UTBILDNINGSMATERIAL FÖR FÖRSKRIVARE I WEBSESAM

UTBILDNINGSMATERIAL FÖR FÖRSKRIVARE I WEBSESAM Uppdaterad: 140113

websesam Utbildningsmaterial för förskrivare Har du frågor vänd dig i första hand till användarstödet på din arbetsplats. I andra hand kontaktar du hjälpmedelskonsulent namn och telefonnummer finns på landstingets hemsida, under Hjälpmedelsportalen Innehåll Logga in Startbild Sida Funktioner: Hjälpmedel per mottagare 3-8 Funktioner i blåa högermarginalen 9 Beställa hjälpmedel 10-13 Beställning ur eget närförråd 14-18 Beställa komponenter 19-21 Beställa komponenter komplettera individ 22-23 Sök artikel 24 Varukatalog 25 Arbetsorder 26-29 Hämtorder 30-31 BMB - Byte Mottagare Betalare 32-35 CFR, Centrala Folkbokföringsregistret 36 Dina uppgifter 37 2 2 1

Inloggning Logga in på: http://websesam.nll.se/websesams2.prod/login.aspx?returnurl=%2fwebsesams2.prod%2f Ange användarnamn och lösenord Har du glömt lösenordet? Klicka på länken så skickas lösenordet till din mail Detta är startbilden för websesam I välkomstmeddelandet får du allmän information. Länkar finns till bl.a. Hjälpmedelsportalen, avvikelser/frågor, sortimentsöversikt mm Personliga meddelanden syns här. Utgå från Hjälpmedel i högra kolumnen när du arbetar i websesam 2

Hjälpmedel per mottagare Skriv personnummer med samtliga 12 siffror i en följd (ÅÅÅÅMMDDNNNN). Klicka på Sök efter att du har fyllt i uppgifterna. Sökgrupp använder du om du t ex vill kontrollera vilka gånghjälpmedel patienten har. Det är ISOkodsbeteckningen du skriver in (t ex 12 för Hjälpmedel för förflyttning). Endast I-märkta (individmärkta) använder du om du vill se vilka hjälpmedel som hyrs. 3

Utgångsbild: Hjälpmedel per mottagare Hjälpmedel per mottagare, forts Klicka på artikelnumret - här kan du för varje hjälpmedel få: Artikelinformation - här finns t.ex. bild och bruksansvisning på det aktuella hjälpmedlet. Ordinationsöversikt här kan du se hur beställningen såg ut när den gjordes samt betalare Beställ här kan du beställa ett likadant hjälpmedel 4

Hjälpmedel per mottagare - Ordinationsöversikt Klicka på Ordinationsöversikt Här kan du se: Förskrivare/beställare/kund/leveransadress = vem som står som förskrivare för hjälpmedlet Betalare = vem som betalar för hjälpmedlet Ord.nr. (Ordinationsnummer) Klicka på numret och de ser vad hjälpmedlen kostar Artikelinformation: Här finns bl.a. länk till leverantör, tillgängligt saldo på lager. 5

Hjälpmedel per mottagare - Ordinationsöversikt, forts Om du klickar på Ordinationsövesikt Här kan du se vad hjälpmedlet kostar och hur beställningen såg ut. 6

Utgångsbild: Hjälpmedel per mottagare Hjälpmedel per mottagare, forts Genom att klicka på ett individnummer kan du komma vidare till individinformation 7

Hjälpmedel per mottagare, forts Återlämnade hjälpmedel - här läser du vilka hjälpmedel som är återlämnade Registrerad Ao - under Registrerad arbetsorder kan du se vilken teknisk service som är utförd på de hjälpmedel personen lånar.. Komponenter på väg Här kan du se gjorda ej levererade beställningar på komponenter Beställ - här beställer du nya hjälpmedel BMB, Byte Mottagare Betalare Hämtorder - här beställer du returtransport för hjälpmedel Skriv ut Utskrift av bilden hjälpmedel per mottagare 8

Funktioner i blå högermarginal Individkort - Genom att skriva in individnumret kommer du till samma bild som individinformation. Varukatalog Här kan du söka artiklar från Iso-kod. Sök artikel Här kan du söka artikel via benämning, leverantör, leverantörs artikel nummer mm Kundorder Utgå från beställ i bilden hjälpmedel per mottagare istället! Arbetsorder Här registrerar du arbetsorder. Kvittera BMB Här ser du och kan kvittera dina inkomna BMB CFR Sök av personuppgifter Meddelande Dina personliga meddelanden. Dina uppgifter Här ser du hur du som användare är upplagd. Du kan söka/öppna ordinationer/arbetsordrar samt söka levererade arbetsordrar. 9

