Framtidens kontor - teknik och service

Byggnadsstyrelsens informationer T: 116 1990-07 Framtidens kontor - teknik och service

Dokumentets utgivare UIISBYGGNADS$TYRELSEN Projektledare, upphovsman (mån), konsult(er), etc Jan Thews projektledare, författare till referat av avsnitt 1-3samt7-8. Ann Westerman, bitr projektledare, författare till referat av avsnitt 4-5 samt 9. Dokumentnamn och dokumentbeteckning Byggnadsstyrelsens informationer T:116 Dokumentets datum Årendebetedcning 1990-07 p roj ' e kt nr 99 6502. 829 Projektnamn (ev förkortat) Framtidenskontor Uppdragsgivare Byggnadsstyrelsen Byggforskningsrådet 1 avsnitt 6 är föredragshållaren även författare. Föredragshållare enligt seminarieprogram. Dokumentets titel Övriga uppgifter Framtidens kontor - teknik och service Referat från seminarium 988-04-26 Huvudinnehåll Denna publikation utgör ett referat av ett seminarium med rubriken: Vilken teknik och vilken service skall framtidens kontor erbjuda som ägde rum den 26 april 1989 i postens lokaler Stockholm Klara. Seminariet ingår i en serie av tre seminarier inom projektet Framtidens kontor. Projektets mål är att definiera en ny produktstrategi inför 90 -talets kontorsbyggande inom civil statlig sektor. Det aktuella seminariet berör bl a frågor om vilken teleteknik som ska erbjudas hyresgästerna, vilka byggnadssystem som ger lätt föränderliga lösningar och vilken service; t ex receptionstjänster, städning, bevakning, televäxel som hyresvärden bör erbjuda i framtidens kontor. Projektet drivs i samarbete med Byggforskningsrådet. Nyckelord Arbetseffektivitet, areaeffektivitet, datorisering, tjänster, gränsdragning, integrerande lösningar, image Försäljningsställen ISSN Byggnadsstyrelsen /publikationsförrådet - Omfång Svensk byggtjänst Stockholm 08-73450 00 55 sidor Göteborg 031-81 00 85 Omslagsfoto Malmö 040-70955 Umeå 090-125910 Red Henrik Waldenström Byggnadsstyrelsen 1990 Ref Jan Thews Denna skrift ä r utgiven av byggnadsstyrelsen. Verket har regeringens Innehållet i denna skrift får inte återges utan byggnadsstyrelsens medgivande att försälja publikationer utan hinder av expeditionskungö - samtycke. Överträdelser kan beivras i enlighet med upphovsrättsrelsens(sfs 1976:383) regler om kopior av myndighets expeditioner. lagen (SFS 1960:799). Postadress Besöksadress Godsadress Telefon Telex Telefax Byggnadsstyrelsen Karlavägen 100 Banergatan 30 08-783 1000 104 46 build S 08-7831180 106 43 STOCKHOLM

1 BYGGNADSSTYRELSENS INFORMATIONER T: 116 FRAMTIDENS KONTOR - teknik och service INNEHÅLLSFÖRTECKNING sid Inledning Lars Ag, generaldirektör, Byggnadsstyrelsen 3 Kontor i framtiden Anders Wiberg, Arbetstagarkonsult Hyresgästens situation Bruno Larsson, Länsstyrelsen,Luleå Erfarenheter från kv Sigurd, kontorshotell med avancerad teknik Sven L jungstedt, NCC, Västerås Arlandastad - stadsdel med service och teknik Johan Li jegvist, Communicator lnfotec (f d Teleplan) 4 9 14 17 Arlanda stad - några internat ionella paralleller Kristina Stengvist, Communicatoi Infotec(f d Teleplan) Ny teleteknik i kontorets tjänst Torgny Rustan, Televerket D Integrerat kontorsbyggande, bygg, WS, el och tele C G Pettersson, Anders Nisses AB En alternativ kontorsmiljö Bengt Warne, KTH D BILDBILAGA, bild nr 1-23 35 Byggnadsstyrelsens nya publikationsserier 1990 59

2 DELTAGARFÖRTECKNING Ag Lars, KBS-HK-Verksledningen Ahlin Jan, KTH Baldring Björn, KBS-Mellansvenska regionkontoret Börjesson Bengt, KBS-Östra regionkontoret Darlin Bo-Ingemar, Kungliga Biblioteket Eriksson Bengt, Statshälsan, Linköping Eriksson Håkan, Länsstyrelsen, Örebro Etzler Bengt, Byggforskningsrådet Finney Peter, KBS-HK-Tekniska byrån Fogelström Bengt, KBS-HK-Utrikesbyrån Gallon Rolf, Skandia Grytt Hans, KBS-HK-Utredningsbyrån Gummesson Lars, KBS-HK-Tekniska byrån Gutke-Lundberg Marianne, Arbetarskyddsstyrelsen Hansson Lisa, Centralkonsult Hultin Karin, Arbetarskyddsnämnden Hällgren Lars, KBS-Östra regionkontoret Joelsson Claes-Göran, KBS-HK-Tekniska byrån Jörgensen Rita, KBS-HK-Inredningssektionen Karlmar Karl-Erik, Statshälsan, Linköping Karlsson Lennart, Statshälsan, Göteborg Kodeda Frans, KBS-Västra regionkontoret Kolte Lennart, KBS-HK-Verksledningen Larsson Bruno, Länsstyrelsen, Luleå Ljungstedt Sven, ABV, Västerås Lilja Harry, KBS-Mellansvenska regionkontoret Lil jegvist Johan, Communicator Infotec (f d Teleplan) Liljeroth Hans, Globen City KB Ludvigsson Leif, Hby Löjberg Hans Allan, SIE, Gävle Marklund Erik, KBS-Norra regionkontoret Månsson Marie, KBS-HK-Tekniska byrån Nordstrom Sören, KBS-Östra regionkontoret Norell Thomas, KBS-HK-Verksledningen Nyblom Jerker, KBS-HK-Tekniska byrån Olsson Lars, Statsh" san,karlstad Pettersson C G, Anders Nisses AB Rustan Torgny, Televerket Sahlin Berndt, KBS-HK-Stab-Byggproduktion Schönning Lennart, Åke Larsson Byggare Stenqvist Kristina, Communicator Infotec (f d Teleplan) Svensson Kjell, KBS-HK-Tekniska byrån Söderberg Inger, Arbetsmiljöinstitutet Tenser Rolf, KBS-HK-Tekniska byrån Thews Jan, KBS-HK-Tekniska byrån Tångmark Ann, KBS-S" a regionkontoret Warne Bengt, KTH Wiberg Anders, Arbetstagarkonsult Westerman Ann, KBS-HK-Tekniska byrån N Adelqvist Christina, Televerket

