Revision av ISO 14001 Användarna tycker till

1 (8) Revision av ISO 14001 Användarna tycker till Resultat av SIS nationella undersökning oktober 2012 SIS, Swedish Standards Institute SIS is the Swedish member of ISO and CEN Postadress: 118 80 STOCKHOLM Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6, Stockholm Organisationsnr: 802410-0151 Telefon: 08-555 520 00 Telefax: 08-555 520 01 E-post: info@sis.se www.sis.se

2 (8) Introduktion och bakgrund Standarder förändrar världen. Och förenklar världen. Låter det som stora ord? Men när allt flyter på tar vi saker för givna. Du kanske kokade kaffe i morse, rostade en brödskiva eller tog bilen till jobbet? Förmodligen passade filtret till kaffekokaren och den färdigskurna brödskivan till brödrosten, precis som att gaspedalen satt på höger sida av bromspedalen. Precis som det ska vara tänker du. Ja, det är det som är det fina med standarder! SIS, Swedish Standards Institute, är en medlemsorganisation. Det är våra medlemmar som ska göra en så stor vinst som möjligt, inte vi. Däremot ska vi tillsammans se till att världen fungerar lite bättre, varje dag. Vi arbetar därför tillsammans med företag, myndigheter, forskare och organisationer, både i Sverige och i världen, för att skapa standarder som ger enklare rutiner, billigare flöden och höjd kvalitet. I en globaliserad värld behövs helt enkelt något som förenar över branscher, kulturer och landgränser. Det skapar SIS. Just nu genomgår den internationella standarden ISO 14001 Miljöledningssystem en omfattande revidering. I Sverige hanteras revideringen av SIS kommitté för Miljöledningssystem. I den deltar ca 30 experter från olika typer av organisationer för att bevaka, men framförallt påverka, nya ISO 14001. I maj 2012 genomförde SIS en nationell undersökning för att få in synpunkter från användare av standarden som den svenska kommittén ska använda i arbetet med att utveckla ISO 14001. 603 organisationer svarade på undersökningen. Svaren bidrar till att användarnas erfarenheter kommer till nytta i arbetet att utveckla ISO 14001. Denna rapport sammanfattar resultatet av undersökningen. För mer information om SIS kommitté Miljöledningssystem och hur du kan bevaka eller delta i revideringsarbetet av ISO 14001, kontakta SIS projektledare Anneli Rafiq, anneli.rafiq@sis.se, 08-555 520 52. Mer information finns även på www.sis.se. Du kan även följa Anneli Rafiq på Twitter, @AnneliRafiq. Bakgrund till revisionen ISO 14001 är en internationellt erkänd standard för miljöledningssystem. Det finns över 250.000 certifierade organisationer världen över, varav över 4.000 i Sverige. Den nya utgåvan av ISO 14001 kommer bli den tredje i ordningen sen standarden publicerades år 1996. En andra utgåva kom 2004. Den revideringen fokuserade på att förenkla standarden och anpassa den till ISO 9001 Kvalitetsledningssystem. Det har hänt mycket på miljöområdet sedan 1996 och därför är det hög tid att ISO 14001 genomgår en omfattande revidering för att vara fortsatt aktuell på dagens och morgondagens marknad. Revisionsprocessen speglas av input från två håll. Den första är arbetet inom ISO att "standardisera ledningssystemstandarderna". De senaste åren har en gemensam överordnad struktur, identisk text samt gemensamma termer och definitioner i standarder för ledningssystem arbetats fram inom ISO där representanter från t.e.x ISO 14001 och ISO 9001 varit delaktiga. Nya ISO 14001 kommer följa den nya strukturen som kallas Annex SL och finns att ladda ner gratis på ISO:s hemsida. Det andra är att man inom en tillsatt grupp inom ISO, Study Group for Future Challenges, gjort en framtidsanalys och identifierat 11 områden som ska beaktas i nya ISO 14001.

