Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll VALNÄMNDEN Plats och tid Stadshuset, Avesta, klockan 10:00-10:55 Beslutande Lilian Palm (S), ordförande Stig Lindqvist (S) Laila Borger (S) Lars Levahn (S) Henrik Hästbacka (M) Kristina Ohls (C) Övriga deltagande Christina Hardyson, kanslisekreterare, sekreterare Utses att justera Henrik Hästbacka (M) med Kristina Ohls (C) som ersättare Justeringens plats och tid Kommunkansliet onsdag 18 oktober 2017 klockan 11:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 4-13 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2017-10-18 Anslag tas ner 2017-11-09 Protokollets förvaring Kommunkansliet Christina Hardyson

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 4 Information 3 5 Översyn av valdistriktsindelningen inför valet 2018 4 6 Röstningslokaler 2018 6 7 Arvoden och ersättningar i samband med valet 2018 7 8 Information om ambulerande röstmottagare 8 9 Kriterier för uppdrag som röstmottagare och ambulerande röstmottagare 2017 9 10 Bemanning i valdistrikten 2018 10 11 Bemanning vid förtidsröstning 2018 11 12 Post Nords erbjudande om tjänster vid valet 2018 12 13 Övriga frågor 14

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 4 Information Sekreteraren lämnar följande information: - s sekretariat består fr o m 2017 av Christina Hardyson och Maria Hellgren, kommunkansliet samt Ylva Sjödén, bildningsförvaltningen. Det blir ett delat ansvar och delade uppdrag i valadministrationen. - Valdagen är 9 september 2018 och förtidsröstning ska pågå varje dag mellan 22 augusti 9 september 2018 (18 dagar innan valdagen). Sekreteraren undersöker om institutionsröstning fortfarande finns som en möjlighet för valnämnden att anordna. - Våren/försommaren år 2019 är det Europaparlamentsval (år 2024 därefter). Nästa allmänt val är i september år 2022. - Valsystem i förändring: Nya bestämmelser från 2015. Läs mer på Valmyndighetens hemsida www.val.se - Sveriges Kommuner och Landstings inbjudan till seminarieserien Val 2018 utmaningar och möjligheter skickas ut till valnämndens ledamöter. 2 tjänstemän och 1 politiker från valnämnden bör åka. Anmälan om datum och intresse till sekreteraren. - Inga valsedelställ bakom skärmarna vid valet 2018. Tidigare valskärmar kan därmed användas. - Information från Lars Levahn (S) och Lilian Palm (S) som var på Demokratidagen 14 mars 2017 som arrangerades av Sveriges Kommuner och Landsting.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 5 Översyn av valdistriktsindelningen inför valet 2018 Länsstyrelsen i Dalarnas läns fastställde nuvarande valdistriktsgränser i Avesta kommun 2001, efter förslag från valnämnden och kommunfullmäktige i Avesta. Valgeografin har fyra nivåer: - Valområdet: Är den översta nivån och som är hela det område som valet gäller, t ex en kommun - Valkretsar: Är de delar som valområdet är indelat i och det är för valkretsarna som det väljs ledamöter. Avesta kommun är en valkrets. - Valdistrikt: Är de delar som valkretsen är indelat i, med en vallokal per valdistrikt. Vallokalen ska anpassas efter valdistriktets storlek och omfattning för att få en jämn och smidig tillströmning av väljare till vallokalerna. - Fastigheter: Är de delar som valdistriktet består av och det är på fastigheterna som röstberättigade personer är folkbokförda. Enligt 4 kap 17 i vallagen skall ett valdistrikt omfatta mellan 1 000 och 2 000 röstberättigade. Om det finns särskilda skäl, får ett valdistrikt omfatta färre än 1 000 eller fler än 2 000 röstberättigade. Ett valdistrikt får omfatta färre än 300 röstberättigade endast om det finns synnerliga skäl. Denna nedre gräns är satt med hänsyn till att skyddet för valhemligheten ska kunna bibehållas. Statistik antal röstberättigade i kommunalvalet i Avesta kommun 2014-08-19 och 2017-03-01 Valdistrikt 2014-08-19 2017-03-01 Avesta N-Högbo 1799 1789 Avesta C 1734 1763 Avesta V-Bengtsbo-Nyhyttan 1569 1569 Avesta S 1698 1681 Horndal 1106 1084 By 914 922 Folkärna 1112 1140 Fors 992 989 Krylbo 1635 1684 Karlbo 1555 1542 Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs 1664 1635 Skogsbo C-Grytnäs gärde 1810 1775 Totalt 17588 17573 Länsstyrelsen Dalarnas län

