Granskning av kommunens fordonshantering KPMG AB
Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte och avgränsning 1 1.3 Ansvarig nämnd/styrelse 1 1.4 Metod 2 2. Regler och riktlinjer 2 3. Iakttagelser 5 3.1 Resepolicy 5 3.2 Ansvar och organisation 5 3.2.1 Bilpool 6 3.2.2 Leasingavtal 7 3.2.3 Våra kommentarer 8 3.3 Anskaffning av fordon 9 3.4 Fordon, nyttjande samt uppföljning av kostnader per fordon 9 3.5 Fordonshantering 10 3.6 Uppföljning och kontroll 12 4. Sammanfattande bedömning 13 5. Rekommendationer 16
1. Inledning 1.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna för kommunens fordonshantering. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Kommunen har ett stort antal personbilar som ska användas vid tjänsteutövning. Antalet fordon, som kommunen har tillgång till, måste ur ekonomisk synpunkt anpassas till det behov som finns inom kommunen. Det är viktigt att det finns ett system för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa nyttjas. 1.2 Syfte och avgränsning Projektets syfte är att granska den interna kontrollen avseende: Anskaffning av fordon, d.v.s. hur kommunen säkerställer att det finns tillräckligt antal fordon och att fordonet har rätt funktion för den miljö den ska nyttjas i? Vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa utnyttjas? Om det finns något system för att följa upp kostnaderna per fordon? Hur bilarna sköts och förvaras på ett ändamålsenligt sätt, vilka regler som finns och hur dessa följs? Hur kommunen säkerställer att fordonen utnyttjas endast för tjänsteutövning, vilka regler som finns och hur efterlevnaden kontrolleras. Granskningen avser leasade fordon som nyttjas i tjänsten. 1.3 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avgränsats till kommunstyrelsen, äldrenämnden samt Ronneby Miljö & Teknik AB. 1
1.4 Metod Granskningen har skett genom dokumentstudie och intervjuer. Intervjuer har skett med förvaltningschef för tekniska förvaltningen samt äldreförvaltningen, VD för Ronneby Miljö & Teknik AB och upphandlare av leasingfordon. Rapporten har saklighetsgranskats av förvaltningschef för tekniska förvaltningen samt äldreförvaltningen, VD för Ronneby Miljö & Teknik AB och upphandlare av leasingfordon. Granskningen har genomförts av Lina Olsson, Revisor, med Kristian Gunnarsson som kvalitetssäkrare. 2. Regler och riktlinjer Kommunen har en resepolicy som beslutats av kommunfullmäktige 2010-03-01. I policyn anges att persontransporter som sker med kommunens fordon ska ske med god ekonomi, minimerad miljöpåverkan samt god trafiksäkerhet och förbättrad arbetsmiljö. Det anges vidare att kommunen ska ha en bra fordonsekonomi, dvs. att fordonen sköts på rätt sätt. Grunden i en bra fordonsekonomi anges vara att; - Ha rätt antal fordon, - Fordonen är optimalt anpassade efter verksamhetens behov, - Fordonen administreras, underhålls, används och avyttras på ett effektivt sätt, med stöd av en tydlig organisation och tydliga ansvarsförhållanden - Ha ett långsiktigt tänkande - Ha en bra transportlogik, dvs. användandet av fordon sker på ett rationellt sätt. Detta anges särskilt gälla inom kommunens hemtjänst. Vidare specificeras att fordonen ska vara utrustade med alkolås som uppfyller Vägverkets rekommendationer. Fordonen ska ha, i säkerhetstesten Euro NCAP4 1, minst 5 stjärnor för krocktest och minst 3 stjärnor för fotgängare. Fordonen ska ha bältespåminnare och vara utrustade med ISA-system (system som informerar om gällande hastighetsgräns och/eller varnar vid eventuell fortkörning). 1 Euro NCAP, European New Car Assessment Programme, är ett trafiksäkerhetssamarbete mellan många av Europas stater, biltillverkare och frivilliga organisationer. Målet är en säkrare trafikmiljö, liksom färre personskador i samband med olyckor. Det praktiska arbetet består i princip av krocktest med olika former av simulerade olyckor. Man testar även hur fotgängare skadas i samband med kollisioner. 2
Fordon tillhandahålls av till förare för tjänstekörning. Fordonen ska användas av behörig personal för att transportera behöriga personer samt erforderlig utrustning till och från olika förrättningar. Fordonen får endast användas för tjänstekörning. Fordonet ska vara lämpligt dels för förarens behov och dels för kommunens behov. Vidare anges att föraren ska planera sin körning avseende vägval och tid och i övrigt vidtaga åtgärder som minskar bränsleförbrukningen och därigenom miljöbelastningen. Föraren av kommunens fordon ska vårda fordonet i enlighet med kommunens krav samt rapportera skador till fordonsansvarig. Kommunstyrelsen anges inneha det övergripande ansvaret för resepolicyn och för att fatta beslut om regler och anvisningar för resepolicyn. Varje nämnd eller bolagsstyrelse anges inom sitt område se till att resandet sker i enlighet med policyn och fastställda regler. Verksamhetschefen respektive bolagsdirektören ansvarar för uppföljning av resepolicyn. Det administrativa ansvaret uppdras åt särskild fordonsansvarig, utsedd av kommundirektören. Fordonsansvarig arbetar fram krav på nya fordon, utifrån ekonomiskt, miljömässigt och arbetsmiljömässigt perspektiv. I reglementet för kommunstyrelsen, gällande från 2011-01-01, anges att kommunstyrelsen ansvarar för annan övergripande verksamhet som inte är förbehållen annan nämnd. Skatteverkets regler I Skatteverkets dokumentation 2012 Information för arbetsgivaren anges att många företag har bilar eller lätta lastbilar som anskaffats för att enbart användas i verksamheten. Så länge företaget kan visa att fordonen bara