3 (8) Revisionen av ISO 14001 beräknas ta 3 år och den nya verisonen publiceras i januari 2015. En allmän remiss väntas gå ut på aktuellt standardförslag under hösten 2013. Så som reglerna för revision ser ut inom ISO kan det dröja många år tills en omfattande revidering görs igen. Därför är det viktigt att revisionen inte bara utvecklar dagens standard, utan även morgondagens. Sammanfattning 603 organisationer svarade på undersökningen varav 40% små organisationer, 30% medelstora organisationer och 30 % stora organisationer. 42% var produktionsföretag, 40% tjänsteföretag, 4% myndigheter/kommun/landsting och 5% från övriga organisationer. Den främsta anledningen till att organisationer certifierar sig enligt ISO 14001 var kundkrav. De flesta svaranden, 78%, hade också kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001. 55% ansåg att de ökat sin ekonomiska vinst till följd av ISO 14001. Det viktigaste inför revisionen av ISO 14001 tyckter svaranden att standarden leder till faktiska miljöförbättningar (60%). 42% tyckter att det var viktigt att ISO 14001 bättre kopplas till strategisk företagsledning. För små organisationer är det viktigaste att värdet av certifikatet stärks samt ökad miljöprestanda. Större organisationer vill att ISO 14001 verkar som en del i hållbarhetsarbete och socialt ansvarstagande. Annat viktigt att verka för inför revisionen var att standarden kopplas till strategisk företagsledning, att värdet av certifikatet stärks samt att standarden verkar som en del i hållbarhetsarbete och socialt ansvarstagande. På frågan om organisationens miljöpåverkan minskats sedan standarden implementerades ansåg 18 % att deras direkta miljöpåverkan minskat betydligt.

4 (8) Resultat Allmänt 603 totalt antal svarande. På vissa frågor med alternativ har svaranden angett fler eller färre än ett svar vilket förklarar att svaren i vissa fall summerar upp till mer eller mindre än 100%. Små organisationer (0-50 anställda) 241 stycken svarande 40 % Mellanstora organisationer (51-250 anställda) 194 stycken 32 % Stora organisationer (fler än 250 anställda) 176 stycken 29% Produktionsföretag: 315 stycken 42 % Tjänsteföretag: 243 stycken 40 % Myndighet/kommun/landsting: 24 stycken stycken 4 % Annan organisation* 5 % * Exempel på andra typer av organisationer som svarade på undersökningen är byggföretag, fastighetsföretag, energibolag, grossister, detaljhandel, transportföretag, grafiskt företag och konsulter. Hur många år har organisationerna varit certifierade? Mindre än 5 år 176 st 29% 5-10 år 225 st 37% Mer än 10 år 207 st 34 % Den första versionen av ISO 14001 kom 1996. Idag är drygt 4000 organisationer certifierade enligt ISO 14001 i Sverige och certifieringarna ökade under 2011 med ca 600 stycken. Av de som certifierats under de senaste 5 åren var 56% små organisationer, 26% var mellanstora och 20% var större organisationer vilket tyder på att nycertifieringen ökar mest bland mindre organisationer. Varför certifiera sig? Vilken är det huvudsakliga skälet till att ni valt att certifiera ert miljöledningssystem? Kundkrav 259 st 43% Koncernkrav 92 st 15% Marknadsfördelar 172 st 29% Egen övertygelse 184 st 31% Laga krav/förordning 46 st 8% Kundkrav är den vanligaste anledningen till att certifiera sig och 43 % angav det. Men även den egna övertygelsen (31%) samt att det gav marknadsfördelar (29%) var vanliga anledningar till certifiering bland svaranden.

5 (8) ISO 14001 i marknadsföringen Används certifikatet i er marknadsföring? Ja, som bilaga i offerter 215 st (36%) Ja, på vår hemsida 463 st (77%) Flera svaranden kommenterade även att de använder det i sälj- och marknadsföringsmaterial, under konferenser, externa uppdrag, reklam, giveaways, på fakturor och i butiker. Vad ingår i organisationens ledningssystem? Det vanligaste är att ISO 14001 används tillsammans med andra ledningssystem och då främst tillsammans med ISO 9001 Kvalitetsledningssystem. De flesta (78 %) av svaranden angav att både ISO 14001 och ISO 9001 ingick i deras ledningssystem. I och med revideringen av ISO 14001 och av ISO 9001 kommer det att bli ännu enklare att använda dessa två standarder parallellt då alla ISO ledningssystem kommer att följa samma struktur. 17 % använde även OHSAS 18001 Arbetsmiljöledning 17% använde AFS:2001:1 15 % använde endast ISO 14001 På frågan om miljöledningssystemet var en integrerad del i organisationens ledningssystem svarade 88 % ja och 12 % att miljöledningssystemet är ett separat dokumenterat och (ännu) inte integrerat i organisationens övriga ledningssystem. Förutom de ovan nämnda svarade drygt 20 organisationer att de använder ISO/TS 16949 Ledningssystem för kvalitet - Särskilda krav vid tillämpning av ISO 9001:2008 för tillverkare av fordonskomponenter och reservdelar. Vad är svårast med ISO 14001? Tyvärr föll svaren till frågan vilka av standardens delar (kap. 4 i ISO 14001) som är svårast att införa och hålla uppdaterade bort men följande kommentarer kunde utläsas: Att arbeta med miljöaspekter där de verkligen gör nytta. Att engagera alla att delta i förbättringsarbetet. Att fastställa detaljerade mål som är mätbara och kvantifierbara. Att formulera bra miljömål. Att få de anställda att ta åt sig information. Att få engagemang för miljöarbetet i organisationen. Att identifiera och formulera relevanta, engagerande mätbara miljömål som upplevs gagna verksamheten, och som inte bara finns där "för certifikatets skull". Att känna till och säkerställa miljöarbetet hos alla våra underleverantörer, varav flertalet är utländska. Att uppföljning att lagar och krav efterlevs.

