Arbetsmiljöplan för Institutionen för lingvistik och filologi 2009/2010 Inledning Institutionens arbetsmiljöarbete baseras på arbetsmiljöpolicyn för. Handlingsplanen ersätter tidigare plan för åren 2006/2007 och är fastställd av institutionsstyrelsen 2009-04-24. Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på universitetet. Målet för arbetet vid institutionen är: skapa förutsättningar för arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem Institutionens arbetsmiljöorganisation en har det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att arbetsmiljöplanen följs upp att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta att arbetsmiljöplanen i slutet av verksamhetsåret utvärderas relativt uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete : Beata Megyesi Ansvaret för arbetsmiljön delas av institutionens samtliga medarbetare. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och forskarutbildning samt områdesansvariga). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Jämställdhetsombud, Jämställdhetsgrupp har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Abdulaziz Lodhi
Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Torbjörn Westerlund (plan 2) Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljöfrågor löpande. Skyddsombud: Christiane Schaefer Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant Tekniskt ansvarige ansvarar för att teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. Tekniskt ansvarige: Bengt Dahlqvist Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet Under våren 2008 genomfördes en kartläggning av arbetsmiljön vid institutionen av Länshälsan i Uppsalas regi och med hjälp av konsultföretaget Metodicum. Resultat från enkätundersökningen visar bl.a. att många anställda även om de anser att stimulansen i arbetet och det sociala klimatet/samarbetet i huvudsaken fungerar bra för de flesta upplever sin arbetssituation som stressig, vilket leder till att de känner sig både tankspridda och ineffektiva. Undersökningen genomfördes under en för institutionen på många sätt trängande tid ett stort och svårt arbete då planeringen av nästkommande läsårs kursutbudsarbete pågick, samtidigt som ekonomin visade ett stort underskott och budgetarbetet var kärvt p.g.a. vikande studentunderlag. Undersökningen visade tydligt det vi själva haft på känn under ett par år som också framgår av tidigare arbetsmiljöplan. Den fysiska arbetsmiljön är på det hela taget god, men ett stort problem är att många arbetar för mycket och får en mycket stressad arbetssituation. Detta har varit en följd av en dålig ekonomi, med redan i grunden snäva marginaler för särskilt lektorer och professorer, som under de senaste åren ytterligare belastats genom olika större satsningar såsom Bolognaprocessen och KoFutvärderingen som hamnat utöver ordinarie arbetsuppgifter. Också administrativ personal har belastats hårt under denna period, i synnerhet vid årsskifte 2008/2009 då både ny kursadministratör, ny ekonomiadministratör, ny studierektor för grundutbildningen och ny prefekt tillträdde. Stressen till stor del beror på att det saknas återhämtningsperioder. Tydligare rutiner för personalutveckling behövs, och kanske särskilt för att bevaka de som har mycket hög arbetsbelastning. Av utvärderingen framgår även en viss oro för att förlora arbetet. Det går dock inte att utläsa huruvida detta företrädelsevis rörde doktorander som ju alltid går en osäker framtid till mötes eller också andra. Utvärderingen har delar som vi mer i detalj behöver bevaka, eftersom delar i nuläget är svåra att bedöma; Alla frågor som benämns
arbetsplatsen tolkas sannolikt av de anställda som arbetsplatsen som helhet, d.v.s. inte självklart delar som kan påverkas av institutionen. Nedan redovisas i tabellform de arbetsmiljöåtgärder institutionen ämnar vidta under innevarande och nästkommande år. Planen redovisar under rubrikerna Riskbedömning, Åtgärder och Ansvarig hur arbetet både för den psykosociala och den fysiska arbetsmiljön skall bedrivas. Utgångspunkten för handlingsplanen är Metodicums arbetsmiljöundersökning 2008.
