IZatrineholms kommun " KOMMUNLEDNINGSFÖRVAL TNING Staben Vår handläggare Una Widlund, 7004 Kommunstyrelsens handling nr 51/2~ ;li5db; ; q 1(0 1 (6) Datum Ert datum Er betecknini: KS I c2 DOß ;.5D6 - öl'; Projektdirektiv för framtagande av Nytt styrsystem för Katrineholms kommun med: planerings- och uppföljningssystem vision översyn av kommunövergripande styrdokument Projektdiektiv nyt stysystem för Katrineholms kommun KOMMUNLEDNINGSFÖRVAL TNING Posladress: 64180 KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 00 VX Telefax: 0150-570 25 kommun(tkatrineholm.se Org.nummer 212000-0340
2 (6) Bakgrund Sedan mars 2008 har kommunstyelsens förvaltnng förstärkts med en tjänst som planeringsstrateg. Planeringsstrategens huvudsakiga uppdrag är att arbeta med utveckling av kommunens övergrpande planering med uppföljning samt stödja kommunstyelsens arbete med uppsikspliken. I planeringsförutsättningara som antogs i kommunstyrelsen i april 2008 slogs fóljande fast: "Den nuvarande planeringsmodellen som innefattar framtagandet av övergripande planering och budget har funnits sedan 2005 då de första planeringsförutsättningarna för 2006 togs fram. Den har fört med sig att fokus har f1ytats från att bara ligga på ekonomi til ett större helhetsperspektiv. Med några års erfarenhet kan vi nu titta på planeringsmodellen och se både problem och möjligheter. Några exempel på problem är att modellen är komplex och att rutiner för til exempel uppföljning behöver utvecklas. Ytterligare ett problem är att det finns många delar som hanteras utanför planeringsmodellen. Ett exempel på detta är styrande dokument i form av policys, planer etc som inte är inarbetade i planeringsmodellen. Planeringsmodellen har dock fört med sig förbättrad samverkan inom organisationen, mer långsiktighet i planeringen och är en början til en tydligare struktur för styrning och uppföljning. Nästa steg är att ta den nuvarande planeringsmodellen vidare och utveckla den vidare til ett mer komplett styrsystem. Ett sådant styrsystem ska kunna hantera långsiktig planering, kvalitetsfrågor, styrdokument i form av policys och liknande och uppföljning. Dessutom ska styrsystemet stödja arbetet med andra centrala frågor som jämställdhet och hållbar utveckling, Genom ett fullständigt styrsystem blir det enklare att vara proaktiv och förberedd på förändringar i omvärlden. Det ska möjliggöra att kommunstyrelsen kan sköta uppsiktsplikten på ett bättre och enklare sätt än idag." Vidare konstaterades också att kommunens vision börjar nära sig sitt målår och att det därör är hög tid att börja arbetet med att ta fram en ny vision. Förutom dett firms det enligt planeringsförutsättngara dessutom ett behov av att se över övriga stydokument. Idag firms en flora av olika tyer av stydokument och i flera fall är det osakert vilken status dokumentet har och hur efterlevnaden ser ut. I samband med att planeringsförutsättnigara antogs fick kommunstyelsens förvaltnng i uppdrag att ta fram ett förslag til projektdirektiv för ett projekt som ska omfatta utveckling av ett övergrpande stysystem, framtagande av ny vision för kommunen samt översyn av kommunens stydokuent. Det är detta förslag til projektdirektiv du håller i din hand.. Beställare Kommunstyelsen är beställare av projektet. Projektets syfte och avgränsning Syfet med det styrsystem för Katrineholms kommun som ska tas fram inom ramen för projektet är att ge stabiltet, långsiktighet och tydlighet i stygen. Styrsystemet syft också til attstärka samverkan och helhetssyn och minska stuprörstanandet Pmiektdirektiv nvt 2
