Upphandling av modersmålsundervisning Anbudsinbjudan och Diarienummer: 2 STO-2017/1079 Publiceringsdatum: 2017-10-11
Innehållsförteckning Anbudsinbjudan och förutsättningar... 2 Orientering om upphandlingen... 2 Upphandlande enhet... 2 Upphandlingsform... 3 Allmänna anbudsförutsättningar... 3 Anbudsgivares begäran om sekretess... 4 Meddelande om beslut... 5 Prövning av anbud och anbudsutvärdering... 6 Kategori A På-plats-undervisning... 6 Kategori B Fjärrundervisning... 6 Tilldelning av kontrakt... 8 Förfrågningsunderlag... 9 1 Krav på leverantören... 9 1.1 Resurser och kompetens... 9 1.2 Referensuppdrag... 11 1.3 Sociala krav... 11 1.4 Personuppgiftshantering... 12 1.5 Ekonomisk och finansiell ställning... 12 1.6 Registreringsskyldigheter, skatter och avgifter... 12 1.7 Uteslutning av leverantörer... 12 2 Krav på tjänsten...14 2.1 Uppdragets mål och innehåll... 14 2.2 Uppstart och implementering... 16 2.3 Tjänstens genomförande... 16 3 Avtalsvillkor förlaga till avtal...17 Ramavtal... 17 Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Referensuppdrag 1 (24)
Anbudsinbjudan och förutsättningar SPSM har skyldighet att erbjuda sina elever modersmålsundervisning i enlighet med kraven i Skollagen. SPSM saknar egna personalresurser för detta varierande behov och söker därför en leverantör som kan försäkra myndigheten en stabil och professionell leverans av efterfrågad tjänst. Orientering om upphandlingen Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) har för avsikt att upphandla tjänster för tillgodoseende av det myndighetsgemensamma behovet av modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål för elever i specialskolan. och går därför ut med anbudsinbjudan till alla de företag som kan tillhandahålla efterfrågad tjänst. Mål med upphandlingen Målet med upphandlingen är att SPSM ska kunna erbjuda modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål till elever i specialskolan. Upphandlande enhet Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) Organisationsnummer: 202100-5745 Telefonnummer: 010-473 50 00 Texttelefon: 010-473 68 00 Specialpedagogiska skolmyndigheten upphandlar i enlighet med lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Om oss Specialpedagogiska skolmyndigheten arbetar för att barn, unga och vuxna oavsett funktionsförmåga ska få förutsättningar att nå målen för sin utbildning. Huvudkontoret finns i Härnösand och verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Umeå, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Vänersborg. Vi har också lokalkontor över hela landet från Luleå i norr till Malmö i söder, så myndigheten består av allt från små kontor med två personer till lokaler med över hundra personer på samma adress. SPSM har för närvarande cirka 1 100 anställda och 600 elever. Ytterligare information om myndigheten finns på vår webbplats, www.spsm.se. Specialskolan Specialpedagogiska skolmyndigheten har åtta specialskolor: 2 (24)
Birgittaskolan i Örebro, Kristinaskolan i Härnösand, Manillaskolan i Stockholm, Vänerskolan i Vänersborg och Östervångsskolan i Lund för döva elever och elever med hörselnedsättning. Hällsboskolan Umeå och Stockholm för elever med grav språkstörning Ekeskolan i Örebro för elever med synnedsättning och ytterligare funktionsnedsättning Åsbackaskolan i Örebro för elever med tidig dövblindhet och elever med dövhet eller hörselnedsättning i kombination med utvecklingsstörning Upphandlingsform Upphandlingen genomförs med öppet förfarande i enlighet med bestämmelserna i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Allmänna anbudsförutsättningar Anbud ska lämnas i elektronisk form (t.ex. inskannade dokument i PDF-format) och skickas till anbud@spsm.se. Märk försändelsen med texten Anbud Modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål, dnr 2 STO-2017/1079 i ämnesraden. Anbud ska vara myndigheten tillhanda senast den 24 november 2017 samt vara gällande till den 31 januari 2018. Helt eller delat anbud SPSM avser att träffa ramavtal med en (1) eller flera leverantörer inom de två kategorierna (A) undervisning och handledning på plats respektive (B) fjärrundervisning och fjärrhandledning beroende på geografiskt område för att tillgodose myndighetens samlade behov av modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål. Anbud kan lämnas inom respektive kategori och inom respektive geografiskt område. Anbudets innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska språket samt innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar. Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär Tjänster och priser Pris för modersmålsundervisning respektive studiehandledning på modersmål ska anges per insatstimme i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Pris ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. I timpriset för modersmålsundervisning ska således förutom själva undervisningen ingå även förberedelse och efterarbete av lektioner samt bedömning och bedömningsunderlag för elevernas kunskapsutveckling. I priset ska även planeringsmöten med beställaren ingå. 3 (24)