6 (8) Vad betyder certifieringen för organisationerna? Vilka av följande påståenden tycker du beskriver er erfarenhet av extern certifiering bäst? De flesta (57 %) ansåg att det är bra att få en regelbunden diskussion om hur vi kan förbättra vår miljöprestanda. 45 % ansåg att uppföljningsrevisionerna gör att vi "skärper till oss" och uppdaterar sådant som annars inte hade blivit gjort. Av det kan man dra slutsatsen att de flesta ansåg att den främsta fördelen av dessa alternativ var att få en regelbunden diskussion om hur miljöprestandan kan förbättras. En mindre del av de svaranden ansåg att certifieringen inte var värd kostnaden. 45 % ansåg att uppföljningsrevisionerna gör att de skärper till sig och uppdaterar sådant som annars inte hade blivit gjort. Av de organisationer som inte tyckte att certifieringen var värt pengarna var 40 % tjänsteföretag och 54 % produktionsföretag. Bland dem som tyckte att certifieringen inte var värt pengarna fanns en viss övervikt bland mindre företag (upp till 50 anställda). 45% av de missnöjda var småföretag. Har ISO 14001 givit ekonomiska vinster? Har din organisation gjort ekonomiska vinster genom att ha ledningssystemet ISO 14001? Och i så fall på vilka sätt? 24 % ansåg att de hade gjort vinst genom kostnadsbesparingar. 31% ansåg att de ökat vinsten genom försäljning. Svaranden fick också möjlighet att svara på om det gjorts ekonomiska vinster på annat sätt till följd av ISO 14001. Nedan redogörs för några av dessa kommentarer: Inte säker på storlek på kostnadsbesparing, men vi bedömer att vi genom klok/förbättrad resursförbrukning både har och kommer spara pengar under minskad miljöbelastning. Ingen ökad försäljning, men genom certifieringen kan vi bibehålla nuvarande nivåer på försäljningen. Minskad miljöpåverkan, minskar samtidigt kostnaderna. Det är ett krav i många stora upphandlingar idag. Tyvärr har vi upptäckt att ISO certifieringen betyder mindre än vad vi trodde i en upphandling, det är ju alltid priset som styr. Vi hade fått ett vite från uppdragsgivaren om vi inte certifierat oss, samt svårt att få fortsatt avtal.

