Styrelsen 02/2 009 Protokoll 25.2.2009
Styrelsen 25.02.2009 s. 2 FÖREDRAGNINGSLISTA 2/2009 Tid: 25.2.2009 kl. 14.30 Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1 ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 UPPSÄGNING AV TJÄNSTEFÖRHÅLLANDE (HELLING) 5 YRKESINSTITUTETS ARBETSDAGAR LÄSÅRET 2009 2010 6 ANSÖKAN OM EKONOMISKT STÖD FÖR DELTAGANDE I UTBILDNING I TYSKLAND 7 ANHÅLLAN OM UTBILDNING I SVERIGE 8 LÄRARES RESA TILL SVERIGE MED STUDERANDE 9 BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2008 10 ANHÅLLAN OM ÖVERSKRIDNINGSRÄTT 11 UTVECKLANDET AV SAMKOMMUNENS KANSLIFUNKTIONER 12 KOMMANDE SAMMANTRÄDEN ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE ORDFÖRANDE MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund
Styrelsen 25.02.2009 s. 3 P R O T O K O L L 02/2009 Tid: 25.02.2009 kl. 14.30 15.50 Plats: Inveon, Edelfeltsstigen 1, Borgå Medlemmar: Magnus Björklund Torolf Bergström Marina Bruce Leif Eriksson Gunnel Laukas Stefan Sandström Gunilla Träskelin Övriga: Solveig Mickels Johan Söderberg Underskrifter: Magnus Björklund Ordförande Johan Söderberg Sekreterare Protokoll justering: Protokollet har granskats och godkänts / 2009. Protokollet har varit framlagt till påseende / 2009 i samkommunens kansli. Intygar: Protokollsutdragets riktighet bestyrkes / 2009
Styrelsen 25.02.2009 s. 4 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 ) säger: Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg. Förslag: Gunilla Träskelin och Torolf Bergström utses till protokolljusterare. Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 12.03.2009 på samkommunens officiella anslagstavla i Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 05.03.2009 på samma tavla.
Styrelsen 25.02.2009 s. 5 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Följande beslut har fattats av tjänsteinnehavare och sänts till styrelsen enligt bilaga: direktör, beslutsprotokoll nr 5 8/2009 rektor, Inveon, beslutsprotokoll 8 10/2009 JS Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas.
Styrelsen 25.02.2009 s. 6 4 UPPSÄGNING AV TJÄNSTEFÖRHÅLLANDE (HELLING) Lektor Ann Cathrine Helling meddelar per brev 1.2.2009 att hon önskar säga upp sitt tjänsteförhållande som lektor i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland. Brev bilagt. SM Förslag: Ann Cathrine Helling beviljas ansökt avsked från lektorstjänsten i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland fr.o.m. 1.8.2009.
Styrelsen 25.02.2009 s. 7 5 YRKESINSTITUTETS ARBETSDAGAR LÄSÅRET 2009 2010 Ett förslag till arbetsdagar läsåret 2009 2010 har enhälligt godkänts av yrkesinstitutets ledningsgrupp och föreligger bilagt. Förslaget omfattar 190 arbetsdagar så att höstterminens undervisning börjar 10.8.2009 och vårterminen avslutas 28.5.2010. Periodindelning är jämn och omfattar 5 perioder. SM Förslag: Yrkesinstitutets arbetsdagar fastställs enligt bilagan.
