Tjänsteskrivelse Datum 2006-12-28. Revisorernas granskning av Elektronisk handel - Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor

Landstinget Halland Konsult & stöd Mats Dahlgren, redovisningschef Ekonomiavdelningen Tfn 035-13 48 60 m ats. d a h l g re n@ I t h a l l a n d. s e Tjänsteskrivelse Datum 2006-12-28 etäaes S flika 4s6 07002,05 Diarienummer Ls060232 Landstingsstyrelsen Revisorernas granskning av Elektronisk handel - Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås yttra sig enligt förslag. Bakgrund Revisorerna för Landstinget Halland har överlämnat granskningsrapport avseende elektronisk handel till landstingsstyrelsen för yttrande. Revisorerna har gjort en förstudie avseende skanning av leverantörsfakturor. Landstinget Halland upphandlade under slutet av 2004 ett system för hantering av elektroniska fakturor, MEA Effekt. Fakturorna inrapporteras till systemet via skamting av en extern partner. Systemet har varit i drift sedan våren 2005. Utgångspunkten för revisorernas synsätt och inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med hav på effektivare verksamhet och rationell administration. Sammanfattning Revisorerna konstaterar i sina kommentarer att dokumentationen i flera avseende är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningföretaget, systembeskrivningar över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglementet samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestestering av fakturor. Två punkter kommenteras där förbättringsmöjligheter finns. Revisorerna efterlyser rutin/dokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering, förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och i MEA Effekt. Revisorerna hänvisar till landstingets arkivreglemente. 1 (2) www.lthalland.se/handlingar

I MEA Effekt finns en särskild funktion för att "Efterkontrollera fakturor" där vissa fakturor blir föremål för särskild kontroll. Revisorena konstaterar att denna funktion möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. De rekommenderar därför landstinget att ytterligare tydliggöra möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Förslag till yttrande Landstinget Halland arkiverar sedan år 2000 samtliga transaktioner från redovisningssystemet elektroniskt i databasen för MEA Ekonomisystem. Denna rutin framgår av landstingets ekonomihandbok. Förberedelsearbete har påbörjats inför avställning och gallring av denna information. I denna rutin ingår även eventuell långtidsarkivering av viss information. Detta arbete kommer att ingå i en dokumenthanteringsplan som kommer att tas fram under 2007 enligt revisorernas förslag. Inom landstinget finns en arbetsgrupp avseende MEA Effekt med representanter från förvaltningarna. I denna arbetsgrupp kommer rutinen för efterkontroll att behandlas utifrån revisorernas synpunkter. I det internkontrollreglemente som gäller för landstinget from 2007 så skall varje förvaltning årligen ta fram kontrollplaner. I detta arbete är det lämpligt att stickprovsvis kontrollera att rutinerna för efterkontroll inom en förvaltning är effektiva. atarina Dahlöf Landstingsdirektör Anette44enriksson Ekonomidirektör LSVtevboks104 2 (2) www.lthalland.se/handlingar

G Landstinget Halland Datum 2007-02-05 Revisorerna i Landstinget Halland Komrev Box 324 301 80 Halmstad Revisionsrapport Elektronisk handel-förstudie: Skanning av leverantörsfakturor. Rubricerad rapport har översänts till landstingsstyrelsen för yttrande. Landstingsstyrelsen har tagit del av rapporten och avger yttrande enligt bifogat förslag. Landstingsstyrelsen Mats Eriksson Landstingsstyrelsens ordförande Ca arina Dahlöf Landstingsdirektör Landstinget Halland Box 517 landstinget.halland@lthalland.se Postgiro 301 80 Halmstad www.lthalland.se 11 43 00-7 Besöksadress: Södra vägen 9 Tfn 035-13 48 00 Org nr Fax 035-13 54 44 232100-0115

Landstinget Halland PROTOKOLL irtnr iaixi E h i a. 2.ji SAMMANTRÄDE: 2006-11-08, Komrevs lokaler, Halmstad Närvarande: Martinsen Jan-Erik Staaf Harry Bertilsson Hans Gustafsson Gösta Hudin Eva Jacobsson Leif ELEKTRONISK HANDEL FÖRSTUDIE: SKANNING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR På uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat elektronisk handel genom en förstudie av skanning av leverantörsfakturor. Utgångspunkten för vårt synsätt och vår inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med krav på effektivare verksamhet och rationellare administration. Resultat av granskningen Vi har noterat att dokumentationen i flera avseende enligt vår uppfattning är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningsföretaget, systembeskrivningen över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglemente samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestering av fakturor. Nedan tar vi upp några synpunkter som uppkommit under granskningen. Dokusnenthanteringsplan Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutinldokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Revisorernas Komrev inom ÖPwC Besöksadress: Brogatan 1 Jan-Erik Martinsen, ordf, Grusvägen 2, 43010 Tvååker, tfn 0340-408 45 kansli Box 324 www.lthalland.se Harry Staaf, v ordf, Svallarevägen 6, 311 38 Falkenberg, tfn 0346-811 28 301 08 Halmstad Hans Bertilsson, Hedbacka, 311 96 Heberg, tfn 0346-522 38 Tfn 035-15 17 42 Gösta Gustafsson, Torpa 13, 432 95 Varberg, tfn 0340-62 05 05 Fax 035-15 1 7 36 Eva Hudin, Ängsstigen 9D, 311 41 Falkenberg, tfn 0346-128 01

Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet." Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. Denna bör också innefatta inte enbart elektronisk information utan även andra dokument som skall sparas och arkiveras. Som exempel kan nämnas originalfakturor som skannas och arkiveras av skanningsföretaget, systemdokumentation och avtal m.m. Efterkontroller Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Beslöts att översända revisionsrapporten till Landstingsstyrelsen för yttrande senast 2007-01-31. J i--c. u,., E,u~yy 0 6/1/1-c. L z Jan-Erik Martinsen HarrS/Staaf Hans Bertilsson 2

