2013-10-02 Statusrapport Projektnamn: Projektägare: Ortsutveckling ett delprojekt inom Färdplan Flen 2013 Lars Rådh Styrgrupp: Krister Karlsson, Bosse Karlsson, Kenneth Demner, (suppleant) Rolf Lydahl, Bengt Ohlsson, Jocke Anderssson, (suppleant) Berit Robrandt-Ahlberg, Peter Israelsson Projektledare: Ulrika Lernefalk och Karina Krogh Start Datum: 1 juni 2013 Slut Datum: 30 september 2013 BP3 - Beslut att fortsätta genomförandefasen Datum och underskrift Projektägare/finansiär Flens kommuns Projektmodell 1
Innehåll 1. Summering av projektstatus... 3 1.2 Frågor till beslut... 3 2. Status tidplan... 3 2.1 Passerade milstolpar senaste perioden (juni - september 2013)... 3 2.3 Planerat arbete kommande period oktober - december 2013... 5 2.4 Nuläge och prognos tidplan... 5 3.1 Personella och övriga resurser... 6 3.2 Ekonomi... 6 4. Risker och möjligheter... 6 4.1 Risker... 6 Flens kommuns Projektmodell 2
1. Summering av projektstatus 1.2 Frågor till beslut Att godkänna statusrapporten och därmed besluta att fortsätta genomförandefasen 2. Status tidplan 2.1 Passerade milstolpar senaste perioden (juni - september 2013) Följande milstolpar har helt eller delvis passerats under perioden enlig projektplanen: Förslag till byggstenar i Bettna presenterat (försenat) Fortsätta analys i arbetsgrupperna i Skebokvarn (uppnått) Arbetsgrupper etablerat i Flen (uppnått) Sedan förra perioden kvarstår milstolpen att Initiera mobiliserande arbete med Mellösa (delvist uppnått) 2.2 Utfört arbete senaste perioden juni september 2013 Följande aktiviteter har ägt rum under rapportperioden: Sparreholm Introduktionsmöte med Lena Wistrand, bygdeutvecklare anställt på halv tid under 1 år av Sparreholms Bygderåd. Sparreholms Bygderåd har mottagit drygt 400 000 kr från Leader Inlandet för denna satsning. Hälleforsnäs Visionsgruppen har i början av juni bjudit in föreningarna för att diskutera framtida samarbete på orten. Kommunens del av handlingsplanen pågår enligt plan Malmköping Kommunens handlingsplan implementeras enligt plan, med vissa förseningar som tidigare rapporterat. Arbetsgrupp för Destination Sörmland/Malmköping fortsätter arbeta med att göra Malmköping till en bokningsbar attraktivitet. En filmgrupp arbetar med att utveckla filmturismen i samband med Hundradåringen. Bettna Stormöte ägt rum den 21 augusti med fokus på formulering av byggstenar genom en fiktiv promenad i Bettna 2019. Arbetsgrupperna jobbar på: o Företagsgruppen anordnat möte den 13 maj för företagen o Uppstädning av badplatsen o Nyckelgym-gruppen har fått 1 200 000 kr beviljat från Leader Inlandet och Sörmlandsidrotten o Trafik och belysningsgruppen fortsätter påtryckningen på Trafikverket om belysning i korsningen mellan väg 221 och 52, och om omskyltning på orten. Flens kommuns Projektmodell 3
Flen Arbetsgrupper (Centrum- och näringslivsutveckling, Stadsmiljö och Kultur- och Fritid) har alla haft sina första möten. Deltagande har varit varierat från 4 15 deltagare, men alla grupper är växande. Centrum- och näringslivgruppen hade bra uppslutning från fastighetsägare, stora företag och bankerna. Idéer om att bilda en separat grupp som arbetar med stora fysiska förändringar i centrum har utvecklats. I en sådan grupp vore det bra med en stark politisk förankring. Det arbetas på att involvera ungdomar genom Fritidsgården och elevråden på Stenhammarskolan och gymnasiet. Skebokvarn Ett informationsblad skickades ut i juni. Fjärde stormötet anordnades den 2 september med runt 30 deltagare. På mötet rapporterade arbetsgrupperna (Företag- och turism, Trafik och kommunikationer, Offentligt fysisk miljö) om deras arbete och arbetet med visionen fortsatte med förankring av