Göteborgs universitet Institutionen för globala studier Vårterminen 2012 Praktikrapport Personalenheten - Partille kommun Namn: Sofia Olsson Examen: Personalvetarprogrammet, Göteborgs Universitet Praktikplats: Personalenheten, Kommunkontoret i Partille kommun Adress: Kommunhuset, Gamla kronvägen 34, 433 82 Partille
Presentation av praktikplatsen Partille kommun ligger omedelbart öster om Göteborg, är 57,2 kvadratkilometer stort och har cirka 35 000 invånare. Kommun består av de fyra geografiska delarna Partille, Sävedalen, Jonsered och Öjersjö. Antalet medarbetare anställda i kommunen är cirka 2800, varav cirka 81 % är kvinnor. De största yrkesgrupperna är lärare, förskollärare och undersköterskor. Att arbeta i en kommun skiljer sig en del från att arbeta hos en privat arbetsgivare då kommunen är en demokratiskt styrd organisation som leds av kommunfullmäktige. Huvudansvaret för den kommunala verksamheten ligger hos de förtroendevalda politikerna vilket innebär att allt som utförs inom kommunen baseras på politiska beslut. Kommunfullmäktige beslutar om budgeten vilken fungerar som ett styrinstrument för de olika verksamheternas inriktning. Under kommunfullmäktige finns kommunstyrelsen samt ett antal politiskt tillsatta nämnder. Budgeten anger vilka områden som ska prioriteras under det kommande året och ger underlag för nämnderna i frågor som rör service till allmänheten såsom bibliotek, skola, individ- och familjeomsorg, funktionshinderverksamhet och äldreomsorg. Förvaltningarna kan ses som nämndernas utförare, det är de som ansvarar för genomförandet. Organisation: Jag gjorde min praktik på kommunens personalenhet, som är en del av kommunkontoret, där även ekonomienheten, IT-enheten, informationsenheten samt kansliet ingår. Personalenhetens uppdrag är att stödja förvaltningarnas verksamheter med samordning, specialistkompetens och utveckling inom personalområdet. Personalenheten består av en personalchef, sju personalspecialister, två systemansvariga, en projektledare samt åtta löneadministratörer. De medarbetare jag har haft mest samarbete med under min praktiktid är personalspecialisterna.
De flesta av personalspecialisterna har ett kontaktmannaskap gentemot olika förvaltningar, där de stödjer cheferna i olika personalfrågor. Utöver denna generalistroll har personalspecialisterna även olika fördjupningsområden såsom arbetsmiljö, kompetensförsörjning, ledarutveckling, pensioner, jämställdhet, hälsa och personalekonomi. Inom dessa fördjupningsområden ska personalspecialisterna arbeta strategiskt och driva utvecklingen framåt. Min praktiktid Min praktiktid inleddes med ett introduktionssamtal för att stämma av praktikplanen och mina förväntningar inför praktiken. I övrigt innebar min första tid en hel del praktiska moment såsom att få passerkort, telefon och inloggning till datorn samt rundvandring och introduktion av medarbetarna. Eftersom jag angett rekrytering och kompetensförsörjning som ett intresseområde kom min praktik i stor utsträckning att fokusera på denna del av personalarbetet. Den första uppgift jag fick var att utforma en rekryteringsguide för chefer att ta stöd av vid rekrytering. Jag utgick då från en befintlig guide som jag reviderade tog bort, lade till och ändrade om i. Jag satte mig även in i rekryteringsverktyget Offentliga jobb som jag sedan kom att bli administratör för under praktiktiden, vilket innebar att jag lade till nya användare, gjorde redigeringar i behörigheterna samt fortlöpande hjälpte chefer och administratörer i behov av stöd i verktygets funktioner. Eftersom jag gärna ville få praktisk erfarenhet av rekrytering tog jag på eget initiativ kontakt med chefer ute i verksamheten för att höra om de behövde stöd vid sina rekryteringar. Jag har under praktiktiden medverkat vid rekrytering av administratörer, hemtjänstpersonal, förskollärare, servicechef samt kandidater till ett program för chefs- och ledarämnen. I regel har jag och de ansvariga för verksamheterna vid dessa rekryteringar tillsammans utformat intervjufrågor samt hållit i intervjuer. Jag har på så sätt fått god praktisk träning av rekrytering samtidigt som de ansvariga varit tacksamma för att jag varit med som stöd. Andra uppgifter inom området rekrytering har varit att tillsammans med berörda chefer utforma generella kravspecifikationer för servicemedarbetare och administratörer samt att självständigt utforma ett introduktionshäfte med information till nyanställda. Introduktionsmaterialet har utformats genom att hämta fakta från bland annat kommunens webbplats, personalhandboken, presentationer samt genom samtal med olika medarbetare.
