Inbjudan till att anmäla intresse

Inbjudan till att anmäla intresse Upphandling av Löne- och Personaladministrativt system Kort om upphandlingen Avsikten med upphandlingen är att kunna erbjuda Landskapet Åland, Ålands kommuner och kommunalförbund möjlighet att på ett enkelt sätt kunna anskaffa ett modernt, flexibelt, användarvänligt och konstadseffektivt löne- och personaladministrativt system. Ett löne- och PA-system för den åländska marknaden måste beakta åländsk och finsk lagstiftning, men ska vara svenskspråkigt, vilket gör upphandlingen särskilt komplicerad. Om Bakgrund Ålands landskapsregering antog den 5 november 2012 styrdokumentet Digital agenda för landskapet Åland. Målet är att genom it-samverkan omvandla det åländska samhället till ett modernt e-samhälle. I juni 2014 ingick Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad och Ålands kommunförbund ett samverkansavtal där man enades om att bilda ett gemensamt icke vinstdrivande bolag,. tar över och samordnar it-verksamheten och tillgodoser ägarnas behov av e-tjänster, it-drift, it-utveckling och it-förvaltning. Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Högskolan på Åland och Mariehamns stad överförde sin it-personal till bolaget per den 1 januari 2015. är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Ådas FO-nummer är 2652001-2. Syfte Syftet med är att erbjuda it-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. erbjuder snabb och rättssäker it-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till aktieägarna. 1

Aktieägare Landskapet Åland bildade bolaget i oktober 2014. Alla åländska kommuner, kommunalförbund och andra åländska offentligrättsliga organisationer kan bli aktieägare och därefter utnyttja bolagets tjänster. Andra än offentligrättsliga organisationer, som inte är verksamma på en konkurrensutsatt marknad, tillåts inte bli ägare i bolaget. Om Åland Åland är ett självstyrt och enspråkigt svenskt landskap i Finland med egen flagga, frimärke, registreringsskyltar och en egen toppdomän (ax). Valutan är euro. Åland består av ca 6 500 öar varav 65 är bebodda. Sammanlagt bor ca 29 000 personer på Åland fördelade på 16 kommuner. Av dem bor ca 11 500 i Ålands enda stad Mariehamn. Åland styrs av ett folkvalt lagting och en regering som kallas landskapsregeringen. Åland har egen lagstiftning inom vissa områden. Allmänt om upphandlingen har för avsikt att upphandla ett löne- och PA-system samt support. kommer att handha drift och den tekniska installationen. ger sina aktieägare, offentliga myndigheter och organ, möjlighet att använda löne- och PA-systemet som en paketerad tjänst. Upphandlingen avser ett helhetsåtagande där leverantören skall tillhandahålla it-baserat stöd för hantering av löne- och personaladministration inom Ålands offentligrättsliga organ. I nuläget är de aktuella parterna bundna av 15 olika kollektivavtal, vars bestämmelser måste kunna hanteras av det nya löne- och PA-systemet. Ålands landskapsregering, inklusive Ålands hälso- och sjukvård, har drygt 2 000 anställda. De 16 kommunerna har sammanlagt runt 2 000 anställda, varav den största kommunen har 800 anställda och den minsta nio anställda. Kommunalförbunden varierar också i storlek, de har från en till drygt 130 anställda. Behoven hos landskapsregeringens myndigheter, affärsverk och offentligägda bolag samt kommunerna och kommunalförbunden varierar stort. Löner, pensioner, studiestöd, arbetslöshetsstöd, hemvårdsstöd, närståendestöd och arvoden ska betalas ut. Antalet utbetalningar vid de olika enheterna varierar mellan fem till 5 800 per månad. Totalt kan det således röra sig om ca 10 000 utbetalningar per månad. har för avsikt att teckna ett ramavtal på två år med option på två gånger ett år. Ramavtalet är det avtal enligt vilket för sina aktieägares räkning/ aktieägare (offentligrättsliga organ) kan avropa (beställa) ett löne- och PA-systemför sin verksamhet. Varje aktieägare tecknar efter avrop ett individuellt avropsavtal. Avropsavtalets villkor, med undantag för omfattningen (vad som köps), är likalydande och har sin grund i ramavtalet. Avtalsförslag till såväl ramavtal som avropsavtal kommer att tillställas utvalda leverantörer i samband med inbjudan till dialog. 2

Den valda avtalslösningen innebär att för enskild aktieägares räkning/aktieägare kan avropa löne- och PA-system under hela ramavtalets giltighetstid. Giltighetstiden på ramavtalet är som längst fyra år och som kortast två år. Avropsavtalen i sin tur är gällande som längst till och med det år som infaller åtta år efter det att ramavtalet upphört. Avropsavtalet gäller inledningsvis fyra år från och med tidpunkten för avtalets tecknande. Därefter ska aktieägaren ha möjlighet att förlänga avtalet med ett år i taget till och med det år som infaller åtta år efter det att ramavtalet upphört. Bilden nedan illusterar förhållandet mellan ramavtalets giltighetstid och avropsavtalens giltighetstid. Dagens miljö består bl.a. av tunna klienter, PC:er och windowsservrar. Systemet skall installeras tekniskt på två geografiskt skilda platser. Fyra enheter har i dag Norlic Personec R som upphör med support den 31 december 2015 och femton enheter har Abilita PR som upphör med support den 31 december 2018. Tre enheter har Pedagos lönesystem och en enhet har Hogia. 3