3 INLEDNING Lars Ag, generåldirektör, Byggnadsstyrelsen Inledningsvis vill jag hänvisa till vad jag sade vid det föregående seminariet,arbetseffektivitetoch f ysiskmil jö i serienframtidens kontor. Då redogjorde jag för projektets bakgrund och uppläggning. Jag vill inte upprepa det en gång till utan hänvisar tilldokumentationen som har delats ut. Sedan vi påbörjade projektet 1987 harjag blivit ännu mer övertygad om att vi år på rätt väg. Igår varjag på en konferens som arbetsgivarverket ordnade för verkschefer för att vi skulle gå igenom den nya verksstadgan. Ur den framgår att verkschefen nu harett mer uttalat ansvar för arbetsmiljön än tidigare. Som chef för byggnadsstyrelsen kände jag då en viss trygghet eftersom vi har påbörjat det här projektet och fick ytterligare st" för att vi är på rätt väg. Den fysiska miljön är inte så bra i den offentliga sektorn som vi kanske föreställer oss. Vi har t ex en brant stigande kurva för belastningsskador. Unga kvinnor drabbas i hög grad av detta. Det anmärkningsvärda i sammanhanget är att man inte har samma allvarliga utveckling inom den privata sektorn. Orsakssammanhangen undersöksför närvarande. Det finns bl a därför all anledning att läsa innantill ur Arbetsmiljölagen: " 1: "Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till social och teknisk utveckling, anpassad till människan fysiskt och psykiskt och kunna påverkas av henne". 2: "Arbetet skall planeras så att det kan utföras i en sund och säker miljö". 3: "Arbetslokal skall vara lämplig från arbetsmiljösynpunkt"." Jag fick en tankeställare av repetitionerna på arbetsgivarverkets konferens. Aven med utgångspunkt från lagtexten finns det anledning för oss att gå offensivt fram i kontorsmiljöfrågan. Det framgick också från de andra deltagarna att det är viktigt att vi kan erbjuda en miljö som attraherar den knappa arbetskraft som vi skall konkurrera om. En konkurrens som alla räknar med blir svår under de närmaste decennierna. Vi tror att framtiden i storutsträckning kommer att handla om denna fråga och att vi kommer att möta krav på en attraktiv arbetsmiljö också från de myndigheter som vi har att betjäna. Sedan föregående seminarium har det klargjorts att myndigheterna kommer att få ökat ansvar och rådighet över sin egen lokalsituation genom ett nytt ekonomiskt styrsystem. Byggnadsstyrelsen blir visserligen den normerande myndigheten även i framtiden men våra lokalbrukare kommer utifrån sin större frihet att kräva bevis på att vi verkligen kan erbjuda de bästa alternativen. De stora utvecklingsresurserna satte vi på byggnadsstyrelsen in under 1960- och 1970 -talen. Vi har sagt oss att det nuår dags att ta initiativ i arbetsmiljöfrågan, särskilt mot bakgrunden av att ca 80-90% av framtidens kontor redan är byggda. Det handlar till största delen alltså om befintliga kontor vilket gör utmaningen ännu större.

4 KONTOR I FRAMTIDEN Anders teberg, Arbetstagarkonsult Det arbete vi håller på med inom Framtidens kontor ingår i det s k KNUTprojektet. KNUT-projektet är ett löst sammanhållet nätverk av aktörer och finansiärer och arbetar med framtidsfrågor. De olika projekten presenteras i tidskriften Bakom knuten som utkommit med tre nummer och som finns att rekvirera på Arbetslivscentrum. Jag och Torsten Björkman, Castor Konsult AB, har haft uppdraget att skriva en bok om det framtida kontoret. Boken kommer att heta Kontorskomplexet. Projektet genomförs med st" från SIF, SAF, Trygghetsrådet och Arbetslivscentrum. Boken kommer hösten 1989 och innehåller: Kap 1 Vadår egentligen kontorsarbete? 2 Framtidsversioner 3 Prognosproblemet 4 Utvecklingen S Vägvalsfrågor som före- Här följer en sammanfattning av de olika framtidsversioner kommer idag: 1 Det postindustriella samhället Vi befinner oss i en upplösningstid mellan industrisamhället och tjänstesamhället. 2 Det postmoderna samhället Det stora projektet (industrialiseringen) bör avbrytas. Industraliseringen ärr byggd på en teknologisk grund som inte passar världen. Fo ntelsehoten, som miljöfaror och krig, ar bevis på att man bör avbryta det stora projektet. Man skapar begrepp som "dekonstruktion". Man vill bryta ner det samhälle vi har nu och bygga upp någonting helt nytt. 3 Internationaliseringen Vi har EG-marknaden, Glasnost-uppbrott från tidigare politiska system, ökad handel med USA, Japan, Taiwan, Korea. Det finns en lättrörlig teknik, möjligheter att fåra över kompetens till tredje världens länder vilket gör att det blir allt fler aktörer på marknaden. 4 Den nya tiden Omsättningen på människor, ting och ideer går så snabbt att allt känns nytt. Tiden kans ny. Det bildas många olika trender som Nashbit, Carlsson etc. Olika trendsättare skriver ner sina ideer. S Kunskapsamhället, informationssamhället Den datatekniska visionen av framtiden. Allt datoriseras. Informationsflödet ökar genom den teletekniska utvecklingen. Betydelsen av geografiska avstånd minskar.

