Fyra er under ett konsultativt samtal Många chefer, handledare, coacher, konsulter och andra liknande yrkesgrupper genomför regelbundet olika former av konsultativa samtal med sina medarbetare, klienter eller kunder. Ibland samtal av enklare slag för att t ex hjälpa en person eller en grupp att lösa ett problem eller hantera en uppkommen situation. Men ganska ofta berör sådana samtal mer komplexa frågeställningar där man behöver vrida och vända på frågan ur flera olika perspektiv. När man leder ett sådant samtal kan man ha stor hjälp av de fyra er eller frågeställningar som bland annat Karl Tomm, professor i psykiatri, beskriver i sin bok Systemisk intervjumetodik (Mareld, 2000). För den individ (eller grupp) som söker handledning eller stöd av en chef, konsult eller coach brukar det primära syftet inte vara att få lära sig något på ett teoretiskt plan. Man gör det för att bli klokare, få egna tankegångar utmanade, lära sig något om sig själv och världen, och få möjlighet att samtala om sin vardag. För den som har en sådan stödjande konsultativ eller coachande roll är det därför viktigt att regelbundet reflektera över hur man kan medverka till det, och hur man kan utveckla sitt förhållningssätt och sin metodik till nytta för sin klient (eller motsvarande). Epistemologi är läran om lärandet, Den så kallade Milanoskolan inom familjeterapin menar att epistemologin - det sätt som vi människor skaffar oss kunskap om, eller förstår världen omkring oss på, är avgörande hur vi tänker, vad vi gör och hur vi organiserar vår tillvaro. Mycket förenklat kan man beskriva att detta lärande kan ske på två sätt. 1. Genom en linjär utgångspunkt inriktar vi oss på att uppmärksamma fristående sekvenser i en situation eller i ett sammanhang, och försöker förstå vad som händer (och varför) genom att kartlägga kausala kopplingar mellan olika delar eller faktorer, t ex mellan orsak och verkan. 2. Genom en så kallad cirkulär utgångspunkt där vi inriktar oss på att uppmärksamma kopplingen och interaktionen mellan olika delar i en större helhet (system) Vi utforskar relationer, samband och interaktionen mellan olika delar, och studerar t ex vilka mönster som uppstår. Det kan röra samband mellan t ex idéer, känslor, handlingar och dess effekter, personer, relationer, grupper, kontexter, händelser, trosföreställningar, traditioner etc. Cirkularitet är idén om att allting hänger samman med allting, och tar omvägen om varandra. Den skiljer sig från den linjära utgångspunkten där t ex orsak och verkan hör tätt ihop. Det cirkulära tänkandet går ut på att uppmärksamma återkopplingar i ett system. Man utgår från att allting i ett socialt system är mer eller mindre förbundet med varandra i komplexa, symmetriska och komplementära relationer, där en sak påverkar en annan sak som i sin tur påverkar en tredje osv. När man tolkar något utifrån den cirkulära utgångspunkten Rörelse & Utveckling Organisationskonsulter www.rou.se info@rou.se 1
så kan ett fenomen bara förstås utifrån det sammanhang som det ingår i eller är en del av. Inget kan förstås isolerat eller lösryckt från sin kontext. Ingenting är något i sig själv. I sin bok Systemisk intervjumetodik menar Karl Tomm att det dominerande sättet att tänka och inhämta kunskap i västerlandet tenderar att vara mer linjärt än cirkulärt. Sådana linjära antaganden blir dock ofta förenklade, moraliserande och fördömande. En cirkulär utgångspunkt och systemisk hållning däremot blir mer holistisk och ger större frihet för olika tolkningar och slutsatser. En sådan utgångspunkt kan hjälpa t ex en handledare, coach eller konsult att inta en mer neutral, vilket i sin tur ger klienten (eller motsvarande) större frihet att själv utforska olika förändringsalternativ. Även handledaren, coachen eller konsulten får med en cirkulär utgångspunkt en större frihet och ett bredare handlingsutrymme när han eller hon närmar sig klientens situation, och i det sammanhanget försöka bidra till lärande, förändring och utveckling. Dessa olika utgångspunkter - den linjära respektive cirkulära - skall inte ses som varandras motsatser, eller ett val mellan antingen eller. Båda är relevanta, men i olika situationer. Så är t ex ett linjärt tänkande ofta till hjälp vid en inledande kartläggning av en situation, eller när t ex lärdomar från en mer reflekterande (cirkulär) process skall omsättas i praktisk handling. Orienterande respektive påverkande avsikt Karl Tomm aktualiserar också frågan kring vilken avsikt vi har med den kunskap som vi skaffar