Beställa hjälpmedel Utgångsbild: Hjälpmedel per mottagare. Skriv in aktuell patients personnummer med alla 12 siffror. Klicka på sök Klicka på Beställ - här beställer du hjälpmedel 10

Beställa hjälpmedel, forts Kund/leveransadress visar vilka arbetsställen/kundnummer du är upplagd mot. Välj det aktuella arbetsstället. Stämmer uppgifterna gå vidare genom att klicka på Fortsätt. På landstingets hemsida på Hjälpmedelsportalen finns länkar till Riktlinjer för hjälpmedelsverksamheten Sortimentsöversikt hjälpmedel Beställningsunderlag 11

Beställa hjälpmedel, forts Information om ersättningskedja I samband med ut-/infasning av nytt sortiment använder vi ersättningsgrupper. Det innebär att de äldre produkterna levereras ut först, förutsatt att lagersaldo finns, för att hålla nere kostnaderna för nyinköp. Ersättningsgrupper är bindande du kan alltså inte välja bort det föreslagna hjälpmedlet. Om det finns särskilda skäl för att få nyare hjälpmedel finns möjlighet att gå utanför ersättningskedjan (beställning görs då på blankett Förskrivning utanför ersättningskedjan ) Vi rekommenderar att alltid beställa på det nyaste artikelnumret oavsett vilken typ av Ersättningsgrupp det gäller. Lägg sedan till ev. tillbehör utifrån vilken huvudprodukt du kommer att få levererad. 1. Skriv in Artikelnummer. (Artikelnummer kan sökas i websesams Varukatalog, Sök artikel eller via beställningsunderlagen 2. Välj Betalare. Förskrivningssyfte (hyra-köp) är ej valbar. Vid önskat köp på hyresartikel görs manuell beställning 3. Klicka på Spara ändringarna - Är du nöjd med beställningen klickar du på Fortsätt - Vill du ändra i beställningen, kryssa i rutan Ta bort. Kom ihåg att spara ändringarna. - Vill du ändra/beställa komponenter/tillbehör, se fortsättning s.19 12

Nu har du kommit till sista bilden med adressuppgifter och meddelanderuta 1. Vid hämta leveransadress från ska kund/leveransadress vara markerad. Det är endast när hjälpmedlet ska levereras till patientens hemadress som Mottagare ska vara markerad. 2. Under Övrig information kan anges ex. att arbetsorder är skriven eller vid nybeställning speciella önskemål. OBS! Endast kortare meddelanden ska skrivas här. Önskar du att hela sin order levereras samtidigt (kan gälla huvudhjälpmedel och komponent) klickar du i rutan Samleverans önskas 3. Viktigt att leveransadressen är rätt. Klicka på verkställ när uppgifterna stämmer Nytt fönster öppnas Bekräftelse och ordernummer på registreringen av beställningen visas. Ordern Beställning är nu skickad! ur eget närförråd Beställningen är nu registrerad och är klar att behandlas av Länsservice Uttag från eget närförråd används endast av de enheter som har närförråd. 13

Beställning ur eget närförråd Alt 1 när man har rutin av att förskriva direkt från sitt närförråd då väljer man Uttag ur eget förråd innan man klickar fortsätt. Glöm inte att göra lagerpåfyllnad! Alt 2 när man har rutin av att förskriva från sitt närförråd genom BMB. Utgå ifrån bilden Hjälpmedel. Välj vårdenhet och skriv in ert närförrådsnummer Klicka på Sök. Då kommer lista upp med alla hjälpmedel som finns i närförrådet. 14

Klicka på länken BMB. Nytt fönster öppnas Lista med alla individmärkta hjälpmedel kommer upp. Fyll i förskrivare, ny mottagare (patient) med personnummer. Kryssa i det aktuella hjälpmedlet. Klicka på Spara ändringarna 15

Nytt fönster öppnas Stämmer alla uppgifter, klicka på Verkställ Om du ändrar någon uppgift måste du klicka på Spara ändringarna innan du verkställer. BMB är nu skickad. För att hjälpmedlet ska hamna på personen, måste BMB kvitteras. Utgå ifrån bilden Hjälpmedel och välj patient och skriv in personnummer och klicka på Sök. 16

Välj Kvittera BMB i den blå listen Nytt fönster öppnas. Här ser du alla dina BMB-ärenden med mottagaren som finns att ta emot. Klicka på datumet så kommer du in på ärendet 17

Nytt fönster öppnas med nedanstående uppgifter: 1. Välj kund och betalare 2. Om alla uppgifter i övrigt stämmer, Klicka på Verkställ BMB är nu mottagen och kvitterad!. 18