Ohrlings PRICEVI/A T ERHOUSCOPERS Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av Ieverantörsfakturor Landstinget Halland 2006-10-23 Rolf Aronsson *connectedthinking

Öhrlings 2 PRICEWA T ERHOUSEeOPERS Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER...3 1.1 Allmänt om dokumentation av MEA-Effekt...3 1.2 Dokumenthanteringsplan...3 1.3 Efterkontroller... 4 2 BAKGRUND, REVISIONSFRÅGA OCH GENOMFÖRANDE... 4 3 KARTLÄGGNING OCH ÖVERSIKTLIG ANALYS AV RUTINER...5 3.1 Allmänt kring elektronisk fakturahantering... 5 3.2 Beskrivning av elektronisk fakturahantering i MEA-Effekt...5 3.3 Avtal med extern leverantör för skanning av fakturor...7 3.3.1 Arkivplan och dokumenthanteringsplan...7 4 KONTROLLMILJÖ OCH KONTROLLAKTIVITETER...8 4.1 Ankomstregistrering, skanning och import...8 4.2 Felhantering...9 4.3 Attester och ärendeflöde... 9 4.3.1 Attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland...9 4.3.2 Arbetsuppgifter i fakturaflödet...10 4.3.3 Behörigheter och loggning...10 4.3.4 Meddelanderutiner...11 4.3.5 Efterkontrollattester...11 4.3.6 Sekretess... 12

Ohrlings 3 PRICEWA T ERHOUS QOPERS 1 Sammanfattning av synpunkter 1.1 Allmänt om dokumentation av MEA-Effekt Vi har noterat att dokumentationen i flera avseende enligt vår uppfattning är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningsföretaget, systembeskrivningen över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglemente samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestering av fakturor. Nedan tar vi upp några synpunkter som uppkommit under granskningen. 1.2 Dokumenthanteringsplan Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutinldokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet." Vi har inte gjort någon mer omfattande analys av vilka filer och databaser som kan vara aktuella, men konstaterar exempelvis att skannade fakturor inkommer i elektroniskt textformat och bilder i s k tiff-format och lagras i MEA. Dessa elektroniska fakturor uppdateras sedan med olika kontrollmoment i form av attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m.) som måste sparas som räkenskapsmaterial. Det frans också ett antal olika tabeller över attestanter, behörigheter, kontoplaner m.m. som också är viktig elektronisk information i ekonomisystemet. Denna information finns i dag i databasen i MEA. Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. Denna bör också innefatta inte enbart elektronisk information utan även andra dokument som skall sparas och arkiveras. Som exempel kan 3

Ohrlings 4 JJRICEWA T ERH0UsE(J DPERS nämnas originalfakturor som skannas och arkiveras av skanningsföretaget, systemdokumentation och avtal m.m. 1.3 Efterkontroller Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna skall enligt nuvarande rutin åtgärdas via kontakt med den som har gjort felet alternativt rapporteras till överordnad chef beroende på typ av fel. Vi rekommenderar att rutinen tydligare dokumenteras. Enligt vår uppfattning bör man också överväga att upprätta någon form av "statistik" över felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna för att mäta typ av felaktigheter och kvaliteten i genomförda kontroller och attester. Vilka styrda efterkontroller som sker loggas i systemet. Det kan också finnas anledning att i statistiken också dokumentera vilka typer av efterkontroller som har gjorts. Detta blir då en del av den uppföljning av internkontrollen som sker i landstinget. Utöver de efterkontroller som har fastställts centralt så har förvaltningarna möjlighet att lägga in egna efterkontroller. Vi rekommenderar att man tydligare informerar om denna möjlighet till förvaltningarna. Som exempel kan nämnas selektiv efterkontroll av vissa leverantörer eller specifika konton. 2 Bakgrund, revisionsfråga och genomförande Utgångspunkten för vårt synsätt och vår inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med hav på effektivare verksamhet och rationellare administration. Förväntningarna i ett E-handelsprojekt är naturligtvis att åstadkomma en effektivare verksamhet. En risk vid införandet är dock att resultatet snarare blir en automatisering av nuvarande rutiner, och inte en effektivisering av verksamhetsprocesserna. En väsentlig förändring av verksamhetsprocesserna är dock nödvändig för att förväntade effektiviseringar skall kunna uppnås. I förstudien steg 1 sker en nulägesanalys och riskbedömning med utgångspunkt från ovanstående synsätt. 4

Öhrlings 5 PRICEWATERHOUSE(JWPERS I avvaktan på ett mer omfattande införande av eller som ett komplement till elektronisk handel så skapas rutiner för skanning av leverantörsfaktorer som sedan lagras för elektronisk hantering av attester och utbetalning m.m. Syftet med granskningen är att övergripande granska säkerheten i rutinerna samt om den interna kontrollen synes vara tillfredsställande. 3 Kartläggning och översiktlig analys av rutiner 3.1 Allmänt kring elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering är för närvarande begränsad till skanning av fakturor som sedan överförs till MEA-effekt för elektroniska attester och olika kontroller samt överföring till leverantörsregister och betalning i ekonomisystemet MEA. Någon elektronisk hantering av hela kedjan från upphandling, beställning, fakturahantering och betalning finns inte i landsstinget för närvarande. Enlig uppgift kommer ett mindre pilotprojekt att påbörjas under hösten med fakturor för telefoni. Projektet är begränsat till att omfatta enbart elektronisk faktura. 3.2 Beskrivning av elektronisk fakturahantering i MEA-Effekt MEA-Effekt är namnet på MedielTs system för elektronisk fakturahantering. MEA-Effekt består bl a av ett webbaserat användargränssnitt för attest på webb, men är också direkt integrerat med och utnyttjar Ekonomisystemet MEA och dess beprövade regelverk och databas. MEA-Effekts huvuduppgift är att på ett snabbt och smidigt sätt hantera inskannade leverantörsfakturor. Detta sker genom import av fakturor från fil, automatisk ankomstregistrering och skuld-/momskonteringar. Om fakturan är godkänd och passerar MEAs regelverk ser användaren fakturan först då det är dags för den första manuella bearbetningen, slutkontering/attestering, av fakturan. MEA-Effekt kan delas upp i två delar, ett administrativt användargränssnitt i MEA och ett webbaserat slutanvändargränssnitt. s