I priset för studiehandledning på modersmål ska således förutom själva handledningen även förberedelse och efterarbete ingå. I priset ska även planeringsmöten med beställaren ingå. Med insatstimme menas timme (40-60 min) som elev eller elevgrupp har med lärare eller handledare Frågor och kontaktperson Eventuella frågor ställs till Philip Jarbo, bitr enhetschef. Frågor ska ställas skriftligen via e- post (philip.jarbo@spsm.se) i så god tid som möjligt, dock senast den 10 november 2017. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer löpande att publiceras via vår webbplats, www.spsm.se/om-oss/aktuella-upphandlingar/. Klicka på aktuell upphandling. Frågor och svar publiceras senast den 17 november 2017. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden vad gäller frågor och svar samt eventuella tillägg, ändringar eller förtydliganden av et. Anbudsgivares begäran om sekretess Blankett för Begäran om kommersiell sekretess återfinns i anslutning till et på myndighetens webbplats, www.spsm.se. Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen begära att uppgift ska hållas hemlig, ange vilken eller vilka uppgifter som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) samt ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. För att myndigheten ska vara så transparent som möjligt och redovisa hur anbuden utvärderas blir i regel alltid lämnade priser offentliga. Observera att garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas aldrig kan ges. 4 (24)
Meddelande om beslut Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem eller vilka som tilldelas kontrakt och skälen därtill kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den eller de utförare som tilldelas kontrakt sluts genom undertecknande av parterna tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, med anledning av reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden. 5 (24)
Prövning av anbud och anbudsutvärdering Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om anbud inkommit på rätt sätt och att ställda ska-krav uppfylls. Myndigheten kommer därefter utvärdera och anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter anta de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden enligt nedan. Anbudsgivare ska i anbudet bekräfta att process, modell och metod för anbudsutvärdering förstås och accepteras. Kategori A På-plats-undervisning Anbud i denna kategori utvärderas per region och enligt den viktade utvärderingsmodellen nedan. Utvärderingspris, viktas till 30 procent Metodbeskrivning personlig lämplighet, viktas till 70 procent Kategori B Fjärrundervisning Anbud i denna kategori utvärderas per region och enligt den viktade utvärderingsmodellen nedan. Utvärderingspris, viktas till 30 procent Metodbeskrivningar personlig lämplighet och systemstöd viktas till 70 procent Utvärdering av pris Priset kommer att beräknas som angivet anbudspris enligt vad som anges i anbudsformuläret. Det anbud som erbjuder det lägsta priset enligt beskriven beräkningsmodell erhåller 130 poäng. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som erbjuder ett 10 procent högre pris att erhålla 118 poäng (130/110=118) och den som erbjudit 50 procent högre pris att erhålla 87 poäng (130/150=87). Utvärdering av metodbeskrivning De anbud som uppfyller kraven på tjänsten enligt uppdragets krav och innehåll erhåller 100 poäng. Sammanlagd poäng för metodbeskrivningen adderas till dessa 100. Sammanlagt 23 poäng för metodbeskrivningen ger alltså totalt 123 poäng, 18 poäng ger 118 etc. Metodbeskrivningen kommer att utvärderas och bedömas enligt nedan. 6 (24)