oss eller medverkar till, vilket vi bland annat behöver ställa oss i rollen som handledare, coach eller konsult. Vår avsikt styr vårt beteende, t ex vilken typ av frågor vi ställer till en klient under ett konsultativt samtal. Tomm skiljer på två olika avsikter (här fritt tolkat): 1. En orienterande avsikt som syftar till att skapa kunskap och förståelse kring något. Hur är situationen just nu? Hur kan det ha blivit så? Hur hänger olika saker ihop? Vilka effekter får det? 2. En påverkande avsikt som syftar till att underlätta eller medverka till förändring, dvs. påverka hela eller delar av ett system. Hur vill vi ha det? Hur skulle det kunna vara? Vilka förändringar kan behövas? Hur kan vi skapa dem? Fyra konsultativa er Om man kombinerar den linjära respektive cirkulära utgångspunkten med den orienterande respektive påverkande avsikten bildas fyra olika konsultativa er 1 : A. Den utredande en (linjärt fokus med en orienterande avsikt) där vi försöker skapa orientering kring något genom att studera t ex enskilda delar i ett system. B. Den utforskande en (cirkulärt fokus med orienterande avsikt) där vi försöker skapa orientering kring något ur ett bredare mer holistiskt perspektiv, och studera samband och mönster i ett system. Den utforskande en är användbar när vi behöver medverka till en bredare förståelse för en händelse, en situation eller ett sammanhang. C. Den underlättande en (cirkulärt fokus med en påverkande avsikt) där vi vill medverka till förändring genom att skapa en ny förståelse kring hur olika saker i ett system hänger ihop eller interagerar med varandra (indirekt påverkan). 1 Här något modifierat och utvecklat efter boken Systemisk intervjumetodik; Tomm, Mareld, 2000. Rörelse & Utveckling Organisationskonsulter www.rou.se info@rou.se 2
D. Den korrigerande en (linjärt fokus med en påverkande avsikt) där vi vill skapa förändring genom att, med hänvisning till olika logiska samband och slutsatser, styra förändring i en viss riktning. Linjärt fokus A. Utredande D. Korrigerande Orienterande avsikt Påverkande avsikt B. Utforskande C. Underlättande Cirkulärt fokus Var och en av de fyra erna kan vara användbar och ändamålsenlig beroende på hur den aktuella situationen eller behovet ser ut, eller hur det konsultativa samtalet utvecklar sig. Vanligtvis använder man sig av flera er under ett och samma konsultativa samtal. Ofta rör sig ett sådant samtal t ex från det orienterande läget (dvs. en utredande eller utforskande ) till ett påverkande läge (den korrigerande eller underlättande en). Men även konsultens kunskap, synsätt och förståelse av världen (epistemologi) påverkar valet av. En person som betraktar världen och de system som vi människor är del utav som primärt stabila och strukturerade tenderar enligt Tomm att bli styrande, vilket ofta leder till att man intar en utredande eller korrigerande (vår anm.). Den konsult däremot som anser att världen är dynamisk och primärt befinner sig i utveckling, och bara ibland förefaller vara stabil, tenderar att vara mer underlättande och ställer sig i en mer utforskande och underlättande. Konsultativa frågor Det är olika karaktär på de frågor som vi behöver använda oss utav i de olika konsultativa erna. Linjära frågor I den utredande en behöver vi använda oss av linjära frågor där vi tillsammans med klienten försöker samla fakta och avgränsa eller skapa en (ofta inledande) definition av ett behov, en situation eller ett problem. Med frågornas hjälp samlar vi fakta, avgränsar, studerar enskilda delar eller sekvenser i en situation, och försöker undersöka kausala kopplingar mellan dessa olika delar. Ofta behöver ett konsultativt samtal börja här. Rörelse & Utveckling Organisationskonsulter www.rou.se info@rou.se 3
Cirkulära frågor I den utforskande en behöver vi ta hjälp av cirkulära frågor som syftar till att skapa orientering och överblick över samband mellan olika delar eller sekvenser i det system som klinten befinner sig i, och hur dessa sekvenser eller delar påverkar varandra. Cirkulära frågor har flera kännetecken 2 : 1. De fokuserar på skillnader i informationen från ett system, t ex varför ett fenomen uppstår vid ett visst tillfälle men inte vid ett annat. 2. De fokuserar på individerna i systemet i förhållande till varandra. 