Styrelsen 25.02.2009 s. 8 6 ANSÖKAN OM EKONOMISKT STÖD FÖR DELTAGANDE I UTBILDNING I TYSKLAND En ansökan om resestöd för att delta i utbildning i Tyskland har inkommit från lärarna inom Inveon teknik enligt bilaga. Ansökan gäller den, vid det här laget traditionella, FISYLs branschvisa sommarkurs som det här året ordnas i form av en studieresa till Tyskland 2 4.6.2009. Ansvariga för de praktiska researrangemangen är Inveon Teknik i samarbete med Festo Didactic GmbH. Resans program och kostnader framgår ur bilagan. Lärarnas deltagande och kostnaderna för yrkesinstitutet har diskuterats. Lärarna påpekar att det är till stor nytta för upprätthållandet av det finlandssvenska nätverket att alla lärare inom Inveon teknik har möjlighet att delta. Å andra sidan är det inte kostnadsmässigt ändamålsenligt för yrkesinstitutet att, i form av tjänsteresa, sända så många lärare på en och samma utbildning då ett relativt stort behov av varierat och specialiserat kunnande i undervisningen föreligger. Lärarnas resestöd är därmed en kompromiss som möjliggör deltagande för alla de lärare som är intresserade, utan att yrkesinstitutets budget för personalutbildning överansträngs så att orättvisa mellan lärarna uppstår. SM Förslag: Lärarna Bo Henrik Björkell, Kjell Broström, Tom Eklund, Christian Gustafsson, Tage Gustavsson, Stig Rikberg och Peter Tallberg beviljas ett resestöd á 435 för deltagande i FISYLs sommarkurs i form av en studieresa till Tyskland 2 4.6.2009 enligt bifogade program. En reserapport skall uppgöras och ges för kännedom åt styrelsen.
Styrelsen 25.02.2009 s. 9 7 ANHÅLLAN OM UTBILDNING I SVERIGE Lektor Ulf Nikander anhåller, enligt bilaga, om att få delta i utbildning för mikroprocessorteknik med PIC processor, i Linköping, Sverige 5 6.3.2009. Kursarrangör är Thelins Läromedel. Tillsammans med resdagarna omfattar programmet tiden 3 8.3.2009. Av dessa är 3 dagar schemalagda i Inveon husteknik med undervisning för Nikander, varför det behövs en vikarie för utbildningstiden. Vikariekostnaderna uppgår till ca 430. Diskussioner om kostnaderna för utbildningen har förts mellan lektor och rektor. På grund av att en plan för personalutvecklingen vid yrkesinstitutet inte ännu har gjorts upp har en kompromiss förhandlats fram enligt vilken yrkesinstitutet skulle stå för vikariekostnaderna, kursavgiften (ca 400 ) och måltidsersättning för samtliga resdagar (6 x 8,00 ). SM Förslag: Lektor Ulf Nikander beviljas rätt att med lön delta i utbildning i mikroprocessorteknik med PIC processor, anordnad av Thelins Läromedel i Linköping 5 6.3.2009. Yrkesinstitutet betalar kursavgiften samt en måltidsersättning för 6 resdagar enligt beredningen.
Styrelsen 25.02.2009 s. 10 8 LÄRARES RESA TILL SVERIGE MED STUDERANDE Klass 3A inom husbygge planerar en klassresa till Stockholm 4 6.3.2009. Starten är på kvällen 4.3.2009 efter normal skoldag. Ansvariga för de praktiska arrangemangen är studerandena Oskar Kurri och Johan Lindroos. Med gruppen på 15 studerande planeras två lärare resa, Leif Slotte (klassföreståndare) och Niclas Isaksson. Studerandena ansvarar för lärarnas kostnader enligt avtal mellan studerande och lärare. Yrkesinstitutet får inga merkostnader av arrangemanget. För resedagarna skall studerande uppgöra ett program som till sitt fackliga innehåll motsvarar den ungefärliga arbetsmängden för två skoldagar och resan rapporteras på sätt som lärarna bestämmer. SM Förslag: Leif Slotte och Niclas Isaksson beviljas rätt att på tjänstetid resa med grupp HB 3A på klassresa till Stockholm 4 6.3.2009. Researrangemangen får ej förorsaka yrkesinstitutet merkostnader.