Kriterier och poängsättning Metodbeskrivningarna kan maximalt ge trettio poäng. Poängen är fördelade enligt följande: Metodbeskrivning personlig lämplighet Kriterie Kategori A Kategori B Genomtänkt och genomarbetad 0-4 p 0-2 p Täcker förväntade områden 0-4 p 0-2 p Förståelse av verksamheten 0-4 p 0-2 p Koppling nationella föreskrifter 0-4 p 0-2 p Uppföljningsmöjligheter 0-4 p 0-2 p Systematisk 0-4 p 0-2 p Uppnår eller överträffar upphandlingens syfte 0-6 p 0-3 p Metodbeskrivning systemstöd Kriterie Genomtänkt och genomarbetad Täcker förväntade områden Förståelse av verksamheten Stark koppling pedagogiska metoder Utformat för bred grupp elever Systematiskt Uppnår eller överträffar upphandlingens syfte Kategori B 0-2 p 0-2 p 0-2 p 0-2 p 0-2 p 0-2 p 0-3 p Bedömningspanel för utvärdering En bedömningspanel inom myndigheten kommer att utvärdera inkomna metodbeskrivningar genom att dela ut poäng enligt ovan. Bedömningspanelen utgörs av fyra (4) personer, en biträdande enhetschef, en rektor, processägaren för processområde specialskola samt en it-samordnare. Samtliga har i sitt arbete en koppling till myndighetens arbete kring den aktuella tjänsten. 7 (24)
Sammanräkning av poäng 30 procent av de poäng man erhållit för sitt pris adderas med 70 procent av de poäng man erhållit för sin metodbeskrivning. Tilldelning av kontrakt Specialpedagogiska skolmyndigheten kommer att anta maximalt ett (1) anbud per kategori och anbudsområde. Kategori A Det kvalificerade anbudet vars sammanräknade poäng är högst kommer att antas inom respektive anbudsområde och rangordnas som nummer 1 vid avropsförfrågningar under ramavtalets löptid. Kategori B Det kvalificerade anbudet vars sammanräknade poäng är högst kommer antas inom respektive anbudsområde och rangordnas som nummer 2 vid avropsförfrågningar under ramavtalets löptid. 8 (24)
Förfrågningsunderlag 1 Krav på leverantören I detta avsnitt anges de krav som ställs på den Leverantör som ska tillhandahålla de tjänster som omfattas av detta. Om anbudsgivande Leverantör, även kallad Anbudsgivaren, använder Underleverantör ska Anbudsgivaren ansvara för Underleverantörens arbete som sitt eget. Krav och villkor på Anbudsgivaren ska av Anbudsgivaren vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Anbudsgivaren eventuellt anlitade underleverantörer. Anbudet ska innehålla en bekräftelse att samtliga i avsnitt 1, Krav på Leverantören, angivna förutsättningar accepteras samt att samtliga ställda ska-krav uppfylls och accepteras. Använd och underteckna anbudsformuläret, bilaga 1 till et. 1.1 Resurser och kompetens 1.1.1 Verksamhet Anbudsgivande företag eller person i ledande ställning ska ha bedrivit verksamhet inom det verksamhetsområde som omfattas av denna upphandling under minst tre år. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att tillhandahålla i denna upphandling aktuella tjänster. Anbudet ska innehålla 1) En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget innehållandes fakta om företaget, verksamhetens inriktning och resurser, samt hur länge verksamheten bedrivits. 1.1.2 Systemstöd För att ert anbud ska beaktas inom kategori B ska ni bifoga en beskrivning av ert systemstöd för fjärrundervisning och fjärrhandledning. Beskriven arbetsmetod ligger till grund för ett utvärderingsmoment. Beskrivningen av systemstödet får inte vara mer än tre (3) sidor men får innehålla hänvisning till testwebb eller liknande. Anbudet ska innehålla 2) En kortfattad beskrivning av ert systemstöd för fjärrundervisning och fjärrhandledning. Maximalt tre (3) sidor. 9 (24)
1.1.3 Personal Uppdraget ska utföras av erforderligt antal personer med adekvat utbildning och, eller erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag. Personal på uppdraget ska förstå och tala god svenska. För att anbud ska beaktas ska anbudsgivaren bifoga en kort beskrivning av sin arbetsmetod för att säkerställa att anställd personal har personlig lämplighet för uppdraget. Beskriven arbetsmetod ligger till grund för ett utvärderingsmoment. Beskrivningen ska omfatta maximalt tre (3) sidor Anbudet ska innehålla 3) En kortfattad beskrivning av arbetsmetod för säkerställande av personlig lämplighet för uppdrag. Maximalt tre (3) sidor. Anbudsgivaren ska se till att av denne anställd personal som utför uppdraget har kunskap om gällande lag avseende sekretess (tystnadsplikt) och att avtal om tystnadsplikt tecknas med berörd personal. All kommunikation, muntlig som skriftlig, mellan Leverantören och SPSM ska ske på svenska språket. Anbudet ska innehålla 4) CV med namn och beskrivning av nyckelpersoner. 1.1.3.1 Kundansvarig Anbudsgivaren ska erbjuda en kundansvarig som ska vara kontaktperson och ytterst ansvarig för alla kontakter med SPSM och eventuella andra leverantörer. Vid behov ska anbudsgivaren kunna erbjuda en ersättare så att det alltid finns en namngiven kontaktperson. Kontaktpersonen ska ha kunskap och befogenhet att diskutera uppdragen med anledning av avtalet med SPSM. Leverantörens kontaktperson ska i regel vara tillgänglig under kontorsarbetstid, helgfri vardag mellan klockan 08:00 och 16:30 på telefon. Kontaktpersonen ska också kunna nås per e-post. 10 (24)