5 90-talets kontor är en arbetsplats i förändring Kontoret utsätts för rationaliseringsplaner. Effektiviteten inom industrin har genom kapitalrationaliseringen blivit mycket stor. Detta är uppenbart särskilt i jämförelse med kontor. Ett exempel är att Electrolux behöver fem dagar för att ställa om sin produktion av dammsugare medan man behöver tre veckor för att göra en ny bruksanvisning. Kontoret börjar bli flaskhalsen. Torsten Björkman har tittat på AMS och konstaterat att liggtiden utgör 99% av tiden som det tar att handlägga ärendet. Totala handläggningstiden var 3-6 månader. 80% av dessa ärenden gick att lösa på mindre än 5 timmar om man satte in personal med rätt kompetens vid fronten. Det är ett exempel på att det finns ganska stora möjligheter att rationalisera tjänstesektionen. Automation Datortekniken ger en ny infrastruktur som möjliggör andra lösningar. Decentralisering och nya ledningsfilosofier tillsammans med dessa nya möjligheter kommer att påverka utvecklingen. Vi kan flytta ut en del av administrationen i fabriken till hemmet, eller till bilen. Tjänster som produceras på kontor kan produktifieras. Man får t ex bankomater istället. Flexibilitet och omställningsmöjligheter blir mycket viktiga i framtidens kontor. Framtidens kontor Nedan följer en beskrivning av ett antal kontorsvisioner utifrån olika utgångspunkter: Det internationella kontoret EG-anpassning, Glasnost, Ja an, USA och NIC-länndema (Newly Industrialized Country). Ett ökat handelsutbyte växer fram med många fler parter. Den svenska modellen med medinflytande, solidarisk lönepolitik, stor offentlig sektor, bra arbetsmiljö, höga miljökrav måste anpassa sig till en internationell nivå. Det blir troligen inte en utveckling av den svenska modellen i övriga världen, snarare en anpassning av Sverige till en internationell praxis. 1988 fördubblades de svenska investeringarna utomlands, 1989 ökade de med 63%. De 25 största företagen skapade 40 000 nya jobb utomlands 1987 och bara 5 000 inom landet. Kontoren kommer med friare rörlighet att placeras närmare marknaden. Kontor som kan finnas kvar måste ligga nära kommunikationer. Mälarstad, Göteborg, Örestad kan kanske tävla med västeuropas övriga orter. Det tekniska kontoret Kontoret är idag den trånga delen i varuproduktionen. Vi har snart nått den punkten då administration tar längre tid och är dyrare än produktion. Det leder till att automatisering drabbar kontoret kraftigt. 1990 kommer

b att inleda den andra dataeran då inte längre centraldatorer och centrala dataavdelningar är motiverade. Vi kommer att ha persondatorer lika kraftfulla som superdatorer. Systemen kommer att användas och utvecklas av dem som finns i verksamhet. BILD 1 Prestanda-prisutvecklingen har överträffat tidigare prognoser. Relationen fördubblas var 24:e månad. Grundaren av Sun, ett lyckosamt dataföretag i USA hävdar att man år 2000 för 15 000 dollar kan köpa en dator som inte behöver tangentbord, som kan visa rörliga bilder i färg och har ljud i stereo. Når standardiseringen mellan olika fabrikat så småningom sker kommer utvecklingen att accelera ytterligare. En ny infrastruktur på global nivå kommer snabbt att utvecklas. BILD 2 BILD 3 Nu planeras ISDN, Integrated Services Digital Network, ett system för hur tal, bild, ljud och data skall kommunicera mellan olika platser på jorden. Idag har vi EDI, Electronic Data Interchange, för att underlätta handel och transport. Genom EDI kan man från England beställa varan kl` 16.30 och den är i England nästa dag kl 08.00, tullad och klar, underleverantörer och transportörer har aktiverats utan ett enda papper. Vi kommer att få se mer av självbetjäning mellan företag. Genom sin egen terminal går man rakt in i försäljarens egen dator och aktiverar själv dennes rutiner. Exempel på detta är företag direktanslutna till resebyråernas databaser, som själva bokar upp sin resa. Antalet pappersfakturor kommer genom detta att drastiskt minska. Från kanske 10 000 i veckan till ett fåtal. Det hårår en ny era. Nya beteenden kommer att utvecklas. Man bryter mot tidigare gamla mönster och omfördelar kunskap för att vinna fördelar. BILD 4 Vi har sett mycket av detta tidigare i t ex serietecknares fantasier. Läderlappen hade en armbandsklocka via vilken han kunde tala med Robin. Verkligheten i många av dessa visioner är redan här och den kommer att påverka oss i högsta grad. Det duala kontoret Den ideala kontoristen är motiverad, lojal, ett kunskapsproffs som med storpersonlighet ställerupp till 110%. Uppbunden genom företagskultur eller konvertibler i utbyte mot ett fullständigt fysiskt, intellektuellt och emotionell engagemang. Det hår ger en ökad stressnivå, vissa blir stimulerade - andra inte. Bristen på ungdomar och kompetent arbetskraft kommer att skapa nya arbetsformer. Man måste erbjuda dem att delta i arbetslivet på de villkor som passar dem; hår finns variationer i tider, fritidsaktiviteter, musik på jobbet etc att laborera med. Man kan behöva fördela bort vissa icke tidskritiska arbetsuppgifter så att människor som inte vill arbeta i den här stressade miljön kan slippa göra det. Det kan i sin tur leda till ännu större problem med A- och B-lag.