3. De intresserar sig för hur saker uppstår i samspelet mellan människor i systemet. Reflexiva frågor I den underlättande en behöver vi använda oss av reflexiva frågor. Det är frågor som stärker observatörsperspektivet hos båda parter, både hos konsulten och klienten. Syftet är att skapa en större förståelse för en situation, men också reflektion kring det egna sättet att tänka kring denna situation, t ex om man kan ha fastnat i ett visst tankemönster. Avsikten är att medverka till, eller underlätta förändring med hjälp av den förståelse som skapas genom de cirkulära frågorna. Tomm har valt att kalla dessa frågor för reflexiva inspirerad av Pearce och Cronen (1980) som använder reflexivitet som en viktig beståndsdel i teorin om kommunikation. Deras CMM-teori (Coordinated Management of Meaning) beskriver den mänskliga kommunikationen som en samspelande process mellan människor där förståelse och mening skapas, upprätthålls och/eller ändras under den kommunikativa processen. Reflexiva frågor skall brukas som en spegel med syfte att 3 : Utvidga våra perspektiv och konstruktioner. Hjälpa oss se våra blinda fläckar. Stimulera vår förmåga att leka med våra tankar. Skapa ett mjukt uppvaknande av våra slumrande resurser. Etablera en bättre utsikt, och hjälpa oss hitta nya vägar i vår mentala terräng. På ett bekräftande sätt få lust att gå vidare utifrån ett visst vägval, men med tryggheten i behåll för möjligheten till nya val om vi skulle se behovet av det. Hypotetiska frågor ingår i gruppen av reflexiva frågor i den underlättande en, och kan vara mycket användbara. En hypotes är ett tillfälligt antagande utifrån den kunskap som man för tillfället har, och utgör en förklaring på något man observerat, som man sedan prövar. Hypotesens viktigaste funktion är att den hjälper oss få ny information genom att den antingen blir bekräftad, avskriven eller modifierad. En hypotes skall vara systemisk vilket innebär att den skall omfatta flera delar av det system som man utforskar, och innehålla ett antagande om relationerna inom systemet. Det kan ibland vara svårt att avgränsa vad som är en cirkulär respektive reflexiv fråga. Dessa ligger ibland väldigt nära varandra. Skillnaden ligger främst i syftet. Den cirkulära 2 Enligt den så kallade Milano-gruppen (Selvini, Boscolo, Cecchin och Prata). 3 Från DISPUK, Dansk Institut for Supervision, Personaleudvikling, Undervisning & Konsultation. Rörelse & Utveckling Organisationskonsulter www.rou.se info@rou.se 4
frågan syftar till att skapa överblick och identifiera mönster och samband. Den reflexiva frågan å sin sida syftar till att skapa reflektion och underlätta förändring, och är mer framåtblickande än den cirkulära frågan. Men notera att även den cirkulära frågan kan ha en reflexiv effekt. Strategiska frågor De frågor som används i en korrigerande kallar Tomm för strategiska frågor som ställs med syfte att skapa förändring i en viss riktning utifrån frågeställarens egna linjära antaganden om den aktuella situationen och uppfattning om vad som behöver hända. Konsulten intar en hållning som innebär ett klart ställningstagande för att förverkliga ett visst mål med samtalet, och innebär att han eller hon har uppgett sin neutralitet. Man kan säga att handledaren, coachen eller konsulten tar över ansvaret för förändringen med frågor som borde du inte..? eller har du prövat att..?. Frågorna är direkt eller indirekt föreskrivande eller korrigerande utifrån antagandet att mottagaren är öppen för instruktion. Det är alltså en skarp kontrast mellan en strategisk respektive reflexiv utgångspunkt eller fråga. Båda vill medverka till förändring, men den reflexiva frågan ställs utifrån en neutral grundhållning och acceptans av det som är. Den bygger på en erkännande, respekterande och bekräftande utgångspunkt. Den strategiska frågan däremot är baserade på ett engagemang i det som borde vara men som ännu inte är. Att reflektera över Vilka tankar väcker beskrivningen av de fyra olika konsultativa erna kring ditt eget sätt att, som konsult, handledare, coach (eller motsvarande), genomföra ett konsultativt eller coachande samtal? Är det någon av de olika erna som du fokuserar mer på än de andra? Är det någon som du skulle behöva träna på att vara i mera? Vilka frågor använder du dig av i de olika erna? Vilka effekter ser du av de frågor du ställer? / Greger Hjelm, organisationskonsult Vi i Rörelse & Utveckling är konsulter i ledarskap, organisationsutveckling och förändring. Vi stöder och utvecklar chefer, ledare och organisationer, samt leder möten och grupprocesser. Upphovsrätt hävdas. Artikeln får endast mångfaldigas efter författarens medgivande, och med angivande av källan. Rörelse & Utveckling Organisationskonsulter www.rou.se info@rou.se 5