Anbudet ska innehålla 5) Namn, kontaktuppgifter samt kort yrkesmässig beskrivning av kundansvarig. 1.1.3.2 Nyckelpersoner Kundansvarig samt den eller de som kan anses vara viktiga för ett aktuellt uppdrags kvalitet, resultat och slutförande, ska ses som nyckelpersoner och får inte bytas ut utan SPSM:s godkännande av ersättare. 1.1.3.3 Avtalad kompetens över tid Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller att resurser påverkas. Anbudet ska innehålla 6) En beskrivning över hur avtalad kompetens kan hållas över tid, vid till exempel förlust av enskild person. 1.2 Referensuppdrag Anbudsgivande företag, eller personer i ledande ställning, ska ha minst tre års erfarenhet av modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål. För att säkerställa att anbudsgivaren har erfarenhet som beskrivits i föregående stycke ska två olika referensuppdrag lämnas tillsammans med anbudet. Referenser, som ska vara från två olika skolor, får ej vara avslutade före 2015. Anbudet ska innehålla 7) En kortfattad beskrivning av åberopade referensuppdrag som visar att ovan ställda krav uppfylls. Minst ett av uppdragen ska vara styrkt och undertecknat av tidigare uppdragsgivare. Referenserna ska innehålla information enligt bilaga 2 till et 1.3 Sociala krav Anbudsgivaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter och tjänster som levereras till SPSM ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i det aktuella landet 11 (24)
den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i det aktuella landet Anbudsgivaren, och under avtalstiden Leverantören, ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. 1.4 Personuppgiftshantering För att uppfylla kraven i Personuppgiftslag 1998:204 (PuL) ska myndigheten reglera hur leverantören inom uppdraget får hantera personuppgifter. Anbudsgivaren ska därför i samband med avtalstecknande även underteckna samt uppfylla ställda krav i bifogat personuppgiftsbiträdesavtal. 1.5 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning och kunna styrka sin riskklass enligt information i UC:s (Upplysningscentralens) databas eller motsvarande. Minst riskklass tre (3) av fem (5) eller motsvarande krävs. Detta ska visas genom att ett aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande bifogas anbudet. Intyget ska gälla värden redovisade vid utgången av senast avslutade och registrerade räkenskapsåret. Anbudet ska innehålla 8) Aktuellt riskintyg från UC eller motsvarande. 1.6 Registreringsskyldigheter, skatter och avgifter Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudet ska innehålla 9) Registreringsbevis (kopia) för de anbudslämnande företaget utfärdat av behörig officiell myndighet, i Sverige Bolagsverket. Av registreringsbeviset ska firmatecknare framgå. Registreringsbeviset ska utvisa de förhållanden som är gällande när anbudet lämnas. SPSM kommer avseende vinnande anbud att inhämta offentliga upplysningar hos Skatteverket enligt blankett SKV 4820. 1.7 Uteslutning av leverantörer Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget, har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål 12 (24)
för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren. 1.7.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder En leverantör vilken, enligt en dom som fått laga kraft, är dömd för brott som anges i LOU 13 kap. 1 utesluts från deltagande i upphandlingen. En leverantör vilken inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, och detta har fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som har fått laga kraft utesluts från deltagande i upphandlingen enligt LOU, 13 kap. 2 första stycket. 1.7.2 Ytterligare uteslutningsgrunder SPSM kan utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen om myndigheten på lämpligt sätt kan visa att de skyldigheter som avses i LOU 13 kap. 2 första stycket inte har fullgjorts. Missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet vilka framgår i LOU 13 kap. 2 kan innebära att leverantör utesluts från deltagande i upphandlingen. Anbudet ska innehålla Sanningsförsäkran, en integrerad del av bilaga 1 till et, undertecknat av ansvarig firmatecknare. Sanningsförsäkran ska omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 13 (24)