7 (8) Prioriteringar inför revideringen av ISO 14001 I enkäten ställdes följande fråga: Revideringen av ISO 14001 har just börjat och väntas ta tre år. Vilka av följande punkter anser du skulle vara viktiga att försöka förbättra i den nya versionen av ISO 14001? 360 svaranden, 60%, tyckte att det var viktigt att ISO 14001 bättre leder till faktiska miljöförbättringar. 254 svaranden, 42%, tyckte att det var viktigt att ISO 14001 bättre kopplas till strategisk företagsledning. 248 svaranden, 41%, tyckte att det var viktigt att värdet av att ha ett certifikat stärks. 245 svaranden, 41%, tyckte att det var viktigt att ISO 14001 verkar som en del i hållbarhetsarbete och socialt ansvarstagande. 49 svaranden eller 8% tyckte att det var viktigt att det lätt går att använda parallella eller sektorspecifika sub-system. 20 svaranden, 3%, tyckte att det var viktigt att riktlinjer för extern kommunikation bör ingå. Den största förbättring svaranden vill se är alltså att ISO 14001 leder till faktiska miljöförbättringar. Den synpunkten är jämt fördelat mellan större och mindre organisationer, tjänste- och produktföretag, samt oberoende hur länge man varit certifierad. För de större organisationerna är det viktigare att ISO 14001 verkar som en del i hållbarhetsarbete och socialt ansvarstagande, samtliga större organisationer tyckte det. För det större var det också viktigt att de faktiska miljöförbättningarna stärktes. 62% av de större företagen tyckte det. Samt att det bättre kopplas till strategisk företagsledning. 56% av de större företagen tyckte det. För mindre organisationer är det viktigaste att värdet av certifikatet stärks samt att miljöförbättningarna stärks. 54% av de mindre organisationerna tyckte det. Även myndigheter ansåg de faktiska miljöförbättringarna vara viktigast att stärkas i nya ISO 14001. 67% tyckte det. För tjänsteföretagen var de faktiska miljöförbättringarna viktigast. 57% av dessa tyckte det. Samt att värdet av certifikatet höjs. 49% av tjänsteföretagen tyckte det. Bland produktionsföretagen tyckte 61% att det viktigaste var att standarden leder till faktiska miljöförbättringar. Därefter i prioriteringsordning ansåg de att att ISO 14001 bättre kopplas till strategisk företagsledning. 43 % av produktionsföretagen ansåg det. Många förslag inkom också från respondenterna på områden där det finns potential till förbättring: Att det ställs högre krav på företagen. Idag är det mest ett spel för gallerierna. Man kan hitta på sina egna mål som man på förhand, utan att genomföra några som helst miljöförbättringar, vet att man kommer att uppfylla. Detta bör skärpas för att certifieringen ska leda till minskad miljöpåverkan. Bättre anpassning till andra verksamheter än tillverkande företag. Mindre "byråkratiskt", många krav på redovisande dokument som kan vara svåra/obehövliga att åstadkomma t ex vad gäller lagefterlevnad. Att ISO 14001 blir ett system för att förbättra miljön och slutar vara ett system som mest går ut på at visa saker på papper. Mycket av det som ska göras är

8 (8) enbart till för att visa en fin fasad som inte ger något för miljön. Betr. 4.3.1 Miljöaspekter. HUR MYCKET ska företaget kunna påverka för att berörd aspekt ska identifieras i systemet. Direkt och indirekt miljöpåverkan måste definieras (exemplifieras) Stöd måste upprättas för att avgöra vilka aspekter som ska anses betydande. Definiera kriterier för när ett mål ska anses övergripande. Avsnittet om utvärdering av att lagar och andra krav efterlevs bör specificera att detta är begränsad till lagar och krav som berör identifierade miljöaspekter. Miljöprestanda finns endast i avsnittet om ledningens genomgång. Måste även adresseras i avsnitten om verksamhetsstyrning och uppföljning. 4.4.6 Verksamhetsstyrning, otydlig vilket innebär att allt möjligt tolkas in av externa revisorer. Att den skrivs på ett betydligt "vardagligare" språk så att man direkt förstår vad som krävs/skall göras. Inte hur men vad! Den direkta miljöpåverkan I vilken mån har ISO 14001 medfört att organisationen minskat sin direkta miljöpåverkan? Vår organisations miljöpåverkan har minskat betydligt: 108 st Vår organisations miljöpåverkan har minskat något: 229 st Bara marginellt, men vi har bättre koll på hur vi påverkar miljön: 246 st Nej, ISO 14001 har inte gjort att vi minskar vår miljöpåverkan: 18 st En majoritet (56%) tyckte att organisationens direkta miljöpåverkan hade minskat. Den indirekta miljöpåverkan På frågan om den indirekta miljöpåverkan minskats till följd av att organisationen använder ISO 14001, d.v.s. i vilken mån har leverantörers/konsumenters/kunders/ miljöpåverkan minskats: 8% svarade att organisationers indirekta miljöpåverkan minskats betydligt. 58% att den minskat något. Många svaranden påpekade i sina kommentarer att det är viktigt att tydliggöra vad direkta och indirekta miljöaspekter innebär, samt exemplifiera detta, i den nya versionen av ISO 14001. Många ser det som en stor utmaning, näst intill omöjlig, att värdera sin indirekta miljöpåverkan genom underleverantörer och kunder. Många ser samtidigt att det är deras största miljöaspekt. För mer information vänligen kontakta SIS projektledare Anneli Rafiq, 08-555 520 52, anneli.rafiq@sis.se.