Administration av landstingsstatistik Statistiktjänsten
Målgrupp Detta dokument beskriver hur ett landsting kommer igång med att använda landstingsstatistiken. Dokumentet vänder sig till dig som har behörighet för Statistiktjänsten för hel vårdgivare som också är offentlig. Om landstingsstatistik Landstingsstatistik är en funktion som gör det möjligt att följa upp ordinerad sjukskrivning på landstingsnivå genom att samla statistik från både offentliga och privata vårdenheter som verkar inom landstinget. Vilka vårdenheter som ska ingå i landstingsstatistiken avgörs av landstingen själva eftersom Inera, som driver Statistiktjänsten, inte har någon kännedom om vilka privata vårdenheter som har avtal med vilka landsting. Respektive landsting ansvarar för att endast anmäla uppföljning av vårdenheter hos annan vårdgivare som landstinget har ett samarbete med. Landstinget ansvarar även för att på egen hand informera anmälda vårdenheter om uppföljningen. Det är endast personer med Statistiktjänstens behörighet till en hel vårdgivare som har möjlighet att uppdatera tjänsten med information om vilka vårdenheter som ingår i deras landsting. Utan denna information går landstingsstatistiken inte att använda. Sid 1/6
Uppladdning för första gången För att börja använda landstingsstatistik gå till sidan Filuppladdning under Landstingsstatistik i Statistiktjänsten och gör följande: 1. Ladda ned en av Excel-mallarna som finns på webbsidan och öppna filen. Vi rekommenderar att du använder Microsoft Excel 2007 eller senare. Du kan välja mellan att ladda ner: En fil som är förifylld med alla de vårdenheter som Statistiktjänsten känner till från din egen vårdgivare. För mer information, se avsnittet Sid 2/6
Förifylld mall nedan. En tom fil 2. I filen du har laddat ner ska du ange alla de vårdenheter som ska ingå i landstingsstatistiken. Kolumn 1: Vårdenhetsnamn. Kolumn 2: HSA-id. Tillåtna tecken är a-z, A-Z, 0-9 och bindestreck. Kolumn 3: Antal listade patienter. Tillåtna tecken är 0-9. Frivillig uppgift att ange. Lämna detta fält tomt för de vårdenheter som inte har listade patienter. Ett exempel på en korrekt ifylld fil finns i Figur 1. Tips! När du listar antal patienter för vårdenheterna kan du välja att endast ange hur många patienter i arbetsför ålder som är listade i stället. På så sätt kan ni få se statistik för endast den gruppen av individer. Det är helt upp till er vilka siffror ni väljer att ladda upp så länge man är medveten om vad de betyder och att man gör likadant för alla vårdenheter. Observera: Du får endast anmäla uppföljning av vårdenheter hos annan vårdgivare som ditt landsting har ett samarbete med. Observera: Det är viktigt att du bara anger vårdenheter, och inte mottagningar eller avdelningar. Detta beror på att Statistiktjänsten endast kan visa statistik på vårdenhetsnivå. För mer information om vårdenheter och kopplade enheter, se avsnittet Vårdenheter och underliggande enheter nedan. Observera: Det är väldig viktigt att du anger rätt HSA-idn. Statistiktjänsten har ingen möjlighet att verifiera om HSA-idn som anges är korrekta eller ej. Ett HSA-id som inte matchar några intyg kommer inte att synas i någon av landstingsrapporterna. 3. Spara filen på din dator. Observera att filformatet måste vara.xlsx eller.xls. Använder du Excel 2007 eller senare sätts filformatet automatiskt till.xlsx och du behöver inte göra någon ändring. 4. Ladda upp filen i Statistiktjänsten på sidan Filuppladdning. 5. Landstingsstatistiken visas nu för de angivna enheterna i listan. Observera att ditt landsting ansvarar för att på egen hand informera anmälda vårdenheter om uppföljningen av landstingsstatistik. Sid 3/6
Figur 1 Exempel på en ifylld fil Tips! Om ni är flera i landstinget som har vårdgivarbehörighet för statistik och vill hjälpas åt att hålla listan uppdaterad kan det vara en god idé att lägga filen i en gemensam katalog där ni alla kan komma åt den. Vårdenheter och underliggande enheter Statistiktjänsten visar all statistik på vårdenhetsnivå. Statistiktjänsten har inte möjlighet att presentera separat statistik för mottagningar och avdelningar som inte är vårdenheter. Därför är det viktigt att du endast rapporterar in vårdenheter i Excel-filen. I HSA är mottagningar och liknande ofta så kallade underliggande enheter kopplade till en vårdenhet. Exempelvis kan Kirurgkliniken vara en vårdenhet som har två kopplade enheter: avdelning 1 och avdelning 2, och Berghålans vårdcentral kan ha två mottagningar kopplade till sig: BVC respektive MVC. Sjukfall från en kopplad enhet ingår automatiskt i vårdenhetens statistik i Statistiktjänsten. För att kontrollera om en enhet är en vårdenhet eller inte rekommenderas att du tar kontakt med din HSA-administratör för att kontrollera detta i HSA. Sid 4/6
Förifylld mall Du kan i Statistiktjänsten välja att ladda ner en förifylld Excel-fil som kommer innehålla alla de vårdenheter som Statistiktjänsten känner till inom din vårdgivare. En vårdenhet som aldrig har skicket ett elektroniskt intyg kommer inte att ingå i filen. Filen är tänkt att fungera som hjälp och underlag för din inrapportering till landstingsstatistiken. Om du laddat ner en förifylld fil bör du: Kontrollera att du vill ha med de vårdenheter som filen redan innehåller. Du kan välja att ta bort vårdenheter i filen om ditt landsting inte önskar följa upp dem. Lägga till de privata vårdenheter som landstinget har avtal med och som du vill kunna följa upp. Lägga till antal listade patienter på alla de vårdenheter där det är tillämpligt. Antal listade patienter är inte förifyllt i filen. Uppdatering För att uppdatera vilka vårdenheter som ingår i landstingsstatistiken eller antalet listningar på vårdenheterna, gör följande: 1. Öppna den senast uppladdade filen i Excel. 2. Gör ändringarna, exempelvis lägg till/ta bort vårdenheter efter behov eller uppdatera antal listade patienter med mer aktuella siffror. 3. Ladda upp filen i Statistiktjänsten på nytt. Det är alltid informationen i den senast uppladdade filen som gäller. Vid tillägg av nya vårdenheter är det viktigt att du observerar att du endast får anmäla uppföljning av vårdenheter hos annan vårdgivare som ditt landsting har ett samarbete med, samt att sådana vårdenheter ska informeras om uppföljningen av landstingsstatistik. Sluta använda landstingsstatistik För att sluta använda landstingsstatistik, gör följande: 1. Gå till sidan Filuppladdning under Landstingsstatistik i Statistiktjänsten. 2. Klicka på knappen Rensa data och bekräfta att du vill ta bort alla inrapporterade vårdenheter. Observera att om du rensar data kommer ingen person i landstinget att kunna se landstingsstatistik. För att återigen börja använda landstingsstatistik laddar du upp en ny fil igen. Sid 5/6
Problem? Om uppladdningen inte fungerar, kontrollera att: Filen är formaterad enligt punkt 2 i avsnittet Uppladdning för första gången. Filformatet är.xlsx eller.xls. Om du fortfarande stöter på problem med uppladdningen, eller någon annan del av Statistiktjänsten, kontakta Ineras Kundservice via https:///kundservice/kontaktaoss/ eller 0771-25 10 10. Sid 6/6