2 Krav på tjänsten Myndigheten har behov av att upphandla tjänster för modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål från och med vårterminen 2018. Under de senaste åren har myndigheten tillgodosett sitt behov i samarbete med de kommuner där specialskolorna geografiskt är belägna. Dessa kommuner har emellertid ingen skyldighet att bistå de statliga specialskolorna med dessa tjänster och vissa av kommunerna har inte längre möjlighet att leverera. Vissa specialskolor har innan denna upphandling hunnit planera och beställa tjänsten för innevarande läsår från kommun. Därför kan volymen på tjänsterna i upphandlingen under vårterminen 2018 komma att vara lägre än det faktiska behovet. Någon volym under kommande avtalsperioder kan inte garanteras. Anbudet ska innehålla en bekräftelse att samtliga i avsnitt 2, Krav på tjänsten, angivna förutsättningar accepteras samt att samtliga ställda krav uppfylls och accepteras. Använd och underteckna anbudsformuläret, bilaga 1 till et. 2.1 Uppdragets mål och innehåll Målet med upphandlingen är att SPSM ska kunna erbjuda modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål till elever i specialskolan. Undervisningen och studiehandledningen ska i första hand bedrivas på plats, men även fjärrundervisning och fjärrhandledning kan bli aktuell. Grupperna sätts samman av beställaren, bygger på elevernas enskilda förutsättningar och kan ha stor variation i storlek (uppskattningsvis 1-5 elever/grupp). 2.1.1 Tekniska krav (kategori B) Förutom undervisning på plats kan leverantören tillhandahålla en teknisk lösning för att kunna genomföra uppdraget via webben. Detta innebär ett webbaserat e-mötesprogram, där man träffas online för möten eller konferenser med ljud och bild i realtid. Programmet ska innehålla funktioner som underlättar diskussioner och lärande, exempelvis med hjälp av gemensamma anteckningar och ritytor, möjligheten att dela dokument, spela in möten samt dela upp deltagarna i smågrupper. Den tekniska utrustningen ska ej vara beroende av specifik programvara. Den ska vara kompatibel med Windows, Mac OS, Linux samt mobila enheter som ipads eller likvärdigt och deltagarna ska kunna använda sig av den utan att behöva genomgå tidskrävande utbildning. Leverantören och respektive skolledning i SPSM ska i övrigt tillsammans utarbeta upplägg efter respektive skolas behov. 14 (24)
2.1.2 Omfattning Upphandlingen omfattar studiehandledning och modersmålsundervisning på flera olika språk i specialskolans årskurser 1-10. Upphandlingen har sex (6) olika anbudsområden enligt nedan. Anbudsområde Skola Ort Nuvarande Nuvarande elevantal språkbehov arabiska 1 (a och b) Östervångsskolan Lund 6 kroatiska kurdiska 2 (a och b) arabiska Manillaskolan och Stockholm 30 spanska Hällsboskolan turkiska 3 (a och b) Birgittaskolan Örebro 11 elever arabiska persiska ryska somaliska 4 (a och b) Vänerskolan Vänersborg 12 elever albanska arabiska dari somaliska 5 (a och b) Kristinaskolan Härnösand 0 inget 6 (a och b) Hällsboskolan Umeå 9 swahili tigrinja persiska thailändska somaliska turkiska finska spanska Ovanstående tabell åskådliggör endast elevantal och språkbehov i dagsläget och utgör inte någon beskrivning av tjänstens omfattning. Uppdragets volym kan variera starkt och ingen garanti kan därför lämnas på volymen av uppdraget. SPSM åtar sig att meddela förändringar i språkbehov senast en månad i förväg. Uppdragstagaren ska verka för att lösa uppdragsgivarens eventuella behov av tillkommande språk under kontraktstiden. 15 (24)
2.2 Uppstart och implementering 2.2.1 Uppstartsmöte SPSM har för avsikt att med antagen eller antagna leverantörer per geografiskt område ha ett uppstartsmöte där avtalets förutsättningar gås igenom. Vid detta möte har parterna möjlighet att lära känna varandra bättre och stämma av samsyn för mål och tillgänglighetsfrågor. Leverantören ska efter kallelse från SPSM närvara vid uppstartsmöte enligt ovan. Uppstartsmötet ska hållas i antingen myndighetens lokal eller via digitalt videomöte. ske inom en månad från avtalstecknande. Någon ersättning parterna emellan för till exempel tid, resa eller logi utgår inte. 2.3 Tjänstens genomförande 2.3.1 Kravspecifikation Löpande återkoppling ska ske till för eleven ansvarig lärare på specialskolan. Uppföljningsrapport och underlag inför utvecklingssamtal och betygsättning ska lämnas till för eleven ansvarig lärare på specialskolan Tjänsten ska tillhandahållas i specialskolans lokaler, genom fysisk närvaro eller via fjärrlösning. Närvarolistor för genomförda insatstimmar ska lämnas till rektor en gång per månad 2.3.1.1 Tillgänglighet SPSM arbetar för en lärmiljö som ger bästa möjliga förutsättningar för alla, oavsett funktionsförmåga. Leverantören ska vara lyhörd, öppen och kreativ för att möta eleven utifrån dennes individuella förutsättningar. 2.3.1.2 Kommunikation Uppdaterade kontaktuppgifter för lärare och handledare verksamma på uppdraget ska vid uppstart och därefter löpande tillställas SPSM. 16 (24)