Anbudsförfarande Löne- och PA-systemet upphandlas genom en konkurrenspräglad dialog med stöd av 29 UppHandL. Ett löne- och PA-system för den åländska marknaden måste beakta åländsk och finsk lagstiftning, men vara på svenska vilket gör upphandlingen särskilt komplicerad. Med anledning av upphandlingsföremålets komplexitet är det inte möjligt att på förhand definiera de rättsliga eller finansiella villkoren eller de tekniska medlen för att tillgodose behoven. Den konkurrenspräglade dialogen kommer att genomföras i tre faser. Dialogsansökan (anbudsansökan) I första skedet inbjuds intresserade företag att anmäla sitt intresse genom att inkomma med en ansökan. I ansökan ska ett förslag lämnas på ett löne- och PA-system i enlighet med kraven i denna begäran. Av de leverantörer, som uppfyller kvalificeringskraven och de grundläggande tekniska kraven, inbjuds minst tre sökande, eller det mindre antal som uppfyller kraven, till en dialog kring de lösningar som lämnats. I samband med detta tillställs anbudsökandena ett förslag till ram- och avropsavtal. Dialog Dialogens syfte är att definiera de prestanda- och funktionskrav samt avtalsvillkor som kan tillgodose :s behov. Dialogen kan omfatta alla aspekter av kontraktet och kommer att genomföras såväl skriftligt som muntligt. Alla muntliga dialoger äger rum på Åland. Till deltagarna i dialogen betalar reseersättning för resor till och från dialogmöten som hålls på Åland. Ingen övrig ersättning utbetalas. Den eller de lösningar som valts efter det att dialogen avslutats skall ligga till grund för de efterkommande anbuden från de utvalda anbudssökandena. Preliminärt anbud kan komma att begäras in under dialogfasen. Dialogen kan ske i successiva steg så att antalet lösningar som inkluderas i dialogen begränsas under dialogen på grundval av tilldelningskriterierna. Dialogen förs individuellt med varje enskild leverantör. Andra leverantörers förslag på lösningar diskuteras inte utan att samtycke dessförinnan hämtats från berörda leverantörer. Under denna fas väljs inte någon leverantör bort, utan dialogen syftar till att minska antalet lösningar. En leverantör är kvar så länge denne har åtminstone en lösning som är föremål för dialog. Dialogen fortsätter till dess att en eller flera lösningar som tillgodoser behovet föreligger. Dialogen kommer därefter att förklaras avslutad. Uppmaning att lämna slutliga anbud Efter att dialogen förklarats avslutad påbörjas avslutningen av anbudsförfarandet. I detta skede kommer de anbudssökande att uppmanas att lämna in sina slutliga anbud, vilket innebär att anbud lämnas in på den eller de lösningar som valts under dialogen. Tidsfristen för lämnande av anbud räknas från den dag då anbudsförfrågan skickats och löper 35 dagar. Förslag på annan leverantörs förslag till lösning förutsätter att denna leverantör medgett att lösningen får lämnas ut till andra anbudsgivare. 4

Utvärdering av de inkomna anbuden sker i enlighet med tilldelningskriterierna. Sekretess Under hela anbudsförfarandet, inklusive dialogfasen, råder absolut sekretess. Planerad tidplan för upphandlingen Datum Aktivitet 25.02.2015 Inbjudan till att anmäla intresse 27.03.2015 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 12 dagar innan ansökningstiden går ut 01.04.2015 Sista dag för svar, tidsfrist 7 dagar innan ansökningstiden går ut 08.04.2015 Sista dag att lämna dialogansökan (anbudsansökan) Apr-Aug 2015 Juni-Aug 2015 Sept 2015 Dialoginbjudan och dialog Eventuellt preliminärt anbud Uppmaning att lämna slutligt anbud 35 dgr Anbudstid Nov 2015 Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör, väntetid på 21 dagar + 7 dagar om delgivningen sker per post. 21 dgr Väntetid Dec 2015 Giltigt avtal Krav på leverantören (kvalificeringskrav) Språk Åland är ett självstyrt svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor skall upprättas på svenska. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud ska lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 5

Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 UppHandL, föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 UppHandL föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 UppHandL eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 UppHandL. För att styrka att samtliga skatter och sociala avgifter är betalda ska anbudsgivaren och eventuella underleverantörer, bifoga intyg från skattemyndighet eller från behörig myndighet i det land den är verksam. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i yrkes- eller handelsregister och bifoga utdrag för att styrka registreringen. Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. kan under upphandlingsförfarandet begära att en anbudsgivare genom att lämna in det senaste reviderade bokslutet bekräftar att denne har en ekonomisk och finansiell situation för att klara av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med. 6

Beställarens utredningsskyldighet Enligt 5 lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006) ska beställaren innan denne ingår ett avtal om arbete som baserar sig på ett underleverantörsavtal/upphandlingsavtal inbegära följande handlingar som inte får vara äldre än tre (3) månader: 1) en utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga; 2) ett handelsregisterutdrag eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt; 3) ett intyg över betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp; 4) intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning; och 5) en utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren. Anbudsgivaren ska först efter avslutad dialog och i samband med att slutligt anbud ges inlämna ovan angivna handlingar. Vad gäller en utländsk anbudsgivare ska parten lämna uppgifter som motsvarar de uppgifter som avses ovan i form av registerutdrag eller motsvarande intyg eller på något annat allmänt vedertaget sätt i enlighet med lagstiftningen i anbudsgivarens etableringsland. Försäkring Anbudsgivaren ska först efter avslutad dialog och i samband med att slutligt anbud ges inlämna en utredning att anbudsgivaren har en tillräcklig ansvarsförsäkring som täcker eventuella ekonomiska skador för beställaren som kan uppstå med anledning av uppdraget. Grundläggande krav på löne- och PA-systemet Systemet som upphandlas ska vara på svenska med åländsk och finländsk lagstiftning som grund, samt vara anpassat till åländska och finländska kollektivavtal. Landskapet Åland och kommunsektorn har tillsammans flera olika kollektivavtal och arbetstidssystem. Installationen kommer ske hos som även sköter driften. 7

Systemet ska vara ett modernt och effektivt löne- och PA-system med elektronisk rapporteringsmöjlighet för chefer och medarbetare, elektronisk hantering av ansökningar/beslut samt funktioner för statistik och övriga personalärenden. Licensen ska vara så flexibel att användande av systemet kan erbjudas även små organ att använda systemet med utnyttjande av endast ett begränsat antal funktioner. Integrationer ska ske genom standardiserade gränssnitt och kommer framöver att ske via en integrationsplattform. Systemet ska vara skalbart och även mobila klienter ska kunna anslutas till systemet. Införandeprojektet av det nya löne- och PA-systemet ska startas senast den 1 april 2016. Löne- och PA-systemet ska vara levererat och kunna tas i bruk senast den 31 december 2016. Dialogansökan Utformning Dialogansökan ska lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor ska vara förtecknade i anbudet. Som komplement till den skriftliga ansökan ska leverantören lämna en kopia i digital form på USB-minne. Mottagare av dialogansökan Ansökan adresseras till Elverksgatan 10 AX-22 100 MARIEHAMN Ansökan kan även inlämnas för hand till en låst postlåda vid ovan angivna adress. Märkning av ansökan Ytteremballaget bör tydligt vara märkt med Anbudsansökan löne- och PA-systemdnr013/2015. Senaste ansökningsdag Anbudsansökan skall vara tillhanda senast onsdagen den 8 april 2015. Notera att inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. 8

Oklarheter avseende inbjudan och komplettering av densamma Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen. Namn: E-post: Anette Korpi lpa@ada.ax För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: www.ada.ax Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen i god tid och minst tolv dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast sju dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. Tilldelningskriterier Utvärdering av eventuellt preliminärt samt slutligt anbud kommer att ske enligt följande. Bland de anbud som uppfyller kraven i de lösningar som framtagits under dialogen kommer det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående tilldelningskriterier, att antas. Kriterium: Vikt vid sammanräkning: 1. Pris 60 % 2. Funktionalitet och användbarhet 40 % För utvärdering av tilldelningskriterierna gäller följande: För varje anbud kommer vart och ett av de ovanstående kriterierna att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Slutpoängen för respektive kriterium viktas. 9

Vid poängsättning av pris, kommer det/de anbud vars pris är lägst att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning i förhållande till prisskillnaden jämfört med lägsta anbudspris. Vid poängsättning av systemets funktionalitet och användbarhet, kommer det/de anbud som bäst tillgodoser :s behov av ett funktionellt, modernt och effektivt löne- och PAsystem erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Vid bedömningen av funktionalitet och användbarhet värdesätts: - digital rapporteringsmöjlighet för chefer och medarbetare, - elektronisk hantering av ansökningar/beslut, - funktioner för statistik och övriga personalärenden, och - ett användarvänligt, intuitivt och konsekvent användargränssnitt. Anbudet med högst totalpoäng antas. Beslut om tilldelning skapar inget avtalsförhållande mellan och den vinnande anbudsgivaren. Avtalsbundenhet uppstår när beslutet om tilldelning vunnit laga kraft och parterna undertecknat ramavtalet. 10