används för tjänsteresor blir det inga skattekonsekvenser. Om en person pga. anställning, uppdrag eller liknande får använda bil för privatkörning i mer än ringa omfattning är det en skattepliktig förmån. Det gäller även om arbetsgivaren lånar ut en leasingbil eller hyr ut den förmånligt till en anställd eller uppdragstagare. Även när företagsledare och deras närstående använder företagets bil privat uppkommer en bilförmån, detta trots att de kanske inte varit formellt anställda i företaget eller tagit ut någon lön. Med bil menas personbil, tung personbil med totalvikt över 3 500 kg, lätt lastbil och liknande fordon som kan nyttjas för personbefordran. Hit räknas även husbil som registrerats som personbil klass II eller som lätt lastbil i vägtrafikregistret. Någon skattepliktig förmån uppkommer inte för den som använt förmånsbil i ringa omfattning. Med ringa omfattning menas högst 10 tillfällen under året och en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Det privata användandet får inte överstiga någon av gränserna för att anses som ringa. Vid bedömning om privat körning skett vid högst 10 tillfällen bör bortses från stopp som görs av privata skäl och som endast medför 3
en mindre förlängning av resvägen under en pågående tjänsteresa. Däremot bör den extra körsträcka som det medför räknas med vid bedömningen om högst 100 mil körts privat. I samband med jourtjänstgöring kan en anställd ta hem företagets bil till bostaden upp till fyra dagar per månad utan att det uppkommer en förmån. Den som har femdagarsjour (t.ex. måndag-fredag) var sjunde vecka, eller med länge mellanrum, bör normalt inte beskattas för förmån trots att bilen enstaka månader tas hem fem dagar. Den anställde bör föra körjournal och endast använda bilen för körning mellan bostad och arbetsplats samt vid utryckning. Ibland är det oklart om en firmabil har använts privat eller inte, dvs. om någon anställd eller ägare ska beskattas för bilförmån. I dessa fall ska det först bedömas om den anställde haft dispositionsrätten över bilen. Med detta menas att den anställde i praktiken själv kunnat välja när och för vilka resor bilen ska användas. Det kan gälla en ägare till ett företag som själv avgör bilens användning och var den ska parkeras på kvällen. Det kan t.ex. även vara fallet när arbetsgivaren regelbundet tillåter att säljare eller servicepersonal tar hem bilen till bostaden efter arbetsdagen. Detsamma gäller när anställda som har tjänstestället i hemmet använder företagets bil mellan bostad och arbetsplats. Om dispositionsrätt finns måste den anställde, för att undvika bilförmån, vara beredd att visa att han inte använder företagets bil för privat bruk i mer än ringa omfattning. Det räcker inte att någon intygar att privatresor inte förekommit. Den anställde kan peka på de omständigheter som han anser bäst visar hur bilen använts. Den anställde bör även kunna visa att han själv, eller hans familj, privat äger eller disponerar bilar som täcker hushållets behov. Det är även lämpligt att den anställde lämnar in bilen till arbetsgivaren under långhelger, semestrar och andra perioder när den inte används för tjänsteresor. Enligt rättspraxis är en körjournal ett viktigt bevismedel för att visa att det endast förekommit tjänsteresor. Det är viktigt att körjournalen förs löpande. I framför allt följande tre situationer är det bra att ha en detaljerad och noggrant förd körjournal som visar hur bilen använts; 1. Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning, dvs. att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. 2. Om du kör 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret. det finns då möjlighet att få lägre bilförmån. 3. Om du har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Det är för dina privata resor som du bli beskattad för drivmedelsförmån under förutsättning att du kan visa hur mycket som du kört i tjänsten. Kan du inte 4
visa hur mycket du har kört i tjänsten blir du förmånsbeskattad för allt drivmedel. En körjournal rekommenderas av Skatteverket innehålla uppgifter om; mätarställning vid årets början, datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade, ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner som besökts, antal körda kilometer, datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades och mätarställning vid årets slut. Såväl manuellt förda körjournaler eller elektronisk körjournal kan användas. 3. Iakttagelser 3.1 Resepolicy I resepolicyn anges att kommundirektören ska utse en fordonsansvarig. Vi har dock inte funnit att sådan utsetts i enlighet med de ansvarsområden som anges i policyn. Rapportering av skador till fordonsansvarig (enligt resepolicyn) sker inte. Vid kontakter med berörda förvaltningar samt berört bolag har det uppgivits att kommunen inte har en central fordonsansvarig, utan att ansvaret för kommunens leasade fordon åligger respektive förvaltning/bolag. Det har under granskningen inte framkommit att en dokumenterad uppföljning av resepolicyn i sin helhet skett, i någon av de förvaltningar som är föremål för granskning. Vissa delar av resepolicyn följs upp inom olika förvaltningar/bolag. Vad gäller hur fordonen sköts sker kontroller av den centrala bilpoolens bilar genom att arbetsmarknadsenheten kontrollerar fordonen varann vecka i samband med tvätt och rengöring (kontroll sker då även av förekomsten av eventuella skador). I övriga förvaltningar har det inte framkommit att några kontroller av hur fordonen sköts skett. Ronneby Miljö & Teknik AB genomför dock kontroller avseende bränsleförbrukning samt miljöbelastning med anledning av en certifiering som bolaget innehar (mer om detta i avsnitt 3.4). Även bilpoolen och tekniska förvaltningen genomför en gång per år en kontroll avseende bränsleförbrukning och miljöbelastning. Mer om detta i avsnitt 3.4, 3.5 och 3.6. 