3 Avtalsvillkor förlaga till avtal I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på Leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Bekräftelse av att avtalsvillkoren accepteras lämnas genom tecknande i anbudsformuläret. Ramavtal Avtalets parter Kund Specialpedagogiska skolmyndigheten Box 1100 871 29 HÄRNÖSAND Organisationsnummer: 202100-5745 Telefonnummer: 010-473 50 00 E-post: spsm@spsm.se Kontaktperson: Telefon: E-post: Leverantör Organisationsnummer: Telefonnummer: E-post: Kontaktperson: Telefon: E-post: Handlingar Följande handlingar utgör en integrerad del av detta avtal. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i den ordning de anges nedan. 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till detta avtal. 2. Detta avtal. 3. Förfrågningsunderlag med bilagor inklusive eventuella förtydliganden, kompletteringar eller korrigeringar. 4. Anbud med eventuella förtydliganden. Omfattning och utförande Leverantören förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som angivits i et med tillhörande bilagor och avtalsförlaga. Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Kunden har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Leverantören ska utföra tjänsterna enligt lag och annan författning. 17 (24)
Avtalsperiod Avtalet är bindande i och med parternas undertecknande. Avtalsperioden gäller från och med det att det tecknats av båda parter och till 2019-06-30. Förlängningsoption Kunden har möjlighet att förlänga avtalet årsvis vid två (2) tillfällen. Maximal avtalstid blir således, tre och ett halvt år, (42 månader). Begäran om förlängning av avtalet ska göras skriftligt av Kunden senast tre (3) månader innan aktuell avtalsperiod tar slut. Avrop Avrop under avtalsperioden sker genom rangordning. Antagen leverantör i respektive region i Kategori A (På-plats-undervisning) rangordnas som nummer 1 och antagen leverantör i respektive region i Kategori B (Fjärrundervisning) rangordnas som nummer 2. Avrop går till så att myndigheten ställer sin förfrågan till den högst rangordnade leverantören i regionen. Om denne inte kan åta sig uppdraget eller undgår att svara inom utsatt tid ställer myndigheten förfrågan till den leverantör som rangordnats som nummer 2. Om inte annat angivits i avropsförfrågan ska leverantören besvara förfrågan inom fem (5) kontorsarbetsdagar. Med kontorsarbetsdag avses helgfri vardag mellan klockan 08:00-17:00. Tjänster och priser Pris för genomförande enligt et, inkluderande samtliga med uppdraget förenade kostnader, anges nedan. Ramavtalet omfattar följande skola(-or) och kategori(-er) [Justeras innan avtalstecknande] Skola Östervångsskolan Manillaskolan och Hällsboskolan Birgittaskolan Vänerskolan Kristinaskolan Hällsboskolan Ort Lund Stockholm Örebro Vänersborg Härnösand Umeå Pris kategori A (På-platsundervisning) Pris kategori B (Fjärrundervisning 18 (24)
Förändrat behov Förändringar, såväl ökningar som minskningar, i elevantal och språkbehov ska meddelas från SPSM till leverantören senast en månad i förväg. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Prisjustering Priser gäller fasta under avtalets första arton (18) månader. Därefter har part möjlighet att skriftligen begära prisjustering enligt nedan. Som underlag för prisjustering ska SCB:s arbetskostnadsindex, AKI, för tjänstemän i privat sektor med SNI 2007-kod avd P, utbildningsväsendet, användas. Som basperiod gäller juni 2017 med AKI 129,6. Januari 2008 har AKI 100. Vid beräkning av förändringen skall publicerade preliminära uppgifter för januari månad aktuellt år användas. Beräkningsgrund för prisjusteringens storlek ska vara 80 procent av det avtalade priset. Vid det fall att AKI upphör tillämpas alternativt Labour Cost Index, LCI. Begäran om prisjustering ska lämnas skriftligen senast en månad före ikraftträdande. Motparten ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Av parterna godkänd prisförändring ska därefter gälla fast ett år. Fakturering Fakturering sker för faktiskt utfört arbete med betalningsvillkor 30 dagar netto. I priset innefattas alla de kostnader och utlägg som Leverantören haft för att fullgöra uppdraget. Mervärdesskatt specificeras separat. Faktura ska hänvisa till beställning, ramavtalets diarienummer samt, om det av Kunden angivits, avropets diarienummer. Faktura ska märkas med de uppgifter som angetts vid beställning. Utan undantag ska alltid faktura märkas med ramavtalets diarienummer och av Kunden angiven organisationskod. Förskott, faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Kunden. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Leverantören ska skicka elektroniska fakturor enligt standarden Svefaktura (VERVAFS 2007:1), vilket är det standardformat som statliga myndigheter använder. 19 (24)