Styrelsen 25.02.2009 s. 11 9 BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2008 Samkommunens bokslut och verksamhetsberättelse för år 2008 bifogas föredragningslistan. Under året överskred samkommunens studerandeantal antalet platser i samkommunens tillstånd att ordna utbildning. Antalet studerande hösten 2008 uppgick till 462, medeltalet för hela året blev 448. Årsmedeltalet närmar sig med andra ord tillståndets platsantal och förväntas överskrida det under år 2009. Samkommunstämman har beslutit att själv under en övergångsperiod finansiera överskridningen. Denna gynnsamma utveckling i antalet prestationer och bevarad kostnadseffektivitet har lett till fortsatt ekonomiskt gott resultat år 2008. I stället för ett budgeterat årsbidrag om 125 967 uppvisar samkommunen ett positivt årsbidrag uppgående till 649 196,06. Detta resultat som är mycket bättre än budgeterat ger samkommunen goda förutsättningar att fortsätta som självständig anordnare av yrkesutbildning i Östra Nyland för landskapets ungdomar. En implementering av den så kallade yrkesinstitutstrategin i egen regi pågår för närvarande och är i alla fall ekonomiskt fullt möjlig. Samkommunens likviditet och soliditet har fortsättningsvis förbättrats och möjliggör både materiella och immateriella förbättringar i produktionsmedlen vilket beaktats i budgeten för år 2009. Samkommunens kassamedel har ökat och är 1,2 M då budgeten räknade med en liten minskning till 0,6 M. Budgetuppföljningens centrala innehåll (samkommunstämmans bindningsnivå) framgår ur tabellen nedan. Styrelsen ansöker om överskridningsrätten för verksamhetsutgifter i bägge undervisningsenheterna. Uppföljning enligt budgetens bindningsnivå 2 0 0 8 2 0 0 7 BOKSLUT BUDGET Använt i % Överskridning i rändring i % FÖRVALTNING, VERKSAMHETSUTGIFTER 336 858 365 308 92 15 292 438 ÖSTRA NYLANDS YRKESSKOLA, VERKS.UTG. 2 883 063 2 691 223 107 191 840 13 2 545 708 BORGÅ HANTVERKS OCH KONSTINDUSTRISKOLA, V.U. 729 420 707 882 103 21 538 12 650 089 Reparation av fastigheter / ÖNY 65 013 110 000 59 78 300 660 Anskaffning av maskiner och inventarier, skn 844 1 325 64 12 048 Anskaffning av maskiner och inventarier, ÖNY 84 079 109 675 77 34 127 108 Anskaffning av maskiner och inventarier, Bhk 47 507 49 000 97 484 8 136 Årsbidrag 649 196 125 967 515 523 229 76 369 500 Minskning av långfristiga lån 254 192 253 202 100 4 245 538 Övriga förändringar i likviditeten 337 524 253 202 133 84 322 548 75 294 Kommunernas betalningsandel / grundkapitalhöjning 253 177 253 202 100 3 244 639 Förändring av kassamedel, verksamheten 592 574 144 033 411 710 97 176 Samkommunens ekonomi har utvecklats gynnsamt de senaste åren. Trots den allvarliga störningen i världsekonomin just nu som också drabbar vårt rekryteringsområde hårt redan nu och förväntas rasera kommunekonomin grunder år 2010 har samkommunen ekonomiska reserver som möjliggör det utvecklingsarbete som inletts i och med samkommunstämmans beslut att fortsätta verksamheten i samkommunal regi.
Styrelsen 25.02.2009 s. 12 Detta ger goda möjligheter att förkovra både yttre förutsättningar och också satsa på internt utvecklingsarbete. Speciellt viktigt är att konstatera att det ekonomiska resultatet möjliggör och talar för en fortsättning som självständig utbildningsanordnare enligt yrkesinstitutstrategin trots att undervisningsministeriet har rekommenderar en annan lösning. JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att räkenskapsperiodens överskott 263 506,43 läggs till balansen till kontot tidigare års över /underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2008. Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att räkenskapsperiodens överskott 263 506,43 läggs till balansen till kontot tidigare års över /underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2008. Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.