Ohrlings 6 JR I CEWATE R H O UsECO PER S Översiktbild över MEA-Effekt Fakturor 2 Scanning/ iii: i Tolkning/!ver[fienng t 3 Bildfler(tiff) datafil 5 ca 4. Importjobb (allmän) 2 0 0 Iv 5. Import Ankomstreg/ Momsköntenng.r MEA_ Ekonomisystem Regelverk Leverantorsreskonträ -Le rantörareglster! OK! Lfaktura import/ iii:i :"i Manuell Korrigering MEA DB 6. Konterinc Attest På We6 Se för övrigt översiktlig berskrivning av systemet MEA-Effekt i bilaga 1. 6

Ohrlings 7 PRICEWA T ERHOUsE COPERS 3.3 Avtal med extern leverantör för skanning av fakturor Landstinget Halland har tecknat ett särskilt "Avtal om skanning av fakturor" med företaget ibusiness AB. Avtalet gäller 2005-01-01 2007-12-31 med möjlighet till förlängning upp till 24 månader. Avtalet reglerar olika mellanhavanden inklusive priser, leveransförseningar och vite, sekretess m.m. Detaljreglering av mellanhavandet regleras också i s.k. "Service level agreement (SLA), vilket har till uppgift att tydliggöra förhållandet mellan beställare och leverantör. I förekommande fall hänvisar vi till ovanstående avtal vid analyser i vår rapport. 3.3.1 Arkivplan och dokumenthanteringsplan En viktig fråga inte minst eftersom skanning av inkommande fakturor sker utanför landstinget är formuleringar i arkivplan och dokumenthanteringsplan. I ekonomihandboken finns skrivningar om arkivering av leverantörsfakturor med arkiveringstid 10 år. Detta gäller också skannade fakturor med uppdrag till ebusiness AB enligt beskrivning under punkt 3.3.1.1. nedan. Det frans också ett avsnitt om arkivering och gallring av rapporter från MEA Leverantörsreskontra. Här upptas bl.a. avstämningslistor, klarmarkeringslistor och utbetalningslistor. Några dokumenterade regler för arkivering, förvaring och gallring av elektronisk information har vi inte kunnat återfinna. Se skrivning i punkt 3.3.1.2 nedan. 3.3.1.1 Arkivering av inkommande pappersfakturor som skannas Arkivering av inkommande pappersfakturor ombesörjs enligt överenskommelse av ibus iness AB. I dokumentet SLA står följande skrivning: "Efter att fakturor och bilagor har skannats paketeras pappersoriginalen i arkivkartornger i ankomst och skanningsordning. Under en period om 14 dagar finns pappersoriginalen tillgängliga i skanningscentralen. Därefter flyttas pappersoriginalen till godkända utrymmen hos Svenska arkiv i enlighet med gällande lagstiftning. Originalfaktura återsöks via kontaktperson hos ibusiness även när fakturan har skickats till Svenska arkiv." I huvudavtalet finns också skrivningar om krav på lokaler för långtidsarkivering av pappersdokument. Enligt vår uppfattning synes nuvarande rutin tillfredställande 7

Ohrlings 8 J RICEWA T ERHOU,SFCOOPERS 3.3.1.2 Arkivering av elektronisk information Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutin/dokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet. Vi har inte gjort någon mer omfattande analys av vilka filer och databaser som kan vara aktuella, men konstaterar exempelvis att skannade fakturor inkommer i elektroniskt textformat och bilder i s k tiff-format och lagras i MEA. Dessa elektroniska fakturor uppdateras sedan med olika kontrollmoment i form av attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m.) som måste sparas som räkenskapsmaterial. Det finns också ett antal olika tabeller över attestanter, behörigheter, kontoplaner m.m. som också är viktig elektronisk information i ekonomisystemet. Denna information finns i databasen i MEA. Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. 4 Kontrollmiljö och kontrollaktiviteter 4.1 Ankomstregistrering, skanning och import Ankomstregistrering sker automatiskt i samband med skanning av fakturan. Inskanning av pappersfakturan sker i ett separat system som lagrar fakturainformationen i en textfil. Fakturabilderna lagras i s k tiff-filer. Skanningssystemet läser in fakturafilerna i MEAeffekt som fortsätter bearbetningen i följande steg: 1. Textfilen läses av en generell importrutin som lagrar informationen i en importdatabas, bildfiler konverteras från TIFF-format till PDF-format och lagras på en filserver. 2. Fakturainformationen importeras i MEA, fakturan ankomstregistreras (med automatik) 8