Beställa komponenter Ska du beställa komponenter/tillbehör till huvudhjälpmedlet, klicka på Artikelnumret. Nu får du upp en artikellista över de komponenter/tillbehör som finns på det beställda huvudhjälpmedlet, se bild nästa sida Siffran inom parantes talar om hur många komponenter/tillbehör som finns på stolen. Den siffran ändras om du lägger till eller tar bort komponenter/tillbehör. 19

Beställa komponenter använda mallar Mallar finns för de hjälpmedel som förskrivs ofta och har många komponenter t ex rullstolar. Mallen ger förslag på komponenter. Alt. 1: Om ytterligare tillbehör behövs klicka på Vanligaste tillbehören till: Cross och kryssa i de komponenter du önskar, tryck därefter på beställ. Alt 2: Ändra i mallen Ändra antal eller ta bort artikelnummer. Klicka på Spara ändringarna Alt 3: Skriv in artikelnumret på den komponenten/tillbehöret du önskar. Klicka på Spara ändringarna. När du gjort dina val - Klicka Spara ändringarna. Och därefter på Åter till ordinationsrader 20

Beställa komponenter, forts Du kommer tillbaka till dina ordinationsrader. Klicka på spara ändringarna och därefter fortsätt Fortsätt färdigställa ordern, se sida 13 21

Beställa komponenter till tidigare förskrivet individmärkt hjälpmedel Utgå från bilden Hjälpmedel. Skriv in aktuell patients personnummer med alla 12 siffror. Klicka på Beställ. Om de uppgifter som är förvalda stämmer klickar du sedan på Fortsätt. Skriv in artikelnumret på det tillbehör/komponent som du vill beställa och klicka på Spara ändringarna. Nytt fönster öppnas med en nu kolumn Kompl.individ. Klicka på Kompl.individ och bocka för det aktuella huvudhjälpmedlet som ska kompletteras. Bekräfta genom att klicka på Verkställ. I orderraderna ser man nu i fältet individnr till vilken individ denna komponent är kopplad till. Klicka på Spara ändringarna och därefter på Fortsätt. 22

Beställa komponenter till tidigare förskrivet individmärkt hjälpmedel forts Ny bild visas. Kontrollera att komponenterna kommer på rätt betalare och kundnummer Välj adress från kund/leveransadress eller mottagare. Se över att leveransadressen är rätt, Klicka på Verkställ. I rutan övrig information kan du t.ex. skriva ett meddelande eller in att AO är beställd Du får nu ett meddelande om att beställningen är mottagen och registrerad med ett referensnummer (se sid 13). Detta referensnummer ska anges vid en ev. AO av komponenten. Din beställning finns sedan sparad under Dina uppgifter 23

Sök artikel Sök artikel finns i högra (blå) kolumnen Sök artikel fungerar bäst ju mer man kan avgränsa sökningen. Fyll i Benämning, välj Leverantör. Klicka på Sök Kryssa även i inkl.disponibelt saldo om du vill se om hälpmedlet finns på det lager du beställer ifrån. 24

Varukatalogen i websesam Varukatalog finns i högra kolumnen. Sökning i varukatalogen fungerar bäst för mindre hjälpmedelsområden. Ruta med inkl.disponibelt saldo finns att välja (kryssar i rutan och klickar på visa). Då väldigt många artiklar finns upplagda kan det ta tid att få fram sökningen och svårt att hitta rätt bland alla artiklar. Enklare att gå in via sök artikel. Status Sortiment lagervara = lagerhållet sortiment beställningsvara = sortiment, beställningsvara Ej sortiment utgående = finns begagnat hjälpmedel i lager kan beställning göras OBS! Om utgående hjälpmedel inte finns i lager kan beställning endast göras efter överenskommelse med hjälpmedelskonsulent. utgången = utgången från leverantör. Inköp går inte att göra, finns begagnat hjälpmedel i lager kan beställning göras. 25

Arbetsorder Utgångsbild: Välj Hjälpmedel i högerlisten. Skriv in patientens personnummer med alla 12 siffror. Klicka på Sök. Du kommer nu till individbilden Hjälpmedel per mottagare. Skriv upp eller notera individnummret på hjälpmedlet samt personnummer som arbetsordern ska kopplas till. Klicka på Arbetsorder i högermarginalen. 26