En annan stor självständig uppgift har varit att göra en uppföljningsenkät angående de hälsoundersökningar kommunen erbjuder medarbetare i åldersgrupper från 55 år och uppåt. Syftet var att undersöka varför alla inte tagit del av erbjudandet samt hur de som genomfört hälsoundersökningen uppfattat denna. För att ta reda på detta utformade jag en enkät till gruppen som genomfört hälsoundersökningen och en enkät till gruppen som inte genomfört den. När jag formulerat frågor utformade jag enkäten i ett enkätverktyg och då det var klart skulle enkäten göras om till en webbenkät. Utifrån ett Exceldokument gjorde jag maillistor och skickade en enkätlänk till de berörda. När svartiden gått ut sammanställde jag resultatet och skapade diagram för att tydliggöra svaren. Resultatet av denna enkät presenterades sedan på en så kallad central samverksansgrupp där kommunchef, personalchef samt fackliga representanter fanns närvarande. Under praktiktiden har utvecklingssamtal fortlöpande skett mellan mig och mina två handledare. Vid ett av dessa kom vi fram till att jag skulle behöva erfarenhet av arbete med olika personalärenden, då denna erfarenhet ofta efterfrågas vid rekrytering av personalspecialister. Därför har jag ägnat en stor del av andra halvan min praktiktid åt att följa med en av personalspecialisterna vid hennes personalärenden, såväl disciplin- som rehabiliteringsärenden. Detta har inneburit mycket möten med medarbetare, chefer och fackliga organisationer. Jag har även skrivit omplaceringsutredningar, handlingsplaner samt protokoll vid överläggningar och förhandlingar med facket. Utöver nämnda uppgifter har jag deltagit vid en rad olika möten och utbildningar. Varje vecka samlas personalspecialisterna i ett så kallat PA-nät för att diskutera aktuella frågor och få inblick i varandras arbete. Jag har suttit med vid dessa och det har varit mycket lärorikt bara att få ta del av diskussionerna kring olika personalområden. Exempel på andra möten och grupper jag deltagit i är arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten, möte kring strategisk översyn, möte med företagshälsovården och ledarutvecklingsgrupp. De utbildningar jag deltagit i har bland annat varit e-utbildning i samverkan och i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser, inspirationsföreläsning med Mia Törnblom, introduktionsdag för nya chefer och seminarium om employer branding inom offentlig verksamhet. Man kan kort säga att jag hunnit med en hel del under min praktiktid!
Analys Jag känner mig väldigt nöjd med att ha genomfört en praktiktermin i Partille kommun och har lärt mig väldigt mycket under den här perioden. Framförallt känner jag att jag har fått en fördjupad förståelse för vad personalarbete innebär i praktiken. Utbildningen på Personalvetarprogrammet har visserligen haft en stark koppling till arbetslivet, med bland annat gästföreläsare och uppdrag hos olika arbetsgivare. Trots detta har jag under studiernas gång haft svårigheter att förstå vad det rent konkret innebär att arbeta med personalfrågor i en organisation och vilken sorts arbete jag skulle trivas med. Det här är någonting jag fått möjligheten att sätta mig in i under min praktiktid vilket även inneburit att jag blivit mer säker på mitt yrkesval. Förutom förståelse för vad det innebär att arbeta med personalfrågor har jag även fått inblick i hur offentlig verksamhet fungerar och vad det innebär att arbeta med personalfrågor inom denna typ av verksamhet. Jag har sedan tidigare varit inställd på att jag gärna vill arbeta inom offentlig sektor, en övertygelse som under praktiktiden har förstärkts. En annan stor vinst är att jag har blivit mer säker på min egen kompetens och vad jag har att bidra med. Praktiken har även gett mig värdefull arbetslivserfarenhet och kontakter att använda som referenter då jag sökt jobb, vilket jag tror varit en stark bidragande faktor till att jag nu fått mitt första personalvetarjobb som personalstrateg i Alingsås kommun. Detta är precis den typ av tjänst jag önskat få, och utan praktiken tror jag knappt det hade varit möjligt. Jag känner verkligen att jag har fått möjlighet att omsätta mina teoretiska kunskaper i praktiken. Eftersom rekrytering varit ett fördjupningsområde under min praktiktid har jag haft stor nytta av den rekryteringskurs jag läst under utbildningen. Vid anställningsintervjuer och svåra personalärenden är det av stor vikt att kunna läsa av och hantera människor på ett bra sätt och då har mina kunskaper i psykologi och samtalsmetodik kommit väl till pass. När jag genomförde enkätundersökningen inom arbetsmiljöområdet hade jag nytta av att ha läst metod samt skrivit rapporter och uppsats under min utbildning. Kunskaper i arbetsrätt är väsentligt att ha vid hantering av såväl rekrytering, arbetsmiljöfrågor, verksamhetsförändringar, rehabiliterings- och disciplinärenden. Jag har under praktiden märkt att de arbetsrättsliga frågorna ofta aktualiseras och blir föremål för diskussion. Den utbildning jag har inom området har då varit en god grund samtidigt som praktiken inneburit en chans att repetera och fördjupa kunskaperna.