Ohrlings 9 PRICEWA T ERHOUsECCOPERS och kompletteras med skuld- och momskonteringar. Fakturans referensnummer avgör till vilken redovisningsenhet en faktura importeras. 4.2 Felhantering Om fakturainformationen saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA så loggar systemet de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalerar användaren. Användaren kan genom ett formulär granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar referens (dvs vart fakturan skall skickas för åtgärd) skickas automatiskt till central redovisningsenhet 10 som utreder och åtgärdar. Vi har översiktligt tagit del av felhanteringen vid den centrala redovisningsenheten RE 10, som då främst omfattar att referens saknas (dvs kan ej finna enhet och attestant) samt att leverantören inte är upplagd. 4.3 Attester och ärendeflöde I landstinget finns ett antal dokument som beskriver arbetsuppgifter, attester, ärendeflöde och kontroller. Vi har noterat följande dokument. - Om MEA-Effekt Elektronisk Fakturahantering, Rapportbilaga 1. - Arbetsuppgifter i fakturaflödet, Rapportbilaga 2. Attest- och utanordningsreglemente. Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente, Rapportbilaga 3. Kompletterande anvisning för attest- och utanordningsreglemente, Rapportbilaga 4. MEA-Effekt. Användarhandledning: För attestering av fakturor på webben. MEA-Effekt. Användarhandledning: Hantering av fakturor i MEA-Effekt. 4.3.1 Attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland Vi har tagit del av landstingets attest- och utanordningsreglemente samt tillämpningsanvisningar fastställda av landstingsstyrelsen (bilaga 3) och kompletterande anvisningar för hantering av elektroniska fakturor i systemet MEA-Effekt (bilaga 4) När det gäller tillämpningsanvisningar och kompletterande anvisningar har vi särskilt noterat skrivningar om efterkontroll som anknyter till reglemente paragraf 5 om att varje nämnd skall utse efterkontrollattestanter. Detta beskrivs närmare under avsnitt 4.4.4. Vad vi kan finna är kontrollstrukturen för attestanter och olika åtgärd väl beskriven i ovanstående dokument. 9

Ohrlings PRICEWA T ERHOUSFCCOPERS Io 4.3.2 Arbetsuppgifter i fakturaflödet I bilaga 2 beskrivs arbetsuppgifterna i fakturaflödet på olika ansvarsnivåer. Vi har gått igenom rutinen för fakturaflödet med ansvarig personal vid den centrala ekonomifunktionen i Landstinget. I vår genomgång har vi noterat följande kontroller och attestanter attesttyp i MEA-Effekt anges inom parentes (x): Leveransgodkännande attestant (L) är en person som är utsedd av basenhetschef att bestyrka att varan/tjänsten har erhållits. Konterare (K) är en person som är utsedd av basenhetschefen att kontera en faktura på en ansvarsenhet. Beslutsattestant (RA) är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att beslutsattestera en ansvarsenhet. Efterkontrollattestant (U). Attestant för efterkontroll är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att kontrollera fakturor enligt landstingets attestoch utanordningsreglemente. Se för övrigt vår analys under punkt 4.3.3 i rapporten. Inköpsattestant (I) är en person som är inblandad i den beställning som föregått fakturan. Granskningsattestant. I de fall en attestant så önskar så finns möjlighet att skicka fakturan för en granskningsattest. Detta är en frivillig kontrollfunktion. Systemadministratör som har en övergripande funktion och övervakning av bl.a. om inte en faktura betalas i tid. Tabellansvariga. I MEAS ekonomisystem finns ett antal register som inrapporteras per redovisningsenhet. Uppgifterna i dessa register styr behörigheterna i MEA Effekt. 4.3.3 Behörigheter och loggning Vi har översiktligt analyserat hela kedjan från att fakturan via filöverföring kommer in i MEA-Effekt till elektroniska attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontrollattest etc). Grundläggande för systemet är uppläggning av behöriga användare med olika rättigheter. Vi har övergripande tagit del av inlagda uppgifter för RE 10/Landstingsstyrelsen. Io

Ohrlings PR I CEWATE R H O US QD P E R S Vi har också noterat att samtliga steg i kontrollmiljön loggas vad gäller olika åtgärder i form av inkommande faktura, felmeddelande, vem som har attesterat i form av leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m. Vi har inte gjort någon mer detaljerad analys av behörigheter eller loggade uppgifter. 4.3.4 Meddelanderutiner Så fort en faktura har ankomstregistrerats bevakas den av ett antal meddelande- och påminnelserutiner i systemet som skickar e-post när en faktura inte har behandlats efter ett specificerat antal dagar eller om fakturan har passerat förfallodatum. 4.3.5 Efterkontrollattester Kompletterande anvisningar till attest- och utanordningsreglemente framgår av bilaga 4. Denna beskriver bl.a hur efterkontroller skall ske. Vi har också noterat att felaktiga skanningar som upptäcks i flödet av kontroller enligt rutinen skall dokumenteras på en särskild blankett som skickas till landstingets centrala ekonomifunktion. Felaktiga skanningar tas sedan upp med skanningsleverantören ibusiness. Bilagda kompletterande anvisningar när det gäller vilka konton och leverantörer som skall efterkontrolleras gäller enligt uppgift för hela landstinget. I attest- och utanordningsreglementet (paragraf 5) står följande: "Varje nämnd skall utse en eller flera personer som är efterkontrollattestanter. Uppdraget för efterkontrollen skall vara klart definierat per enhet. Uppdraget innebär att ett specifikt urval av fakturor efterkontrolleras efter beslutsattest men innan utanordning." Ovanstående skrivning innebär enligt vår tolkning att varje enhet med utgångspunkt från behovet av kontroller i den egna verksamheten måste definiera urval av fakturor och nivåer för kontrollerna. Behovet av vilka fakturor som skall efterkontrolleras varierar givetvis beroende av vilken verksamhet som bedrivs. Enligt uppgift så har förvaltningarna möjlighet att själva rapportera konton och leverantörer som skall kontrolleras utöver de kontroller som rapporterats centralt. Vi har inte närmare granskat i vilken omfattning som förvaltningarna utnyttjar denna möjlighet. Det är dock också viktigt med centrala riktlinjer och rekommendationer kring exempelvis beloppsgränser och olika typer av leverantörer etc. Beloppsgränserna är fasta för alla förvaltningar och är i dag 20 000 kr, men avses att höjas till 50 000 kr. Se för övrigt bilaga 4. n