3.2 Ansvar och organisation Leasade fordon används inom två områden; kommunens centrala bilpool samt enskilda förvaltningars/bolags egna fordon. Bilpoolen är central och kan nyttjas av samtliga medarbetare inom kommunen samt kommunens bolag. Kommunstyrelsen ansvarar för denna. I övrigt har vissa förvaltningar och bolag egna leasade fordon. För dessa uppges respektive nämnd, styrelse och bolag själv ansvara. Vi har dock inte funnit att ansvaret gällande handhavande av fordon dokumenterats. I kommunstyrelsen reglemente anges dock att kommunstyrelsen har ansvar för sådana förvaltnings- och 5
verkställighetsuppgifter som inte uppdragits åt annan nämnd. Det anges även i resepolicyn att varje nämnd eller bolagsstyrelse inom sitt område ansvarar för att resandet sker i enlighet med policyn. Verksamhetschefen respektive bolagsdirektör ansvarar för uppföljning av resepolicyn. Förfrågningsunderlag vid upphandling av leverantör till leasingfordonen och beslut om val av leverantör fattats av kommunstyrelsens arbetsutskott. Vem som beslutar om anskaffning av ytterligare fordon varierar. Vad gäller äldrenämnden anges i nämndens delegationsordning att äldrechef har rätt att fatta beslut om inköp avseende maximalt två prisbasbelopp. I VD- instruktion för Miljö & Teknik, beslutad av styrelsen 2012-12-06, anges att styrelsen varje år fastställer en budget för bolaget och att VD inom denna har beslutanderätt om inte annat framgår i instruktionen. Bl.a. anges att VD ska underställa styrelsen för beslut ärenden gällande exempelvis omdisponering för investeringar överstigande 10 basbelopp inom antagen budget. I kommunstyrelsens delegationsordning anges gällande tekniska förvaltningen att verksamhetschef beslutar om leveransavtal och upphandling av material, tjänster, varor för enhetens räkning. Vidare anges även kommundirektör eller verksamhetschef beslutar om att fastställa förfrågningsunderlag upp till maximalt 10 prisbasbelopp/år och med maximalt 4 års avtalstid. Kommunens upphandlingsenhet har uppgivits ansvara för upphandling av leverantör till kommunens leasade fordon liksom för den centrala bilpoolen. 3.2.1 Bilpool Kommunfullmäktige beslutade 2007-12-13 om miljömål för kommunen. En av åtgärderna för att uppnå miljömålet avseende minskade och hållbara transporter var att inrätta en bilpool. Bilpoolen startade 2007-10-01 och bestod av totalt 18 bilar. Kommunledningskontoret har inte några egna bilar utan ansvarar för samt nyttjar kommunens bilpool. Bilpoolen är gemensam för hela kommunen inklusive bolagen. Bilpoolen består år 2013 av 14 bilar som samtliga är placerade i stadshusets garage. Anställda kan boka dessa via Interbook och erhåller bilnyckel via medborgarservice. Arbetsmarknadsenheten tvättar och rengör fordonen varann vecka (kontroll sker då även av förekomsten av eventuella skador). Vad gäller bilpoolen fördelas kostnaderna för respektive bil efter den tid som fordonet nyttjas. Varje förvaltning samt avdelning interndebiteras månadsvis för sitt respektive nyttjande (efter att sammanställning skickats till förvaltning för kontroll). En gång per år sker även uppföljning av respektive fordons nyttjandegrad. Det sker även en uppföljning av den totala kostnaden för bilpoolen (dvs. för samtliga fordon). Antal körda mil rapporteras årligen till Energimyndigheten. Arbetsmarknadsenheten kontrollerar fordonens mätarställning månadsvis. 6
Medborgarservice har upprättat regler för bilpoolen. Där anges att kommunens fordon enbart får användas vid tjänsteutövning och av i kommunen anställd personal eller av person med anställningslika förhållanden. Undantag från ovanstående, kan, efter godkännande av chef accepteras, exempelvis; - Vid arbete utanför fordonets normala placeringsort med arbetstid mellan 07.00 17.00, samt då kommunens fordon behövs för att utföra arbetet, kan fordonet nyttjas vid resa till och från bostaden, - Vid beordrad beredskap utanför arbetstid kan fordonet uppställas vid bostaden, - Återrapportering sker till medborgarservice i samband med återlämnande av nyckel. Det anges vidare att föraren vid början och avslut av varje arbetspass (eller individuellt resa) ska kontrollera fordonet för att upptäcka skador och övriga fel. Det anges att tankningskort förvaras hos den drivmedelsleverantör som kommunen tecknat avtal med och att kortet inte får användas till annat fordon. Kvitton från inköp med drivmedelskortet ska märkas med bilens registreringsnummer och lämnas till medborgarservice samtidigt som bilen återlämnas. Det specificeras även att inköp av privat natur eller inköp som kan angränsa till privat karaktär inte får göras med drivmedelskort. 3.2.2 Leasingavtal Avtalen har slutits mellan, AB Ronnebyhus, Ronneby Miljö & Teknik AB samt Ronneby Industrifastigheter. Kommunen har avtal med tre olika leverantörer för fullserviceleasing av fordon utan återköp. De skilda avtalen avser olika typer av fordon. Fullserviceleasing innebär att bilen återgår till bilfirmans ägo efter leasingperioden. Vid återlämning av fordon ska en gemensam besiktning ske av beställaren och leverantören. Protokoll ska skrivas och undertecknas av båda parter vid besiktningstillfället. Om reparation ska bekostas av beställaren ska detta tydligt anges i protokollet och godkännas av beställaren. Det uppges vidare i avtalet att inga andra ersättningsanspråk kan ställas på beställaren. Priserna framgår i en bilaga till respektive avtal. De anges i avtalet vara fasta under hela leasingperioden. Därefter anges specifikation om hur person- respektive transportbilar ska vara utrustade. Priserna varierar beroende på leasingperiod, fordon samt antal mil per månad. Även kostnaderna för eventuella undermil och övermil i förhållande till leasade bilars överenskomna mil varierar. I ett avtal är kostnaden för undermil 2,5 kr/mil och för övermil 18,50 kr/mil. I ett annat avtal uppgår kostnaden för undermil till 3 kr/mil och 7