Det jag märkt att jag behöver mer av i mitt arbete är framförallt ytterligare arbetsrättsliga kunskaper avseende kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt andra förekommande avtal inom offentlig sektor, då mycket är reglerat i avtal. Även om jag inser att man till viss del får tillgodogöra sig organisationsspecifik kunskap i sitt arbete tänker jag att det hade varit bra att under utbildningen åtminstone översiktligt gå igenom de typer av avtal som kan förekomma. Även djupare förståelse för rehabiliteringsprocessen är något jag saknat under praktiktiden. För att underlätta arbete med sådana ärenden hade personalvetarutbildningen med fördel kunnat innehålla arbete med någon slags fiktivt rehabiliteringsfall. Min praktiktid har, som nog framkommit, överlag varit mycket bra. Jag uppskattar att mina handledare varit inställda på att det främsta syftet har varit att jag ska dra lärdom och få ut någonting av min praktiktid. Vid utvecklingssamtalen har detta varit utgångspunkten, då de utgått från vad jag behövt lära mig för att kunna bli en bra personalvetare. Jag har därmed getts möjlighet till inblick i olika delar av personalarbetet, varit delaktig i flera olika aktiviteter samt samarbetat med olika människor, både inom och utanför personalenheten. En av handledarna satt placerad nära mig, och jag har alltid känt att jag kunnat vända mig till henne för att få svar på olika frågor och att hon tagit sig tid för att förklara hur saker och ting hänger ihop. Den andra handledaren satt placerad i en annan del av kommunhuset vilket tyvärr inneburit att jag inte haft lika mycket kontakt med henne. Detta kan jag tycka är synd då jag inte i lika stor utsträckning fått inblick i hennes roll eller spontant kunnat bolla olika frågeställningar. Jag kan även känna att det hade varit intressant att få ännu mer inblick i andra anställdas arbeten, såsom exempelvis personalchefens eller någon av de andra personalspecialisternas, exempelvis genom att i än högre utsträckning följa med på deras olika uppdrag. En del administrativa uppgifter hade kanske kunnat strykas till förmån för detta. Dock hade jag inte velat stryka de administrativa uppgifterna helt, eftersom de utvecklat min förmåga att kunna hantera olika datorsystem. Rekommendationer Jag tror att det är av stor vikt att som praktikant ta mycket egna initiativ. Dels innebär det en större möjlighet att själv styra sin praktiktid, dels ses det som mycket uppskattat att ha förmågan att ta tag i saker på egen hand. Var dock inte rädd för att be om råd eller ställa mycket frågor när det är någonting du inte förstår. Som praktikant har du fördelen att du inte redan förväntas kunna allt, det är okej att vara nybörjare och grön inom området så passa på!
Jag tror snarare att medarbetarna uppskattar frågor eftersom det får dem att tänka till och reflektera kring sitt eget arbete. En annan viktig del är att våga säga ifrån om det är någon uppgift du inte trivs med, du är ju där för din egen skull, du lånar pengar för att vistas på praktiken och bör därmed se till att du får ägna dig åt meningsfulla uppgifter. Jag kan själv känna att jag ibland fokuserade för mycket på att göra ett gott intryck och därmed inte talade om tillräckligt tydligt vilka uppgifter jag helst ville ägna mig åt. Slutligen, när det gäller att i förväg ha tänkt igenom vad du vill göra under praktiken, så är det såklart ingen nackdel. För min del var det dock svårt att i förväg veta exakt vad jag ville göra, eftersom jag inte hade helt klart för mig vad personalarbete faktiskt innebar. Jag tänker att det inte gör så mycket om man från början inte har allt klart för sig, så länge man ser till att ta tillvara de möjligheter till lärdom som praktiken ger.