3 (6) inom kommunen. Det ska underlätta att stya både med ett helhetsperspektiv och tydligaprioriteringar. I stysystemet skaenny vision för Katrineholms kommun ingå samt de kommunövergrpande styrdokumenten. Eventuellt kommer fler delar att ingå i styrsystemet, dett kommer att klarläggas under projektets gång. Projektet består av tre delar. Nytt planerings- och uppfäljningssystem handlar om att ta fram ett ramverk eller en stru fór hur kommunens övergrpande planering, uppföljning och styng ska bedrvas. Det nya systemet ska bätte synliggöra nämdemas verksameter och därgenom skapa mer samsyn och utrye för samverkan mellan nämdemas verksameter. Det ska också göra det lättare för medborgara att på ett översiktligt sätt följa kommunens verksameter från beslut via genomfótande til uppfóljnig. Visionen däremot är en del av det irmehåll styrsystemet ska ha; den övergrpande vision från vilken kommunens mål ska hämtas. Det är dock viktigt att poängtera att visionen handlar om Katrineholm som geografisk plats. I den här delen av projektet är kommunens roll därör att möjliggöra att samtliga akörer tilsamans formulerar en vision fór Katrneholm som geografisk plats. Kommunen blir därör en samällsaktör bland andra i detta delprojekt. Den tredje delen, äversyn av styrdokument, är både irmehåll och ramverk. Dels handlar det om en strr för styrdokumenten, til exempel hur olika dokument ska benämas. Dels handlar det om irmehåll såtilvida att vissa stydokument som firms idag kan komma art uppdateras för att bättre staa överens med den nya visionen. Att ta fram övergripande mål ingår inte inom ramen för projektet utan blir istälet en del av implementeringsfasen. Mål och resultat nyt planerings- och uppföljningssystem Målet är att vid projektets slut presentera ett fórslag til planerings- och uppföljningssystem samt en plan fór implementering av det nya systemet för kommunstyelsen för stä1lningstagande. I planerings- och uppföljningssystemet ska följande delar ingå: allt planässigt arbete, til exempel framtagande av översiktlig planering med budget rutiner för att hantera centrala frågor som jämställdhet och hållbar utveckling samt eventuellt yterligare områden som identifieras under projektets gång rutiner fór att hantera de fackliga organsationemas Inormations- och påverkansmöjligheter. tidplan för samtliga centrala processer tydliga, skrftliga, rutiner för de delar som ingår i stysystemet, möjlighet fór medborgara att på ett översiktligt sätt fà insyn i kommunens verksamet från beslut, via utförande til uppföljning 3
4 (6) fórbättrade rutiner för att följa utvecklingen inom de områden som berör den kommunala organisationen och däred möjlighet att var proakiv Snarare än reaktiv rutiner för uppföljning av mål rutiner för hur uppsiktsplikten ska bedrivas övrga delar som identifieras under projekts gång vision Målet är att vid projektets slut överläma ett förslag til vision för Katrneholms kommun til kommunllmäkige för beslut. Den nya visionen ska tas fram i samarbete med och föranas hos: styrande politiker kommunens företagare kommunens medborgare den kommunala organsationen eventuella övriga intressenter som identifieras under projektets gång, exempelvis regionförbundet Översyn av styrdokument Målet är att vid projektets slut presentera ett förslag til gemensam str för samtliga styrdokument. Eventuella behov av uppdatering av styrdokumenten kommer att behandlas i projektplanen. Genomförande Projektet kommer att stara första oktober 2008. Den första delen i projektet inkuderar en översyn av Katrineholms kommuns övergrpande planerings- och budgetprocess. Syftet med översynen är att klarlägga vilka krav som ska ställas på styrsystemet. Projektledaren kommer att sätta saman en utvecklingsgrpp som kommer att arbeta med detta. Arbetet med att se över den nuvarande situtionen vad gäller styrdokumenten har redan påbörjats av kommunedningsförvaltnngens stab. Under hösten kommer också en inventering av övriga stora projekt i kommunen som kan samordnas med detta projekt samt rekrering til projektorgansationen kommer att genomföras. En mycket viktig del i projektet är arbetet med att förana projektet hos såväl politiker som tjänstemanaorgansation. Föranngsarbetet kommer att pågå under hela projektets gång. Arbetet med visionen kommer att pågå parallellt och ha en något anan karakär en de två andra delprojekten. Som redan nämts har kommunen en anan roll i visionsarbetet. Visionen berör Katrneholm som geografsk plats vilket irmebär att kommunen är en av flera samällsakörer. Två andra vikiga parer i dett arbete är kommunens medborgare och företag, andra viktiga akörer som identifieras under projektets gång kommer att tilkomma. I visionsarbetet kommer stor vik därör att läggas på dialog med övriga parer. 4