Ohrlings 12 PZICEWA T ERH0USE,OPERS Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna skall enligt nuvarande rutin åtgärdas via kontakt med den som har gjort felet alternativt rapporteras till överordnad chef beroende på typ av fel. Vi rekommenderar att rutinen tydligare dokumenteras + Enligt vår uppfattning bör man också överväga att upprätta någon form av "statistik" över felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna för att mäta typ av felaktigheter och kvaliteten i genomförda kontroller och attester. Vilka styrda efterkontroller som sker loggas i systemet. Det kan också finnas anledning att i statistiken också dokumentera vilka typer av efterkontroller som har gjorts. Detta blir då en del av den uppföljning av internkontrollen som sker i landstinget. Utöver de efterkontroller som har fastställts centralt så har förvaltningarna möjlighet att lägga in egna efterkontroller. Vi rekommenderar att man tydligare informerar om denna möjlighet till förvaltningarna. Som exempel kan nämnas selektiv efterkontroll av vissa leverantörer eller specifika konton. 4.3.6 Sekretess I avtalet med skanningsleverantören finns tydliga skrivningar om sekretess och framförallt då när det gäller hantering av personuppgifter. Landstinget har dock valt att i nuläget inte använda elektronisk fakturahantering för fakturor som innehåller eller kan innehålla uppgifter som är känslig för enskilda patienter. Detta innebär att s.k. vårdfakturor i dag behandlas manuellt. 12

Rapportbilaga 1 Om MEA-Effekt - Elektronisk Fakturahantering MEA-Effekt MEA-Effekt är namnet på MediclTs system för elektronisk fakturahantering. MEA- Effekt består bl a av ett webbaserat användargränssnitt för attest på webb, men är också direkt integrerat med och utnyttjar Ekonomisystemet MEA och dess beprövade regelverk och databas. MEA-Effekts huvuduppgift är att på ett snabbt och smidigt sätt hantera inskannade leverantörsfakturor. Detta sker genom import av fakturor från fil, automatisk ankomstregistrering och skuld-/momskonteringar. Om fakturan är godkänd och passerar MEAs regelverk ser användaren fakturan först då det är dags för den första manuella bearbetningen, slutkontering/attestering, av fakturan. MEA-Effekt kan delas upp i två delar, ett administrativt användargränssnitt i MEA och ett webbaserat slutanvändargränssnitt. MEA-Effekt en översikt 2. Scanning/ Tolkning/ Verifiering Bildiler(.tiff) datafil 1 _Fakturor 5 Import] Ankomstregi Skuld- Momskontering MEA Ekonomisystem ;ii i Regelverk - i! -i i i leverantörsreskontra Leverantörsregisteriiii FEL! ` Lfaka import ell ManuellM Korrigering Kontering/ Attest På Web Bild 1. Processflöde Redov\MEAeff ek!

Rapportbilaga 1 På den schematiska bilden ovan (bild 1) illustreras MEA-Effekts funktioner och dess roll i processflödet som följande: Skanning av fakturan Inskanning av pappersfakturan görs ej i MEA-Effekt utan i ett separat skanningssystem och består vanligtvis av följande steg: 1. Pappersfakturan skannas in. 2. Inläst material tolkas och verifieras. 3. Fakturainformationen lagras i en textfil och fakturabilderna lagras som tiff-filer. Import Skanningssystemet har nu levererat fakturafilerna och MEA-Effekt fortsätter bearbetningen av fakturan i följande steg: 4. Textfilen läses av en generell importrutin som lagrar informationen i en importdatabas, bildfiler konverteras från TIFF-format till PDF-format och lagras på en filserver. 5. Fakturainformationen importeras i MEA, fakturan ankomstregistreras (med automatik) och kompletteras med skuld- och momskonteringar. Fakturans referensnummer avgör till vilken redovisningsenhet en faktura importeras. Felhantering Om fakturainformation saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA kommer systemet att logga de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalera användaren. Användaren kan genom ett formulär granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar en referens erhåller referens blank. Referens blank hamnar automatiskt på redovisningsenhet 10. På redovisningsenhet 10 sker därefter en utredning för att avgöra till vilken förvaltning fakturan ska skickas. Fakturor som ankommer till MEA Effekt som saknar leverantör i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av leverantör kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Fakturor som ankommer till MEA Effekt där det saknas ett organisationsnummer i leverantörsuppgiften i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av organisationsnummer kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Redov\MEAeiekt 2