övermil 10 kr/mil. I det tredje avtalet uppgår kostnaden för undermil respektive övermil till 6 kr/mil. Vi noterar även att det av avtalet framgår att avtalstiden är 2012-10-01 2015-09-30, med option på ytterligare 12 plus 12 månader. Detta innebär en total kontraktstid motsvarande fem år. 3.2.3 Våra kommentarer Enligt resepolicyn ska kommundirektören utse en fordonsansvarig, som bl.a. ska ta emot rapportering av skador. Vi har inte funnit att ansvaret erlagts eller dokumenterats till att avse specifik medarbetare. I kontakter med berörda förvaltningar samt berört bolag uppges inte en central fordonsansvarig finnas, utan respektive förvaltning/bolag ansvarar för sina fordon (liksom för skaderapportering). Vi anser det vara viktigt att en fordonsansvarig utses i enlighet med kommunens resepolicy. Vi anser även att nämnders respektive bolags ansvar avseende fordon bör dokumenteras. Vi har inte funnit att det skett någon dokumenterad uppföljning av resepolicyn, i sin helhet, inom de förvaltningar eller det bolag som varit föremål för granskning. Kontroller avseende vissa delar i resepolicyn sker dock och varierar mellan förvaltningar och bolag. Mer om dessa i avsnitt 3.4, 3.5 och 3.6. Vi anser dock att en uppföljning av resepolicyn (som beslutades år 2010) bör ske för att kontrollera dess efterlevnad. Vi anser att kommunen bör överväga att se över resepolicyn och förtydliga riktlinjer vad gäller nyttjande av kommunens fordon vid jour. 2 Vid återlämning av fordon ska en gemensam besiktning ske av beställaren och leverantören. Då kommunen inte har en central fordonsansvarig anser vi detta vara ett riskområde. Det är viktigt att en medarbetare med kompetens inom området medverkar vid besiktning av kommunen fordon, för att säkerställa att kommunen inte behöver bekosta mer än nödvändigt. Inom äldreförvaltningen har detta på senare tid skett av en inhyrd konsult. Inom bilpoolen medverkar representant från arbetsmarknadsenheten vid besiktningen. Vad gäller tekniska förvaltningen medverkar bilansvarig vid besiktningen. Inom Ronneby Miljö & Teknik ansvarar bolagets egna fordonsverkstad för återlämning av fordon samt genomgång och eventuella reparationer dessförinnan. 2 Ronneby Miljö & Teknik har i faktakontroll hänvisat till Energiavtalet 2012-04-01 2013-03-31 gällande skillnad mellan beredskap och jour (även tekniska förvaltningen har hänvisat till skillnad mellan dessa). I detta avtal anges en skillnad mellan jour och beredskap, där beredskapstjänsgöring anges avse tid då arbetstagaren inte har arbetsskyldighet men åläggs vara tillgänglig för att inom föreskriven tid efter varsel utföra arbete. Det anges även att vid vid inställelse till arbetet i samband med beredksapstjänstgöring utges ersättning för reskostnad. Jourtjänstgöring anges i samma avtal avse tid då arbetstagaren inte har arbetsskyldighet men är skyldig att stå till arbetsgivarens förfogande på arbetstället för att, när behov uppkommer, utföra arbete. I kontakter med Skatteverket görs dock ingen skillnad mellan jour och beredskap, utan beredskap anses vara en form av jour till vilken Skatteverkets rekommendationer avseende jourtjänstgöring (se s. 3) är tillämpligt. 8
Vi noterar även att det av leasingavtalet framgår att avtalstiden är 2012-10-01 2015-09- 30, med option på ytterligare 12 plus 12 månader. Detta innebär en total kontraktstid motsvarande fem år. Enligt lagen om offentlig upphandling får den totala avtalsperioden för ramavtal vara högst fyra år, inklusive eventuella förlängningsklausuler, under förutsättning att särskilda skäl inte föreligger. 3.3 Anskaffning av fordon Inom samtliga berörda förvaltningar samt berört bolag, sker en omprövning av verksamhetens fordon vid upphandling av ny leasingleverantör. Förvaltningar samt bolag ger då information till upphandlingsavdelningen om antal fordon inklusive vilka funktioner som förvaltningen behöver. Anskaffningen av fordonen anges fungera väl och förvaltningarna uppges kunna styra detta utifrån enskilda enheters/avdelningars behov. Om ytterligare fordon behövs beslutas detta inom den tekniska förvaltningen av verksamhetschef efter samråd med förvaltningschef, för Miljö & Teknik av VD och för äldreförvaltningen av äldrechef upp till två prisbasbelopp. Vad gäller krav på fordon utifrån ekonomiskt, miljömässigt och arbetsmiljömässigt perspektiv uppges det utformas samt analyseras av förvaltning/ bolag tillsammans med upphandlare vid upphandling av leverantör av leasingfordon. Vad gäller Ronneby Miljö & Teknik AB har det under granskningen uppgivits att det är respektive verksamhetschef som ansvarar för att erforderliga fordon finns inom sin verksamhet och har rätt utrustning, liksom att den har rätt funktion för den miljö som den ska nyttjas i. Bolaget samt tekniska förvaltningen uppges kontinuerligt genomföra bedömningar avseende huruvida det är mer ekonomiskt att köpa egna fordon i förhållande till leasing. Om ägande av fordon bedöms fördelaktigare sker detta. 