7 Risken är att man som i USA får en grupp mycket högt betalda proffs och en slags underklass som betjänar dem. Den öppning som nu sker åt öster genom Glasnost etc kan leda till en stor invandring av människor som kanske kan utgöra basen i ett europeiskt B-lag. Sammantaget karaktäriseras 90-talets kontor av olika miljöeroch olika anställningsformer. Kontor och informationsflödet Vi får en förtätning av informationen. Det blir för mycket information. Vi går mot en informationsmiljökatastrof. Det år svårt och tidskrävande att hitta rätt information. Det finns också flera uppfattningar i samma fråga. "Desktop-reading " vore 90-talets stora uppfinning. Det görs faktiskt en del försök med s k hypertext. Man läser först en mening starkt förenklad i en överordnad hierarki. Förstår man inte kan man gå in i olika delar och få specifikationer och detaljer. Det behövs inom företagen en informationssanering. Ett slags godkännande av vad man får lagra och en slags kvalitetskontroll. Personliga nätverk inom olika kunskapsområden för att hålla sig ajour blirprecis lika nödvändiga som förut. Inga databaser kommer att kunna ersätta personliga kontakter. Att få plats i externa media kommer att bli ån svårare. Kanske lägger man om stil så att när man väl får tag på en kund vill man sälja fler produkter till honom istället för att med dyr reklam hitta fler kunder. Man "volvofierar" eller "SASifierar" kunden. 90-talets arbetsplatser kommer sammanfattningsvis att ha problem med översvämmande information. Det emotionella kontoret Företagen har kontoren mer som abstrakta arbetsplatser än konkreta arbetsplatser eftersom möjligheterna till arbete inte blir lika lokalberoende i framtiden. Kunskapen hos människan blir nyckelfaktorer i konkurrensen och man måste hitta nya sätt att binda upp personalen till företagen och till nya kontrollstrategier. Den sociala ingenjörskonsten - företagskulturskapandet - utvecklas kraftigt. Man har ganska god kunskap om hur man arbetar med detta. Man använder symboler, förebilder. Ett annat sättår att göra de enskilda delaktiga i företagens ekonomi genom konvertibler och liknande. Ytterligare ett sätt är att bygga smarta, trevliga hus som ger rätt känsla. De känslomässiga bindningarna blir allt viktigare. Toppen på isberget är Jan Carlssons senaste ide att exploatera kårleken i något som kallas "Management by love". 90-talets arbetsplatsår ett nätverk av människor som söker gemenskap och kreativa miljöer snarare än fysiska arbetsplatser.

8 Det ekologiska kontoret Det finns ett ekologiskt producentperspektiv. Man är intresserad av hur saker görs - inte bara av slutprodukten. Det finns också ett konsumentperspektiv. Det man konsumerar vill man ha inflytande över så att man inte orsakar något man inte önskar. 90-talets arbetsplats måste uppfylla krav på inre och yttre miljöer samt människors krav på själsligt och fysiskt välbefinnande. BILD 5 Fabrikskontoret Det papperslösa kontoret blir mer den papperslösa fabriken eller den avfolkade fabriken. Kravet från fabriksgolvet på bättre arbetsinnehåll kommer att bli stort. Kunskapsingenjörer kommer att omfördela arbetet. 90-talets kontor är varken fabrik eller kontor utan ett slags gemensam arbetsmiljö. Kunskapskontoret Resurserna för utbildning, universitet och högskolor växer ihop med näringslivet. Utbildning blir allt viktigare. Det blir något man sysslar med på alla nivåer. Den lärande organisationen skapas, där folk får utveckla sig. Det bärbara kontoret Den bärbara datorn kostar på 90-talet 200 kr i stället för 20 000 kr och år 80 ggr kraftigare. Den blir mindre. Det troliga är att vi har en som liknar en ljusbok med tangentbord eller talande kommunikation. Frågor från deltagarna Vi ska ju egentligen inte bygga några kontor. Hurblirdetdå med de olika kontor du redovisar? Man ska koncentrera sig på att bli flexibel, bli kreativ, att förändra det man redan har. Att kunna bryta upp gränser. Byggnadsstyrelsen bör inrikta sig på attvara lyhörd och kunna sätta sig in i olika situationer eller delta på ett mycket obyråkratiskt sätt tillsans med de månpiskor som finns på arbetsplatserna. Risken är v" dock att om det blir alltför fritt kommer man att satsa på andra saker än lokaler. Man kanske, som när det gäller skolorna, bedömer att detär viktigare i en kärv ekonomi att satsa på andra saker och låter lokalerna förfalla.