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 5 (forts) Statistiken visar att antal röstberättigade minskat något sedan 2014. I valet till kommunfullmäktige har samtliga svenska medborgare över 18 år som är folkbokförda i respektive kommun rösträtt. Utländska medborgare som har bott och varit folkbokförda i Sverige i tre år har också rösträtt i kommunfullmäktige i de kommuner där de är folkbokförda. Samma gäller för valet till landstingsfullmäktige. Enligt Länsstyrelsen så är det statiken från mars 2017 som är avgörande för valdistriktsindelningen oavsett om det ser annorlunda ut vid valet 2018. Länsstyrelsen anser också att distrikten i By och Fors, där antalet röstberättigade understiger 1000, kan vara som de är eftersom antalet ändå ligger nära 1000 röstberättigade. - Valdistriktsindelningen i Avesta kommun ska vara oförändrad vid valet 2018. Beredning - Kommunkansliet 5 oktober 2017. s beslut - Valdistriktsindelningen i Avesta kommun ska vara oförändrad vid valet 2018. Länsstyrelsen Dalarnas län

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 6 Röstningslokaler 2018 Avesta kommun består av 12 valdistrikt dit väljare hör. 12 vallokaler ska vara öppna på valdagen och dessutom ska förtidsröstning pågå 18 dagar innan valdagen. Vid valet 2014 anordnades förtidsröstning på kommunens 4 bibliotek, Skogsgläntan och Stadshuset (olika perioder och öppettider). Vid valet 2014 ombesörjde valnämnden även institutionsröstning söndagen före valdagen på 4 större äldreboenden i kommunen. Lämpliga lokaler ska användas som röstningslokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. En vallokal ska vara värdeneutral och får inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning. Vallokalen bör inte ha någon anknytning till en viss religiös sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Det är inget hinder att använda lokaler som tillhör en annan huvudman. Kravet på god tillgänglighet ges företräde. - ger sekretariat i uppdrag att lämna förslag, med 2014 års val som grund, på lämpliga röstningslokaler för valdag, förtidsröstning och institutionsröstning efter avstämning med Handikappföreningarnas samarbetsorgan i Avesta, H S O. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 6 oktober 2017. s beslut - Sekretariat ges i uppdrag att lämna förslag, med 2014 års val som grund, på lämpliga röstningslokaler för valdag, förtidsröstning och institutionsröstning efter avstämning med Handikappföreningarnas samarbetsorgan i Avesta, H S O. (ärende nästa möte)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 7 Arvoden och ersättningar i samband med valet 2018 Arvoden och ersättningar ska utgå till de som tar uppdrag som gäller valet 2018. Arvoden ska gälla för utbildning och för uppdrag som röstmottagare vid förtidsröstning, ambulerande röstmottagare samt de olika uppdragen som man har under valdagen i valdistriktet. I förekommande fall ska även reseersättning utgå. Även valnämnden får särskild ersättning om man tjänstgör under valhelgen. Tidigare valår har personalchefen tagit beslut om arvoden och ersättningar. Beslutet har sedan delgivits valnämnden. - ger personalchefen i uppdrag att ta beslut om arvoden och ersättningar som ska gälla för valet 2018. - Beslutet delges valnämnden. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 6 oktober 2017. s beslut - ger personalchefen i uppdrag att ta beslut om arvoden och ersättningar som ska gälla för valet 2018. - Beslutet delges valnämnden. Personalchefen (delgivning nästa möte)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 8 Information om ambulerande röstmottagare Tidigare valår har kommunerna haft möjlighet att förordna kommunala bud som kunnat bistå väljare som inte själva har kunnat ta sig till en röstningslokal, på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder och som heller inte har haft möjlighet att ordna ett eget bud för att rösta. Avesta kommun har tidigare valår utsett kommunala bud som tillsammans med ett vittne förmedlat budrösten till ett förtidsröstningsställe eller en vallokal. Det kommunala budet har varit transportör. Kommunala bud tas nu bort och ersätts med ambulerande röstmottagare. Det blir obligatoriskt för alla kommuner att utse ambulerande röstmottagare. De ska alltid vara två ambulerande röstmottagare vid varje mottagning. De ambulerande röstmottagarna knyts till en förtidsröstningslokal. Röstmottagarna tar emot väljarens valkuvert med röstkort och lägger alltsammans i ett fönsterkuvert, förtecknar väljaren i en väljarförteckning och lämnar in detta i en förtidsröstningslokal. Grunden för att nyttja denna tjänst är densamma som det tidigare var för kommunala bud: sjukdom, funktionshinder eller ålder. De ambulerande röstmottagarna har en lagreglerad tystnadsplikt och har rätt att hjälpa en väljare att göra i ordning sin röst. - Informationen om ambulerande röstmottagare godkänns. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 6 oktober 2017. s beslut - Informationen om ambulerande röstmottagare godkänns.