehov genom kvalitativa metoder såsom djupintervjuer och observationer Leverantören ska bifoga CV samt skriva en kort presentation av offererad UX designer. Av beskrivning och CV ska det tydligt framgå hur ovan ställda krav uppfylls. Sida 4/7
a. Leverantören ska bifoga CV för konsultroll 2 - UX designer b. Leverantören ska skriva en kort presentation av offererad UX designer. 3.7 Konsultroll 3 - Användbarhetstestare Användbarhetstestare ska kvalitetssäkra designen ur ett användbarhets- och tillgänglighetsperspektiv. Granskar förslag till lösningar utifrån ett tillgänglighetsperspektiv, planerar och genomför användartester. Kan också delta i kravarbetet och programmeringen. Arbetar i samarbete med UX-lead, UX-designer, programmerare, skribenter och grafiska formgivare för att gränssnitt, texter, pedagogik och kodning utformas på ett tillgängligt sätt. Säkerställer att lösningen följer standarder och utformas så att den kan användas av alla och inte utestänger grupper av användare. Att lösningen går att använda oberoende av användarens förmågor och förutsättningar, till exempel en användares eventuella funktionsnedsättningar eller val av utrustning och plattform. Användbarhetstestare ska ha minst kompetensnivå 3 enligt ramavtalet och ha: Minst två (2 ) års erfarenhet av att designa responsiva webbplatser Minst två (2) års erfarenhet av metodik inom användarcentrerad design Minst två (2) års erfarenhet av arbete där riktlinjer för tillgänglighet, WCAG 2.0 AA, följts. Minst två (2) års efarenhet av att arbeta med uppdrag där "Vägledning för webbutveckling" Leverantören ska bifoga CV samt skriva en kort presentation av offererad användbarhetstestare. Av a. Leverantören ska bifoga CV för konsultroll 3 - Användbarhetstestare b. Leverantören ska skriva en kort presentation av offererad användbarhetstestare 3.8 Konsultroll 4 - Grafisk formgivare Grafisk formgivare ska arbeta tillsammans UX lead, UX designer och utvecklare för att skapa ett tydligt och lättanvänt gränssnitt med god läsbarhet. Tar fram den grafiska formen för konceptet utifrån befintliga ramverk för myndighetens profil och digitala närvaro. Ser över den grafiska form som redan tagits fram i de pågående Drupalprojekten och genomför vid behov revideringar utifrån de designval som detta större projekt kommer fram till. Grafisk formgivare ska ha minst kompetensnivå 3 enligt ramavtalet och ha: Sida 5/7
Minst tre (3) års erfarenhet inom digital grafisk produktion för webb. Minst tre (3) års erfarenhet av design av responsiva webbplatser Minst två (2) års erfarenhet av metodik inom användarcentrerad desig Minst två (2) års erfarenhet av arbete där riktlinjer för tillgänglighet, WCAG 2.0 AA, följts. Minst två (2) års efarenhet av att arbeta med uppdrag där "Vägledning för webbutveckling" Minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta med interaktionsdesign Leverantören ska bifoga CV samt skriva en kort presentation av offererad grafisk formgivare. Av a. Leverantören ska bifoga CV för konsultroll 4 - Grafisk formgivare b. Leverantören ska skriva en kort presentation av offererad grafisk formgivare 3.9 Konsultroll 5 - Innehållsstrateg Innehållsstrategen ska ha en strategisk roll som arbetar tillsammans med UX-lead och ansvarar för att ta fram en kanal- och innehållsstrategi, deltar i arbetet med trafikanalys och nollmätning och i effektkartläggning. Medverkar vid behov kring innehållsproduktionen. Innehållsstrateg ska ha minst kompetensnivå 4 enligt ramavtalet och ha: Minst fem (5) års erfarenhet av innehållsarbete på webb och digitala kanaler Minst fem (5) års erfarenhet av arbete med att skapa kanal- och innehållsstrategier Minst två (2) års erfarenhet av arbete där riktlinjer för tillgänglighet, WCAG 2.0 AA, följts. Minst två (3) års efarenhet av att arbeta med uppdrag där "Vägledning för webbutveckling" Minst fem (5) års erfarenhet av att hantera taktiska och operativa frågeställningar inom området Minst fem (5) års erfarenhet av flera olika WCM-system, inklusive open source Leverantören ska bifoga CV samt skriva en kort presentation av offererad innehållsstrateg. Av a. Leverantören ska bifoga CV för konsultroll 5 - Innehållsstrateg b. Leverantören ska skriva en kort presentation av offererad innehållstrateg Sida 6/7
3.10 Option - Tilläggsuppdrag Grunduppdraget omfattar inte nästa fas av projektet där fokus kommer att vara: Byte av WCM från SharePoint till Drupal. Samtliga myndighetens externa webbplatser som i dag ligger i SharePoint ska läggas över i Drupal eller om beslut om detta fattas avvecklas eller integreras i den centrala webbkanalen. Särskilt prioriterad är myndighetens primära webbkanal; socialstyrelsen.se. Att hantera nya behov av digital utveckling som uppstår under uppdragstiden till exempel som följd av nya regeringsuppdrag eller målgruppsanalyser. Att hantera de nya webbplatser som tas eller har tagits i förvaltning och behov av vidareutveckling av dessa. Offererade konsulter kan komma att behövas i nästa fas för att inte tappa kontinuitet och för att säkerställa effektstyrningen så att avsedda effekter uppnås. Socialstyrelsen kan för samtilga konsultroller utnyttja optionen tilläggsuppdrag. De offerade konsulterna ska i det fallet ha en kvalitetssäkrande roll utifrån sin specifika expertis för att säkra leveransen av nästa fas i projektet. Uppfylls kravet? Sida 7/7