5 (6) Med utgångspunt i ovan kommer en projektplaner för de olika delprojekten att utarbetas. tidsplan Projektet kommer att stara 1 oktober och överlämng av projektet kommer att ske i december 2009 til kommunstyelsen och för de delar som berörs til kommunfullmäkige i janua 2010. Efter projektets slut vidtar implementeringsfasen som kommer att ske under 2010. Kommunstyelsen kommer att fà kontinuerliga rapporter. Projektorganisation och resursåtgång Stygrppen består av kommunchef, ekonomichef, kommunstyrelsens ordförande samt förste och andre vice ordförande. Styrgrppen ansvarar för att fastställa projektplan med en tydlig projektorgansation. Kostnader Projektbudget för oktober 2008 til och med december 2009 beräkas til kr. Projektet belasta 2008 års budget. I dett ingår lön för: Huvudprojektledare 0,5 årsarbetae Projektledare för planerings- och uppfóljningssystem = 0,5 årsarbetare Delprojektledare för vision= 1,0 årsarbetare Delprojektledare för översyn av styrdokument= 0,25 årsarbetare Projektdministratör= 1,0 årsarbetare Projektekonom= 0,1 årsarbetare 2,6 miljoner Då visionsarbetet också ska irmefatta kommunedborgare samt kommunens företagare och eventuellt andra akörer som identifieras under projektets gång kommer en del av projektbudgeten gå til att ordna seminarer/konferenser göra enkäter och liknande för att föra dialog och inhämta synpunter. Förutom detta ingår kostnader för utbildningar, studiebesök, referensgrppsmöten, konsultstöd samt övrga kostnader. Kostnadema för ovan beräkas uppgå til 500 000 kr. Kostnader förknppade med systemstöd tilkommer. För att finansiera behovet av jämställdhetskompetens kommer 730000 kr sökas via Sveriges kommuner och landstings Program för hållbar jämställdhet. Kostnadema för de olika projekt- och arbetsgruppemas ledamöter belastar respektive förvaltnng. Styrgrppen bemyndigas att överföra pengar til rätt kostnadsslag. 5
Anvisningar för upprättnde av projektplan Projektplaner fór de olika delprojekten fastställs av styrgrppen. 6 (6) Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter Det löpande arbetet med godkänande av projektplaner och beslutspunter utförs av stygrppen. Projektledaren ansvarar för att löpande delge styrgruppen rapporter om nuläget. En detaljerad tidsplan redovisas i projektplanen. Risker och konsekvenser För att bedriva projektet framgångsrikt är det viktigt att föranng firms i ledningen. Politiker och förvaltnngsledningar måste prioritera arbetet inom projektet och avsätta den tid som krävs. Ytterligare en framgångsfaktor som gäller framtagande av vision är god kommunkation med medborgare, företag och andra intressenter utanför kommunorgansationen. En fullständig risk och konsekvensanalys kommer att ingå i projektplanen. Överlämning och godkännande av resultat Projektets resultat överlämnas via stygruppen til kommunstyelsen för godkänande. De olika delprojekten kommer att avrapporteras enligt fastställd tidsplan. Projektavslut - implementeringsfas Projektet är berakat att levereras i december 2009. En plan fór implementering kommer att utarbetas under projektets gång. När projektet är genomfört förvaltas resultatet av kommunedningsförvaltningen. Referenser -Handbok för projektarbete (Kommunstyrelsens handling nr 13/2004) -Planeringsförutsättngar 2009 med plan 2010-11 (kommunstyrelsens handling nr 27/2008) 6