9 HYRESGÄSTENS SITUATION Bruno Larsson, Linsstyrelsen, Luleå Enligt uppdrag från regering och riksdag skulle vi i ett särskilt projekt för att uppnå en samordnad länsförvaltning arbeta med att: Minska sektoriseringen vi upplevde i samband med de stora kriserna i Malmfälten, Stålverk 80 etc att vi var tvungna att jobba i speciella organisationer vid sidan omvårvanliga organisation eftersom det sektoriserade angreppssättet inte gick att använda. Resurssamordning Det blir i framtiden inte mer pengar för länsstyrelsen - utan mindre. Då gäller det att nyttja det som finns så mycket som möjligt. Ökadfrihet Det delas ju ut ansvar och ibland befogenheter till länen. (Ofta tycker vi dock att vi får mindre pengar än arbetsuppgifter.) Annan koppling mot centrala sektorsverk I och med de ovanstående förändringarna förändras denna relation som en konsekvens. Sammantaget är detta en stor förändring som skulle göra länsstyrelserna bättre lämpade att arbeta med utvecklings- och framtidsprogram. Organisationsförändringen Vi bröt ut lokalvården och skatteavdelningen ur länsstyrelsen och tog i BILD 6 stället in länsskolenämnd, länsbostadsnämnd, fiskenämnd och lantbruksnämnd. Dessa upphörde som självständiga enhetervilket de varit d- digare. Det gick ungefär jämnt ut och omfattade ca 400 personer. Vi byggde också upp en kommunikationsenhet för nya kommunikationsfrågor. Då avser jag inte bara vägar utan också datakommunikation. Vi förstärkte ledningen (landshövding + 2 länsråd) för att bättre kunna arbeta med utvecklingsarbete. Vi avskaffade avdelningsnivån och nu arbetar alla enheter direkt mot ledningen. Arbetssätt I den hår organisationen ska man arbeta med utvecklingsfrågor i speciellt sammansatta grupper vid sidan om den vanliga organisationen och under särskild ledning. Man ska också arbeta tillsammans med samverkande organisationer utifrån t ex högskolan. Efter att ett utvecklingsprojekt upphört får man sedan gå tillbaka till den ursprungliga organisationen. Ibland sker utvecklingsarbete och vanligt linjearbete samtidigt. Enhetlig profil I samband med den nya organisationen ville vi ge länsstyrelsen en särskild profil dels inåt mot den nya personalen, dels utåt mot kunderna. Vi ville markera öppenhet och lättillgänglighet och inriktningen på utvecklingsarbetet. Det traditionella förvaltningsarbetet behöver vi inte markera.

lo BILD 7 BILD 8 Vad har vi gjort Vi har arbetat mycket med organisationen, verksamhetsinnehållet, lättillgängligheten. Vi har satsat mycket på den tekniska delen i detta, bl a satt in en ny växel. Vi har gått från ingenting på datasidan till 1 st persondator per 3 st anställda kopplade i ett nät med ett antal basdatorer. Den utvecklingen har vi bara påbörjat. Vi har rekryterat ny personal med mer passande kompetens och utvecklat kompetensen hos den personal vi har. Det som vi inte har behärskatär lokalsidan. Den har vi fått acceptera som den ser ut. i alla utvärderingar som har gjorts, och det är flera, år' man överens om att det är lokalfrågan som är den största bristen i den här förändringen. Vi sitter idagutspridda i Luleå på nio st olika adresser. De tidigare självständiga enheterna som skulleföras till oss sitter kvari sinagamlalokaler. Vi ärvde en ganska dålig ekonomi från de tillförda enheterna. Vi hade knappt råd att byta skyltar, och det var svårt att få folk att känna att det har skett någon förändring under sådana förhållanden. Däremot sitter delar av skatteenheten kvar, trots att den inte längre ingår i länsstyrelsen. Många utifrån tror därför att skatteenheten tillhör länsstyrelsen (och ibland tror skatteenheten det också). Lokalfrågan, som det nu har blivit, underlättar inte precis lättillånglighet och interna samband. Vi vill att folk ska talamed varann istället för att skicka brev. Dels blir det bättre handläggning, dels går handläggningen snabbare. Det är svårt når man sitter utspridda över hela stan. Driften blir dyrare. Vi måste bygga upp en organisation bara för att hålla posten igång internt. Vi har varit tvungna att bygga ett flertal receptioner av säkerhetsskäl. Det allvarligaste ärr dock identiteten. Det blir för mycket vi och dom. Sektoriseringen har vi kvar fast vi inte har den i organisationen och den är starkare där man sitter ensam än där man sitter ihop. Vi har egentligen byggt en organisation för att sitta tillsammans. BILD 9 Att sitta i cellkontor kanske var stärkande för den likvärdiga objektiva hanteringen av ett förvaltningsärende, men det passar inte för den verksamhet som vi nu har att syssla med. Även på högskolan i Luleå bygger man idag på ett helt annat sätt med en större öppenhet som stimulerar den hår typen av verksamhet. De nya byggnaderna för kunskapsföretag som växer upp utmed vägen till Arlanda tror jag inte bara är uttryck för en trend. Utvecklingsarbete kräver ju att man söker råd och testar ideer. Detta, och att gå mellan linjearbete och projektarbete i ständigt nya grupperingar, gör att jag tror att det finns mycket i utformningen av dessa dataföretag som vi i vår situation också skulle haft användning av.