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 9 Kriterier för uppdrag som röstmottagare och ambulerande röstmottagare 2017 Vem som helst kan jobba som röstmottagare, ett rimligt krav är dock att personen är över 18 år. Röstmottagaren behöver inte bo inom den kommun den får uppdrag av. Det är bra om kommunen har så bra rekryteringsbas som möjligt med hänsyn till t ex ålder, kön och etnicitet när röstmottagare utses. Ingen övre åldersgräns får sättas, det är lämpligheten som styr. För att någon väljare inte ska känna sig påverkad i av röstmottagaren i vallokal, röstningslokal eller när ambulerande röstmottagare tar emot rösten, ska röstmottagaren inte vara aktiv politiker i nämnd eller styrelse ej heller stå med bland de politiker som står på valsedel till kommande val. - Röstmottagare och ambulerande röstmottagare vid valen 2018 utses enligt ovanstående kriterier och ej bland förtroendevalda med uppdrag i Europaparlamentet, riksdagen, kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige och dess nämnder/styrelser, ej heller bland de politiker som står med på valsedel till kommande val. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 6 oktober 2017. s beslut - Röstmottagare och ambulerande röstmottagare vid valen 2018 utses enligt ovanstående kriterier och ej bland förtroendevalda med uppdrag i Europaparlamentet, riksdagen, kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige och dess nämnder/styrelser, ej heller bland de politiker som står med på valsedel till kommande val.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 10 Bemanning i valdistrikten 2018 Enligt vallagen ska det för varje valdistrikt utses minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Vid röstmottagningen ska minst tre röstmottagare vara närvarande i vallokalen samtidigt och en av dessa ska vara ordförande eller vice ordförande. Vid valet 2014 tjänstgjorde sex röstmottagare i varje valdistrikt, där en var ordförande och en var vice ordförande. I de åtta största valdistrikten förstärktes styrkan med ytterligare en person, en rösträknare, från klockan 18:00. Tre röstmottagarreserver utsågs också som med kort varsel kunde arbeta i valdistriktet. Alla röstmottagare ska få utbildning. - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att bemanna valdistrikten enligt ovan. (redovisning av delegationsbeslut)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 11 Bemanning vid förtidsröstning 2018 Förtidsröstning ska pågå i varje kommun 18 dagar innan valdagen. Vid valet 2014 anordnades förtidsröstning på kommunens 4 bibliotek, Skogsgläntan och Stadshuset (olika perioder och öppettider). Vid valet 2014 ombesörjde valnämnden även institutionsröstning söndagen före valdagen på 4 större äldreboenden i kommunen. Vid valet 2018 kommer även ambulerande röstmottagare att tjänstgöra. Vid förtidsröstningen ska minst två röstmottagare vara närvarande oavsett om det är i röstningslokalen eller hemma hos någon (ambulerande röstmottagare). Alla röstmottagare ska få utbildning. - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att bemanna inför förtidsröstningen enligt ovan. Beredning - Kommunkansliet skrivelse 6 oktober 2017. s beslut - Delegation ges till ordföranden i valnämnden med sekreteraren som föredragande att bemanna inför förtidsröstningen enligt ovan. (redovisning av delegationsbeslut)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 12 Post Nords erbjudande om tjänster vid valet 2018 Post Nord har lämnat erbjudande om hantering av förtidsröster. Det innebär att de hämtar upp förtidsrösterna vid förtidsröstningsstället, sorterar, förvarar och slutligen distribuerar förtidsrösterna till vallokalerna på valdagen. De erbjuder även tjänsten att transportera valmaterialet (valskärmar, boxar, valsedlar m m) till och från röstningslokalerna (förtidsröstning) och till och från vallokalerna (valdagen). Vid valen 2014 tecknades avtal med Posten om all hantering av förtidsröster. Avesta kommuns transporttjänst anlitades vid Europaparlamentsvalet för transporter av valskärmar och boxar och vid valet i september anlitades Landstingsservice för samma uppdrag. Respektive ansvarig för röstmottagningsställe samt respektive ordförande i valdistriktet har tidigare transporterat övrigt valmaterial (valsedlar m m). - s sekretariat ges i uppdrag att ta kontakt med Post Nord samt undersöka olika möjligheter när det gäller hanteringen av förtidsröster och transporter av valmaterial (skärmar, boxar, valsedlar m m). Beredning - Kommunkansliet skrivelse 6 oktober 2017. Vid valnämndens behandling av ärendet yrkar Henrik Hästbacka (M) att valnämndens sekretariat undersöker om det finns fler intressenter på marknaden som erbjuder samma typer av tjänster för förtidsrösthantering och transporter av valmaterial som Post Nord, kommunens transporttjänst samt Landstingsservice erbjudit tidigare valår. beslutar enligt Henrik Hästbackas (M) förslag. (ärende nästa möte)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 12 (forts) s beslut - s sekretariat ges i uppdrag att undersöka om det finns fler intressenter på marknaden som erbjuder samma typer av tjänster för förtidsrösthantering och transporter av valmaterial som Post Nord, kommunens transporttjänst samt Landstingsservice erbjudit tidigare valår. (ärende nästa möte)

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 13 Övriga frågor - Om väljare fyller 18 år på valdagen har denne rösträtt under förutsättning att andra kriterier uppfylls. - Röstlängderna grundas på de uppgifter som 30 dagar innan valdagen finns i folkbokföringsdatabasen. Det innebär att om man flyttar inom denna period så kan man behöva förtidsrösta om flytten innebär att man bor långt ifrån vallokalen. - s nästa möte planeras till januari-februari 2018.