Dokumentation Dokumentationen är ett verktyg för uppföljning och utvärdering av undervisningen och av elevernas kunskaper och lärande. Den är ett viktigt underlag när rektorn följer upp verksamheten och den underlättar i kommunikationen med vårdnadshavare om undervisningens syfte och genomförande. Leverantören ska dokumentera utfört uppdrag på ett sådant sätt att detta kan användas av Kunden eller annan som Kunden anlitar. Dokumentationen ska överlämnas till Kunden senast vid uppdragets slut. Av Kunden tillhandahållet material inklusive utredningsmaterial samt av Leverantören för uppdraget producerat arbetsmaterial, ska återlämnas till Kunden senast när uppdraget är slutfört, om inget annat är överenskommet. Kvalitet och uppföljning Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Anmärkningar eller påtalande av brister ska göras skyndsamt. I de fall Kunden har anmärkningar eller påtalar brister hos Leverantören ska dessa dokumenteras tillsammans med vilka åtgärder som krävs. Åtgärder ska vidtas skyndsamt, senast inom en arbetsvecka. Uppföljningsmöte mellan parterna ska ske terminsvis, antingen fysiskt eller via videomöte. Mötena ska dokumenteras. Noteringar ska föras av Leverantören, justeras av SPSM och upprättas i två likalydande exemplar. Kostnader för resa, logi eller tid för uppföljningsmötena ersätts ej parterna emellan. Nyckelpersoner Leverantören får ersätta kontaktperson och personer som genomför uppdrag med annan person efter skriftligt medgivande från Kunden. Kunden ska lämna sådant medgivande om inte särskilda skäl föreligger. En förutsättning för byte är att ny person har relevant kompetens inom aktuellt område och att utförandet av uppdraget inte blir lidande av bytet. Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. All väsentlig information som t.ex. uppdragsbeställningar ska ske skriftligt antingen via brev, e-post, gällande ärendehanteringssystem eller annan, av båda parter, godkänd kommunikationsteknik. 20 (24)
Arbetsgivaransvar Leverantören har fullt arbetsgivaransvar för den personal som utför uppdraget. Arbetsmiljö Kunden har arbetsmiljöansvar för den dagliga verksamhet som bedrivs i Kundens lokaler. Rehabiliteringsansvar åvilar Leverantören. Vid ett olycksfall eller tillbud som medför risk för ohälsa vidtar Kunden de akuta åtgärderna och meddelar så snart det är möjligt Leverantören om det inträffade. Bemanning Leverantören är skyldig att utan dröjsmål underrätta Kunden så snart bemanningen på uppdraget förändras, även vid korttidsvikariat. Leverantören ska begära utdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister av anställda innan dess de utför uppdrag inom detta avtal. Vissa typer av brott medför att personen ej får tjänstgöra i skolan. Underleverantör Leverantören ansvarar för eventuell Underleverantörs arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Leverantören anlitade Underleverantörer. Sekretess och säkerhet Respektive part är, om ej annat följer lag, bunden av sekretess för affärs- eller driftsförhållanden eller andra interna förhållanden som rör parts säkerhetssystem, om det kan antas att part eller tredje man lider skada om uppgiften röjs. Även om avtalet i övrigt har upphört att gälla är respektive part bunden av sekretessen. Leverantören ska informera sin personal om SPSM:s säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. Nycklar och passerkort Leverantören erhåller det antal nycklar/passerkort/taggar som erfordras för uppdraget. Nycklar/passerkort och taggar kvitteras och återlämnas vid uppdragets slut. Nycklar/passerkort och taggar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och ska förvaras på ett betryggande sätt. Nycklar/passerkort och taggar får inte kopieras utan godkännande av behörig tjänsteman hos SPSM. Nycklar/passerkort och taggar är personliga och utlåning av dessa får ej förekomma. Leverantören ska omgående anmäla förlorad nyckel/passerkort eller tagg Leverantören debiteras en självkostnad, avseende vara och tjänst, för varje förlust. 21 (24)