Attest och Leverantörsreskontra Rapportbilaga 1 Fakturan väntar nu på attest. Kontering av fakturan kan ske både i MEA och MEA- Effekts webbgränssnitt. 6. En attestplan för fakturan har nu skapats och ett ärendeflöde med följande attesttyper (workflow) har påbörjats. q Leveransattest (obligatorisk) q Inköpsattest (vid identifiering av korrekt identifierat beställningsnummer) q Kontering (obligatorisk) q Beslutsattest (obligatorisk) q Efterkontroll (för särskilt valda fakturor) q Granskningsattest (frivillig) Under hela flödet kan information tillföras, fakturabilder liksom bilagor presenteras på skärm, meddelanden gå till attestanter, rapporter tas ut, varje faktura följas etc. De olika atteststegen behöver inte nödvändigtvis ske i redovisad ordning. Efter beslutsattest och ev efterkontroll sker betalning i ordinarie utbetalningsrutin i MEA. Arendeflöde (workflow) Ankomstregistreringen i MEA-Effekt är början på det ärendeflöde (workflow) som fakturan kommer att slussas fram genom innan fakturan betalas i MEA. Till grund för en fakturas ärendeflöde ligger tabellerna Attestant, Attesttyp_g och AttestuppgiftAE. Fakturabilder och fakturans ärendeflöde är alltid tillgängliga för granskning på skärm i MEA-Effekt. Meddelanderutiner Så fort en faktura har ankomstregistrerats bevakas den av ett antal meddelande- och påminnelserutiner i systemet, dessa skickar e-mail när en faktura inte har behandlats efter ett specificerat antal dagar eller om fakturan har passerat förfallodatum. För att på ett effektivt sätt förhindra stopp och förseningar i fakturaflödet finns i MEA- Effekt ett antal meddelande- och påminnelserutiner. Om en faktura inte har behandlats inom fem-sju kalenderdagar (beroende på attesttyp) kommer ett e-postmeddelande med en påminnelse att skickas till ansvarig attestant. Om attestanten fortfarande inte behandlar fakturan går ytterligare ett e- postmeddelande iväg efter ytterligare fem kalenderdagar fast denna gång även till systemadministratören för aktuellt RE. RedovkMEAeffekl 3

Tabelluppdateringar vid start Rapportbilaga 1 Vid införandet av MEA-Effekt så måste följande tabeller uppdateras. Ett antal MEAgenerella tabeller förutsätts också vara uppdaterade i särskild ordning (såsom t.ex. Ansvarsenhet, Redovisningsenhet, YAnvandare m.fl.). Tabell Tabelluppgifter Kommentar Attestant Se särskild anvisning Delmängd av MEA användare som har behörighet att attestera fakturor inom ett visst RE. Attestreferens Se särskild anvisning Ett per Re unikt referensnummer. Genom en referens, refnr, på inskannad faktura kan fakturans Ae och Signatur härledas i denna tabell. AttestuppgiftAE Se särskild anvisning Attestuppgift kopplar ihop ett Ae och en attestant med giltiga attesttyper. Objektet innehåller uppgifter prioritet och om regler kring maxbelopp för respektive attestant kopplat till attesttyp. YAnvandareAktivitet Yanvandarelnv_g Användare: Aktivitet Namn Användare: Invnr Namn Möjliggör en begränsning av vilka Aktivitetskoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Investeringsnr som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareKontoplan Används ej Möjliggör en begränsning av vilka Kontonummer som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareObjekt_g YanvandareProjekt_g Användare: Objekt Namn Användare: Projekt Namn Möjliggör en begränsning av vilka Objektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Projektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Redov\MEAeffeM 4

Rapportbilaga 2 2005-06-12 Arbetsuppgifter i fakturaflödet Leveransgodkännande attestant Leveransgodkännande attestant är en person som är utsedd av basenhetschef att bestyrka att varan/tjänsten har erhållits. Varje ansvarsenhet bör ha minst två personer som kan utföra attesten. En ordinarie ska alltid utses för varje ansvarsenhet. I de fall en ansvarsenhet arbetar med flera referensnummer kan en ordinarie mottagare utses per referensnummer. Samtliga fakturor kommer med automatik via e-postbrevlåda att sändas till ordinarie leveransgodkännandeattestant. Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturan till ersättaren. Attesten är obligatorisk och kan inte ske tillsammans med beslutsattest. Behörighet per person inrapporteras i registret Attestuppgift AE. Attesttyp är L = Leveransgodkännande. Konterare Konterare är en person som är utsedd av basenhetschefen att kontera en faktura på en ansvarsenhet. Varje ansvarsenhet bör ha minst två personer som kan utföra kontering. En ordinarie konterare ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Med automatik kommer ansvarsenhetens samtliga fakturor att via e-postbrevlåda sändas till ordinarie konterare. Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturorna till ersättaren. Kontering är obligatorisk för varje faktura och kan ske av en person som även är leveransgodkännare eller beslutsattestant. Behörighet per person inrapporteras i registret Attestuppgift AE. Attesttyp är K = Kontering. Beslutsattestant Beslutsattestant är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att beslutsattestera en ansvarsenhet. Varje ansvarsenhet måste ha minst två personer som kan utföra beslutsattest. En ordinarie beslutsattestant ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Möjlighet finns att inrapportera maxbelopp för beslutsattest på en ansvarsenhet. Det finns också möjlighet att inrapportera begränsad behörighet till beslutsattest på olika kontointervall. När en faktura är mottagningsattesterad och konterad så sänds fakturan till beslutsattestantens e-postbrevlåda för attest (kontering kan även ske). Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturorna till ersättare. Beslutsattest är obligatorisk för varje faktura och kan inte ske av person som är attestant för leveransgodkännande. Behörighet per person med begränsningar m m inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är BA = Beslutsattest. RedovWrbuppgFaktf 1