3.4 Fordon, nyttjande samt uppföljning av kostnader per fordon Äldreförvaltningen har totalt 72 leasade fordon. Tekniska förvaltningen har 9 leasade fordon, som nyttjas i tjänsteutövningen. Därutöver nyttjar förvaltningen även kommunens bilpool. Leasingperioden löper vanligen under 36 månader. Ronneby Miljö & Teknik AB har totalt 15 leasade fordon. Inom bolaget finns 60 fordon, varav 45 fordon ägs av bolaget. Av 15 leasade bilar ingår 7-8 bilar i bolagets egna bilpool. Dessa bokförs under administration och dess sammanlagda kostnader fördelas ut på samtliga avdelningar oavsett grad av nyttjande. Det går inte att hänföra hur dessa bilar använts eller vem som kört dem. Bolaget använder inte körjournaler. Fordonen i bilpoolen bokas via Outlook. Därigenom erhålls en kod för att hämta bilnyckel i ett nyckelskåp. 9
Det finns inte något system för att följa upp kostnaderna per fordon inom äldreförvaltningen. Det finns dock möjlighet till uppföljning genom att samla kostnaderna avseende leasing, service och drivmedel. Detta är inte något som skett. Vad gäller tekniska förvaltningen förs journal av personalens nyttjande av fordon (exklusive arbetsledningens) för månadsvis fakturering till berört kostnadsställe. Avseende arbetsledningens fordon uppges dess nyttjande kontrolleras i samband med det månadsvisa godkännandet av fakturor avseende drivmedel. Specifikation av drivmedel per fordon erhålls en gång per månad. Varje bil har ett tankkort hos kommunens leverantör av drivmedel, knutet till respektive fordons registreringsnummer. Tekniska förvaltningen genomför en gång per år en kontroll avseende bränsleförbrukning och miljöbelastning i samband med miljöbokslut. Inom tekniska förvaltningen kontrolleras även antal körda mil årligen samt kostnaden för drivmedel för respektive fordon månadsvis. Inom Ronneby Miljö & Teknik AB uppges det finnas ett konto gällande varje fordon. Vid fordonets objektnummer registreras dess kostnader. Eftersom Ronneby Miljö & Teknik är miljöcertifierad enligt ISO 14001 har bolaget mål om minskad bensinförbrukning och registrerar därigenom antal körda mil. En gång per månad kontrolleras kostnaden för drivmedel i förhållande till föregående års kostnader. Det har uppgivits att eventuella avvikelser hade påträffats i samband med kontrollen av drivmedel. Inom Miljö & Teknik kontrolleras antal körda mil och kostnaden för drivmedel för respektive fordon månadsvis. 3.5 Fordonshantering Tekniska förvaltningen har inte upprättat några dokumenterade riktlinjer. Förhållningar avseende tjänstefordon och hur de förväntas användas uppges ha presenterats och diskuterats på arbetsplatsträffar. Det uppges ha förts samtal med fordonsförarna inom tekniska förvaltningen om deras helhetsansvar avseende exempelvis fordonsskötsel. Det uppges då inte har funnits någon osäkerhet kring detta. Tekniska förvaltningen har för avsikt att ta fram en skriftlig instruktion under år 2013. Äldreförvaltningens fordon förvaras på reserverade parkeringsplatser vid respektive enhet. Samtliga av tekniska förvaltningens fordon förvaras innanför larmat stängsel på respektive arbetsplats. I samband med beredskap fungerar enstaka fordon som beredskapsfordon och är utanför ordinarie arbetstid då stationerade hos de anställda som har en pågående beredskapstjänstgöring. Fordonet får då endast nyttjas för uttryckningar, dvs. ej för privat bruk. 10
Samtliga av bolagets fordon, utom de 7-8 bilar som ingår i bilpoolen, är inlåsta inom staket under natten. Bilpoolen 7-8 fordon finns dock placerade på bolagets parkering. Inom tekniska förvaltningen samt Miljö & Teknik finns vissa beredskapsfordon, som kan finnas tillgängliga hos tjänstemän hela dygnet. Inom såväl förvaltningar som berört bolag finns en utsedd medarbetare som ansvarar för varje fordon. Ansvarig för fordonet ska svara för tvättning, städning, att service blir utförd liksom besiktning. Det finns dock inte några dokumenterade riktlinjer avseende detta, utom inom äldreförvaltningen där det i riktlinjer anges att bilansvarig ansvarar för att bilarna sköts på bästa sätt. Varje bilansvarig har en skyldighet att anmäla eventuella skador. Det har förekommit att tekniska förvaltningen fått betala för skada vid inbyte. Det har dock uppgivits att det inte är vanligt. Inom Ronneby Miljö & Teknik AB ansvarar bilansvarig för att skadeanmälan sker till ekonomichefen, som i sin tur sköter kontakterna med försäkringsbolaget. Ansvar för återlämning och genomgång innan återlämning samt eventuella reparationer sker av bolagets egna fordonsverkstad. Äldreförvaltningen Riktlinjer har upprättats 2013-03-01 (vi har inte kunnat ta del av dokumenterade riktlinjer dessförinnan). I de nyligen upprättade riktlinjerna anges att varje chef med ansvar för personal, som använder leasingbilar, antingen själv eller genom utsedd bilansvarig inom arbetsgruppen är ansvarig för att bilarna hanteras och sköts på bästa sätt. Vidare anges riktlinjer för anmälan avseende skador. Det anges exempelvis att skadeanmälan ska ske snarast, dock inom en månad från skadetillfället. Om inte skadeanmälan sker av bilansvarig/chef, så får enheten själv stå för hela reparationskostnaden. Samtliga uppkomna skador ska rapporteras månadsvis till assistent inom förvaltningen, för uppföljning av förvaltningschef. Vidare anges att bilansvarig/chef är skyldig att varje månad avläsa och kontrollera bilarnas mätarställning så att bilen