11 Ny teknik Ett praktiskt problem: Våra lokaler är inte byggda för att ha sladdar i. Lokalvården har stora problem. Personalförsörjningen Det är en skarp konkurrens om dem man vill åt. Många ställer krav på persondator närde ska börja hos oss. De tittar också på miljön och det finns mer och mer att jämföra med. Många nya lösningar ger mer ändamålsenliga förutsättningar. Marknadsföra länet Ute i landet är länsstyrelsen en ganska central punkt. Dels som myndighet men också som främjare av näringen i fånet. Vi arbetar inom länet men även internationellt. Vi har t ex skrivit direkta samarbetsavtal med Sovjet. Vi ser det som ett sätt att ta sig in mot den stora jättemarknad som nu gradvis öppnar sig. Centralarkiv vi har inga centralarkiv idag och det skulle inte heller fungera när vi sitter så utspridda. Garage och uppställning Vi har ingenstans att stalla " bilar, skotrar etc som vi har. Vi får åka runt på stan och ställa bilarna där det går. Samlingssal En sådan samlingssal som vi sitter i idag borde vi ha på länsstyrelsen för att kunna fungera som den träffpunkt vi vill att länsstyrelsen skall vara. Vi går idag till bankerna som har byggt samlingslokaler. Det ger banken kontakter och PR som vi själva egentligen skulle vilja ha. Det år också viktigt att maninteupplever länsstyrelsen somdet ställe där man bara får avslag i ärenden. Utbildningslokaler Utbildning behövs och de anställda vill ha någon typ av prognos för sin utveckling och möjlighet att utbildas. Det är en ganska omfattande verksamhet. Vi får stå i kö för att komma in på de anläggningar som finns. Motionslokaler Vi har inga egna och köar till de anläggningar som finns. Parkeringsplatser I Norrbotten måste man ofta ha bil för att komma till länsstyrelsen. Det finns inga kollektiva transporter som passar. Men det är ofta svårt att hitta parkeringsplats för bilen även om vi är utspridda. Då är kunderna inte särskilt glada när de kommer och de är förbannade när de kommer ut för då har de fått parkeringsböter. För dem vi bjudit in brukar vi betala felparkeringen, men de är ändå lite sura för de tror det är länsstyrelsen som satt upp skyltarna.

12 Växter etc Inneträdgårdar är ju egentligen mer befogade i Norrbotten än i Stockholm. Nya budgetsystemet Når vi får använda våra pengar fritt mellan löner, lokaler och annat tror jag vi kommeratt se merav den typen av lokaler som jag talatom hårovan än vi sett tidigare. Det kan vara viktigare än att få ett visst antal anställda. Den möjligheten att byta mellan konton har vi inte idag. Behov av kontakter Först efter omorganisationen ville man fortsätta arbeta i sina enheter som tidigare. Nu bryr man sig mer om lokalfrågan. Den nya organisationen har resulterat i ökat behov av kontakter och man skulle vilja vara placerade närmare varandra. Slutord Sammantaget kan man säga att vi byggt framtidens organisation i gårdagens kontor. Frågor från deltagarna Skolorna i Norrbotten och Stockholm har idag en mycket dålig arbetsmiljö. Kommer man verkligen att prioritera lokaler, det finns ju många andra behov att tillgodose? Ja, det tror jag, utbildningslokaler t ex kostar ju även om man hyr dem av andra. De anställda som blir kvar till slut kommer också att ställa hårdare krav på arbetsmiljön ur de aspekter jag har nämnt. Vi avskedar t ex idag en hel del folk för att få ekonomin att gå ihop, men det har inte gått utöver den tekniska utvecklingen för vår kommunikation som ju också kostar pengar. Vi har fått en allt större personalomsättning, vilket också ger möjlighet att dra ner på antalet anställda utan att den enskilde tar skada. Men det här stämmer ju inte riktigt med vad Anders Wiberg sa. Han menade ju att kommunikationen i framtiden sker genom datorer och bärbar utrustning. Då behöver manju inte sitta ihop. Varför är det så viktigt att vi samlas i ett hus? Så kommer kommunikationen att ske på större avstånd, men det blir ingen ersättning för att folk träffas, snarare tvärtom - det år mer att se som ett komplement.

13 Har ni tittat på möjlighetenatt låta lokala kontor kommunicera teletekniskt med den centrala enheten? Ja, det håller vi på med. T ex Karesuando, Pajala, Arjeplog o s v. Där finns det inget möjligt alternativ för innevånarna att fara till Luleå. Där vill vi också samarbeta med andra länsmyndigheter så att man får underlag för ett slags lokalt kontor. Förut skötte ju landsfiskalen i Korpilombolo uppgiften.då fanns det underlag för en person där. Vi måste kanske gå tillbaka till den modellen. Men det finns inget sk" att sitta decentraliserade inom Luleå. Att ni sitter så spridda är det byggnadsstyrelsens fel? I någon mån, men givetvis också statsmakterna som inte har velat ge pengar för ändamålet. Nu är det överhettat i Luleå, så man kanske väntar på ett bättre tillfälle att bygga.

14 ERFARENHETER FRÅN KV SIGURD, KONTORSHOTELL MED AVANCERAD TEKNIK Svan Ljwgstedt NCC, Västerås Kv Sigurd år ett centralt beläget kvarter i Västerås. Det är ett industri- och kontorshotell, där företagen har kunnat medverka vid utformningen av sina lokaler. De gamla lokalerna har byggts om till moderna. Ursprungligen var det 24 000 m2lokaler, men dessa har utökats till 28 000 m2 idag, genom att man byggt in mellanbjälklag. BILD 10 1984 fanns ett 20-tal företag. Idag finns ca 55 företag och institutioner inom industri-, service-, handel-, data-, kontors- och fritidsverksamhet. Televerket ville i detta projekt pröva om även småföretag var intresserade av att nyttja samma kommunikationsmönster som storföretagen redan använder sig av. Avancerad teknik för hyresgästerna Det jag ska tala om är den avancerade teknik som hyresgästerna märker av och kan utnyttja. Denna teknik, teletekniken, har televerket kallat Telematik. Byggtekniken, energispartekniken osv, som också finns i huset, kan vara hur avancerad som helst, men för nyttjaren/hyresgästen år den ointressant. För telematikens skull har vi överallt i byggnaden använt 4-trådssystem i stället för 2-trådssystem. 4-trådssystemet innebår att man kan överföra både ljud och data. Telematik innebår modern kommunikationsteknologi för telefon (avancerade växlar, mobiltelefoner); textöverföring (telex, telefax, videotex); dataöverföring (datel, datex, datapack) och bild (kabel-tv eller tv-konferenser m m). BILD 11 Kommunikationsmognaden är olika för små och stora företag, vilket kan illustreras med en trappa. Man vill i kv Sigurd hjälpa småföretagare att komma ett par steg högre på trappan. Som framgår av bild 10, Sammanställning av hyresgäster i kv Sigurd våren -89, finns företag i både hantverkslokaler, kontor och lagerlokaler. Kontorssidan upptar 5 300 m2 eller endast ca en femtedel av totala arean. Största andelen area upptas av hantverkslokaler samt en mindre del lagerlokaler. De företag som har mest nytta av telematikår de som är tjänsteproducerande och kommunikationsintensiva. De flesta hyresgästerna i kv Sigurd har dock inte den inriktningen. Med hjälp av 4-trådstekniken och andelsväxeln tänkte televerket att man enkelt skulle kunna erbjuda Telematiktjänster till de olika hyresgästerna. Följande tjänster erbjöds:

15 Ljudtjänster Central växeldator, A345 Telefonist med hänvisningsdator Telefoner Personsökare Biltelefoner, bl a 020-nummer till kv Sigurd. Telefonist med hänvisningsdator är bra för små företag. Det ärr bättre och trevligare med en telefonist som svarar än en telefonsvarare. Växeln har många finesser med vidarekoppling m m. Texttjänster Elektronisk post, via dator Telebox Terminaler Reception, med telex, telefax och teletex Ordbehandlingscentral. Datatjänster Central växeldator, dvs datakommunikation utan besvärande modem Andelsdator Persondatorer, som man kan hyra Databassökning. Bildtjänster TV-studio för konferenser. Yttre kabelförbindelse utgörs av en optisk kabel med god kapacitet som går in till telefonväxeln, varifrån man går ut i de olika byggnaderna och vidare till respektive hyresgästs lokaler. Hur ser det ut i dag 1989? Ljudtjänster Kvar finns: Den centrala andelsväxeln, med telefonisttjänster såsom "hänvisning", "vidarekoppling" o.s.v med hänvisningsdator, telefoner, personsökare, biltelefon åt ett företag samt möjlighet att ringa gratis inom kv Sigurd. Texttjänster Inget av detta har blivit verklighet på Sigurd. Telefax har många skaffat sig själva, liksom ordbehandlare. Datatjänster Centralväxeldator och datakommunikation finns men endast ett företag med 15 anställda utnyttjar detta! Bildtjänster Ingenting, inte ens en centralantennanläggning inte. finns. Det efterfrågas Varför blev det så här? Som mest anslöt sig 23 företag med ca 100 anknytningar tillväxeln. Med tanke på att 350 personer jobbar här, var det en tredjedel. En A345-växel ärr mest ekonomisk för 250-5 000 anknytningar. Området är m a o för litet för den stora växeln!

16 Når ett dataföretag skaffade egen telefonväxel, försvann 32 anknytningar. Några företag, som kom hit, hade redan egna växlar som de tog med sig. Nu försöker televerket att avveckla den centrala växeln. Idag finns 15 företag med ca 50 anknytningar. Orsakerna till att visionen på Telematik på kv Sigurd ej blivit verklighet - slutsatser 1 Man var för tidigt ute. Datamognaden hos mindre företag år mindre utvecklad än hos större företag, man har ej behov av datorer i alla lägen. Dessutom har få hyresgäster på Sigurd varit av den typen som anses dra nytta av Telematik, d v s tjänsteproducerande och kommunikationsintensiva. 2 Teknisk utveckling. Nya typer av telefonväxlar; både stora och små till rimliga priser, gör att man kan få många av den stora växelns finesser i den lilla växeln. 4-trådår idag standard vid installation, den senaste kabeldragningen görs med 2x8 tråd. 3 Administrativa förändringar ; d v s upplösning av televerkets monopol på televäxlar och ledningsdragning samt televerkets önskan att dra ner på åtaganden med telefonisttjänst. 4 Pressad ekonomi tillföljd av stora investeringar i ombyggnader har gjort att fastighetsägaren noga prövade nyttan med extrainvesteringar som hyresgästerna inte vill betala extra för. Andra förhållanden verkar i större grad ha styrt hyresgästerna till Sigurd såsom centralt läge, goda p= möjligheter, ljusa nya skräddarsydda lokaler. 5 Småföretagen är inte oinformerade om vad somfinns på marknaden, men synnerligen kostnadsmedvetna. Agarna jobbar hellre över 2 timmar ån betalar 200 kr. Därför skaffar man sällan "halvon" ig" utrustning. Genom att bygga flexibelt, t ex genom v" planerade utrymmen för kabelstråk, kan framtida kompletteringar och förändringar göras på ett ekonomiskt sätt. Frå or från delta arna Var inte A345 växeln den rätta? Folk kan inte utnyttja finesserna idag. Företagen såg inte nyttan av telefonisttjänsterna. Det finns andra tekniska lösningar idag. Valet av A345: an spelade nog ingen roll. Det hade blivit svårt att förverkliga ändå. Vad stod Televerket för och vad stod ni för?' Televerket har stått för växeln och försökt att få betalt för växeln via de fasta avgifterna. Vi har stått för att ordna ett växelrum med kyla och det som krävs för att växeln ska fungera. Tråddragningen har televerket stått för. Skillnaden mellan 2-tråds- och 4-trådskabel är liten. Vi har stått för viss marknadsföring. Det gäller att vara uthållig i en sådan hår satsning. Om vi hade satsat 500 000 per år, hade det kanske utvecklats på ett annat sätt. Men det belastar ju projektet i sin helhet. Vi har måst lägga ner pengar på den yttre miljön och parkeringsplatsen i stället.