omvärldsanalysen. Mellösa Kontakt har etablerats med Hans Andersson, ordförande för hembygdsföreningen och kontakten är planerad att följas upp under hösten. Viktigt att samordna arbetet med skolprojektet. Projektledning Projektgruppen för ortsutveckling träffas regelbundet en gång i månaden, med undantag för juli månad. I augusti anordnades en introduktion till processerna och arbetsformerna inom ortsutveckling för hela projektgruppen, eftersom en stor del av tjänstemännen är relativt nya i arbetet. En utvärdering av projektgruppens arbete och kompetensutvecklingsbehov gjordes under augusti månad. Följande åtgärder kommer att genomföras föranlett av gruppens diskussion: Mer tid för informationsutbyte på varje projektgruppsmöte Att när det är lämpligt, bjuda in någon med lokalkunskap om en specifik ort, innan arbete dras igång på orten, Boka en halv dag på våren och en halv dag på hösten för komptensutveckling med fokus på involveringsmetoder, processarbete och samarbetsformer. Första workshop blir slutet av oktober med fokus på Medskapande Ledarskap Boka in en halv dag på våren och hösten för studiebesök. Första besök går till Torshälla. Föreslag till styrgruppen om att anordna en årlig Ortsutvecklingskonferens med syftet att dela erfarenheter och kunskaper om Ortsutveckling. Målgrupp: alla som arbetar eller är intresserade av ortsutveckling. Den 26 september beslöt Flens kommunfullmäktige som en del av budget 2014 att avsätta 600 000 kr per år i driftsmedel för samordning av ortsutveckling. Det innebär att projektledningen för ortsutveckling per 1 oktober 2013 övergår till linjeorganisationen med placering på utrednings- och strategiavdelningen inom kommunledningsförvaltningen. 5000 kr har beviljats i projektpengar till Christer Jönsson i Sparreholm för fiberföreningsutveckling. Flens kommuns Projektmodell 4
2.3 Planerat arbete kommande period oktober - december 2013 Sparreholm o Fortsatt arbete enligt handlingsplanen o Utskick till alla hushåll i december Hälleforsnäs o Fortsatt arbete enligt handlingsplanen och stöd i utveckling av samarbete mellan föreningarna i Hälleforsnäs Malmköping o Fortsatt arbete enligt handlingsplanen o Planera årligt stormöte i november i samarbete med lokala föreningarna o Utskick till alla hushåll i december Bettna o Fortsatt arbete i arbetsgrupperna o Förankra förslag till byggstenar på stormöte den 9 oktober o Påbörja formulering av visionen Flen o Fortsätta arbetet i arbetsgrupperna, eventuellt bilda en särskild grupp för fysisk utveckling av centrum o Planera stormöte den 22 oktober på BCPW Skebokvarn o Fortsätta analysarbetet i arbetsgrupperna o Anordna stormöte i november Mellösa o Arbeta vidare med etablerade kontakter. Projektledning o Presentera ortsutveckling på SLU utbildning den 15 oktober o Delta i Leader Inlandets workshop den 8 oktober med syfte att ta fram strategi för nästa programperiod o Delta i Länsstyrelsens partnerskap den 8 oktober o Ta fram verksamhetsplan för ortsutveckling 2014 o Anordna gemensamt projektgrupps- och styrgruppsmöte för ortsutveckling i december. 2.4 Nuläge och prognos tidplan Projektet följer i stora drag tidplanen enligt projektplan för ortsutveckling 2013. Uppsökande arbete i Mellösa avvaktar samordning med skolprojektet. Genomförandet av handlingsplanen i Malmköping är som tidigare rapporterat fortfarande försenat enligt planen. Samhällsbyggnadsförvaltningen har fortsatt vakanser som påverkar genomförande av åtgärderna i handlingsplanen. I övrigt finns det i nuläget inget som tyder på väsentliga förseningar under kommande rapporteringsperiod. Flens kommuns Projektmodell 5