inte nyttjas mer än beräknat per år. För varje extra mil utöver avtalat får förvaltningen betala 6 kr samt bränsle. Äldreförvaltningen har tidigare haft en tjänsteman som varit ansvarig för förvaltningens fordonshantering. När denna tjänsteman slutade och tjänsten inte återtillsattes med anledning av dåvarande omorganisering, har det varit svårt för äldreförvaltningen att arbeta med fordonshanteringen. Visst ansvar för detta har getts till assistent inom förvaltningen. Då förvaltningen inte ansåg sig ha tillräcklig kompetens på området anlitades en konsult för att se över äldreförvaltningens fordon. Då anlitad konsult kontrollerat förvaltningens bilar har det framkommit att en stor del av bilarna är skadedrabbade, dock utan att detta anmälts till enhetschef eller försäkringsbolag. Enligt den översyn som skett av 59 bilar, var 35 bilar skadedrabbade och i endast ett fall (av 35 skadedrabbade bilar) hade skadeanmälan skett. För att förvaltningen ska kunna nyttja kommunens fordonsförsäkring behöver skadeanmälan ske 11
inom en viss tid för att endast självrisk ska behöva bekostas (och inte hela reparationen). Konsulten har även medverkat vid olika avdelningars arbetsplatsträffar och talat om vikten av att skadeanmäla fordonen. Det har under granskningen framkommit att förvaltningen inte anser sig ha tillräcklig kompetens avseende fordonshantering. Det har uppgivits att det borde finnas en central tjänsteman som är övergripande ansvarig för kommunens fordonshantering. En centralt övergipande fordonsansvarig uppges kunna skapa riktlinjer avseende fordonshanteringen samt följa upp dessa. Genom en central tjänsteman skulle även de leasade fordonen kunna omfördelas mellan kommunens verksamheter, så att inte leasade mil per fordon, enligt avtal, överstigs. Enhetscheferna uppges inte ha den övergripande bild som gör att de själva kan svara för att, exempelvis, bilar byts mellan olika enheter inom kommunens verksamhet beroende på antal mil som fordonet nyttjas. Fordonen har dessutom skilda funktioner och enheterna har olika behov, således behövs övergripande kontroll för fördelning och omdistribuering av fordon. En central fordonsansvarig uppges även kunna underlätta för rapportering av skador, anmälan till försäkringsbolag samt samordning vid inlämnande av fordon till verkstad. En fordonsansvarig skulle även kunna föra eventuell dialog med leverantören (till de leasade bilarna) avseende ersättning vid återlämning. Vad gäller såväl skador, antal mil som fordonet nyttjas liksom att besiktning av fordon vid återlämnande sker av behörig med kompetens, är samtliga faktorer som skulle kunna minska kommunens fordonskostnader. 3.6 Uppföljning och kontroll Äldreförvaltningen har vid arbetsplatsträffar samt vid nyanställning informerat om att fordonen endast ska nyttjas i tjänsteutövningen. Det har under granskning uppgivits att samtliga enheter inom äldreförvaltningen använder sig av körjournaler. Förvaltningen uppges inte ha kontrollerat körjournalerna. Det finns inte någon logotyp på äldreförvaltningens fordon. Tekniska förvaltningen har informerat om att fordonen endast får användas till tjänstekörning vid arbetsplatsträffar. Tekniska förvaltningen och Miljö & Teknik använder inte körjournaler till sina fordon. Vad gäller tekniska förvaltningen anges att fordonen är milsatta och verksamhetschef kontrollerar antal körda mil en gång per år. Fordonen kan då omfördelas beroende på mätarställning, till att användas mer respektive mindre. En journal förs även av personalens nyttjande av fordon (exklusive arbetsledningens) för månadsvis fakturering till berört kostnadsställe. Ronneby Miljö & Teknik AB 12
Det finns, inom bolaget, regler för hur bilarna ska användas. Reglerna upprättades den 10 december år 2012. I dessa anges regler för användande av tjänstebilar under beredskapsvecka samt under ordinarie arbetstid. Vad gäller användande av tjänstebilar under beredskapsveckan specificeras att tjänstebilar får användas till och från arbetet under beredskapsveckan, familjemedlemmar får medfölja i bilen från och till arbetet under beredskapsveckan samt att samåkning med miljötekniks personal får ske till och från arbetet. Vad gäller användande av tjänstefordon under ordinarie arbetstid får inte personer som inte är anställda inom Miljöteknik åka med i service- och tjänstebilar. Det anges dock finnas ett undantag vad gäller samåkning av kollegor till kurser samt samåkning med konsulter, entreprenörer, anställda inom koncernen eller kunder i tjänsten. Reglerna har presenterats på arbetsplatsträffar samt vid introduktionen för nyanställda. Personal kan hyra bil (fyra av bolagets egna bilar finns till förfogande för detta) och betala en avgift motsvarande 12 kr/mil. Det finns en blankett för detta. Bolaget har gjort olika skyltar för respektive avdelning och infört att dessa ska användas för att allmänheten ska kunna se skillnad på fordonen. När exempelvis bilar tas med hem av personal vid beredskap för eventuellt avbrott ska en beredskapsskylt placeras på fordonet. 