Styrelsen 25.02.2009 s. 13 10 ANHÅLLAN OM ÖVERSKRIDNINGSRÄTT I bokslutet för år 2008 har på den bindningsnivå som gäller styrelsen konstaterats två överskridningar av utgifterna. Det är fråga om verksamhetsutgifterna för dels Östra Nylands yrkesskola dels Borgå hantverks och konstindustriskola. Överskridningen framgår ur tabellen nedan: Uppföljning enligt budgetens bindningsnivå BOKSLUT 2008 BUDGET 2008 Använt i % Överskridning i 1. ÖSTRA NYLANDS YRKESSKOLA, VERKS.UTG. 2 883 063 2 691 223 107 191 840 2. BORGÅ HANTVERKS OCH KONSTINDUSTRISKOLA, V.U. 729 420 707 882 103 21 538 Motiveringar: 1. Antalet studerande i Östra Nylands yrkesskola har ökat mer än budgeterat, således var antalet studerande 20.9.2008 30 fler än beräknat främst tack vare antagningen till vvs montörsutbildningen men också tack vare att byggnadsutbildningens popularitet består. Antalet studerande inom elbranschens utbildning har också ökat men framförallt har möjligheterna till sammanslagningar minskat avsevärt. Därtill har speciellt inom kostutbildningen långvarig sjukledighet föranlett ett stort vikariebehov. I och med utvecklingsarbetet har rektorsundervisningsskyldighet sänkts till 0 veckotimmar. Också kostnaderna för livsmedel och energi har kraftigt stigit under året. 2. Ersättningarna till Borgå folkakademi höjdes betydligt under året, det vill säga priset blev det samma som en annan kund varit beredd att betala. I och med utvecklingsarbetet har rektorsundervisningsskyldighet sänkts till 0 veckotimmar. JS Förslag: Styrelsen anhåller om överskridningsrätt om sammanlagt 213 378 av samkommunstämman enligt beredningen ovan. Överskridningarna täcks av ökade inkomster. Beslut: Styrelsen anhåller om överskridningsrätt om sammanlagt 213 378 av samkommunstämman enligt beredningen ovan. Överskridningarna täcks av ökade inkomster.
Styrelsen 25.02.2009 s. 14 11 UTVECKLANDET AV SAMKOMMUNENS KANSLIFUNKTIONER Eftersom sammanslagningen av samkommunens två läroanstalter har skett per 1.1.2009 har samtidigt också antalet skolkanslier minskat från två till ett. I teorin innebär det att de ärenden som skötts i bägge skolkanslierna tidigare nu kan koncentreras till det ena av kanslierna. Ärendet har diskuterats vid ett möte med samkommunens kanslipersonal och uppgjorts bifogade utvecklingsplan för kanslifunktionerna. Planen beaktar sammanslagningen relaterad ovan och de nya arbetsuppgifter som uppkommit i och med det inledda utvecklingsarbetet inom samkommunen. JS Styrelsen godkänner att de i planen relaterade åtgärderna bereds och förverkligas i huvudsak från 1.8.2009 och att tjänsteinnehavarbeslut och beredningsarbete som stöder utvecklingsplanen utförs.
Styrelsen 25.02.2009 s. 15 12 KOMMANDE SAMMANTRÄDEN Revisionen av räkenskaperna för år 2008 beräknas avslutas 16.3.2009 då revisionsnämnden sammanträder. Samarbetsorganet bör ges möjlighet att ta ställning till bokslutet innan styrelsen sammankallar samkommunstämman. Samkommunstämmans kallelsetid är 21 dagar. JS Förslag: Styrelsen sammanträder 24.3.2009 kl 15.30 för att slutligt behandla de ärenden som skall behandlas av samkommunstämman. Det är fråga om den nya fullmäktigeperiodens första samkommunstämma vilket bland annat innebär att alla förtroendevalda organ inom samkommunen skall väljas vid stämman. Samkommunstämman sammankallas till 16 april 2009 kl 17.00. Samma dag kl 15.00 ordnas en invigningstillställning för byggare, planerare, byggherre, styrelse och samkommunstämma som officiell invigning/ibruktagning av vvs utbildningens nya verksamhetsutrymmen. Styrelsen sammanträder vid behov 16.4.2009 kl 16.30.