SPSM ska skriftligen i god tid meddela leverantören om ändrade koder etc. Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte Leverantören har inte rätt att utan Kundens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att Leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Kunden. Partsoberoende Vid genomförandet av avtalet ska Leverantören tillvarata och företräda Kundens intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten. Ansvar vid fel eller brist Om någon av parterna inte följer det här avtalet ska felet eller bristen omedelbart åtgärdas så fort parten får kännedom om felet eller bristen. Om felet eller bristen innebär en merkostnad för motparten ska den felande parten ersätta sådan merkostnad. Om Leverantören brister i att utföra uppdraget enligt avtalad specifikation eller tillhandahåller ett resultat som innehåller fel eller brist i förhållande till avtalad specifikation är Leverantören skyldig att, efter skriftlig reklamation från Kunden, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Kunden rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet eller bristen. Skulle av någon anledning inte Leverantören kunna fullfölja överenskommet åtagande, har Kunden rätt till prisreduktion som svarar mot bristen. Kunden har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess bristerna är åtgärdade. Leverantörens ansvar gäller för fel eller brist som Kunden anmäler inom tre månader efter det att Kunden har märkt felet eller bristen, dock senast ett år efter effektiv leveransdag. Kundens godkännande av Leverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Leverantören från ansvar för sådana fel och brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Kunden. Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Företrädare för Leverantören eller anställd hos denne får i tjänsten och för Leverantörens räkning ej under avtalsperioden göra sig skyldig, ej heller under de tre senast föregående åren gjort sig skyldig, till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9 brottsbalken eller dömts 22 (24)
betala skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning: 16-19 enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet 11-15 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning 12-16 lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder 25-26 jämställdhetslagen. Leverantören ska inom 14 dagar efter det att Kunden har begärt det redovisa vilka åtgärder som Leverantören har vidtagit enligt reglerna i jämställdhetslagen (1991:433) och etniska diskrimineringslagen (1999:130). Om det införs en skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering även i andra antidiskrimineringslagar ska Leverantören redovisa sådana åtgärder inom 14 dagar efter det att Kunden begärt det. Avtalets upphörande Avtalet upphör automatiskt, utan formell uppsägning, vid aktuell avtalsperiods slut förutsatt att Kunden ej nyttjat option om avtalsförlängning. Uppsägning eller hävning Kunden äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp (häva) avtalet till omedelbart upphörande i det fall Leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-2, Lagen om offentlig upphandling. Leverantören ska genast upplysa Kunden om Leverantören inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. Kunden äger rätt att häva avtalet om något framkommer som visar att Leverantören, under avtalsperioden alternativt under de tre senast föregående åren, diskriminerat eller diskriminerar på sådant sätt som anges i Antidiskrimineringsklausulen. Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat noterade anmärkningar, äger mot-parten rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse. Överlåtelse Part får inte utan motpartens skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet till annan. 23 (24)
Omförhandling föranledd av myndighetsbeslut eller motsvarande I de fall ändring, som inte skäligen kunnat förutses, sker i gällande föreskrifter vilka medför väsentligt förändrade krav beträffande utrustning, hantering och dylikt eller förutsättningarna för upphandlingskontraktets tillämpning på annat sätt väsentligen förändras, äger vardera parten rätt att under löpande kontraktstid påkalla förhandling. Kan parterna inte komma överens vid sådan förhandling, har part rätt att säga upp upphandlingskontraktet till upphörande i förtid med en uppsägningstid om sex månader. Uppsägningstiden räknas från det att skriftlig uppsägning kommit motparten tillhanda. Force majeure Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, ska detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från påföljder. Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av ovan angiven omständighet äger vardera parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet. Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande. Tvist Tvister angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av allmän domstol i Sverige enligt svensk rätt, men undantag för dess lagvalsregler. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta avtalet. Datering och underskrifter Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt. För Kunden För Leverantören Ort Datum Ort Datum x x x x [Namnförtydligande] [Titel] [Namnförtydligande] [Titel] 24 (24)