4. Sammanfattande bedömning Vi anser att det finns brister i den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Den interna kontrollen bör förbättras gällande uppföljning av nyttjande av fordon, hur de sköts och hanteras samt att fordonen endast används för tjänsteutövning. Vår bedömning är att kommunen bör se över organisation och ansvar avseende kommunens fordonshantering samt bilpool. Enligt resepolicyn ska kommundirektören utse en fordonsansvarig, som bl.a. ska ta emot rapportering av skador. Vi har inte funnit att ansvaret dokumenterats till att avse specifik medarbetare eller att någon medarbetare innehar detta ansvar. Vi anser det vara viktigt att en central fordonsansvarig utses, i enlighet med den av kommunfullmäktige beslutade resepolicyn. Vi anser även att nämnders respektive bolags ansvar avseende kommunens fordon bör dokumenteras. I resepolicyn anges även att varje nämnd eller bolagsstyrelse inom sitt område ska tillse att resandet sker i enlighet med policyn. Verksamhetschefen respektive bolagsdirektören anges ansvara för uppföljningen. Vi har inte funnit att det skett någon dokumenterad uppföljning av resepolicyn, i sin helhet, inom de förvaltningar eller det bolag som varit föremål för granskning. Kontroller avseende vissa delar i resepolicyn sker dock och varierar mellan förvaltningar och bolag. Vi anser dock att en uppföljning av resepolicyn (som beslutades år 2010) bör ske för att kontrollera dess efterlevnad. 13
Policyn hade exempelvis kunnat följas upp genom stickprov av upprättade körjournaler, vilket inte skett i någon förvaltning eller berört bolag. Varken tekniska förvaltningen, Miljö & Teknik AB eller kommunens centrala bilpool använder sig av körjournaler. Vi anser att en blankett för körjournaler bör upprättas samt implementeras i såväl förvaltning som berört bolag i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. Även om det inte finns något lagkrav avseende upprättande av körjournal är det ett viktigt moment för styrka hur tjänstebil nyttjats. Ur ett arbetsgivarperspektiv säkerställer detta att de som nyttjar fordonet bekräftar att syftet med resan är arbetsrelaterad. Därmed kan arbetsgivaren kontrollera detta om det senare finns skäl till det. Anskaffning av fordon, d.v.s. hur kommunen säkerställer att det finns tillräckligt antal fordon och att fordonet har rätt funktion för den miljö den ska nyttjas i? I kommunens resepolicy anges att grunden i en bra fordonsekonomi är att ha rätt antal fordon och att fordonen är optimalt anpassade efter verksamhetens behov. Vidare anges att det administrativa ansvaret uppdras åt särskild fordonsansvarig, utsedd av kommundirektören. Fordonsansvarig arbetar fram krav på nya fordon, utifrån ekonomiskt, miljömässigt och arbetsmiljömässigt perspektiv. Det administrativa ansvaret har i resepolicyn ålagts fordonsansvarig. Kommunen har dock inte någon sådan, vilket är en brist. Vad gäller krav på fordon utifrån ekonomiskt, miljömässigt och arbetsmiljömässigt perspektiv uppges det utformas samt analyseras av förvaltning/ bolag tillsammans med upphandlare vid upphandling av leverantör av leasingfordon. Vid anskaffning av fordon gör varje verksamhet en bedömning av såväl antal fordon som nödvändiga funktioner. Detta meddelas till ansvarig på upphandlingsavdelningen för upphandling av leverantör av leasingbilar. Vi har inte några synpunkter avseende detta. Vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa utnyttjas? Om det finns något system för att följa upp kostnaderna per fordon? I kommunens bilpool finns totalt 14 bilar. Tekniska förvaltningen har 9 leasade fordon, äldreförvaltningen 72 fordon och Ronneby Miljö & Teknik AB har 15 fordon. Dessa används i den dagliga driften, förutom 7-8 av bolagets fordon vilka används till den egna bilpoolen. Dessa nyttjas i samband med tjänsteutövning. Bolaget har även fyra egna fordon som kan hyras av anställda. Det anges dock i kommunens resepolicy att kommunens fordon endast får användas till tjänstekörning. Vi anser detta vara en brist som snarast bör åtgärdas. Uppföljning av fordonens kostnader varierar. Inom Ronneby Miljö & Teknik AB anges kostnaderna för varje fordon via objektsnummer. Inom kommunens centrala bilpool fördelas kostnaderna för respektive bil efter den tid som fordonet nyttjas för intern debitering. En uppföljning sker av den totala kostnaden för bilpoolen (dock inte per 14
fordon). Vad gäller tekniska förvaltningen förs journal av personalens nyttjande av fordon (exklusive arbetsledningens) för fakturering till berört kostnadsställe. Avseende arbetsledningens fordon uppges dess nyttjande kontrolleras i samband med det månadsvisa godkännandet av fakturor avseende drivmedel. För äldreförvaltningen är det möjligt att samla kostnaderna för leasing, service, drivmedel mm. och därigenom få kostnad per fordon. Det är önskvärt att rutiner finns för att på ett lätt sätt kontrollera kostnaden per fordon (inte endast den samlade kostnaden för samtliga fordon eller kostnaden för drivmedel). Hur bilarna sköts och förvaras på ett ändamålsenligt sätt, vilka regler som finns och hur dessa följs? Föraren av kommunens fordon ska, enligt resepolicyn, vårda fordonet i enlighet med kommunens krav samt rapportera skador till fordonsansvarig. Vad gäller kommunens bilpool finns regler om hur bilarna ska skötas. Även inom äldreförvaltningen finns nyligen upprättade regler avseende detta (sedan 2013-03-01), dessförinnan har vi inte kunnat ta del av några dokumenterade riktlinjer. Vad gäller tekniska förvaltningen samt Ronneby Miljö & Teknik finns inte några dokumenterade riktlinjer. Inom respektive förvaltning samt inom bolaget anges det finnas en bilansvarig, som ska sköta bilen på ett ändamålsenligt sätt bl.a. svara för tvätt, städning och att service sker. Vi anser att det hade varit fördelaktigt med dokumenterade riktlinjer som tydliggör detta ansvar. Vi anser kommunens förvaring av fordon vara i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. Vad gäller Ronneby Miljö & Teknik