ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 1 (6) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Äldreomsorgen Vår handläggare Ert datum Er beteckning Anna-Lena Ramstedt, vik. områdeschef Godkänd av vård- och omsorgsnämnden 2007-05-10 Vård- och omsorgsnämnden Åtgärds- och tidplan för Norrgläntan med anledning av genomlysning Den 18 och 19 december 2006 genomfördes en genomlysning på Norrgläntan av konsulten Carlqvist Odin. Resultatet presenterades i en slutrapport som vård- och omsorgsnämnden fick ta del av den 8 mars 2007. I rapporten framkommer vissa brister för Norrgläntan att arbeta vidare med. Dessa är enligt nedan. (Numreringen följer rapporten). 3. Schemaläggning och bemanning 3.1 Vissa avdelningar på Norrgläntan har svårt att hitta ett bra arbetssätt för schemaläggning Tillsätta en arbetsgrupp bestående av områdeschef, en Time Care ansvarig från varje avdelning. Syftet är att få ett ökat samarbete mellan avdelningarna för erfarenhetsutbyte kring schemaläggning. Gruppen skall utarbeta förslag på schema genom att studera de andra avdelningarnas samt eventuellt andra gruppboendens scheman (i Katrineholms kommun). Arbetsgruppen skall på sikt bli självgående, det vill säga ha kontinuerliga träffar/dialoger med varandra och att chefen finns med i bakgrunden för stöd. Arbetsgruppen har påbörjat sitt arbete med regelbundna träffar under våren. Arbetet skall fortgå som en naturlig del av verksamhetsutvecklingen. 4. Samarbete och ledning 4.1 Det finns i dag inga nedskrivna rutiner för vad som ingår i nattpersonalens arbetsuppgifter utöver omvårdnad Tillsätta en arbetsgrupp bestående av områdeschef, personal från dagen samt natten som ska arbeta med att ta fram skriftliga arbetsrutiner för nattpersonalen. Syftet är även att få gång ett bra samarbete mellan dag- och nattpersonal och på så sätt få ett forum att lyfta frågor som rör verksamheten. Norrgläntan.doc VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Villagatan 24 Postgiro 3 09 41-9 Äldreomsorgen Telefon: 0150-570 00 vx Bankgiro 392-2630 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-48 81 50 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se vard.omsorg@katrineholm.se
ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 2 (6) Arbetet har påbörjats då både dag- och nattpersonal under planeringsdagar fått möjlighet att diskutera frågeställningen och skrivit ned förslag på arbetsuppgifter. Det huvudsakliga arbetet med att få fram skriftliga arbetsrutiner kommer att påbörjas i form av grupparbete efter semesterperiodens slut och beräknas vara klart under hösten 2007. 4.2 Samarbete mellan avdelningarna För att underlätta samarbetet mellan avdelningarna föreslås enligt nedan. Klargöra vikarieriktlinjerna Bra kännedom om riktlinjerna skapar ett naturligt samarbete kring bemanningsfrågor men det behövs ett instrument för att personalen ska kunna se om det finns extra personal inne på de andra avdelningarna. Utveckla användandet av Time Care på ett effektivare sätt. Om vikarieriktlinjerna efterlevs på arbetsplatsen bör det inte uppstå outnyttjad tid för de som har flytande arbetstid. Riktlinjerna är genomgångna både muntligt och skriftligt i alla arbetsgrupper. Kontakt är tagen med personalkontoret för att se över olika alternativ för att underlätta för personalen att med Time Cares hjälp se var resurserna finns på huset. Förslag på lösning bör vara klar före sommaren 2007. Tomas Odin föreslår i sin rapport någon form av arbetsrotation för ett ökat samarbete. En modell för arbetsrotation bör arbetas fram. Områdeschef föreslår att man väger in frågan i diskussionerna kring, vad är ett demenscentrum. Detta är av vikt då frågor uppstår kring eventuellt kategoriboende. Vid eventuell flytt inom anläggningen - ska personalen flytta med den brukaren man är kontaktpersonal för? Diskussioner har förts i arbetsgrupperna om ett ökat samarbete mellan avdelningarna. Detta har lett till att personal bytt avdelningar med varandra en schema period eller två. Under hösten 2007 och våren 2008 skall en arbetsgrupp inventera olika modeller för arbetsrotation.
ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 3 (6) 4.3 Frånvarande ledning Områdeschefen har flexibel arbetstid och med ledning av detta föreslås nedan. Områdeschefen planerar att vissa dagar (som personalen får kännedom om) förlägga sin arbetstid till tidig morgon alternativt kvällstid. Alla möten med nattpersonal sker redan på kvällstid. Infört. Utvärderas under hösten 2007. 5. Demenscentrum 5.1 I rapporten framkommer att begreppet Demenscentrum inte är definierat, vilket innebär att majoriteten av Norrgläntans medarbetare anser att innebörden är oklar Definiera vad som ligger i begreppet Demenscentrum. Hur ska den interna vårdkedjan se ut? Kategoriboende? Vilken roll innebär det för Norrgläntan att bli ett Demenscentrum? Frågan är lyft till Demensteamet för en vidare diskussion. Diskussioner kring begreppet startar vid nästa träff med Demensteamet den 3 maj 2007 och beräknas vara klart vid årsskiftet 2007/2008. 5.2 I rapportens resultat framgår att ett Demenscentrum bör ha en metod/arbetssätt för att möta de boendes behov Ta fram en metod/arbetssätt samt tydliggöra metoden/arbetssättet för medarbetarna. Demensteamet skall leda arbetet med att inventera och föreslå en metod för förvaltningen och nämnden. Inventering av och förslag beträffande metod skall vara klart vid årsskiftet 2007/2008. För att kunna inventera metoder och utbilda personalen har förvaltningen ansökt om statliga medel (stimulansbidrag). Utbildning planerar man att genomföra under 2008.
ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 4 (6) 5.3 Ur resultatet framkommer att många medarbetare är osäkra på rolloch ansvarsfördelningen mellan demenssköterskan och Norrgläntans omvårdnadsansvariga sjuksköterska Tydliggöra arbetsuppgifterna för demenssjuksköterskan (demensteamet) och informera personal och Norrgläntans sjuksköterska. Förslag på uppdragsbeskrivning är framtagen och skall förmedlas till berörda under våren 2007. 5.4 Tydliggöra den interna vårdkedjan samt vårdkedjan gentemot andra aktörer För den interna vårdkedjan, se punkt 5.1. I Demensteamet har man arbetat med att få fram tydliga rutiner i vårdkedjan samt ett ökat samarbete gentemot andra aktörer. I dag finns ett förslag framtaget men viss arbete kvarstår. Klart före sommaren 2007. 6. Planering, dokumentation och individanpassning 6.1 Kontaktpersonal och arbetsplaner I rapporten framgår att rollen som kontaktpersonal är otydlig samt att det saknas arbetsplaner. Levnadsbeskrivningar finns för alla brukare Konkretisera innebörden av kontaktpersonalens uppdrag Genomgång av rutinerna kring kontaktpersonal skall ske på arbetsplatsträffar. Riktlinjen för kontaktpersonal är genomgången av områdeschefen. Personalen har även läst dokumentet och skrivit under de kontrakt som medföljer. Införa arbetsplaner. Innan uppstart kommer områdeschefen att ha en genomgång på arbetsplatsträff om arbetsplanens syfte och funktion. Kontaktpersonalen ansvarar för att arbetsplanen genomförs och följs upp regelbundet. Målet är att alla boende på Norrgläntan ska ha en individuell arbetsplan under 2007.
ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 5 (6) 6.2 Sofia Omfale - Flera medarbetare anser att dokumentationen är tidskrävande. Möjliga orsaker utifrån resultatet i rapporten är att datorerna är långsamma och gamla. Ytterligare förklaringar kan vara bristande datakunskap hos vissa medarbetare samt oklara dokumentationsrutiner Bjuda in en biståndshandläggare för att prata om dokumentation och hur man skriver. Norrgläntan har sedan en längre tid tillbaka Sofia Omfale-ombud. Denna roll skall uppdateras så att dessa medarbetare kan vara ett stöd till övriga i arbetsgruppen. Angående en bedömning av datorernas kvalitet skall kontakt tas med IT för en genomgång av möjliga åtgärder samt kostnader. Hösten 2007. 7. Lokalbrist Norrgläntan har lokalbrist beträffande: Kontorsrum till Norrgläntans assistent och de andra personer som idag använder rummet. Ett vilrum som ligger så pass avskiljt att medarbetarna kan ta ut raster där utan att bli störda av de boende. (Omklädningsrum bortprioriteras om man får vilrum). Bättre personalrum/konferensrum. I rapporten föreslås att en arbetsgrupp tillsätts för att ta fram listor på vad man vill ha åtgärdat samt prioritera. Personalen har suttit i en arbetsgrupp och tagit fram ovanstående förslag. Arbetsgruppen har bestått av Norrgläntans Arbetsplatsombud. Angående kontorsrum så har förvaltningen kontaktat KFAB angående kostnader. Lokalansvarig på förvaltningen har varit på Norrgläntan och tittat på möjligheter och förslag på lösningar. Skall åter vidarebefordra dessa till KFAB. Vilrum är på gång i del av omklädningsrummet. Större omklädningsrum är bortprioriterat för detta ändamål. Personalrum/konferensrum: Förslag finns att använda ett badrum som ej används för sitt ändamål. Utredning pågår om detta är möjligt. Förslag finns även att undersöka möjligheten att dela av samlingssalen genom uppsättande av en vikvägg samt att bygga in en befintlig balkong. Om man i framtiden bygger ut Norrgläntan bör det planeras för komplettering av fler gemensamma lokaler.
Vilrum beräknas vara klart före sommaren 2007. Övriga frågor utreds under hösten 2007. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 15/2007 ÅTGÄRDS-/TIDPLAN 6 (6) Kerstin Therus Äldreomsorgschef Anna-Lena Ramstedt Vik. områdeschef Norrgläntan