Rapportbilaga 2 Efterkontrollsattestant Attestant för efterkontroll är en person som är utsedd av nämnden att kontrollera fakturor enligt landstingets attest- och utanordningsreglemente (ännu ej framtaget). Varje ansvarsenhet måste ha minst två personer som kan utföra efterkontroll. En ordinarie ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Ett alternativ är att en person med ersättare utför utanordning för en förvaltning, men möjlighet finns också att utse flera ordinarie attestanter för efterkontroll med ansvar för delar av förvaltningen. Efterkontroll ska endast ske av speciellt utvalda fakturor. Urval sker genom märkning av belopp, konto eller leverantör. Urval ska ske enligt landstingets attest- och utanordningsreglemente (ännu ej framtaget) samt enligt bedömningar per förvaltning. Behörighet per person inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är U = Efterkontroll. Inköpsattestant Inköpsattestant är en person som är inblandad i den beställning som föregått fakturan. I de fall ett inköp ska kontrolleras av inköpsansvariga så finns möjlighet att styra dessa fakturor till speciellt utsedda personer. En förutsättning att inköpskontroll sker är att skanningsfunktionen har registrerat ett beställningsnummer. Varje förvaltning ska inrapportera minst två personer som inköpsattestanter. Möjlighet finns att ange personer för inköpsattest per ansvarsenhet. Vid driftstart ska inköpsattest med ersättare finnas för varje ansvarsenhet, då det är möjligt att skanningsfunktionen identifierar beställningsnummer där det inte är planerat att inköpsattest ska finnas. Om förvaltning inte aktivt arbetar med inköpsattest bör personer på ekonomiavdelningen inrapporteras som inköpsattestanter. För att få kvalitet i skanningsfunktionen ska aktuella beställningsnummer där inköpsattest önskas inrapporteras till skanningsleverantören. Behörighet per person inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är I = Inköpsattest. OBS! Inköpsattesten är en kontrollfunktion när faktura har erhållits och ska inte sammanblandas med behörighet att beställa varor. Granskningsattestant I de fall en attestant önskar att en särskild person ska kontrollera en faktura så finns möjlighet att skicka fakturan för en granskningsattest. Attesten är ingen formell attest utan frivillig när attestanten har behov av att någon ytterligare person kontrollerar fakturan. En förutsättning är att personen är inrapporterad i attestantregistret i systemet. Systemadministratör I attestantregistret inrapporteras samtliga användare som ska arbeta i MEA Effekt. I registret finns möjlighet att inrapportera en ordinarie systemadministratör per redovisningsenhet. Systemadministratören kommer att få samtliga ReåovwbuppgFakttl 2

Rapportbilaga 2 påminnelsemail när attestanter inte behandlat fakturan inom ett visst antal dagar efter det att attestanten erhållit ett påminnelsemail. Det blir då systemadministratörens uppgift att administrera så att fakturan blir behandlad i systemet. Tabellansvariga I MEA ekonomisystem finns ett antal register som inrapporteras per redovisningsenhet. Uppgifterna i dessa register styr behörigheter i MEA Effekt. Följande register ska administreras per redovisningsenhet: Tabell Tabelluppgifter Kommentar Attestant Se särskild anvisning I detta register ska samtliga användare i systemet inrapporteras Attestreferens Se särskild anvisning Ett unikt referensnummer. Genom en referens, refnr, på inskannad faktura kan fakturans AE och eventuell signatur för leveransgodkännande identifieras genom denna tabell. AttestuppgiftAE Se särskild anvisning Attestuppgift kopplar ihop ett AE och en attestant med giltiga attesttyper. Objektet innehåller uppgifter om prioritet och om regler kring maxbelopp för beslutsattestant. För varje ansvarsenhet ska personer inrapporteras för resp attesttyp (exkl granskning). Det innebär att fem förekomster med prioritet 1 måste inrapporteras på varje ansvarsenhet. Därutöver ska minst en ersättare per attesttyp inrapporteras. Förekomster ska finnas för följande attesttyper: BA = Beslutsattestant. L = Leveransgodkännande. K = Kontering. I = Inköpsattest. U = Efterkontroll YAnvandareAktivitet Yanvandarelnv_g Användare: Aktivitet Namn Användare: lnv nr Namn Möjliggör en begränsning av vilka Aktivitetskoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Investeringsnr som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareKontoplan Används ej Möjliggör en begränsning av vilka Kontonummer som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareObjekt_g YanvandareProjekt_g Användare Objekt Namn Användare Projekt Namn Möjliggör en begränsning av vilka Objektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Projektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Kontroll vid inläsning av filer till MEA Effekt Varje morgon kommer en fil med fakturor från ibusiness till Landstinget Halland. Samtliga fakturor som innehåller fullständig information kommer med automatik att sändas till berörda referensers attestanter. RedovWrbuppgFaMfl 3

Rapportbilaga 2 Om fakturainformation saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA kommer systemet att logga de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalera användaren. Användaren kan genom ett formulär i leverantörsreskontran i MEA granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar en referens erhåller referens blank. Referens blank hamnar automatiskt på redovisningsenhet 10. På redovisningsenhet 10 sker därefter en utredning för att avgöra till vilken förvaltning fakturan ska skickas. Fakturor som ankommer till MEA Effekt som saknar leverantör i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av leverantör kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Fakturor som ankommer till MEA Effekt där det saknas ett organisationsnummer i leverantörsuppgiften i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av organisationsnummer kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. RedovWrbuppgFak01 4