AB samt den tekniska förvaltningen innehar de även fordon, som är i beredskap och är parkerade på annan plats än kommunens/bolagets parkering. Enligt Skatteverkets regler kan en anställd, i samband med jourtjänstgöring, ta hem företagets bil till bostaden upp till fyra dagar per månad utan att det uppkommer en förmån. Den som har femdagarsjour (t.ex. måndag-fredag) var sjunde vecka, eller med länge mellanrum, bör normalt inte beskattas för förmån trots att bilen enstaka månader tas hem fem dagar. Den anställde bör föra körjournal och endast använda bilen för körning mellan bostad och arbetsplats samt vid utryckning. Vi anser det vara en brist att inte körjournal används för att styrka användning av fordonet vid tjänsteutövning. Vi anser även att kommunen bör överväga att uppdatera resepolicyn med vägledning om fordon som används vid jour. Att ha kontroll på skador, antal mil som fordonet nyttjas liksom att medarbetare med kompetens inom området medverkar vid besiktning av fordon vid återlämnande, är exempel på utvecklingsområden där kommunen skulle kunna minska sina kostnader. Det är viktigt att ha rutiner för detta. Hur kommunen säkerställer att fordonen utnyttjas endast för tjänsteutövning, vilka regler som finns och hur efterlevnaden kontrolleras. 15
I resepolicyn anges att fordon tillhandahålls av till förare för tjänstekörning. Fordonen ska användas av behörig personal för att transportera behöriga personer samt erforderlig utrustning till och från olika förrättningar. Fordonen får endast användas för tjänstekörning. Ronneby Miljö & Tekniks förhållningssätt vad gäller uthyrning av fordon strider således mot kommunens resepolicy, vilket vi rekommenderar åtgärdas. Vad gäller kommunens bilpool finns regler avseende fordonsanvändning i samband med tjänsteutövning mm. Vad gäller Ronneby Miljö & Teknik finns korta riktlinjer, dessa bör dock uppdateras i förhållande till Skatteverkets och kommunens regler. Tekniska förvaltningen och äldreförvaltningen har inte några dokumenterade riktlinjer avseende detta, vilket rekommenderas. Körjournaler förs varken gällande den centrala bilpoolens fordon, i tekniska förvaltningen eller Ronneby Miljö & Teknik AB. Det är endast äldreförvaltningen som använder körjournaler. Vi har tagit del av äldreförvaltningens körjournalsblankett. En körjournal rekommenderas av Skatteverket innehålla uppgifter om; mätarställning vid årets början, datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade, ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner som besökts, antal körda kilometer, datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades och mätarställning vid årets slut. Vi anser inte att äldreförvaltningens körjournalsmall är i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. Exempelvis bör även mätarställning vid resans start anges liksom information om var resan startade samt slutade. För att kunna styrka hur bilen används är korrekt förda körjournaler viktiga (även om de inte är lagstadgade). Vi anser således att äldreförvaltningens körjournalsblankett korrigeras liksom att övriga verksamheter, som är föremål för granskning börjar använda körjournaler. Resepolicyn hade exempelvis dessutom kunnat följas upp genom stickprov av upprättade körjournaler, vilket inte skett i någon förvaltning eller berört bolag. Avslutningsvis vill vi framhålla att kommunen skulle kunna minska sina kostnader för leasade fordon genom kontroll och rapportering av skador samt antal mil som respektive fordon nyttjas liksom att medarbetare med kompetens inom området medverkar vid besiktningar. 5. Rekommendationer Kommunstyrelsen rekommenderas tillse/överväga att; - Uppföljning av resepolicyn sker, - Uppdatera resepolicyn med vägledning om fordon som används vid jour, 16
- En fordonsansvarig utses i enlighet med beslutad resepolicy. Dess vidare ansvarsområden, utöver vad som anges i resepolicyn, bör diskuteras tillsammans med övriga förvaltningar, - Riktlinjer avseende ansvarsfördelning samt fordonshantering upprättas samt implementeras i såväl förvaltning som berört bolag, - Ansvarig funktion bör upprätta särskilda rutiner och anvisningar för skadehantering av kommunens bilar samt centralisera skaderapporteringen till fordonsansvarig, i enlighet med kommunens resepolicy, - Ansvarig funktion bör upprätta skriftliga rutiner och anvisningar för uppföljning och kontroll av att kommunens fordon nyttjas och ombesörjs som det är tänkt, - Kommunstyrelsen bör följa upp hur den interna kontrollen fungerar avseende såväl bilpoolens funktion likväl som respektive förvaltnings och bolags fordon, - Att en blankett för körjournaler upprättas samt implementeras i såväl förvaltning som berört bolag i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. Även om det inte finns något lagkrav avseende upprättande av körjournal är det ett viktigt moment för styrka hur tjänstebil nyttjats. Ur ett arbetsgivarperspektiv säkerställer detta att de som nyttjar fordonet bekräftar att syftet med resan är arbetsrelaterad. Därmed kan arbetsgivaren kontrollera detta om det senare finns skäl till det, - Att Ronneby Miljö & Tekniks regler uppdateras i enlighet med Skatteverkets rekommendationer samt att nyttjande sker i enlighet med resepolicy. Äldrenämnden rekommenderas tillse/överväga att; - Uppföljning sker av hur den interna kontrollen fungerar gällande verksamhetens fordon, - Att förvaltningens mall för körjournal uppdateras i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. KPMG, dag som ovan 17
Lina Olsson Revisor 18