17 ARLANDA STAD - STADSDEL MED SERVICE OCH TEKNIK Johan Liljegvist, Communicator infotec (f d Teleplan) Arlanda stad ligger vid E4-an och år inte detsamma som Arlanda Sky City. Arlanda stad är 3 miljoner kvadratmeter mark. Det är en bullrig miljö, men med centralt läge. Marken ägs av Sigtuna kommun och Luftfartsverket. Skanska och BPA-EL har exploateringsrätten. De fyra intressenterna har bildat ett konsortium, där Skanska och BPA-EL är de som satsar pengar och agerar. Affärsiden Anläggningen blir större än kv Sigurd. Vi räknar med 17 000 arbetsplatser. Allt ska byggas för High Tech-företag, dock inte sådana som i Kista. Kopplingen sker till resande människor, folk som åker med bil och flyg. Vi r" ar med människors mognad för ny kommunikationsteknik. Trygg- Hansa och Euro-Stop - en ny hotellkedja - bygger redan här. Dag-office kontor och butiker finns i hotellet. Hur kommer det att se ut i framtiden? Hur kommer man att jobba? Vi tror att kunskap år en viktig del, d v s kunskapsföretagen och tjänstesamhället. Kreativiteten är viktig. Man bygger in mycket gröna ytor och inte alltför höga hus. Detår viktigt att integrera arbete och fritid. Dock inte bostäder eftersom det år för bullrigt här. Men vi bygger in två golfbanor. 1990-91 kommer de första husen att stå klara. Sedan byggs det kontinuerligt under hela 1990-talet. Det innebär att det till en början blir ett lågt kundunderlag när vi för in de tekniska systemen. Det år en mängd indata och en mängd utdata vi har att hantera idag med hj" p av den nya tekniken. Det svåra år inte att få information utan att gallra ut det man verkligen vill ha. Den nya tekniken gäller inte bara telefonväxlar, datakommunikation, fastighetslarm och övervakning (inpassering, larm och överfall m m). Allt det här försöker vi integrera i en del. Konventionellt bygger man in detta som olika öar. Varje hyresgäst har sina nät. I ett hus med flera hyresgäster blir det en mängd olika öar och i ett helt område ännu fler öar. Man försöker integrera det hår så långt det går, utan att därför prata om intelligenta hus, vilket jag tror år lite science fiction. Vi vill integrera funktioner i varandra så långt det går, dels alla teknikgrenar, dels alla företagen i husen (i den mån de vill och det är s" erhetsmässigt möjligt ) så att det inte blir dubbelinvesteringar. Alla system ska gå i varandra men inte lappa över varandra så att det är samma funktion på två ställen, vilket är mycket vanligt idag. Ett typiskt exempelår datakommunikation och tele. En sporadisk användare kopplar upp sig via videotex och beställer en flygbiljett. Då fungerar

18 en vanlig telefonväxel utmärkt. Ärdet större trafik så använder man eget datakommunikationsnät. Man har kanske en liten terminalväxel för det. BILD 12 BILD 13 Vilka typer av tjänster kan man tänkas komma att behöva? Man behöver ett grundsystem för att föra in alla tjänster i Arlanda stad. Ett kablage och ett antal burkar, telefonväxlar, telex, telefax, persondatorer, kabel -TV, telekonferenser som kommer att bli mycket billigare om ett par tre år och då byggas ut i hög takt. Konferensanläggningar av olika slag kommer också att behövas. Tanken är att man ska vara åtkomlig via sin telefonväxel och personsökare vare sig man är på sitt kontor, på sin gröna gata eller på golfbanan. Man skall också vara åtkomlig på sin tjänsteresa. Hur bygger man upp detta? Vi kallar det nätbolag eller nätenhet. Vi ska inte överlåta allt åt televerket, för då tappar man den infrastruktur som konsortiet bygger på. Vi bygger upp en nätenhet, som i princip tar handom allting från jack till jack, d v s allt som ligger bakom som datorer, televäxlar, kabel-tv-system. I andra ändan kopplar man på det företagsunika systemet som respektive företag behöver ha. Allt ska få plats i systemet. Det är viktigt att företagen dels känner sig hemma i koncernen och dels känner sig hemma i och tillhör Arlanda stad och dessutom kan jobba fram sin egen företagskultur. Hårår lite av vad nätbolaget skulle kunna tillhandahålla: Larmövervakning för fastigheten Lokala nät, (telefon, data, video) En gemensam telefonväxel Hänvisningssystem Ett antal hotell, ett hotellsystem Ett personsökarsystem, som man kopplar direkt till telefonväxeln i Arlanda stad. Vidare ska det finnas en mängd grundtjänster som man kan utnyttja i Arlanda stad. Man kan då boka biljetter, konferenslokaler, hotell, se dagens meny, vara i kontakt med internationell datakommunikation etc. Man behöverinte ha egen PC. Man kan hyra in sig på tjänster som fakturabetalningar etc. Intern TVtror vi påi Arlandastad,så att man vet vad som händer. Säkerhetssystem måste det också finnas inomjack-till-jacksystemet. BILD 1 4-1 5 Det ska dessutom finnas Sekreterarservice Telefonpassning Uthyrning av PC Framställning av presentationsmaterial genom desktop-publishing Telefax Kontakt med databaser och hjälp att söka i dessa Konferensservice Resebyråer Videokonferenser 24-timmars-service.