Rapportbilaga 3 Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland Ansvaret för förvaltning och verkställighet tillkommer landstingsstyrelsen och nämnder. Attest- och utanordningsreglementet reglerar ansvarsfördelningen rörande de olika momenten i attest- och utanordningsförfarandet. Attest och utanordningsförfarandet är en viktig del i den interna kontrollen. De bokföringsunderlag som hanteras ska innehålla uppgifter enligt den Kommunala redovisningslagen. Attest- och utanordningsreglementet är utarbetat med tanke på att möjliggöra för den enskilda nämnden att föra ut beslutshuvudattestantskapet på lägre organisatorisk nivå.. Reglementet gäller även i tillämpliga delar för interna affärer. Attestering - beslutsattest Enligt attest- och utanordningsreglementets 1 ska nämnder verkställa att attest och utanordning sker innan utbetalning sker från medel som landstinget anslagit. Genom attestering bekräftas vidtagna kontrollåtgärder. Nämnd kan delegera rätten att utse attestanter och utanordnare. Möjlighet finns att utse beslutsattestanter per beloppsgräns och kontointervall. Nämnd/styrelse ska enligt 3 årligen i direkt anslutning till årsskiftet utse beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Varje beslutsattestants uppdrag ska vara klart definierat. Beslutsattestant skall utses även för tillgångs- och skuldkonton. Beslutsattestants uppdrag gäller för de medel landstinget anslagit ( 1) och inom av nämnd givna ekonomiska ramar och fattade beslut ( 2). I beslutsattestuppdraget ingår alltså anslagskontroll. Beslutsattestant ska löpande informera nämnd om verksamhet och ekonomiskt utfall. I de fall nämndsattestant utsetts har beslutsattestant att rapportera till denne. Beslutsattestant ska enligt reglementet 3 utse attestanter för vissa kontrollåtgärder. Beslutsattestant ska meddela föreskrifter och instruktioner för uppdragets utförande och informera om delaktigheten i attestansvaret. Kontrollåtgärdernas omfattning bestäms med hänsyn till väsentlighet och risk. Attestanter för kontrollåtgärder och inköp Huvudregeln är att ingen person får hantera en transaktion från början till slut. På varje ansvarsenhet ska det finnas utsedda personer för attest utöver beslutsattest enligt nedan: Attest för leveransgodkännande: För en vara innebär bestyrkandet en kontroll av att den på fakturan angivna varan mottagits och att såväl antal som kvalitet

Rapportbilaga 3 överensstämmer med fakturans uppgifter. För tjänst innebär bestyrkandet en kontroll av att arbetet utförts och att angivna komponenter har erhållits. Bestyrkande ska ske med åtgärd i landstingets elektroniska fakturaflöde alt med namnteckning på pappersfaktura. Attest för kontering: Atteståtgärden innebär bl a att konteringen utförts enligt landstingets kodplan och att rätt momskontering har skett. Det bör i kontrollarbetet observeras att betalningsansvaret för en förpliktelse uppstår i första ledet dvs. i samband med att en överenskommelse träffas (t ex att beställning sker). Ett viktigt avsnitt i den interna kontrollen måste därför omfatta beställningsrutiner och att i instruktioner fastställa olika befattningshavares behörighet att för landstingets räkning ingå förpliktelser av olika slag. Kontrollsystemets uppbyggnad kan variera dels på grund av lokala förutsättningar dels på grund av den mängd olika förutsättningar som föreligger beträffande förpliktelsernas sakinnehåll och sättet för förpliktelsernas uppkomst. Bestyrkandet av att en viss kontroll utförts lämnar viktig information till beslutsattestant om genomförda kontrollåtgärder. Beslutsattestant bekräftar med åtgärd i det elektroniska fakturaflödet alternativt med sin namnteckning att alla tidigare led i rutinen har åtgärdats och att de kontrollåtgärder som åvilar honom/henne har utförts. Nämndsattestant Enligt 4 i attest- och utanordningsreglementet utser nämnd även nämndsattestant. I nämndsattestants uppdrag ligger att i första hand informera nämnden om det ekonomiska och verksamhetsmässiga utfallet i förhållande till budget och kompletterande beslut. Detta sker genom såväl egna analyser som sammanställning av beslutsattestantemas rapporter. I uppdraget ligger även att övervaka att beslutsattestanterna har kunskap om omfattningen av sina uppdrag och dessutom ansvara för att det finns interna kontroller som ger information om brister i denna kunskap. När nämndsattestant inträder som beslutsattestant, reglementets 4, gäller samma regler för kontrollåtgärder som för beslutsattestant. Efterkontroll Varje nämnd ska utse en eller flera personer som är efterkontrollattestanter. Uppdraget innebär att ett specifikt urval av fakturor kontrolleras efter beslutsattestest. Efterkontroll sker via åtgärd i landstingets elektroniska fakturaflöde alternativt via namnteckning. Attestant får inte efterkontrollera egna beslutsattesterade fakturor.

Rapportbilaga 3 Utanordning Varje nämnd ska utse en eller flera personer som är utanordnare. Utanordningen får betraktas som en bekräftelse på att tidigare kontrollåtgärder vidtagits och att utbetalning får ske. Utanordning ska ske med namnteckning. Underlag för utanordning är räkenskapsmaterial och skall arkiveras i 10 år. Jäv Enligt utanordningsreglementets 7 gäller, att attest och utanordning ej får utföras av den, som själv skall mottaga betalningen. Detsamma gäller kostnader av personlig karaktär. Sålunda skall rese- och traktamentsräkningar samt personliga fakturor avseende befattningshavare som är beslutsattestant hanteras enligt följande: 1 För befattningshavare, som utsetts till beslutsattestant och som inte är högste chefstjänsteman. Beslutsattestant: Vederbörande högre chef. Landstingsdirektör beslutsattesterar förvaltningschefers räkningar. Möjlighet finns för berörd chef att delegera uppgiften. 2 För högste chefstjänsteman under landstingsstyrelsen: Beslutsattestant: Vederbörande ordförande. Underrättelse landstingets revisorer Nämnder ska underrätta revisorerna vilka befattningshavare som utsetts till beslutsattestanter, nämndsattestanter, efterkontrollanter och utanordnare samt ersättare för dessa. Underrättelsen ska innehålla uppgifter om uppdragets omfattning. Vikarier I de fall såväl beslutsattestanten såsom ersättaren är frånvarande inträder i avvaktan på beslut, den som upprätthåller ordinarie beslutsattestants tjänst. I samband med tillsättning av vikarie för person som är beslutsattestant, nänmdsattestant, efterkontrollant, utanordnare eller ersättare för dessa kan det finnas behov av att även vikarie utses som beslutsattestant, nämndsattestant, efterkontrollant eller