Fysiska arbetsmiljön den fysiska arbetsmiljön i stort sett bra, problem med ventilation, tunga dörrar återstår; flera besväras av värk i nacke, axlar, handleder och ryggar. brandskyddstillsynsman har saknats för andra våningen Åtgärder under 2008: Datasalen på tredje våningen är uppsagd, det blev tryggare på kvällarna/helgerna, mindre spring och störningar Fortlöpande arbete under 2009 och 2010: i förebyggande syfte erbjuds friskvård till all personal genom t ex subventionerad träning; personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar fortlöpande; Riskbedömning anmärkningar/saknas/behov Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder ryggen) Brandrisk/ plan 2 Åtgärder genomgång av arbetsplatser för de som så önskar genom Länshälsan - planerad för hösten 2009 brandskyddsutbildning Torbjörn Westerlund Ansvarig Administrativ samordnare/ skyddsombud Administrativ samordnare / brandskyddstillsynsman Tunga dörrar Dålig luft på kvällar/helger Installation av automatisk dörröppnare Ventilation - utökade tider / Administrativ samordnare / Skyddsombud Kaffe Dåligt vatten i pentryt Utbyte av kaffeautomat när kontrakt löper ut och/eller byte av kaffesort Inköp av vattenapparat med ev. kolsyrat vatten efter undersökning av intresse / bör vägas mot kostnad och miljöaspekter Tekniskt ansvarige / Skyddsombud Tekniskt ansvarige/ Skyddsombud
Psykosociala arbetsmiljön Vissa av problemområden kan inte lösas "institutionsinternt" utan bör drivas på fakultets-, områdesoch universitetsnivå eftersom problemen är relaterade bland annat till sträva ekonomiska ramar, orimliga tidsramar och dålig utbildning/information i samband med nya administrativa system Påbörjade åtgärder 2008: riktlinjer / lathundar / mallar för administrativa arbeten och lärare Särskilt belysande och uppföljning av följande punkter bör ske under året: Riskbedömning organisationens effektivitet: information planering klarhet kring ansvars- och befogenhetsområden klara arbetsinstruktioner information om beslut och uppföljning rolltydlighet och rollkonflikt Åtgärder (delvis redan påbörjat under 2008/2009) skapa genomskinliga ansvarsområden befattningsbeskrivningar och översyn av dessa vart tredje år lathundar för rutiner: PM för lärare PM för studenter tillgängliga på institutionens hemsida ABC för anställda medarbetarsamtal arbetsgrupper (pedagogiska gruppen, handledarkollegiet) förbättrad information till personal och studenter genom institutionens hemsida ("För anställda och Info för studenter") Ansvar Studierektorer/ Områdesansvariga/ Studierektor för GU Tekniskt ansvarig Administrativ samordnare Studierektorer Studierektorer/Administrati v samordnare/ Tekniskt ansvarige
arbetsbelastning/stress genom knappa tidsmarginaler extraarbete utan resurser (Utvärderingar 2009) oplanerad arbetsbelastning: nya administrativa system överbelastning av lärare med stora kurser Arbetsledning Förändring/oro för besparningar, nedskärning, varsel omstruktureringar (pensionsavgång, byte av prefekt, studierektor, kursadministratör) framför allt på den administrativa sidan, högre arbetsbelastning ekonomiskt pressad situation för hela institutionen, åtstramning av undervisningen (begränsning av timlärare, mycket samundervisning) oro för varsel medarbetarsamtal för att tidigt upptäcka risker på överbelastning planeringsmöten tydliga rutiner lathundar/mallar samordning kompetensutveckling se över beräkningen av arbetstimmar för undervisning medarbetarsamtal erbjuda och uppmuntra ledarskapsutbildning för chefer åtgärd: i viss mån tidsfråga rutiner för problemhantering på individnivå tydlig information och stödsamtal vid behov / Studierektorer Områdesansvariga Studierektor för forskarutbildning / Studierektorer Kränkande särbehandling /trakasserier jämställdhetsplan information till alla; uppmuntra personalen att anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling Jämställdhetsombud Jämställdhetsgrupp Skyddsombud Alla anställda
Sociala event: - lärardag i början av terminen - personalmöte minst två gånger per termin - promotioner - vår- och julfest fler gemensamma seminarier installation av ambulerande festkommitté (1 lärare/1 doktorand från varje avdelning) Områdesansvariga Alla anställda Alla anställda på institutionen kan bidra till och har ansvar för en bra arbetsmiljö!