3. Resurser 3.1 Personella och övriga resurser Sammanställning av persontimmar per ort under rapportperioden redovisas nedan. Tidsåtgången är dock lite missvisande då det saknas rapporter från flera tjänstemän. 2013 Totalt HälleforsnäSparreholmMalmköpinFlen Bettna Skebokva Mellösa Projektarb. januari 49 7 2 14 26 februari 59 4 8 11 17 19 mars 100 8 10 10 11 36 25 april 79 3 14 9 22 16 15 maj 32 9 1 5 17 juni 25 6 8 11 juli 13 1 6 6 augusti 35 11 2 8 14 september 46 9 8 8 21 totalt 437 3 26 34 64 45 117 148 2012 863 204 185 86 11 56 22 302 2011 598 123 253 55 8 167 Totalt 2011-2013 1 897 330 463 175 83 101 139 0 617 3.2 Ekonomi 2011 2012 2013 Utfall Utfall Utfall budget differens jan-mar apr-jun jul-sep okt-dec Totalt Budget Differens Processmedel 63 509 149 240 135 000-14 240 23 179 34 478 11 304 68 961 150 000 81 039 Projektmedel 0 49 000 200 000 151 000 27 000-12 933 0 14 067 200 000 185 933 Totalt 63 509 198 240 335 000 136 760 50 179 21 545 11 304 83 028 350 000 266 972 (=kvar) (=kvar) Återbetalning av medel gett till Stiftelsen Hälleforsnäs Bruksfastigheter för projektet Bruket Nästa steg gör att det finns ett överskott på projektmedel. Det finns en beviljad ansökan om projektmedel (5000 kr för fiberutveckling) men det har ännu inte betalats ut. 4. Risker och möjligheter 4.1 Risker I projektplanen för 2013 har en rad risker identifierats. För varje risk har en skala från 1-5 använts för att bedöma hur sannolikt det är att risken inträffar och hur stor påverkan det skulle få på projektet. Den samlade riskfaktor är de två värden multiplicerat. Här kommer en sammanfattning av läget för de risker som antingen har bedömts som stora risker eller har aktualiserats under rapportperioden. Flens kommuns Projektmodell 6
Brister på personalresurser (riskfaktor 20) Nya personer har introducerats till ortsutvecklingsarbetet. Vakanser på samhällsbyggnad påverkar arbetet i fler orter, vilket leder till en viss frustration på orterna. Dock har tillsättningen av tjänstemän till arbetsgrupperna i Flen förlupit utan problem. Brist på leverans av Ortsutveckling Flen (riskfaktor 16) Deltagande i arbetsgrupperna har varierat, men är nu växande. Troligen behöver grupperna delas på nytt för att bevara engagemanget i olika målgrupper. Brist på engagemang från alla grupper som ungdomar och invandrargrupper (riskfaktor 15) Denna risk ha ansetts vara särskilt viktigt i Flens stad. Särskilt arbete pågår för att engagera ungdomar och invandrargrupper. Möten har arrangerats med elevråden på Stenhammarskolan och BCPW. Kultur- och fritidsgruppen har planerat sitt nästa möte på fritidsgården. Uppsökande arbete pågår med studieförbunden och moskén i Flen. Brist på uppföljning (riskfaktor 15) Det har arbetats med att minimera risken att åtgärderna i handlingsplanerna inte integreras i kommunens verksamhetsplaner. Medel har avsatts i kommunens planeringsförutsättningar för 2014 (beslut i Kommunfullmäktige i september 2014). Medel har nu avsatts i driftsbudgeten 2014 för samordning av ortsutveckling. På Brist på politiskt engagemang och involvering (riskfaktor 15) Det har varit ett ökat politisk närvaro på stormöten under våren och hösten. I ortsutveckling Flen kommer politisk närvaro att uppmuntras. Bristande kapacitet och kontinuitet i projektledningen (riskfaktor 15) Ulrika Lernefalk är nu del av projektledningen med särskilt ansvar för uppföljning av handlingsplanerna. Brist på orternas del av handlingsplanen (riskfaktor 9) Denna risk kan aktualiserats i samband med skolstrukturutredningen, som i dagsläget påverkar några orters arbete med ortsutveckling. Arbete pågår för att säkra att ortsutveckling och skolprojektet utvecklas med gemensam riktning. kommunen från deltagarna på orterna Flens kommuns Projektmodell 7