Arbetsorder, forts Nytt fönster öppnas med uppgifter för arbetsorder Skriv in personnummer med 12 siffror samt individnummer. Välj Typ av åtgärd och Utföres av. Fyll i rutan för felbeskrivning. (Det går att skriva ca 250 tecken, vilket motsvarar ca fyra rader). Klicka på Spara ändringarna 3. Välj Typ av åtgärd 4. Välj utföres av 1. Skriv in personnummer med 12 siffror. 2. Fyll i individnummer 5. Fyll i rutan för felbeskrivning 6. Spara ändringarna 27

Arbetsorder, forts Artikelfält och benämning fylls i automatiskt då man sparar ändringarna Klicka på Hämtas eller utföres Nytt fönster öppnas med adressuppgifter 1. Välj Hämtas för åtgärd eller utföres på plats Var arbetet sedan kommer att utföras bestäms av tekniker och lokala rutiner. 2. Välj alternativ för Hämta adress från. 3. Gör ev. ändringar i adressuppgifter, lägg till telefonnummer, portkod om nödvändigt 4. Klicka på Spara ändringarna Och därefter Verkställ 28

Arbetsorder, forts Du får ett AO-nummer som kvitto på att Arbetsorder är mottagen. Numret finns även under Dina uppgifter 29

Hämtorder Hämtorder används för beställning av returtransport av hjälpmedel från patient eller t ex från vårdcentral till Länsservice. Utgå från bilden Hjälpmedel. Skriv in patientens personnummer med alla 12 siffrorna. Klicka på Sök. Klicka på Hämtorder. 30

Hämtorder, forts 1.-Välj Kund/leveransadress alt. Patient 2. Skriv i ev. kommentarer i rutan Hämtorder information 3. Välj orsak. 5. Korrigera om nödvändigt adressuppgifter under hämtadress och lägg till telefonnummer och ev. portkod. 6. Klicka på Verkställ. Nytt fönster öppnas med bekräftelse på hämtorder 4. Bocka för aktuella hjälpmedel som ska hämtas i hjälpmedelslistan. 31

Byte Mottagare Betalare (BMB) BMB används för hyrda hjälpmedel när: Patient ska flytta till annan vårdcentrals/boendeområde eller byta boendeform När hjälpmedel förskrivits på sjukhuset och ska föras över till primärvården eller kommunen. Mottagande förskrivare ska godkänna överföringen i websesam snarast (inom sju dagar). Vid varje enhet bör det finnas rutiner för överföring av kostnader via BMB. Observera att överrapportering av behandlingsansvar till annan förskrivare inte kan göras i websesam, utan måste göras på annat sätt t ex journalkopia eller telefonsamtal. BMB mellan brukare är inte tillåtet utan att hjälpmedlet först varit in till Länsservice för rekonditionering/genomgång av tekniker. Länsservice är ansvarig för att hjälpmedlen som hyrs är säkra och funktionsdugliga. Att ta emot BMB och kvittera. Det kommer inget meddelande om att du fått ett BMB-ärende utan du måste aktivt gå in på Kvittera BMB i den blå listen för att se dina ärenden. Ärenden som inte är kvitterade inom 7 dagar försvinner och är inte längre aktiva för BMB. Utgå ifrån Kvittera BMB Klicka på länken 32

Nytt fönster öppnas. Här ser du alla dina BMB-ärenden med mottagaren som finns att ta emot. Klicka på datumet så kommer du in på ärendet Nytt fönster öppnas med nedanstående uppgifter: 2. Välj kund och betalare 3. Om alla uppgifter i övrigt stämmer, Klicka på Verkställ BMB är nu mottagen och kvitterad!. 33

Att skicka BMB Utgå ifrån bilden Hjälpmedel för personen och klicka på BMBlänken Nytt fönster öppnas med uppgifter om de hjälpmedel som personen har på hyra. 1. Ange ny förskrivare/mottagare 2. Kryssa för de hjälpmedel som är aktuella för BMB 3. Skriv ev. meddelande i meddelanderutan 4. Klicka på Spara ändringarna 34

Nytt fönster öppnas där de valda uppgifterna är med. Stämmer allt klicka på Verkställ BMB är nu skickad! 35

Centrala Folkbokföringsregistret Namn kan sökas på förnamn eller efternamn först. Kan även söka på de fyra första siffrorna i personnumret. Klicka på rullisten och välj kön. Gatuadress skriv början av gatuadressen om du kan den. Skriv Postort om du kan den. Tryck på Sök. 36

Dina uppgifter Här kan du se beställningar och arbetsordrar som ännu inte är utförda. Här lägger du in kontaktuppgifter som är viktiga för att tekniker, kundtjänst m.fl. ska kunna nå dig Kom ihåg att ändra telefonnummer och mailadress när du byter arbetsplats. Klicka på ditt namn för att komma åt de uppgifter som finns registrerade på dig. 37